HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ 17/2003

HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ 17/2003

HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ Hanketyön seurantaryhmän loppuraportti 17/2003 VALTIOVARAINMINISTERIÖ TYÖRYHMÄ- MUISTIOITA

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Snellmaninkatu 1 A PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO Puhelin (09) 160 01 Telefaksi (09) 160 33123 Internet www.vm.fi Julkaisun tilaukset Puh. (09) 160 33060 Taitto Viestintä/Anitta Railonkoski ISSN 0788-6322 ISBN 951-804-379-5 Edita Prima Oy HELSINKI 2003

Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, kesäkuu 2003 Tekijät Julkaisun nimi Hanketyön seurantaryhmä Pekka Morén, puheenjohtaja Raija Pyykkö, projektisihteeri HANKETYÖSKENTELY VALTIOVARAINMINISTERIÖSSÄ Julkaisun osat/ muut tuotetut versiot Asiasanat Julkaisu on saatavissa Internetistä osoitteesta www.vm.fi/julkaisut Hankkeet, säädösvalmistelu, kehittämis- ja uudistushanke, selvitys- ja tutkimushanke, tiedonhallinta, dokumentointi, viestintä, ohjeet, hanketyöskentely Julkaisusarjan nimi ja numero Julkaisun tunnistetiedot Julkaisun myynti/jakaja Julkaisun kustantaja Painopaikka ja aika Tiivistelmä TYÖRYHMÄMUISTIOITA, 17/2003 ISSN 0788-6322 Sivuja 56 ISBN 951-804-379-5 Kieli Suomi Valtiovarainministeriön tietopalvelu, puh. (09) 160 33060 Valtiovarainministeriö Edita Prima Oy, Helsinki 2003 Hinta Valtiosihteeri asetti 14.3.2002 hanketyön seurantaryhmän vastaamaan valtiovarainministeriön hanketyön viitekehyksen pilotoinnin toteutuksesta ja viitekehyksen toimivuuden arvioinnista. Seurantaryhmän työn keskeisenä osana oli arvioida kahdeksan pilottihankkeen kokemusten perusteella ministeriön yhteisen hanketyön viitekehyksen hyötyjä ja sen käytön laajentamisedellytyksiä. Systemaattisen hanketyöskentelyn laajentamiseksi valtiovarainministeriössä ehdotetaan, että hanketyön viitekehys ja muistiossa esitetyt hanketyöskentelyn periaatteet otetaan käyttöön kaikissa ministeriön asettamissa hankkeissa vuoden 2004 aikana. Jämäkkyyden ja selkeyden saamiseksi hanketyöskentelyn roolituksiin ja vastuisiin, ehdotetaan, että hankkeiden asettamisen, toteuttamisen ja seurannan jäntevöittämiseksi otetaan käyttöön ministeriö- ja osastotason hankesalkut, ja että ministeriön ja osaston johdon tueksi nimetään hankesalkun hoitaja sekä lisätään tukihenkilöiden käyttöä hankeassistentteina.

Tiedon saamiseksi käyttöön laajasti ja tehokkaan tiedonhallinnan mahdollistamiseksi ehdotetaan, että kaikki hankkeisiin liittyvät asiakirjat tallennetaan Valdoon. Lopuksi seurantaryhmä ehdottaa, että uudenlaisen hanketyöskentelyn toteuttamista tuetaan laajalla koulutusohjelmalla.

Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, juni 2003 Författare Publikationens titel Publikationens andra versioner Pekka Morén, arbetsgruppens ordförande Raija Pyykkö, arbetsgruppens sekreterare PROJEKTARBETE I FINANSMINISTERIET Publikationen är tillgänglig på Internet-adress www.vm.fi/julkaisut Nyckelord Projekt, författningsberedning, utvecklings- och reformprojekt, utrednings- och forskningsprojekt informationsadministration, dokumentation, kommunikation, anvisningar, projektledning Publikationsserie och nummer ARBETSGRUPPSPROMEMORIOR, 17/2003 Publikationens kännetecknen Beställningar/ distribution Förläggare Tryckeri/ tryckningsort och -år ISSN ISBN 0788-6322 951-804-379-5 Sidor Språk 56 Finska Finansministeriet, tel. (09) 160 33060 Finansministeriet Edita Prima Ab, Helsingfors 2003 Pris Sammandrag Den 14.3.2002 tillsatte statssekreteraren en uppföljningsgrupp för projektarbetet med uppgift att implementera en pilotfas av en modell för projektarbetet inom finansministeriet samt för att utvärdera hur modellen fungerar. Gruppens centrala uppgift var att på basen av erfarenheterna från åtta pilotprojekt bedöma nyttan av modellen för finansministeriets projektarbete och förutsättningarna för att ta modellen i bruk i större utsträckning. För att utvidga det systematiska projektarbetet inom finansministeriet föreslår gruppen att modellen för projektarbetet och de i rapporten föreslagna principerna skall tillämpas i alla projekt som ministeriet startar under år 2004. För att uppnå konsekvens och klarhet i fördelningen av uppgifter och ansvar inom projektarbetet föreslås att man tar i bruk projektportföljer på ministerie- och på avdelningsnivå, att man till stöd för ministeriets och avdelningarnas ledning tillsätter en person med ansvar för att sköta projektportföljen samt att man utvidgar användningen av stödpersoner som projektassistenter.

För att informationen skall kunna utnyttjas i största möjliga omfattning och för att möjliggöra en effektiv administration av informationsmaterialet förslås att alla dokument som angår projekten skall sparas i Valdo. Till slut föreslår uppföljningsgruppen att genomförandet av den föreslagna projektmodellen skall stödas genom ett omfattande utbildningsprogram.

Documentation page Publisher and date Ministry of Finance, June 2003 Author (s) Title of publication Parts of publication/ other publications Keywords Mr Pekka Morén, chairman of the Working Party Ms. Raija Pyykkö, secretaries of the Working Party PROJECT MANAGEMENT IN THE MINISTRY OF FINANCE The publication is available on the Internet at the web-site www.vm.fi/julkaisut Projects, preparation of statutes, development- and reform project, study and research project, information management, documentation, communication, guidelines, project management Publications series and number Identifications For sale at/ distributor Financier of publication WORKING PAPERS, 17/2003 ISSN ISBN 0788-6322 951-804-379-5 No. of pages Language 56 Finnish Ministry of Finance, phone + 358 9 160 33060 Ministry of Finance Price Printing place and year Abstract Edita Prima Plc, Helsinki 2003 On 14th March 2002 the Permanent Secretary of State established a monitor group to implement a pilot phase of the project management framework in order to assess how the framework functions in action. On the basis of experiences from eight pilot projects, the main task of the group was to assess the usefulness (pros and cons) of the project management framework in the Ministry of Finance and the possibilities to enlarge its use. In order to increase the systematic application of project work in the Ministry of Finance, the group recommends that the project management framework and the principles for project work proposed by the group be applied in all projects initiated by the Ministry in the course of 2004. In order to render the distribution of tasks and responsibilities more consistent, the group recommends that project portfolios be established on ministerial and departmental level, that a portfolio manager be appointed and that the use of helpdesk persons as project assistants be enlarged in order to provide support for the management of the Ministry and of its departments.

In order to ensure extensive use of information and in order to create prerequisites for its effective management, the group proposes that all documents concerning projects be saved in Valdo. Finally, the group recommends that the realization of the new kind of project management framework and culture be supported by an extensive training programme.

VALTIOVARAINMINISTERIÖN LAAJENNETULLE JOHTORYHMÄLLE Valtiovarainministeriön laajennettu johtoryhmä päätti kokouksissaan 12.12.2001 ja 6.2.2002, että ministeriössä otetaan käyttöön yhteinen viitekehys hanketyön hallinnan kehittämiseksi. Viitekehyksen käyttöönotto erikseen nimettävissä pilottihankkeissa sisältyi ministeriön vuoden 2002 kriittisten menestystekijöiden tavoitteisiin. Valtiosihteeri asetti 14.3.2002 hanketyön seuranta- ja tukiryhmän vastaamaan pilotoinnin suunnittelusta, hankekohtaisesta tuesta ja viitekehyksen toimivuuden arvioinnista sekä koulutuksen järjestämisestä. Ryhmän puheenjohtajaksi määrättiin Pekka Morén (RMO) ja jäseniksi Virpi Einola- Pekkinen (HKO), Erkki Tassia (KO), Ari Holopainen (HO), Petri Syrjänen (BO), Maarit Kallio (VO), Tiina Keväjärvi (viestintä), Pirkko Hakulinen (koulutus), Raija Jääskeläinen (tietohallinto), Seppo Määttä (johdon tuki) sekä projektisihteeriksi Raija Pyykkö (tietopalvelu). Pekka Lahti (tietohallinto) toimi Raija Jääskeläisen sijaisena tämän virkavapauden ajan 19.3.2002-4.11.2002. Leena-Maija Jyllikoski (viestintä) toimi jäsenenä 25.10.2002 lähtien Tiina Keväjärven sijalla tämän jäätyä virkavapaalle. Erkki Tassia ei ole osallistunut seurantaryhmän työskentelyyn. Tavoitteen toteuttamiseksi valtiosihteeri asetti 14.3.2002 osastojen tekemien ehdotusten pohjalta pilottihankkeet ja nimesi niiden yhteyshenkilöt seuraavasti: 1. BO Valtiovarainministeriön hallinnonalan hankintastrategia (Vesa Jatkola) 2. HO Urasuunnittelun edistäminen valtionhallinnossa (Kari Eskola) 3. KO Kertomus valtiovarainhoidosta ja tilasta vuonna 2001 (Immo Pohjola) 4. HKO Sähköisiä asiointipalveluja koskevan maksupolitiikan selvittäminen (Juhani Korhonen ja Anja Simola, hankkeen vetovastuuta esitetty budjettiosastolle) 5. HKO Yhteispalvelupisteiden palvelukyvyn vahvistaminen (Miliza Vasiljeff ja Seppo Kurkinen) 6. RMO Pankkien ja sijoituspalveluyritysten vakavaraisuuskehikon uudistamiseen liittyvät selvitykset ja vaikutusarviot (Ossi Leppänen)

