HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ 17/2003

HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ 17/2003

HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ Hanketyön seurantaryhmän loppuraportti 17/2003 VALTIOVARAINMINISTERIÖ TYÖRYHMÄ- MUISTIOITA

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Snellmaninkatu 1 A PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO Puhelin (09) 160 01 Telefaksi (09) 160 33123 Internet www.vm.fi Julkaisun tilaukset Puh. (09) 160 33060 Taitto Viestintä/Anitta Railonkoski ISSN 0788-6322 ISBN 951-804-379-5 Edita Prima Oy HELSINKI 2003

Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, kesäkuu 2003 Tekijät Julkaisun nimi Hanketyön seurantaryhmä Pekka Morén, puheenjohtaja Raija Pyykkö, projektisihteeri HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ Julkaisun osat/ muut tuotetut versiot Asiasanat Julkaisu on saatavissa Internetistä osoitteesta www.vm.fi/julkaisut Hankkeet, säädösvalmistelu, kehittämis- ja uudistushanke, selvitys- ja tutkimushanke, tiedonhallinta, dokumentointi, viestintä, ohjeet, hanketyöskentely Julkaisusarjan nimi ja numero Julkaisun tunnistetiedot Julkaisun myynti/jakaja Julkaisun kustantaja Painopaikka ja aika Tiivistelmä TYÖRYHMÄMUISTIOITA, 17/2003 ISSN 0788-6322 Sivuja 56 ISBN 951-804-379-5 Kieli Suomi Valtiovarainministeriön tietopalvelu, puh. (09) 160 33060 Valtiovarainministeriö Edita Prima Oy, Helsinki 2003 Hinta Valtiosihteeri asetti 14.3.2002 hanketyön seurantaryhmän vastaamaan valtiovarainministeriön hanketyön viitekehyksen pilotoinnin toteutuksesta ja viitekehyksen toimivuuden arvioinnista. Seurantaryhmän työn keskeisenä osana oli arvioida kahdeksan pilottihankkeen kokemusten perusteella ministeriön yhteisen hanketyön viitekehyksen hyötyjä ja sen käytön laajentamisedellytyksiä. Systemaattisen hanketyöskentelyn laajentamiseksi valtiovarainministeriössä ehdotetaan, että hanketyön viitekehys ja muistiossa esitetyt hanketyöskentelyn periaatteet otetaan käyttöön kaikissa ministeriön asettamissa hankkeissa vuoden 2004 aikana. Jämäkkyyden ja selkeyden saamiseksi hanketyöskentelyn roolituksiin ja vastuisiin, ehdotetaan, että hankkeiden asettamisen, toteuttamisen ja seurannan jäntevöittämiseksi otetaan käyttöön ministeriö- ja osastotason hankesalkut, ja että ministeriön ja osaston johdon tueksi nimetään hankesalkun hoitaja sekä lisätään tukihenkilöiden käyttöä hankeassistentteina.

Tiedon saamiseksi käyttöön laajasti ja tehokkaan tiedonhallinnan mahdollistamiseksi ehdotetaan, että kaikki hankkeisiin liittyvät asiakirjat tallennetaan Valdoon. Lopuksi seurantaryhmä ehdottaa, että uudenlaisen hanketyöskentelyn toteuttamista tuetaan laajalla koulutusohjelmalla.

Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, juni 2003 Författare Publikationens titel Publikationens andra versioner Pekka Morén, arbetsgruppens ordförande Raija Pyykkö, arbetsgruppens sekreterare PROJEKTARBETE I FINANSMINISTERIET Publikationen är tillgänglig på Internet-adress www.vm.fi/julkaisut Nyckelord Projekt, författningsberedning, utvecklings- och reformprojekt, utrednings- och forskningsprojekt informationsadministration, dokumentation, kommunikation, anvisningar, projektledning Publikationsserie och nummer ARBETSGRUPPSPROMEMORIOR, 17/2003 Publikationens kännetecknen Beställningar/ distribution Förläggare Tryckeri/ tryckningsort och -år ISSN ISBN 0788-6322 951-804-379-5 Sidor Språk 56 Finska Finansministeriet, tel. (09) 160 33060 Finansministeriet Edita Prima Ab, Helsingfors 2003 Pris Sammandrag Den 14.3.2002 tillsatte statssekreteraren en uppföljningsgrupp för projektarbetet med uppgift att implementera en pilotfas av en modell för projektarbetet inom finansministeriet samt för att utvärdera hur modellen fungerar. Gruppens centrala uppgift var att på basen av erfarenheterna från åtta pilotprojekt bedöma nyttan av modellen för finansministeriets projektarbete och förutsättningarna för att ta modellen i bruk i större utsträckning. För att utvidga det systematiska projektarbetet inom finansministeriet föreslår gruppen att modellen för projektarbetet och de i rapporten föreslagna principerna skall tillämpas i alla projekt som ministeriet startar under år 2004. För att uppnå konsekvens och klarhet i fördelningen av uppgifter och ansvar inom projektarbetet föreslås att man tar i bruk projektportföljer på ministerie- och på avdelningsnivå, att man till stöd för ministeriets och avdelningarnas ledning tillsätter en person med ansvar för att sköta projektportföljen samt att man utvidgar användningen av stödpersoner som projektassistenter.

