Lean ajattelun perusteita Ulla Rikula 5.10.2016
LEANin 4 periaatetta Tiimityö saadaan yhdessä aikaan Viestintä kokonaiskuva ja tilannetieto Resurssien tehokas hyödyntäminen ja hukan poistaminen Jatkuva parantaminen ihmisistä lähtevää kokonaisvaltaista kehittämistä Yhteenvetona: oikea tuote/palvelu, oikea määrä, oikeaan aikaan, oikeaan paikkaan 2
Leanin tärkeimmät periaatteet Asiakassuuntautuneisuus asiakkaalle arvoa tuottavan toiminnan ymmärtäminen ja maksimointi asiakkaan näkökulma Ihmisten kunnioittaminen ihmisten kehittäminen ja osallistaminen työntekijöiden tietämyksen arvostaminen ja hyödyntäminen päätöksiä tehtäessä Jatkuva parantaminen pienin ja nopeasti toteutettavien askelin tapahtuvaa hukan poistamista kaikkien prosessien kehittämistä ja työntekijöiden kyvykkyyden kasvattamista 3
Resurssikeskeisyydestä asiakaskeskeisyyteen Resurssitehokkuus resurssien hyödyntäminen Huomio siinä, kuinka hyvin käytettävät resurssit ovat käytössä (organisaationäkökulma) Jokaisella työntekijällä on koko ajan tekemistä ja laitteet ovat mahdollisimman tehokkaasti käytössä (jonot, pullonkaulat) Esimerkkinä monella luukulla asiointi Virtaustehokkuus tarpeiden tyydyttäminen (asiakasnäkökulma) Huomio organisaatiossa jalostettavassa yksikössä (tavara, näyte, potilas) Tavoitteena mahdollisimman lyhyt aika asiakkaan tarpeen tunnistamisesta tarpeen tyydyttämiseen Esimerkkinä yhdellä luukulla asiointi 4
Perinteisessä työskentelyprosessissa osavaiheet ovat erillään ja kukin työvaihe tapahtuu omaan tahtiin (osaoptimointi) Jatkuvassa virtauksessa työskennellään sujuvasti, oikeaaikaisesti ja samaan tahtiin arvoa jatkuvasti lisäten ongelmat nopeammin esille, poistaa pullonkauloja, nopeampi reagointi asiakastarpeisiin, pienempi varasto ja vähemmän kuljetuksia, nopeuttaa prosessia 5
Lean on toimintastrategia joka korostaa virtaustehokkuutta
7
Jussi Moisio, Qualitas Fennica/ IMS Business Solutions Oy 8
Mikä tuottaa arvoa? LEAN Arvoa tuottava aktiviteetti VA asiakas haluaa maksaa siitä aktiviteetit, jotka muuttavat tuotteen tai palvelun muotoa, sopivuutta tai toimintaa aktiviteetit, jotka tehdään oikein ensimmäisellä kertaa Ei arvoa tuottava aktiviteetti toiminnassa vaadittu aktiviteetti NNVA välttämätön, mutta asiakas ei halua maksaa siitä aktiviteetit, jota ei voi poistaa (johtaa villiin menoon ja kurittomuuteen) sitä on vaadittu (viranomainen, asiakkaan valtuutus, laki) säännöllisesti arvioitava aktiviteetti ellei poisteta Ei arvoa tuottava aktiviteetti NVA aktiviteetti, joka kuluttaa resursseja, mutta ei luo lisäarvoa asiakkaan silmissä asiakas ei halua maksaa puhdas hukka A IMS Business Solutions Oy 9 Jussi Moisio, Qualitas Fennica / IMS Business Solutions Oy
Mikä on asiakkaalle arvoa tuottavan ajan osuus? Tuotteelle tai palvelulle asiakkaan näkökulmasta määritetty arvo auttaa karsimaan turhaa työtä 5% 35% Arvoa tuottava työ 60% Välttämätön, ei arvoa Turha työ Jussi Moisio, Qualitas Fennica / IMS Business Solutions Oy 10
Mitä ovat Lean tekijät? Hukan vähentäminen Tehdään enemmän vähemmällä Prosessien kehittäminen Jatkuva parantaminen Virtauksen kehittäminen Jussi Moisio, Qualitas Fenncia/ IMS Business Solutions Oy 11
