KAUPUNGINHALLITUKSEN TOIMINTASÄÄNTÖ

Transkriptio

1 1 KAUPUNGINHALLITUKSEN TOIMINTASÄÄNTÖ Kaupunginhallitus on hyväksynyt Noudatetaan Kaupunginhallitus on hyväksynyt muutoksen Noudatetaan Kaupunginhallitus on hyväksynyt muutoksen Noudatetaan Kaupunginhallitus on hyväksynyt muutoksen Noudatetaan TOIMINTASÄÄNNÖN PERUSTA JA TARKOITUS KAUPUNGINJOHTAJA KAUPUNGIN JOHTORYHMÄ KONSERNIPALVELUIDEN TEHTÄVÄT KONSERNIPALVELUIDEN ORGANISAATIO Talouspalvelut HR-palvelut Hallintopalvelut TEKNISEN PALVELUKESKUKSEN ORGANISAATIO... 4 KAUPUNGINHALLITUKSEN TOIMINTAOHJE LIITE Kaupunginjohtaja päättää... 5 Talousjohtaja päättää... 5 Henkilöstöjohtaja päättää... 5

2 2 1 TOIMINTASÄÄNNÖN PERUSTA JA TARKOITUS Tämä toimintasääntö perustuu Järvenpään kaupungin hallintosäännön 1 :ään. Tällä toimintasäännöllä määritellään kaupungin johdon sekä konsernipalveluiden ja sen alaisuudessa toimivan teknisen palvelukeskuksen organisointi ja tehtävät. 2 KAUPUNGINJOHTAJA Kaupunginjohtajan yleiset tehtävät on määritelty hallintosäännön 9 luvussa. Lisäksi kaupunginjohtaja vastaa kaupungin valmiussuunnittelun ja väestönsuojelun valmistelusta. Kaupunginjohtajan sijaisena toimii talousjohtaja. Tämän jälkeen sijaisena toimii palvelualuejohtajat virkaikäjärjestyksessä. 3 KAUPUNGIN JOHTORYHMÄ Kaupungin johtoryhmä käsittelee kaupungin toiminnan yleisiä linjauksia ja sovittaa yhteen eri palvelualueiden ja kaupungin muiden yksiköiden tavoitteet siten, että niiden toiminta tukee kaupunkistrategiaa ja koko kaupungin etua. Kaupunginjohtaja toimii kaupungin johtoryhmän puheenjohtajana ja nimeää johtoryhmän jäsenet sekä sihteerin. Johtoryhmä kokoontuu sopimanaan ajankohtana. Johtoryhmän kokouksista laaditaan muistio, joka on henkilöstön luettavissa. 4 KONSERNIPALVELUIDEN TEHTÄVÄT Kaupunginjohtajan alaisuudessa toimii konsernipalvelut -yksikkö. Yksikkö vastaa kaupungin ydinprosesseja tukevien prosessien johtamisesta ja toteutumisesta. 1. Laadukkaan johtamisen tukeminen ja edistäminen (toiminnan ohjausprosessi) 2. Tasapainoisen talouden hallinta (tukiprosessi), 3. Oikein mitoitetun, hyvinvoivan ja osaavan henkilöstöresurssin varmistaminen (tukiprosessi), 4. Tehokkaat hallintopalvelut ja vuorovaikutteinen viestintä sekä osallistuva kuntalaistoiminta (tukiprosessi), Konsernipalveluiden perustehtävänä on ohjata ja tukea kaupungin johtoa, palvelualueita sekä muita yksiköitä tavoitteellisessa johtamisessa, kaupungin strategian ja tulevaisuuden hahmottamisessa sekä toiminnan kehittämisessä. Konsernipalvelut huolehtii keskitetyistä talous-, henkilöstö- ja hallintopalveluista sekä muiden kaupungin kannalta keskeisten asioiden valmistelusta ja

