SISÄISEN VALVONNAN RAPORTIT 2009

Maakuntahallitus 1.2.2010, Liite 1 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ SISÄISEN VALVONNAN RAPORTIT 2009 Tilivelvollisten raportit sisäisen valvonnan toteutuksesta Suunnittelu ja kehittäminen 2 Yhteiset palvelut 3 Talouspalvelut 5 Henkilöstöpalvelut 9 Koulutustoimiala ja Kainuun ammattiopisto -liikelaitos 12 Sosiaali- ja terveystoimiala 15 Ympäristöterveydenhuollon palvelut 22 Sairaanhoidon palvelut 24 Terveyden- ja sairaanhoidon palvelut 26 Perhepalvelut 35 Vanhuspalvelut 41 Kainuun Työterveys -liikelaitos 46

2 SUUNNITTELU JA KEHITTÄMINEN TULOSALUEEN SISÄISEN VALVONNAN RA- PORTTI 2009 Olennaista on ollut siirtyminen yhteen tulosalueeseen virallisestikin vuoden 2009 alussa. Talouden seuranta ja raportointi Tehtiin säännöllisin väliajoin siten kuin kuntayhtymässä edellytetään. Talousarviossa pysyttiin. Organisaatiorakenne Tulosalue jakaantuu neljään tulosyksikköön ja lisäksi yhteisiin asioihin. Muutos oli maakuntahallituksen hyväksyttävänä 5.1.2009. Vastuun ja valtuuksien jako Tulosyksikköjaon jälkeen maakuntajohtaja teki delegointipäätökset kuntayhtymän normaalin käytännön mukaisesti. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Ei hankittu. Toimintaketjut Aiemmin laadittu TEM:n pyytämä hallinto- ja valvontajärjestelmänkuvaus ei herättänyt ministeriöstä kommentteja, mutta aivan vuoden lopulla hyväksytyt laki- ja asetusuudistukset aiheuttavat tarpeen ajantasaistaa kuvausta lähinnä teknisesti vuoden 2010 aikana. Vaarallisia työyhdistelmiä ei ole. Riskienhallinta Sijaisuuksien osalta on tehty tarkennuksia. Omaisuusriskeihin varaudutaan kuntayhtymän yleisen ohjeistuksen mukaisesti. Tietoturvariskeihin varaudutaan nimeämällä oikealla tavalla käyttöoikeudet eri henkilöille ja tekemällä työtehtävien mukaan tarvittavia muutoksia. Kajaani 18.1.2010 Alpo Jokelainen maakuntajohtaja

3 YHTEISTEN PALVELUJEN SISÄISEN VALVONNAN RAPORTTI 2009 1. TALOUDEN SEURANTA JA RAPORTOINTI Talousarvion toteutumaa seurattiin kuukausittain. Talousarvio toteutui ilman merkittäviä poikkeamia. 2. ORGANISAATIORAKENNE Yhteisten palveluiden edunvalvonta siirtyi valtiolle vuoden alussa. Vuoden aikana päätettiin koota yhteisiin palveluihin arkistohenkilökunta (yksi henkilö KAO:sta ja keskussairaalan potilasarkiston henkilöstö 5 henkilöä). Vuoden aikana päätettiin siirtää sosiaali- ja terveystoimialalta potilasasiamies, sosiaali- ja veteraaniasiamies ja talous- ja velkaneuvonta (3 henkilöä) yhteisiin palveluihin. Maakuntahallitus päätti, että Yhteisten palveluiden tulosalueen hallintopalvelujen vastuualueelle perustetaan 1.1.2010 alkaen Asiamiespalvelut -tulosyksikkö, Talous- ja velkaneuvontapalvelut -tulosyksikkö sekä Arkisto- ja tietosuojapalvelut -tulosyksikkö. 3. VASTUUN JA VASTUUKSIEN JAKO Vuoden aikana ei tehty muutoksia vastuisiin tai valtuuksiin. 4. OMAISUUDEN HANKINTA JA LUETTELOINTI Päivystyksen ja nopean diagnostiikan lisärakennuksen rakentaminen käynnistettiin edellisen vuoden syksyllä. Rakennustyöt toteutuivat aikataulun, sopimuksien ja kustannusarvion mukaisesti. Rakennustyön valvonta suoritettiin omana työnä. Lisärakennus vastaanotettiin 14.01.2010. 5. TOIMINTAKETJUT Tärkeimmät toiminnot on turvattu järjestämällä työt työpareittain. Näin on vähintäänkin kaksi henkilöä organisaatiossa, jotka osaavat kunkin tehtävän. 6. RISKIENHALLINTA Tietosuojasta ja lokitietojen seurannasta ja tietosuojarikkeiden seuraamuksista järjestetään säännöllisesti koulutusta. Tavanomaiset henkilöstön omaisuusriskit on vakuutettu ja vakuutukset kilpailutettu. Tietoturvariskien varalta on annettu ohjeet ja kultakin tietotekniikan käyttäjältä edellytetään sitoumus, jossa he sitoutuvat näiden annettujen

4 ohjeiden noudattamiseen. Parhaillaan viimeistellään uutta tietosuoja- ja tietoturvapolitiikka asiakirjaa, jonka valmistuminen on viivästynyt hiukan virkavapauden takia. Yhteisten palveluiden talousarviossa on varauduttu lakimiehen palkkaamiseen yhdessä sosiaali- ja terveystoimialan kanssa. Lakimiehen yhtenä tehtävänä on osaltaan edistää kansalaisten oikeuksien toteutumista, hyvää hallintotapaa sekä ennalta ehkäistä laiminlyöntejä, lainvastaisia päätöksiä ja menettelytapoja ja niistä seuraavia oikeudenkäyntejä eli vähentää juridisia riskejä. Kajaani 20.1.2010 Kalevi Yliniemi, hallintojohtaja

