Sisällys 1. Hankinnan perustiedot... 2 1.1 YTHS... 2 1.2 Hankinnan yleiskuvaus ja laajuus... 2 1.2.1 Hankinnan arvo... 2 1.2.2 Sopimuskausi... 2 2. Hankintamenettely... 3 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot... 3 2.2. Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus... 3 2.3 Asiakirjajulkisuus... 4 2.4 Hankintamenettelyn kieli... 4 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 4 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot... 4 2.7 Hankintamenettelyn kulku... 4 2.8 Hankintapäätös... 5 3 Tarjoajien soveltuvuusehdot... 5 4 Tarjoukselle asetetut vaatimukset... 5 4.1 Hintojen ilmoittaminen... 5 4.2 Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset... 5 4.3 Sopimusehdot... 6 4.4 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen... 6 4.5 Tarjouksen voimassaoloaika... 6 5. Voittavan tarjouksen valinta... 6 6. Hankintasopimus... 6 6.1 Hankintasopimuksen solmiminen ja sopimuskausi... 6 6.2 Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta... 7 6.3 Hankintasopimukseen sisällytettävät ehdot... 7 6.4 Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen... 7 6.5 Hinnoittelun johdonmukaisuus... 8 6.6 Päiväys ja allekirjoitus... 8 1
1. Hankinnan perustiedot 1.1 YTHS YTHS tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden sekä suunterveyden palveluja 135.000 korkeakouluopiskelijalle. YTHS:n toiminta perustuu terveydenhuoltolain (1327/2010, 17. ) velvoitteeseen, jonka mukaan opiskelijoille on turvattava opiskeluterveydenhuolto. YTHS on vuonna 1954 perustettu valtakunnallinen organisaatio, jolla on toimipisteitä 15 paikkakunnalla. Säätiön kokonaismenot ovat noin 41 miljoonaa euroa ja toimintaa rahoittavat opiskelijat (19 %), Kansaneläkelaitos (59 %), yliopistokaupungit (12 %) ja opetusministeriö (9 %). Muiden tuottojen määrä on 1 % kokonaisrahoituksesta. Opiskelijoiden rahoitus perustuu YTHS:n ja ylioppilaskuntien välisiin sopimuksiin terveydenhoitomaksujen keräämisestä ja tilittämisestä. Yliopisto-opiskelijat kuuluvat automaattisesti ylioppilaskuntaan ja maksavat osana ylioppilaskunnan jäsenmaksua YTHS:n terveydenhoitomaksun (44 euroa/vuosi). Ylioppilaskunnat tilittävät terveydenhoitomaksut sellaisinaan YTHS:lle. Kansaneläkelaitoksen rahoitus perustuu sairausvakuutuslakiin (1224/2003, 13:11). Lain mukaan Kansaneläkelaitos voi rahoittaa YTHS:ää enintään 63 % rahoitusosuudella. Valtioneuvoston asetuksen (1338/2004) mukaan Kansaneläkelaitos vastaa YTHS:n maksuvalmiudesta tilikauden aikana. Tämän johdosta YTHS:n maksuvalmius on erittäin turvattu. Kuntien rahoitus perustuu sopimuksiin kaikkien opiskelupaikkakuntien kesken. Kunnat maksavat YTHS:lle toiminta-avustusta (vuonna 2013 avustus on 35,35 euroa/opiskelija/vuosi). Opetus- ja kulttuuriministeriö myöntää YTHS:lle vuosittain erityisavustuksen toimitilavuokriin. 1.2 Hankinnan yleiskuvaus ja laajuus 1.2.1 Hankinnan arvo 1.2.2 Sopimuskausi Tarjouskilpailun kohteena ovat YTHS:n tarvitsemat pankkipalvelut. Hankinnan kohteena oleva pankkipalvelukokonaisuus käsittää maksuliiketilin, konekieliset pankkipalvelut, rahahuollon, maksukorttipalvelut ja arvo-osuustilin. Hankinta tehdään hankintalain mukaista avointa menettelyä noudattaen, ja se on luonteeltaan puitehankinta. Hankintaan ei sisälly enimmäis- tai vähimmäisostovelvoitetta. Palvelutuotteet saattavat muuttua sopimuskauden aikana johtuen mm. maksuliikepalveluiden kehityksestä ja/tai palveluita koskevasta säätelystä. Näitä muutoksia voidaan tehdä tilaajan ja toimittajan väliseen sopimukseen sopimuskauden aikana. Mikäli muutoksilla on vaikutusta kustannuksiin, sovitaan näistä osapuolten kesken eri sopimuksella. Hankinnan arvioitu arvo on 100.000 euroa sopimuskaudelta optioineen (36 kk + 36 kk). Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskauden pituus on 36 kk + 36 kk (optio), mutta se on irtisanottavissa molempien sopimusosapuolien toimesta 6 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. 2
