EUROOPAN KOMISSIO Bryssel 20.6.2012 COM(2012) 330 final KOMISSION VASTAUKSET EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN ERITYISKERTOMUKSEEN HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISEN VAIKUTTAVUUS EUROOPAN KOMISSIOSSA FI FI
KOMISSION VASTAUKSET EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN ERITYISKERTOMUKSEEN HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISEN VAIKUTTAVUUS EUROOPAN KOMISSIOSSA TIIVISTELMÄ I. Komissio tiedostaa, että sen henkilöstöllä on ratkaisevan tärkeä merkitys sille, että komissio suoriutuu tehtävistään tehokkaasti, ja myöntää sen tärkeyden, että henkilöstöä autetaan kehittämään taitojaan koko työuransa ajan. Komissio on tehnyt viime vuosina useita aloitteita henkilöresurssiensa hallinnoinnin parantamiseksi. Vuonna 2000 käynnistetyn hallinnollisen uudistuksen seurauksena siirryttiin osittain hajautettuun henkilöresurssien hallinnointiin, jonka yhteydessä joitakin tehtäviä erityisesti henkilöstön kehittämisen ja urakehityksen alalla siirrettiin pääosastoille. Komissio kehittää parhaillaan uutta työtehtävien tietojärjestelmää ja tarkastamalla nykyistä sähköistä ansioluetteloa se luo puitteita osaamisen kartoittamiselle. Myös arviointi- ja ylenemisjärjestelmää tarkistettiin, ja uudet järjestelmät tulivat voimaan vuonna 2012. Henkilöhallintoyksiköiden, koulutuskoordinaattoreiden ja uraneuvonnasta vastaavien virkamiesten verkostojen suunnittelulla varmistetaan yhdenmukainen lähestymistapa koko komissiossa ja henkilöstöhallinnon parhaiden käytäntöjen jakaminen. III. Komissio kehittää parhaillaan henkilöstön ammattitaitoa ja kehitystarpeita koskevia tietojärjestelmiä. Uuden sähköisen ansioluettelon valmistuttua henkilöstön ammattitaitoa koskevat tiedot ovat helpommin kaikkien johtajien saatavilla. Keskustasolla komissio keskittyy vahvistamaan kaikissa pääosastoissa hyödyllistä tietoa ja osaamista. Paikallista koulutusbudjettia käytetään pääosastojen tasolla vastaamaan tiettyjen politiikanalojen kehitystarpeisiin. Monivuotista oppimisen ja kehityksen strategiaa sekä uudistettua liikkuvuusstrategiaa laaditaan parhaillaan. Kehitystoiminta, mukaan lukien kielikurssit, on pitkän aikavälin investointi komission henkilöstön tehokkuuteen. Niistä saatava hyöty ei aina ole välittömästi nähtävissä tämänhetkisessä työssä. V. Lähimmät esimiehet auttavat henkilöstöään yksittäisen koulutustarpeen kartoittamisessa ja työpaikalla omaksutun ammattitaidon soveltamisessa. Hyvin suoriutuvalle henkilöstölle annetaan tunnustusta ja ylennyksiä. V. a) Komissio on päättänyt luopua koulutuskartoista vuodesta 2012, koska niiden käyttö oli muuttunut pikemminkin byrokraattiseksi velvollisuudeksi kuin todelliseksi mahdollisuudeksi analysoida tarpeita. Komissiolla on täydelliset tiedot siitä, mille koulutuskursseille on haettu ja mille on osallistuttu. Lähimmät esimiehet tekevät yksikön edun mukaisesti lopullisen päätöksen siitä, mille kursseille voi osallistua ja määrittävät osallistumisajankohdan. V. b) Keskimääräinen koulutuspäivien määrä yhdessä arkioppimiseen käytettyjen päivien kanssa vastaa komission vuonna 2002 asettamaa tavoitetta, joka on 10 päivää henkilöä kohti (alkaen 2,5 päivästä). On selvää, että koulutustarpeeseen vaikuttaa se, missä työuransa vaiheessa työntekijä on, ja kokemattomampi henkilöstö tarvitsee enemmän koulutusta kuin kokenut. V. c) Neljän kuukauden ajan kahdesti viikossa järjestettävien kielikurssien osalta on väistämätöntä, että joiltakin tunneilta ollaan poissa työmatkojen, tärkeiden työkiireiden, sairauden ja joskus myös vuosiloman takia. Näistä poissaoloista huolimatta kolme neljäsosaa osallistujista suoriutui kurssin loppukokeista. V. d) Komissio katsoo, että oman henkilöstön käyttö koulutustehtävissä ei anna viitteitä siitä, kuinka arvokkaana organisaatio pitää henkilöstön kehittämistä. 2