7. VO Laskutusdirektiivin implementointi HE laiksi arvonlisäverolain muuttamisesta (Suvi Anttila) 8. HY Strategialähtöinen henkilöstösuunnittelu (Heikki Euramo) Asettamispäätöksen jälkeen pilottihankkeissa on tapahtunut seuraavat muutokset: Pilotti 2. Pilotti 4. Yhteyshenkilöksi vaihtunut 2.1.2003 lukien Virpi Einola-Pekkinen. Hanke asetettiin nimellä Hallinnon tietoluovutusten hinnoitteluhanke ja sen yhteyshenkilöksi on vaihtunut Heikki Joustie. Pilotti 5. Hankkeen nimeksi on muotoutunut Sähköisen asioinnin vaikutukset hallinnon rakenteisiin, virastojen palveluverkkoon sekä toimintojen organisointiin. Yhteyshenkilöistä Miliza Vasiljeffin tilalle on vaihtunut Olavi Köngäs. Tavoiteasettelun mukaisesti pilottihankkeiden toteutus eteni niiden omien toimeksiantojen mukaisesti ja hankkeet vastasivat itse viitekehyksen soveltamisesta. Seurantaryhmä on kokoontunut 15 kertaa ja järjestänyt pilottihankkeiden kanssa kaksi yhteistyökokousta. Lisäksi ryhmä on käynyt tutustumassa kolmessa muussa organisaatiossa näiden hanketyön kehittämiseksi valitsemiin ratkaisumalleihin. Saatuaan työnsä valmiiksi seurantaryhmä jättää muistionsa valtiovarainministeriön laajennetulle johtoryhmälle. Helsingissä toukokuun 28 päivänä 2003 Pekka Morén Virpi Einola-Pekkinen Pirkko Hakulinen Ari Holopainen Leena-Maija Jyllikoski Raija Jääskeläinen Maarit Kallio Seppo Määttä Petri Syrjänen Raija Pyykkö

SISÄLLYS 1 JOHDANTO... 13 2 TAVOITTEET JA TOTEUTUS... 15 3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOPÄÄTÖKSET JA EHDOTUKSET... 17 3.1 Mahdollisuudet ja hyödyt... 17 3.2 Keskeiset haasteet... 18 3.3 Systemaattisen hanketyöskentelyn käytännön soveltaminen... 18 3.4 Jämäkkyyttä ja selkeyttä roolitukseen ja vastuisiin... 20 3.5 Dokumentointi mahdollistaa tehokkaan ja laaja-alaisen tiedon hyödyntämisen... 21 3.6 Hanketyöskentelyn jalkauttaminen koulutuksen ja tekemisen kautta... 22 3.7 Kytkennät käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin... 23 4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIAKYTKENTÄ JA YHTYMÄKOHDAT KÄYTÄNNÖN TOIMINTAAN... 25 4.1 Strategiat, tavoitteet ja käytännön toiminta... 25 4.2 Prosessit ja hankkeet ministeriön työskentelytapoina... 26 5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖKOHTANA LAADUKKAALLE TOTEUTUKSELLE... 29 5.1 Viitekehyksen vaiheet... 30 5.2 Viitekehystä täydentävät periaatteet ja pelisäännöt... 33 6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN ARVIOINTI... 43 6.1 Pilottihankkeet... 43 6.2 Alkuanalyysit - hanketyön uhkat ja mahdollisuudet... 43 6.3 Kokemukset ja opetukset... 46 7 HANKETYÖN KEHITTÄMINEN MUISSA ORGANISAATIOISSA NÄHTYÄ JA KUULTUA... 47 LIITE 1 PILOTTIHANKEKUVAUS: Laskutusdirektiivin implementointi... 49 LIITE 2 Vuoden 2003 aikana aiemmin sarjassa ilmestyneet julkaisut... 55

1 JOHDANTO 1 JOHDANTO Asiantuntijatyö on painotetusti ongelmien tunnistamista ja ratkaisemista, ja varsin usein sen tulisi olla vielä luovaa sellaista. Asiantuntijalle ongelmanratkaisu on kaiken keskipiste, jolle alistetaan kaikki muu. Asiantuntemusta ja asiansa osaavia asiantuntijoita arvostetaan ja kuunnellaan myös valtiovarainministeriössä. Hanke on tiettyä päämäärää varten asetettu, määriteltyä toimeksiantoa varten resurssoitu tehtäväkokonaisuus, jonka toteutuksesta vastaa sitä varten muodostettu hankeorganisaatio. Hankkeella on selkeä alku ja loppu. Se voi olla säädösvalmistelu-, kehittämis ja/tai tutkimushanke. Hanketyöskentely on eräs ongelmanratkaisutapa, joka parhaimmillaan mahdollistaa sekä luovan ja laadukkaan ajattelun että tehokkaan ja järjestelmällisen työskentelyn. Tämä edellyttää kuitenkin erityisen ja yleisen yhdistämistä toimivalla tavalla. Kysymys onkin linjan valitsemisesta, linjan, jota valtiovarainministeriö ja ensi vaiheessa ministeriön johto pitää toimintatapojen osalta tavoiteltavana. Hankehallinnan kehittämishanke kartoitti vuonna 2001 hanketyötapaan liittyviä yleisiä kysymyksiä ja järjesti koulutusta. Hankkeen esitysten pohjalta laajennettu johtoryhmä päätti joulukuussa 2001, että ministeriössä otetaan käyttöön hanketyön viitekehys, jossa kristallisoituu hyvän hanketyöskentelyn keskeiset perusasiat analysoitu ja yksilöity tarve, suunnittelu, resurssointi, toteutus, jälkiarviointi ja kytkennät jatkovalmisteluun. Samalla laajennettu johtoryhmä päätti, että viitekehyksen soveltuvuutta valtiovarainministeriön hanketyöskentelyyn kokeillaan pilottihankkeissa, joita seuraamaan asetettiin työryhmä. Pilottihankkeissa ovat olleet edustettuina säädösvalmistelu- ja kehittämishankkeet. Säädösvalmistelun osalta tässä raportissa esitettävät ehdotukset vastaavat osaltaan muissa yhteyksissä esitettyihin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin säädösvalmistelun kehittämiseksi. Hanketyön seurantaryhmä on arvioinut viitekehyksen toimivuutta ja kehittänyt toimintatapamalleja, joilla hanketyöskentelyyn saadaan suunnitelmallisuutta ja lisätään hankkeiden vaikuttavuutta. Hanketyön seurantaryhmä pitää viitekehystä työkaluineen joustavasti toteutettuna hyvänä apuvälineenä ministeriön hanketyöskentelyn tehostamisessa. Jotta saamme viitekehyksestä kaiken hyödyn irti, edellyttää sen käyttö kouluttautumista meiltä jokaiselta, johdosta tukihenkilöihin. 13

14

2 TAVOITTEET JA TOTEUTUS 2 TAVOITTEET JA TOTEUTUS Hankkeen tavoitteena on parantaa valmistelun laatua ministeriössä tehostamalla hanketyön hallintaa. Seurantaryhmän työn keskeisenä osana oli arvioida kahdeksan pilottihankkeen kokemusten perusteella ministeriön yhteisen hanketyön viitekehyksen hyötyjä ja sen laaja-alaiseen käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä. Tavoitteeksi asetettiin vuonna 2001 toimineen Hankehallinnan kehittämishankkeen esittämien johtopäätösten toteutumisen arviointi muiltakin osin. Lisäksi sovittiin, että erityistä huomiota kiinnitettäisiin hankehallinnan rakenteisiin ja olemassa olevien välineiden ja foorumien käyttöön. Hanketyön viitekehyksen hallinnan apuvälineeksi luotiin uudet mallit, jotka auttavat jäsentämään hankkeen tunnistamista, suunnittelua, toteutusta ja arviointia. Mallit on julkaistu word asiakirjapohjissa, ja ovat siten jo nyt hyödynnettävissä kaikkien ministeriön hankkeiden työskentelyssä. Seurantaryhmän edustajat toimivat tukiryhmänä pilottihankkeille ja järjestivät näille kaksi workshop-tyyppistä tilaisuutta. Työn alkuvaiheessa kesäkuussa 2002 kartoitettiin yhdessä pilottihankkeiden edustajien kanssa hanketyön yleisiä etuja ja haittoja. Tilaisuuden tuloksia hyödynnettiin hankkeen jatkotyön suunnittelussa. Marraskuussa arvioitiin viitekehyksen toimivuutta, jota edelsi konsultin vetämät pilottikohtaiset koulutustilaisuudet, joissa arvioitiin viitekehystä ja hanketyökaluja. Kevään 2003 aikana on tutustuttu muiden organisaatioiden hanketyön kehittämiseksi valitsemiin ratkaisumalleihin. Kokemuksia on pyritty arvioimaan ja hyödyntämään johtopäätöksissä. 15