5 TALOUSPALVELUJEN SISÄISEN VALVONNAN RAPORTTI 2009 1. Talouden seuranta ja osavuosiraportit Esimiesten kanssa on pidetty useita talousongelmaan liittyviä kokouksia. Lisäksi on järjestetty tietojärjestelmiin ja talouden seurantaan liittyviä koulutuksia. Talouden toteutumisesta raportoidaan maakuntahallitukselle kuukausittain ja maakuntavaltuustolle 4 kk välein; huhtikuussa ja elokuussa. 2. Organisaatiorakenne Talouspalveluiden vastuualue jakautuu neljään tiimiin: Kirjanpito Ostolaskut Myynti Maksuliikenne Henkilöstö on jakautunut Kainuun eri kuntien toimipisteisiin seuraavasti: Hyrynsalmi 2 Kajaani 27 Kuhmo 4 Paltamo 1 Puolanka 2 Ristijärvi 3 Sotkamo 3 Suomussalmi 3 Yhteensä 45 Tuloskeskustelut on pidetty vuoden aikana kaikkien Talouspalveluiden henkilöiden kanssa. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Toimintaa ohjaavat säännöt ja ohjeet on tallennettuna maakunnan yhteiseen intranet- järjestelmään, joka löytyy osoitteesta: http://kaima.kainuu.fi/hallitus/ (talouspalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Maakuntahallituksen, maakuntajohtajan ja muiden viranhaltijoiden toimintavaltuuksia koskevat päätökset löytyvät intranetistä osoitteesta http://kaima.kainuu.fi/hallitus/ (hallintopalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Tavaroiden ja palveluiden hankinnat on keskitetty Materiaalipalvelujen hankintatoimistoon. Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat löytyvät myös Materiaalipalveluista. Maakunnan luottokorttien käyttöoikeudesta päättää maakuntajohtaja. Tällä hetkellä Eurocard -luottokortteja on yhteensä 10 henkilöllä. Lisäksi pienten materiaalien hankintaa varten on otettu käyttöön ns. hankintakortteja ja öljyyhtiöiden luottokortteja, joiden käyttäjistä on luettelo Materiaalipalveluissa.

6 Vuoden lopussa FirstCard -kortin käyttäjiä oli 70 kpl. Teboilin polttoaine-kortteja oli 12 ja ABC-huoltoaseman kortteja oli 15 aktiivisessa käytössä. Sap-taloushallinnon järjestelmän käyttöoikeuksista pidetään luetteloa Talouspalveluissa. Sap-käyttöoikeuksien pääkäyttäjiä ovat laskentapäällikkö Irma Kärnä ja järjestelmävastaava Kaisu Heikkinen. 4. Maksujen suoritus/ ostolaskujen kierto Kaikki maakunnalle saapuvat laskut tallennetaan Rondo laskujenkierrätysjärjestelmään. Maksujen suorituksen perusteena olevat tositteet ovat pääsääntöisesti oikeita ja asiallisia. Laskujen hyväksyjistä pidetään luetteloa Rondo-järjestelmässä. Neuvontaa annetaan päivittäin ja otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti niihin keillä eniten virheellisyyksiä ja ongelmia. Sama lasku ei voi mennä samalla laskunumerolla kahta kertaa, koska järjestelmä hälyttää siitä. Samaa summaa eri laskunumerolla voidaan seurata poimintana Sap -järjestelmässä. 5. Tulojen vastaanottaminen Kuntayhtymän tulot kerätään pääsääntöisesti laskuttamalla. Laskutuksen alkutiedoista huolehtivat palveluja antavat tulosyksiköt. Laskut siirretään keskitetysti e-tulostukseen. Myyntireskontrasta huolehtii myyntitiimi. Yritysten osalta tavoitteena on siirtyä sähköiseen verkkolaskuun tämän vuoden aikana. Ns. kuluttajaverkkolaskut otetaan käyttöön heti, kun ohjelmistotoimittaja pystyy sen tarjoamaan. Maakunnan pääkassan tarkastuksen on suorittanut rahoitussihteeri Liisa Moilanen 11.5.2009 ja 30.12.2009. 6. Saatavien laskutus, maksusuoritukset ja perintä Kaikki saatavat laskutetaan siten, että niistä syntyy reskontraan avoin lasku, jonka suoritusta voidaan seurata. Perintäpalvelut ostetaan Lindorff Oy:ltä. Perinnässä on tällä hetkellä 855.230,00 euroa (11300 kpl). Saatavia on poistettu vuosina 2005-2007 luottotappioina varattomuusesteellä olevina yhteensä 261.475,61 euroa. Aj. 1.1.- 31.12.08 luottotappiona poistettu 169.244,68 euroa. 1.1.- 31.12.09 luottotappiona poistettu 266.988,12. Luottotappioista osa jää Lindorfille ns. jälkiperintään ja mahdolliset suoritukset tuloutetaan erikseen. Kokonaan lopetettuja toimeksiantoja Lindorffilla on tähän mennessä 95.065,00 euroa (436 kpl). 7. Omaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtain omaisuus on luetteloitu käyttöomaisuus kirjanpidossa. Arvopapereita ja velkakirjoja säilytetään Kajaanin kaupungintalolla Talouspalveluiden kassakaapissa. Lainojen seuranta tapahtuu Talouspalveluissa Basware lainanhallinta-ohjelmistolla.

7 Käyttöomaisuuskirjanpidon aktivointiraja on 15.000 euroa. Tietotekniset laitteet merkitään tarralla ja laitteet ovat EfecteAsset -laiterekisterissä, joissa ylläpidetään laitteiden yksilöityä sarjanumeroa ja laitteen muita tietoja. Käyttöomaisuuskirjanpidon ulkopuolisia pienhankintoja ei ole luetteloitu. 8. Maksuvalmiussuunnittelu 9. Sijoituspolitiikka 10. Lainanotto Maksuvalmiutta seurataan päivittäin. Vuoden vaihteessa maksuvalmius oli hyvä eli n. 20 päivää. Maksuvalmiuden varmistamiseksi on käytössä luotollinen maksuliikennetili, jonka luottolimiitti on 10 milj. euroa. Kunnat ovat maksaneet rahoitusosuutensa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta maakunnalle sopimuksen mukaisesti kuukauden 12 pv. ja kuukauden viimeinen päivä. Lisäksi kunnat ovat maksaneet 30.9.2009 vanhoja alijäämiä yhteensä 1 671 514,79 euroa. Maakunnalle ei ole vielä vahvistettu erillisiä sijoitustoimintaan liittyviä ohjeita. Maakunta huolehtii lahjoitusrahastona saadun testamenttirahaston nimeltään Sairaanhoitajien rahasto sijoituksia. Sijoitussalkkua hoitaa OKO Varainhoito Oy. Salkun markkina-arvo oli 31.12.2009 596 098,51 euroa ja hankinta-arvo oli 589 588,04 euroa. Vuoden aikana ei ole nostettu pitkäaikaisia lainoja. PALVELUTUOTANNON RISKIENHALLINTA 11. Toimintaketjut ja vaaralliset työyhdistelmät Vaarallisia työyhdistelmiä on pyritty välttämään. Samat henkilöt eivät voi tehdä laskutukseen ja maksatukseen liittyviä tehtäviä. Kaikki tositteet ja kirjaukset allekirjoittavat laatija ja hyväksyjä yhdessä. Tietojärjestelmiin tehtävistä muutoksista jää lokitiedostoihin merkinnät. 12. Henkilöstöriskien hallinta Henkilöstöriskeihin on pyritty varautumaan luomalla kattava varahenkilö-järjestelmä. Vähintään kaksi henkilöä hallitsee kukin tehtävän. Syksyn H1N1 epidemiaan varauduttiin opettamalla useammalle henkilölle ostoreskontran ja maksatuksen tehtäviä. 13. Omaisuusriskien hallinta Maakunnan omaisuus on vakuutettuna Pohjola-yhtiössä ja vakuutuksia hoitaa Novum Oy. Maakunnan vakuutusturva on tarkistettu joulukuussa 2009.

