Julkinen hankinta - ongelmat ja ratkaisut ELINTARVIKEYRITTÄJYYDEN KEHITTÄMISEN HANKESEMINAARI, ÄHTÄRI Efektia Oy Kaj Työppönen 7.10.2003
Lähiruoka ja julkinen hankinta Ongelmat ja ratkaisut Lähiruokatuotteiden hankinta ja käyttö kunnallisissa ruokapalveluissa Yhteenveto ja keskustelu 2
Efektia ja lähiruoka Elinvoiman eväät-kehittämishanke Kunnallisen ruokapalvelun kilpailukyky ja seudullinen elinvoima. Efektian lähiruokaprojekti kuntasektorille. Efektian yhteistyökumppaneina Suomen Kuntaliitto, MMM ja MTK. Pilottityöskentelyä Mikkelin seudulla, Kiuruvedellä ja Länsi- Suomessa (syksy 03). Tavoitteina hankintamenettelyjen selkeyttäminen, alueellisen logistiikan ja yhteistyömallien mallintaminen (tilaukset ja toimitukset) ja kuntaruoan läpinäkyvyyden ja laadun kehittäminen. Lisätietoja http://hosted.kuntaliitto.fi/workspaces/ee/ 3
Miksi ja miten suurkeittiöön lähiruokaa? 4
Lähiruoka käsitteenä Lähiruoka on osa aluetaloutta Lähiruokatyöryhmän määritelmä (YTR 6/2000): Lähiruoka on ruoantuotantoa- ja kulutusta, joka käyttää oman alueensa raaka-aineita ja tuotantopanoksia edistäen oman alueensa taloutta ja työllisyyttä. 5
Seudullinen elinvoima Seudun elinvoima Menestyvät kunnat Hyvä veronmaksukyky Hyvä työllisyys Menestyvät yrittäjät Menestyvät tuottajat Aluetalouden kerroinvaikutukset Lähiruoka 6
Seudullisuus Suomessa kuntalaiset ja yritykset ovat seutuistuneet (ja kansainvälistyneet), joten yhteistyölle ei ole vaihtoehtoa työssäkäyntialueen kasvaminen ja elinkeinorakenteen muutos asumisalueiden ja vaihtoehtojen laajentuminen kaupan ja vapaa-ajan palvelujen markkina-alueiden suurentuminen kuntayhteistyöllä tuetaan seutuistumista vaikuttamalla palvelujen, maankäytön ja elinkeinojen kehittämiseen elinkeinojen kehittämien yhteistyö ja organisaatiot toteutuneet parhaiten kuntien elinkeinojen seudulliset kehittämispanokset ja välineet yhteiset elinkeinojen kehittämisorganisaatio sekä talous- ja asiantuntijaresurssit seudulliset projektit valtakunnalliset kehittämisohjelmat (aluekeskusohjelma, osaamiskeskusohjelma, seutu YPP hanke, seututukihanke, Aksestra-hanke jne.) seudulliset verkostot (yrittäjät, elinkeinoelämän järjestöt sekä kolmas sektori) 7
Alue- ja seutukehittämisen näkökulma Seutustrategia -> Kuntastrategia -> Palvelutuotantostrategia - > Palvelutuottajan kriteerit-> Tuottajan materiaalihankintakriteerit kaupunki/kuntastrategioiden osa-aluiden huomioiminen esim. matkailu, teollisuus, maaseutuyrittäjyys, ympäristö resurssien maksimaalinen hyödyntäminen alueellisesti yhteistyö paikallisen talous- ja liike-elämän kanssa 8
Lähiruoka kuntasektorilla Lähiruokatyöryhmä (2000): Joukkoruokailu on luontevin tapa hyödyntää lähiruokaa. Parhaassa tapauksessa joukkoruokailun hankinnoista jopa puolet voi v olla oman alueen tuotantoa. Julkisten hankintojen kilpailuttamista on opittava soveltamaan lähituotannon eduksi kokonaistaloudellisena vaihtoehtona Joukkoruokailussa säännölliset ja ennustettavat volyymit ja raaka-aine aine tarpeet. Lähiruoan käyttö kunnissa yksilöllistä ja eroaa suuresti seudullisesti seudun sisällä kaupungin sisällä toimijoista riippuvaa - tahtotila ratkaisee 9
