HYVE- JOHTAMISEN KARTTA

1(18) HYVE- JOHTAMISEN KARTTA Koordinaatiohankkeen toimintasuunnitelma Päivi Visuri päiv. 24.09.2012 päiv. 02.10.2012

2(18) Sisällysluettelo 1. HANKKEEN TARKOITUS JA SISÄLTÖ... 3 2. HANKKEEN OSAPUOLTEN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET... 4 2.1. Hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet... 4 2.2. Osahankkeiden vastuut ja velvollisuudet... 4 2.3. Koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet... 4 3. HANKKEEN ORGANISOITUMINEN... 5 3.1. Ohjausryhmän tehtävät... 5 3.2. Koordinaatioryhmän tehtävät... 5 3.3. Teemaryhmien tavoitteet... 5 3.4. Hankkeen organisoitumismalli... 6 3.KOORDINAATIOHANKKEEN TAVOITTEET... 8 4. HANKKEEN TAVOITTEET OSAHANKKEITTAIN... 10 4.1. Kainuun-maakunta kuntayhtymän tavoitteet... 10 4.2. Oulunkaaren kuntayhtymän tavoitteet... 11 4.3. Uuden Oulun osahankkeen tavoitteet... 11 5. HANKKEEN VAIHEISTUS JA AIKATAULUSUUNNITELMA... 12 6. HANKKEEN PALAVERIKÄYTÄNNÖT... 13 6.1. Ohjausryhmän kokoukset... 13 6.2. Koordinaatioryhmän kokoukset... 13 6.3. Teemaryhmien kokoukset... 14 6.4. Osahankkeiden palaverikäytännöt... 16 7. HANKKEEN VIESTINTÄ JA ARVIOINTI... 16 8. HANKKEEN RAHOITUS, MAKSATUS JA LASKUTUSKÄYTÄNNÖT... 16 9. KUVAT, KAAVIOT JA TAULUKOT... 17

3(18) 1. HANKKEEN TARKOITUS JA SISÄLTÖ Hankkeen tarkoituksena on kehittää asiakaslähtöisten palveluprosessien johtamismallia alueellisesti ja luoda uudenlaista vuorovaikutuksellisen johtamisen mallia sekä kehittää ratkaisumalleja tulevaisuuden johtamishaasteisiin. Tavoitteena on, että johtamista kehittämällä parannetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden vaikuttavuutta ja saatavuutta sekä edistetään asiakkaiden ja henkilöstön osallisuutta sekä henkilöstön työhyvinvointia sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuvissa toimintaympäristöissä. Toimintaympäristössä tiedossa olevat muutostekijät toimivat hankkeen aikana tehtävien strategisten valintojen perustana. Hanke koostuu koordinaatiohankkeesta ja kolmesta osahankkeesta: Kainuun, Oulunkaaren sekä Uuden oulun osahankkeista. Kuva 1. Hankkeen rakennekuvaus Hankkeen rakennekuvaus Muutosvoimat/ -tekijät Periaatteita -asiakasläht. - ymmärrys -strateginen polku Osahankkeet Kartan hahmottaminen Missä ollaan, mitkä asiat muuttumassa ja mihin halutaan päästä? Tavoitteiden määrittely Yhteiset, osahankkeet Koordinaatio ja yhteinen kehittäminen Koordinaatio ja Johtamisen yhteinen kehittäminen Työhyvinvointi Tietojohtaminen ja johdon tuki Kainuu Uusi Oulu Oulunkaari Muut ohjelmat/hankkeet tila ja valmiudet Yhteistyötahoina mm. -THL -TTL - Yliopisto - AMK:t - johtamisverkosto -osaamiskeskukset Tulosten arviointi ja toimeenpano Hankkeelle on asetettu kolme päämäärää; 1. Asiakalähtöisten toimintamallien ja prosessien johtamismallien (eri vaiheessa olevat kunnat/alueet) kehittäminen sekä samalla syötteet myös toimintamallien ja prosessien parantamiseksi. 2. Vuovaikutuksellisen johtamisen mallin kehittäminen eri johtamistasoilla painottaen peruspalveluiden johtamisen kehittämistä. 3. Molempiin kehitettäviin johtamismalleihin liittyvänä tietojohtamisen, johtamisvalmiuksien, työhyvinvoinnin sekä muutosjohtamisen kehittäminen sekä myös molempia koskevien johtamisen laatukriteerien/suositusten työstäminen. Kaikkia asetettuja päämääriä lähestytään strategisen, toimeenpanon ja operatiivisen johtamisen näkökulmien kautta. Pääperiaate on, että päämäärien 1 ja 2 tavoitteisiin vastataan osahankkeissa tehtävillä toimenpiteillä ja

4(18) kehittämisellä. Päämäärään 3 liittyvä kehittämistyö tehdään pääasiassa yhteisen kehittämisen osion puitteissa, mutta kehitettäviä asioita viedään myös osahankkeiden sisään testausta ja pilotointia varten. Osahankkeiden tekemä kehittämistyö päämäärien 1 ja 2 tavoitteiden osalta vaikuttaa oleellisesti päämäärän kolme tulosodotusten toteutumiseen. 2. HANKKEEN OSAPUOLTEN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET 2.1. Hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet Hyve johtamisen kartta -hanke toteutetaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointiohjelman ja Kainuun maakunta-kuntayhtymän Pohjois-Suomen Kaste toimeenpano-ohjelman yhteishankkeena, jonka hallinnoivana organisaatio toimii Oulun kaupunki ja hallinnollisena toimijana Oulun kaupungin hyvinvointipalvelut. Hankkeen vastuullinen johtaja on hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto ja koordinaatiohankkeen projektijohtajana toimii Päivi Visuri. Hankkeen kesto on 1.3.2012-31.10.2014. Kehittämishankkeen hallinnoija vastaa: - ohjeistuksesta - muusta kirjanpidosta eriytetyn kirjanpidon järjestämisestä - osahankkeiden taloudellisesta koordinoinnista - hankeraporttien koonnista ja niiden toimittamisesta rahoittajalle sovittuna aikana - maksatushakemusten ja valtionavustusselvitysten tekemisestä - hankkeen toteutumisen seurannan ja arvioinnin järjestämisestä - yhteydenpidosta sosiaali- ja terveysministeriöön ja Länsi-Suomen lääninhallitukseen 2.2. Osahankkeiden vastuut ja velvollisuudet Kolmen erillisen osahankkeen vastuutahot ovat seuraavat: - Oulunkaaren kuntayhtymä - Kainuun maakunta kuntayhtymä - Uusi Oulu Hankkeeseen osallistuvat sopijatahot sitoutuvat järjestämään itsenäisesti osahankkeiden hallinnoinnin ja kirjanpidon, työskentelemään ja edistämään koko hankkeen ja osahankkeiden edistämistä hankesuunnitelman ja työsuunnitelmien mukaisesti sekä vastaamaan käyttämiensä alihankkijoiden työstä ja omarahoitusosuuden vuosittaisista maksuosuuksista. Osahankkeiden tulee noudattaa yhteisesti sovittuja aikatauluja sekä pitää kiinni niistä aikarajoista, joita koko hankkeen johtaminen kokonaisuutena edellyttää. 2.3. Koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet Koordinaatiohankkeen puitteissa: - varmistetaan hankekokonaisuuden eri osien ja toimijoiden välisen yhteistyön edellytykset mm. tiedon, menetelmien ja yhteisten resurssien osalta - tuotetaan hankkeen tukipalvelut sekä osa viestintään liittyvästä materiaalista