V. e) Lähimmän esimiehen pitäisi varmistaa, että uutta ammattitaitoa sovelletaan työpaikalla. Suurin osa tällaisista seurantatoimista on epävirallisia, ja näin ollen niitä on hankala esittää määrällisesti. V. f) Komissio vahvistaa, että uuden järjestelmän tarkoituksena on erottaa selkeämmin toisistaan työnsä hyvin suorittavat toimihenkilöt työnsä huonosti suorittavista toimihenkilöistä ja jättää ylentämättä ne, jotka eivät suoriudu tehtävistään tyydyttävästi. VI. Joissakin tilanteissa saattaa olla kustannustehokasta ja hyödyllistä testata omaksuttuja taitoja sekä kysyä henkilöstöltä ja johtohenkilöstöltä heidän näkemystään siitä, kuinka olennaisina he kursseja pitävät. On kuitenkin harvoin mahdollista määrittää suoraa syy-yhteyttä tietynlaisen kehitystoiminnan (esim. koulutuskurssi) ja organisaatiotavoitteen (esim. hiilipäästöjen vähentäminen) välillä. VII. Komissio on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen suosituksista. HUOMAUTUKSET 10. Vanhassa kilpailujärjestelmässä oli mahdollista testata hakijoiden tietoja ja ammattitaitoa. Rekrytoinnin jälkeen kyseiset tiedot ja ammattitaito ilmenivät työtehtävät kattavasta tietojärjestelmästä (tehtävänkuvaukset), arviointikeskusteluista, koulutuskartoista ja koko oppimista ja kehitystä koskevasta rakenteesta. EPSOn kilpailuun perustuvaa järjestelmää on aivan viime aikoina kehitetty enemmän hakijan osaamisperusteisen arvioinnin suuntaan, ja siitä syystä henkilöstöhallinnon välineestä haluttiin johdonmukaisempi. Komissio on hiljattain käynnistänyt uuden hankkeen HR:n menettelyllisten puitteiden yhdenmukaistamiseksi keskittämällä ne (EPSOn kilpailuissa käytettävän) kahdeksan ydinkompetenssin ympärille. Tämän lisäksi komissio saa jatkossa paremman yleiskuvan henkilöstön senhetkisestä osaamisesta parhaillaan kehitteillä olevan sähköisen ansioluettelon ja hakutoiminnon valmistuttua. 11. a) Arvioinnin tuloksena annettavan ylennyksen mahdolliset haittavaikutukset ovat yksi syy siihen, miksi komissio on siirtynyt yhdennetystä järjestelmästä, joka sisälsi sekä arvioinnin että ylennyksen, kahteen eri järjestelmään arvioinnin ja ylennyksen hallinnoimiseksi selkeästi erillään toisistaan. 11. b) Puitteet alisuoriutumisen tunnistamiseksi ovat olemassa. Tilintarkastustuomioistuimen havainto osoittaa, että käytännössä niitä sovelletaan harvoin. 12. Sähköistä ansioluetteloa ja tällaisia ansioluetteloita varten käytettävää hakutoimintoa ollaan parhaillaan kehittämässä ja parantamassa huomattavasti. Uudet työkalut tulevat johtohenkilöstön ja muun henkilöstön käyttöön vuoden 2012 aikana. Kun nämä välineet ovat saatavilla, koko henkilöstöä pyydetään täyttämään sähköinen ansioluettelonsa. 