Intohimona projekti-, sovellus ja palvelusalkunhallinta

Transkriptio

1 Intohimona projekti-, sovellus ja palvelusalkunhallinta Esa Toivonen, Senior Portfolio Advisor CGEIT, CISA, CRISC, LJK, ymba Thinking Portfolio

2 Esityksen sisältö 1. Alustus salkunhallintaan 2. Projektisalkku (kehittämisen ja muutostarpeiden johtaminen) 3. Sovellussalkku (arkkitehtuurin muutosjohtaminen) 4. Ideasalkku (muutoksien lähtövoimana) 5. Palvelusalkku (palveluarkkitehtuurin muutosjohtaminen) 6. HR-salkku (henkilöstön ja osaamisen muutosjohtaminen) 7. Riskisalkku (riskit ja niiden tunnistaminen osana muutosjohtamista)

3 Tyypillisiä johtamisen epäkohtia tai ongelmia Tekemistä on jo liikaa ja uutta on helppo generoida lisää Ei ole yhtenäistä tapaa arvottaa asioita Paljon yksiköiden ja Ihmisten lemmikkejä Tekniikalla on itseisarvoa: uudet tekniikat halutaan nopeasti käyttöön Ei ole selkeää tapaa kytkeä asioita liiketoiminnan strategisiin tavoitteisiin Puuttuu tapa johtaa kokonaisuutta

4 Salkunhallinnan peruselementit Johdetaan ydintoiminnon strategiaa toteuttaen Johdetaan kokonaisuutena Arvotetaan ja priorisoidaan yhdenmukaisin kriteerein Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa Prosessi ja viitekehys Työvälineet

5 Muutosprosessien arviointi Onnistumisia % vastaajista Liiketoimintastrategia Organisaatiorakenne Työvoiman määrä tai koostumus Johdon palaute Työprosessien suunnittelu Koulutus Tulosjohtaminen Johtamistyyli Päätöksentekoprosessi Visio / Arvot / Kulttuuri N=157 suurta USA / EU -yritystä Conference Board Report RR Liiketoimintaprosessit Palkitsemisjärjestelmä IT Viestintästrategia Rekrytointi / Seuraajahallinta Urasuunnittelu Vaikeuksia % vastaajista 5

6 Yrityksen kannattavuuteen vaikuttavat tekijät Satunnaiset tapahtumat, onni Yrityksen toteuttamat strategiset liikkeet 10 % 10 % Panostetaanko joustavuuteen ja tehokkuuteen oikeassa suhteessa? Operatiivinen tehokkuus 15 % 65 % Markkinaympäristö, kilpailutilanne, asemoituminen Lähde: Empirimetric Corporationin PIMS Program-tutkimus yli 300 yrityksen yli 3000 liiketoimintayksiköstä

7 Strateginen johtaminen Projektisalkku Ideasalkku Sovellussalkku Palvelusalkku Riskisalkku Menneisyys Nykyhetki Lähitulevaisuus Pitkä tähtäin Tulevaisuuskuva Operatiivinen toiminta

8 Projektinsalkunhallinta avaintehtävät Hallinta Luokittelu Arvottaminen Priorisointi Hankinta Luopuminen

9 Projektisalkku (kehittämisen ja muutostarpeiden johtaminen) Kertoo mitä meidän on kehitettävä strategian toteuttamiseksi. Kysymys ei siis ole vain listasta käynnissä olevia projekteja ja liikennevaloilla höystettynä. Parhaimmillaan salkunhallinta on kytkettynä organisaation strategisten tavoitteiden toteuttamiseen, tulevaisuuden analysointiin ja oikeiden kehitysohjelmien ja projektien oikein ajoittamisessa. Väite on, että 90% hyvistä päätöksistä lähtee oikeasta ajoituksesta.