16

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... 3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOPÄÄTÖKSET JA EHDOTUKSET 3.1 Mahdollisuudet ja hyödyt Hanketyötavan yleistyminen ja kehittyminen sisältää merkittäviä mahdollisuuksia ministeriölle. Hyödyt koituvat koko työyhteisölle, sen johdolle, osastoille, asiantuntijoille ja tukihenkilöstölle. Erityisen tärkeäksi koettiin pilottihankkeiden kokemusten perusteella potentiaali avoimuuden ja yhteistoiminnan lisääminen ministeriössä sekä töiden parempi suunnittelu ja organisointi. Sidosryhmät hyötyvät johdonmukaisesta ja suunnitelmallisesta valmistelusta ja viime kädessä paremmasta laadusta. Yksilö hyötyy hanketyötavasta selkeämpien tavoitteiden ja roolituksen sekä ajankäytön tehokkaamman hallinnan kautta. Lisäksi koettiin, että valmistelun jatkuvuus ja tiedon saatavuus lisäävät valmiuksia erityyppisten tehtävien hoitoon ja kehittymiseen. Hanketyön jäntevöittämisen kautta voidaan myös lisätä valmistelun ja työnjaon oikeudenmukaisuus ja estää tehtävien kasautumista. Työyhteisön kannalta hanketyötavan yleistymisen hyödyiksi koettiin mahdollisuus toiminnallisen tehokkuuden parantamiseen, osaamisen siirtyminen, vuorovaikutuksen merkityksen korostuminen sekä henkilöriskien vähentyminen. Hanketyötavan yleistymisellä koettiin olevan lisäksi myönteisiä vaikutuksia työilmapiiriin. Ministeriö organisaationa hyötyisi työryhmän tekemän kartoituksen perusteella valmistelun paremmasta laadusta ja vaikuttavuudesta. Tiedottamisen ottaminen kiinteäksi osaksi hankkeita tukisi julkista kuvaa ja linjakkuutta. Hanketyön periaatteet tukevat keskeisesti myös ministeriön yhteisiä arvoja (erityisesti avoimuus, yhteistyö sekä ihmisen ja hänen pätevyytensä arvostaminen) sekä osaamisen siirtymistä ja organisaation oppimista. Johdolle hanketyön nähtiin erityisen hyödylliseksi, koska se tukee tavoitteellisuutta ja antaa mahdollisuuksia riskien ja epävarmuuden hallintaan. Lisäksi koettiin, että johto voisi tehokkaammin hyödyntää hankkeista saatavaa informaatiota mm. strategisessa 17

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... suunnittelussa. Myös resurssien kohdentaminen ja tulosten arviointi onnistuisivat paremmin perusteellisen tavoiteasettelun ja suunnittelun kautta. Tämä parantaa edellytyksiä laadukkaalle henkilöstöjohtamiselle (mm. arviointi, työnjako). 3.2 Keskeiset haasteet Pilottihankkeissa saatujen kokemusten mukaan hanketyön viitekehys koetaan hyödylliseksi lähtökohdaksi hanketyössä. Tästä huolimatta systemaattisten hanketyöskentelymenetelmien käyttö on edelleen vähäistä ministeriössä. Tämän voidaan arvioida johtuvat mm. siitä, että ministeriössä ei mielletä hanketyön hyötyjä ja periaatteita samalla tavalla. Saatujen kokemusten perustella viitekehys tarvitsee tuekseen joustavasti erilaisia työkaluja. Ministeriössä ei ole sisäistä yhteisymmärrystä siitä, mitä hanke työtapana edellyttää. Hanketyön hallinta vaatii erityistä osaamista, joka edellyttää systemaattista kouluttautumista. Pilottihankkeissa ilmeni, että myöskään hanke käsitteenä ei ole selkeä valtiovarainministeriössä. Tärkeintä jatkotyön kannalta ministeriössä on ensivaiheessa saada aikaan sisäinen yhteisymmärrys hanketyöstä toimintatapana ja varmistaa, että sen käytön kautta koituvat edut ja lisäarvo mielletään. Tämä on tärkeää, koska hanketyötapaan näyttää liittyvän ennakkoluuloja ja jopa uhkia. Erityisesti olisi saavutettava yhteinen käsitys hankkeen määrittelyistä ja periaatteista. Kokemukset osoittavat, että työskentely on usein loppupainotteista, jolloin hanketta ei saada aina päätökseen ajallaan ja samalla hankkeen laatu kärsii. Syinä voivat olla esim. itse asetetut joustavat aikarajat ja vajavainen resursointi. Suunnitteluvaiheessa ei aina ole otettu riittävästi huomioon sitä, mitä muutoksia hankkeella tavoitellaan ja miten ne saadaan aikaan hankkeen päättymisen jälkeen (vrt. jälkiseuranta, sidosryhmät). Valtiovarainministeriön hankkeissa ei myöskään ole useinkaan tapana arvioida hankkeen onnistumista tai laatua. Pilottihankkeet osoittivat kuitenkin, että viitekehyksen käyttöä voitaisiin jäntevöittää kiinnittämällä erityistä huomiota hankesyklin tiettyihin vaiheisiin ja niihin liittyviin käytäntöihin. 3.3 Systemaattisen hanketyöskentelyn käytännön soveltaminen Hanketyötavat poikkeavat merkittävästi hankekohtaisesti. Hyvän hankehallinnan periaatteet näyttävät yleistyvän varsin hitaasti. Sisäisen tehokkuuden ja laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi hankkeiden suunnitteluun ja toteutukseen liittyy kuitenkin 18

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... tunnuspiirteitä, joiden tulisi olla identtisiä kaikille. Samalla on myös tärkeää huomioida hankekohtainen lähestymistapa ja joustavuus erilaisten hankkeiden toteutuksen kannalta. Yliorganisoitumista on syytä välttää, mutta samalla on varmistuttava asetettujen tavoitteiden toteutumisesta ja valmistelun laadusta. Työryhmän käsityksen mukaan auttaisi, jos hanketyössä sovellettaisiin tarkoitukseen ja tavoitteeseen parhaiten sopivia työtapoja ja menetelmiä. Niiden avulla varmistetaan riittävä osaaminen sekä työtavan jatkuva ja pitkäjännitteinen kehittäminen ministeriössä. Yhteiseen käyttöön tarkoitetut työkalut, eli (hankkeiden suunnittelumallit, ohjelmistot, sisäinen koulutus jne.) vaativat jatkuvaa kehittämistä ja päivittämistä. Hanketyön laatua voitaisiin merkittävästi parantaa jo pelkästään sillä, että varmistetaan hanketyökalujen jatkuva kehittäminen. Saatujen kokemusten perusteella voidaan todeta, että suuriltakin hankkeilta saattaa puuttua selkeä hankesuunnitelma. Hyvä suunnittelu on hankkeen onnistumisen kannalta keskeinen lähtökohta, joka tukee ministeriön vaikuttavuutta. Johdon aito sitoutuminen tavoitteeseen on vaikeaa ilman suunnitelmaa, jolla on kiinteä yhteys strategiaan ja sen laadintaan. Kokemukset osoittavat myös, että hankkeiden resurssointi saattaa pettää. Lisäksi erityisesti pitkäkestoisten hankkeiden toteutukseen voi sisältyä merkittäviäkin henkilöriskejä. EHDOTUS 1. Hanketyön viitekehys ja tässä muistiossa esitetyt hanketyöskentelyn periaatteet otetaan käyttöön kaikissa VM:n asettamissa hankkeissa vuoden 2004 aikana Viitekehyksen soveltamisen osalta minimitasona pidetään sitä, että kaikista VM:n asettamista hankkeista laaditaan hankesuunnitelma. Hanketyöskentelyn periaatteet koskevat hankemuotoisten toimeksiantojen antamista, suunnittelua, toteutusta ja arviointia sekä näihin liittyvien roolien, vastuiden ja valtuuksien (toimeksiantaja, hankevastuullinen, hankeryhmän jäsen jne.) ja työskentelytapojen täsmentämistä. Ministeriöön perustetaan tukiryhmä, jonka tehtävänä on valmistella ministeriöön hanketyön käsikirja sekä intranetiin l. Senttiin tuleva hanketyöskentelyn työkalupakki vuoden 2003 loppuun mennessä. Tukiryhmä toimii myös ministeriön säädösvalmistelun kehittämisen koordinoijana. 19

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... 3.4 Jämäkkyyttä ja selkeyttä roolitukseen ja vastuisiin Johtaminen kytkeytyy keskeisesti hanketyötapaan ja sen onnistumiseen. Tämä koskee niin hankejohtamista (asiantuntija, vetäjä) kuin yleisjohtamistakin (esimiesvastuita) eri tasoilla. Ylin johto vastaa ministeriötason strategisista kytköksistä ja suunnittelusta (ministeriön hankesalkku) sekä sovittujen pelisääntöjen noudattamisesta. Osastojen ja yksiköiden päälliköt vastaavat toteutuksesta (osastojen hankesalkut) ja hankevetäjä omista hankkeistaan. Hanketyön kehittämisen käytännön vastuu kuuluu johdolle ja esimiehille, joten tuloksia voidaan saavuttaa ainoastaan, jos hanketyöhön liittyvät erityistarpeet otetaan huomioon moninaisesti toimenkuvissa, palkkauksessa, suoritusarvioinneissa ja toiminnan suunnittelussa. Hanketyön viitekehyksen käytön terävöittämiseksi ministeriössä tulisi erityisesti kiinnittää huomiota siihen, että sovittujen työtapojen mukaisesti todella myös toimitaan (johtaminen, kannusteet). EHDOTUS 2. Hankkeiden asettamisen, toteuttamisen ja seurannan jäntevöittämiseksi otetaan käyttöön ministeriö- ja osastotason hankesalkut VM-taso: Ministeriön johto määrittelee hankesalkkuun otettavat ja ministeriön johtoryhmässä seurattavat hankkeet. Hankkeet muotoillaan hallitusohjelman ja ministeriön strategian pohjalta. Osasto-taso: Osastojen johto määrittelee strategian pohjalta hankkeet, joita seurataan osastojen johtoryhmässä. Osastokohtainen hankesalkku muotoutuu ja päivittyy osana osaston vuotuista strategiaprosessia. Hankkeiden toteutumista seurataan osana tulos- ja kehityskeskusteluja sekä yksikkötasolla että henkilökohtaisella tasolla Hanketyön yksi keskeinen onnistumiskriteeri liittyy työnjakoon ja roolitukseen hankesyklin kaikissa vaiheissa. Tämä ei siis koske ainoastaan hankkeen toteutusta ja siihen liittyen hankeryhmän sisäistä roolitusta, vaan myös roolitusta hankkeiden suunnittelussa, ohjauksessa ja jälkityössä mukana olevia tahoja sekä johtamista yleensä (ml. ministeriön ja osastojen johtoryhmät). Roolitukseen ja työnjakoon vaikuttavat myös ministeriön johtoryhmien työtapa ja -muodot. Valtiovarainministeriön johtoryhmien työskentelyssä voitaisiin aikaisempaa korostuneemmin huomioida hanketyön viitekehyksen ja periaatteiden toteuttaminen. Tässä yhteydessä on syytä arvioida erityisesti tarpeita, joita liittyy hankkeiden asettamiseen, seurantaan ja raportointiin. 20