13. Komissio työskentelee parhaillaan työtehtävien tietojärjestelmän ja sähköisten ansioluetteloiden moduulien parantamiseksi, jotta pystyttäisiin helpommin tuottamaan yhdennettyjä tietokokonaisuuksia komissiossa ja sen pääosastolla saatavilla olevasta ammattitaidosta sekä kuhunkin työhön tarvittavasta ammattitaidosta. Johtohenkilöstöä kannustetaan julkaisemaan avoimia tehtäviä koskevia ilmoituksia ja tätä tukevana vaihtoehtona myös tunnustelemaan komission sisäisiä työmarkkinoita mahdollisesti sopivien ehdokkaiden kartoittamiseksi sähköisen ansioluettelon hakutoiminnon avulla. Se asetetaan heidän saatavilleen vuonna 2012. Työntekijöitä kannustetaan täyttämään sähköiset ansioluettelonsa ja pitämään ne ajan tasalla, koska tämä lisää johtohenkilöstön mahdollisuuksia löytää heidät komission sisäisiltä työmarkkinoilta. Komissio on lisäksi hiljattain käynnistänyt liiketoimintaprosessiensa uudistamisen. Sillä edistetään henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien yhdistämistä ja erityisesti palvelukseen otetun henkilöstön 3
ammattitaitoa ja osaamista koskevien tietojen kokoamista yhteen työtehtävien tietojärjestelmään ja sähköisiin ansioluetteloihin. 14. On syytä korostaa, että keskitetyllä ja paikallisesti tarjotulla koulutuksella on eri tehtävä. Puolet koulutusbudjetista on hajautettu pääosastoille, jotka pystyvät näin keskittymään omiin erityisiin tavoitteisiinsa. Toista puolikasta hallinnoidaan keskitetysti, ja siinä keskitytään kaikissa pääosastoissa tarvittavien tietojen ja osaamisen vahvistamiseen. Keskitetty koulutus on näin ollen yleisluontoisempaa ja vähemmän eriytynyttä kuin hajautettu koulutus. Keskitetyn koulutuksen tehtävä ei ole vahvan yhteyden muodostaminen tiettyihin poliittisiin tavoitteisiin. Kielikoulutuksen tavoitteena on toisaalta helpottaa henkilöstön ja komission sisäistä viestintää ja toisaalta helpottaa yhteydenpitoa komission henkilöstön ja ulkoisten sidosryhmien välillä, mukaan lukien jäsenvaltiot ja niiden kansalaiset. 15 16. Yhteinen vastaus: Komissio on käynnistänyt sisäisen pohdinnan mahdollisista tai suositeltavista ohjeista sisäisen liikkuvuuden parantamiseksi. Ehdotuksessa esitetään muun muassa, että henkilöstön työurien hallinnassa kiinnitetään enemmän huomiota komission etuun. Sähköisen ansioluettelon käyttö kiinnostavien hakijoiden tunnistamisessa todennäköisesti tehostaa liikkuvuusprosessia ja auttaa löytämään oikean henkilön kuhunkin työpaikkaan. 18. Tarkastuksen yhteydessä tehdyssä kyselyssä johdon vastaukset muihin kysymyksiin olivat positiivisempia. Kyselystä esimerkiksi ilmenee, että 81 prosenttia vastaajista katsoo, että henkilöstöarviointia koskeva koulutus auttoi heitä valmistautumaan arviointikeskusteluihin ja 73 prosenttia katsoo, että se auttoi heitä käymään arviointikeskustelua. 19. a) Kaikilla kielikursseilla ei tarvitse olla suoraa yhteyttä henkilöstön jäsenen nykyiseen työtehtävään. Henkilöstösääntöjen määräysten 45 artiklan 2 kohdan perusteella komission on varmistettava, että koko henkilöstö, joka ei ole vielä osoittanut riittävää kolmannen kielen taitoa, saa osallistua kielikursseille vaaditun tason saavuttamiseksi. Kolmatta kieltä koskevan vaatimuksen on tarkoitus tehdä virkamiehistä monipuolisempia ja joustavampia uransa aikana. 19. c) Johto hyväksyy kursseille osallistumisen yksikön edun perusteella. 20. Katso 15 kohtaan annettu vastaus. 