5(18) - varmistetaan toimenpidekokonaisuuksien ja kehittämishankkeiden nivoutuminen toisiinsa ja hyvien käytäntöjen levittäminen jo alkuvaiheesta lähtien - toimitaan linkkinä yhteistyöstä maakuntien kehittämisessä keskeisten muiden hyvinvointihankkeiden välillä - huolehditaan tiiviistä yhteistyöstä ja tiedonvälityksestä sekä projektikoordinaatiosta osahankkeille. 3. Hankkeen organisoituminen 3.1. Ohjausryhmän tehtävät Ohjausryhmän tehtävänä on: - seuraa ja valvoo hankkeen toteutumista sekä vastaa tavoitteiden synkronisoinnista hanke- ja toimintasuunnitelman mukaisesti - antaa asiantuntemusta ja tukea hankkeelle sekä käsittelee hankkeisiin liittyvän materiaalin suunnitelmista toteutukseen. - vastata loppuraporttiin saakka raportoinnista rahoittajalle; väliraporttien käsittelyn, maksatushakemukset, vuosiselvitykset ja lausunnot - välittää tietoa hankkeisiin liittyville tahoille ja rahoittajalle - hyväksyä hankkeeseen keskeiset tavoitteet ja toimintasuunnitelman ja tehdä esitykset mm. suurimmista hankinnoista. - kokoontua minimissään kaksi (2) kertaa vuodessa arvioimaan hankkeen etenemistä 3.2. Koordinaatioryhmän tehtävät Koordinaatioryhmässä on edustettuna hankkeen projektijohto ja osahankkeiden vastuuhenkilöt. Koordinaatioryhmän tehtävänä on: - osallistua hankeen toimintasuunnitelman ja ohjausryhmille tehtävien päätösten valmisteluun - vastata hankkeen toimintasuunnitelman viemisestä osahankkeiden toimintaan - raportoida hankkeen projektijohtajalle mahdollisia ongelmia, riskejä ja muutostarpeita - osallistua muutosten suunnitteluun - vastata resurssien käytön, tilanteen ja tuotosten raportoinnista hankkeen projektipäällikölle ja ohjausryhmälle. - Osallistua hankkeen projektijohtajan ja osahankkeiden vastuuhenkilöiden Koordinaatiohankkeen päätavoitteet ja tulosodotukset sitovat osahankkeita. 3.3. Teemaryhmien tavoitteet Yhteisten teemojen kehittäminen tapahtuu koordinaatiohankkeen ohjauksessa työskentelevien teemapohjaisten kehittämisryhmien toimesta, joiden tehtävänä on selvittää: - teema-alueen kehittämistyön lähtökohdat ja yleiset tavoitteet - tavoitteisiin liittyvät kehittämismuodot, jotka pilotteina ja hyvinä käytänteinä voidaan viedä alueille/osahankkeille - kehittämisryhmän sisäinen kehittämistyö - osahankkeissa teema-alueille nousseet kehittämistarpeet ja esitykset niiden ratkaisemiksi

6(18) 3.4. Hankkeen organisoitumismalli Hankkeen organisoitumismalli on seuraava: Taulukko 1: Hankkeen organisoitumismalli Hyve johtamisen tiekartta hankkeen ohjausryhmä Koordinaatioryhmä Tiedolla johtamisen teemaryhmä Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet teemaryhmä Työhyvinvoinnin teemaryhmä Oulunkaaren osahankkeen johtoryhmä Kainuun osahankkeen johtoryhmä Oulun osahankkeen johtoryhmä Oulunkaaren osahankkeen teemaryhmä Kainuun osahankkeen teemaryhmä Oulunkaaren osahankkeen teemaryhmä Kainuun osahankkeen teemaryhmä Oulunkaaren osahankkeen teemaryhmä Kainuun osahankkeen teemaryhmä kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Oulun osahankkeen teemaryhmä Oulun osahankkeen teemaryhmä Oulun osahankkeen teemaryhmä Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön kehittäminen johtamisvalmiuksien kehittäminen

7(18) 2.5. Hyve-johtamisen karttahankkeen henkilöstö Taulukko 1: Hankkeen henkilöstö Hankkeen vastuullinen johtaja: Kirsti Ylitalo-katajisto kirsti.ylitalo-katajisto@ouka.fi Koordinaatiohanke: projektijohtaja Päivi Visuri (50 %), paivi.visuri@ouka.fi, p. 044-7034555 Taloussihteeri Leena Västilä (15% koordinaation ja Oulun osahankkeen tehtävissä), leena.vastila@ouka.fi, p. 044 7034016 Uusi Oulu Kainuun maakunta Oulunkaaren kuntayhtymä Projektijohtaja Päivi Visuri (50 %) paivi.visuri@ouka.fi p. 044 7034555 Suunnittelija Taija Rintamäki (100 %) taija.rintamaki@ouka.fi p. 044 7034557 Verkostotyöntekijä Tiina Tuominen (10 %) tiina.tuominen@ouka.fi P. 044 7035900 Verkostotyöntekijä Helena Niskanen (10 %) helena.niskanen@ouka.fi p. 044 7035947 Projektipäällikkö Pirjo Jokelainen (100 %) 13.8.2012 alkaen pirjo.jokelainen@kainuu.fi p. 044 797 4249 Järjestelmäsuunnittelija (nimeämättä) 100 %, rekrytointi menossa, hakuaika päättyy 5.10.2012. Projektisuunnittelija (nimeämättä toistaiseksi) 2x50 % Projektisihteeri (25%) 1.11.2012 alkaen Anna-Mari Karjalainen annamari.karjalainen@kainuu.fi p. 044 797 4177 1.4.-1.9.2012 välisenä aikana - Projektipäällikkö Marja Lahdenperä (20 %) marja.lahdenpera@oulunkaari.com p. 040-3523792 - Projektisihteeri Sanna Juutinen (10 %) sanna.juutinen@oulunkaari.com p. 050-5909088 - Projektin johto: Kyllikki Syrjäpalo, resurssia tarpeen mukaan (hankkeen budjetin puitteissa) kyllikki.syrjapalo@oulunkaari.com p. 08 58756127 - Asiantuntijat: Kyllikki Syrjäpalo, Anu Vuorinen, resurssia tarpeen mukaan (hankkeen budjetin puitteissa) anu.vuorinen@oulunkaari.com p. 08 58756122 1.9.2012 alkaen - Projektipäällikkö Sanna Juutinen, 20 % (+ 10 % projektisihteeri) sanna.juutinen@oulunkaari.com p. 050-5909088 - Projektiasiantuntija, Marja Lahdenperä, n. 20 % tai erillisen suunnitelman/tarpeen mukaan marja.lahdenpera@oulunkaari.com p. 040-3523792 - Muuten ennallaan

8(18) 3.KOORDINAATIOHANKKEEN TAVOITTEET 3.1. Koordinaatiohankkeen päätavoitteet ja tulosodotukset Yhteisten teemojen kehittäminen tapahtuu koordinaatiohankkeen ohjauksessa työskentelevien teemapohjaisten kehittämisryhmien toimesta, jotka tekevät täsmennetyt toimintasuunnitelmat v. 2012 loppuun mennessä.

