Sisällys 1. Hankinnan perustiedot... 2 1.1 YTHS... 2 1.2 Hankinnan yleistiedot ja laajuus... 2 1.2.1 Hankinnan kuvaus... 2 1.2.2 Hankinnan arvo... 2 1.2.3 Sopimuskausi... 2 2. Hankintamenettely... 3 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot... 3 2.2. Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus... 3 2.3 Asiakirjajulkisuus... 4 2.4 Hankintamenettelyn kieli... 4 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 4 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot... 4 2.7 Hankintamenettelyn kulku... 5 2.8 Hankintapäätös... 5 3. Tarjoajalle asetetut vaatimukset... 5 3.1 Laillisten velvoitteiden täyttäminen... 5 4. Tarjoukselle asetetut vaatimukset... 7 4.1 Hintojen ilmoittaminen... 7 4.2 Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset... 7 4.3 Sopimusehdot... 7 4.4 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen... 8 4.5 Tarjouksen voimassaoloaika... 8 5. Voittavan tarjouksen valinta... 8 6. Hankintasopimus... 8 6.1 Hankintasopimuksen solmiminen ja sopimuskausi... 8 6.2 Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta... 9 6.3 Päiväys ja allekirjoitus... 9 1
1. Hankinnan perustiedot 1.1 YTHS YTHS tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden sekä suunterveyden palveluja 135.000 korkeakouluopiskelijalle. YTHS:n toiminta perustuu terveydenhuoltolain (1327/2010, 17 ) velvoitteeseen, jonka mukaan opiskelijoille on turvattava opiskeluterveydenhuolto. YTHS on vuonna 1954 perustettu valtakunnallinen organisaatio, jolla on toimipisteitä 15 paikkakunnalla. 1.2 Hankinnan yleistiedot ja laajuus 1.2.1 Hankinnan kuvaus 1.2.2 Hankinnan arvo 1.2.3 Sopimuskausi Tarjouskilpailun kohteena on YTHS:n hoitomaksulaskujen postituspalvelu ja muut mahdolliset YTHS:n massalaskutukset. Vuosittain YTHS lähettää opiskelijoille noin 130. 000 laskua. Tulevina vuosina sähköistä laskutusta on tarkoitus merkittävästi tehostaa, jolloin postitettavien laskujen määrä vähenee. Laskut välitetään sähköisessä muodossa palvelun tarjoajalle pääsääntöisesti kahdesti viikossa. Asiakirja-aineisto on salassa pidettävää. Tiedon lähettäminen ja käsittely tulee tapahtua tietoturvallisesti, suojattua sekä salattua verkkoyhteyttä ja -palvelua käyttäen. YTHS:n tulee pystyä näkemään ja tarkistamaa lähetetty tieto. Järjestelmän auditoinnista on oltava kolmannen osapuolen tuottama raportti, jotta voidaan varmentaa, että palvelu on tietoturvallinen. Tietoturva-auditoinnin maksaa YTHS. Tietoturvaraportissa ilmenneet puutteet tulee korjata ennen uudelleen auditointia ja käyttöönottoa. Tarjoukseen tulee liittää vapaamuotoinen tekninen kuvaus aineiston siirtoon käytettävästä ohjelmasta (liite 2). Palvelun tarjoaja tulostaa ja kuorittaa laskut sekä välittää ne Itella Oyj:lle jakeluun. Laskut ovat kokoa A4. Kirjekuoret ovat kokoa C5, ja niiden ikkunan koko on 95 mm x 35 mm. Tarjoajan tulee toimittaa laskut Itella Oyj:lle kolmen arkipäivän kuluessa sähköisen aineiston vastaanottamisesta. Hankinnan arvioitu arvo on 100.000 euroa sopimuskaudelta (36 kk). Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskauden pituus on 36 kk, mutta se on irtisanottavissa molempien sopimusosapuolien toimesta 6 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. 2
2. Hankintamenettely Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen, ja tarjouskilpailun kohteena on määräaikainen sopimus postituspalveluista. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa 1.11.2013. Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n kotisivuilla www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat. Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset esitetään sähköpostilla kirjanpitäjä Varpu Nyholmille (varpu.nyholm (at) yths.fi). Aihekenttään tulee merkitä: Postituspalveluiden kilpailutus. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Lisäkysymykset on esitettävä 13.11.2013 klo 16.00 mennessä, ja niihin vastataan yllä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 20.11.2013. Tarjouspyynnön muista mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa verkkoosoitteessa, samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. 