3 3 täytäntöönpanosta. Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvät tehtävät hoidetaan kiinteistöallianssisopimuksessa määritellyllä tavalla. Konsernipalvelut vastaa kaupungin strategiatyöstä ja edunvalvonnasta, seudullisesta ja muusta alueellisesta yhteistyöstä, kaupunkikonserniin kuuluvien eri yhteisöjen ohjaamisesta, sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta sekä toimielinten valmistelu- ja täytäntöönpanotehtävien järjestämisestä. Lisäksi yksikkö vastaa muusta kaupungin yleisestä ja yhteisestä toiminnasta, mikäli tehtävää ei ole erikseen määrätty muulle taholle. Yksikkö pyrkii noudattamaan kaikessa toiminnassaan asiakaslähtöistä ja vuorovaikutteista toimintamallia sekä edistämään poikkihallinnollista prosessimaista toimintatapaa. 5 KONSERNIPALVELUIDEN ORGANISAATIO Konsernipalveluiden tehtävänä on vastata kaupungin strategiatyöstä, johtaa ja kehittää talous-, henkilöstö- ja hallintopalveluihin liittyviä kaupunkitason voimavaraprosesseja sekä antaa asiantuntija- ja tukipalvelua päätöksenteon, johtamisen ja muun toiminnan tueksi sekä kaupunkikonsernin eri yksiköille. Asiantuntijapalvelut vastaa kaupunginhallituksen ja sen jaostojen asioiden valmistelutehtävistä. Kaupungin kiinteistö- ja tilapalvelujen hallinnoinnin, kehittämisen ja vastuunjaon periaatteet on sovittu kaupunginvaltuuston hyväksymässä kiinteistöallianssisopimuksessa. Konsernipalvelut voimavaraorganisaationa jakautuu kolmeen yksikköön siten kuin jäljempänä määrätään. Lisäksi konsernipalveluiden ohjauksessa toimii tekninen palvelukeskus. Konsernipalveluiden johtamisesta vastaa talousjohtaja ja hänen sijaisenaan henkilöstöjohtaja. Talousjohtajan ja henkilöstöjohtajan esimiehenä toimii kaupunginjohtaja. 5.1 Talouspalvelut Talouspalvelut vastaa talousjohtajan johdolla kaupungin talousohjausprosessien johtamisesta. Yksikön tehtäväalana on vastata kaupungin talousohjauksesta, talouden suunnittelusta ja seurannasta, talousarvion ja tilinpäätöksen valmistelusta, rahoituksesta ja sen suunnittelusta ja omistajapolitiikan valmistelusta. Talouspalvelut huolehtii kaupungin maksuvalmiudesta sekä taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen seurannasta ja raportoinnista. Talouspalvelut ohjaa toimintaprosessien ja kustannuslaskennan kehittämistä ja huolehtii sisäisen valvonnan järjestämisestä, riskien- ja omaisuudenhallinnasta ja vakuutusasioista sekä tietohallinnosta, tietoteknisistä palveluista ja tietoturvallisuuden koordinoinnista. Lisäksi talouspalvelut vastaa keskitettyjen talouspalvelutehtävien kehittämisestä ja järjestämisestä kaupunkikonsernin eri yksiköiden käyttöön. 5.2 HR-palvelut HR-palvelut vastaa henkilöstöjohtajan johdolla kaupungin henkilöstöjohtamisen tukemisesta. Yksikön tehtäväalana on vastata Järvenpään kaupungin henkilöstösuunnitelmien valmistelusta, toteuttamisesta ja seurannasta, henkilöstö- ja työnantajapolitiikasta, työnantajan ja henkilöstön