21. Henkilöstön jäsenet ovat ensisijaisesti itse vastuussa uransa hallinnoinnista. Komissio kuitenkin tarjoaa oman organisaationsa edun mukaisesti neuvontaa, jolla se auttaa varmistamaan, että organisaation tarpeisiin pystytään vastaamaan kunkin yksittäisen työntekijän työuran ajan. Neuvontaa antavat ensisijaisesti lähimmät esimiehet. Sitä on saatavilla myös keskusyksikön ja paikallisten neuvontapalveluiden tasolla. Nämä tehtävät ovat hyvin näkyvillä ja tietoja on helposti saatavilla. Komissio pohtii keskus- ja paikallistason neuvontapalveluiden ja HR-toiminnon oma-aloitteisempaa toimintaa niiden auttaessa henkilöstöä hallitsemaan uraansa ja ohjaamaan liikkuvuuttaan. Laatikko 1 Uraneuvonta viestinnän pääosastossa Viestinnän pääosaston lähestymistapaa käytetään laajasti myös muissa pääosastoissa ja toimielimissä sekä erillisvirastoissa. 28. Liikkuvuuden oikea ajoitus riippuu monesta tekijästä. Yksi tekijä on työpanos, jonka henkilöstön jäsen pystyy nykyisessä työssään antamaan. Yleensä se heikkenee sen jälkeen, kun työvuosia on takana tietty määrä. Yhtä tärkeää kuin siirtymisen ajoitus on myös se, onko saatavilla toista kyseisen henkilön profiiliin sopivaa työtä. Kussakin työpaikassa ihannetapauksessa vietetty aika riippuu näin ollen sekä henkilöstä että työstä, ja usein se vaihtelee uran mittaan. 4
Tavoitteena on hallita liikkuvuutta, jotta löydetään oikeilla taidoilla varusteltu henkilö oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Liikkuvuus on jo osa komission työkulttuuria, ja yleensä se hyväksytään hyvin. Siihen olisi kuitenkin turvauduttava oma-aloitteisemmin, jotta osaamista lisättäisiin ja suoriutumista ylläpidettäisiin koko uran ajan. 30. Komissio on päättänyt luopua koulutuskartoista vuodesta 2012, koska niiden käyttö oli muuttunut enemmän byrokraattiseksi velvollisuudeksi kuin todelliseksi mahdollisuudeksi analysoida tarpeita. Koulutuskartat eivät olleet riittävän joustavia ottamaan huomioon henkilöstön kehittyvät tarpeet, ja näin ollen ne eivät olleet hyödyllinen keino todellisten tarpeiden esittämiseen määrällisesti. 31. Neljän kuukauden ajan kahdesti viikossa järjestettävien kielikurssien osalta on väistämätöntä, että joltakin tunneilta ollaan poissa työmatkojen, tärkeiden työkiireiden, sairauden ja joskus myös vuosiloman takia. Näistä poissaoloista huolimatta kolme neljäsosaa osallistujista suoriutui kurssin loppukokeista. On huomattava, että 64 prosenttia keskijohdosta katsoo, että kielikoulutus auttoi henkilöstöä tekemään työnsä paremmin. Lisäksi sellaisissakin tapauksissa, joissa kielikoulutuksesta ei ole suoraa hyötyä nykyisen työn kannalta, se voi tuottaa komissiolle hyötyä tulevaisuudessa. Katso 19 kohdan a alakohtaan annettu vastaus. 32. Katso 31 kohtaan annettu vastaus. 34. On selvää, että koulutuksen tarpeeseen vaikuttaa se, missä työuransa vaiheessa työntekijä on, ja kokemattomampi henkilöstö tarvitsee enemmän koulutusta kuin kokenut. 36. Kunkin komission virkamiehen liikkuvuutta seurataan komission Sysper2-tietokannassa. Komissio etsii tapoja tuottaa merkityksellisiä ja johdonmukaisia liikkuvuutta koskevia tilastoja erityisesti pääosastojen välisen liikkuvuuden osalta. 37. Komissio katsoo, että oman henkilöstön käyttö koulutustehtävissä ei anna viitteitä siitä, kuinka arvokkaana organisaatio pitää henkilöstön kehittämistä. Lisäksi monia koulutuksen ja valmentamisen muotoja ei virallisesti kirjata Syslogiin, ja näin ollen niitä on vaikeaa esittää määrällisesti. On huomattava, että valmennusta voi tapahtua sekä työtovereiden välillä että johdosta käsin. Laatikko 3 Esimerkkejä opittua vahvistavista ja opitun soveltamista tukevista seurantatoimista Tilintarkastustuomioistuimen toteamien seikkojen ohella ulkoisessa johtamisen kehitysohjelmassa olevia pyydetään systemaattisesti jakamaan kurssilla hankittuja tietoja muiden johtajien kanssa lounasaikaan. 