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... EHDOTUS 3. Ministeriön ja osaston johdon tueksi nimetään hankesalkun hoitaja Ministeriötason hankesalkun hoitaja vastaa johdon seuraamien hankkeiden hallinnasta ja strategiakytkennöistä sekä tarvittavasta yhteistyöstä osastojen hankesalkunhoitajiin, jotka tulisi nimetä. Hanketyössä välttämättömille tukitoiminnoille on tarvetta koko hankkeen ajan (tiedonhaut, järjestelyt, dokumentointi, viestintä, laskentatehtävät, raporttien taitto, seuranta, yms.). Pilottihankkeissa ja yleisemminkin on käynyt ilmi, että tukihenkilöiden osaamista ei hyödynnetä tai osata hyödyntää riittävästi hanketyössä. Tukihenkilöiden käyttöä ei usein suunnitella riittävän hyvin, jolloin heille ei aina jää riittävästi aikaa palvelujen tuottamiseen. EHDOTUS 4. Lisätään tukihenkilöiden käyttöä hankeassistentteina. Isoimmille hankkeille nimetään aina hankeassistentti, joka toimii ko. hankkeessa hankevastaavan alaisuudessa. 3.5 Dokumentointi mahdollistaa tehokkaan ja laajaalaisen tiedon hyödyntämisen Hankkeiden systemaattinen dokumentointi ei toteudu ja erityisesti VALDOn käyttö hanketyössä on vähäistä. Dokumentointi on yksi keskeinen lähtökohta tietopääoman hyödyntämiseksi organisaatiossa, koska sillä tuetaan (1) osaamisen siirtämistä, (2) valmistelun jatkuvuutta, joustavuutta ja tehokkuutta sekä (3) hankkeiden jälkiseurantaa. Tiedonhallinnan ja dokumentoinnin kehittämisessä on huomioitava riittävä osaaminen, välineiden käytettävyys, tehokkuus, joustavuus ja yhteensopivuus (ml. intranet, internet, Valdon käyttö, HARE) ja esimiesten vastuu toteutuksessa. 21

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... EHDOTUS 5. Kaikki hankkeeseen liittyvät asiakirjat talletetaan VALDOon. VALDOon talletettujen asiakirjojen tulee olla vähintään hankeryhmän jäsenten (valmistelupaperit) ja laajemminkin koko VM:n saatavilla (hankesuunnitelma, väli- ja loppuraportit). Tietopalvelu tukee, seuraa ja raportoi VALDOon käytöstä. 3.6 Hanketyöskentelyn jalkauttaminen koulutuksen ja tekemisen kautta Yksi selkeä johtopäätös seurantaryhmän järjestämistä työseminaareista oli, että hanketyön hallinta vaatii erityistä osaamista, joka syntyy koulutuksen ja tekemisen kautta. Koulutuksen tarvetta korostaa se tosiasia, että hanketyö on työtapana vaativa. Koulutuksen merkitys korostuu edelleen, kun otetaan huomioon erityiset tarpeet koko organisaation sekä kaikkien hankkeissa tai niiden suunnittelussa olevien henkilöiden osalta. Konkreettisena keinona hanketyötavan yleistymiselle nähdään henkilökunnan pitkäjännitteinen kouluttaminen kaikilla tasoilla. Koulutus tulisi ensi vaiheessa kohdistaa johdolle ja esimiehille ja vasta tämän jälkeen suunnitelmallisesti kaikille tehtävätasoille. Muista organisaatioista saadut kokemukset tukevat vahvasti tätä johtopäätöstä. Hankevastaavilla, hankesalkunhoitajilla ja esimiehillä olisi oltava riittävä erityisosaaminen liittyen esimerkiksi hankkeiden suunnitteluun, seurantaan, raportointiin, ohjaukseen ja johtamiseen. Tukihenkilöiden osaamisessa tulisi korostua hanketyön yleisosaamisen ohella hanketyökalujen ja ohjelmistojen käytön hallinta. 22

3 HANKETYÖN KEHITTÄMISEN JOHTOP... EHDOTUS 6. Uudenlaisen hanketyöskentelyn toteuttamista tuetaan laajalla koulutusohjelmalla Uudenlaisen hanketyöskentelyn ja em. ehdotusten toteuttamiseksi laaditaan vuoteen 2007 ulottuva realistinen koulutus- ja kehittämissuunnitelma. Tämä kattaa ylimmän johdon, keskijohdon, asiantuntijat ja tukihenkilöstön. Koulutukseen sisällytetään myös hanketyyppikohtainen erityistarkastelu esimerkiksi säädösvalmisteluhankkeita koskien. Hanketyöosaaminen ja vastuut tulee huomioida myös toimenkuvien vaatimusluokituksissa ja palkkauksessa. Ehdotuksessa 1. esitetty tukiryhmä vastaa koulutusohjelman valmistelusta ja toteutuksesta. 3.7 Kytkennät käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin Ministeriössä on käynnissä VM 2007 strategiatyö, jossa arvioidaan ministeriön arvoperustaa sekä tunnistetaan ja määritellään substanssiin liittyvät painopisteet ja ydintehtävät. Näiden ohella arvioidaan ja täsmennetään ministeriön sisäisiä toimintatapoja, osaamista ja resurssointia. Systemaattisen hanketyöskentelyn käyttöönotto ja jatkokehittäminen olisi kytkettävä konkreettisesti VM 2007 prosessiin. Hanketyön kehittämisellä on kytkentöjä myös muihin käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin. Tärkeimpiä niistä ovat seuraavat: VM:n sidosryhmästrategia ja viestintästrategian päivitys VM:n tietostrategia ja toimintasuunnitelma VM:n verkkopalvelustrategia Säädösvalmistelun laadun kehittäminen Ohjelmajohtaminen Strateginen henkilöstösuunnittelu Urasuunnittelu Johtamisen kehittäminen Palkkausjärjestelmän uudistus Kyseisten hankkeiden tai niiden jatkovalmistelun yhteydessä varmistetaan, että hanketyön viitekehys ja sen toteuttamiseksi esitetyt periaatteet ovat linjassa em. kehittämishankkeiden kanssa. 23

24

4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIA... 4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIAKYTKENTÄ JA YHTYMÄKOHDAT KÄYTÄNNÖN TOIMINTAAN 4.1 Strategiat, tavoitteet ja käytännön toiminta Yhtenä VM 2002 prosessin ideana oli korostaa ministeriötä kokonaisuutena. Tämän idean tukemiseksi otettiin valtiovarainministeriössä käyttöön yhteisenä strategiaviitekehyksenä nk. balanced scorecard, johon sisältyvät näkökulmat ovat olleet ministeriön osalta yhteiskunnallinen vaikuttavuus, prosessit ja rakenteet, uudistuminen ja työkyky sekä resurssien hallinta. Viitekehyksen pääperiaatteena on jäsentää kokonaisuutena sekä ministeriön osastojen ja yksiköiden tavoittelemia ja aikaansaamia tuloksia ja vaikutuksia että myös näille edellytyksiä luovia prosesseja, resursseja ja uudistumistekijöitä. VM 2002 on päättynyt ja uusi, VM 2007 nimeä kantava prosessi on käynnistymässä. On ilmeistä, että substanssiteemojen ohella eräs sen keskeisistä asioista tulee liittymään ministeriön sisäisiin ja ulkoisiin toimintatapoihin. Monet toimintasuunnitelmissa esitetyistä ja määritellyistä toimeksiannoista ovat hankkeena toteutettavia toimenpiteitä. Hanketyöskentely on varmuudella yksi niistä prosessi- ja toimintatapatekijöistä, jonka ammattimaisella osaamisella on välitöntä vaikutusta valtiovarainministeriön esittämien analyysien ja ehdotusten laatuun ja vaikutusten laajuuteen. Meillä on näyttöä ja kokemusta siitä, kuinka nykyinen toimeksiantokulttuuriin, vapaaseen valintaan (mitä tehdään ja milloin) ja yksilölähtöisiin toimintatapoihin perustuva hanketyöskentely ei ole läheskään kaikin osin toimiva. Se tuottaa paljon ongelmia, joista esimerkkejä ovat mm. sovittujen hankkeiden viivästyminen (= vaikutusten viivästyminen; ministeriön uskottavuuden heikentyminen), tiedon panttaaminen, henkilöiden ylityöllistyminen ja asioiden tekemisjärjestyksen todellisen priorisoinnin delegoituminen etulinjaan eli valmistelijoille. 25

