RUOKA- JA ATERIAPALVELUIDEN HANKINTA Dnro: 3422/02.08.00/2011 Espoon kaupungin hankintapalveluihin saapui kysymyksiä koskien ruoka- ja ateriapalveluiden tarjouspyyntöä. Kiitämme mielenkiinnosta. Tarjouspyynnön liite 5, hankinnassa noudatettavat sopimusehdot, s. 5 tehtiin tarkennus (tarkennus punaisella fontilla) Kysymys 1: Tarjouspyynnössä edellytetään, että ateriat noudattavat Valtion ravitsemusneuvottelukunnan ravitsemussuosituksia ja lisäksi, että ruokia on riittävästi tarjolla koko ruokailun /asiakaspalvelutilanteen keston ajan. Onko ruoka silloin riittänyt kun se riittää1 annos/henkilö. Koskeeko tämä myös kappaleruokia? Vastaus: Toimittaja vastaa ruoan riittävyydestä. Ruokailijoilla on mahdollisuus hakea ruokaa lisää syötyään ruokaa yhden annoksen/henkilö. Joitakin kappalemaisia ruokia tai jälkiruokia (jauhelihapyörykät, kalapuikot, sämpylät, jäätelöt jne.) on rajoitettu määrä ruokailijaa kohden. Näitäkin ruokia saa hakea lisää, kun lisäotto ei kohdistu ainoastaan yksittäiseen ateriakomponenttiin, vaan koko ateriakokonaisuuteen. Kappalemaisia jälkiruokia on varattu jokaiselle ruokailijalle yksi kappale. Tämä vaatii keittiöhenkilökunnan lisäksi opettajien ja muun kasvatushenkilökunnan ohjausta ja valvontaa. Kysymys 2: Onko nykyisen valmistuskeittiön tiloihin (esim.pohjois-tapiolan päiväkoti) tulossa muutoksia, koska tarjouspyynnössä se on määritelty PK:si? Vastaus: Tämän hetkisten tietojen mukaan Pohjois-Tapiolan päiväkodin keittiöön ei ole suunnitteilla remonttia sopimuskauden aikana. Kysymys 3: Onko toimipisteissä yleiskoneet, mikroaaltouunit, vihannesleikkurit, riittävästi vaunuja ja astiakoreja kunkin yksikön toimintaa vastaavasti? Vastaus: Espoon kaupunki luovuttaa toimittajan käyttöön sopimuksen kohteena olevien tuotanto- ja palvelukeittiöiden toimintaan liittyvät koneet ja laitteet liitteen 6 mukaisesti. Liitteellä 6 ei ole mainittu palvelu- ja tuotantokeittiöiden osalta liesiä, kylmiöitä, pakastimia, jääkaappeja, pakaste- ja jäähdytyshuoneita, uunivaunuja eikä ruokasalien tarjoilukalusteita (neutraalivaunut, lämpimät ja kylmät vaunut, lämpölevyt, kylmälevyt), jotka jäävät sopimuskauden ajaksi toimittajan käyttöön ja joiden korjauksista sekä niistä aiheutuvista kustannuksista Espoon kaupunki vastaa.
Tuotanto- ja palvelukeittiöt luovutetaan Toimittajan käyttöön pääsääntöisesti ilman mikroaaltouuneja, vihannesleikkureita ja yleiskoneita. Niiden hankinnasta, lisähankinnasta, uusimisesta ja korjaamisesta kustannuksineen vastaa Toimittaja. Tuotanto- ja palvelukeittiöt luovutetaan Toimittajan käyttöön pääsääntöisesti siten, että tarvittava määrä vaunuja ja novo-laitteita on keittiöissä. Vaunujen ja novo-laitteiden hankinnasta, lisähankinnasta, uusimisesta ja korjaamisesta kustannuksineen vastaa Toimittaja. Espoon kaupunki luovuttaa Toimittajan käyttöön tuotanto- ja palvelukeittiöissä sopimuksen alkamishetkellä olevat astianpesukorit, joiden hankinnasta, lisähankinnasta, uusimisesta ja korjaamisesta kustannuksineen vastaa Toimittaja. Kysymys 4: Paljonko on Gn-vuokia, riittävätkö ne toimintaan vai onko tuottajan varauduttava hankkimaan lisää? Vastaus: Toimittajan on varauduttava hankkimaan GN-vuokia lisää. Kysymys 5: Vastuunjakotaulukko, onko mahdollista saada? Vastaus: Tilaajan ja toimittajan vastuut on määritelty tarjouspyynnössä. Erillistä vastuunjakotaulukkoa ei laadita tarjouskilpailun kuluessa. Kysymys 6: Onko toimipisteissä käytössä kaupungin omistamat kuljetuslaatikot, vai hankkiiko tuottaja kaikki kuljetuslaatikot itse? Vastaus: Toimittaja hankkii itse kaikki kuljetuslaatikot. Espoon kaupunki ei jätä toimipaikkoihin Toimittajan käyttöön kuljetuslaatikoita. Kysymys 7: Pystytäänkö keltaisella maalatuista kohteista todella valmistamaan kaikki ao. yksikön alla olevien yksiköiden ateriat? Vastaus: Tarjouspyynnön liitteellä 3 olevista keltaisella maalatuista tuotantokeittiöistä on mahdollisuus lähettää ruokaa ko. keittiön alla luetelluille palvelukeittiöille tai palvelupisteille. Tuotantokeittiön valmistus- ja/tai lähetyskapasiteetti ei kuitenkaan välttämättä riitä kaikkiin sen alla lueteltuihin palvelukeittiöihin ja -pisteisiin, vaan Toimittajan tulee itse arvioida miten se ruokapalvelutuotannon koko kilpailutettavalla alueella ja kaikissa kohteissa aikoo järjestää. Kysymys 8: Kustannusten jakautuminen raaka-aine-, henkilö-, kuljetus- ja muihin kuluihin, ilmoitetaanko eri liitteellä? Vastaus: Kyllä, tiedot ilmoitetaan eri liitteellä.
