VIESTINTÄSUUNNITELMA Hyve johtamisen kartta Projektisuunnittelija Taija Rintamäki

Transkriptio

1 VIESTINTÄSUUNNITELMA Hyve johtamisen kartta Projektisuunnittelija Taija Rintamäki

2 Sivu 2 / 7 Sisältö 1 Projektin perustiedot 3 2 Tavoitteet ja pääviestit 3 3 Kohderyhmät Sisäiset kohderyhmät Ulkoiset kohderyhmät 5 4 Välineet ja työkalut 5 5 Aikataulu, kustannukset ja vastuuhenkilöt 7 6 Viestinnän seuranta ja raportointi 7

3 Sivu 3 / 7 1 Projektin perustiedot Hyve johtamisen kartta hankkeen tarkoituksena on kehittää asiakaslähtöisten palveluprosessien johtamismallia alueellisesti ja luoda uudenlaista vuorovaikutuksellisen johtamisen mallia sekä kehittää ratkaisumalleja tulevaisuuden johtamishaasteisiin. Hanke koostuu koordinaatiohankkeesta ja kolmesta osahankkeesta. Koordinaatiohankkeesta vastaa Oulun kaupunki. Osahankkeita ovat Kainuun maakuntayhtymä, Oulunkaari ja Uusi Oulu. Hankkeen toteutusaika: Tavoitteet ja pääviestit Hankkeesta pyritään viestimään yhtenäisellä ilmeellä. Koordinaatiohanke vastaa hankkeen kokonaisviestinnästä. Jokaiselle osahankkeella on vastuu oman toiminta-alueensa sisäisestä viestinnästä. Viestinnän suunnittelu on koordinaatiohankkeen ja osahankkeiden yhteistä vastuualuetta. Hyve johtamisen kartta hankkeelle on suunniteltu oma ilme, jonka tulee näkyä yhdenmukaisesti hankkeen viestinnässä. Esittelymateriaalissa hankkeen nimi ja logo sijoitetaan esityksen vasempaan yläkulmaan. Lisäksi esityksessä tulee näkyä osahankkeiden kuntakohtaiset tunnukset sekä rahoittajan logo. Tavoitteet: Hankeviestinnän tavoitteena on: edesauttaa projektin tavoitteiden toteutumista ja jalkautumista tukea johtamisen eri tasoilla tapahtuvaa muutosta sitouttaa johto ja henkilöstö hankkeen mukaiseen kehittämistyöhön antaa tietoa projektin etenemisestä ja projektin toimista sekä kehittämistyön myötä tapahtuneiden muutosten vaikutuksista viestinnän tavoitteena on myös tuoda lisätietoa asiakas- ja poikkihallinnollisten prosessien merkittävyydestä ja vaikuttavuudesta kuntien ja kuntayhtymien viranhaltijoille ja luottamushenkilöille päätöksen teon pohjaksi välittää mallinnettuja toimintoja muille kunnille ja kaupungeille Pääviestit: Vaikuttavat palveluprosessit edellyttävät asiakaslähtöisyyttä; asiakkaan mukaan ottamista palvelun suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Asiakaslähtöisyys edellyttää uudenlaista palveluprosessien johtamismallia, jossa poikkihallinnollisesti tuotetut toimintamallit mahdollistavat parempaa vaikuttavuutta ja raskaiden palveluiden sijasta edullisempia ennaltaehkäiseviä toiminnanmuotoja. Johtamisen toimintamalleja ja prosesseja kehittämällä tavoitteena on päästä myös mielekkäämpään työhön ja työhyvinvointiin.

4 Sivu 4 / 7 3 Kohderyhmät 3.1 Sisäiset kohderyhmät Koordinaatiohankkeen vastuulla on: Projektin ohjausryhmä Kaste ohjelma (yhdyshenkilö, seminaarit, muut Kaste hankkeet) Koordinaatiohankkeen sisäinen viestintä Koordinaatiohankkeen teemaryhmien viestintä Osahankkeiden vastuualueet: Uusi Oulu: Tilaajan johtoryhmä Tuotannon johtoryhmä Mielenterveys- ja päihdepalveluiden, vanhuspalveluiden sekä lastensuojelun henkilöstö (nostot) Ehyte hanke Avaus hanke Muut hankkeeseen nivoutuvat kehittämishankkeet, joissa kaupunki on mukana Tarvittaessa sivistys- ja kulttuuripalvelut sekä ympäristö- ja yhdyskuntapalvelut Oulunkaari: Oulunkaaren johtoryhmä Oulunkaaren hanketyöryhmä Yhtymähallitus Palvelutuotantolautakunta Vanhuspalveluiden lähiesimiehet Vanhuspalveluiden henkilöstö Oulunkaaren perhe- ja terveyspalveluiden esimiehet Oulunkaaren perhe- ja terveyspalveluiden henkilöstö Kainuun maakuntayhtymä : Osahankkeen ohjausryhmä Osahankkeen projektiryhmä Sote muu johto/ henkilöstö Muut yhteistyökumppanit

