Siirtoselvitys Puhti Loppuraportti Atte Niittylä Kehityspäällikkö, Kunnan Taitoa Oy

Transkriptio

1 Siirtoselvitys Puhti Loppuraportti Atte Niittylä Kehityspäällikkö, Kunnan Taitoa Oy

2 Taitoa pähkinänkuoressa Perustettu syksyllä 2010 Tausta Sitran koordinoimassa Kuntien palvelukeskus -hankkeessa ( ) Kuntien omistama talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuottaja, joka toimii alueellisesti ja verkostomaisesti Henkilöstö: 14 henkilöä konsernihallinnossa, alueelliset toimipisteet Pohjois- ja Kaakkois-Suomessa. Kokonaishenkilöstömäärä on 260 ja 2012 aikana yli 300. Tavoitteena on muodostaa viisi useasta toimipisteestä muodostuvaa hallinnollista aluetta ja saavuttaa 25 %:n asiakkuuspeitto Suomen asukasluvulla mitattuna vuoteen 2015 mennessä.

3 Taitoan kasvu Taitoa -konsernin tuotanto on käynnissä Kaakkois- ja Pohjois-Suomessa Kotkassa, Mikkelissä, Kouvolassa, Rovaniemellä, Utsjoella, Inarissa ja Sodankylässä. Omistajuuspäätöksen tehneitä helmikuussa 2012 yhteensä 144. Uusien asiakkaiden tuotannon suunnittelua tehdään tällä hetkellä yhdeksällä paikkakunnalla mm. Salossa ja Keravalla. Asiakkaaksi tulon analyysivaiheessa, jossa tehdään siirtoselvitys päätöksenteon pohjaksi, on 20 kuntatoimijaa. Omistajista 38 on ilmoittanut halukkuutensa siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Taitoalle vuoden 2013 loppuun mennessä.

4 Taitoan organisaatio Yhtiökokous Ohjausryhmä Taloushallinto Hallitus Ohjausryhmä Henkilöstöhallinto Johdon assistentti Susanna Lumikangas Toimitusjohtaja Anne Lindqvist Talous- ja hallintojohtaja Ari Mäkinen Viestintäjohtaja Paula Marttinen Kehitysjohtaja Olli Ainasvuori Tuotantojohtaja Tiia Mäkiranta-Säisä Asiakkuusjohtaja Sari Törmälä Kehityspäälliköt Mikko Kokkala Sari Koljonen Atte Niittylä Kaakkois-Suomen alue Aluejohtaja Kati Kälviäinen Kaakon Taitoa Oy Päivi Norhio Kouvolan toimipiste oto Kati Kälviäinen Mikkelin toimipiste Pohjois-Suomen alue Aluejohtaja Tanja Peltovuoma Toimialapäällikkö Jaana Haarakangas Polar Taitoa Oy

5 Omistajaohjauksella voimaa Taitoan omistajat ohjaavat yhtiötä kuten omaansa. Taitoan yhtiökokous päättää kaikista suuremmista toimintaan tai sen muutokseen liittyvistä asioista. Taitoan kehittämistoimintaa ohjaavat ja koordinoivat ohjausryhmät, jonka jäsenet yhtiökokous valitsee. Omistajien, asiakkaiden ja ohjausryhmien kautta tapahtuvalla yhteistyöllä Taitoa varmistaa valtakunnallisen muutoksen läpiviennin sekä osaamisen jakamisen ja lisäämisen.

6 Taitoa on valtakunnallinen palveluyhtiö TP Alue TP TP Alue Taitoa-konserni Alue TP TP TP TP Alue TP TP Taitoa muodostuu useammasta hallinnollisesta alueesta, joissa on mahdollisesti useampi toimipiste. Alueilla voidaan tavoitetilassa tuottaa kaikkia palveluja TP TP TP Alue TP TP = Toimipiste

7 Kohti yhtenäistä toteutusmallia Yhtenäistetyt toimintamallit ja järjestelmät Vuonna 2012 luodaan perusta yhtenäistämiselle

8 Järjestelmäkehityksen ennakointia Asiakkaiden määrä Nykyiset asiakaskohtaiset järjestelmät Kuntien ERP Taloushallinnon yhtenäistetyt järjestelmät NN

9 Toteuttaminen

10 Taitoa Oy työnantajana Työehtosopimus PTYTES (lähes identtinen KVTES:n kanssa) Mahdollisuudet Taitoalle talous ja henkilöstöhallinnon toiminnot ovat ydintoimintoja Kehittämisresurssit ovat suuremmat verrattuna yksittäisiin kuntatoimijoihin Urakierto ja uralla etenemismahdollisuudet yksittäistä kuntatoimijaa paremmat Erikoistumismahdollisuus itseä kiinnostaviin tehtäviin Mitkä asiat säilyvät Eläkejärjestelmä (KEVA) Palkkaus (harmonisointi) Maaliskuu 2011