9(18) Taulukko 2. Koordinaatiohankkeen tavoitteet, tulosodotukset ja toimenpiteet Tavoite Tulosodotukset Toimenpiteet Tietojohtaminen Tietojohtamisen (arkkitehtuurin) mallintaminen eri vaiheessa olevien kuntien ja alueiden johtamis- ja ohjausjärjestelmiin. Johtamisen tila ja valmiudet Strategisten jalkautuksen mallin ja sen kipukohtien arviointi Johtamisen keskeiset osaamisalueiden ja kehittämiskohteiden määrittäminen sekä niihin reagointi Palveluiden ja prosessien johtamisen selkeyttäminen Vuorovaikutuksellisen johtamisen kehittäminen Muutosjohtamisvalmiuksien kehittäminen Työhyvinvointi Työhyvinvoinnin tavoitteiden ja toimenpidesuositusten perusteella tehdään työhyvinvoinnin johtamisen mallintaminen Hankkeen aikana on luotu tiedolla johtamisen polku organisaatioihin. Asiakasähtöisten toimintamallien/prosessien ennakointi- ja seurantatietoa hyödynnetään nykyistä paremmin toimintamallien/prosessien strategisessa kehittämisessä ja johtamisessa Valittu seurantamittaristot keskeisimmille prosesseille Teemaryhmän tavoitteet ja tulosodotukset tuodaan 25.1. ohjausryhmän käsittelyyn Hankkeen aikana on luotu strategisen johtamisen polku. Strateginen polku ymmärretään strategisista tavoitteista päivittäistoimintaan saakka Johtamisosaaminen lisääntyy joka tasolla Johtamiskäytännöissä korostuvat palveluiden käyttäjien osallisuus suunnittelun, palautteen ja vuoropuhelun keinoin. Hankkeen aikana on luotu ja toimeenpantu lähiesimiestyötä tukevat johtamiskäytännöt. Muutosjohtaminen on osa johtamisen toiminnan kokonaisuutta Teemaryhmän tavoitteet ja tulosodotukset tuodaan 25.1. ohjausryhmän käsittelyyn Työhyvinvoinnin toimintamallit ovat kehittyneet ja niiden toimeenpanoa ja toteutusta ohjataan aktiivisesti Työhyvinvoinnin johtamista kehittämällä edistetään henkilöstön sitoutumista, motivaatiota ja tuloksellisuutta Yhteinen seurantamittaristo on määritelty arviointisuunnitelman yhteydessä Tiedolla johtamisen tavoitteiden määrittely Tietojohtamisen arkkitehtuurin mallintaminen Toimivien mittareiden valinta prosessien toimivuuden sekä HR:n kehittämisen avuksi. Mallin ja mittareiden pilotointi Mallin arviointi ja kokemuksista oppiminen Arvioidaan ja kehitetään strategisen, toimeenpanon sekä operatiivisen johtamisen toimintamalleja ja työkaluja Arvioidaan ja kehitetään työkaluja, joilla johtamisosaamista, johtamisvalmiuksia ja suorituksen johtamista voidaan uudistaa Määritellään osaamisvaateet esimiestyölle muutostilanteissa, esimiesosaamiseen ja vuorovaikutukselliseen johtamiseen liittyvänä. Suunnitellaan kehittämistoimenpiteet selvityksessä esiinnousseitten teemojen osalta Luodaan strategisen johtamisen vuorovaikutteinen johtamismalli Työhyvinvoinnin yleistilan arviointi (alueella/alueen kunnissa) Työhyvinvoinnin johtamisperiaatteiden mallinnus Selvitetään työhyvinvoinnin tavoitteet Selvitetään työhyvinvoinnin yleiset toimenpidesuositukset Mallinnetaan työhyvinvoinnin yleiset johtamisperiaatteet Suunnitellaan ja toteutetaan työhyvinvointiin liittyviä kehittämistoimia organisaatiossa ohjelmaperusteisesti. Koordinaatiohankkeen toimenpidesuunnitelma täsmentyy teemaryhmien käynnistyttyä syksyn 2012 aikana.

10(18) 4. HANKKEEN TAVOITTEET OSAHANKKEITTAIN Hankesuunnitelmassa on määritelty osahankkeiden tavoitteet seuraavasti: 4.1. Kainuun-maakunta kuntayhtymän tavoitteet 1. Vahvistaa Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimen strategisen tason johtamisosaamista. 2. Luoda perusteet Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimialan johdon toiminnanohjausjärjestelmälle 3. Lisätä työhyvinvointia, vahvistaa lähijohtamisen osaamista sekä turvata osaavan työvoiman saatavuus sosiaali- ja terveystoimialan esimiestehtävissä Kuva 1. Kainuun osahanke Yhteinen kehittäminen ja osahankkeet: Kainuu Kainuun maakunta -kuntayhtymä Tiedolla johtaminen Johtamistyön kehittäminen Työhyvinvointi Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen Johtamisvalmiuksien kehittäminen Kainuu Kainuun osahankkeelle on tehty erillinen toimintasuunnitelma.

11(18) 4.2. Oulunkaaren kuntayhtymän tavoitteet 1. Vanhuspalveluiden ja erityisesti ikäihmisten kotihoidon prosessien mallintaminen sekä palveluketjujen sujuvuuden, asiakaslähtöisyyden ja kustannustehokkuuden tarkastelu 2. Vanhuspalveluiden ja erityisesti ikäihmisten kotihoidon johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen (mm. prosessi-, henkilöstö-, talous-, ICT-, strategia- ja kehittämisosaaminen) 3. Palvelualojen (perhe-, terveys-, vanhuspalvelut), yksityisten palveluntarjoajien sekä kolmannen sektorin välisen yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen kokonaisoptimoinnin varmistamiseksi 4. Vanhuspalveluiden kehittämisestä saatujen hyvien käytäntöjen soveltaminen Oulunkaaren muille palvelualoille (perhe- ja terveyspalvelut) Kuva 2. Oulunkaaren osahanke Yhteinen kehittäminen ja osahankkeet: Oulunkaari Oulunkaaren kuntayhtymä Tiedolla johtaminen Johtamistyön kehittäminen Työhyvinvointi Vanhuspalvelut Vanhuspalveluiden erityisesti kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen Palvelualueiden, yksityisten palveluntarjoajien sekä 3. sektorin välisen yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen Oulunkaaren osahankkeelle on tehty erillinen toimintasuunnitelma. 4.3. Uuden Oulun osahankkeen tavoitteet 1. Kehittää tulevaisuussuuntautunutta ennakointitiedon keruujärjestelmää kuntalaisten sosiaali- ja terveyspalveluiden suunnittelun ja järjestämisen tueksi 2. Varmistaa palveluprosessien asiakaslähtöisyys ja vaikuttavuus sekä se, että palveluprosessit mahdollistavat asiakkaiden, potilaiden ja kuntalaisten osallisuuden 3. Rakentaa prosessijohtamisen toimintamalli siten, että palveluprosessit toteutuvat asiakastarpeista käsin poikkihallinnollisesti sekä yhteistyössä kolmannen sektorin toimijoiden kanssa 4. Kehittää lähiesimiestyöhön liittyviä johtamisen toimintatapoja ja työkaluja henkilöstön työhyvinvoinnin edistämiseksi