8 14. Tietoturvallisuusriskien hallinta Taloushallinnon tietojärjestelmien verkon ja palvelimen huoltosopimuksista, virustentorjunnasta ja varmuuskopioinnista huolehtii keskitetysti Tietohallintopalvelut. Taloushallinnon tietojärjestelmien ohjelmien ylläpitosopimukset ja käytön tuki on huolehdittu ohjelmatoimittajien kanssa. Ohjelmien käyttöoikeuksien antaminen on keskitetty pääkäyttäjällä ja hänen sijaisellaan, joilla on oikeus antaa ohjelmien käyttöoikeuksia työntekijän esimiehen päätöksen mukaisesti joko toistaiseksi tai määräajaksi. Kajaanissa 20.1.2010 Asta Tolonen talousjohtaja

9 HENKILÖSTÖPALVELUJEN SISÄISEN VALVONNAN RAPORTTI 2009 1. Talouden seuranta ja raportointi Henkilöstöpalveluiden talouden seurantatietoja käsitellään ja seurataan säännöllisesti. Talousarvion toteutuneet kulut ja tulot kerätään kuukausittain myös yhteiseen tietokantaan; yhteiset Y:/yhteiset palvelut/talousseuranta. Talousarvion toteuma vuodelle 2009 ylittyi noin 221.000 suunnitellusta. Suurimpana poikkeamana talousarvioon toimintamenot ylittyivät terveyspalveluiden ostojen osalta noin 302 000. Ylitys perustuu kokonaisuudessaan Kainuun Työterveyden maksuihin. Muilta osin talousarvion raamissa pysyttiin ja myös alitettiin suunnitelmaan nähden. Henkilöstökulujen osalta alitus oli noin 19000 eli -0.94 %. Kunnilta laskutettava palkkapussin hinta laski vuoden 2007 tasosta noin 3,8 %. 2. Organisaatiorakenne Henkilöstöpalvelut kuuluvat maakunnan yhteisiin palveluihin. Toimintamallina on keskitetty ohjaus ja hajautettu toteutus yhteistyössä kuntien kanssa. Henkilöstö- ja palkkahallinto tuot-taa maakunnalle ja henkilöstölle kilpailukykyiset henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelut. Kainuun kunnille ja muille palvelujen käyttäjille tuotetaan etupäässä palkanlaskentapalvelut. Vuoden 2009 aikana tehtiin 125 374 palkkalaskelmaa, lisäystä tässä oli edellisvuoteen 2 193 palkkalaskelmaa. Palkansaajien määrä keskimäärin kuukaudessa on yli 9 600. Palkanlaskennan toimipisteitä oli vuoden lopussa 6 Kainuun kunnassa. Maatalouslomittajien palkanlaskentaan on tehty vuoden 2009 alusta muutoksia siten, että Kainuun maakunnan, Sotkamon kunnan ja Ristijärven kunnan välinen laskutus henkilöstökuluista on poistunut ja maatalouslomittajien palkanlaskenta hoidetaan jatkossa kokonaisuudessaan Kainuun maakunnan henkilöstöllä. Henkilöstömuutoksia on tapahtunut henkilöstöjohtajan irtisanouduttua kuntayhtymän palveluksesta, jolloin henkilöstöpäällikkö toimi omien tehtävien ohella myös henkilöstöjohtajan viransijaisena 1.4.2009 lukien 10.8.2009 saakka. Tällöin uusi henkilöstöjohtaja aloitti palveluksensa kuntayhtymässä. Henkilöstöpalveluiden henkilöstörakennetta myöskin muutettiin vuoden 2009 alusta siten, että henkilöstösihteerin toimi muutettiin henkilöstösuunnittelijan toimeksi. Kainuun maakunnan palveluksessa ollut palkkasihteeri on siirtynyt Ristijärven kunnan palvelukseen. Sotkamon toimipisteeseen rekrytoitiin uusi palkkasihteeri ja Kuhmon toimipisteeseen virkasiirtojärjestelyin siirrettiin Yhteisistä palveluista matkalaskujen asiatarkastaja, joka aloitti henkilöstösihteerin nimikkeellä 1.1.2010. Vuoden lopussa henkilöstöpalveluissa oli yhteensä 37 henkilöä + seitsemän päätoimista luottamusmiestä ja työsuojeluvaltuutettua sekä kolme osa-aikaista luottamusmiestä. Palkkasihteereiden määrä koko henkilöstöstä on 32. Työsuojeluvaltuutettujen lukumäärä on muuttumassa vuoden 2010 alusta alkaen.

10 3. Vastuun ja valtuuksien jako Henkilöstöä koskeva päätöksenteko perustuu hallintosääntöön ja sen perusteella tehtyihin delegointipäätöksiin. Päätösten oikeellisuutta valvoo päätöksentekijän esimies. Poikkeamat sopimuksista, ohjeista ja yhteisistä linjoista pyritään selvittämään päätöksentekijän kanssa ja raportoidaan tarvittaessa myös esimiehelle. Henkilöstöjohtaja on delegoinut henkilöstöpäällikön toimivaltaan henkilöstökuntaetuisuuksien / työyhteisörahojen sekä koulutusapurahojen myöntämisen määrärahojen puitteissa. Henki-löstöjohtaja on delegoinut henkilöstöpäällikön toimivaltaan palkkojen maksuun hyväksymisen sekä palkkojen maksuun liittyvien maksutilitysten hyväksynnän. Henkilöstöpalveluiden viranhaltijoiden toimivaltuuksia sekä sisäistä työjärjestystä tullaan tarkentamaan vuoden 2010 alusta alkaen. Henkilöstöpalveluiden antamat säännöt ja ohjeet on tallennettu maakunnan yhteiseen intra-net-järjestelmään, osoitteeseen http://kaima.kainuu.fi/hallitus/henkilöstöpalvelut säännöt ja ohjeet 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Omaisuuden hankinta on keskitetty Yhteiset palvelut -tulosalueen Materiaalipalvelut- vastuualueelle hankintatoimeen. Hankintatoimi hankkii ja vastaa hankitun materiaalin luetteloinnista. Tarkastelujaksolla on hankittu Timecon Touch työaikapäätteitä sekä saatettu konsernin HRM-sähköiset järjestelmähankinnat suunnitellulle tasolle. 5. Toimintaketjut Palkanlaskentapalveluissa ja henkilöstösihteereiden työssä toiminta on varmistettu työparimenettelynä ja tärkeimpiä/erikoistumista vaativia toimintoja on jaettu useammalle kuin kahdelle henkilölle. Virheiden ja väärinkäytösten syntyminen estetään seuraavasti: kaikki palkkalaskelmat tarkistetaan manuaalisesti ennen maksatukseen panemista, tositteissa ja tilityksissä käytetään juoksevaa numerointia ja varmistetaan, että ajosarjat ovat täydet. Tilierittelyn oikeellisuuden varmentaa henkilöstöpäällikkö. Sähköiset web-tallennuslomakkeet ovat käytössä n. 90 %:lla henkilöstöstä. Hakemusten oikeellisuuden tarkastavat henkilöstöpalveluiden asiantarkastajat ennen hakemuksen siirtymistä hyväksyjälle hyväksyttäväksi ja palkanlaskentajärjestelmään siirtymistä. Palkkatoimisto varmistaa työnantajalle kuuluvien sairaus- ja tapaturmavakuutusmaksutulojen oikeellisuuden sotu-maksujen täsmäytyksen yhteydessä ja perii henkilökunnan aterioista (Timecon), vuokrista ja niihin liittyvistä käyttökorvauksista, autonlämmityksestä jne. tulevat maksut asianomaisten palkoista. Oikeellisuutta tarkistetaan ja valvotaan pistokokein.