2.2. Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa yhtenä (1) kappaleena paperille tulostettuna sekä yhtenä kappaleena tallennettuna sähköisessä muodossa USB-tikulle. Tarjous- ja hinnoittelulomakkeen (Excel) sähköisen palautusmuodon tulee olla pdf. Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa 3.12.2013 klo 14.30 mennessä YTHS:lle. Kuoreen tulee merkitä Postituspalveluiden kilpailutus sekä tarjoajan nimi. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A 00260 HELSINKI Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa 4.12.2013, joka ei ole julkinen. 3
2.3 Asiakirjajulkisuus Hankintapäätös ja tarjoukset tulevat asianosaisjulkisiksi, kun hankintapäätös on allekirjoitettu. Tarjouksiin sisältyvät liike- ja ammattisalaisuudet eivät tule asianosaisjulkisiksi. YTHS ja YTHS:n palveluksessa oleva henkilöstö on vaitiolovelvollinen tarjouksiin sisältyvistä liike- ja ammattisalaisuuksista. Toimittaessaan asiakirjoja hankintayksikölle ehdokkaan on jaoteltava asiakirjat liike- ja ammattisalaisuuksia sisältäviin asiakirjoihin ja ei salassa pidettäviin asiakirjoihin. Salassa pidettävät asiakirjat on erotettava selvästi ei salassa pidettävistä asiakirjoista ja sähköisessä muodossa salassa pidettävät tiedot on laitettava eri kansioon kuin ei salassa pidettävät tiedot. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan, YTHS:llä on oikeus katsoa, että tarjoajan tarjous ei sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Hinta ja muut hinnoittelulomakkeen tiedot eivät voi olla liikesalaisuuksia. 2.4 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä. Tarjouksen ja kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia eikä vaihtoehtoisia tarjouksia. 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 4
2.7 Hankintamenettelyn kulku 2.8 Hankintapäätös Saatuaan ja avattuaan kirjalliset tarjoukset YTHS käsittelee tarjoukset seuraavasti: 1. tarkistaa tarjoajien soveltuvuuden 2. tarkistaa tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 3. vertailee tarjouksia toisiinsa tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti ja valitsee näistä voittavan tarjouksen 4. tekee hankintapäätöksen, jossa soveltuvuusehdot täyttävä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt ja tarjousvertailussa parhaat pisteet saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. Hankintapäätös toimitetaan kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjous- ja hinnoittelulomakkeella sille varatussa kohdassa. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi YTHS ottaa yhteyttä tarjouskilpailun voittajaan hankintasopimuksen laatimista varten. 3. Tarjoajalle asetetut vaatimukset Tarjoajien tulee tarjous- ja hinnoittelulomakkeella antaa vakuutus siitä, että ne täyttävät kaikki tässä luvussa nimetyt ehdot ja että tiedot ovat tarvittaessa tarkistettavissa tässä luvussa esitetyistä asiakirjoista. 3.1 Laillisten velvoitteiden täyttäminen Tarjoajan on täytettävä laista johtuvia velvoitteita koskevat vaatimukset sekä pyynnöstä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainitut selvitykset. Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna. 5
Vaatimus 1: verot, sosiaaliturvamaksut ja eläkevakuutusmaksut Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Jos tarjoaja käyttää alihankkijoita, tulee tarjoajan toimittaa myös alihankkijoita koskien tämän vaatimuksen mukaiset selvitykset. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoajan on pyynnöstä toimitettava itsestään ja käyttämistään alihankkijoista: - veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Vaatimus 2: kauppa-, ennakkoperintä- ja työnantajarekisteri sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteri Jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä, tarjoajan ja sen mahdollisten alihankkijoiden on oltava rekisteröityneitä kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennen kuin hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen. YTHS tarkistaa rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on sen toimitettava YTHS:n pyynnöstä ja esitetyssä määräajassa selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Lisäksi tarjoajan on toimitettava pyynnöstä hankintayksikölle tarjoajaa koskeva kaupparekisteriote tai selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä vastaavat tiedot sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella, joka on käännetty suomen kielelle. 6
4. Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Edellä esitettäviin vaateisiin on kuhunkin vastattava tarjouksessa. 4.1 Hintojen ilmoittaminen Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Tarjoaja voi halutessaan täydentää tarjous- ja hinnoittelulomakkeella antamiaan tietoja muilla asiakirjoilla. Hinnat on esitettävä arvonlisäverottomina. Mitään muita mahdollisia kustannuksia ei makseta, vaan ne on sisällytettävä tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa tarjottaviin maksuihin ja veloituksiin. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamien hintojen tulee olla kiinteitä 36 kuukauden sopimuskauden ajan. 4.2 Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset 4.3 Sopimusehdot Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikki tässä tarjouspyynnössä kuvatut postituspalvelut. Tarjous ei saa olla ristiriidassa hankintasopimusta koskevien ehtojen kanssa. Hankintasopimusta koskevat ehdot on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 6 ja sen alakohdissa sekä julkisten palveluhankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2009 Palvelut). Lisäksi sopimukseen tullaan sisällyttämään seuraavat salassapitoa koskevat ehdot. Tarjouskilpailussa valittava postituspalveluiden tarjoaja sitoutuu pitämään salassa Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiöltä saamansa luottamukselliset tiedot eikä anna niitä kolmannen osapuolen tietoon. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan potilastietojen käsittelyssä henkilötietolakia sekä lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja potilaan asemasta ja oikeuksista. Tietoja käsiteltäessä palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. Palveluntuottajan henkilöstö on vaitiolovelvollista. Salassapitoa koskevat sopimusehdot ovat voimassa koko sopimuskauden ja pysyvät voimassa palveluntarjoajaa sitovina myös sopimuskauden päättymisen jälkeen. 7
Mikäli palveluntarjoaja rikkoo tätä salassapitovelvollisuuttaan, se sitoutuu korvaamaan kaiken välittömän ja välillisen vahingon, jonka se on toiminnallaan aiheuttanut. Lisäksi salassapitovelvollisuuden rikkominen tulkitaan olennaiseksi sopimusrikkomukseksi, joka oikeuttaa YTHS:n purkamaan osapuolien välillä olevan postituspalveluita koskevan sopimuksen välittömästi. 4.4 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoitteensa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouslomakkeella sille merkityssä kohdassa. 4.5 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 15.1.2014 saakka. 5. Voittavan tarjouksen valinta Vertailuun valitaan tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vaatimukset täyttävät tarjoukset. Parhaan tarjouksen valintaperusteena on edullisin hinta. Tarjousten hinta lasketaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeesta (liite 1) ilmenevällä tavalla. 6. Hankintasopimus 6.1 Hankintasopimuksen solmiminen ja sopimuskausi Hankintasopimus tehdään kirjallisena. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimuskauden pituus on 36 kuukautta. 8
6.2 Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. hankintapäätös 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) soveltuvin osin 4. toimittajan tarjous liitteineen. Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin, paitsi että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankintasopimus laaditaan suomen kielellä ja yhteydenpito sopimuskauden aikana tapahtuu suomen kielellä. 6.3 Päiväys ja allekirjoitus Helsingissä 31.10.2013 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liitteet Liite 1. Tarjous- ja hinnoittelulomake Liite 2. Tekninen kuvaus postitettavan aineiston siirto-ohjelmistosta 9