12(18) Taulukko 3: Oulun osahanke Yhteinen kehittäminen ja osahankkeet: Uusi Oulu Uusi Oulu Lapset ja nuoret/ raskaimmat palvelut Tiedolla johtaminen Johtamistyön kehittäminen Työhyvinvointi Mielenterveyspalvelut Ikäihmiset Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Lapsi- ja nuorisopoliittinen strategia Mieli 2009 Ikääntymispoliittiset linjaukset Uuden Oulun Järjestämisohjelma Oulun osahankkeelle on tehty erillinen toimintasuunnitelma. 5. HANKKEEN VAIHEISTUS JA AIKATAULUSUUNNITELMA Teemaryhmät sekä osahankkeiden osakokonaisuudet tahdistuvat hieman eriaikaisesti tahdistuen kuitenkin kolmeen päävaiheeseen, joita ovat: 1. Käynnistämisvaihe (2012 loppuun mennessä) 2. Kehittämis- ja pilotointivaihe (2013-5/2014) 3. Projektin toteutumisen arvioinnin vaihe (6-10/2014) Kaikkien osahankkeiden ja teemaryhmien täsmennetyt tavoitteet tulee olla valmiina vuoden 2012 loppuun mennessä. Kehittämistyössä toimijakenttää ja etenemisen vaiheita ei alkuvaiheessa rajata kuitenkaan liiaksi, vaan ne hahmottuvat prosessin edetessä. Tavoitteisiin liittyvät tehtäväkokonaisuudet ovat koko ajan kehittämistyön aikana tarkentuvia. Näin toimien hankkeessa voidaan keskittyä juuri niihin haasteisiin ja pullonkauloihin, joita hankkeen aikana nousee esiin, ja joita suunnitteluvaiheessa ei ole voitu ennakoida. Hankesuunnitelman tavoitteet antavat kehyksen kehittämistoiminnan toteutumiselle. Hankkeen toiminnassa on keskeistä verkostoissa toimiminen, jaettu asiantuntijuus, aktiivinen tiedon jakaminen, luova, innovatiivinen ajattelu sekä hyvien käytäntöjen jakaminen. Hankkeen aikatalutusta ja vaiheistusta seurataan ja arvioidaan jatkuvasti osahankkeiden projektipäälliköiden sekä projektijohtajan toimesta. Hankkeen kokonaisseuranta on asialistalla koordinaatioryhmän kokouksissa. Toimintasuunnitelman toteutumisesta sekä hankkeen tavoitteisiin pääsemisestä raportoidaan osahankkeiden johtoryhmille, sekä hankekokonaisuuden ohjausryhmälle jokaisessa kokouksessa.

13(18) 6. HANKKEEN PALAVERIKÄYTÄNNÖT Hankkeen toteutuksen hallinnassa keskeiset työkalut ovat hankkeen ohjausryhmän kokous, koordinaatioryhmän kokoukset sekä teemaryhmien kokoukset. Kokouskäytännöt ovat seuraavat: - Ohjausryhmän kokoukset ovat projektin seurannan ja hallinnan päätöskokouksia. Asiat tuodaan sinne etukäteen valmisteltuna päätösehdotuksineen. Päätökset dokumentoidaan kokousmuistioon. - Koordinaatioryhmän ja teemaryhmien työkokouksista rakennetaan keskustelevampia ja niistä laaditaan kokousmuistiot selkeine tehtävälistoineen. Kokouksiin valmistautumista varten lähetetään osallistujille kokousmateriaalia ja esitehtäviä. Muistiossa kirjatut ja yhteisesti sovitut asiat ja tehtävät sitovat kaikkia osapuolia. Kaikki kokousmuistiot tallennetaan Innowikissa sijaitsevaan hankkeen omaan sähköiseen työtilaan. 6.1. Ohjausryhmän kokoukset Hyve-johtamisen kumppanussopimukseen on kirjattu (kohta 6), että Oulun kaupunki nimeää ohjausryhmän jäsenet. Ohjausryhmän jäsenet edustavat hankkeen osahankkeiden vastuutahoja kuntien ja kuntayhtymien tekemien esitysten pohjalta. Hankkeen aloituspalaverissa 13.4. on sovittu, että ohjausryhmään tulee edustaja jokaiselta alueelta ja lisäksi projektipäälliköt osallistuvat ohjausryhmään asiantuntijoina. Ohjausryhmän kokoonpano on seuraava: - Puheenjohtaja: AKJ Sinikka Salo - Jäsenet: Hankkeen vastuullinen johtaja hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo Oulu: Palvelujohtaja Arja Heikkinen, Sosiaali-, mielenterveys- ja päihdepalvelut Kainuu: Sosiaali- ja terveysjohtaja Maire Ahopelto Oulunkaari: Kehitysjohtaja Anu Vuorinen Kaste- ohjelma: Ohjelmapäällikkö Margit Päätalo, Pohjois-Suomi STM: Sosiaalineuvos Pirjo Sarvimäki TTL: Teemajohtaja Marjukka Laine Oulun kaupunki: Ohjelmakoordinaattori Eija Palsinajärvi-Äikäs, konsernipalvelut Hankkeen projektijohtaja Päivi Visuri 6.2. Koordinaatioryhmän kokoukset Koordinaatioryhmä koostuu koordinaatiohankkeen projektijohtajasta sekä osahankkeiden nimeämistä vastuuhenkilöistä sekä projektipäälliköistä. Koordinaatioryhmän puheenjohtajana toimii projektijohtaja Päivi Visuri ja sihteerinä suunnittelija Taija Rintamäki. Koordinaatiotyöryhmän kokouksen kokoonpano on seuraava: - Koordinaatiohanke: Projektijohtaja Päivi Visuri - Kainuu: Marita Pikkarainen

14(18) Pirjo Jokelainen Erja Heikkinen Arja Heikkinen Sirkku Pikkujämsä - Oulunkaari: Anu Vuorinen Kyllikki Syrjäpelto Marja Lahdenperä, 1.9. lähtien Sanna Juutinen - Oulu Taija Rintamäki Koordinaatioryhmän kokouskäytännöt: Kokouksen valmistelu: kokousajat varataan puoleksi vuodeksi kerrallaan Projektijohtaja kerää tiedot kokouksessa käsiteltävistä asioista viikkoa ennen kokousta ja toimittaa asialistan jäsenille Kokousten tehtäväalueet: varmistaa hankekokonaisuuden eri osien ja toimijoiden välisen yhteistyön edellytykset mm. tiedon, menetelmien ja yhteisten resurssien osalta varmistaa toimenpidekokonaisuuksien ja kehittämishankkeiden nivoutuminen toisiinsa sekä hyvien käytäntöjen levittäminen hankesuunnitelman, osahankkeiden toimintasuunnitelmien sekä teemaryhmien tavoitteiden toteutumisen ja edistymisen seuranta budjettiseuranta hankkeen toimintasuunnitelman ja ohjausryhmälle tehtävien päätösten valmistelu uusien viestintätoimenpiteiden määrittely seuraavien ennen seuraavaa kokousta toteutettavien tehtävien toteutuksen läpikäynti ja resurssien varmistaminen, mahdollisten ongelmien, riskien ja muutostarpeiden raportointi hankkeen projektijohtajalle resurssien käytön, tilanteen ja tuotosten raportointi hankkeen projektijohtajalle ja ohjausryhmälle. Koordinaatioryhmän kokouksen muistio tallennetaan hankkeen yhteiseen työtilaan. 6.3. Teemaryhmien kokoukset Teemaryhmien yhteisten kehittämisen resursointi tehdään pääsääntöisesti osahankkeiden toimesta ja koordinaatiohankkeen kustannuksiin budjetoidaan lähinnä kokous- ja viestintäkulut sekä asiantuntijakulut. Teemaryhmien puheenjohtajana toimii projektijohtaja Päivi Visuri. Teemaryhmien kokoonpanot alustavasti on seuraavat:

15(18) Tiedolla johtamisen teemaryhmän jäsenet (koordinaatiohanke): Oulusta: Anne Piikivi Heidi Alatalo Elina Välikangas Kainuusta: Erja Heikkinen Pirjo Jokelainen Oulunkaaresta: Anu Vuorinen Mirja Klasila Matti Matero Henrik Hämäläinen Johtamisen tila ja valmiudet teemaryhmän jäsenet (koordinaatiohanke): Oulusta Päivi Visuri Raija Selkelä Arja Heikkinen Sirkku Pikkujämsä Kainuusta: Pirjo Jokelainen Marita Pikkarainen Merja Leinonen Oulunkaaresta: Anu Vuorinen Työhyvinvoinnin teemaryhmän jäsenet (koordinaatiohanke): Oulusta Päivi Visuri Raija Selkelä Marja-Leena Kemppainen Päivi Laukkanen Kainuusta: Pirjo Jokelainen Marko Klemetti Oulunkaaresta: Anu Vuorinen Juha Torvinen Sari Vitikka

16(18) 6.4. Osahankkeiden palaverikäytännöt Osahankkeet organisoituvat tahoillaan itsenäisesti. Osahankkeet perustavat osahankkeen toimintaa ohjaavan ohjausryhmän, jonka jäseneksi projektijohtaja kutsutaan. Itsenäiset osahankkeet voivat perustaa erilaisia projektiryhmiä ja/tai työkokouksia. Nämä esitellään tarkemmin osahankkeiden omissa toimintasuunnitelmissa. 7. HANKKEEN VIESTINTÄ JA ARVIOINTI Hankkeelle on työstetty oma viestintäsuunnitelma, jossa esitellään hankekokonaisuuden viestintä sekä osahankkeiden oma sisäinen viestintä. Viestintäsuunnitelma on liitteenä (liite 8) sekä tallennettuna hankkeen sähköiseen työtilaan. Hankkeen arviointiin työstetään arviointisuunnitelma yhteistyössä THL:n kanssa. Hankesuunnitelmassa on määritelty hankearvioinnin menetelmistä seuraavaa: Hankkeen aikana tehdään prosessiarviointia. Hankkeen toimijat tekevät jatkuvaa itsearviointia. Eri alueiden/toimenpidekokonaisuuksien välillä tehdään koordinaatiohankkeen ohjaamana myös vertaisarviointia. Vaikuttavuuden arviointi tulee pitkällä aikavälillä ja hankkeen käynnistyessä hankkeelle laaditaan arviointikehikko. Arvioinnin yhteydessä hankkeelle määritellään myös yhteinen seurantamittaristo. Hankkeen kokonaisarviointi hankitaan koordinaatiohankkeen toimesta. Lisäksi haastetaan THL:sta hankeen päättymisen jälkeiseen seurantaan ja vaikuttavuuden arviointiin. Tehdyt seurannat ovat myös osa Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointiohjelman arviointia, koska hanke kuuluu sen kärkihankekokonaisuuteen. Viestinnän toteutuksessa hyödynnetään alan ammattilaisia. 8. HANKKEEN RAHOITUS, MAKSATUS JA LASKUTUSKÄYTÄNNÖT Hankkeen kokonaiskustannusarvio on 1 685 285 Euroa. Hankkeen valtionavustus on 75 % valtionavustukseen hyväksyttävistä kustannuksista. Kuntien/kuntayhtymien rahoitusosuus on 25%. Lisäksi kunnat/kuntayhtymät rahoittavat koordinaation kustannuksista osahankkeen budjettien mukaan. Toimintasuunnitelman liitteenä on hankkeen budjetti (Liite1.) Oulun kaupunki tilittää päärahoittajan hyväksymät kustannukset hallinnoijalta päärahoittajan antaman maksatuspäätöksen jälkeen kaksi (2) kertaa vuodessa. Laskutettavasta osuudesta vähennetään osatoteuttajan omarahoituksen (25 %) osuus sekä kuntaosuus koordinaatiohankkeesta toteutuneiden kustannusten mukaisesti.

17(18) Osahankkeiden on toimitettava maksatushakemukset hankkeen hallinnoijalle seuraavan aikataulun mukaisesti: Taulukko 3. Maksatusaikataulu ajalta toimitettava viimeistään v. 2012 1.3. 31.12.2012 15.1.2013 v. 2013 1.1. 30.9.2013 1.10. 31.12.2013 v. 2014 1.1. 30.6.2014 1.7. 30.9.2014 15.10.2013 15.1.2014 15.8.2014 15.10.2014 Liitteenä hankkeen osapuolille jaetut talousohjeet (Liite 6). 9. Kuvat, kaaviot ja taulukot Kuvat: Kaaviot: Kuva 1: Hankkeen rakennekaavio Kaavio 1: Hankkeen organisoitumismalli Taulukot: Taulukko 1: Hyve-johtamisen kartta hankkeen henkilöstö Taulukko 2: Koordinaatiohankkeen tavoitteet, tulosodotukset ja toimenpiteet Taulukko 3: Maksatusaikataulu LIITTEET Liite 1. Hankkeen budjetti Liite 2. Hankkeen viestintäsuunnitelma Liite 3. Hankkeen riskienhallinta

18(18) Liite 1 HYVE - JOHTAMISEN KARTTA - VUOROVAIKUTUKSELLISELLA JOHTAMI- SELLA UUSIIN TAVOITTEISIIN HANKKEEN MENOT JA RAHOITUS 2 012 2 013 2 014 Yhteensä Henkilöstömenot, joista 214 995 377 800 278 813 871 608 Projektiin palkattava henkilöstö 163 215 277 188 208 477 648 880 Työpanoksen siirto kunnalta 51 780 100 612 70 336 222 728 Palvelujen ostot yhteensä, josta 203 037 294 894 204 946 702 877 Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut 164 137 237 994 163 146 565 277 Painatukset ja ilmoitukset 2 700 4 000 3 400 10 100 Majoitus- ja ravitsemuspalvelut 8 700 9 500 8 800 27 000 Matkustus- ja kuljetuspalvelut 21 000 33 600 23 800 78 400 Koulutus- ja kulttuuripalvelut 1 500 2 300 1 800 5 600 Muut palvelujen ostot 5 000 7 500 4 000 16 500 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 6 000 2 900 2 900 11 800 Vuokrat 20 300 26 900 20 300 67 500 Investointimenot yhteensä, josta 1 500 0 0 1 500 Aineettomat hyödykkeet 0 0 0 0 Koneet ja kalusto 1 500 0 0 1 500 Muut investointimenot 0 0 0 0 Muut menot 9 000 12 000 9 000 30 000 Menot yhteensä = Kokonaiskustannukset 454 832 714 494 515 959 1 685 285 Valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset 0 0 0 0 Tulorahoitus 0 0 0 0 Muu kuin julkinen rahoitus 0 0 0 0 Valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset 454 832 714 494 515 959 1 685 285 Kunnan/kuntayhtymän oma rahoitusosuus 113 708 178 624 128 990 421 321 Muu julkinen rahoitus 0 0 0 0 Haettava valtionavustus 341 124 535 871 386 969 1 263 964