För att informationen skall kunna utnyttjas i största möjliga omfattning och för att möjliggöra en effektiv administration av informationsmaterialet förslås att alla dokument som angår projekten skall sparas i Valdo. Till slut föreslår uppföljningsgruppen att genomförandet av den föreslagna projektmodellen skall stödas genom ett omfattande utbildningsprogram.

Documentation page Publisher and date Ministry of Finance, June 2003 Author (s) Title of publication Parts of publication/ other publications Keywords Mr Pekka Morén, chairman of the Working Party Ms. Raija Pyykkö, secretaries of the Working Party PROJECT MANAGEMENT IN THE MINISTRY OF FINANCE The publication is available on the Internet at the web-site www.vm.fi/julkaisut Projects, preparation of statutes, development- and reform project, study and research project, information management, documentation, communication, guidelines, project management Publications series and number Identifications For sale at/ distributor Financier of publication WORKING PAPERS, 17/2003 ISSN ISBN 0788-6322 951-804-379-5 No. of pages Language 56 Finnish Ministry of Finance, phone + 358 9 160 33060 Ministry of Finance Price Printing place and year Abstract Edita Prima Plc, Helsinki 2003 On 14th March 2002 the Permanent Secretary of State established a monitor group to implement a pilot phase of the project management framework in order to assess how the framework functions in action. On the basis of experiences from eight pilot projects, the main task of the group was to assess the usefulness (pros and cons) of the project management framework in the Ministry of Finance and the possibilities to enlarge its use. In order to increase the systematic application of project work in the Ministry of Finance, the group recommends that the project management framework and the principles for project work proposed by the group be applied in all projects initiated by the Ministry in the course of 2004. In order to render the distribution of tasks and responsibilities more consistent, the group recommends that project portfolios be established on ministerial and departmental level, that a portfolio manager be appointed and that the use of helpdesk persons as project assistants be enlarged in order to provide support for the management of the Ministry and of its departments.

In order to ensure extensive use of information and in order to create prerequisites for its effective management, the group proposes that all documents concerning projects be saved in Valdo. Finally, the group recommends that the realization of the new kind of project management framework and culture be supported by an extensive training programme.

VALTIOVARAINMINISTERIÖN LAAJENNETULLE JOHTORYHMÄLLE Valtiovarainministeriön laajennettu johtoryhmä päätti kokouksissaan 12.12.2001 ja 6.2.2002, että ministeriössä otetaan käyttöön yhteinen viitekehys hanketyön hallinnan kehittämiseksi. Viitekehyksen käyttöönotto erikseen nimettävissä pilottihankkeissa sisältyi ministeriön vuoden 2002 kriittisten menestystekijöiden tavoitteisiin. Valtiosihteeri asetti 14.3.2002 hanketyön seuranta- ja tukiryhmän vastaamaan pilotoinnin suunnittelusta, hankekohtaisesta tuesta ja viitekehyksen toimivuuden arvioinnista sekä koulutuksen järjestämisestä. Ryhmän puheenjohtajaksi määrättiin Pekka Morén (RMO) ja jäseniksi Virpi Einola- Pekkinen (HKO), Erkki Tassia (KO), Ari Holopainen (HO), Petri Syrjänen (BO), Maarit Kallio (VO), Tiina Keväjärvi (viestintä), Pirkko Hakulinen (koulutus), Raija Jääskeläinen (tietohallinto), Seppo Määttä (johdon tuki) sekä projektisihteeriksi Raija Pyykkö (tietopalvelu). Pekka Lahti (tietohallinto) toimi Raija Jääskeläisen sijaisena tämän virkavapauden ajan 19.3.2002-4.11.2002. Leena-Maija Jyllikoski (viestintä) toimi jäsenenä 25.10.2002 lähtien Tiina Keväjärven sijalla tämän jäätyä virkavapaalle. Erkki Tassia ei ole osallistunut seurantaryhmän työskentelyyn. Tavoitteen toteuttamiseksi valtiosihteeri asetti 14.3.2002 osastojen tekemien ehdotusten pohjalta pilottihankkeet ja nimesi niiden yhteyshenkilöt seuraavasti: 1. BO Valtiovarainministeriön hallinnonalan hankintastrategia (Vesa Jatkola) 2. HO Urasuunnittelun edistäminen valtionhallinnossa (Kari Eskola) 3. KO Kertomus valtiovarainhoidosta ja tilasta vuonna 2001 (Immo Pohjola) 4. HKO Sähköisiä asiointipalveluja koskevan maksupolitiikan selvittäminen (Juhani Korhonen ja Anja Simola, hankkeen vetovastuuta esitetty budjettiosastolle) 5. HKO Yhteispalvelupisteiden palvelukyvyn vahvistaminen (Miliza Vasiljeff ja Seppo Kurkinen) 6. RMO Pankkien ja sijoituspalveluyritysten vakavaraisuuskehikon uudistamiseen liittyvät selvitykset ja vaikutusarviot (Ossi Leppänen)