Kunnalliset ruokapalvelut Tilastotietoa vuodelta 2002 Kunnissa 4823 suurkeittiötä Kunnat tarjoavat 330 miljoonaa annosta / vuosi Yhteenlasketut julkisten ruokapalvelujen markkinat sis. Valtion ja kunnat 1,3 mrd Kuntien elintarvikehankinnat (12,2%) 269 milj. Palveluostoina (8%) 286 milj. (majoitus ja ravitsemuspalvelut) Huom! Tilastointi kuntasektorilla ei anna täsmällistä kokonaiskuvaa toimialasta, sillä tilastointiperusteissa on eroja kuntien ja tilastointikohteiden välillä. 10
Kunnallinen ruokapalvelu kilpailee markkinoilla Kuntalaisen ja veronmaksajan hyödyt Tavoite Mittari Asiakkaan tyytyväisyys Hankinta- ja tuotantoprosessin tehokkuus Tavoite Mittari Palvelutuotannon kehittämisohjelma Tavoite Mittari Kehittämisen ja yhteistyön näkökulma Tavoite Mittari 11
Lähiruokatoiminnan hyödyt suurkeittiöissä Ruokalistan joustavuus Ruoan terveellisyys Tuotteiden tuoreus Tuotteiden helppo käsiteltävyys Alhainen hävikki Vähentynyt varastoinnin tarve Ruoan turvallisuus Työssä viihtyminen Asiakaslähtöisyys Kasvatuksellinen näkökulma Markkinointiarvo Maakunnan ruokaperinteiden säilyminen Maaseudun elinvoimaisuus Luonnon kestävyys (Paananen & Forsman 2003) 12
miten Miksi ja suurkeittiöön lähiruokaa? 13
Lähiruokatoiminnan riskit ja ongelmat suurkeittiöissä Lähiruokatuotteiden tarjonnan epätasaisuus ja vähäisyys Yhteistyön aloittaminen uusien tavarantoimittajien kanssa Uuden tavarantoimittajan tavarantoimituskyky ja varmuus (Paananen & Forsman 2003) Muita ongelmia: Markkinoinnin ja viestinnän puute Logistiikka tilaukset toimitukset laskutus Jalostusaste ja laatuvalikoima 14
Elintarvikehankintojen reunaehdot kunnallisen ruokapalvelun piirissä Niukat elintarvikemäärärahat ja ostojen keskittäminen Hankintalaki: ostot kilpailutettava ja valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin Kokonaistaloudellisuus eli hinta/laatu ja tarjouspyyntöjen kriteerit määrittelemättä Niukkenevat taloudelliset- ja henkilöstöresurssit 15
Yhteistyö suoria reittejä Suurkeittiö Yhteistyö Tuotekehitys Markkinointi ja jakeluyhteistyö Yhteiset brändit ja konseptit Kauppa ja muut markkinat Elintarvikeyrittäjä Elintarvikeyrittäjä Elintarvikeyrittäjä Elintarvikeyrittäjä Yhteistyö Tarpeiden viestintä Jatkojalostaminen Verkostot ja yhteistyö Tuotekehitys Yhteinen jakelu Yhteinen markkinointi Sopimuskäytännöt Elintarvikeyrittäjä Elintarvikeyrittäjä Maatalous Elintarvikeyrittäjä tuottajat Elintarvikeyrittäjä Maatalous Elintarvikeyrittäjä tuottajat Maatalous tuottajat 16
Toimintamalli seudullisesti (tai kuntakohtaisesti) Maatilat, Maataloustuottajat Tuoteryhmät Varastointi ja jatkojalostus Vihann. jatkojalostus Lihan jatkojalostus PK K TK Kokoaminen ja kuljetukset Keskuskeittiö VK PK K K 17
Suurtalouksien logistiikka (hankinta) Hankinta- suunnitelma Tarjouspyynnöt Tarjousten käsittely Sopimusneuvottelupäätöpäätös Hankinta- Hankintasopimus määritellään periodin aikana valmistuksessa tarvittavien komponenttien määrä ja laatu pyydetään tarjoukset potentiaalisilta toimittajilta lähialue toimittajat - mitä, kuka, missä & paljonko? avoin hankintamenettely rajattu hankintamenettely käsitellään tarjoukset ja valitaan jatkoon päässeet neuvotellaan sopimuksesta tehdään valinta neuvotellaan sopimuksesta tehdään valinta solmitaan hankintasopimus Servicet Communication Oy /Juha Ropponen 18