40. b) Uudella ylennysjärjestelmällä, joka tuli voimaan vuonna 2012, pyritään varmistamaan, että henkilöstö, jonka suoriutuminen ei ole tyydyttävää, ei ylenisi, ennen kuin heidän suoriutumisensa paranee. Pääosastojen on ehdotettava ylennettäviä henkilöitä, eikä niillä ole kannustimia heikosti suoriutuvien henkilöiden ehdottamiseen. 41. Puitteet alisuoriutumisen tunnistamiseksi ovat olemassa. Koulutusta alisuoriutumisen hallinnoimiseksi on saatavilla, ja se on arvostettua. Uraneuvonnan keskusyksikkö osallistuu alisuoriutumisen käsittelyyn, kun HR-yksiköt pyytävät siltä tukea. Sellaisissa tapauksissa uraneuvonnan keskusyksikkö, paikallinen uraneuvoja, suora esimies ja henkilöstön jäsen pyrkivät yhdessä määrittämään toimet, jolla kielteinen suuntaus saadaan käännettyä ennen kuin henkilö luokitellaan virallisesti epäpäteväksi henkilöstösääntöjen 51 artiklan perusteella. Komissiolla ei ole näyttöä siitä, että silloin jos näitä toimia sovelletaan, ne olisivat tehottomia. 42. Henkilöstön sitoutuminen taitojensa kehittämiseen ilmenee heidän valmiuksistaan sekä kyvystään käyttää kieliä (kaksi osiota arviointikertomuksessa) ja heidän saavutuksistaan (jota 5
arviointikertomuksen tehokkuutta koskeva osio koskee) sekä oppimista koskevassa osiossa, joka lisättiin vuoden 2012 arviointimenettelyyn. Henkilöstön sitoutuminen muiden ammattitaidon kehittämiseen ilmenee niistä kertomuksen osioista, jotka koskevat tehokkuutta, valmiuksia (koulutustaitoa), käytöstä (työskentelyä muiden kanssa) ja vastuualueita (esimiestaitoja, mukaan lukien palaute ja valmentaminen). Yleneminen riippuu henkilöstösäännöissä vahvistetuista perusteista eli arvioinneista, kielten käytöstä ja vastuutasosta. Nopeaan ylenemiseen oikeuttaa tavallisesti erinomainen suoriutuminen, mutta henkilöstön osaaminen ja oppimiskyky ovat olennainen suoriutumiseen vaikuttava tekijä. Oppimisen ja kehityksen vaikutus suoriutumiseen tunnustetaan selkeämmin vuodesta 2012 käytössä olevassa arviointijärjestelmässä, johon on lisätty työntekijän ja arvioijan kommentteja varten uusi osio, oppiminen. 45. Parannetulla työtehtävien tietojärjestelmällä, sähköisellä ansioluettelolla ja hakutoimintoa koskevalla moduulilla mahdollistetaan sekä työntekijöille että johtajille vahvemmin tietoon perustuvat päätökset. Iäkkäämmän henkilöstön osalta kyse ei ole siitä, että heidän heikentyneisiin liikkuvuusmahdollisuuksiinsa pitäisi puuttua paremmin, vaan koko henkilöstön lahjakkuutta, uraa ja suoriutumista kokonaisuudessaan koskevalla laadukkaalla johtamisella olisi ylläpidettävä tasokasta suoriutumista ja sitoutumista koko heidän mahdollisesti hyvin pitkän uransa ajan. 47. Katso 30 kohtaan annettu vastaus. 48. Työn painopisteiden muuttumisen lisäksi muita syitä jättää osallistumatta koulutukseen ovat esimerkiksi kiireellinen ennakoimaton tarve jäädä toimistoon tai lähteä työmatkalle sekä sairastuminen. 