1 JHTT -TILINTARKASTUKSEN TOIMEKSIANTOSOPIMUSLUONNOS LIITE 7 Dnro 3921/02.08.00/2012 1 SOPIJAPUOLET Espoon kaupunki (jäljempänä kaupunki) edustajanaan Espoon kaupungin tarkastuslautakunta ja tarjouskilpailun voittanut JHTT-yhteisö xx (jäljempänä JHTT-yhteisö) 2 SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisesti Espoon kaupungin hallinnon ja talouden tarkastaminen tilivuosien 2013-2016 aikana kuntalain ja kaupungin tarkastussäännön nojalla sekä valtuuston ja tarkastuslautakunnan antamien ohjeiden ja tarkastussuunnitelman mukaisesti. Tämä sopimus ei koske kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastusta. Tämän sopimuksen ja sen liitteiden soveltamisessa noudatetaan seuraavaa pätemisjärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö 3. JYSE 2009 Palvelut 4. Tarjous 3 VASTUUNALAINEN JHTT -TILINTARKASTAJA JHTT -yhteisön määräämänä kuntalain 72 :n mukaisena vastuunalaisena, virkavastuulla toimivana JHTT -tilintarkastajana toimii JHTT, etunimi sukunimi. Mikäli vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja eroaa tai hänet erotetaan JHTT-yhteisön palveluksesta, on JHTT-yhteisön välittömästi määrättävä kuultuaan ensin tarkastuslautakuntaa uudeksi vastuunalaiseksi JHTT-tilintarkastajaksi tarjouksessa varahenkilöksi nimetty JHTT-tilintarkastaja tai muu tarjouspyynnön kelpoisuusehdot täyttävä JHTT-tilintarkastaja, ellei tarjouksessa varahenkilöksi nimetty tilintarkastaja ole enää yhteisön palveluksessa. Yhteisön on samassa yhteydessä esitettävä tarkastuslautakunnalle hyväksyttäväksi uusi vastuunalaisen varahenkilö. 4 TARKASTUKSEN SUORITTAMINEN JA RAPORTOINTI Työmäärät ja raportointi Tilintarkastajien tehtävät on määritelty kuntalain 73 :ssä. JHTT -yhteisö sitoutuu, ellei asiasta muuta erikseen kirjallisesti sovita, käyttämään tarkastusresursseja tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiseen tilintarkastustyöhön
2 seuraavasti: Vuosina 2013-2016 tarkastuspäiviä yhteensä 720, vuosittain tarkastusvuotta kohden 180 tarkastuspäivää. Vuosittaisista päivistä tulee auktorisoitujen tilintarkastajien tarkastajapäiviä olla vähintään 110, joista vähintään 50 on vastuunalaisen tilintarkastajan tarkastuspäiviä. Vastuunalaisen tilintarkastajan on raportoitava tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla kirjallisesti sekä suullisesti tarkastuslautakunnan kokouksessa. Vastuunalaisen tilintarkastajan on lisäksi tarvittaessa osallistuttava valtuuston kokouksiin sekä tarkastuslautakunnan muihin kokouksiin. Osallistuminen tarkastuslautakunnan ja valtuuston kokouksiin sisältyy vastuunalaisen tarkastuspäiviin eikä niistä veloiteta erikseen. Tarkastustiimi JHTT-yhteisön on ilmoitettava tarkastuslautakunnalle kirjallisesti tilintarkastuksessa käytettävien muiden tilintarkastajien, avustajien ja asiantuntijoiden nimet ja tutkinnot. Ko. tiedoissa tapahtuneet muutokset on myös ilmoitettava välittömästi tarkastuslautakunnalle kirjallisesti. Tarkastustiimillä on oltava sopimuskauden ajan JHTT-yhteisön tarjouksessaan ilmoittama ammatillinen pätevyys. Tarkastussuunnitelma ja tarkastusohjelmat JHTT-yhteisö on velvollinen antamaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle koko sopimuskautta koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikausittain tarkastusohjelman. Tilintarkastuskertomus Vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan on annettava tilintarkastuskertomus vuosittain seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. 5 TARKASTUSPALKKIO JA MUUT MAKSUT JHTT-yhteisö laskuttaa kaupunkia tilintarkastuspalveluun käytetyn tarkastusajan mukaisesti. Vuosittainen tarkastuspalkkio on kuitenkin vuosien 2013-2016 osalta enintään xxx ja kutakin tilikautta kohden vuonna 2013 enintään xxx vuonna 2014 enintään xxx vuonna 2015 enintään xxx ja vuonna 2016 enintään xxx, tarjouksessa esitetyin päivähinnoin vaikka edellä mainittu arvio henkilötyöpäivämäärästä ylittyisikin kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen hoidossa. Hinnat sisältävät matkustuskustannukset. Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Maksuerät JHTT-yhteisö laskuttaa kaupunkia kuukausittain jälkikäteen tehtyjen tarkastuspäivien perusteella. Laskujen yhteydessä on eriteltävä henkilöittäin jaksolla tarkastukseen osallistuneiden laskutettava päivittäinen tarkastusaika ja -aihe. Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytyn laskun saapumisesta lukien huomautusajan ollessa 7 päivää. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskujen ensisijainen lähetystapa on verkkolasku.