7. VO Laskutusdirektiivin implementointi HE laiksi arvonlisäverolain muuttamisesta (Suvi Anttila) 8. HY Strategialähtöinen henkilöstösuunnittelu (Heikki Euramo) Asettamispäätöksen jälkeen pilottihankkeissa on tapahtunut seuraavat muutokset: Pilotti 2. Pilotti 4. Yhteyshenkilöksi vaihtunut 2.1.2003 lukien Virpi Einola-Pekkinen. Hanke asetettiin nimellä Hallinnon tietoluovutusten hinnoitteluhanke ja sen yhteyshenkilöksi on vaihtunut Heikki Joustie. Pilotti 5. Hankkeen nimeksi on muotoutunut Sähköisen asioinnin vaikutukset hallinnon rakenteisiin, virastojen palveluverkkoon sekä toimintojen organisointiin. Yhteyshenkilöistä Miliza Vasiljeffin tilalle on vaihtunut Olavi Köngäs. Tavoiteasettelun mukaisesti pilottihankkeiden toteutus eteni niiden omien toimeksiantojen mukaisesti ja hankkeet vastasivat itse viitekehyksen soveltamisesta. Seurantaryhmä on kokoontunut 15 kertaa ja järjestänyt pilottihankkeiden kanssa kaksi yhteistyökokousta. Lisäksi ryhmä on käynyt tutustumassa kolmessa muussa organisaatiossa näiden hanketyön kehittämiseksi valitsemiin ratkaisumalleihin. Saatuaan työnsä valmiiksi seurantaryhmä jättää muistionsa valtiovarainministeriön laajennetulle johtoryhmälle. Helsingissä toukokuun 28 päivänä 2003 Pekka Morén Virpi Einola-Pekkinen Pirkko Hakulinen Ari Holopainen Leena-Maija Jyllikoski Raija Jääskeläinen Maarit Kallio Seppo Määttä Petri Syrjänen Raija Pyykkö

SISÄLLYS 1 JOHDANTO... 13 2 TAVOITTEET JA TOTEUTUS... 15 3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOPÄÄTÖKSET JA EHDOTUKSET... 17 3.1 Mahdollisuudet ja hyödyt... 17 3.2 Keskeiset haasteet... 18 3.3 Systemaattisen hanketyöskentelyn käytännön soveltaminen... 18 3.4 Jämäkkyyttä ja selkeyttä roolitukseen ja vastuisiin... 20 3.5 Dokumentointi mahdollistaa tehokkaan ja laaja-alaisen tiedon hyödyntämisen... 21 3.6 Hanketyöskentelyn jalkauttaminen koulutuksen ja tekemisen kautta... 22 3.7 Kytkennät käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin... 23 4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIAKYTKENTÄ JA YHTYMÄKOHDAT KÄYTÄNNÖN TOIMINTAAN... 25 4.1 Strategiat, tavoitteet ja käytännön toiminta... 25 4.2 Prosessit ja hankkeet ministeriön työskentelytapoina... 26 5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖKOHTANA LAADUKKAALLE TOTEUTUKSELLE... 29 5.1 Viitekehyksen vaiheet... 30 5.2 Viitekehystä täydentävät periaatteet ja pelisäännöt... 33 6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN ARVIOINTI... 43 6.1 Pilottihankkeet... 43 6.2 Alkuanalyysit - hanketyön uhkat ja mahdollisuudet... 43 6.3 Kokemukset ja opetukset... 46 7 HANKETYÖN KEHITTÄMINEN MUISSA ORGANISAATIOISSA NÄHTYÄ JA KUULTUA... 47 LIITE 1 PILOTTIHANKEKUVAUS: Laskutusdirektiivin implementointi... 49 LIITE 2 Vuoden 2003 aikana aiemmin sarjassa ilmestyneet julkaisut... 55