Suurtalouksien logistiikka (hankinta) Toimittajarengas Hankintasopimus Hankintarengas yhteenlasketut volyymit = toimitusvarmuus, valikoima & suuruuden ekonomia Servicet Communication Oy /Juha Ropponen 19
Suurtalouksien logistiikka (tilaus) Resurssit Resurssit Valmistussuunnitelma Valmistussuunnitelma taloudelliset, fyysiset ja henkilöstöresurssit suunnitellaan valmistettavat/tarjottavat tuotteet (mitä, kuinka paljon, milloin) Komponentti Komponentti tarpeet tarpeet määritellään eri komponenttien tarve Tilaaminen Tilaaminen Tilaaminen Tilaaminen Tilaaminen Tilaaminen tilataan komponentit valituilta toimittajilta Servicet Communication Oy /Juha Ropponen 20
Suurtalouksien logistiikka (tilaus) Sähköinen tilausjärjestelmä www Servicet Communication Oy /Juha Ropponen 21
Suurtalouksien logistiikka (toimitus) Keskitetyt toimitukset SUURKEITTIÖ TERMINAALI Servicet Communication Oy /Juha Ropponen 22
TUOTANNON SUUNITTELU Tuotantomenetelmä: ehdottomat kriteerit TILAUS VASTAANOTTO VARASTOINTI TUOTANTO JAKELU/ ANNOSTELU KULJETUS TARJOILU KULJETUS oikea jalostusaste sopivuus tuotantoprosessiin: kestää laadun heikentymättä prosessin kaikki vaiheet oikea pakkauskoko lisää tehokkuutta ja vähentää hävikkiä alkuperä, tuoteturvallisuuden varmistaminen 23
Kilpailutuksen hankesuunnitelma Hankintailmoitus Tarjouspyyntö Ehdokkaaksi ilmoittautuminen/ Ehdokkaiden selvittäminen Tarjouspyynnön lähettäminen Tarjousten laadinta Tarjousten vastaanottopöytäkirja Tarjousten vertailu Hankintapäätös Hankintaprosessi Miksi kilpailutetaan? Tavoite hankintapolitiikka lainsäädännön vaatimukset Soveltuvat lähituotantotuotteet tuotteet ja niiden saatavuus yhteistyön kehittämistavat Hankintamenettely hankinnan sisältö ja toimintatavat Hankintaprosessi tarjouskilpailun valmistelu hankintayksikön rooli painoarvot etukäteen määritetty tarjouspyyntöön tarjouspyyntö tarjousten vertailu päätöksenteko = toimittajien valinta toimitussopimukset tiedottaminen ja seuranta 24
Hankintasopimus Varmistaa riittävän tulorahoituksen tuottajalle (mahdollisuus kehittyä) Varmistaa tarpeen mukaisen, asiakkaan vaatimukset tyydyttävän, laadun ruokailevalle asiakkaalle, loppuasiakkaalle Sitoutuminen laatuun hintaan tuoteturvallisuuteen ja toimitusvarmuuteen Ehdot tilauskäytännöt ja tiedonkulku laskutuskäytännöt laadun ja hinnan tarkistus sopimuskatselmus irtisanomisehdot molemmin puolin tuotekehitysyhteistyö laadunhallintayhteistyö 25
Minkälainen on hyvä mittari/kriteeri? helposti ymmärrettävä kaikki ymmärtävät samoin = yksiselitteinen merkittävä = merkittävyys laatuun ja kustannustehokkuuteen osoitettavissa konkreettisesti osoitettavissa = mitattavissa ja/ tai pisteytettävissä -numeerinen mittari esim. toimitusvarmuus, -järjestelmä: todentava dokumentti: -puhtaasti kvalitatiiviset ominaisuudet esim. maku voidaan arvioida aistinvaraisesti raadissa 26