5 Sivu 5 / Ulkoiset kohderyhmät Koordinaatiohanke: Erva-alue, Kaste Pohjois-Suomi, muut kunnat + sparraajakunnat Oppi- ja tutkimuslaitokset: Oulun yliopisto, OAMK, Oulun Diak ja diakoniaopisto, Lapin Yliopisto sosiaalityön laitos, Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Poske, kuntalaiset ammattilaiset: Sairaanhoitopiiri, AVI ja ELY järjestöt ja yhdistykset: Soste, kumppanuuskeskus, Esko Yleisviestintä Työterveyslaitos THL STM Osahankkeet viestivät hankkeesta palveluiden käyttäjille sekä kaupungin ja/tai kuntayhtymien organisaation ulkopuolisille yhteistyökumppaneille (esim. yksityiset palvelutuottajan, järjestöt) tarvittaessa. 4 Välineet ja työkalut Koordinaatiohankkeen viestintää suunnitellaan koordinaatioryhmässä ja viestinnän suuremmista linjoista päätetään ohjausryhmässä. Osahankkeissa viestintä suunnitellaan osahankkeiden projektiryhmissä. Tämä viestintäsuunnitelma on koordinaatiohankkeen ja osahankkeiden yhteinen viestintäsuunnitelma. Osahankkeet voivat halutessaan tehdä oman osahankkeen erillisen viestintäsuunnitelman. Tämän viestintäsuunnitelman liitteenä on koordinaatiohankkeen ja jokaisen osahankkeen viestintää koskeva toimenpidesuunnitelma. Viestinnässä käytettävät keskeiset viestinnän välineet ja työkalut ovat: InnoWiki toimii koko hankkeen sähköisenä työtilana. Hankeen työntekijöillä on työtilan käyttöoikeus. Työtilaa käytetään aktiivisesti myös työskentelyvälineenä. Sinne liitetään mm. ohjausryhmän, koordinaatioryhmän ja projektiryhmien kokousten esityslistat, pöytäkirjat ja muistiot sekä hankeen toimenpide-, arviointi- ja viestintäsuunnitelmat. Lisäksi Innokylän kaikille avoimessa osassa viestitään hankkeen kulusta, toimista ja tapahtumista, joita hanke järjestää tai joihin on osallisena. Innowikin REA työkalua käytetään mallinnuksessa. Koordinaatiohanke vastaa työtilan päivityksestä koordinaatiohankkeen vastuulla oleviin asioihin liittyen. Osahankkeet vastaavat työtilan päivityksistä omalta osaltaan. Ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa päätetään mitkä asiat ovat kaikille julkisia ja mitkä ovat hankkeiden sisäisen työskentelyn välineitä. Hyve- johtamisen kartta hankkeen ohjausryhmässä tiedotetaan hankkeen etenemisestä. Ohjausryhmä kokoontuu 2 kertaa vuodessa. Ohjausryhmän toimintaan liittyvät materiaalit tallennettaan Innowiki työalustalle.