10 Esimerkki projektisalkusta

11 Sovellussalkku (arkkitehtuurin muutosjohtaminen) Tieto-, sovellus- ja teknologia-arkkitehtuuri on monen mahdollistaja Sovellussalkun tavoitteena on antaa organisaatiolle valmiuksia nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. Tutkimuksemme mukaan sovellussalkulla halutaan ratkaista riskejä kuten; Informaatioriskejä Sovellusten käyttöön liittyviä henkilöriskejä Toimittajariskejä Jatkuvuusriskejä

12 Mikä on sovellussalkku? Liiketoimintastrategian ja tietotekniikan palveluiden yhdistämisen apuväline Ajantasainen kuvaus organisaation tietoteknisistä sovelluksista Liiketoiminnan näkemien tietotekniikan avulla tuotettujen palveluiden johtamisen apuväline Tietotekniikan palvelutasojen hallinnan apuväline Tietotekniikan arkkitehtuurin hallinnan ja johtamisen väline Tietotekniikan kehittämisen apuväline

13 Mitä on sovellussalkun hallinta? Sovellussalkun johtamisen kytkentä organisaation vuosikelloon vuosi-, kuukausi- ja viikkotasolla (milloin) Sovellussalkun tietojen ylläpidon prosessit (miten) Sovellussalkun raportoinnin prosessit (mitä) Sovellussalkun johtamisen organisaatio (kuka johtaa) Sovellussalkun tietosisällön (mitä tietoja) määrityksen ja analysoinnin periaatteet määritys Sovellussalkun tietojen ylläpidon organisaatio (kuka huolehtii tiedoista) Organisaation kytkentä yrityksen hyvään hallintomalliin (vastuut ja oikeudet) Sovellussalkun hallinnan työkalut ja apuvälineet

14 Thinking Portfolio sovellussalkun tietosisältö esimerkki Sovelluksen omistava liiketoimintayksikkö Sovelluksen tukemat prosessit Sovelluksen liiketoimintahyöty/-arvo Sovelluksen palvelutasosopimus (mm. käyttöaika, käytettävyys, vasteaika, voimassaolo) Sovelluksen tietojärjestelmät ja ohjelmistot Liitynnät muihin sovelluksiin Sovelluksen elinkaari ja vaiheisiin liittyvät avaintehtävät Sovelluksen kustannukset / kassavirta Sovelluksen riskit Kehitysehdotukset

15 Miksi sovellussalkku? ( Business Case ) Tietotekniikan yhdistäminen strategiaan ja strategiasuunnitteluun Liiketoiminnan ja tietotekniikan välisen kommunikaation apuväline Tietotekniikka hyötyjen ja kustannusten näkyvyys Palvelutasojen ja sovellusten laadun näkyvyys Sovellusten sovittaminen arkkitehtuuriin ja arkkitehtuurin kehittäminen Sovelluksiin liittyvät riskit Tietotekniikkaprojektien koordinointi (hankesalkku & sovellussalkku) Tarpeettomien / kannattamattomien projektien ja sovellusten tunnistaminen

16 Esimerkki sovellussalkun näkymistä

17 Sovellussalkun esimerkkiraportteja

18 Alkulähde uusille innovaatioille Ideasalkku (muutoksien lähtövoimana)

19 Esimerkki ideasalkusta

20 Palvelusalkku (palveluarkkitehtuurin muutosjohtaminen) Palvelut kytkevät organisaation asiakkaille tuotettaviin hyötyihin eri palvelualueilla ja palvelutyypeissä Palvelua johdetaan keskeisillä tekijöillä joita ovat mm. vaatimukset, kustannukset, arvontuotanto ja paikka arvoketjussa, elinkaari, kytkennällä prosessiin ja työkaluihin Viimekädessä asiakas on paras arvottamaan saamansa palvelun hyödyt

21 Palvelusalkku (palveluarkkitehtuurin muutosjohtaminen) Palvelun salkuttamisen osa-alueet Avaintiedot, vaikutukset, tilannekuva, vaikuttavuus, talous, tuotanto ja palvelun ohjaus Salkutettavia vaikutuksia ovat mm. Liittyminen strategiaan, pääasialliseen prosessiin ja kohderyhmään, kumppaneihin ja palvelun suhde tavoitearkkitehtuuriin Talouteen ja tuotantoon liittyvät tekijät kuten mm. Palvelun kustannuslaskelma, rahoitusmallit, ulkoiset tuottajat, liitännäiset tietojärjestelmät, avainresurssit ja vaadittu työpanos Ohjauksen osatekijöitä salkussa ovat mm. Palveluun liittyvät sopimukset, palvelun ohjauspäätökset, kehitysehdotuksen sekä liittyvät projektit /kehitysohjelmat

22 Palvelusalkku (palveluarkkitehtuurin muutosjohtaminen) Keskeistä palvelun vaativuuden arviointi (merkitys / tuottamisen vaativuus) Palveluiden tilannekuva Kustannukset, laajuus, resurssit, laatu, johtaminen ja palvelun kokonaisarvio Vaatimustenmukaisuus (täyttääkö nykyhetken vaatimukset ja tulevaisuuden vaatimukset ja mistä nälökulmasta katsoen?)

