Jälkilaskennalla tehokkuutta projektitoimintaan. Matti Toivonen Necom Oy

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Jälkilaskennalla tehokkuutta projektitoimintaan. Matti Toivonen Necom Oy"

Jere Hakola
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Jälkilaskennalla tehokkuutta projektitoimintaan Matti Toivonen Necom Oy

2 WIKIPEDIA: Projekti on tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi

3 Matti Toivonen Necom Oy Online Dynamics Oy

4 Osta idea jälkilaskennasta

5 Henry Gantt Projektinhallinan isä Kirja: Organizing for Work, 1919 Projektien seuranta aikajanalla

6 Joka kuudes IT projekti ylittää kustannukset 200%:lla Ja aikataulun 70% (Harward Business Review 2015)

7 97% yrityksistä On sitä mieltä, että projektinhallinta on kriittinen menestyksen kannalta

8 Mikä mättää?

10 Projektipäällikkö

11 Projektin hallinta on talouden hallintaa

12 Projektin alkuvaiheessa tehtyjen ratkaisujen perusteella määräytyy jopa 80% kustannuksista

13 ELI

14 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

15 RaHi MuTu

16 RaHi Ravista hihasta MuTu Musta tuntuu

17 Miten pitäisi tehdä?

18 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit

19 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet

20 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö

21 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti

22 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti Arvioi riskit ja pyri estämään niiden toteutuminen

23 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti Arvioi riskit ja pyri estämään niiden toteutuminen Hyväksytä suunnitelma kaikilla osapuolilla

24 Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti Arvioi riskit ja pyri estämään niiden toteutuminen Hyväksytä suunnitelma kaikilla osapuolilla TOTEUTA, VIESTI JA SEURAA

25 Mitä on jälkilaskenta?

26 Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin

27 Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi.

28 Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi. Projektin kannattavuuden analysointi, tunnuslukuanalyysi.

29 Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi. Projektin kannattavuuden analysointi, tunnuslukuanalyysi. Projektisopimuksen sisällön arviointi

Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi.

30 Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi. Projektin kannattavuuden analysointi, tunnuslukuanalyysi. Projektisopimuksen sisällön arviointi Projektin päättymisen jälkeisten kustannusten arviointi (mm. takuu-, huolto- ja ylläpitokustannukset)

31 Jälkilaskennassa tarkastellaan:

32 Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa?

33 Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa?

34 Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa? Mikä on projektin kokonaiskustannus?

35 Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa? Mikä on projektin kokonaiskustannus? Kuinka paljon projektikustannukset ylittyi/alittui?

36 Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa? Mikä on projektin kokonaiskustannus? Kuinka paljon projektikustannukset ylittyi/alittui? Saavutettiinko laadulliset tavoitteet?

37 Projektisuunnitelma Projektin nykytila Vertailu - Jälkilaskenta Kustannukset Aika Laatu Laajuus Poikkeama Lisälaskutus Riski! Lisäkulu Toimenpide/Kustannus-aikataulu muutos

38 Projekti A Projekti B Vertailu - Jälkilaskenta Kustannukset Aika Laatu TUOTTO Projekti C

39 Kustannusseurannan heikkouksia:

40 Kustannusseurannan heikkouksia: Tiedonkeruu puuttuu kokonaan tai osittain Tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä. Kustannusten rekisteröintikäytännöt kirjavia

41 Kustannusseurannan heikkouksia: Tiedonkeruu puuttuu kokonaan tai osittain Tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä. Kustannusten rekisteröintikäytännöt kirjavia Miten tilanne korjataan?

42 Kustannusseurannan heikkouksia: Tiedonkeruu puuttuu kokonaan tai osittain Tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä. Kustannusten rekisteröintikäytännöt kirjavia Miten tilanne korjataan? Tiedonkeruun käyttöönotto: - Työajanseuranta - Ostoreskontra - Työnumerot - Projektinumerot - Kustannuspaikat - Tietojärjestelmien yhdistäminen - Keskitetty projektinhallintajärjestelmä - Kirjausten kuvaaminen/ ohjeistus - Kirjausprosessin kehittäminen - Laatujärjestelmä

43 Miten projekti meni?

44 Miten projekti meni?

45 Miten projekti meni? Hyvin! Huono sti

46 Todellisuus Hyvin! Huonosti

47 Projektin johtaminen tiedolla Projektin suunnittelu Projektin aikainen tiedonkeruu Projektin analysointi Jälkilaskenta -> JOHTOPÄÄTÖKSET Palaute tarjouslaskentaan Tiedon hyödyntäminen!

48 Miten raportoida? Auditiiviset ihmiset Numeeriset ihmiset Visuaaliset ihmiset

49 Miksi panostaa jälkilaskentaan? JÄLKI- LASKENTA KUSTANNUS- TEHOKKUUS KILPAILU -ETU Tulos paranee Toimitusvarmuus paranee Reklamaatiot vähenee

50 Mihin pitää panostaa?

51 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope

52 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen

53 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon

54 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Tiedonkeruuseen

55 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Tiedonkeruuseen Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Vertailukelpoiseen raportointiin

56 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Tiedonkeruuseen Vertailukelpoiseen raportointiin Virheistä oppimiseen

57 Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Tiedonkeruuseen Vertailukelpoiseen raportointiin Virheistä oppimiseen Projektin päättämiseen

58 Projektin alkuvaiheessa tehtyjen ratkaisujen perusteella määräytyy jopa 80% kustannuksista

59 Kuka pelastaa?

60 Want big impact? USE BIG IMAGE Projektipäällikkö

61 KIITOS! Olen Matti Toivonen Minut tavoittaa seuraavasti: Puh:

Samankaltaiset tiedostot

Projektin suunnittelu 71A00300

Projektin suunnittelu 71A00300 Tiimijako Projektisuunnitelma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Projektitiimi Projektin tausta Projektin tavoitteet Tiimin roolit Sisäinen viestintä Riskianalyysi Aikataulutus Projektisuunnitelman