4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIA... Eri yhteyksissä on todettu, että yhä useammat valtiovarainministeriölle tulevat (ja itse luodut) toimeksiannot ovat sellaisia, joissa pitäisi pystyä yhdistämään vähintään eri osastoilla työskentelevien henkilöiden osaamista. Samoin on korostettu tarvetta laajempaan yhteistyöhön niin, että varsinkin suuremmissa hankkeissa olisi mukana useampia tekijöitä, ei vain yksittäinen henkilö. On myös todettu, että tiedon pitäisi olla paremmin saatavilla niin, että eri henkilöillä olisi mahdollisuus oppia ja hyödyntää eri tahoilla tehtyä työtä. Nämä kaikki edellyttävät jollakin tasolla sovittuja yhteisiä hanketyöskentelyn periaatteita sekä myös näiden periaatteiden mukaista toimintaa käytännössä. Niiden hankkeiden osalta, joissa valtiovarainministeriö on hankkeen asettaja ja hankkeen vetovastuussa oleva taho, on ministeriöllä välitöntä vaikutusvaltaa siihen, miten hankkeita organisoidaan, suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan. 4.2 Prosessit ja hankkeet ministeriön työskentelytapoina Merkittävä osa ministeriön tehtävistä liittyy erilaisten prosessien ylläpitämiseen (esim. kehys- ja budjettiprosessi, rahoitusmarkkinoiden seurantaprosessi, hallituksen tilakertomuksen laadinta sekä Ecofin kokousten, raha-asiainvaliokunnan valmisteluprosessit). Näiden hallinta muodostaa peruskuorman, jonka osuus ajankäytön suhteen on merkittävä. Prosesseille on ominaista, että niihin osallistuu yleensä useita henkilöitä, vaikka yksittäisillä henkilöillä on omat vastuualueensa. Prosessien toimivuuden kannalta on välttämätöntä, että niissä sovelletaan ja noudatetaan tiettyjä, usein varsin vakiintuneita, yleisiä sekä yhteisiä periaatteita, menetelmiä, toimintatapoja ja aikatauluja. Tässä raportissa ei käsitellä prosessin hallintaan liittyviä periaatteita. Toisen merkittävän tehtäväkokonaisuuden muodostavat erilaiset toimeksiannot, joita tulee sekä ministeriön sisältä että ulkopuolelta. Yksittäisen asiantuntijan näkökulmasta potentiaalisten toimeksiantajien joukko on varsin laaja (välitön esimies, osastopäällikkö, valtio-/alivaltiosihteerit, ministerit, kollegat). Johdon näkökulmasta potentiaalisia toimeksiantajia ovat valtiovarainministeriön omat ministerit, pääministeri ja hallitus. Toimeksiannot ovat sisällöltään hyvin erilaisia: esimerkiksi yksittäisen asian taustojen tarkistamista, puheen kirjoittamista, muistion laadintaa, kehittämishankkeen toteutusta, jonkun asian ratkaisemista valmistelevan työryhmän perustamista, hallituksen esityksen valmistelua jne.. Kaikki toimeksiannot eivät täytä hankkeen kriteereitä. Hanke on tiettyä päämäärää varten asetettu, määriteltyä toimeksiantoa varten resurssoitu tehtäväkokonaisuus, jonka toteutuksesta vastaa sitä varten muodostettu hankeorganisaatio. Hankkeella on selkeä alku ja loppu. Se voi olla lainsäädäntöhanke, kehittämis- ja uudistushanke, selvitys- ja tutkimushanke. Hankkeen toteuttamisorga- 26

4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIA... nisaatio voi olla esimerkiksi hanketyhmä, työryhmä, komitea, toimikunta, selvityshenkilö. Organisointimuodosta riippumatta hankkeen toteuttamisen tulee perustua siihen, että hankkeen toteuttamiseen valitaan henkilöt heidän asiantuntemuksensa perusteella tai asiantuntijuuden kehittymisen perusteella jokaisen hankkeen jäsenen tehtävänä on hankkeen tavoitteen mukainen yhteinen ongelmanratkaisu, ei oman tai taustayhteisön intressien valvominen; jokainen hankkeen toteutukseen osallistuva henkilö toimii sekä näkijänä että myös tekijänä, ts. hankeryhmän jäsenet varaavat aikaa kokousten ohella myös työn tekemiseen. PROSESSIT sisältävät yhteisiä ja säännönmukaisia toimintatapoja pääosa ministeriössä tehtävästä työstä valmistelu toistuvaa ministeriön yleisten tavoitteiden mukaisesti s.e. resurssointi, roolitus (ml. sidosryhmät), kesto ja yleinen tavoite selkeät ja määritellyt valmistelussa automatiikkaa HANKKEET toimintatapa hajanainen VM:ssä Erityinen tavoite, kesto ja resurssit Hanketyypit VM:ssä Lainsäädäntöhankkeet Kehittämishankkeet Seurantahankkeet (toimenpiteiden identifiointi) Vaikuttamishankkeet Muut hankkeet Kytkentä prosesseihin - toimiiko prosessi riittävän hyvin? > Onko tarvetta kehittämishankkeelle! Myös prosesseihin ja erityisesti niiden kehittämiseen voi sisältyä erityisiä, normaalista tekemistä eroavia toimeksiantoja. Nämä voivat koskea esimerkiksi jonkun prosessin kehittämiseksi tehtävien ehdotusten valmistelua, jota ei voi tehdä normaaliprosessin aikana ja yhteydessä. Esimerkkejä tällaisesta ovat valtion budjetoinnin kehittäminen ja valtion tilinpäätös- ja raportointimenettelyiden (ml. hallituksen tilakertomus) kehittäminen (ks. oheiset casekuvaukset) 27

4 HANKETYÖSKENTELYN STRATEGIA... CASE 1 Hallituksen kertomus valtiovarain tilasta ja hoidosta = vuosittain toistuva prosessi, jossa etukäteen määritelty aikataulu eri vaiheille ja lopputuotokselle pysyvä laadintaohjeisto pysyvät vastuut ja roolit Prosessin muutos-/kehittämistarve; hallituksen raportoinnin uudistaminen, joka organisoidaan ja toteutetaan Valtion tilinpäätöksen uudistamishankkeena, jossa kehittämistoimeksianto organisoidaan ja toteutetaan em. prosessista erillisenä (prosessi kulkee edelleen) on toimeksiantajan taholta määritelty (yleinen) tavoiteasetanta ja määräaika on erikseen nimetty ja resurssoitu hankepäällikkö ja hankeryhmä (organisaatio hajoaa hankkeen loputtua) tuotoksena syntyvässä raportissa esitetään uudistusehdotukset, joiden toteuttamisesta päätetään erikseen ja jotka toteutuessaan muuttavat em. prosessia CASE 2 Kehys- ja budjettiprosessi = vuosittain toistuva prosessi, jossa etukäteen määritelty aikataulu eri vaiheille ja lopputuotokselle pysyvä laadintaohjeisto pysyvät vastuut ja roolit Prosessin muutos-/kehittämistarve; budjetointiperusteiden uudistaminen joka organisoidaan ja toteutetaan Tuotto- ja kuluperusteiseen budjetointiin -hankkeena, jossa kehittämistoimeksianto organisoidaan ja toteutetaan em. prosessista erillisenä (prosessi kulkee edelleen) on toimeksiantajan taholta määritelty (yleinen) tavoiteasetanta ja määräaika on erikseen nimetty ja resurssoitu hankepäällikkö ja hankeryhmä (organisaatio hajoaa hankkeen loputtua) tuotoksena syntyvässä raportissa esitetään uudistusehdotukset, joiden toteuttamisesta päätetään erikseen ja jotka toteutuessaan muuttavat em. prosessia Ministeriössä toteutettavat hankkeet ovat mittakaavaltaan, ongelmiltaan sekä yhteiskunnalliselta ja taloudelliselta merkittävyydeltään erilaisia ja edellyttävät erilaista asiantuntemusta. Erityyppiset hankkeet edellyttävät myös erilaista panostusta ja painotusta hankkeen eri vaiheissa: hankkeen tunnistamisesta muotoiluun, toteutukseen ja lopulta vaikutusten arviointiin. Tällä hetkellä, toisin kuin peruskuormaan sisältyvissä prosesseissa ja tehtävissä, valtiovarainministeriössä ei ole olemassa hankkeiden toteutukseen tai hanketyöskentelyyn liittyviä yleisiä ja yhteisiä periaatteita ja toimintatapoja. On syytä korostaa, että prosessit ja hankkeet eivät ole erillisiä asioita. Ne voivat liittyä hyvinkin paljon sisällöllisesti toisiinsa ja niiden toteuttamisessa vaaditaan samankaltaista asiantuntemusta. Molemmissa on usein mukana myös samoja henkilöitä. On kuitenkin huomattava, että toiminnan organisointi prosessina tai hankkeena sisältää kummankin osalta erityispiirteitä. Tässä raportissa keskitytään hankkeen muodossa organisoitavien ja toteuttavien toimeksiantojen suorittamiseen. 28

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... 5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖKOHTANA LAADUKKAALLE TOTEUTUKSELLE Viitekehyksellä varmistetaan, että ministeriössä on käytössä yhtenäiset hanketyön menettelytavat hankkeen suunnittelusta tulosten arviointiin ja toimeenpanoon saakka. Viitekehystä sovelletaan hankkeen lähtökohtiin, tarpeisiin ja laajuuteen sekä merkittävyyteen suhteutettuna. HANKKEEN KÄYNNISTÄMISPERUSTA (hallitusohjelma, EU-ohjelma, VM:n/osaston strategia, ad hoc toimeksiannot) PÄÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI VALTIOVARAIN- MINISTERIÖN HANKEHALLINTA HANKKEEN TUNNISTAMINEN TOTEUTUS HANKKEEN MUOTOILU PÄÄTÖS TOTETUKSESTA 29