VIESTINTÄSUUNNITELMA Hyve johtamisen kartta Projektisuunnittelija Taija Rintamäki 28.9.2012

Sivu 2 / 7 Sisältö 1 Projektin perustiedot 3 2 Tavoitteet ja pääviestit 3 3 Kohderyhmät 4 3.1 Sisäiset kohderyhmät 4 3.2 Ulkoiset kohderyhmät 5 4 Välineet ja työkalut 5 5 Aikataulu, kustannukset ja vastuuhenkilöt 7 6 Viestinnän seuranta ja raportointi 7

Sivu 3 / 7 1 Projektin perustiedot Hyve johtamisen kartta hankkeen tarkoituksena on kehittää asiakaslähtöisten palveluprosessien johtamismallia alueellisesti ja luoda uudenlaista vuorovaikutuksellisen johtamisen mallia sekä kehittää ratkaisumalleja tulevaisuuden johtamishaasteisiin. Hanke koostuu koordinaatiohankkeesta ja kolmesta osahankkeesta. Koordinaatiohankkeesta vastaa Oulun kaupunki. Osahankkeita ovat Kainuun maakuntayhtymä, Oulunkaari ja Uusi Oulu. Hankkeen toteutusaika: 1.3.2012 31.10.2014 2 Tavoitteet ja pääviestit Hankkeesta pyritään viestimään yhtenäisellä ilmeellä. Koordinaatiohanke vastaa hankkeen kokonaisviestinnästä. Jokaiselle osahankkeella on vastuu oman toiminta alueensa sisäisestä viestinnästä. Viestinnän suunnittelu on koordinaatiohankkeen ja osahankkeiden yhteistä vastuualuetta. Hyve johtamisen kartta hankkeelle on suunniteltu oma ilme, jonka tulee näkyä yhdenmukaisesti hankkeen viestinnässä. Esittelymateriaalissa hankkeen nimi ja logo sijoitetaan esityksen vasempaan yläkulmaan. Lisäksi esityksessä tulee näkyä osahankkeiden kuntakohtaiset tunnukset sekä rahoittajan logo. Tavoitteet: Hankeviestinnän tavoitteena on: edesauttaa projektin tavoitteiden toteutumista ja jalkautumista tukea johtamisen eri tasoilla tapahtuvaa muutosta sitouttaa johto ja henkilöstö hankkeen mukaiseen kehittämistyöhön antaa tietoa projektin etenemisestä ja projektin toimista sekä kehittämistyön myötä tapahtuneiden muutosten vaikutuksista viestinnän tavoitteena on myös tuoda lisätietoa asiakas ja poikkihallinnollisten prosessien merkittävyydestä ja vaikuttavuudesta kuntien ja kuntayhtymien viranhaltijoille ja luottamushenkilöille päätöksen teon pohjaksi välittää mallinnettuja toimintoja muille kunnille ja kaupungeille Pääviestit: Vaikuttavat palveluprosessit edellyttävät asiakaslähtöisyyttä; asiakkaan mukaan ottamista palvelun suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Asiakaslähtöisyys edellyttää uudenlaista palveluprosessien johtamismallia, jossa poikkihallinnollisesti tuotetut toimintamallit mahdollistavat parempaa vaikuttavuutta ja raskaiden palveluiden sijasta edullisempia ennaltaehkäiseviä toiminnanmuotoja. Johtamisen toimintamalleja ja prosesseja kehittämällä tavoitteena on päästä myös mielekkäämpään työhön ja työhyvinvointiin.

Sivu 4 / 7 3 Kohderyhmät 3.1 Sisäiset kohderyhmät Koordinaatiohankkeen vastuulla on: Projektin ohjausryhmä Kaste ohjelma (yhdyshenkilö, seminaarit, muut Kaste hankkeet) Koordinaatiohankkeen sisäinen viestintä Koordinaatiohankkeen teemaryhmien viestintä Osahankkeiden vastuualueet: Uusi Oulu: Tilaajan johtoryhmä Tuotannon johtoryhmä Mielenterveys ja päihdepalveluiden, vanhuspalveluiden sekä lastensuojelun henkilöstö (nostot) Ehyte hanke Avaus hanke Muut hankkeeseen nivoutuvat kehittämishankkeet, joissa kaupunki on mukana Tarvittaessa sivistys ja kulttuuripalvelut sekä ympäristö ja yhdyskuntapalvelut Oulunkaari: Oulunkaaren johtoryhmä Oulunkaaren hanketyöryhmä Yhtymähallitus Palvelutuotantolautakunta Vanhuspalveluiden lähiesimiehet Vanhuspalveluiden henkilöstö Oulunkaaren perhe ja terveyspalveluiden esimiehet Oulunkaaren perhe ja terveyspalveluiden henkilöstö Kainuun maakuntayhtymä : Osahankkeen ohjausryhmä Osahankkeen projektiryhmä Sote muu johto/ henkilöstö Muut yhteistyökumppanit

Sivu 5 / 7 3.2 Ulkoiset kohderyhmät Koordinaatiohanke: Erva alue, Kaste Pohjois Suomi, muut kunnat + sparraajakunnat Oppi ja tutkimuslaitokset: Oulun yliopisto, OAMK, Oulun Diak ja diakoniaopisto, Lapin Yliopisto sosiaalityön laitos, Pohjois Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Poske, kuntalaiset ammattilaiset: Sairaanhoitopiiri, AVI ja ELY järjestöt ja yhdistykset: Soste, kumppanuuskeskus, Esko Yleisviestintä Työterveyslaitos THL STM Osahankkeet viestivät hankkeesta palveluiden käyttäjille sekä kaupungin ja/tai kuntayhtymien organisaation ulkopuolisille yhteistyökumppaneille (esim. yksityiset palvelutuottajan, järjestöt) tarvittaessa. 4 Välineet ja työkalut Koordinaatiohankkeen viestintää suunnitellaan koordinaatioryhmässä ja viestinnän suuremmista linjoista päätetään ohjausryhmässä. Osahankkeissa viestintä suunnitellaan osahankkeiden projektiryhmissä. Tämä viestintäsuunnitelma on koordinaatiohankkeen ja osahankkeiden yhteinen viestintäsuunnitelma. Osahankkeet voivat halutessaan tehdä oman osahankkeen erillisen viestintäsuunnitelman. Tämän viestintäsuunnitelman liitteenä on koordinaatiohankkeen ja jokaisen osahankkeen viestintää koskeva toimenpidesuunnitelma. Viestinnässä käytettävät keskeiset viestinnän välineet ja työkalut ovat: InnoWiki toimii koko hankkeen sähköisenä työtilana. Hankeen työntekijöillä on työtilan käyttöoikeus. Työtilaa käytetään aktiivisesti myös työskentelyvälineenä. Sinne liitetään mm. ohjausryhmän, koordinaatioryhmän ja projektiryhmien kokousten esityslistat, pöytäkirjat ja muistiot sekä hankeen toimenpide, arviointi ja viestintäsuunnitelmat. Lisäksi Innokylän kaikille avoimessa osassa viestitään hankkeen kulusta, toimista ja tapahtumista, joita hanke järjestää tai joihin on osallisena. Innowikin REA työkalua käytetään mallinnuksessa. Koordinaatiohanke vastaa työtilan päivityksestä koordinaatiohankkeen vastuulla oleviin asioihin liittyen. Osahankkeet vastaavat työtilan päivityksistä omalta osaltaan. Ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa päätetään mitkä asiat ovat kaikille julkisia ja mitkä ovat hankkeiden sisäisen työskentelyn välineitä. Hyve johtamisen kartta hankkeen ohjausryhmässä tiedotetaan hankkeen etenemisestä. Ohjausryhmä kokoontuu 2 kertaa vuodessa. Ohjausryhmän toimintaan liittyvät materiaalit tallennettaan Innowiki työalustalle.