11 Kuntayhtymän matkalaskujen asiatarkastus on keskitetty henkilöstöpalvelujen tulosyksikköön 16.3.2009 lukien. Verotilitysten maksuprosessissa kaksi henkilöä hoitaa niitä vakituisesti ja osakirjanpidon täs-mäytys tarkistetaan kuukauden puoliväliin mennessä. Henkilökunnalla on velvollisuus ilmoittaa sähköisen Web-tallennusohjelman kautta henkilöstötiedoissa tapahtuvista muutoksista. Muuttuvat tiedot tallentuvat palkanlaskentajärjestelmään automaattisesti. Rekisteritietojen oikeellisuutta valvotaan pistokokein. Niissä yksiköissä, joissa on olemassa automaattinen kulunvalvontajärjestelmä, palkkatoimisto pitää yllä kulunvalvontarekisteriä ja tekee työaikaryhmäkoodaukset sekä täydentää ja korjaa puuttuvat ja virheelliset leimat. Korttikuvauksista, kulkuoikeuksien ja korttiruokailuluvan määrittelystä huolehtii henkilöstöpalvelujen henkilöstösihteeri. 6. Riskien hallinta Henkilöriskien osalta Kainuun maakunta- kuntayhtymällä on lakisääteinen tapaturma-vakuutus, joka on hoidettu meklaritoimisto Novum Oy:n kautta. Vakuutusturva ja korvauksenhakuohjeet on päivitetty 15.6.2009 alkaen ja ne löytyvät yhteisestä intranetistä (Kaima) kohdasta Tapaturmavakuutukset. Omaisuusriskien osalta Kainuun maakunnan ajoneuvoilla on liikennevakuutuksen lisäksi erikseen valituilla kohteilla kaskovakuutuksia If-vakuutusyhtiössä. Kainuun maakunnan omistamat rakennukset ja irtaimistot on vakuutettu Pohjolassa. Tietoturvariskien osalta ei muutoksia aikaisempiin käytäntöihin. Henkilöstöpalveluiden tietojärjestelmien ohjelmien ylläpitosopimukset, käytön tuki, ohjelmistoon liittyvät ongelmat hoidetaan henkilöstöpalveluiden toimesta suoraan ohjelmantoimittajan kanssa. Titania ohjelman ohjelmistopäivitykset huolehtii tietohallinto. Kajaanissa 19.1.2010 Markku Hämäläinen henkilöstöjohtaja

12 KOULUTUSTOIMIALAN JA KAINUUN AMMATTIOPISTO LIIKELAITOKSEN SISÄISEN VALVONNAN RAPORTTI 2009 1. TALOUDEN SEURANTA JA RAPORTOINTI Talous- ja toimintasuunnitelmassa hyväksyttyjen tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti koulutuslautakunnan, toimialan johtoryhmän, Kainuun ammattiopisto liikelaitoksen johtokunnan, molempien tulosalueiden johtoryhmien ja kaikkien eri tiimien kokouksissa. Opiskelijamäärän kehitystä on seurattava erityisen tarkasti toiminnan rahoituksen ja henkilöstö- ja toimintaresurssien oikean määrän arvioinnin takia. Opiskelijamääriä, opiskelijoiden eroamista ja eroamisen syitä seurataan kuukausittain. Toiminnallisten tavoitteiden toteutumista seurataan johtoryhmien, tiimien ja operatiivisten työryhmien kokouksissa. Tarvittaessa ryhdytään korjaaviin toimenpiteisiin. Strategiatyötä on uudistettu Kainuun ammattiopisto liikelaitoksessa vuonna 2009. Uudistetun strategiatyön tavoitteena oli saada koko KAOn henkilöstö mukaan strategiatyöhön, sitouttaa strategiaan ja tuoda strategia arkityöhön mukaan. Henkilöstön kokemus, osaaminen sekä näkemykset on saatava osaksi tulevaisuuden tekemistä. 2. ORGANISAATIORAKENNE Vuoden 2009 alusta on perustettu uuden kuntalain mukainen Kainuun ammattiopisto - liikelaitos. Uudistuksen yhteydessä myös Kainuun ammattiopisto -liikelaitoksen johtosääntö uudistettiin (MV 78 / 15.9.2008). Kainuun ammattiopiston aikuiskoulutuksen rehtorina toiminut Kari Mattila siirtyi kesällä toisen työnantajan palvelukseen ja julkisen hakuprosessin jälkeen virkaan nimitettiin koulutuspäällikkö, KM Petra Tolonen (KOLTK 66 / 6.11.2009). 3. VASTUUN JA VALTUUKSIEN JAKO Toiminnan perustan muodostavat Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymät koko maakunnan toimintaa ohjaavat säännöt sekä Koulutustoimialan ja Kainuun ammattiopisto -liikelaitoksen johtosäännöt. KAOssa valtuuksia on delegoitu viranhaltijoille johtavan rehtorin delegointipäätöksellä sekä johtokunnan tekemällä nimenkirjoitus-valtuutuksella (KAOJK 24 / 28.5.2009 ja 52 / 17.12.2009 ). Keskeinen sisäisen valvonnan kohde käytännössä on eri päätöksentekijöiden viranhaltijapäätösten oikeellisuuden varmistaminen. Systemaattista toiminnan kehittämistä on Kainuun ammattiopistossa tehty 1990-luvun alusta lähtien. Tällä hetkellä laatutyö tarkoittaa laadunhallintaa ISO9001 mukaan, ympäristöjärjestelmien hallintaa ISO14001 mukaan. Nämä muodostavat yhdessä KAOn toimintakäsikirjan, joka on reaaliaikaisena verkossa. Valmistelussa on OHSAS18001 mukaisten työterveys- ja turvallisuusjohtamisjärjestelmien rakentaminen. Tavoitteena on tarvittavilta osiltaan aikanaan sertifioida toimintajärjestelmän osia. Toimintajärjestelmän kehittämisvastuu on laatutyön ohjausryhmällä. Toimintajärjes-telmän kehittämistyössä on analysoitu toimintaprosessit, jotka on kuvattu toiminta-käsikirjassa. Toiminta-