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... 5.1 Viitekehyksen vaiheet 5.1.1 Hankkeen kytkeminen sen käynnistämisperustaan Hankkeiden perustana ja käynnistäjänä toimii hallitusohjelma, ministeriön tai osaston strategia, EU:n ohjelmat, erillinen toimeksianto tms. 5.1.2 Hankkeen tunnistaminen Laaditaan hankkeen lähtökohta-analyysit, joiden avulla määritellään hankkeen kohde- ja sidosryhmät sekä näiden tavoitteet ja odotukset (mahdollinen osallistuminen hankkeen työskentelyyn) määritellään ongelmat, joihin hankkeessa saatetaan törmätä kytketään hanke aikaisemmin tehtyyn työhön analysoimalla aihepiiriä sivuavien hankkeiden työn tulokset. määritellään kysymykset, joihin hankkeessa etsitään vastauksia täsmennetään tavoitteet ja arvioidaan taloudellista ja muuta vaikuttavuutta sekä ennakoidaan tulevaisuuden haasteita arvioidaan kokonaisuutena hankkeen toteutettavuus ja sen edellytykset Tunnistamisvaiheen tuloksena toteutettavuusarviointi ja mahdollinen alustava hankesuunnitelma. 5.1.3 Hankkeen muotoilu Täsmennetään hankkeen vastuut ja tavoitteet. Varmistetaan, että hankkeella on riittävät henkilö- ym. resurssit sekä realistinen aikataulu. Laaditaan alustava viestintäsuunnitelma. Muotoiluvaiheen tuloksena hankesuunnitelma tai päätös toteuttamatta jättämisestä. 30

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... 5.1.4 Päätös hankkeen toteuttamisesta Varmistetaan hankkeen strategiakytkennät, tehdään tarvittavat muutokset toteutusehdotukseen ja hyväksytään hankesuunnitelma. Hankkeen toteuttamispäätöksen tekee toimeksiantaja (ministeriön johtoryhmä / laajennettu johtoryhmä tai osastopäällikkö / osaston johtoryhmä) lähtökohtanaan ministeriön laaja-alaisen osaamisen käyttäminen. 5.1.5 Hankkeen toteutus Hankkeelle nimettävä vastuuhenkilö ja hankeryhmä vastaavat hankkeen toteutuksesta. Kaikki hankkeet perustetaan (asettamispäätös) valtioneuvoston hankerekisterissä (HARE). Hankkeen työskentelyn aikana muodostetut asiakirjat viedään sähköiseen dokumentinhallintajärjestelmään (VALDO). Hankkeen etenemisestä tiedotetaan Tiukassa Linjassa, Sentissä ja internet sivuilla. Toteutuksen tuloksena on hallituksen esitys, raportti, muistio tms. Toteutusvaiheeseen sisältyy myös tulosten jakaminen. 5.1.6 Hankkeen arviointi ja palaute Hankeryhmä raportoi säännöllisesti työskentelynsä aikana ja sen päätyttyä asettajalleen (itsearviointi). Asettaja arvioi hankkeen edistymistä jo suunnitteluvaiheessa onnistumisen arviointiin määriteltyjen kriteerien mukaisesti. Samoin menetellään hankkeella aikaansaatujen toimenpiteiden ja jatkoehdotusten vaikuttavuus arvioinnissa. Merkittävien hankkeiden osalta voidaan toteuttaa myös ulkopuolinen arviointi. 31

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Esimerkkinä viitekehys lainsäädäntöhankkeessa ARVIOINTI - Onko asia hoitunut säädöksellä vai tarvitaanko muita toimenpiteitä - Mm. taloudelliset ja hallinnolliset vaikutukset - Erikseen kohdennetut vaikutukset (ympäristö, yritys ja aluekehitys PÄÄTTÄMINEN - Esittelylupa + esittelylistat PTJ - Esittelyt RV:n, VN:n ja TP:n esittelyssä - Painattaminen ja jakelu Edita Oyj - Eduskuntaan tai julkaiseminen SK:ssa - Viestintä TOTEUTUS - Luonnoksen valmistelu sidosryhmien kanssa OM:n ja VNK:n ohjeita noudattaen - Teetetään ulkopuoliset vertailut ja selvitykset - Raportointi valmistelun edistymisestä - Lausuntopyynnöt ao. tahoilta ja/tai kuulemistilaisuus - Esityksen käännättäminen - Luonnoksen tarkistuttaminen OM:n tarkastustoimistossa - Esityksen taittaminen HANKKEEN KÄYNNISTÄMISPERUSTA (hallitusohjelma, EU-ohjelma, VM:n/osaston strategia, ad hoc toimeksiannot) VALTIOVARAIN- MINISTERIÖN HANKEHALLINTA PÄÄTÖS TOTETUKSESTA - Päätetään valmistelun aloittaminen - Avataan hanke HAREssa, ja jos toteuttajana työryhmä asettamispäätös kirjoitetaan HAREssa - Viestitetään valmistelun aloittamisesta HANKKEEN TUNNISTAMINEN - Toteutetaanko säädöshankkeena vai muilla toimenpiteillä - Mihin/keihin/miten säädöksellä halutaan vaikuttaa - Mitä odotuksia/riskejä liittyy säädöksellä haluttuun muutokseen - Arvioidaan mahdollisuutta teettää vertailuja ja selvityksiä ulkopuolisilla tahoilla - Arvoidaan toteuttavuus huomioiden riittävän asiantuntemuksen saatavuus + henkilö- ja aikatauluresurssit HANKKEEN MUOTOILU - Laaditaan hankesuunnitelma ja kartoitetaan säädöksen aihealueeseen liittyvät aikaisemmat hankkeet ja selvitykset yms. - Toteuttamistapa (virkamiestyönä vai työryhmä) - Varmennetaan sidosryhmien työpanoksen saatavuus - Suunnitellaan aikataulut ml. lausuntopyyntökierrokset, käännättäminen ja tarkistuttaminen - Arvioidaan kustannukset - Suunnitellaan hankkeen aikainen viestintä ja tiedonhallinta 32

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... 5.2 Viitekehystä täydentävät periaatteet ja pelisäännöt 5.2.1 Roolit ja työnjako Valtiovarainministeriön hankehallinta - hanketyön roolit HANKKEEN KÄYNNISTÄMISPERUSTA (hallitusohjelma, EU-ohjelma, VM:n/osaston strategia, ad hoc toimeksiannot) PÄÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI Johto Hankkeen vetäjä Hankeryhmän jäsen Hankeassistentti Ohjaus-/johtoryhmä TOTEUTUS Johto Hankkeen vetäjä Hankeryhmän jäsen Hankeassistentti Ohjaus-/johtoryhmä YLEINEN VIITEKEHYS TYÖKALUT ROOLIT JA VASTUUT HANKKEEN TUNNISTAMINEN Johto Hankkeen vetäjä Hankeryhmän jäsen Hankeassistentti Ohjaus-/johtoryhmä HANKKEEN MUOTOILU Johto Hankkeen vetäjä Hankeryhmän jäsen Hankeassistentti Ohjaus-/johtoryhmä YHDYSHENKILÖT PÄÄTÖS TOTETUKSESTA Johto Hankkeen vetäjä HANKEKÄSIKIRJA 33

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Onnistuneen hankkeen yksi tärkeä osatekijä on selkeä ja tehokas hankkeen roolitus ja vastuutus. Keskeisessä asemassa koko hankkeen elinkaaren ajan ovat hankkeen asettaja sekä hankkeen vetäjä. Hankesihteerin/-assistentin toimenkuvan kehittämiseen on ministeriössä selvää tarvetta ja kiinnostusta. Johto (hankkeen asettaja) Johdon rooli on hanketyön kehittämisen kokonaisuuden kannalta keskeinen. Johto edustaa hankkeen asettajaa, päättää sen valmistelusta, valmistelijasta / valmistelijoista, rahoituksesta sekä hyväksyy hankesuunnitelman. Johdon sitoutuneella osallistumisella siirryttäessä hankkeen vaiheesta toiseen varmistetaan, että hankkeella on parhaat mahdolliset lähtökohdat onnistua ja siten tukea ministeriön strategisten tavoitteiden toteuttamista. Johto seuraa hankkeen etenemistä sen koko elinkaaren ajan, hyväksyy asettajan ominaisuudessa sen lopputuotoksen sekä tekee päätöksen mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Hankkeen valmistelija/vetäjä Hankkeen valmistelija /vetäjä vastaa alustavan hankesuunnitelman laadinnasta ja esittelee sen johdolle / hankkeen asettajalle. Hankeryhmää määriteltäessä valmistelija neuvottelee tarvittavista henkilöistä ja heidän työpanoksestaan esimiesten ja ao. henkilöiden kanssa. Hankkeen vetäjä johtaa hanketta koko sen elinkaaren ajan, vastaa hankkeen tuloksellisuudesta yhdessä nimetyn hankeryhmän kanssa ja raportoi hankkeen etenemisestä säännöllisesti johdolle. Hankeryhmän jäsen Hankeryhmän jäsen osallistuu hankevastaavan alaisuudessa hankkeen toteutukseen. Tämä edellyttää työajan resurssointia ko. hankkeelle. Hankeryhmän jäsen sopii tästä oman linjaesimiehensä kanssa. Hankesihteeri/-assistentti Hankkeelle nimetään tarvittaessa hankesihteeri, joka toimii vetäjän ja hankeryhmän apuna hankkeen eri vaiheissa, mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan. Hankkeen tunnistamis- ja muotoiluvaiheissa hankesihteeri voi esim. avustaa erilaisen taustamateriaalin ja tiedon etsimisessä sekä osallistua hankkeen asettamista koskeviin valmisteluihin. Hankkeen toteutusvaiheessa hankesihteerin toimenkuvaan kuuluu mm. kokousten valmisteluun liittyviä asioita, yhteydenpitoa hankeryhmän jäseniin ja muihin sidosryhmiin sekä hankemateriaalin dokumentointiin ja arkistointiin liittyviä tehtäviä. 34