6 Sivu 6 / 7 Hanke julkaisee sähköisen uutiskirjeen tarvittaessa. Uutiskirjeessä tiedotetaan hankkeen etenemisestä ja keskeisistä tapahtumista. Uutiskirje on osahankkeiden sisäisessä jakelussa. Lisäksi uutiskirje löytyy Innokylästä. Tietoa hankkeesta löytyy osahankkeiden kaupunkien ja kuntien omilta www-sivuilta. Lisäksi tietoa Hyve johtamisen kartta hankkeesta löytyy KASTE-sivustolta sekä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointi ohjelman kotisivuilta. Näillä sivuilla hankkeesta kerrotaan sen pääkohdat. Tarkempaa tietoa asiasta kiinnostuneet voivat saada Innokylästä, jonka linkki liitetään edellä mainituille www-sivustoille. Koordinaatiohankkeen osalta voi myöhemmin tulla tarpeita yhteisten tiedotteiden ja tiedotustilaisuuksien suhteen. Tiedotteista ja tiedotustilaisuuksista sovitaan yhteisesti vastuullisen johtajan kanssa. Koordinaatioprojekti pitää säännöllisesti yhteyttä keskeisiin sidosryhmiin, kuten rahoittajaan sekä hanketta lähellä oleviin muihin hankkeisiin. Seminaareihin, koulutustilaisuuksiin, perehdytystilaisuuksiin, muut tapahtumat esim. paneelikeskustelutilaisuudet osallistutaan ja niitä järjestetään hankkeen puitteissa tarpeen mukaan. Hyvien projektista saatujen kokemusten ja hyvien käytänteiden levittäminen ovat keskeisiä asioita juurruttamisen ja levittämisen näkökulmasta. Edellä mainituilla tapahtumien järjestäminen ja toteuttaminen ovat myös merkityksellisiä kehittämistyön ja henkilöstön sitouttamisen näkökulmasta. Perehdytys-, koulutus- ja yms. tilaisuuksien välityksellä tapahtuvaa viestintää toteutetaan myös osahankkeiden sisällä. Hankkeesta voidaan tehdä esite ja/tai julkaisu, jonka välityksellä voidaan jakaa tietoa hankkeesta. Koordinaatiohanke vastaa esitteiden ja julkaisujen tuottamisesta. Jokaisella osahankkeella on oma ohjausryhmä, joka koordinoi ja kokoaa osahankkeen toimintaa. Kokouksissa tiedotetaan hankkeen etenemisestä ja sovitaan yhteisesti eteenpäin vietävistä asioista. Ohjausryhmä on myös väline tiedon eteenpäin viemisestä osallistujien omalla toiminta-alueella. Ohjausryhmän puheenjohtajien vastuulla on, että tietoa viedään eteenpäin projektiryhmän jäsenien osa-alueilla. Ohjausryhmine kokousten pöytäkirjat on nähtävillä InnoWikissä. Osahankkeelle on asetettu yhteisesti kehitettäviä alueita. Näiden alueiden kehittämiseksi perustetaan teemaryhmät, joiden sisällä kehittämistyötä tehdään. Toimintamalleja pilotoidaan eri osahankkeissa. Teemaryhmissä tiedotetaan piloitoinnin toteutumisesta ja niihin liittyvistä havainnoista. Toistuvilla kokous- ja palaverikäytännöillä pyritään tiedon välittämiseen ja hyvään viestintään. Säännöllisiä yhteistyöpalavereja ja kokouksia on seuraavasti: Uusi Oulu: Tilaajan johtoryhmä Tuottajan johtoryhmissä (aikataulutus viestinnän toimenpiteet liitteessä) Yhteistyöpalaverit: Avaus ja ehyte hankkeet Projektitoimisto Sote hankkeiden yhteistyöpalaverit

7 Sivu 7 / 7 Kainuun maakuntayhtymä: Osahankkeen ohjausryhmä Osahankkeen projektiryhmän palaverit TKS vastuualueen yhteistyöpalaverit Oulunkaari: Alahankkeen projektiryhmä (hankejohtaja, kehitysjohtaja, projektipäällikkö, projektisihteeri) Alahankkeen ohjausryhmä Oulunkaaren hanketyöryhmä Oulunkaaren johtoryhmä Osahankkeet räätälöivät oman toimintansa kannalta merkitykselliset postituslistat, joiden kautta voidaan jakaa tietoa hankkeen toiminnasta, etenemisestä, vaikutuksista ja tulevista tapahtumista, koulutuksista, paneelikeskusteluista jne. 5 Aikataulu, kustannukset ja vastuuhenkilöt Hankkeen viestinnästä laaditaan toteuttamissuunnitelma. Suunnitelmasta käy ilmi viestinnän toimenpiteet, tavoitteet, aikataulu, kohderyhmä, vastuu ja kustannukset. Viestinään toteuttamissuunnitelmaa päivitetään säännöllisesti. Projektipäällikkö vastaa hankkeen viestinnästä. Toteuttamissuunnitelmaan merkitään viestintätoimenpiteestä vastuussa oleva henkilö. Viestintää suunnitellaan yhdessä hallintokunnan tiedottajan ja vastuullisen johtajan kanssa. 6 Viestinnän seuranta ja raportointi Viestinnän seuranta tapahtuu tuotosten ja toiminnan seurannan kautta. Esimerkiksi keräämällä tietoa järjestetyistä tilaisuuksista (osallistujien määrästä, palaute jne.), mediajulkisuuden määrä, vaikutus, tiedotteiden läpimeno, juttutyypit ja niiden sävy, julkaistut artikkelit, kenen ääni jutuissa kuului. Hankkeesta tehdyt tiedotteet ja lehtijutut talteen kerätään talteen.