54. Suoran syy-yhteyden määrittäminen tietynlaisen kehitystoiminnan (esim. koulutuskurssi) ja organisaatiotavoitteen (esim. hiilipäästöjen vähentäminen) välillä on ongelmallista. On harvoin mahdollista yksilöidä luotettavasti koulutuksen vaikutusta niiden monien tekijöiden joukosta, jotka ovat saattaneet vaikuttaa lopputulokseen. CIPD-instituutin (Chartered Institute of Personnel and Development), joka on Euroopan suurin henkilöstöhallinnon ja kehittämisen ammatillinen elin, tekemä tutkimus osoittaa, että Kirkpatrickin menetelmän neljättä tasoa sovelletaan erittäin harvoin organisaatioissa. Niin voidaan tehdä, kun tavoite on hyvin selkeästi määritelty (esim. asiakastyytyväisyyden lisääminen) ja kun oppiminen on myös pääasiallinen keino ongelman ratkaisemiseen. Komission oppimista ja kehitystä koskeva yleinen politiikka ei mitenkään täytä näitä vaatimuksia. 57. Katso 45 kohtaan annettu vastaus. 58. Katso 54 kohtaan annettu vastaus. PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET 59. Komissio kehittää parhaillaan henkilöstön ammattitaitoa ja kehitystarpeita koskevia tietojärjestelmiä. Sähköisen ansioluettelon seuraavan version avulla henkilöstön ammattitaitoa koskevat tiedot ovat kaikkien johtajien saatavilla. Keskusyksikössään komissio keskittyy vahvistamaan monissa pääosastoissa hyödyllistä tietoa ja osaamista. Paikallista koulutusbudjettia käytetään pääosastojen tasolla vastaamaan tiettyjen politiikanalojen kehitystarpeisiin. 60. Monivuotista oppimisen ja kehityksen strategiaa sekä uudistettua liikkuvuusstrategiaa laaditaan parhaillaan. 61. Kehitystoiminta, mukaan lukien kielikurssit, on pitkän aikavälin investointi komission henkilöstön tehokkuuteen. Niistä saatava hyöty ei aina ole välittömästi nähtävissä tämänhetkisessä 6
työssä. Suositus nro 1 Johdantolause: Komissio on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen suosituksesta, ja sitä myös noudatetaan. a) EPSOn valintamenettelyssä käytettäviä uusia ydinkompetensseja ollaan parhaillaan sisällyttämässä uuteen arviointimenettelyyn. Uudet tehtävänkuvaukset ja sähköisten ansioluetteloiden moduulit laaditaan kyseisiä puitteita vastaaviksi. Myös koulutusluetteloa muokataan ydinkompetenssien mukaiseksi. b) Komissio ulottaa keskipitkälle aikavälille (viisi vuotta) EPSOn kilpailujen aikatauluttamista koskevan suunnittelunsa, jolla kartoitetaan palvelukseenottamisen tarvetta koko toimielimessä. c) Komissio aikoo laatia tulevaisuutta varten oppimista ja kehitystä koskevan johdonmukaisen strategian. Keskijohdon ja ylimmän johdon osalta liikkuvuuspolitiikka on ollut käytössä jo useita vuosia. Suuntaviivat henkilöstön ulkoiseen ja sisäiseen liikkuvuuteen ovat parhaillaan kehitteillä. Työtehtävien tietojärjestelmä ja sähköiset ansioluettelot lisäävät erityisesti sisäisten työmarkkinoiden tehokkuutta. Suositus nro 2 Johdantolause: Komissio on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen suosituksesta. a) Henkilöstöhallinnon pääosasto kehittää parhaillaan sähköistä ansioluetteloa ja sen hakutoimintoa. Henkilöstöä kannustetaan aktiivisesti täyttämään sähköisen ansioluettelonsa ja päivittämään sitä. Henkilöstölle selitetään siitä koituvat edut, joita ovat esimerkiksi yksittäisen profiilin näkyvyys sisäisillä työmarkkinoilla sekä henkilöstön liikkuvuus- ja verkostoitumismahdollisuuksien parantuminen. (b) Henkilöstöjohtajia ja lähimpiä esimiehiä aiotaan kouluttaa siinä, miten he voivat käyttää arviointia mahdollisuutena tarkastaa ja päivittää sähköistä ansioluetteloaan. c) Hakutoimintoa kehitetään ja se otetaan käyttöön vuoden sisällä yhdessä tarkistetun