13 käsikirja sisältää yhteisiä ja alakohtaisia toimintaohjeita, lomakkeita, opettajan työkansion, turvallisuuskansion sekä kestävän kehityksen käsikirjan. Toimintakäsikirjan ohjeet varmistavat osaltaan eri tehtäviin liittyvien toimintatapojen ja valtuuksien noudattamista. Lukiokoulutuksen toimintakäsikirja on laadittu monen eri työryhmän yhteistyönä ja se on luettavissa lukiokoulutuksen intranetissä. Käsikirjan muokkaaminen jatkuu edelleen. 4. OMAISUUDEN HANKINTA, LUETTELOINTI SEKÄ LUOVUTUS Ammatillisessa ja lukiokoulutuksessa ostotoiminta hoidetaan keskitetysti oman osto-organisaation kautta (lukiot tulivat mukaan 1.8.2009). Yli 1000 euroa maksavat tavara- ja palveluhankinnat kilpailutetaan. Hankintojen kilpailutuksessa tehdään yhteistyötä Kainuun hankintarenkaan kanssa. Hankintarenkaan toiminnassa on sovittu keskinäinen työnjako. Hankintaprosessi on kuvattu KAO:n ja lukioiden toimintakäsikirjassa. Yli 300 euroa maksavat hankinnat sekä kaikki puhelimet ja kamerat on luetteloitu kalusto- ja irtaimistorekisteriin (Kuusamon osalta ei vielä ole luetteloa). Rekisteri on tietokanta-pohjainen ohjelma, jonka käyttö on kömpelöä eikä se vastaa nykyajan toiminta-prosessilta edellytettävää toimivuutta. Tällä hetkellä tutkitaan miten kalusto- ja irtaimistorekisteriä parannetaan ja ylläpidetään tulevaisuudessa. Kun hankittu omaisuus tulee käyttökelvottomaksi tai tarpeettomaksi, niin omaisuus voidaan myydä. Omaisuuden myymisessä toimitaan KAO:n toimintakäsikirjaan hyväksytyn ohjeen mukaan. 5. TOIMINTAKETJUT Taloushallinnon tehtävien hoidossa on huomioitu se, ettei vaarallisia työyhdistelmiä ole. Isossa organisaatiossa toimintaketjujen arviointi edellyttää esimiehiltä jatkuvaa tarkkaavaisuutta, koska esimerkiksi tilapäisten sijaisuusjärjestelyjen takia toimintaketjuihin saattaa tulla tilapäisiä uudelleen järjestelyjä. Esimiesten rooli on erityisen tärkeä toiminnan valvonnassa ja sen tulee korostaa työyksikkökokouksissa myös jokaisen työntekijän vastuuta raportoida havaitsemistaan puutteista. Esimieskoulutusta on järjestetty jo usean vuoden ajan ja näissä koulutuksissa on esimiehen roolia luonnollisesti käsitelty. 6. RISKIEN HALLINTA Ammatillisen koulutuksen toiminta on laajaa ja monipuolista. Päivittäisessä toiminnassa saattaa ilmetä monenlaisia riskejä. Työympäristöön liittyviä riskejä on kartoitettu ympäristön ryhmän suorittamissa katselmuksissa. Katselmuksesta tehdään pöytäkirja, jossa kerrotaan havaitut puutteet. Jos katselmuksessa havaitaan puutteita, niin määräajan kuluttua suoritetaan uusintakatselmus Laatutyössä ja strategiatyössä on käsitelty vuosien varrella erilaisia toimintaan ja tulevaisuuteen liittyviä riskejä. Syksyllä 2009 on käynnistetty koko henkilöstön keskuudes-

14 sa systemaattinen riskikartoitus jossa tunnistetaan henkilöstöön, omaisuuteen ja toimintaan liittyviä riskejä, niiden sattumisen todennäköisyyttä, vaikutuksia sekä mahdollisuutta ehkäistä riski.. Henkilöstöriskit Henkilöstöön liittyy koulutustoiminnassa monenlaisia riskitekijöitä. Riskitekijöihin varautumisen voidaan hoitaa osittain vakuuttamiselle mutta monet riskit ovat sellaisia, joissa tarvitaan yhteistyötä ja yhteistä pohdintaa kaikkien organisaatiossa toimivien kesken jotta toiminta on turvattua. Tällaiset riskitekijät liittyvät nimenomaan henkilöstöön sekä hyvän toiminnan varmistamiseen myös tulevaisuudessa Tällaisia riskitekijöitä ovat mm. henkilöstön osaamisen ja saatavuuden varmistaminen, henkilöstön jaksaminen jne. Nämä riskitekijät ovat toimintaan liittyviä strategisesti tärkeitä tekijöitä sekä tänään että tulevaisuudessa ja joita pohditaan jatkuvasti vuoden aikana erilaisissa kokouksissa. Koulutustoimialalla työilmapiiriä mitataan vuorovuosina TOB-kyselyllä ja Kainuun maakunta kuntayhtymän työhyvinvointikyselyllä. Kyselyjen tulosten perusteella asetetaan henkilöstöön liittyvät kehittämiskohteet talous- ja toimintasuunnitelmaan. Syksyn 2008 kyselyn tulosten perusteella lukioissa järjestettiin työyhteisötilaisuuksia, joissa päätettiin jatkaa henkilöstön kehittämistä työnohjauksella, joka aloitettiin toukokuussa 2009 ja jatkui vuoden loppuun. Henkilöstöresurssin mitoitus perustuu opiskelijamääriin, joiden kehitystä ennakoidaan yhteistyössä kuntayhtymän ennakointi- ja seurantaryhmän kanssa. Omaisuusriskit Kiinteistöriskien hallinnasta vastaa kiinteistöjen vuokranantaja. Muuta omaisuutta sekä toiminnasta aiheutuvia riskejä kolmannelle osapuolelle on vakuutettu arvioidun tarpeen mukaan. Toimenpiteitä riskien ehkäisemiseksi on ollut kiinteistöturvallisuuden kehittäminen yhteistyössä kiinteistöjen omistajien sekä palo- ja pelastusviranomaisten kanssa, hälytysjärjestelmien kehittäminen, toimintajärjestelmän kehittäminen, henkilökunnan koulutus sekä kriisitoiminnan kehittäminen. Tietoturvariskit Koulutustoimialan tietoturvariskien hallinta perustuu Kainuun maakunta kuntayhtymän yhteisiin ohjeisiin tietoturvariskien hallinnasta sekä Kainuun ammattiopiston toimintakäsikirjan ohjeeseen Tietojärjestelmän käyttö TO-3, joka on päivitetty kesällä 2009. Kajaani 18.1.2010 Anssi Tuominen koulutustoimialan johtaja

