Kaupunginhallitus liite nro 6 (1/9) Äänekosken kaupungin hankintaohjelma

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus liite nro 6 (1/9) Äänekosken kaupungin hankintaohjelma

2 Kaupunginhallitus liite nro 6 (2/9) Sisällysluettelo Sisällys 1 Johdanto... 2 Yleistä... 2 Nykytila... 2 Äänekosken kaupungin hankintaohjelman tavoitteet: Hankintatoimen painopistealueet... 4 Hankintatoimen organisointi... 4 Hankintojen suunnitelmallisuus... 4 Hankintatoimen osaamisen kehittäminen... 5 Yhteis- ja keskitetyt hankinnat... 5 Hankintojen seuranta ja valvonta Hankintojen seuranta ja mittaaminen Hankintojen valvonta... 6 Tietotekniikan hyödyntäminen Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Sähköinen ostotilausjärjestelmä Sähköinen sopimushallintajärjestelmä... 8

3 Kaupunginhallitus liite nro 6 (3/9) 1 JOHDANTO Yleistä Hankintaohjelmassa luodaan yhtenäinen perusta kaupungin hankintatoiminnan johtamis- ja ohjaus- sekä kehittämistoimenpiteille. Ohjelmassa määritetään myös ne osa-alueet ja toimenpiteet, joihin hankintatoiminnan kehittämisessä lähivuosina keskitytään. Kaupungin hankintaohjelman päämääränä on edistää avointa ja taloudellista hankintaa ja pyrkiä nostamaan hankintatoiminnan osaamista ja toteutuksen tehokkuutta kaikilla kaupungin toimialoilla. Hankintatoiminta tukee osaltaan kaupungin hallintokuntien tulostavoitteiden saavuttamista. Nykytila Hankintatoiminnan organisointi voi olla toteutettu joko hajautetusti tai keskitetysti tai hajakeskitetysti (ns. hybridimalli) siten, että osa toiminnoista toteutetaan keskitetysti asiantuntijayksiköiden toimesta ja osa hajautetusti. Keskitetyssä toimintamallissa on yleensä paremmat edellytykset varmistaa toiminnan vaatima asiantuntijuuden laatu sekä kehittämisen edellytykset ja välttää päällekkäisyyksiä. Hankintatoiminnan hajauttaminen laskee yleensä organisaation tehokkuutta sekä heikentää toiminnan johtamis-, yhteistyö- ja kehittämismahdollisuuksia. Äänekosken kaupungissa hankinnat toteutetaan hajakeskitetyllä mallilla. Hajakeskitetty malli mahdollistaa jakaa eritasoiset hankinnan tehtävät useamman yksikön organisaatiossa. Lisäksi hajakeskitetyn mallin avulla voidaan hyödyntää hankintojen synergiaetuja ilman, että rajoitetaan toimialojen ydintoimintaan kuuluvien hankintojen joustavaa toteuttamista. Hajakeskitetyn mallin haaste on hankintojen ohjauksen hajanaisuus ja kokonaiskuvan pirstaloituminen. Äänekosken kaupungin hankintojen toimintamallissa toteutuu hajakeskitetyn mallin haasteet. Kokonaiskuvaa kaupungin hankinnoista ei ole ja ohjaus on hajanaista. Esimerkiksi tietoa siitä, mitä kilpailutetaan ja missä tai tietoa sopimuksista ei keskitetysti ole. Kaupungissa ei myöskään laadita keskitettyä hankintasuunnitelmaa eikä kilpailutuskalenteria talousarviovuosittain. Hankintatoiminnan resursointiin ja hankintaosaamisen kehittämiseen ei ole panostettu riittävästi. Hankintatoimeen liittyvä osaaminen sekä tieto ovat hajallaan ja laaja-alaista osaamista ei ole riittävästi keskitetyssä hankinnassa. 2