1 JOHDANTO 1 JOHDANTO Asiantuntijatyö on painotetusti ongelmien tunnistamista ja ratkaisemista, ja varsin usein sen tulisi olla vielä luovaa sellaista. Asiantuntijalle ongelmanratkaisu on kaiken keskipiste, jolle alistetaan kaikki muu. Asiantuntemusta ja asiansa osaavia asiantuntijoita arvostetaan ja kuunnellaan myös valtiovarainministeriössä. Hanke on tiettyä päämäärää varten asetettu, määriteltyä toimeksiantoa varten resurssoitu tehtäväkokonaisuus, jonka toteutuksesta vastaa sitä varten muodostettu hankeorganisaatio. Hankkeella on selkeä alku ja loppu. Se voi olla säädösvalmistelu-, kehittämis ja/tai tutkimushanke. Hanketyöskentely on eräs ongelmanratkaisutapa, joka parhaimmillaan mahdollistaa sekä luovan ja laadukkaan ajattelun että tehokkaan ja järjestelmällisen työskentelyn. Tämä edellyttää kuitenkin erityisen ja yleisen yhdistämistä toimivalla tavalla. Kysymys onkin linjan valitsemisesta, linjan, jota valtiovarainministeriö ja ensi vaiheessa ministeriön johto pitää toimintatapojen osalta tavoiteltavana. Hankehallinnan kehittämishanke kartoitti vuonna 2001 hanketyötapaan liittyviä yleisiä kysymyksiä ja järjesti koulutusta. Hankkeen esitysten pohjalta laajennettu johtoryhmä päätti joulukuussa 2001, että ministeriössä otetaan käyttöön hanketyön viitekehys, jossa kristallisoituu hyvän hanketyöskentelyn keskeiset perusasiat analysoitu ja yksilöity tarve, suunnittelu, resurssointi, toteutus, jälkiarviointi ja kytkennät jatkovalmisteluun. Samalla laajennettu johtoryhmä päätti, että viitekehyksen soveltuvuutta valtiovarainministeriön hanketyöskentelyyn kokeillaan pilottihankkeissa, joita seuraamaan asetettiin työryhmä. Pilottihankkeissa ovat olleet edustettuina säädösvalmistelu- ja kehittämishankkeet. Säädösvalmistelun osalta tässä raportissa esitettävät ehdotukset vastaavat osaltaan muissa yhteyksissä esitettyihin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin säädösvalmistelun kehittämiseksi. Hanketyön seurantaryhmä on arvioinut viitekehyksen toimivuutta ja kehittänyt toimintatapamalleja, joilla hanketyöskentelyyn saadaan suunnitelmallisuutta ja lisätään hankkeiden vaikuttavuutta. Hanketyön seurantaryhmä pitää viitekehystä työkaluineen joustavasti toteutettuna hyvänä apuvälineenä ministeriön hanketyöskentelyn tehostamisessa. Jotta saamme viitekehyksestä kaiken hyödyn irti, edellyttää sen käyttö kouluttautumista meiltä jokaiselta, johdosta tukihenkilöihin. 13

14

2 TAVOITTEET JA TOTEUTUS 2 TAVOITTEET JA TOTEUTUS Hankkeen tavoitteena on parantaa valmistelun laatua ministeriössä tehostamalla hanketyön hallintaa. Seurantaryhmän työn keskeisenä osana oli arvioida kahdeksan pilottihankkeen kokemusten perusteella ministeriön yhteisen hanketyön viitekehyksen hyötyjä ja sen laaja-alaiseen käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä. Tavoitteeksi asetettiin vuonna 2001 toimineen Hankehallinnan kehittämishankkeen esittämien johtopäätösten toteutumisen arviointi muiltakin osin. Lisäksi sovittiin, että erityistä huomiota kiinnitettäisiin hankehallinnan rakenteisiin ja olemassa olevien välineiden ja foorumien käyttöön. Hanketyön viitekehyksen hallinnan apuvälineeksi luotiin uudet mallit, jotka auttavat jäsentämään hankkeen tunnistamista, suunnittelua, toteutusta ja arviointia. Mallit on julkaistu word asiakirjapohjissa, ja ovat siten jo nyt hyödynnettävissä kaikkien ministeriön hankkeiden työskentelyssä. Seurantaryhmän edustajat toimivat tukiryhmänä pilottihankkeille ja järjestivät näille kaksi workshop-tyyppistä tilaisuutta. Työn alkuvaiheessa kesäkuussa 2002 kartoitettiin yhdessä pilottihankkeiden edustajien kanssa hanketyön yleisiä etuja ja haittoja. Tilaisuuden tuloksia hyödynnettiin hankkeen jatkotyön suunnittelussa. Marraskuussa arvioitiin viitekehyksen toimivuutta, jota edelsi konsultin vetämät pilottikohtaiset koulutustilaisuudet, joissa arvioitiin viitekehystä ja hanketyökaluja. Kevään 2003 aikana on tutustuttu muiden organisaatioiden hanketyön kehittämiseksi valitsemiin ratkaisumalleihin. Kokemuksia on pyritty arvioimaan ja hyödyntämään johtopäätöksissä. 15