15 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMIALAN SISÄISEN VALVONNAN RAPORTTI 2009 Sosiaali- ja terveystoimialalla on noudatettu vuonna 2009 Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Talouden seuranta ja raportointi Toiminnan ja talouden toteutumisen osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti kuukausittain. Toiminnan ja talouden toteutumisesta on annettu osa-vuosiraportit ohjeiden mukaisesti kaksi kertaa vuodessa. Talouden tasapainottamisohjelma vuosille 2008 2012 on ollut osaltaan toiminnan toteutuksen pohjana. Talouden toteumaa ja tavoitteiden toteutumista on seurattu johtoryhmässä ja lautakuntaa on informoitu toiminnan ja talouden kehityksestä säännöllisesti. Sosiaali- ja terveystoimialan toteumaennusteet on tehty keskitetysti tulosalueiden ja vastuualueiden osalta ja lähetetty kuukausittain arvioitavaksi tulosjohtajille ja vastuualuepäälliköille. Toimialan tulosalueiden johtoryhmissä on käsitelty talousarvion toteumatiedot vastuualueittain. Maakuntahallitus on hyväksynyt talousarvion täytäntöönpano-ohjeet 2.2.2009 45. Ohjeen kohdassa 6. talousarvion toteumaseurannan osalta painotetaan erityisesti henkilöstömenojen ja henkilöstötyövuosien seurantaa. Sosiaali- ja terveystoimialalla on seurantaa tehty vastuualueittain kuukausittain toteutuneiden ja suunniteltujen menojen ja henkilötyövuosien osalta ja poikkeamista on raportoitu. Seurantaa varten on laadittu erilliset henkilöstömenojen seurantataulukot, jotka tallennetaan keskitetysti sähköisenä asemalle Y:\Henkilöstömenojen seuranta\2009\. Ohjeiden kohdassa 3. on Henkilöstöön liittyvät ohjeet joissa edellytetään, että täyttölupaesitykseen pitää liittää henkilöstömenojen ja henkilötyövuosien kuukausikohtainen seurantaraportti. Sosiaali- ja terveystoimialan ongelmana on ollut henkilöstömenojen seurantaraportin saatavuus vastuualueilla, koska Kainuun keskussairaalan osalta ei Y:\ asema ole vielä käytössä. Raportit on laitettu sähköpostin liitteenä keskussairaalassa työskenteleville vastuualuepäälliköille seurannan toteutumiseksi. Valtakunnallista vertailutietoa on hankittu mm; PYLL, Sosionomiset terveyserot ja niiden kaventaminen raportti, Keskisuurten kaupunkien vertailut, Talous- ja toimintatilastot. Kiireettömään hoitoon pääsyä seurataan ja siitä tiedotetaan säännöllisesti Kainuu.fi sivuilla. IVA+ menetelmä on käyttöönotettu lautakuntatyöskentelyssä. Toimeentulotuen sähköisen asioinnin käyttöönotto easiointi Kainuussa, Vaikeavammaisten palvelutarpeen kartoitus toteutettiin osittain Vasara hankkeen toimesta jonka toimesta on käynnistetty Kaira-askellus. Välittömien asiakas- ja potilaspalautteiden seuranta on jatkuvaa, lisäksi kussakin yksikössä on käytössä sen käyttöön soveltuvia ennakoivia palaute järjestelmiä eri menetelmiä ja käytäntöjä. Vastuualueiden ja yksiköiden omat pa-lautekyselyt tehdään osassa yksiköitä säännöllisesti vuosittain. Maakunnallinen päihde- ja mielenterveys strategiatyö on aloitettu (Tervein mielin Pohjois-

16 Suomessa hanke). Tämän vuoden alussa on käynnistynyt Terveempi Pohjois- Suomi hanke jonka yhtenä osana on vahvistaa kuntalaisten osallisuutta ja osallistumista. Maakunnan talousarvio 2009 hyväksyttiin maakuntavaltuustossa 1.12.2008 107. Maakuntahallitus on hyväksynyt 6.4.2009 106 käyttösuunnitelman maakuntahallituksen alaisen toiminnan osalta vuodelle 2009. Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt 22.4.2009 110 talousarvion käyttösuunnitelman sosiaali- ja terveystoimialan osalta. Terveysjohtaja on viranhaltijapäätöksellään 4.5.2009 18 päättänyt Terveyden ja sairaudenhoidon tulosalueen sisäisen käyttösuunnitelman muutoksen Aikuisten mielenterveyspalvelujen tulosalueen osalta. Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt vuoden 2009 käyttösuunnitelman muuttamisen 25.11.2009 323. Kainuun maakunta kuntayhtymän tilinpäätös ei ole sisäisen valvonnan raporttia tehtäessä vielä valmistunut. Toimintatuottoja ja kuluja on vielä kirjanpitoon kirjaamatta eikä täten lopullista tietoa vielä tilinpäätöksestä ole. Sosiaali- ja terveystoimialan osalta toimintatuotot toteutuvat talousarvioon verrattaessa paremmin, mutta eivät yllä ennustettuun tulo-odotukseen. Toimintakulut toteutuvat lähes ennusteen mukaisesti. Vuonna 2009 henkilöstömenojen sivukuluihin on kirjattu kuntien laskuttamat varhe- ja eläkeperusteiset maksut jotka oli huomioitu ennusteessa. Kunnat laskuttavat vuoden 2009 maksut syksyllä 2010. Kirjauskäytäntöä muutettiin siten, että vuoden 2009 maksut kirjataan arvion mukaan vuoden 2009 kirjanpitoon aiheuttamisperiaatteella. Toimintatapaa muutettaessa vuodelle 2009 tulee kuntien laskutusten osalta vuosien 2008 ja 2009 varhe- ja eläkeperusteisten maksujen kustannukset kahdelta vuodelta. Kirjaus nostaa henkilöstökuluja yhteensä 0,9 milj. euroa jota ei ole varattu talousarvioon, mutta on otettu huomioon ennusteessa. Sosiaali- ja terveystoimialan tilinpäätös ei toteudu ennustetusti, koska toimintatuotot jäävät alle ennusteen. 2. Organisaatiorakenne Sosiaali- ja terveystoimialalla johtamisjärjestelmä on noudattanut maakuntavaltuuston hyväksymää organisaatiorakennetta. Sosiaali- ja terveysjohtaja vastaa toimialan sisältöjen ja talouden kokonaisuudesta. Tulosaluejohtajat vastaavat omien sektoreittensa palvelujen ja talouden kokonaisuuksista. Terveyden- ja sairaanhoidon tulosalue on valmistautunut vuoden 2009 aikana päivystyksen ja nopean diagnostiikan yksikön toiminnan käynnistämiseen. Yksikön toiminnan kehitystyö sekä yksikön henkilökunnan rekrytointi ja koulutus on ollut kehittämiskohteena vuonna 2009. Päivystystoiminta siirtyy uusiin tiloihin 15. helmikuuta 2010. Uutena tulosyksikkönä nopean diagnostiikan yksikkö sijoittuu päivystyspalvelujen vastuualueelle.