Option käyttö edellyttää molempien osapuolien hyväksynnän viimeistään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudella käytetään perussopimuskauden hintoja, ellei 6 kuukautta ennen optiokauden alkua ole muusta sovittu. 2. Hankintamenettely Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen, ja tarjouskilpailun kohteena on määräaikainen puitesopimus pankkipalveluista. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa 20.6.2013. Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n kotisivuilla www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat. Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset esitetään sähköpostilla lakimies Kalle Salavalle (kalle.salava(at)yths.fi). Aihekenttään tulee merkitä: Pankkipalveluiden kilpailutus. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Lisäkysymykset on esitettävä 1.8.2013 klo 16.00 mennessä, ja niihin vastataan yllä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 10.8.2013. Tarjouspyynnön muista mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa verkkoosoitteessa samalla, kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. 2.2. Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa yhtenä (1) kappaleena paperille tulostettuna sekä yhtenä kappaleena tallennettuna sähköisessä muodossa USB-tikulle. Tarjoukset tulee toimittaa suljetuissa kirjekuorissa 15.8.2013 klo 14.30 mennessä YTHS:lle. Kuoreen tulee merkitä Pankkipalveluiden kilpailutus sekä tarjoajan nimi. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A 00260 HELSINKI Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa 16.8.2013, joka ei ole julkinen. 3
2.3 Asiakirjajulkisuus Hankintapäätös ja tarjoukset tulevat asianosaisjulkisiksi, kun hankintapäätös on allekirjoitettu. Tarjouksiin sisältyvät liike- ja ammattisalaisuudet eivät tule asianosaisjulkisiksi. YTHS ja YTHS:n palveluksessa oleva henkilöstö on vaitiolovelvollinen tarjouksiin sisältyvistä liike- ja ammattisalaisuuksista. Tarjoajan on merkittävä tarjoukseensa erilliselle liitteelle kaikki tarjoukseen sisältyvät tiedot, joita se pitää liike- tai ammattisalaisuuksinaan. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä mainitulla tavalla, YTHS:llä on oikeus katsoa, että tarjoajan tarjous ei sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Hinta ja muut tarjous- ja hinnoittelulomakkeen tiedot eivät voi olla liikesalaisuuksia. 2.4 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä. Tarjouksen ja kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia. 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 2.7 Hankintamenettelyn kulku Saatuaan ja avattuaan kirjalliset tarjoukset YTHS käsittelee tarjoukset seuraavasti: 1. tarkistaa tarjoajien soveltuvuuden 2. tarkistaa tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 3. vertailee tarjouksia toisiinsa tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti ja valitsee näistä voittavan tarjouksen 4. tekee hankintapäätöksen, jossa soveltuvuusehdot täyttävä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt ja tarjousvertailussa parhaat pisteet saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi 4
2.8 Hankintapäätös Hankintapäätös toimitetaan kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjous- ja hinnoittelulomakkeella sille varatussa kohdassa. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi YTHS ottaa yhteyttä tarjouskilpailun voittajaan hankintasopimuksen laatimista varten. 3 Tarjoajien soveltuvuusehdot Tarjoajalla tulee olla voimassa tarvittavat lakisääteiset luvat pankkiliiketoiminnan harjoittamiseen Suomessa. Tarjoajan tulee antaa vakuutus siitä, että sillä on Suomessa tapahtuvan pankkiliiketoiminnan harjoittamiseen tarpeelliset luvat, sekä sitoutua pyynnöstä toimittamaan asiaa koskevia lisäselvityksiä. 4 Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Alla oleviin vaateisiin on kuhunkin vastattava tarjouksessa. 4.1 Hintojen ilmoittaminen Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Tarjoaja voi halutessaan täydentää tarjous- ja hinnoittelulomakkeella antamiaan tietoja muilla asiakirjoilla. Hinnat on esitettävä arvonlisäverottomina. Mitään muita mahdollisia kustannuksia (esimerkiksi provisioita, käyttömaksuja, kuukausimaksuja ja henkilökohtaisen neuvonnan maksuja) ei makseta, vaan ne on sisällytettävä tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa tarjottaviin maksuihin ja veloituksiin. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamien hintojen (mukaan lukien marginaalit) tulee olla kiinteitä 36 kuukauden sopimuskauden ajan. Viitekorkona tulee olla 1 kk euribor. 4.2 Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikki tässä tarjouspyynnössä kuvatut pankkipalvelut. Tarjoajalla tulee olla jokaisella YTHS:n toimipistepaikkakunnalla rahahuoltoa varten toimipiste, jossa on mahdollista tallettaa ja nostaa käteistä rahaa. YTHS:n toimipistepaikkakunnat ovat Helsinki, Espoo, Imatra, Joensuu, Jyväskylä, Kuopio, Lappeenranta, Oulu, Rauma, Rovaniemi, Savonlinna, Seinäjoki, Tampere, Turku ja Vaasa. 5