11 Palvelusalkku TALOUSHALLINTOPALVELUT Taloushallinnon peruspalvelut Ostolaskut ja ostoreskontra Myyntilaskut ja myyntireskontra Maksuliikenne Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Käyttöomaisuuskirjanpito (pysyvät vastaavat) Standardoitu talousraportointi Taloushallinnon lisäpalvelut Konsernitilinpäätökset Tiliöinti Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Asiakaskohtainen talousraportointi Koulutus Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu Järjestelmien pääkäyttäjäpalvelut Talousarvio ja suunnitelma Ennustaminen ja seuranta Kustannuslaskenta Konsernilaskennan kehittämispalvelut Muut taloushallinnon neuvontapalvelut esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta Muu talousraportointi ( benchmarking BM ja business intelligence BI) HENKILÖSTÖHALLINTOPALVELUT Henkilöstöhallinnon peruspalvelut Palkkahallinto (palkat ja palkkiot) Matkalaskut Standardoitu henkilöstöhallinnon raportointi Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki Rekrytoinnin tuki Koulutus Asiakaskohtainen henkilöstöhallinnon raportointi Strategisen henkilöstöhallinnon lisä- ja tukipalvelut Sähköiset henkilöstöhallinnon järjestelmät (HR) Työvoimavuokraus Työajanseuranta Resurssien hallinta Henkilöstön suunnittelu Osaamiskartoitukset Huom: Taitoan palvelutarjonta edllyttää kaikkien prosessien osalta kuntatoimijoiden järjestelmien integroinnin Taitoan järjestelmiin. 9. Palvelutarjonta

12 Siirtoselvityksen sisältö, tavoitteet ja lopputulos

13 Asiakkaaksi tulemisen vaiheet

14 Siirtoselvitys (kestoltaan n. 1-3 kk) Laaditaan kuntatoimijan luottamuselinten päätöksenteon taustaaineistoksi Jatkumo alueselvityksille, joita tehty vuosina Tehdään kaikissa asiakkaaksitulon tilanteissa Vakioitu prosessi, jonka tavoitteena on sitouttaa toiminnasta vastaavat henkilöt muutoksen suunnitteluun Taitoan roolina on ohjata selvitysprosessin toteutuminen siten, että tuloksena syntyy objektiivinen analyysi toiminnan siirtoa koskevan päätöksenteon pohjaksi Asiakkaan roolina on tuottaa selvityksessä tarvittavat tiedot toiminnasta ja taloudesta Asiakkaalle maksullinen työ, joka tehdään tarjouksen mukaisesti

15 Palvelutuotantoympäristö Kuntatoimijan siirtäessä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon Taitoan hoidettavaksi, kokonaispaketti sisältää sovittavat palvelut, näiden tuottamiseen osallistuvat henkilöt ja tarvittavat tietotekniset resurssit sekä usein myös sovitaan tarvittavista toimitilajärjestelyistä Siirto on kokonaistaloudellisesti hyvin kannattava Taitoa vastaa, että käytössä on optimaalinen määrä tarvittavia lisenssejä ei tarpeettomia/ erillisiä lisenssikuluja Taitoa, yhteistyössä Tieran kanssa, kansallisena toimijana kykenee hyödyntämään neuvotteluissa volyymietunsa Taitoan omistajana kunta voi vaikuttaa ohjaus- ja asiantuntijaryhmien kautta tietojärjestelmien kehityshankkeisiin Kehityskulut jakautuvat usean toimijan kesken Taitoan kehityspolku tuottaa yksittäistä kuntatoimijaan verrattuna laaja-alaisemmin mahdollisuuden tehostaa toimintaprosesseja

16 Palvelutuotannon järjestäminen Kehittäminen on valtakunnallisesti yhteistä tuoden säästöjä ja laatua kaikille asiakkaille Palvelutuotanto on laadukasta syvällisen kuntaosaamisen ja kansallisen verkoston johdosta Työntekijät siirtyvät Taitoalle kuntasektorin organisaatioista Vuonna 2012 Taitoassa työskentelee yli 250 kunta-alan talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaista Vuoden 2015 tavoitteena on yli 700 hengen henkilöstövahvuus ja 45 miljoonan euron liikevaihtotaso Tuotannossa kiinnitetään erityistä huomiota toiminnan jatkuvuuden ja riskienhallinnan näkökulmasta Varamiesjärjestelyt Eläköitymisen ja rekrytoinnin ennakointi