17 Ensihoito ja sairaankuljetus on järjestetty vuoden 2009 alusta lähtien Kainuun maakunta -kuntayhtymän omana toimintana Kajaanissa, Kuhmossa, Sotkamossa ja Suomussalmella. Toimintaa ohjaava ensihoitokeskus ja Kajaanin operatiivinen toiminta siirtyvät uudisrakennukseen päivystys-poliklinikan alakertaan helmikuussa 2010. Ensihoidon siirtyminen uuteen päivystysrakennukseen mahdollistaa entistä paremman yhteistyön ensihoidon ja päivystyspalveluiden kesken, ja päivystys toimii jatkossa tukikohtana, josta käsin hoidetaan Kajaanin noin 8 000 vuosittaista sairaankuljetustehtävää. Perhepalvelujen nykyinen organisaatio on otettu käyttöön 1.1.2008. Perhepalvelut jakautuvat neljään maakunnalliseen palvelusektoriin; Lasten, nuorten ja lapsiperheiden terveydenhuoltopalvelut, Lasten, nuorten ja lapsiperheiden sosiaalipalvelut ja Vammaispalvelut. Koko vanhuspalveluja koskeva organisaatio uudistus hyväksyttiin sosiaali- ja terveyslautakunnassa 13.2.2008 50. Tehdyssä uudistuksessa vanhuspalveluiden ydinprosesseiksi vahvistettiin kotona asumista tukevat palvelut ja ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan palvelut. Näiden tukiprosesseina toimivat palveluiden lähijohtaminen, osaamisen kehittäminen ja uusiutuminen sekä vanhuspalveluiden yhteiset toiminnot. Organisaatiomuutoksen ensimmäinen vaihe käynnistyi Kajaanin seudulla vuoden 2008 aikana, jolloin toiminnot muutettiin kahdeksi toiminnalliseksi ydinprosessiksi. Vuoden 2009 aikana muutosta syvennettiin ja toimintatapoja kehitettiin edelleen asiakaslähtöisiksi lisäämällä eri toimijoiden välistä yhteistyötä sekä asiakkaiden palvelukokonaisuuksien hallintaa. Muutoksen toinen vaihe eli Ylä-Kainuun osalta vastaava organisaatiomuutos tuli voimaan 1.1.2009 alkaen, jolloin asumispalvelujen ja laitoshoidon tulosyksiköt yhdistyivät ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan tulosyksiköiksi. Sekä kolme tulosyksiköiden päälliköiden osa-aikaista tehtävää muutettiin kahdeksi päätoimiseksi tulosyksikön päällikön tehtäväksi. Lisäksi työyksikköjen lähiesimiesten tehtävät määriteltiin uudelleen. Kuhmo-Sotkamo seutu jatkoi kuluneen vuoden entisellä organisaatio-rakenteella, sillä muutoksen kolmas vaihe tullaan toteuttamaan vuoden 2010 aikana, suunniteltu aikataulu on 1.7.2010 alkaen, jonka jälkeen vanhus-palvelujen kaikilla seuduilla on ydinprosessille perustuva organisaatiorakenne. Sosiaali- ja terveysjohtaja on asettanut tammikuussa 2009 työryhmän valmistelemaan sote-toimialan tutkimus- ja kehittämistoiminnan sekä yhteisten palveluiden uudelleenorganisointia 1.1.2010 alkaen. Työryhmä on tehnyt määräaikaan mennessä 30.4.2009 raportin toimeksiannon mukaisesti. Sosiaali- ja terveysjohtaja on 13.5.2009 esitellyt raportin sosiaali- ja terveyslautakunnalle, joka on hyväksynyt asian etenemisen jatkovalmisteluun. Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt 24.6.2009 186 sosiaali- ja terveydenhuollon tutkimus- ja kehittämistoiminnan ja yhteisten palveluiden uudelleen organisoiminen 1.1.2010 alkaen.

18 3. Vastuun ja valtuuksien jako Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt päätösvallan delegointia viranhaltijoille koskevan päätöksen 30.12.2004 70 ja täydentänyt sitä 2.2.2005 24, 29.8.2007 199 ja 23.1.2008 19 ja 11.2.2009 40. Laskujen ja tositteiden hyväksyminen sosiaali- ja terveystoimialalla 11.2.2009 41. Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mu-kaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja ne ovat olleet saatavilla. Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen osalta vuonna 2009 Oulun lääninhallitus auditoi kuntayhtymän elintarvikevalvontaa. Toimialan ja sen vastuualueiden yhteistyömuotoina on ollut johtoryhmätyö, työpaikkakokoukset, tuloskeskustelut sekä työrutiineihin sisältyvä kanssakäyminen henkilöstön ja johdon välillä. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutoksia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita seurataan yhteisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa. Henkilöstöhallinnosta saadaan kuukausittain henkilöstöä koskevat raportit jotka käsitellään tulosalueittain. Tuloskeskustelut ovat käynnistyneet toimialalla. Työpaikkapalavereita on pidetty ja niissä on käyty läpi henkilöiden vastuut ja valtuudet oman työn osalta. Laadunhallintajärjestelmän toteutus on edennyt useiden palveluprosessien kuvausten ja sisäisten auditointien merkeissä. 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Omaisuuden hankinnassa ja luetteloinnissa on noudatettu hankintatoimen ohjeita ja laadittu vuosittain investointisuunnitelmat. Vuosittaiset tarvittavat hankinnat ovat menneet keskitetysti hankintatoimiston kautta. Hankinnoissa on noudatettu talousarvion täytäntöönpano-ohjetta. Käyttöomaisuuden aktivointiraja on 15.000 euroa. Tietotekniset laitteet merkitään tarralla ja laitteet ovat EfekteAsset laiterekisterissä, joissa ylläpidetään laiteiden yksilöityä sarjanumeroa ja laitteen muita tietoja. Käyttöomaisuuden ulkopuolisia pienhankintoja ei ole luetteloitu. Vuonna 2009 sosiaali- ja terveystoimialalla tehtiin käyttöomaisuuteen kuuluvia kalustohankintoja 0,9 milj. eurolla ja investointihankintoja 2,2 milj. eurolla. Suunnitelman mukaiset poistot ovat 1,6 milj. euroa.