4 Kaupunginhallitus liite nro 6 (4/9) Selkeä osaamisvaje ja suurin neuvonnan tarve on hallintokunnissa tai henkilöillä, jotka kilpailuttavat harvoin. Järjestelmällinen hankinnan suoritustason arviointi on olematonta tai puuttuu ja hankintatoimen mittareiden kehittäminen on vähäistä. Nykytilan perusteella Äänekosken kaupungissa on tarve selkeyttää hankintatoiminnan päämäärät, tehtävät, toimivalta ja vastuut sekä valvonta. Lisäksi hankintaosaamista ja hankintatoiminnan sähköistämistä tulee kehittää. Äänekosken kaupungin hankintaohjelman tavoitteet: 1. Organisoida Äänekosken kaupungin hankintatoiminta selkeäksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi 2. Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta 3. Nostaa hankintatoiminnan osaamista ja toteutuksen tehokkuutta 4. Hankkia tavarat ja palvelut riittävän laadukkaasti ja kokonaistaloudellisesti kustannustehokkaimmalla tavalla 5. Lisätä hankintojen seurantaa ja valvontaa 6. Hyödyntää tietotekniikkaa hankinnoissa

5 Kaupunginhallitus liite nro 6 (5/9) 2 HANKINTATOIMEN PAINOPISTEALUEET Hankintatoimen organisointi Hankintatyöryhmä johtaa, ohjaa ja tukee keskitetysti hankintatoimintaa. Hankintatyöryhmää johtaa talousjohtaja. Lisäksi hankintatyöryhmään kuuluvat hankinta-asiantuntija (tälle hetkellä talouspäällikkö) sekä toimialojen erikseen tehtävään nimeämät hankintavastaavat. Hankintatyöryhmä kokoontuu tarvittaessa, kuitenkin vähintään 2-3 kertaa vuodessa. Hankintaohjelman toteutumista seuraa hankintatyöryhmä. Talousjohtaja raportoi sekä johtoryhmää että kaupunginhallitusta ohjelman toteutumisesta valtuustokausittain. Hankintaohjelma päivitetään valtuustokausittain. Hankintatyöryhmä valvoo tämän hankintaohjelman toteutumista ja talousjohtaja raportoi sekä johtoryhmää että kaupunginhallitusta ohjelman toteutumisesta valtuustokausittain. Varsinaiset hankinnat toteutetaan pääsääntöisesti hajautetusti toimialoilla. Hankinta-asiantuntija suorittaa kaupungin yhteishankintoja ja avustaa toimialoja niiden erillishankinnoissa. Toimialan hankintavastaava suorittaa toimialan erillishankintoja ja avustaa toimialansa muita hankintoja toteuttavia henkilöitä. Kaupungin hankintaasiantuntija valmistelee yhdessä toimialan edustajan/edustajien kanssa kaupallisesti vaativat / kaupungin kannalta merkittävät hankinnat sekä hankintoihin liittyvät hankintapäätökset ja -sopimukset Jokainen Äänekosken kaupungin hankintoja toteuttava henkilö on omalta osaltaan vastuussa siitä, että hankinnoissa noudatetaan hankintoja säätäviä lakeja ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä sekä kaupungin hankintatyöryhmän antamaa muuta hankintaohjeistusta. Jatkossa tulisi myös selvittää keskitetyn hankintatoiminnan tuomat edut ja haitat. Tämä vaatisi mahdollisesti yhteishankintayksikön / hankintarenkaan perustamista Ääneseudulle yhdessä lähikuntien kanssa. 1. Perustetaan hankintatyöryhmä (nimetään hankintavastaavat) mennessä Hankintojen suunnitelmallisuus Tavoitteena on järjestää kaupungin hankintatoiminta siten, että hankinnat voidaan toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti tarkoi- 4