Mikä on asiakkaalle arvoa tuottavan ajan osuus? TULOKSET Arvo Mitä tarvitaan todelliset asiakasvaatimukset ajavat prosessia? Läpimenoaika Milloin tarvitaan? Paljonko tarvitaan? VA NNVA NVA Arvoa lisäävä vaihe (työaika) Ei arvoa lisäävä vaihe (työaika) Ei arvoa lisäävät, mutta tarvittava vaihe (työaika) Leanissa tähdätään Ei arvoa tuottavien vaiheiden vähentämiseen tai poistamiseen. A Jussi Moisio, Qualitas Fennica, IMS Business Solutions Oy IMS Business Solutions Oy 12
Mitä ovat Lean periaatteet? 5. Poista hukkatekijät, ota oppia muista, sopeuta parhaat ideat omaan toimintaan. Paranna koko ajan laatua. 5. Pyri kohti täydellisyyttä 1. Määritä arvo asiakkaan näkökulmasta 1. Tunnista arvoa tuottava ja tuottamaton työ 2. Tunnista arvovirta 2. Poista kiemurat, tarpeeton työ ja tarpeeton ominaisuus 4. Tee vain mitä asiakas tarvitsee (imuohjaus), älä sitä mitä luulet asiakkaan haluavan. 4. Tee vain mitä asiakas haluaa 3. Järjestä vaiheet jatkuvaksi virtaukseksi 3. Järjestä vaiheet jatkuvaksi virtaukseksi ilman keskeytyksiä, mutkia, odotuksia ja varastointia. Jussi Moisio, Qualitas Fennica/ IMS Business Solutions Oy 13
Tehdään asiat oikein Työskentelyprosessi laboratoriossa? Asiakas näyte näytteen tutkiminen tutkimusvastauksen laatiminen vastauksen toimittaminen asiakkaalle Missä viiveet, pullonkaulat, tarpeeton odottelu, virtauksen hidastumat/pysähdykset, mistä läpimenoajan vaihtelu syntyy Keskitytään arvoa tuottaviin toimiin, joista asiakas haluaa maksaa ja tehdään ne oikein ensimmäisellä kerralla Karsitaan turha asiakkaalle tarpeeton tekeminen (hukka), joka kuluttaa resursseja, ja josta asiakas ei halua maksaa Asiakas saa sitä mitä tilaa ja ajallaan 14
Tehdään asiat oikein (laatu) Kaikki työntekijät ottavat vastuun kokonaisuudesta ja työn laadusta ja pitävät huolen siitä, että kaikki tehdään alusta asti oikein Mahdollistaa työn pysäyttämisen välittömästi, jos havaitaan virheitä Virhe pitää korjata heti kun se havaitaan Jokainen on vastuussa virheiden huomaamisesta Estetään virhettä etenemästä seuraavaan vaiheeseen ja estetään samojen virheiden syntyminen uudelleen. Tukee ongelman löytymistä ja nopea ratkaisua Mahdollistaa usean toiminnon samanaikaisen suorittamisen Mahdollistaa monimutkaiset prosessit ja kapasiteetti nousee 15
16
Mistä hukka muodostuu? 8 hukkaa 1. Ylituotanto tuotetaan tarvetta enemmän tai liian aikaisin 2. Varastointi liian suuret varastot, ylimääräinen varastointi 3. Odottaminen resurssien tyhjäkäynti 4. Liikkuminen huono työpisteen organisointi, ergonomia 5. Kuljetukset tarpeeton kuljettaminen 6. Uudelleen tekeminen Virheet ja niiden korjaaminen 7. Yliprosessointi tuotetaan laadukkaampia tuotteita kuin asiakas tarvitsee 8. Henkilöstön vajaakäyttö luovuuden käyttämättä jättäminen, ideoiden, taitojen, parannusten ja oppimistilaisuuksien hukkaaminen 17