19 5. Toimintaketjut Sosiaali- ja terveystoimialalla prosessikuvauksilla varmistetaan asiakkaalle laadukas palvelu ja henkilökunnalle selkeät työnjaot ja turvalliset toimintatavat. Toimintoja on johdettu tulosalueilla asetettujen tavoitteiden suuntaan. Organisaatiomuutosten yhteydessä prosessikuvauksilla on selkiytetty toimijoiden työnkuvia ja toimintatapoja. Työyksikköjen toimintaohjeita ja sääntöjen päivitystä on jatkettu edelleen. Toimintaketjujen toimivuuden osalta on jatkettu yhteistyötä tulosalueiden välillä aina niissä tilanteissa missä toiminnot ovat sitä edellyttäneet. Sairaanhoidon palvelujen tulosalueella laboratoriossa on otettu käyttöön nettiin perustuva ajanvarausjärjestelmä ja siitä on saatu hyviä kokemuksia. Maakunnassa on otettu käyttöön hoidon haittatapahtumien ja vaaratilanteiden rekisteröintijärjestelmä HaiPro. Järjestelmästä on saatu hoitoprosessien laadunseurannan työväline, jota kehitetään edelleen. Vuoden 2009 aikana on maakunnan eri toimipisteistä saatu yhteensä yli tuhat Haipro ilmoitusta. Ilmoituksen on käsitelty työyksiköissä sekä potilasturvallisuuskoulutuksissa ja kokouksissa. Keväästä 2009 alkaen on tehostetusti kehitetty yhteistyössä maakunnan eri yksiköiden kanssa Influenssa A (H1N1) epidemiaan liittyviä hoito- ja rokotusjärjestelyjä. Infektioiden torjunnan jatkohankkeeseen on saatu rahoitus vuosille 2010 2011. Ensihoidon ja sairaankuljetuksen ostopalveluihin Helsingin Ensihoito ja Sairaankuljetus Oy:ltä on liittynyt alkuvuoden 2009 aikana ongelmia henkilöstön saatavuuteen ja koulutukseen liittyneiden laatuongelmien takia. Sopimuksessa määriteltyä varavalmiusyksikköä ei ole saatu käyttöön alkuvuoden 2009 aikana. Kesäkuun lopulla 2009 sovittiin varavalmiusyksikön puuttumisen takia 10 %:n valmiuskorvauksen alennus syyskuun 2009 loppuun saakka. Ostopalvelusopimuksen toteutumisesta on raportoitu sosiaali- ja terveyslautakunnalle syksyn 2009 aikana. Mikäli toiminta muuttuisi myöhemmin kokonaan maakunnan omaksi toiminnaksi, logistiikkaa olisi mahdollista edelleen tehostaa, toisaalta riskitekijöinä olisi henkilöstön saatavuusongelma ja kustannusten nousu. Terveyden- ja sairaanhoidon tulosalueen merkittävä muutos oli Kuhmon terveysaseman vastaanottotoimintojen ulkoistaminen määräajaksi. Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 30.12.2008 324, että Kuhmon terveysaseman vastaanottotoiminta ajalle 1.3.2009 31.12.2011 (optio vuodelle 2012) hankitaan Coronaria Hoitoketju Oy:ltä. Lautakunta merkitsi tiedoksi hankinnasta tehdyn sopimuksen 22.4.2009 117. Alkuvuonna 2009 on suunniteltu ja valmistauduttu varusmiesten puhelinneuvonnan käynnistämiseen ja toiminta alkoi syyskuussa 2009.

20 Vammaisten ja sosiaalihuoltolain mukaisten kuljetuspalvelujen järjestäminen siirtyi kuljetuspalveluyksikköön vuoden 2009 alusta alkaen. Terveyden- ja sairaanhoitopalveluiden toimintaketjujen muutosten myötä akuuttihoito loppui 31.12.2009 Paltamon terveysasemalla. Organisatorisesti vanhuspalveluihin kuuluvan Paltamon vuodeosaston toiminnan muutoksia käsiteltiin vuoden mittaan useissa eri yhteyksissä. Lisäksi käynnistettiin asiaan liittyvät yhteistoimintamenettelyt joulukuussa 2009. Vanhuspalveluiden johdolla selvitettiin palvelusetelin käyttömahdollisuuksien laajentamista ajalla 29.1.2009 30.6.2009. Työryhmään osallistui vanhuspalvelujen toimijoita kaikilta seuduilta, yksityisiä palveluntuottajia sekä Ikäihmisten neuvottelukunnan edustaja. Työryhmä jätti asiaan liittyvän raportin määräaikaan mennessä eli kesäkuussa 2009. Yksityisten palveluntuottajien kanssa kokoonnuttiin tammikuussa 2009. Tällöin keskusteltiin ajankohtaisten asioiden lisäksi seuraavaan asumispalveluiden kilpailutukseen valmistautumisesta, jota varten perustettiin palveluntuottajien ja kuntayhtymän toimijoiden yhteinen työryhmä, joka kokoontui kuluneen vuoden aikana kolme (3) kertaa. Toimintaketjujen toimivuutta on tarkasteltu myös siten, että toiminta olisi kaikissa olosuhteissa palvelunkäyttäjien kannalta mahdollisimman selkeää ja asiakaslähtöistä. 6. Riskienhallinta Sosiaali- ja terveystoimen tulosalueilla on tehty riskikartoituksia ja pelastussuunnitelmat on saatettu ajan tasalle. Vahinko- ja riskitilanteita asiakaskontakteissa on seurattu. Näihin tilanteisiin on varauduttu suunnittelemalla työjärjestyksiä, henkilöresursseja, tilojen kalustamista ja turvajärjestelmiä. Työsuojelutarkastuksia on tehty useisiin yksiköihin toimialalla. Työsuojelutarkastusten pohjalta on tehty tarvittavia toimenpiteitä ja korjauksia. Perhepalvelujen tulosalueella Suomussalmella on kehitysvammahuollon palvelut on siirretty kosteusvaurioisoista tiloista tilapäisiin terveisiin tiloihin ja suunniteltu yhdessä Suomussalmen kunnan kanssa uudet pysyvät tilat kehitysvammapalveluille Pitämän kerrostalosta, jotka peruskorjataan uuteen käyttötarkoitukseen vuoden 2010 kevään aikana. Henkilöstön ja esimiesten kuormittuneisuuteen sekä työssä jaksamiseen on edelleen kiinnitetty erityistä huomiota yhteistyössä työterveyshuollon sekä henkilöstöhallinnon kanssa. Konkreettisina toimenpiteinä on aloitettu erimuotoisia ulkopuolisen vetäjän toteuttamia tukitoimia sekä työnohjauksellisia ryhmiä.