Kysymys 9: Kohta: Palveluja koskeva sisältö liite 1. Astiat, keittiön työvälineet ja laitteet Saisimmeko listauksen keittiökohtaisesti toimipaikkaan jäävistä laitteista: Novot montako kappaletta ja kokoista jää? Gn astiat ja kannet Pakastekaappi Jääkaappi Kylmiö Pakastehuone Jäähdytyskaappi Jäähdytyshuone Vihannesleikkuri Yleiskone Liesi Salin tarjoilukalusteet neutraalivaunu, lämminvaunu, kylmävaunu, lämpölevy,kylmälevy Uunien ritilät ja uunien vaunut Vastaus: Täsmällistä listausta GN-astioiden ja -kansien, uuniritilöiden, novojen, vihannesleikkureiden ja yleiskoneiden lukumäärästä ei ole saatavilla tarjouskilpailun aikana. Espoon kaupunki inventoi keittiöiden irtaimiston lukukauden 2012 toiminnan päätyttyä, jolloin varmentuu keittiökohtaisesti toimipaikkoihin jäävä irtaimisto. Espoon kaupunki luovuttaa toimittajan käyttöön sopimuksen kohteena olevien tuotanto- ja palvelukeittiöiden toimintaan liittyvät koneet ja laitteet liitteen 6 mukaisesti. Liitteellä 6 ei ole mainittu palvelu- ja tuotantokeittiöiden osalta liesiä, kylmiöitä, pakastimia, jääkaappeja, pakaste- ja jäähdytyshuoneita, uunivaunuja eikä ruokasalien tarjoilukalusteita (neutraalivaunut, lämpimät ja kylmät vaunut, lämpölevyt, kylmälevyt), jotka jäävät sopimuskauden ajaksi toimittajan käyttöön ja joiden korjauksista sekä niistä aiheutuvista kustannuksista Espoon kaupunki vastaa. Tuotanto- ja palvelukeittiöt luovutetaan Toimittajan käyttöön pääsääntöisesti ilman mikroaaltouuneja, vihannesleikkureita ja yleiskoneita. Niiden hankinnasta, lisähankinnasta, uusimisesta ja korjaamisesta kustannuksineen vastaa Toimittaja. Tuotanto- ja palvelukeittiöt luovutetaan Toimittajan käyttöön pääsääntöisesti siten, että tarvittava määrä vaunuja ja novo-laitteita on keittiöissä. Vaunujen ja novo-laitteiden hankinnasta, lisähankinnasta, uusimisesta ja korjaamisesta kustannuksineen vastaa Toimittaja. Espoon kaupunki luovuttaa Toimittajan käyttöön tuotanto- ja palvelukeittiöissä sopimuksen alkamishetkellä olevat astianpesukorit, joiden hankinnasta, lisähankinnasta, uusimisesta ja korjaamisesta kustannuksineen vastaa Toimittaja. Kysymys 10: Samassa kohdassa kuin edellinen kysymys (liitteessä 1) on lista toimittajan hankittavista astioista ja keittiön työvälineistä. Onko jokaiseen kohteeseen, myös päiväkoteihin, hankittava listassa mainitut astiat ja keittiön työvälineet. Vastaus: Kilpailun kohteena olevat palvelu- ja tuotantokeittiöt annetaan Toimittajan
hoidettavaksi ilman astioita ja keittiön työvälineitä. Toimittajan tulee järjestää palvelun sujumisen ja toimipaikan asiakasmäärän mukaisesti riittävä määrä astioita kuhunkin kohteeseen, myös päiväkoteihin, jotka ovat tuotanto- tai palvelukeittiöitä. Päiväkodit, jotka ovat palvelupisteitä, astiat ja keittiön työvälineet järjestää Espoon kaupunki. Toimittajan tulee pakata kuljetettavat ruoat GN-astioihin sekä järjestää kuljetettavalle ruoalle tarvittavat GN-astiat sekä kuljetuslaatikot/vaunut. Kysymys 11: Laitetaanko lautasmalli esille joka päivä joka paikassa vai onko lautasmalli kuvana. Vastaus: Toimittaja vastaa lautasmallin esille laitosta kouluravintoloissa. Oikea malliateria laitetaan esille joka päivä. Malliateria sisältää koko ateriakokonaisuuden (pääruoka, lämpimät ja kylmät lisäkkeet, ruokajuoma, leipä, levite ja jälkiruoka, jos jälkiruoka kuuluu ateriakokonaisuuteen). Lautasmalli ei tarkoita kuvaa malliateriasta. Tarjouspyyntö, liite 5 (hankinnassa noudatettavat sopimusehdot) koskevat kysymykset ja vastaukset Kysymys 12: Miten määritellään oleellinen virhe laskussa? Vastaus: Laskun tulee vastata sopimuksessa edellytettyä hintamääritystä. Eritellyissä ateriahinnoissa ja ruokailijamäärissä tapahtuva virhe, jota ei voida pitää vähäisenä. Kysymys 13: Sopimusehdoissa kohdassa Hinnat on varmaan painovirhe, arvonlisävero päivähoitoasiakkailta pitänee olla 13% eikä 23%? Vastaus: Liitteessä 3 hinnat, tarjouslomake on virhe. Arvonlisävero on 13 %. Kysymys 14: Tarjouspyynnön liite 5 s. 5/ Esikoululaisten lounaiden (loma-aikoina) ja päivähoidon lounaiden alv on määritelty 23 %:ksi. Voisitteko tarkistaa alv:n, sillä tietojemme mukaan alv on 13 % (muuttunut 1.7.2010) Vastaus: Tarjouspyynnön liitteelle 5, hankinnassa noudatettavat sopimusehdot, sivulle 5 korjataan: Esikoululaisten lounaat koulujen loma-aikoina laskutetaan arvonlisäverollisina, alv. 13 %. Päivähoidon ruokapalveluissa arvonlisävero on 13 % Kysymys 15: Tarjouspyynnön liite 5. Onko ajateltu että mainittu 10 000e sanktio/bonus toteutuu jos tarjouspyynnössä olevien kaikkien kohteiden asiakastyytyväisyyskyselyn tulosten keskiarvo on liitteessä mainitulla tasolla? Vastaus: 10 000 euron sanktio/bonus toteutuu, kun kaikkien tarjouspyynnön kohteena olevien kohteiden asiakastyytyväisyyskyselyn tulosten laatuluku (= keskiarvo) on vähintään tarjouspyynnössä mainitulla tasolla.
Kysymys 16: Tarjouspyynnön mukaan retkieväät vastaavat hinnaltaan lounasta ja sisältö neuvotellaan myöhemmin. Voiko määritellä maximi raaka-ainehinnan? Vastaus: Retkieväänä voidaan retken luonteesta riippuen tarjota erilaisia vaihtoehtoja, kuten täytetty sämpylä, mehu ja hedelmä tai grillimakkara, leipä, levite, mehu ja hedelmä tai päivän lounas tai jokin muu eväskokonaisuus. Tilaaja-asiakas (=koulun opettaja tai rehtori tai päiväkodin työntekijä tai johtaja) tilaa Toimittajalta retkievään kahta viikkoa ennen retkeä. Mahdollisista retkieväisiin liittyvistä erityistoiveista Tilaaja-asiakas voi tarvittaessa neuvotella Toimittajan kanssa. Kysymys 17: Juhla ja teemapäivät hinnaltaan vastaavat lounasta, voiko määritellä maximi raakaainehinnan? Vastaus: Juhla- ja teemapäivinä tarjottavat lounaat ovat juhlavampia ateriakokonaisuuksia kuin normaaleina päivinä tarjottavat ateriat. Juhlavamman ruoan lisäksi myös aterioiden esillepanoon, somistukseen ja kattaukseen panostetaan. Juhla- ja teemapäivinä raakaainekustannukset muodostuvat yleensä suuremmiksi kuin tavallisina päivinä. Kysymys 18: Tarjoajan työntekijät käyttävät kuvallista henkilökorttia, voiko tehdä poikkeuksen tilapäistyöntekijöiden kohdalla? Vastaus: Toimittajan työntekijät pitävät esillä kuvallista henkilökorttia, josta käy ilmi sekä henkilön että palvelua tuottavan yrityksen nimi. Tilapäistyöntekijöiltä ei vaadita kuvallista henkilökorttia, mutta tilapäiset työntekijät pitää ilmoittaa kohdekohtaisessa luettelossa, jonka Toimittaja toimittaa jokaisen kuukauden päätteeksi sopimuksen yhteyshenkilölle. Kysymyksiä sai esittää 19.3.2012 asti.