Esimerkkejä asiantuntijatyön hukasta Virheet dokumenteissa Paperidokujen liikkuminen Arvoa tuottamattoman työvaiheen tekeminen Seuraavan työvaiheen odottaminen Erilaisten hyväksyntöjen saaminen/odottaminen Ylimääräinen liikkuminen Työjonot jotka eivät etene tai etenevät väärässä järjestyksessä Epätasaisesta kuormasta johtuva yli tai alikuormitus Epäselvät työnkuvaukset Internet/intranet/verkkoasemat: epäselvä rakenne, vanhentunut tieto, tarvittava tieto hukassa Tilaus ja tarjous eivät kohtaa (hinta/sisältö) Kirjoitusvirheet, väärin syötetty data Odottaminen: palaverin alku, tarvittava tieto Huonosti suunniteltu layout Turhat sähköpostit Huonosti työtä tukevat ITjärjestelmät Epäonnistunut ristiin koulutus korvaamattomat ihmiset Turhat tai liian pitkät palaverit 18
Lean kulttuuri muodostuu Ristiin koulutus monitaitoisuus(toimivat varamiesjärjestelyt) Selkeästi määritellyt tavoitteet yhteinen tavoite Työssä oppiminen Valmennus Mentorointi Ongelmanratkaisutaito Ihmisten johtamisen kehittäminen Yhdessä työskentely tiimityö Tiedon jakaminen Aloitejärjestelmät 19
Edellytyksiä menestyvän Lean kulttuurin luomiselle Ensimmäiset projektit yksiköissä, joissa sekä tarve että paikallisjohdon tuki Jatkuva parantaminen (Kaizen) voi olla pieni hetki, tapahtuma tai systeemiprojekti prosessin laajuudesta ja tehtävästä muutoksesta riippuen Ylimmän johdon tuki ja mukana olo Menestys vaatii toimintaa, kovaa työtä ja kurinalaisuutta Alussa muutama onnistunut pilotti Sitoutunut moniammattillinen tiimi on perusedellytys Koulutusta menetelmiin, muttei yksin riitä Yksittäisten hankkeiden ja strategian tulee sopia yhteen 20
Lean käytännössä Sujuvaa toimintaa Asiakkaiden huomioimista Yhdessä sovittujen käytäntöjen noudattamista Vähemmän sähläystä Enemmän aikaa keskittyä olennaiseen Vähemmän hukkaa ja virheitä Asioiden tekemistä kerralla oikein Haasteena on saada organisaatio ottamaan opit oikeasti käyttöön ja osaksi toimintakulttuuria. Leanin soveltaminen perustuu pitkälti osaamiseen ja sen kehittymiseen 21
Yleisimmät Lean menetelmät Visuaalinen ohjaus 5S menetelmä 22
23
24
5 S työpisteen organisointi ja järjestys ( ei siivousohjelma) Edut: poistaa hukkaa parantaa tuottavuutta vapauttaa tilaa helpottaa poikkeamien havaitsemista visuaalisen kontrollin perustus lisää työturvallisuutta lisää työtyytyväisyyttä koko työyhteisön etu 25
26
Lean johtaminen on valmentavaa Esimiehen tehtävät: Saada jokainen työntekijä aktiivisesti ratkaisemaan ongelmia ja tekemään parannuksia omaan työhönsä Varmistua siitä, että, jokaisen työntekijän työ on asiakkaalle lisäarvoa tuottavaa ja hyödyllistä organisaatiolle Esimies antaa ihmisille mahdollisuuden kehittyä, asettaa raamit, näyttää suunnan, mahdollistaa ja antaa tilaa. Ihmisten tyytyväisyys lisääntyy, kun on mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön, johdolta saatu arvostus ja kiinnostus, oppiminen 27
Tuottavuus Perinteinen tapa: tehdään enemmän lisätään tuotantoa, jotta saataisiin enemmän tuottoa, mutta samalla lisätään hukkaa ja oheiskuluja Jatkuvan parantamisen avulla: lisätään arvoa tuottavaa osuutta, minimoidaan oheistyö, minimoidaan lisätyön tarve, hukka vähenee 28
29
Näytteen tutkimusprosessi laboratoriossa 30
Arvovirtakuvaus nykytilanteesta: arvoaika hukkaaika, vaihtelun/viiveitten syyt, vaihtelun vähentäminen 31
Lean lukemista Tätä on LEAN ratkaisu tehokkuusparadoksiin (Niklas Modig & Pär Åhlström) LEAN asiantuntijatyössä (Sari Torkkola) Johtajuus kirkas suunta ja ihmisten voima (Matti Alahuhta) 32
Kiitos mielenkiinnosta! 33