Sivu 6 / 7 Hanke julkaisee sähköisen uutiskirjeen tarvittaessa. Uutiskirjeessä tiedotetaan hankkeen etenemisestä ja keskeisistä tapahtumista. Uutiskirje on osahankkeiden sisäisessä jakelussa. Lisäksi uutiskirje löytyy Innokylästä. Tietoa hankkeesta löytyy osahankkeiden kaupunkien ja kuntien omilta www sivuilta. Lisäksi tietoa Hyve johtamisen kartta hankkeesta löytyy KASTE sivustolta sekä Pohjois Pohjanmaan hyvinvointi ohjelman kotisivuilta. Näillä sivuilla hankkeesta kerrotaan sen pääkohdat. Tarkempaa tietoa asiasta kiinnostuneet voivat saada Innokylästä, jonka linkki liitetään edellä mainituille www sivustoille. Koordinaatiohankkeen osalta voi myöhemmin tulla tarpeita yhteisten tiedotteiden ja tiedotustilaisuuksien suhteen. Tiedotteista ja tiedotustilaisuuksista sovitaan yhteisesti vastuullisen johtajan kanssa. Koordinaatioprojekti pitää säännöllisesti yhteyttä keskeisiin sidosryhmiin, kuten rahoittajaan sekä hanketta lähellä oleviin muihin hankkeisiin. Seminaareihin, koulutustilaisuuksiin, perehdytystilaisuuksiin, muut tapahtumat esim. paneelikeskustelutilaisuudet osallistutaan ja niitä järjestetään hankkeen puitteissa tarpeen mukaan. Hyvien projektista saatujen kokemusten ja hyvien käytänteiden levittäminen ovat keskeisiä asioita juurruttamisen ja levittämisen näkökulmasta. Edellä mainituilla tapahtumien järjestäminen ja toteuttaminen ovat myös merkityksellisiä kehittämistyön ja henkilöstön sitouttamisen näkökulmasta. Perehdytys, koulutus ja yms. tilaisuuksien välityksellä tapahtuvaa viestintää toteutetaan myös osahankkeiden sisällä. Hankkeesta voidaan tehdä esite ja/tai julkaisu, jonka välityksellä voidaan jakaa tietoa hankkeesta. Koordinaatiohanke vastaa esitteiden ja julkaisujen tuottamisesta. Jokaisella osahankkeella on oma ohjausryhmä, joka koordinoi ja kokoaa osahankkeen toimintaa. Kokouksissa tiedotetaan hankkeen etenemisestä ja sovitaan yhteisesti eteenpäin vietävistä asioista. Ohjausryhmä on myös väline tiedon eteenpäin viemisestä osallistujien omalla toiminta alueella. Ohjausryhmän puheenjohtajien vastuulla on, että tietoa viedään eteenpäin projektiryhmän jäsenien osa alueilla. Ohjausryhmine kokousten pöytäkirjat on nähtävillä InnoWikissä. Osahankkeelle on asetettu yhteisesti kehitettäviä alueita. Näiden alueiden kehittämiseksi perustetaan teemaryhmät, joiden sisällä kehittämistyötä tehdään. Toimintamalleja pilotoidaan eri osahankkeissa. Teemaryhmissä tiedotetaan piloitoinnin toteutumisesta ja niihin liittyvistä havainnoista. Toistuvilla kokous ja palaverikäytännöillä pyritään tiedon välittämiseen ja hyvään viestintään. Säännöllisiä yhteistyöpalavereja ja kokouksia on seuraavasti: Uusi Oulu: Tilaajan johtoryhmä Tuottajan johtoryhmissä (aikataulutus viestinnän toimenpiteet liitteessä) Yhteistyöpalaverit: Avaus ja ehyte hankkeet Projektitoimisto Sote hankkeiden yhteistyöpalaverit

Sivu 7 / 7 Kainuun maakuntayhtymä: Osahankkeen ohjausryhmä Osahankkeen projektiryhmän palaverit TKS vastuualueen yhteistyöpalaverit Oulunkaari: Alahankkeen projektiryhmä (hankejohtaja, kehitysjohtaja, projektipäällikkö, projektisihteeri) Alahankkeen ohjausryhmä Oulunkaaren hanketyöryhmä Oulunkaaren johtoryhmä Osahankkeet räätälöivät oman toimintansa kannalta merkitykselliset postituslistat, joiden kautta voidaan jakaa tietoa hankkeen toiminnasta, etenemisestä, vaikutuksista ja tulevista tapahtumista, koulutuksista, paneelikeskusteluista jne. 5 Aikataulu, kustannukset ja vastuuhenkilöt Hankkeen viestinnästä laaditaan toteuttamissuunnitelma. Suunnitelmasta käy ilmi viestinnän toimenpiteet, tavoitteet, aikataulu, kohderyhmä, vastuu ja kustannukset. Viestinään toteuttamissuunnitelmaa päivitetään säännöllisesti. Projektipäällikkö vastaa hankkeen viestinnästä. Toteuttamissuunnitelmaan merkitään viestintätoimenpiteestä vastuussa oleva henkilö. Viestintää suunnitellaan yhdessä hallintokunnan tiedottajan ja vastuullisen johtajan kanssa. 6 Viestinnän seuranta ja raportointi Viestinnän seuranta tapahtuu tuotosten ja toiminnan seurannan kautta. Esimerkiksi keräämällä tietoa järjestetyistä tilaisuuksista (osallistujien määrästä, palaute jne.), mediajulkisuuden määrä, vaikutus, tiedotteiden läpimeno, juttutyypit ja niiden sävy, julkaistut artikkelit, kenen ääni jutuissa kuului. Hankkeesta tehdyt tiedotteet ja lehtijutut talteen kerätään talteen.

