THINKING PORTFOLIO ASIAKASHAASTATTELUT ISSHP - MIKKELIN KAUPUNKI COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO
case Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Tähän ei tarvitse käyttöohjetta Ensimmäinen asia, mikä Sosterin tietojärjestelmien suunnittelija Antti Kaipaiselle tulee mieleen hankesalkunhallintaohjelmasta, on helppokäyttöisyys. Teksti: Meri Eskola Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän tietohallinto-osasto aloitti yhteistyön Thinking Business -konsulttiyhtiön kanssa syksyllä 2010. Osaston lukuisista projekteista haluttiin paremmin tietoa yrityksen johdolle, ja projektimassan hallintaan kaivattiin työkalua. Salkunhallintaohjelman käyttöönoton pilottiprojekti aloitettiin alkuvuodesta 2011. Pilottiprojekti avasi silmiämme tämän ohjelman tarpeellisuuden suhteen. Näimme myös mahdollisuuden ohjelman räätälöimiseen meidän tarpeiden mukaan, tietojärjestelmien suunnittelija Antti Kaipainen kertoo. Kaipaisen mukaan salkunhallintaohjelma on osa muutoskokonaisuutta, johon liittyivät muun muassa myös projektien hallinta sekä projektipäällikkökoulutus. Räätälöinti on onnistunut Antti Kaipaisen mielestä hankesalkkuohjelma on ollut helpokäyttöinen. Yhteistyö Thinking Busineksen kanssa on sujunut, ja sovitut aikataulut ovat pitäneet. 1
Tämä hankesalkunhallinta on niitä harvoja tietokoneohjelmia, joiden käyttämiseen ei tarvitse lukea käyttöohjetta. Se nousee kyllä ensimmäisenä asiana mieleen. Julkishallinnon toimijoilta vaaditaan työssään paljon raportointia ja tilastoja. On tärkeää, että uuden ohjelmiston käyttöönotto on mahdollisimman helppoa, jotta käyttäjät voivat keskittyä sisältöön, Kaipainen lisää. Ohjelman räätälöinti on onnistunut hyvin, olemme saaneet juuri ne ratkaisut, jotka halusimme. Meillä on käytössämme yhtiön sisäinen projektityöskentelymalli, joka aiheutti ohjelmaan vähän räätälöintiä. Ohjelmaan tehtiin Sosterin pyynnöstä myös muutoksia projektien sekä liiketoiminnan vaativuuden ja riskien arvioimiseen. Hankesalkun avulla voi oppia Hankesalkkuajattelu on Sosterissa vielä uutta. Antti Kaipainen kertoo uuden ohjelman avanneen käyttäjien silmiä, esimerkiksi projektitoiminnan suhteen. Meillä tietohallinnossa on kaikenlaisia projekteja menossa, joista naapurilla ei ehkä aikaisemmin ollut tietoa. Nyt kun projektit on viety salkkuun ja kuvaukset tehty, kuka vaan voi käydä ne lukemassa. Projektipäälliköille salkunhallintaohjelma toimii sparrauksena, jos omat projektit alkavat vilkkua laatumittareissa punaista, Kaipainen isää. Tällä hetkellä hankesalkku palvelee vasta tietohallinto-osastoa, mutta on ollut jo puhetta, että sitä voisi käyttää muuallakin organisaatiossa. Kaipaisen mukaan suurin hyöty salkunhallintaohjelmasta on ollut se, että projektipäälliköt hahmottavat nyt paremmin projektiensa paikan kokonaisuudessa. He näkevät projektiensa vaikutukset ja joutuvat ottamaan kantaa muun muassa siihen, miten oma projekti vaikuttaa organisaatioon. Myös yhtymän johto on alkanut ideoida, millaisia tietoja ja raportteja he ohjelmasta haluaisivat. Muuta ei oikeastaan tarvita kuin yksi ohjelman välilehti, missä projektipäälliköt kertovat, miten projektin vaiheissa on onnistuttu, mitä opittu, mitä haasteita kohdattu, miten tavoitteet toteutuneet. Nähtäisi mahdollisuus oppia hankesalkun avulla. Se on myös tärkeää. Lisätietoja: Antti Kaipainen Tietojärjestelmien suunnittelija Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Antti.kaipainen(at)isshp.fi Projektipäälliköiden kanssa olemme huomanneet, että salkunhallintaohjelmaan lähdetään herkästi syöttämään projektitietoja. Se vie pisimmän ajan tajuta, ettei tämä olekaan yksittäisen projektin ohjelmisto, vaan projektien hallintaohjelma. Ohjelman räätälöinti on onnistunut hyvin, olemme saaneet juuri ne ratkaisut, jotka halusimme. Kaipainen näkee salkunhallintaohjelmiston tuoneen myös järjestelmällisyyttä projektimassan hallintaan ja parantaneen tiedonvälitystä. 2