16

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... 3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOPÄÄTÖKSET JA EHDOTUKSET 3.1 Mahdollisuudet ja hyödyt Hanketyötavan yleistyminen ja kehittyminen sisältää merkittäviä mahdollisuuksia ministeriölle. Hyödyt koituvat koko työyhteisölle, sen johdolle, osastoille, asiantuntijoille ja tukihenkilöstölle. Erityisen tärkeäksi koettiin pilottihankkeiden kokemusten perusteella potentiaali avoimuuden ja yhteistoiminnan lisääminen ministeriössä sekä töiden parempi suunnittelu ja organisointi. Sidosryhmät hyötyvät johdonmukaisesta ja suunnitelmallisesta valmistelusta ja viime kädessä paremmasta laadusta. Yksilö hyötyy hanketyötavasta selkeämpien tavoitteiden ja roolituksen sekä ajankäytön tehokkaamman hallinnan kautta. Lisäksi koettiin, että valmistelun jatkuvuus ja tiedon saatavuus lisäävät valmiuksia erityyppisten tehtävien hoitoon ja kehittymiseen. Hanketyön jäntevöittämisen kautta voidaan myös lisätä valmistelun ja työnjaon oikeudenmukaisuus ja estää tehtävien kasautumista. Työyhteisön kannalta hanketyötavan yleistymisen hyödyiksi koettiin mahdollisuus toiminnallisen tehokkuuden parantamiseen, osaamisen siirtyminen, vuorovaikutuksen merkityksen korostuminen sekä henkilöriskien vähentyminen. Hanketyötavan yleistymisellä koettiin olevan lisäksi myönteisiä vaikutuksia työilmapiiriin. Ministeriö organisaationa hyötyisi työryhmän tekemän kartoituksen perusteella valmistelun paremmasta laadusta ja vaikuttavuudesta. Tiedottamisen ottaminen kiinteäksi osaksi hankkeita tukisi julkista kuvaa ja linjakkuutta. Hanketyön periaatteet tukevat keskeisesti myös ministeriön yhteisiä arvoja (erityisesti avoimuus, yhteistyö sekä ihmisen ja hänen pätevyytensä arvostaminen) sekä osaamisen siirtymistä ja organisaation oppimista. Johdolle hanketyön nähtiin erityisen hyödylliseksi, koska se tukee tavoitteellisuutta ja antaa mahdollisuuksia riskien ja epävarmuuden hallintaan. Lisäksi koettiin, että johto voisi tehokkaammin hyödyntää hankkeista saatavaa informaatiota mm. strategisessa 17

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... suunnittelussa. Myös resurssien kohdentaminen ja tulosten arviointi onnistuisivat paremmin perusteellisen tavoiteasettelun ja suunnittelun kautta. Tämä parantaa edellytyksiä laadukkaalle henkilöstöjohtamiselle (mm. arviointi, työnjako). 3.2 Keskeiset haasteet Pilottihankkeissa saatujen kokemusten mukaan hanketyön viitekehys koetaan hyödylliseksi lähtökohdaksi hanketyössä. Tästä huolimatta systemaattisten hanketyöskentelymenetelmien käyttö on edelleen vähäistä ministeriössä. Tämän voidaan arvioida johtuvat mm. siitä, että ministeriössä ei mielletä hanketyön hyötyjä ja periaatteita samalla tavalla. Saatujen kokemusten perustella viitekehys tarvitsee tuekseen joustavasti erilaisia työkaluja. Ministeriössä ei ole sisäistä yhteisymmärrystä siitä, mitä hanke työtapana edellyttää. Hanketyön hallinta vaatii erityistä osaamista, joka edellyttää systemaattista kouluttautumista. Pilottihankkeissa ilmeni, että myöskään hanke käsitteenä ei ole selkeä valtiovarainministeriössä. Tärkeintä jatkotyön kannalta ministeriössä on ensivaiheessa saada aikaan sisäinen yhteisymmärrys hanketyöstä toimintatapana ja varmistaa, että sen käytön kautta koituvat edut ja lisäarvo mielletään. Tämä on tärkeää, koska hanketyötapaan näyttää liittyvän ennakkoluuloja ja jopa uhkia. Erityisesti olisi saavutettava yhteinen käsitys hankkeen määrittelyistä ja periaatteista. Kokemukset osoittavat, että työskentely on usein loppupainotteista, jolloin hanketta ei saada aina päätökseen ajallaan ja samalla hankkeen laatu kärsii. Syinä voivat olla esim. itse asetetut joustavat aikarajat ja vajavainen resursointi. Suunnitteluvaiheessa ei aina ole otettu riittävästi huomioon sitä, mitä muutoksia hankkeella tavoitellaan ja miten ne saadaan aikaan hankkeen päättymisen jälkeen (vrt. jälkiseuranta, sidosryhmät). Valtiovarainministeriön hankkeissa ei myöskään ole useinkaan tapana arvioida hankkeen onnistumista tai laatua. Pilottihankkeet osoittivat kuitenkin, että viitekehyksen käyttöä voitaisiin jäntevöittää kiinnittämällä erityistä huomiota hankesyklin tiettyihin vaiheisiin ja niihin liittyviin käytäntöihin. 3.3 Systemaattisen hanketyöskentelyn käytännön soveltaminen Hanketyötavat poikkeavat merkittävästi hankekohtaisesti. Hyvän hankehallinnan periaatteet näyttävät yleistyvän varsin hitaasti. Sisäisen tehokkuuden ja laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi hankkeiden suunnitteluun ja toteutukseen liittyy kuitenkin 18