6 VAKUUTUKSET 3 JHTT-yhteisö sitoutuu pitämään voimassa lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. JHTT-yhteisö sitoutuu pitämään sopimuskauden ajan voimassa tarjouksessaan ilmoittamansa tilintarkastuspalvelua koskevan vastuuvakuutuksen, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Vastuuvakuutuksen korvausvastuun tulee olla vähintään 1,5 miljoonaa euroa. 7 ERILLISTOIMEKSIANNOT Tarkastuslautakunnan tilaamista erillistoimeksiannoista ja erillistehtävistä sekä lakisääteiseen tilintarkastukseen sisältymättömistä lisä- ja erillistarkastuksista, työmääristä ja kustannuksista sopijapuolet neuvottelevat ja sopivat erikseen ennalta kirjallisesti. Korvaukset erillistoimeksiannoista JHTT-yhteisö laskuttaa kaupunkia erillistehtävistä ja -toimeksiannoista tarjouksessa annettujen perusteiden mukaisesti: Vastuullinen JHTT-tilintarkastaja Avustava JHTT-tilintarkastaja KHT tilintarkastaja HTM tilintarkastaja Erityisasiantuntija Avustajat Hintoihin ei sisälly arvonlisäveroa. Hinnat sisältävät kaikki kulut. 8 LISÄTOIMEKSIANNOT Vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja tai JHTT-yhteisö ei voi ottaa vastaan konsultointi- tai muita lisätehtäviä Espoon kaupungilta ilman tarkastuslautakunnan suostumusta. JHTT-yhteisön ja sen mahdollisten taustayhteisöjen muista toimeksiannoista Espoon kaupungille tai sen määräämisvallassa oleville yhteisöille on ilmoitettava kaupunginreviisorille. Vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja on vastuussa siitä, etteivät lisätoimeksiannot vaaranna riippumattomuutta. 9 SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JHTT-yhteisöllä ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle. 10 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO, VAHINGONKORVAUS, PURKAUTUMINEN JA PURKAMINEN Sopimus on määräaikainen ja on voimassa siihen saakka, kunnes vuoden 2016 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja valtuusto on hyväksynyt tilinpäätöksen. Sopimus tulee voimaan sen allekirjoittamisella. Sopijapuolet ovat tietoisia siitä, että kaupunginvaltuuston pöytäkirjan x :n kohdalla tekemästä JHTT-yhteisön valintaa koskevasta päätöksestä voidaan valittaa. Mikäli
4 kaupunginvaltuuston edellä mainittu JHTT-yhteisön valintaa koskeva päätös ei tule lainvoimaiseksi, tämä sopimus purkautuu. Valtuustolla on oikeus kuntalain 72 :n mukaan erottaa tilintarkastaja kesken toimikauden ilman korvausvastuuta. Mikäli kaupunginvaltuuston päätös ei tule lainvoimaiseksi tai kaupunginvaltuusto erottaa tilintarkastajan kesken toimikauden, JHTT-yhteisölle maksetaan tarkastuslautakunnan hyväksymä korvaus siihen saakka tehdystä ja raportoidusta tilintarkastustyöstä tämän sopimuksen mukaisia veloitusperiaatteita noudattaen. Muuta korvausta JHTT-yhteisöllä eikä vastuunalaisella JHTT-tilintarkastajalla ole oikeutta tässä tapauksessa saada kaupungilta. Mikäli JHTT-yhteisö rikkoo tai laiminlyö tämän sopimuksen mukaisia velvoitteitaan olennaisessa määrin eikä kirjallisesta kehotuksesta huolimatta 30 päivässä korjaa asiaa, kaupungilla on oikeus purkaa tämä sopimus heti ilman, että kaupunki on korvausvelvollinen, ilmoittamalla siitä yhteisölle kirjallisesti. Tässä tilanteessa kaupungilla on oikeus saada JHTT-yhteisöltä korvaus kaikista sopimuksen purkamisen johdosta kaupungille aiheutuvista välittömistä ja välillisistä kuluista ja vahingoista. 11 SALASSAPITO JHTT-yhteisö, vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja ja tilintarkastustiimi ovat salassapitovelvollisia tilintarkastustoiminnan yhteydessä tietoonsa saamiensa kaupunkiin liittyvien ja rekistereihin sisältyvien tietojen osalta. Tämä määräys on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. JHTT-yhteisö sitoutuu omasta ja käyttämiensä tässä sopimuksessa mainittujen henkilöiden puolesta olemaan käyttämättä kaupungilta saamiansa aineistoja ja tietoja muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten antamat määräykset otetaan huomioon. 12 MUUT EHDOT JHTT-yhteisö eikä vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja saa käyttää sopimusta tai kaupungin nimeä markkinoinnissa ilman kaupungin ennakkolupaa. Kaupunki sitoutuu antamaan kaupungin oman tarkastusorganisaation tarkastusresursseja tilintarkastusta avustavaan tarkoitukseen 70 tarkastuspäivää JHTT-yhteisön kanssa erikseen sovittavalla tavalla tilikautta kohti. Kaupunki järjestää työhuoneen ja siihen kuuluvat tavanomaiset kalusteet, tietoliikennevälineet ja -yhteydet, kaupungin maksaessa työn laatuun nähden kohtuulliseksi katsottavat puhelinmaksut sekä tavanomaiset toimistotarvikkeet. 13 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Kaikki muutokset ja lisäykset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja molempien sopijapuolien hyväksyttävä tullakseen voimaan.
5 14 SOVELLETTAVA LAKI, SOPIMUSEHDOT JA ERIMIELISYYDET Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia ja Jyse 2009 Palvelut -ehtoja. 15 SOPIMUSKAPPALEET Tätä sopimusta on laadittu kaksi kappaletta, yksi kaupungille ja yksi JHTTyhteisölle. Espoossa xx.xx.2013 Espoon kaupungin tarkastuslautakunta Paula Viljakainen puheenjohtaja Virpi Ala-aho kaupunginreviisori xxx xxx toimitusjohtaja JHTT-yhteisö