RUOKAILEVAN ASIAKKAAN NÄKÖKULMA vähimmäisvaatimus= tuoteturvallisuus: omavalvonta (laatuketju: pellolta pöytään +jäljitettävyys (esim. liha: lääkkeetön liha/ antibioottivapaa tuotanto: todentaminen tapahtuu auditoimalla) palvelun laatu maku, raati arvioi aistinvaraisesti asiakkaiden eettiset vaatimukset ruoalta, miten todennetaan esim. eettiset kasvatusmenetelmät erityisryhmien palvelut ja tuotteet lisämaksulliset brandituotteet.. 27
Tarjousten vertailumenettely on 3-vaiheinen 1. Vaihe. Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen Tarjouskilpailusta suljetaan pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. 2. Vaihe. Tarjouksen edellytykset vertailuun Tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. 3. Vaihe. Tuotteiden edellytykset tuotantoprosessiin Tarjousten tuotteiden vertailu vertailukriteerien perusteella Laadun vertailu pisteyttämällä tuoteryhmät Hinnan vertailu tuoteryhmittäin 28
Tarjoajan kelpoisuus - poissulkevat kriteerit laatuvalikoima valikoiman laajuus ja monipuolisuus toimitusajankohdat toimitusvarmuus täyttää laatu- ja ympäristövaatimukset elinkaarianalyysi laatujärjestelmä (Lähde: maaseutukeskusten liiton laatuvaatimukset kuten maakuntien parhaat) minimi omavalvontasuunnitelma pakkausten kierrätettävyys saatavuus saatavuustakuu: pienten ja keskisuurten yritysten/tuottajien verkostoituminen 29
2. Tarjouksen edellytykset vertailuun tulee sisältää tuote ja siihen liittyvä palvelukonsepti kokonaisuudessaan tilaustoimitusketju, tuotekehitys, laadunhallinta, laskutus ja oheispalvelut määrämuoto esim. taulukkoon täytetyt hinnat saman muotoisena 30
3. a) Tuotteeseen liittyvät kriteerit Täyttää/ei täytä periaatteella, tuotantoprosessiin soveltumattomat tuotteet suljetaan pois kilpailusta tasalaatuisuus turvallisuus allergisoivat aineet riskiteoreettiset argumentit esim. ei osteta saastuneella (kasvisairaukset, ympäristömyrkyt, kyseenalaiset lannoitusmenetelmät)alueella tuotettuja tuotteita) tuoreus ( esim. perunan kuorintapäivä käyttöä edeltävä päivä) pakkauskoko tuotantoon sopiva erilaistaminen (voimakkaasti spesifi: esim. alueellinen veripalttu, ja tapa, haaste: eu-nimisuojatut tuotteet joka maakunnalle- rajoitetun menettelyn käyttö) jalostusaste pakkausmateriaali (hävitettävyys, kierrätettävyys) + minimitaso tuoteryhmäkriteereistä 31
3. b) Tuoteryhmään liittyvät kriteerit Esimerkkejä pisteytettäviä kriteereistä, minimitaso täytyttävä, pisteet ja raja-arvot pisteiden saamiseen tarjouspyynnössä terveellisyys esim. raskasmetallijäämät ravitsemustekijät, suola%, rasva% sesongin huomiointi maku ja muut aistinvaraiset ominaisuudet jäljitettävyys tilalle/teurastuserään saakka (poissulkevaksi tietyille tuotteille?) 32
Opas julkisten hankintojen menettelymahdollisuuksista: Kunnille kilpailuttamisen kriteerit kynnysarvon ylittäviin hankintoihin sekä muihin nipussa kilpailutettaviin tuoteryhmiin rajatun hankintamenettelyn käyttö tuoteryhmissä, joissa perusteltavissa ja hankinta alittaa kynnysarvon (lähialue tuotteet) näissä tapauksissa tarjouspyynnöt vain lähialueen yrittäjille Yrittäjille suomennos hankintamenettelystä ja käytännöistä 33
Efektia Oy Kaj Työppönen kaj.tyopponen@efektia.fi 050-502 2122 Elinvoiman eväät-hanke yhteistyössä MMM, MTK ja Suomen Kuntaliitto Servinet Communication Oy 34