Yhteenveto Taitoan asiakkuuden esiselvityksestä Kajaanin kaupunki ja Sotkamon kunta
Keskeiset kehittämistarpeet nykytilanteessa Tunnistetut kehittämiskohteet Mahdolliset toimenpiteet Prosessien kehittäminen ja toimintatapojen tehostaminen Rutiinitoimintojen automatisointi Käyttäjäystävällisyyden kehittäminen Prosessiroolien uudistaminen - Järkevä ja tehokas työnjako prosessien välillä Itsepalvelutoiminnallisuudet - Kerran kirjatun tiedon hyödyntäminen Palveluportaalit ja mobiiliratkaisut - Sähköisen asioinnin lisääminen Uudet digitaaliset prosessit ja nykyprosessien automatisointi (robotiikka) - Automatisointiasteen kasvattaminen - Tietojen hyödyntämisen maksimointi Selkeät sähköiset lomakkeet ja toimintamallit ohjeistuksineen Palveluportaali ja mobiiliratkaisut - Helppokäyttöinen ja asiakaslähtöinen asiointi
Keskeiset kehittämistarpeet nykytilanteessa Tunnistetut kehittämiskohteet Järjestelmäkehityksen tehostaminen sekä lakisääteisten muutosten ja tarpeiden huomioiminen järjestelmämuutoksina Saatavien hallintaprosessin tuottavuuden parantaminen Raportoinnin kehittäminen Mahdolliset toimenpiteet Järjestelmien muutoshallintamallien kehittäminen Yhteinen järjestelmäkehittäminen Kokonaisvaltainen saatavien hallinta ja perintäpalvelu tehokkaasti ja inhimillisesti Perustietojen yhtenäistäminen Raportointiaikataulun tiivistäminen Talous-, suorite- ja henkilöstötietojen yhdistäminen ja kehittäminen Tietovarastoinnin kehittäminen Palveluportaalit ja mobiiliratkaisut
Konkreettiset hyödyt Taitoan palvelutuotannosta Valtakunnallisesti kehitettävät palveluratkaisut Prosessien ja järjestelmien jatkuvan kehittämisen vastuu Taitoalla yhteistyössä asiakkaan kanssa Mahdollistaa toimialalla tapahtuvien suurten muutosten toteutumisen yhtenäisesti kaikille asiakkaille Kehittää aktiivisesti palveluiden laatua ja tuottavuutta sekä asiakkaita hyödyttäviä uusia palveluratkaisuja Asiakkaan prosessien kehittäminen ja sujuvoittaminen Aktiivinen toimija innovatiivisten ratkaisujen kehittämisessä valtakunnallisissa verkostoissa Palveluiden jatkuvuuden varmentaminen Valtakunnallinen henkilöstöresurssi turvaa toiminnan jatkuvuuden ja poikkeustilanteiden hallinta Laaja henkilöstöresurssi mahdollistaa myös erityisosaamisen (mm. yhtiöosaaminen, konsernilaskentaosaaminen, alv-osaaminen) turvaamisen sekä osaamisen kehittäminen
Konkreettiset hyödyt Taitoan palvelutuotannosta Ammattimainen järjestelmien hallinta ja kehittäminen Tietojärjestelmien kokonaisvastuu siirtyy Taitoalle Keskitetty järjestelmähallinta turvaa järjestelmäosaamisen ja jatkuvan kehittämisen Yhtenäisten järjestelmien ja laajan kokemuksen myötä järjestelmäkäyttöönotot ja muutokset kyetään toteuttamaan kustannustehokkaasti Resurssien kohdistaminen tärkeimpään Organisaatioiden keskittyminen ydintoiminaan tukee toiminnan tehostamispyrkimyksiä Ydintoimintaan on talous- ja palkkahallinnon palveluiden tuottaminen. Mahdollistaa asiakkaille keskittymisen omaan ydintoimintaan Alenevat hinnat Tuottavuuskehitys volyymin ja automatisoinnin avulla Asiakkaan prosessien sujuvoittaminen ja sähköistäminen Vastaa resurssien sopeuttamisesta tulevaisuuden muutostilanteissa Hyödynnetään tuottavuuden parantamisen myötä vapautuvaa resurssia tekemällä työtä virtuaalitiimeissä valtakunnallisesti
Hinnoittelun kehittymismahdollisuudet kolmen vuoden aikajaksolla Taitoan tuottavuuskehityksen vaikutus hintaan Tuottavuuskehitys volyymin ja automatisoinnin avulla Asiakkaan prosessien sujuvoittaminen ja sähköistäminen Taitoa vastaa resurssien sopeuttamisesta tulevaisuuden muutostilanteissa Asiakkaan mahdollisuudet vaikuttaa tuottavuuden paranemiseen ja palveluhinnan alenemiseen: Palkanlaskenta Sähköisesti toimitettavien aineistojen osuuden kasvattaminen Taloushallinto Verkkolaskujen osuuden lisääminen (osto- ja myyntilaskut) Työnkuvien ja roolien optimointi