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... tunnuspiirteitä, joiden tulisi olla identtisiä kaikille. Samalla on myös tärkeää huomioida hankekohtainen lähestymistapa ja joustavuus erilaisten hankkeiden toteutuksen kannalta. Yliorganisoitumista on syytä välttää, mutta samalla on varmistuttava asetettujen tavoitteiden toteutumisesta ja valmistelun laadusta. Työryhmän käsityksen mukaan auttaisi, jos hanketyössä sovellettaisiin tarkoitukseen ja tavoitteeseen parhaiten sopivia työtapoja ja menetelmiä. Niiden avulla varmistetaan riittävä osaaminen sekä työtavan jatkuva ja pitkäjännitteinen kehittäminen ministeriössä. Yhteiseen käyttöön tarkoitetut työkalut, eli (hankkeiden suunnittelumallit, ohjelmistot, sisäinen koulutus jne.) vaativat jatkuvaa kehittämistä ja päivittämistä. Hanketyön laatua voitaisiin merkittävästi parantaa jo pelkästään sillä, että varmistetaan hanketyökalujen jatkuva kehittäminen. Saatujen kokemusten perusteella voidaan todeta, että suuriltakin hankkeilta saattaa puuttua selkeä hankesuunnitelma. Hyvä suunnittelu on hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen lähtökohta, joka tukee ministeriön vaikuttavuutta. Johdon aito sitoutuminen tavoitteeseen on vaikeaa ilman suunnitelmaa, jolla on kiinteä yhteys strategiaan ja sen laadintaan. Kokemukset osoittavat myös, että hankkeiden resurssointi saattaa pettää. Lisäksi erityisesti pitkäkestoisten hankkeiden toteutukseen voi sisältyä merkittäviäkin henkilöriskejä. EHDOTUS 1. Hanketyön viitekehys ja tässä muistiossa esitetyt hanketyöskentelyn periaatteet otetaan käyttöön kaikissa VM:n asettamissa hankkeissa vuoden 2004 aikana Viitekehyksen soveltamisen osalta minimitasona pidetään sitä, että kaikista VM:n asettamista hankkeista laaditaan hankesuunnitelma. Hanketyöskentelyn periaatteet koskevat hankemuotoisten toimeksiantojen antamista, suunnittelua, toteutusta ja arviointia sekä näihin liittyvien roolien, vastuiden ja valtuuksien (toimeksiantaja, hankevastuullinen, hankeryhmän jäsen jne.) ja työskentelytapojen täsmentämistä. Ministeriöön perustetaan tukiryhmä, jonka tehtävänä on valmistella ministeriöön hanketyön käsikirja sekä intranetiin l. Senttiin tuleva hanketyöskentelyn työkalupakki vuoden 2003 loppuun mennessä. Tukiryhmä toimii myös ministeriön säädösvalmistelun kehittämisen koordinoijana. 19

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... 3.4 Jämäkkyyttä ja selkeyttä roolitukseen ja vastuisiin Johtaminen kytkeytyy keskeisesti hanketyötapaan ja sen onnistumiseen. Tämä koskee niin hankejohtamista (asiantuntija, vetäjä) kuin yleisjohtamistakin (esimiesvastuita) eri tasoilla. Ylin johto vastaa ministeriötason strategisista kytköksistä ja suunnittelusta (ministeriön hankesalkku) sekä sovittujen pelisääntöjen noudattamisesta. Osastojen ja yksiköiden päälliköt vastaavat toteutuksesta (osastojen hankesalkut) ja hankevetäjä omista hankkeistaan. Hanketyön kehittämisen käytännön vastuu kuuluu johdolle ja esimiehille, joten tuloksia voidaan saavuttaa ainoastaan, jos hanketyöhön liittyvät erityistarpeet otetaan huomioon moninaisesti toimenkuvissa, palkkauksessa, suoritusarvioinneissa ja toiminnan suunnittelussa. Hanketyön viitekehyksen käytön terävöittämiseksi ministeriössä tulisi erityisesti kiinnittää huomiota siihen, että sovittujen työtapojen mukaisesti todella myös toimitaan (johtaminen, kannusteet). EHDOTUS 2. Hankkeiden asettamisen, toteuttamisen ja seurannan jäntevöittämiseksi otetaan käyttöön ministeriö- ja osastotason hankesalkut VM-taso: Ministeriön johto määrittelee hankesalkkuun otettavat ja ministeriön johtoryhmässä seurattavat hankkeet. Hankkeet muotoillaan hallitusohjelman ja ministeriön strategian pohjalta. Osasto-taso: Osastojen johto määrittelee strategian pohjalta hankkeet, joita seurataan osastojen johtoryhmässä. Osastokohtainen hankesalkku muotoutuu ja päivittyy osana osaston vuotuista strategiaprosessia. Hankkeiden toteutumista seurataan osana tulos- ja kehityskeskusteluja sekä yksikkötasolla että henkilökohtaisella tasolla Hanketyön yksi keskeinen onnistumiskriteeri liittyy työnjakoon ja roolitukseen hankesyklin kaikissa vaiheissa. Tämä ei siis koske ainoastaan hankkeen toteutusta ja siihen liittyen hankeryhmän sisäistä roolitusta, vaan myös roolitusta hankkeiden suunnittelussa, ohjauksessa ja jälkityössä mukana olevia tahoja sekä johtamista yleensä (ml. ministeriön ja osastojen johtoryhmät). Roolitukseen ja työnjakoon vaikuttavat myös ministeriön johtoryhmien työtapa ja -muodot. Valtiovarainministeriön johtoryhmien työskentelyssä voitaisiin aikaisempaa korostuneemmin huomioida hanketyön viitekehyksen ja periaatteiden toteuttaminen. Tässä yhteydessä on syytä arvioida erityisesti tarpeita, joita liittyy hankkeiden asettamiseen, seurantaan ja raportointiin. 20