6 Kaupunginhallitus liite nro 6 (6/9) tuksenmukaisina kokonaisuuksina hankintatoiminnan hallinnan parantamiseksi. Hankintojen suunnittelun laajuus ja yksityiskohtaisuus riippuu hankintojen merkittävyydestä ydintoiminnalle ja osuudesta toiminnan kokonaismenoista. Suunnitelmallisuus mahdollistaa siirtymisen reagoivasta toimintatavasta ennakoivaan, proaktiiviseen, toimintatapaan sekä osaoptimoinnista kokonaisuuksien hallintaan. Talousarvioprosessin yhteydessä laaditan kaupungin hankintasuunnitelma. Toimialat ilmoittavat talousarvioprosessin yhteydessä kaikki kilpailutettavat hankintansa aikatauluineen. Hankintatyöryhmä kokoaa kaupungin hankintasuunnitelman ja suunnitelman perusteella kilpailutuskalenterin. Toteutetut hankinnat kirjataan sähköiseen sopimuksenhallintajärjestelmään. 1. Laaditaan kaupungin hankintasuunnitelma Vuoden 2015 talousarvioprosessin yhteydessä 2. Laaditaan kilpailutuskalenteri (mahdolliset ennakkoilmoitukset huomioitava) Vuoden 2015 talousarvioprosessin yhteydessä Hankintatoimen osaamisen kehittäminen Tavoitteena on lisätä kaupungin juridista kilpailutusosaamista ja kilpailutusvaiheen toteuttamisen osaamista. Lisäksi osaamista on kehitettävä myös hankinnan valmistelun, sopimusosaamisen ja sopimusseurannan osalta. Hankintatyöryhmän tehtävä on varmistaa, että hankintoja tekevillä henkilöillä on riittävä hankintaosaaminen. Hankintatyöryhmä järjestää koulutuksia kutsuen alan asiantuntijoita Äänekoskelle ja järjestämällä itse koulutus- ja tiedotustapahtumia. 1. Hankintatyöryhmän jäsenten ulkoinen koulutus Vuoden 2014 aikana 2. Hankintoja toteuttavien henkilöiden sisäinen / ulkoinen koulutus Jatkuvaa toimintaa Yhteis- ja keskitetyt hankinnat Eri toimi- ja vastuualueiden tarvitsemat samankaltaiset tuotteet tai palvelut tulee mahdollisuuksien mukaan hankkia keskitetysti.

7 Kaupunginhallitus liite nro 6 (7/9) Kaupungin hankintasäännössä on määritelty vastuutahoineen ne tuoteryhmät, joiden hankinnat tulee suorittaa keskitetysti. Hankintasuunnitelman perusteella tulee hankintatyöryhmän päättää myös muiden hankintojen osalta, milloin ne on järkevä keskittää tietylle toimialalle. Hankintatyöryhmän tulee päättää myös ne tuote- ja palveluryhmät, joidenka osalta kaupungin on järkevää ja taloudellista liittyä yhteishankintayksiköiden (mm. KL Kuntahankinnat) kilpailuttamiin valtakunnallisiin sopimuksiin tai antaa yksittäinen kilpailutus jonkin yhteishankintayksikön tai vastaavan hoidettavaksi. Hankinnoissa huomioidaan paikallisen elinkeinoelämän elinvoimaisuus hankintalainsäädännön ja sopimusten sallimissa mahdollisuuksissa. Äänekosken kaupungissa on eri toimialojen sitouduttava yhteis- ja keskitettyihin hankintoihin. Ohi ostoja tulisi välttää sopimussakkojen välttämiseksi ja keskittämisalennusten saamiseksi. Yhteishankintoja tulisi toteuttaa laajasti eri tuoteryhmissä ja palveluissa esimerkiksi kattavilla puitesopimuksilla. 1. Tarkennetaan keskitettyjen hankintojen tuoteryhmiä Jatkuvaa toimintaa 2. Laajennetaan yhteishankintayksikköjen kilpailutuksiin liittymistä Jatkuvaa toimintaa Hankintojen seuranta ja valvonta Hankintojen seuranta ja mittaaminen Hankintojen seurannan ja mittaamisen päätavoite on antaa tietoa hankintaprosessin tilasta ja sen kehittymisestä selkeässä ja havainnollisessa muodossa sekä osoittaa prosessissa olevia ongelmia ja parantamisen kohteita. Seuranta auttaa havaitsemaan trendit ja muutokset sekä mahdollistaa tarvittavien ohjausmenetelmien rakentamisen ja käyttöönoton. 1. Luodaan mittaristo ja raportointijärjestelmä hankintaprosessin seurantaan Vuoden 2014 aikana Hankintojen valvonta 6 Hankintojen valvonnalla varmistetaan, että sekä tuottaja että tilaaja noudattavat hankintasopimuksia. Hankintojen valvonnalla pyritään mm. ehkäisemään ohi ostot. Sopimuksia on hallittava ja valvottava järjestelmällisesti, mieluiten sähköisellä hallintajärjestelmällä, jossa huomioidaan mm. sopimusten voimassaolot, hinnat, alennukset, takuuajat, toimittajat, uusien kilpailutusten ajankohdat (hälytysrajat), optiot, vastuuhenkilöt jne.