sähköisen ansioluettelon moduulin kanssa. Toiminto on johtajien saatavilla, ja heille selitetään sen käyttö ja siitä mahdollisesti koituvat edut (parempi kokonaiskuva henkilöstön osaamisesta, mahdollisuus sisäisten työmarkkinoiden toiminnan paranemiseen, tietyiltä ryhmiltä/työryhmiltä vaadittavien erityiskompetenssien löytyminen helpommin ja tehokkaammin). d) Katso c alakohta. e) Uuden sähköisen ansioluettelon moduulin käyttöönoton myötä sopivien hakijoiden tunnistamista tehostetaan ja keinoja sisäisen liikkuvuuden tukemiseen kehitetään. Komissio antaa pääosastoille suuntaviivat sähköisen ansioluettelon moduulin avoimeen ja tehokkaaseen käyttöön henkilöstösääntöjen mukaisesti. f) Komissio on samaa mieltä ehdotuksesta, jonka mukaan henkilöstöä on tuettava paremmin koulutustarpeiden kartoittamisessa. Arvioinnissa on osio, joka koskee henkilöstön oppimistarpeiden kartoittamista. Johtoa kannustetaan tehostamaan henkilöstön kanssa käytävää oppimiskeskustelua. g) Koulutus yleisesti ja kielikoulutus erityisesti ovat investointi, joka ei välttämättä liity nykyiseen työtehtävään, mutta saattaa liittyä henkilön tulevaan urakehitykseen tai komission organisatoristen tarpeiden kehittymiseen ja muuttumiseen. Sitä olisi yleisesti ottaen tarkasteltava pitkällä aikavälillä. Komissio aikoo tarjota johdolle neuvontaa siitä, miten yksikön etu olisi määriteltävä koulutustoiminnan, kielikoulutus mukaan lukien, yhteydessä. (h) Henkilöstön jäseniä olisi tuettava heidän urakehityspyrkimyksissään tavalla, joka hyödyttää sekä 7
heitä itseään että komissiota. Vastatakseen tilintarkastustuomioistuimen suositukseen komissio sisällyttää arviointimenettelyynsä lähimmän esimiehen kanssa käytävän keskustelun keskipitkän ja pitkän aikavälin urakehityksestä. i) Komissio analysoi pidemmälle tapaa, jolla uraneuvonta toimii, ja ottaa resurssien vähentämisen yhteydessä huomioon arvioinnin kyseisestä toiminnosta. Komissio harkitsee uraneuvonnasta vastaavan henkilöstön profiilin vahvistamista. 63. On vaikea mitata, miten työpaikalla tuetaan uusien taitojen soveltamista, koska kyseinen tuki on luonteeltaan epävirallista. 64. Komissio on päättänyt luopua koulutuskartoista vuodesta 2012, koska niiden käyttö oli muuttunut pikemminkin byrokraattiseksi velvollisuudeksi kuin todelliseksi mahdollisuudeksi analysoida tarpeita. On selvää, että koulutuksen tarpeeseen vaikuttaa se, missä työuransa vaiheessa työntekijä on, ja kokemattomampi henkilöstö tarvitsee enemmän koulutusta kuin kokenut. Neljän kuukauden ajan kahdesti viikossa järjestettävien kielikurssien osalta on väistämätöntä, että joltakin tunneilta ollaan poissa työmatkojen, tärkeiden työkiireiden, sairauden ja joskus myös vuosiloman takia. Näistä poissaoloista huolimatta kolme neljäsosaa osallistujista suoriutui kurssin loppukokeista. Komissio katsoo, että oman henkilöstön käyttö koulutustehtävissä ei anna viitteitä siitä, kuinka arvokkaana organisaatio pitää henkilöstön kehittämistä. Kunkin komission virkamiehen liikkuvuutta seurataan komission Sysper2-tietokannassa. 65. On lähimmän esimiehen tehtävä varmistaa uusien taitojen soveltaminen työpaikalla. Lisäksi suurin osa seurantatoimista on epävirallisia, ja näin ollen niitä on hankala esittää määrällisesti. 