case Mikkelin kaupunki Hankesalkun hallinta on johtamista Tietohallintopäällikkö Tommi Ryhänen ei ole mielipiteensä kanssa yksin: Suurin haaste hankesalkunhallinnan käyttöönotossa on uuden ajattelun jalkauttaminen organisaatioon ja sen ylimpään johtoon. Teksti: Meri Eskola Hankesalkun hallinta on johtamista, sieltä se lähtee. Tämä pitää saada johtoryhmiin aidoksi johtamisen välineeksi. Mikkelin kaupunki ja muutama muu kuntatoimija aloittivat Elinvoima ja kilpailukyky -strategiaansa liittyvän salkunhallintaprojektin viime syksynä. Meillä oli ehdoton, konkreettinen tarve. Tarvittiin kokonaiskuva strategiaan liittyvistä projekteista ja kehittämistoiminnasta. Yleinen tavoite oli myös kehittämistoiminnan profiilin nosto, ettei sitä nähtäisi vain pakollisena linjatyön päälle tulevana pahana, Ryhänen kertoo. Thinking Business Portfolio - ohjelman käyttöönotto aloitettiin keväällä, ja teknisesti se on sujunut Ryhäsen mukaan oikein hyvin. Ohjelmisto on joustava, siihen saatiin hyvin mukaan organisaatiomme erityistarpeet. Tuote oli helppo ottaa käyttöön. Käyttäjät ovat olleet kaikin puolin positiivisella mielellä. 3
Kehittäminen vähentää byrokratiaa Haasteita salkunhallinta-ajatteluun siirtymisessä kuitenkin riittää. Ryhänen kertoo, ettei eri toimijoilla ja organisaatioilla ollut yhteistä projektikulttuuria - tai jos oli, se ei tukenut sellaista toimintaa, jota hankesalkkuajattelu vaatii. Omaa toimintaa ja sen kehittämistä ei välttämättä nähty projekteina, vaikka muuten projekteja osataan tehdä. Ei ymmärretty, että toiminnan kehittämisestä pitää puhua hankejohtamisen kaikilla tasoilla. Kuntapuolen organisaatiossa myös resurssien riittämättömyys on ilmiselvä haaste, Ryhänen kertoo. Projektipäällikön roolia ei oltu kaikkialla tunnistettu, ja päälliköt oli löydettävä ensin. Hallintokoneistomme on iso, ja ihmisillä on paljon tekemistä. Salkunhallinta nähdään helposti ylimääräisenä byrokratiana. Meidän oli kerrottava, että hankesalkunhallinnan avulla on tarkoitus päästä jostain muusta toiminnasta eroon. Keskeistä yhteishankkeessa oli myös saada käyttöön projektimalli, jota kaikki organisaation osat ymmärtäisivät. Mikkelissä päädyttiin PMI-viitekehykseen ja sen hyödyntämiseen salkunhallinnassa. Se toimi aika hyvin, vaikka meillä on eri kypsyisiä projektiorganisaatioita. Sen avulla yleistimme omat käytössä olevat termimme niin, että hankkeessa saavutettiin yhteisymmärrys siitä, mistä puhutaan, Tommi Ryhänen kertoo. Salkunhallinta on viestintää Vaikka hankesalkunhallintaohjelmisto on ollut Mikkelissä vasta vähän aikaa käytössä, Tommi Ryhäsen mielestä siitä on ollut jo hyötyä. Kun kaikki projektit on kasattu yhteen, olemme tehneet mielenkiintoisia havaintoja esimerkiksi hankkeiden painotuksista. Salkunhallinta tuo asiat näkyviksi ilman että tarvitsee laatia erillistä raporttia. Kaikki tieto on jo valmiina. Salkunhallintaohjelma toimii myös viestinnän välineenä organisaation osien välillä, ja poistaa parhaimmillaan samojen asioiden päällekkäistä tekemistä. Myös hanketoiminnan vaikuttavuuden pohtimiseen on Mikkelissä saatu nyt toivottu työkalu. Meillä käynnistetään paljon hankkeita, muttei aina tiedetä, mitä niillä saavutetaan tai koska ne alkavat ja päättyvät. Ei ohjelma tee arviointeja, mutta nyt projektien vaikuttavuuden pohtimisesta on tullut kokonaisvaltaista ja hallittua koko hankekenttään. Seuraavana edessä on monille tuttu muutoshaaste organisaatiojohdon kanssa. Tietohallintopäällikkö Ryhänen vinkkaa kokemuksistaan viisastuneena, että salkunhallintaprojektiin kannattaa ehkä lähteä liikkeelle ensin käytännön tasolta. Hankkeeseen myönteisesti suhtautuvien kanssa voi tietysti lähteä liikkeelle hankesalkkuajattelun ja sen johtamisen tasolta, mutta muiden kanssa kannattaisi ehkä pohtia ensin niitä probleemia, joita organisaation projektitoiminnassa on. Kun niistä ollaan yhtä mieltä, voidaan tarjota ratkaisun avaimia käyttöön. Lisätietoja: Tommi Ryhänen Tietohallintopäällikkö Mikkelin kaupunki tommi.ryhanen(at)mikkeli.fi 4
Thinking Portfolio Yhteystiedot Esa Toivonen Toimitusjohtaja Puh. 040 733 6670 esa.toivonen (at) thinking-business.net Aarni Heiskanen Puh. 040 730 4812 aarni.heiskanen (at) thinking-business.net AE Thinking Business Group Aleksanterinkatu 15 B 00100 Helsinki www.thinking-business.net www.thinkingportfolio.com 7
COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO www.thinking-business.net