4 4 välisestä yhteistoiminnasta, työ- ja virkaehtosopimusten tulkinnasta ja paikallisista sopimuksista, rekrytointien ja työhyvinvoinnin (sis. työturvallisuus) johtamisen tukemisesta, henkilöstön osaamisen kehittämisestä ja luottamushenkilökoulutuksesta sekä muiden henkilöstöön ja palvelussuhteeseen liittyvien asioiden koordinoinnista. Lisäksi HR-palvelut vastaa viestinnästä, palkanlaskennan sekä keskitettyjen henkilöstöhallinnon tukitehtävien kehittämisestä ja järjestämisestä kaupunkikonsernin eri yksiköiden käyttöön. 5.3 Hallintopalvelut Hallintopalvelut vastaa talousjohtajan johdolla kaupungin päätöksenteko- ja osallistumisjärjestelmien ohjaamisesta ja tukemisesta. Yksikön tehtäväalana on vastata kunnallisten toimielinten ja viranhaltijoiden päätöksentekoprosessin kehittämisestä, tukemisesta ja seurannasta. Hallintopalvelut huolehtii myös kaupungin lakiasioista sekä hankintaprosessin ohjauksesta. Lisäksi hallintopalvelut vastaa asiakirjahallinnosta sekä keskitettyjen hallinnon tukitehtävien kehittämisestä ja järjestämisestä kaupunkikonsernin eri yksiköiden käyttöön. 6 TEKNISEN PALVELUKESKUKSEN ORGANISAATIO Tekninen palvelukeskuksen perustehtävänä on konsernipalveluiden ohjauksessa huolehtia teknisen lautakunnan toimialaan kuuluvien toimintojen tarkoituksenmukaisesta ja tehokkaasta järjestämisestä kaupungissa. Teknisen palvelukeskuksen toiminnan johtamisesta vastaa kaupunginhallituksen nimeämä teknisen palvelukeskuksen päällikkö. Teknisen palvelukeskuksen tarkemmasta organisoinnista päättää konsernipalvelut. Teknisen palvelukeskuksen palvelupäällikön esimiehenä toimii talousjohtaja.

5 5 KAUPUNGINHALLITUKSEN TOIMINTAOHJE LIITE 1 Tähän liitteeseen on koottu kaupunginhallituksen sekä konsernipalveluiden osalta voimassaolevat erityistä päätösvaltaa koskevat asiat sekä erikseen päätetyt toimivallan siirrot. Liitettä päivitetään tarvittaessa. Kaupunginjohtaja päättää - laatu- ja innovaatiokannusteen sekä aloitepalkkion myöntämisestä - omakotitalo- ja pientalotonttien luovuttamisesta kaupunginvaltuuston tai -hallituksen vahvistamien myynti- ja luovutusperusteiden mukaisesti Talousjohtaja päättää - kassavarojen sijoittamisesta - talousarvio- ja tilapäislainojen ottamisesta, lainojen takaisinmaksusta ja lainaehtojen muuttamisesta kaupunginvaltuuston hyväksymissä rajoissa - alitilittäjän oikeuksien myöntämisestä ja käteiskassojen suuruuden määräämisestä - leasing- ym. sopimuksista, jotka liittyvät omaisuuden hankintaan - irtaimen omaisuuden poistamisesta tileistä - tileistä poistamisesta ja virheellisesti kannettujen varojen palauttamisesta ja perintätoimenpiteistä luopumisesta sekä maksulykkäyksen myöntämisestä kunnalle tulevien maksujen ja saatavien suorittamisesta - kaupungin myöntämien lainojen ja antamien takausten ylivakuutena olevien vakuuksien palauttamisesta - kaupungin saatavien vakuudeksi vahvistettujen kiinnitysten etuoikeuden muuttamisesta; sekä - muista vastaavista kaupungin talousprosessiin liittyvistä asioista. - kaupungin edun valvontaan liittyvistä toimista viranomais- ja muussa yhteistyössä silloin, kun kyse ei ole merkitykseltään laajakantoisesta asiasta ja kun tehtävää ei ole määrätty muun viranhaltijan tehtäviin - kaupungin vaakunan käytöstä. Henkilöstöjohtaja päättää - virkojen ja toimien sijoittamisesta palkkahinnoitteluryhmiin - keskitetysti järjestetystä henkilöstökoulutuksesta ja työkykyä ylläpitävästä toiminnasta - luottamusmiesten ja työsuojeluhenkilöstön ajankäytöstä ja työmarkkinakoulutukseen osallistumisesta - eläke- ja sairausvakuutusmaksusta vapauttamisesta ja - muista henkilöstön palvelussuhteeseen liittyvistä asioista siltä osin kuin tehtävää ei ole määrätty muulle taholle sekä - toimii kaupungin palkka-asiamiehenä ja käy virka- ja työehtosopimusten paikallista soveltamista koskevat neuvottelut henkilöstöjärjestöjen kanssa. Kaupunginlakimies päättää - lausuntojen antamisesta tuomioistuin-, verovalitus- sekä muissa vastaavissa asioissa sekä muutoksen hakemisesta näitä koskeviin päätöksiin silloin, kun kyse ei ole merkitykseltään laajakantoisesta asiasta