23 Palvelusalkku (palveluarkkitehtuurin muutosjohtaminen) Palveluindikaattorit (tavoitteet ja toteumat) ja palveluiden välisten indikaattorisuureiden tunnistaminen (=palvelutapahtuman läpimenoaika, kiireetön palveluvaikutelma, henkilökohtainen asiakkuuden hoitokokemus, Promoter Score jne.) Palveluiden riippuvuudet (muista palveluista, prosesseista, jaetuista resursseista jne.) Palveluiden tuottamisen elinkaarikustannukset Johdatko palvelua palvelutapahtuman yksikköhinnalla, kuukausikustannuksella, vuosikululla vai 5 vuoden elinkaaren hinnalla tai palvelun koko elinkaaren oletuskustannuksella

24 Esimerkki palvelusalkusta

25 HR-salkku (henkilöstön ja osaamisen muutosjohtaminen) Henkilöstön salkuttamisessa keskeistä luokittelussa ja kriteeristössä ovat mm. osaaminen, sitoutumisen määrittely, muutoksen sietokyky, kustannus vs. hyöty, tulevaisuuden potentiaali Väite on, että 80 % ongelmista johtuu lopulta puutteellisesta osaamisesta suhteessa tehtävään / vastuualueeseen HR salkku ei ole luettelo ihmisistä ja heidän perustiedoista HR salkku jäsentää henkilöstön strategian toteuttamisen näkökulmasta

26 Riskisalkku (riskit ja niiden tunnistaminen osana muutosjohtamista) Riskit ovat mahdollisuus vain silloin kun ne ovat hallinnassa Kaikessa salkunhallinnassa riskit ovat päätöksenteon kannalta keskeiset ymmärtää Riskien pitää kyetä suhteuttamaan mahdollisuuksiin Riskit muuttuvat joka hetki ja tilannekuva vaatii ylläpitoa Riskeistä täytyy osata viestiä jotta niihin kyetään aidosti organisaatiossa varautumaan

27 Esimerkki riskisalkusta Mikä on yrityksen riskimaisema?

28 Hyvän muutosportfolio Tulevaisuussuuntautunut Olennaisen etsimistä Näkemyksen muodostaminen suuresta massasta Vastaa kysymyksiin miksi ja mitä Kertoo, miten erottaudumme kilpailijoista Edellyttää abstraktia ajattelua, mutta tulos on konkreettinen ja käytännönläheinen Vaatii vaihtoehtojen tunnistamista ja valintoja niiden väliltä ja rohkeutta sanoa ei Vaatii tosiasioiden tunnustamista Sisältö on aina tarkastelutaso- ja näkökulmakysymys Ikuinen kehitysprosessi

29 Salkunhallinta osana organisaation menestystä Strategia Osaaminen Kannustavat mittarit Resurssit Salkunhallinta Menestys Osaaminen Kannustavat mittarit Resurssit Salkunhallinta Hämmennys Strategia Kannustavat mittarit Resurssit Salkunhallinta Ahdistuminen Strategia Osaaminen Resurssit Salkunhallinta Hidas muutos Strategia Osaaminen Kannustavat mittarit Salkunhallinta Turhautuminen Strategia Osaaminen Kannustavat mittarit Resurssit Väärä tekeminen

30 Friedrich Nietzsche Tulevaisuus vaikuttaa nykyisyyteen yhtä paljon kuin menneisyys

31 Hyvä salkunhallinta on 80% tulevaisuuteen katsomista ja 20% toteutuneen arvioimista Kiitos! Esa Toivonen Senior Portfolio Advisor, CGEIT, CISA, CRISC, LJK, ymba Puh Aleksanterinkatu 48 B (4. kts) Helsinki