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Ohjaus- /johtoryhmä Hankkeelle mahdollisesti asetettava ohjaus- / johtoryhmä seuraa ja tukee hankkeen etenemistä ja tavoitteiden toteutumista. 5.2.2 Hankkeen tukitoiminnot Tiedon hallinta ja dokumentointi Hankkeiden tuottaman ja niiden työskentelyn tuloksena muodostuvan aineiston hallinta ja dokumentointi on keskeinen lähtökohta tietopääoman hyödyntämiseksi ministeriössä, laajemmin valtionhallinnossa ja viimekädessä tutkijoiden käytössä. Dokumentoinnilla tuetaan valmistelun jatkuvuutta, joustavuutta, tehokkuutta ja jälkiseurantaa sekä osaamisen siirtämistä. Jotta kulloinkin tarvittava tieto tai asiakirja olisi joustavasti ja mahdollisimman nopeasti saatavissa käyttöön, on aineiston dokumentoinnissa tarpeen noudattaa tiettyjä sääntöjä. Seuraavassa kuvataan kolmea ministeriössä käytössä olevaa tapaa hankkeiden tuottaman aineiston saatavuuden varmistamiseksi: rekisteröintiä, hallintaa ja arkistointia. Hankedokumentointi HAREen vai VALDOon? Mihin järjestelmään? Missä vaiheessa? Paperilla, sähköisesti vai sekä että? Pitääkö muutakin muistaa? Mistä sen tietää? 35

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Hankedokumentointia tukevat järjestelmät ovat valtioneuvoston hankerekisteri HARE ja valtiovarainministeriön dokumentinhallintajärjestelmä VALDO. HARE on eduskunnan ja ministeriöiden yhteinen julkinen verkkopalvelu, josta on olemassa sekä kansalaisille avoin Internet-versio (http://www.hare.vn.fi) että ministeriöissä ja eduskunnassa avautuva intranet-versio (http://hare.vn.fi). Hankkeet avataan intranet-versiossa (ns. punainen HARE). HAREn avulla kirjoitetaan myös muiden kuin virkamiestyönä toteutettavien hankkeiden asettamispäätökset. HARE -järjestelmä toteuttaa julkisuuslain kansalaisille suomaa oikeutta saada tietoa mm. viranomaisissa meneillään olevista lainsäädäntöhankkeista sekä viranomaisen velvollisuutta tuottaa ja jakaa tietoja myös keskeneräisistä asioista. Tarvittaessa hankkeen tilan voi jättää sisäiseksi, jolloin se näkyy vain valtioneuvoston verkossa. Rekisteri sisältää myös hankkeen käsittelytiedot. VALDO on valtiovarainministeriön sisäinen sähköinen dokumentinhallintajärjestelmä (tekstiarkisto), jonka versiointiominaisuudet mahdollistavat sen käyttämisen ryhmätyökaluna. Hankkeen asiakirjat ovat kaikille julkisia, mutta tarvittaessa (esim. valmisteluvaiheessa) käyttöoikeudet voidaan määritellä suppeammiksi. Asiakirjan kuvailutiedot toimivat hakutietoina. Kuvailutiedoissa annettava säilytysaika määritellään samaksi kuin hankkeen arkistonmuodostussuunnitelma -ohjeessa (hankkeen siht:llä/ pj:lla). HAREsta ja VALDOsta on omat erilliset käyttäjäoppaat, joihin sisältyy ohjeet dokumenttien viemisestä järjestelmiin, niiden viite- ja kuvailutietojen antamisesta sekä hakemisesta. HARE opas on paperisena käyttäjille toimitettavan version lisäksi sähköisenä myös järjestelmässä. VALDO ohje löytyy järjestelmässä olevan version lisäksi sähköisenä Sentistä > Ministeriö > Ohjeet > Tietotekniikkaohjeita > Sovellusohjelmien ohjeita. Hankkeen paperimuodossa säilytettävät asiakirjat muodostavat oman kokonaisuutensa eli hankkeen arkiston. Sen kokoaminen on hankkeen sihteerin tehtävä hankkeen perustamisen yhteydessä tietopalvelun hänelle lähettämän arkistointia ohjaavan kansion sisältämien ohjeiden mukaisesti. 36

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Muistilista hankkeen perustamisvaiheen / työskentelyn aikana / sen päätyttyä arkistoinnista vastaavan tueksi hankkeen aineistoon kuuluvien dokumenttien toimittamisesta rekisteröitäväksi / liittämisestä sähköisessä muodossa Valdoon / paperimuotoisten asiakirjojen kokoamisesta arkistoksi koteloon: ASIAKIRJA HARE VALDO HANKKEEN ARKISTO Kopiot pää- Sähköisenä Sähköisenä Alkuperäiset käyttäjälle pääkäyt:lle (sihteeri kokoaa) VALMISTELUAINEISTO - hankkeen tunnistamis- ja muotoiluvaiheen analyysit x x x - jäsenten nimeämispyynnöt x x x - jäsenten nimeämiset x x ASETTAMISPÄÄTÖS x x x x MUUTOSPÄÄTÖKSET - jäsenten muutokset x x x - jatkoaika x x x TOIMINTASUUNNITELMAT x x JA KERTOMUKSET KOKOUSASIAKIRJAT x x - pöytäkirjat/kokousmuistiot - liitteineen LAUSUNTOPYYNNÖT x x x JA LAUSUNNOT x x MUU KIRJEENVAIHTO JA x x HANKKEEN TYÖSKENTELY- AINEISTO MIETINNÖT, RAPORTIT JA x x x TUTKIMUKSET + Linkki internet TIEDOTUSAINEISTO - lehdistötiedotteet + Linkki internet x Viestinnässä PUHEET JA KESK.TILAISUUK- SIA KOSK. ASIAKIRJAT x x 37

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Viestintä Kaikkien ministeriössä käynnistettävien hankkeiden viestinnän tueksi tehdään ohjeellinen viestintäsuunnitelma, jossa arvioidaan viestinnän tarve sekä valtiovarainministeriön sisällä että ulkopuolisille tahoille. Vuoden 2003 aikana valmistuvaa sidosryhmäohjelmaa on hyvä hyödyntää pohdittaessa viestinnän tarvetta ja keinoja. Sidosryhmien kuuleminen ja mukanaolo parantaa hanketyön laatua ja helpottaa myöhemmin hankkeen ehdotusten toteuttamista. Kussakin hankkeessa tulisi miettiä ja kirjata muistiin heti alussa ainakin seuraavia asioita: mitä haasteita ministeriön/hallituksen tavoitteet asettavat hankkeen viestinnälle mitkä asiat joka tapauksessa nousevat julkisuuteen ja miten niihin vastataan ketkä ovat viestinnän kohderyhmät/osapuolet (sidosryhmäanalyysi) sekä mitä keinoja ja kanavia käytetään; esimerkiksi kuulemiset, lausunnot, muu palaute, Internet, joukkotiedotusvälineet jne. miten asettamisesta tiedotetaan talon sisällä ja ulkopuolella (Sentti, Tiukka Linja, HARE; lehdistötiedote, jos hankkeella on yleistä merkitystä) mitä ja miten tiedotetaan hankkeen edetessä (esim. Internet, väliraportit; tiedotteet) Ulkoisille nettisivuille hankkeet-kohtaan nostetaan ne hankkeet, jotka ovat yleisesti kiinnostavia tai niiden ehdotukset aikanaan vaikuttavat kansalaisten tai yritysten toimintaan. Tarkoitus on hyödyntää Harea, joten hankkeen tiedot tulee siellä pitää ajan tasalla. Tehokkaampaa viestintää valmisteluvaiheessa edellytetään myös julkisuuslaissa ja asetuksessa sekä VN:n viestintäsuosituksessa. kuka vastaa hankkeen kestäessä toimittajien ja muiden kiinnostuneiden kysymyksiin (puheenjohtaja, sihteeri, muut jäsenet) miten hankkeen valmistumisesta tiedotetaan (info vai pelkkä tiedote, muistiot Internetiin, esitteet) resurssit (tekninen apu tarpeen mm. Internetin ja Haren päivityksissä sekä muistioiden/raporttien taitossa; raporttien taitto- ja painatuskustannukset sekä aikataulut otettava myös huomioon) miten oma väki pidetään ajan tasalla (Sentti, Tiukka Linja, Internet, Hare, viestintäverkosto) 38

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... - Viestintä on aina kaksisuuntaista; viestinnällä VM vastaanottaa, tuottaa ja jakaa tietoa ja näkemystä - Suunnitelmallisuus, tavoitteellisuus, oikea-aikaisuus, tasapuolisuus - Painopiste enemmän valmisteluvaiheeseen - Viestinnän suunnittelu aloitetaan jo hankkeen käynnistysvaiheessa - Erilaiset hankkeet, erilaiset vaatimukset; mitä laajempi vaikutus, sitä suurempi tarve. 5.2.3 Välineet ja niiden käyttö Nykytilanne Hanketyön viitekehyksen eri vaiheiden soveltamisen ja hankehallinnan apuvälineinä on nykyisellään käytettävissä seuraavat työvälineet: Word asiakirjapohjissa mallit - Hankkeen tunnistaminen (sidosryhmäanalyysi, ongelma-analyysi, toteutettavuusarviointi ja hankesuunnitelma) - Hankkeen muotoilu (hankesuunnitelmamalli ja suunnittelun arviointi) - Hankkeen toteutus (lainlaatija ja muistio, julkaisun kuvailulehti ja raportin teksti-malli, tiedotemalli) - Hankkeen arviointi (hankkeen arviointi) PTJ järjestelmässä - esityslistamallit HARE -järjestelmässä - Hankkeen asettaminen (asettamispäätöksen tietojen syöttö HAREssa, tulostus word tekstinkäsittelyohjelmasta) VALDO järjestelmässä - Hankkeen toteutus (asiakirjojen versiointimahdollisuuden käyttäminen ryhmätyökaluna) 39