Etenemisehdotus Esiselvitys 2015 Asiakkaaksitulon vaihe 1.1.2016 Nykytilanne, analysointi ja tulevat mahdollisuudet Prosessit, järjestelmät -> yhtenäistämissuunnitelma Sopimusten ja liitteiden laadinta Palveluiden siirto 1.1.2017 Palveluiden siirto Taitoaan Taitoan palveluiden ja kehitysympäristön hyödyt
Mahdollisuudet kehittyvään toimipisteeseen Toimipiste Kajaanissa, työntekijät rekrytoidaan Taitoa toimii aktiivisesti uusien asiakkuuksien löytämiseksi Kajaanin toimipisteeseen Vaihtoehtona palveluiden tuottaminen Taitoan olemassa olevista toimipisteistä käsin
Kertakustannukset / Kajaani + Kamk Kertakustannukset Asiakkuusprojekti 50.000 KuntaERP-käyttöönotto v.2016/ taloushallinto, taloussuunnittelu, materiaalihallinto, tiedonvälitys, maksuliikenne, integraatiopalvelinratkaisu 630.000 Populus 178.000 Lisäksi liittymäkustannukset (muut kuin vakioratkaisuun kuuluvat), konversiokustannukset ja koulutukset erikseen sovitulla laajuudella. SARKK-arkisto 23.200 ERP-henkilöstöhallinto v.2017 341.000
Jatkuvan palvelun kustannukset taloushallinto/ Kajaani + Kamk Jatkuvan palvelun kustannukset / Taitoa Taloushallinto / KuntaERP Vuosikustannus/ palvelutuotanto Kumulatiivinen vuosisäästö/palv elutuotanto v.2017/ tuott.% 2 v.2018 / tuott.% 5 v.2019 / tuott.% 12,9 v.2020 / tuott.% 12,9 v.2021 / tuott.% 12,9 534.000 518.000 475.000 475.000 475.000 11.000 38.000 108.000 178.000 248.000
Jatkuvan palvelun kustannukset henkilöstöhallinto/ Kajaani + Kamk Jatkuvan palvelun kustannukset / Taitoa Palkkahallinto Vuosikustannus/ palvelutuotanto Kumulatiivinen vuosisäästö/palv elutuotanto v.2017/ tuott.% 2 v.2018 / tuott.% 7 v.2019 / tuott.% 14,7 v.2020 / tuott.% 14,7 v.2021 / tuott.% 14,7 448.000 425.000 390.000 390.000 390.000 9.000 41.000 108.000 175.000 242.000
Kertakustannukset / Sotkamo Kertakustannukset Asiakkuusprojekti 13.000 Taitoan osakkuus 10.600 Tieran osakkuus 21.200 KuntaERP-käyttöönotto v.2016/ taloushallinto, taloussuunnittelu, materiaalihallinto, tiedonvälitys, maksuliikenne, integraatiopalvelinratkaisu 270.000 Populus 93.000 Lisäksi liittymäkustannukset (muut kuin vakioratkaisuun kuuluvat), konversiokustannukset ja koulutukset erikseen sovitulla laajuudella. SARKK-arkisto 7.200 ERP-henkilöstöhallinto v.2017 109.500
Jatkuvan palvelun kustannukset taloushallinto / Sotkamo Jatkuvan palvelun kustannukset / Taitoa Taloushallinto / KuntaERP Vuosikustannus/ palvelutuotanto Kumulatiivinen vuosisäästö/palve lutuotanto v.2017/ tuott.% 2 v.2018 / tuott.% 5 v.2019 / tuott.% 12,9 v.2020 / tuott.% 12,9 v.2021 / tuott.% 12,9 107.000 103.500 95.000 95.000 95.000 2.000 7.500 21.500 35.500 49.500
Jatkuvan palvelun kustannukset palkkahallinto / Sotkamo Jatkuvan palvelun kustannukset / Taitoa Palkkahallinto Vuosikustannus/ palvelutuotanto Kumulatiivinen vuosisäästö/palve lutuotanto v.2017/ tuott.% 2 v.2018 / tuott.% 7 v.2019 / tuott.% 14,7 v.2020 / tuott.% 14,7 v.2021 / tuott.% 14,7 111.000 105.000 96.000 96.000 96.000 2.000 10.000 27.000 44.000 61.000
Hinnoittelun kehittymismahdollisuudet kolmen vuoden aikajaksolla Yhteiset toimenpiteet tuottavuuden kehittämiseksi (punaisella hinta-arviossa käytetyt luvut) Palkanlaskenta Lähtötilanne: 20 % sähköisesti, Tavoitetaso 1: 70 % sähköisesti Tavoitetaso 2: 94,5% sähköisesti Ostolaskut Lähtötilanne: 60 % sähköisesti, Tavoitetaso 1: 80 % sähköisesti Tavoitetaso 2: 90% sähköisesti Tavoitetaso 3: 100% sähköisesti Myyntilaskut Lähtötilanne: 22 % sähköisesti, Tavoitetaso 1: 30 % sähköisesti Tavoitetaso 2: 40% sähköisesti Tavoitetaso 3: 50% sähköisesti