Maksukorttien tulee täyttää seuraavat vaatimukset: Kortin tulee olla erittäin laajasti käytettävissä. Kortin tulee toimia laajasti Euroopassa. Kortti ei voi olla Visa Electron. Korttitapahtumia tulee voida seurata Web-työkalulla. Web-raportoinnissa tulee näkyä korttitapahtumat ajantasaisesti (pääsääntöisesti 1 3 päivää maksutapahtumasta). Laskutuskauden tapahtumista tulee voida saada ajantasainen Excel-muotoinen raportti. 4.3 Sopimusehdot Tarjous ei saa olla ristiriidassa hankintasopimusta koskevien ehtojen kanssa. Hankintasopimusta koskevat ehdot on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 6 ja sen alakohdissa sekä julkisten palveluhankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2009 Palvelut). Toimittajan yleiset tili- ja palvelusopimusehdot tulevat kuitenkin sovellettaviksi. 4.4 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoitteensa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouslomakkeella sille merkityssä kohdassa. 4.5 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 1.10.2013 saakka. 5. Voittavan tarjouksen valinta 6. Hankintasopimus Parhaan tarjouksen valintaperusteena on edullisin hinta. Tarjousten hinta lasketaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeesta ilmenevällä tavalla. Mahdollisten pankkipalveluihin liittyvien bonuksien tarjoamien hinnanalennusten on kohdistuttava suoraan maksuihin, joita peritään tällä tarjouspyynnöllä hankittavista palveluista. 6.1 Hankintasopimuksen solmiminen ja sopimuskausi Hankintasopimus tehdään kirjallisena. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimuskauden pituus on 36 kuukautta ja mahdollinen lisäkausi 36 kuukautta. 6
6.2 Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. hankintapäätös 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. toimittajan yleiset tili- ja palvelusopimusehdot 4. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) soveltuvin osin 5. toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin, paitsi että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankintasopimus laaditaan suomen kielellä ja yhteydenpito sopimuskauden aikana tapahtuu suomen kielellä. 6.3 Hankintasopimukseen sisällytettävät ehdot Sopimus on molempien osapuolien irtisanottavissa 6 kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomista ei ole tarpeen perustella. Irtisanomisehto voi tulla sovellettavaksi YTHS:n toimesta esim. jos YTHS:n toiminta laajenee uusille paikkakunnille, joissa valitulla toimittajalla ei ole toimipistettä ja joissa toimittaja ei pysty tarjoamaan tarjouspyynnössä kuvattuja rahahuoltopalveluita. 6.4 Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Palvelumaksut veloitetaan pankin yleisellä menettelytavalla (suoraan tiliveloituksena tai laskulla). Laskutettavien palveluiden laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja tai mitään muitakaan maksuja ei hyväksytä, vaan kaikkien tarjouspyynnön käsittämien palveluiden käyttöön liittyvät kustannukset tulee sisällyttää tarjouspyynnössä pyydettyihin hintoihin. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. 7
6.5 Hinnoittelun johdonmukaisuus Ne tarjouspyynnön kattamat pankkipalvelut, joita ei erikseen huomioitu hinnoittelulomakkeella (esim. rahahuolto, verkkopankki, Web Services -varmenne, lähtevät ja saapuvat valuuttamaksut), eivät saa poiketa hinnoiltaan olennaisella tavalla vastaavien pankkipalveluiden hintojen yleisestä tasosta. 6.6 Päiväys ja allekirjoitus Helsingissä 20.6.2013 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liite Tarjous- ja hinnoittelulomake 8