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... EHDOTUS 3. Ministeriön ja osaston johdon tueksi nimetään hankesalkun hoitaja Ministeriötason hankesalkun hoitaja vastaa johdon seuraamien hankkeiden hallinnasta ja strategiakytkennöistä sekä tarvittavasta yhteistyöstä osastojen hankesalkunhoitajiin, jotka tulisi nimetä. Hanketyössä välttämättömille tukitoiminnoille on tarvetta koko hankkeen ajan (tiedonhaut, järjestelyt, dokumentointi, viestintä, laskentatehtävät, raporttien taitto, seuranta, yms.). Pilottihankkeissa ja yleisemminkin on käynyt ilmi, että tukihenkilöiden osaamista ei hyödynnetä tai osata hyödyntää riittävästi hanketyössä. Tukihenkilöiden käyttöä ei usein suunnitella riittävän hyvin, jolloin heille ei aina jää riittävästi aikaa palvelujen tuottamiseen. EHDOTUS 4. Lisätään tukihenkilöiden käyttöä hankeassistentteina. Isoimmille hankkeille nimetään aina hankeassistentti, joka toimii ko. hankkeessa hankevastaavan alaisuudessa. 3.5 Dokumentointi mahdollistaa tehokkaan ja laajaalaisen tiedon hyödyntämisen Hankkeiden systemaattinen dokumentointi ei toteudu ja erityisesti VALDOn käyttö hanketyössä on vähäistä. Dokumentointi on yksi keskeinen lähtökohta tietopääoman hyödyntämiseksi organisaatiossa, koska sillä tuetaan (1) osaamisen siirtämistä, (2) valmistelun jatkuvuutta, joustavuutta ja tehokkuutta sekä (3) hankkeiden jälkiseurantaa. Tiedonhallinnan ja dokumentoinnin kehittämisessä on huomioitava riittävä osaaminen, välineiden käytettävyys, tehokkuus, joustavuus ja yhteensopivuus (ml. intranet, internet, Valdon käyttö, HARE) ja esimiesten vastuu toteutuksessa. 21

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... EHDOTUS 5. Kaikki hankkeeseen liittyvät asiakirjat talletetaan VALDOon. VALDOon talletettujen asiakirjojen tulee olla vähintään hankeryhmän jäsenten (valmistelupaperit) ja laajemminkin koko VM:n saatavilla (hankesuunnitelma, väli- ja loppuraportit). Tietopalvelu tukee, seuraa ja raportoi VALDOon käytöstä. 3.6 Hanketyöskentelyn jalkauttaminen koulutuksen ja tekemisen kautta Yksi selkeä johtopäätös seurantaryhmän järjestämistä työseminaareista oli, että hanketyön hallinta vaatii erityistä osaamista, joka syntyy koulutuksen ja tekemisen kautta. Koulutuksen tarvetta korostaa se tosiasia, että hanketyö on työtapana vaativa. Koulutuksen merkitys korostuu edelleen, kun otetaan huomioon erityiset tarpeet koko organisaation sekä kaikkien hankkeissa tai niiden suunnittelussa olevien henkilöiden osalta. Konkreettisena keinona hanketyötavan yleistymiselle nähdään henkilökunnan pitkäjännitteinen kouluttaminen kaikilla tasoilla. Koulutus tulisi ensi vaiheessa kohdistaa johdolle ja esimiehille ja vasta tämän jälkeen suunnitelmallisesti kaikille tehtävätasoille. Muista organisaatioista saadut kokemukset tukevat vahvasti tätä johtopäätöstä. Hankevastaavilla, hankesalkunhoitajilla ja esimiehillä olisi oltava riittävä erityisosaaminen liittyen esimerkiksi hankkeiden suunnitteluun, seurantaan, raportointiin, ohjaukseen ja johtamiseen. Tukihenkilöiden osaamisessa tulisi korostua hanketyön yleisosaamisen ohella hanketyökalujen ja ohjelmistojen käytön hallinta. 22