17 Puhdin siirto Taitoaan

18 Siirtoselvitys Siirtoselvitys toteutetaan seuraavan vaiheistuksen mukaisesti: Aloitusneuvottelu, työpaja 1 ( ) Kokonaistilanteen kartoitus Olemassa olevien tietojen (mm. alueselvitys) toteaminen ja mahdolliset muutokset nykytilaan nähden Tarvittavien asiakirjapohjien läpikäynti (vastuujakotaulukot) Työpaja 2 (29.9.) Kerättyjen tietojen, kuvausten sekä tahtotilan välitarkastelu. Prosessinomistajien näkemys; vastuunjakotaulukot Siirtoselvityksen loppuraportin laadinta (valmis mennessä) Lopetusneuvottelu (johtoryhmälle ) Siirtoselvityksen loppuraportin läpikäynti ja sen hyväksyminen

19 Etenemisehdotus 1 Mikäli kunta ei ole vielä Taitoan omistaja, tulee osakemerkintä suorittaa ennen kuin Taitoa voi tuottaa palvelua kyseiselle kunnalle. Vihdin kunta ja Karviainen tekevät päätöksen osakemerkinnästä. Vihti, Karkkila ja Karviainen tekevät päätöksen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon siirtämisestä liikkeenluovutuksen ehdoin Taitoan hoidettavaksi. Samalla toimijat päättävät tuotantosuunnittelun käynnistämisestä. Tuotantosuunnitelman valmistuttua Vihti, Karkkila ja Karviainen hyväksyvät suunnitelman tuotannon siirrosta Taitoalle ja antavat toimintaohjeen Puhdille. Kaikki Puhdin jäsenyhteisöt tekevät päätöksen Liikelaitoskuntayhtymä Puhdin purkamisesta (jos tuotanto päätetään siirtää). ICT-toimintojen järjestämisen suhteen Taitoa on neuvotellut yhteistyöstä Tieran kanssa. Seudullisena yhteistyönä laadittava selvitys asiasta valmistuu kevään 2012.

20 Etenemisehdotus 2 Taitoa sitoutuu ottamaan vastaan kaikki Puhdin nykyiset työntekijät vähintään palvelusopimuksen osoittamaksi ajaksi. Työntekopaikka jää toistaiseksi Puhdin nykyisiin tiloihin. Mahdollisuuksia tuotannon laajentamiselle läntisellä Uudellamaalla kartoitetaan parhaillaan, mm. Kirkkonummi ja Lohja. Työntekopaikka tai em. alueelle mahdollisesti syntyvä toimipiste säilyy alueella palvelusopimuksen osoittaman ajan. Puhti siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon toimintonsa liikkeenluovutuksena Taitoalle. Olemassa olevat kuntien ja Puhdin väliset sopimukset voisivat siirtyä liikkeenluovutuksen yhteydessä Taitoalle.

21 Tuotantojärjestelmien kehityspolku Tulevaisuudessa Taitoan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluratkaisun toteutuksessa hyödynnetään yhtenäistettyjä tuotantojärjestelmiä sekä valtakunnallista kuntien ERP-järjestelmää, jota suunnitellaan yhteistyössä Tieran kanssa Taitoan talous- ja henkilöstöhallinnon tuotantojärjestelmien yhtenäistämiseksi on käynnistetty vaatimusmäärittelyhanke Tuotantojärjestelmien hankintamenettely käynnistetään vuoden 2012 aikana

22 Hinta-arvio (tarkempi tarjous liitteenä) Palvelut prosesseittain suoritemääräarvio /suorite hinta-arvio Kirjanpito (sis. kom ja maksatus) , Ostolaskut , Myyntilaskut , Yhteensä Palkkahallinto (sis. matkalaskut) , Kaikki yhteensä Taitoan tarjoama kokonaishinta perustuu siirtoselvityksessä käsiteltyyn ja uudelleen arvioituun tuotantovolyymiin sekä siirtyväksi suunnitellun tuotannon kustannuksiin.

23 Jatkotoimenpiteet Siirtoselvityksestä tuotantosuunnitelmaan

24 Tuotantosuunnitelma (n. 3-6 kk) Yksityiskohtainen, asiakkaalle maksuton, suunnitelma, jonka laatimiseen ryhdytään myönteisen kuntapäätöksen jälkeen Tehtävät Mitkä tehtävät jäävät peruskuntaan, mitkä siirtyvät Rajapinnat Miten varmistetaan saumaton yhteistyö Liittymät Tarkka kuvaus, määrät ja liikenne; arvio kustannuksista Tiedonsiirto Aikataulut Milloin ollaan halukkaita/ valmiita tuotannon siirrolle

25 Siirtoselvityksen liitetiedot Siirtoselvityksessä on käytetty hyödyksi seuraavaa kuntatoimijoiden edustajilta saatua ja/ tai yhdessä tuotettua materiaalia: Selvitys tietojärjestelmistä Selvitys talous- ja henkilöstöhallinnon kustannuksista ja resursseista Vastuunjakotaulukot palvelutuotannon järjestämisestä Kuntatoimijoiden edustajien näkemys tahtotilasta ja reunaehdoista

26 Taitoan yhteystiedot Atte Niittylä Kehityspäällikkö, Kunnan Taitoa Oy