Hankkeen nimi Hyve Johtamisen kartta hanke Tekijän nimi Päivi Visuri 16.10.2012 Versionumero LiIITE 3: KOORDINAATIOHANKKEEN RISKIEN ARVIOINTI Selite: Riskin vaikutus Riskin todennäköisyys Vähäinen (1) Vakava (2) Erittäin vakava (3) Ei merkitystä (0) 0 0 0 Alhainen (1) 1 2 4 Keskimääräinen (2) 3 6 7 Korkea (3) 5 8 9 Värikoodien merkitykset: Riski on hallinnassa, seurataan säännöllisesti Projektipäällikkö valmistelee toimenpide-ehdotukset vastuulliselle johtajalle Projektipäällikkö valmistelee toimenpide-ehdotukset ohjausryhmälle Riski Riskin kuvaus Riskin vaikutusten kuvaus TN Vaik. Budjetti Budjetissa vähän varattu rahoitusta työpanoksen siirtoon kunnilta Hankkeen tavoitteet suuria suhteessa käytettävään aikaan. Kaikkia tavoitteita ei ehditä toteuttaa. Merki -tys 2 3 6 Toimenpiteen kuvaus Vastuutaho Hankkeen päämääriä tulee rajata. Hankkeessa pilotoidaan laatukriteerit. Varsinaista Sotekäsikirjaa ei hankkeen aikanatehdä. Toimintasuunnitelmia on kohdennettava ja täsmennettävä Ohjausryhmä Keskushallinto, Innovaatiot ja markkinointi Riskien arviointi 1/4

Hankkeen nimi Hyve Johtamisen kartta hanke Tekijän nimi Päivi Visuri Merki -tys Hankkeen tavoitteet suuria suhteessa käytettävään aikaan. Kaikkia tavoitteita ei ehditä toteuttaa. 2 3 6 Riski Riskin kuvaus Riskin vaikutusten kuvaus TN Vaik. Rahoitus Henkilöstö Osahankkeiden resurssien riittävyys suhteessa tavoitteisiin Henkilöstön vaihtuvuus/pysyvyys Henkilöstö vaihtuu kesken hankkeen 1 3 3 Toimenpiteen kuvaus Vastuutaho Hankkeen tavoitteiden rajaus. Osahankkeiden ja teemaryhmien rajaukset tehtävä seuraavaan ohjausryhmään mennessä. Riittävä dokumentointi, jolla varmistetaan tiedon siirtyminen henkilöstön vaihtuessa. Ohjausryhmä projektijohtaja Osahankkeen vetäjät Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) 16.10.2012 Versionumero Aikataulu Yhteistyökumppanit Henkilöstö saatu rekrytoitua myöhässä. Projektin tavoitteet suhteessa käytettävään aikaan suuret. Käytettyjen asiantuntijoiden epäselvät roolit tai vastuut Projektin tavoitteita ei saada projektin aikana toteutetuksi. Asiantuntijat keskittyvät asiantuntijatyössään muun toiminnan kehittämiseen kuin hankkeen tavoitteen mukaiseen työskentekyyn. 2 2 4 1 2 2 Teemaryhmien sekä osaprojektien tavoitteiden rajaaminen. Hankkeiden ja osahankkeiden tavoitteet jäsennellään riittävän selkeästi sekä kirjallisesti että suunnilisesti käytetetyille asiantuntijoille. Ohjausryhmä Johtoryhmät Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Viestintä ja tiedonkulku Viestintää ei ole suunniteltu riittävästi, viestinnän sisältö heikko, se ei tavoita haluttuja kohderyhmiä Viestintä suunniteltu heikosti 1 1 1 Viestintä hoidetaan suunnitellusti Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Sitoutuminen Rahoittaja Henkilöstön, johdon tai muiden osallistuvien tahojen puutteellinen sitoutuminen Esim. rahoittaja karsii budjettia Projektihenkilöstö ei saa tarvittavaa tukea toteuttajaorganisaatiosta Vaikessa talosutilanteessa rahoittajan on karsittava budjettia 2 3 6 1 3 3 Johdon sitoutuminen Johtoryhmät Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Keskushallinto, Innovaatiot ja markkinointi Riskien arviointi 2/4

Hankkeen nimi Hyve Johtamisen kartta hanke Tekijän nimi Päivi Visuri Merki -tys Projektijohtajalla ei riittävää kunnallishallinnon tuntemusta 2 2 4 Riski Riskin kuvaus Riskin vaikutusten kuvaus TN Vaik. Osaaminen Organisaatio Kehittämisosaaminen, kunnallishallinnon tuntemus, projektiosaaminen Projektiorganisaation rooli epäselvä suhteessa osahankkeen organisaatioon. Projektiorganisaatio epäselvä. Projektiorganisaatio on vain muodollisesti olemassa. 1 3 3 Toimenpiteen kuvaus Vastuutaho Ohjausryhmän ja vastuullisen johtajan sekä henkilöstön tuki projektijohtajan oma perehtyminen Hankkeen vastuiden ja roolin selkeyttäminen. Tavoitteiden jäsentäminen suhteessa muun organisaation toimintaan. Ohjausryhmä vastuullinen johtaja projektijohtaja Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) 16.10.2012 Versionumero Sopimukset Toiminnan jatkuminen projektin päättymisen jälkeen Johtaminen Esim. riittämättömät sopimukset, sopimusten valmistelun väärä ajoitus Kehittämisen tuloksia ei oteta käyttöön linjaorganisaatiossa Resurssien riittävyys ja johtamisen oikean tason määrittely Kilpailutusten epäonnistuminen heikon valmistelun sekä kriteeristön vuoksi Organisaatioissa on meneillään niin monta kehittämishanketta, ettei henkilöstöllä ole aikaa uusien hankkeiden implementointiin tai nykyisten toimintojen, prosessien tms. uudistamiseen. 1 2 2 2 3 6 Projektijohtamisen sekä osahankkeiden projektipäälliköiden ohjauksen riittämättömyys. 1 3 3 Dokumentointi Riittämätön dokumentaatio Dokumentaatiota ei ole riittävästi ja se on varastoitu ei-systemaattisella tavalla 1 2 2 Kilpailutusten huolellinen valmistelu Johdon sitouttaminen Vuorovaikutteinen johtaminen, tuen antaminen ja sen kysyminen Dokumentaatio hoidetaan hankkeen alusta asti systemaattisella tavalla Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Johto Projektipäälliköt Hankkeen vastuullinen johtaja Projektijohtaja projektipäälliköt vastuualueiden esimiehet Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Keskushallinto, Innovaatiot ja markkinointi Riskien arviointi 3/4

Hankkeen nimi Hyve Johtamisen kartta hanke Tekijän nimi Päivi Visuri Riski Riskin kuvaus Riskin vaikutusten kuvaus TN Vaik. Asiakirjahallinta Tavoite/tulos muuttuu Asiakirjanhallinta ei vastaaprojektin hyvälle hoitamiselle asetettuja tavoitteita Osahankkeet eivät ole sitoutuneet teemaryhmille asetettuihin tavoitteisiin Riski voi toteutua henkilöstön vaihtuessa. Osahankkeiden organisaatiot eivät koe teemaryhmien teemoja itselleen keskeisinä, eivätkä sitoudu niiden toteuttamiseen. Merki -tys 1 2 2 2 3 6 Toimenpiteen kuvaus Vastuutaho Dokumentaatio hoidetaan hankkeen alusta asti systemaattisella tavalla Keskustelu johtoryhmien ja teemaryhmien kanssa hankkeen tavoitteista. Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Johtoryhmät Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) 16.10.2012 Versionumero Merkittävä toimintaympäristön muutos Muut mahdolliset riskit Hankkeen tavoitteeseen erityisesti liittyvä toimintaympäristössä tapahtuva muutos Määrittele muut hankekohtaiset riskit Sote alueen lainsäädännöllinen tms. muutos 1 2 2 0 0 0 0 0 0 Keskushallinto, Innovaatiot ja markkinointi Riskien arviointi 4/4