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... EHDOTUS 6. Uudenlaisen hanketyöskentelyn toteuttamista tuetaan laajalla koulutusohjelmalla Uudenlaisen hanketyöskentelyn ja em. ehdotusten toteuttamiseksi laaditaan vuoteen 2007 ulottuva realistinen koulutus- ja kehittämissuunnitelma. Tämä kattaa ylimmän johdon, keskijohdon, asiantuntijat ja tukihenkilöstön. Koulutukseen sisällytetään myös hanketyyppikohtainen erityistarkastelu esimerkiksi säädösvalmisteluhankkeita koskien. Hanketyöosaaminen ja vastuut tulee huomioida myös toimenkuvien vaatimusluokituksissa ja palkkauksessa. Ehdotuksessa 1. esitetty tukiryhmä vastaa koulutusohjelman valmistelusta ja toteutuksesta. 3.7 Kytkennät käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin Ministeriössä on käynnissä VM 2007 strategiatyö, jossa arvioidaan ministeriön arvoperustaa sekä tunnistetaan ja määritellään substanssiin liittyvät painopisteet ja ydintehtävät. Näiden ohella arvioidaan ja täsmennetään ministeriön sisäisiä toimintatapoja, osaamista ja resurssointia. Systemaattisen hanketyöskentelyn käyttöönotto ja jatkokehittäminen olisi kytkettävä konkreettisesti VM 2007 prosessiin. Hanketyön kehittämisellä on kytkentöjä myös muihin käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin. Tärkeimpiä niistä ovat seuraavat: VM:n sidosryhmästrategia ja viestintästrategian päivitys VM:n tietostrategia ja toimintasuunnitelma VM:n verkkopalvelustrategia Säädösvalmistelun laadun kehittäminen Ohjelmajohtaminen Strateginen henkilöstösuunnittelu Urasuunnittelu Johtamisen kehittäminen Palkkausjärjestelmän uudistus Kyseisten hankkeiden tai niiden jatkovalmistelun yhteydessä varmistetaan, että hanketyön viitekehys ja sen toteuttamiseksi esitetyt periaatteet ovat linjassa em. kehittämishankkeiden kanssa. 23

24

4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIA... 4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIAKYTKENTÄ JA YHTYMÄKOHDAT KÄYTÄNNÖN TOIMINTAAN 4.1 Strategiat, tavoitteet ja käytännön toiminta Yhtenä VM 2002 prosessin ideana oli korostaa ministeriötä kokonaisuutena. Tämän idean tukemiseksi otettiin valtiovarainministeriössä käyttöön yhteisenä strategiaviitekehyksenä nk. balanced scorecard, johon sisältyvät näkökulmat ovat olleet ministeriön osalta yhteiskunnallinen vaikuttavuus, prosessit ja rakenteet, uudistuminen ja työkyky sekä resurssien hallinta. Viitekehyksen pääperiaatteena on jäsentää kokonaisuutena sekä ministeriön osastojen ja yksiköiden tavoittelemia ja aikaansaamia tuloksia ja vaikutuksia että myös näille edellytyksiä luovia prosesseja, resursseja ja uudistumistekijöitä. VM 2002 on päättynyt ja uusi, VM 2007 nimeä kantava prosessi on käynnistymässä. On ilmeistä, että substanssiteemojen ohella eräs sen keskeisistä asioista tulee liittymään ministeriön sisäisiin ja ulkoisiin toimintatapoihin. Monet toimintasuunnitelmissa esitetyistä ja määritellyistä toimeksiannoista ovat hankkeena toteutettavia toimenpiteitä. Hanketyöskentely on varmuudella yksi niistä prosessi- ja toimintatapatekijöistä, jonka ammattimaisella osaamisella on välitöntä vaikutusta valtiovarainministeriön esittämien analyysien ja ehdotusten laatuun ja vaikutusten laajuuteen. Meillä on näyttöä ja kokemusta siitä, kuinka nykyinen toimeksiantokulttuuriin, vapaaseen valintaan (mitä tehdään ja milloin) ja yksilölähtöisiin toimintatapoihin perustuva hanketyöskentely ei ole läheskään kaikin osin toimiva. Se tuottaa paljon ongelmia, joista esimerkkejä ovat mm. sovittujen hankkeiden viivästyminen (= vaikutusten viivästyminen; ministeriön uskottavuuden heikentyminen), tiedon panttaaminen, henkilöiden ylityöllistyminen ja asioiden tekemisjärjestyksen todellisen priorisoinnin delegoituminen etulinjaan eli valmistelijoille. 25