66. Komissio vahvistaa, että uuden järjestelmän tarkoituksena on erottaa selkeämmin toisistaan työnsä hyvin suorittavat toimihenkilöt työnsä huonosti suorittavista toimihenkilöistä ja jättää ylentämättä ne, jotka eivät suoriudu tehtävistään tyydyttävästi. Suositus nro 3 Johdantolause: Komissio hyväksyy suosituksen. Henkilöstönhallintajärjestelmä (Sysper2) on suunniteltu yksittäisten ihmisten tietojen hallintaan, mutta komissio tarvitsee myös yhdennettyjä tietokokonaisuuksia. Komissio aikoo tehdä kustannus-hyötyanalyysin tilintarkastustuomioistuimen suositusta vastaavasta järjestelmästä ja määrittää sen täytäntöönpanon ensisijaisuuden suhteessa muihin suunniteltuihin tietotekniikan kehityshankkeisiin. a) Koulutuspassi on jo koko henkilöstön ja johtajien saatavilla Sysper 2 -järjestelmässä, joka välittää nämä tiedot yksittäisille käyttäjille. Komissio on samaa mieltä siitä, että tarvitaan myös palkkaluokittain ja tehtävittäin jaoteltuja yhdennettyjä tietokokonaisuuksia. b) Nämä tiedot kirjataan yksilötasolla. Kunkin komission virkamiehen liikkuvuutta seurataan komission Sysper2-tietokannassa. Komissio etsii tapoja tuottaa merkityksellisiä ja johdonmukaisia liikkuvuutta koskevia tilastoja erityisesti pääosastojen välisen liikkuvuuden osalta. Suositus nro 4 Johdantolause: Komissio on samaa mieltä tämän suosituksen periaatteesta, ja uusi arviointijärjestelmä ilmentääkin sitä. a) Komissio arvioi, kuinka henkilöstön sitoutuminen ammattitaitonsa kehittämiseen ja koulutuksen antamiseen otetaan huomioon vuoden 2012 arviointi- ja ylennysmenettelyssä. Arvioinnin tuloksesta riippuen komissio antaa johdolle tarvittaessa selkeämpää neuvontaa. b) Komissio on samaa mieltä siitä, että lähimpien esimiesten on otettava aktiivinen rooli 8
alisuoriutumiseen puuttumisessa, ja se tukee heitä edelleen tässä tehtävässä. Lisäksi henkilöstösääntöjen 51 artiklan 1 kohdan mukainen epäpätevyyttä koskeva menettely on tarkistettava. Komissio käynnistää kuulemisia, jotta uusia menettelyjä saadaan hyväksyttyä. c) Komissio tarkastelee vuoden 2012 arviointimenettelyä näiden kysymysten osalta. Se saattaa tarvittaessa antaa johtajille selkeämpiä suuntaviivoja. Se käsittelee myös iäkkäämmän, korkeammissa palkkaluokissa olevan henkilöstön koulutustarvetta monivuotisessa oppimisen ja kehityksen strategiassaan. Suositus nro 5 Johdantolause: Komissio on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen suosituksesta. Omaksutut uudet taidot on yleisesti ottaen erittäin suositeltavaa todentaa. Oppimisen ja kehityksen strategiassa selvennetään, mitkä koulutuspolut saattavat sopia tähän tarkoitukseen, kuinka uusien taitojen omaksumista olisi testattava ja milloin tämä saattaisi olla kustannustehokasta. Monivuotisessa oppimisen ja kehityksen strategiassa käsitellään myös seurantatoimia. 68. Joissakin tilanteissa saattaa olla kustannustehokasta ja hyödyllistä testata omaksuttuja taitoja sekä kysyä henkilöstöltä ja johtohenkilöstöltä heidän näkemystään siitä, kuinka olennaisina he kursseja pitävät. On kuitenkin harvoin mahdollista määrittää suoraa syy-yhteyttä tietynlaisen kehitystoiminnan (esim. koulutuskurssi) ja organisaatiotavoitteen (esim. hiilipäästöjen vähentäminen) välillä. Suositus nro 6 Johdantolause: Komissio on samaa mieltä siitä, että kehitystoiminnan vaikuttavuutta olisi arvioitava. Kehitystoiminnan vaikuttavuuden arvioinnin parantamiseksi komissio sisällyttää monivuotiseen oppimisen ja kehityksen strategiaansa kohdat, joita tilintarkastustuomioistuin korostaa. 9