8 Kaupunginhallitus liite nro 6 (8/9) Keskitetyn kilpailutuksen sopimusten käyttöastetta nostetaan parantamalla hallintokuntien tietoutta olemassa olevista sopimuksista sekä lisäämällä niiden helppokäyttöisyyttä. 1. Luodaan sopimustenhallintajärjestelmä Vuosien aikana Tietotekniikan hyödyntäminen Tietotekniikan hyödyntämistä ja sähköistä asiointia hankintatoiminnassa kehitetään toimintaprosessien tehostamiseksi sekä päällekkäisen työn ja kustannusten vähentämiseksi. Toimenpidekokonaisuus täsmentyy ja aikataulutetaan suunnitelman yhteydessä Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Äänekosken kaupungilla ei ole käytössä sähköistä kilpailutusjärjestelmää. Suomen julkisen sektorin muissa organisaatioissa tilanne on hyvin samankaltainen. Sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä hankintayksikkö voisi hoitaa koko kilpailutusprosessin alusta loppuun kansallisen ja EU-tason hankintalainsäädännön mukaisesti. 1. Liitytään KL Kuntahankinnat Oy:n sähköisen kilpailutuksen sopimukseen Vuoden 2014 aikana Sähköinen ostotilausjärjestelmä Sähköiset ostotilausjärjestelmät kattavat yleensä toimittajahallinnan, hankintaehdotusten laatimisen ja hyväksynnän ja ostotilausten laatimisen sähköisesti. Kehittyneimmillä järjestelmillä (toiminnanohjausjärjestelmät) on myös yhteys taloushallinnon järjestelmiin, mm. määrärahojen varaus (hankintaehdotusvaihe) ja sidonta (ostotilausvaihe) helpottavat organisaation tulosennusteiden laatimista. 1. Tutustutaan markkinoilla oleviin järjestelmiin ja harkitaan käyttöönottoa Vuosien aikana

9 Kaupunginhallitus liite nro 6 (9/9) Sähköinen sopimushallintajärjestelmä Sopimushallintajärjestelmän avulla hankintayksikkö voi hoitaa sopimusten elinkaaren hallinnan keskitetysti ja kokonaisvaltaisesti. Järjestelmä lisää toiminnan läpinäkyvyyttä helpottaa hankintojen seurantaa ja valvontaa merkittävästi. Äänekosken kaupungilla ei ole keskitettyä sopimushallintajärjestelmää. Hallintokunnat ylläpitävät tietoja omista sopimuksistaan esimerkiksi Exceltaulukkolaskentasovelluksissa. 1. Tutustutaan markkinoilla oleviin järjestelmiin ja harkitaan mahdollisuutta hankkia tai rakentaa oma järjestelmä (esim. Excel ratkaisuna) Vuosien aikana 8