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Jatkotyön suunnitelmat Hankehallinnan tueksi on suunnitteilla avata Senttiin ministeriön Hanketyö -sivusto, jossa sijaitsisivat hanketyön malli (viitekehys), hankeohjeisto (hankekäsikirja) ja tarvittavat asiakirjapohjat. Pohjat avautuisivat klikkaamalla asiakirjan nimeä suoraan Hanketyön sivulta. Pohjiin on tarkoitus tehdä myös valmiita asiasanoja, joita jokainen voi täydentää tarpeen mukaan. Mahdollisuus tallentaa hankkeen asiakirjat suoraan Valdoon on tarkoitus toteuttaa syksyllä 2003. Tulevaisuudessa työvälineet kehittyvät kohti työryhmäohjelmistoja, joiden avulla hankkeiden työnkulkuja ja asiakirjoja hallitaan. Ennen näiden tuotteiden käyttöönottoa on tärkeätä kouluttaa ministeriön henkilöstö hanketyön toimintamallin käyttämiseen. Tällaisia työryhmäohjelmistotuotteita löytyy useita, joissa osassa on tehty erillisiä omia sovelluksia ja tuoteperheitä eri tietokantojen päälle, osa taas on kevyempiä toteutuksia. Tuotteet sisältävät aktiivisen viestinnän projektiryhmän välillä ja perustuvat Webteknologiaan eli seurannat ja raportoinnit on tehtävissä sekä Intra- että julkisen verkon palveluihin. Ennen työryhmäohjelmistojen käyttöönottoa on tärkeintä tehdä kunnollinen määrittelytyö siitä, mitä näiltä tuotteilta odotetaan, mitä erilaisissa hankkeissa/ projekteissa seurataan, kuka tuottaa ja ylläpitää perustietoja (esim. resurssit) järjestelmissä, mihin kaikkiin järjestelmiin on syytä rakentaa liittymät/ tiedonsiirrot (mm. Hare, Valdo, Ohjelmajohtaminen, taloushallinto ja henkilöstönhallinta). Seuraavissa kaavioissa on hahmotelmat hanketyön sivustojen Sentti-näkymästä (kuva 1: viitekehyksen vaiheet) sekä työvälineistä ja asiakirjapohjista (kuva 2: työkalut). 40

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Valtiovarainministeriön hankehallinta - yleinen viitekehys HANKKEEN KÄYNNISTÄMISPERUSTA (hallitusohjelma, EU-ohjelma, VM:n/osaston strategia, ad hoc toimeksiannot) PÄÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI - dokumentointi - sidosryhmät - jälkiseuranta - oppiminen YLEINEN VIITEKEHYS HANKKEEN TUNNISTAMINEN - tarve - ongelma - vaikutukset - riskit TOTEUTUS - työskentelytapa- ja välineet - työn vaiheistus - seuranta ja raportointi - tiedotus - dokumentointi TYÖKALUT ROOLIT JA VASTUUT - tavoitteet - resurssointi - aikataulu - suunnitelma HANKKEEN MUOTOILU YHDYSHENKILÖT PÄÄTÖS TOTETUKSESTA - suunnitelman mukaan - suppeampi/laajempi - ei toteuteta HANKEKÄSIKIRJA 41

5 HANKETYÖN VIITEKEHYS LÄHTÖ... Valtiovarainministeriön hankehallinta - hankehallinnan työkalut HANKKEEN KÄYNNISTÄMISPERUSTA (hallitusohjelma, EU-ohjelma, VM:n/osaston strategia, ad hoc toimeksiannot) PÄÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI Hankkeen loppuraportti Sidosryhmien lausunnot Hankkeen arviointi TOTEUTUS Tilanneraportti Tiedotemalli Muistio Julkaisu Työryhmän raportti Hallituksen esitys YLEINEN VIITEKEHYS TYÖKALUT ROOLIT JA VASTUUT HANKKEEN TUNNISTAMINEN Toimeksianto Hankesuunnitelma Sidosryhmäanalyysi Ongelma-analyysi Riskikartoitus Toteutettavuusarviointi HANKKEEN MUOTOILU Hankesuunnitelma Hankesuunnitelman arviointi YHDYSHENKILÖT PÄÄTÖS TOTETUKSESTA Toteuttamispäätös (HARE) Tiedotemalli HANKEKÄSIKIRJA 42

6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN... 6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN ARVIOINTI 6.1 Pilottihankkeet BO: VM:n hallinnonalan hankintastrategia HO: Urasuunnittelun edistäminen valtionhallinnossa KO: Kertomus valtiovarainhoidosta ja tilasta vuonna 2001 HKO: Sähköisiä asiointipalveluja koskevan valtion maksupolitiikan selvittäminen HKO: Sähköisen asioinnin vaikutukset hallinnon rakenteisiin, virastojen palveluverkkoon sekä toimintojen organisointiin RMO: Pankkien ja sijoituspalveluyritysten vakavaraisuuskehikon uudistamiseen liittyvät selvitykset ja vaikutusarviot VO: Laskutusdirektiivin implementointi - HE laiksi arvonlisäverolain muuttamisesta HY: Strategialähtöinen henkilöstösuunnittelu 6.2 Alkuanalyysit - hanketyön uhkat ja mahdollisuudet Pilottihankkeiden ja seurantaryhmän yhteisessä kesäkuussa 2002 pidetyssä työseminaarissa tehtyjen analyysien pohjalta muodostuneet näkemykset. 43

6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN... 6.2.1 Mahdollisuudet sidosryhmäanalyysin pohjalta Valtiovarainministeriö organisaationa Laadukas hanketyö näkyy yleisesti valmistelun laadussa, jonka tasoa arvioidaan (jälkiseuranta) Johto Hallittu ja johdonmukainen tiedottaminen ja avoimuus lisäävät vaikuttavuutta ja luottamusta Hanketyön periaatteet tukevat ministeriön arvojen toteutumista konkreettisesti (avoimuus, yhteistyö, ihmisen ja hänen pätevyytensä arvostaminen) Ministeriön linja on ulospäin yhdenmukainen, ja siinä näkyy koko organisaation sitoutuminen, mikä tukee vaikuttavuutta Valmistelun vaikutukset on arvioitu monipuolisesti ja niitä seurataan Hanketyön osaaminen antaa tarkentavat elementit uuteen palkkausjärjestelmään (hanketyypit, vaatimukset) Järjestelmällinen dokumentointi takaa valmistelun tehokkuuden ja jatkuvuuden (minimoi henkilöriskit hankkeen aikana ja sen jälkeen) sekä osaamisen siirtämisen Tavoitteellisuus ja vaikuttavuus korostuvat (tavoitteet ja halutut vaikutukset selkeät) Tuloksellisuuden arviointi ja seuranta helpottuvat (raportointitavat ja reagointi) Hankkeista saatavaa informaatiota voidaan hyödyntää tehokkaasti mm. strategisessa suunnittelussa Työskentelyn systematisointi lisää vaikuttavuutta (riskit ja tarpeet huomioitu) Resurssien kohdentaminen ja ajankäyttö tehostuvat suunnitelmallisuus korostuu ja sitä vaaditaan - fysiikan lait Vastuunjako ja roolit erityyppisistä hankkeista selkeät Hankkeiden hallitulle ulkoistamiselle paremmat edellytykset (suunnittelu, tietoisuus, tavoitteet) Riskejä ja epävarmuutta voidaan hallita paremmin (toimintaympäristön muutoksiin varauduttu) Yhteisö Valmistelun oikeudenmukaisuus korostuu ja voi vaikuttaa työilmapiiriin myönteisesti valmisteluvastuut jakautuvat tasaisemmin Henkilöriskit vähentyvät, stressi vähenee ja osaaminen siirtyy 44

6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN... Yksilö Vuorovaikutuksen merkitys korostuu (arvot, kannusteet) Toiminnallinen tehokkuus paranee Selkeät roolit, haasteet Valmistelun jatkuvuus ja tiedon saatavuus (dokumentointi) Valmiudet erityyppisten tehtävien hoitoon lisääntyvät mahdollisuudet kehittyvät Oman ajankäytön hallinta tehostuu Sidosryhmät Sidosryhmien näkökulman ottaminen huomioon hankkeen edellyttämällä tavalla (hankkeen onnistuminen, vaikuttavuus) Tiedon dokumentointi ja saatavuus sekä avoimuus 6.2.2 Uhkat ongelma-analyysin pohjalta Tavoitteet ja intressit ristiriidassa Kehittämisen kohdentaminen prosessit vs. tulos, ulkoiset paineet vs. sisäiset tarpeet Sitouttamisongelmat Sosiaaliset ja kulttuuriset ongelmat Yksin tekemistä ei saa unohtaa Vakiintuneet tottumukset Osastojen ja yksiköiden suuret kulttuurierot Teknologiset ongelmat Toimintatapojen vakiintuminen edellyttää teknisiä valmiuksia ja yhteensopivuutta (HARE, PATU, Valdo) Osaamiseen liittyvät ongelmat Osastojen ja yksiköiden väliset osaamiserot (substanssi ja työtavat) Vaatimukset johtamiselle Hanketyötapaan liittyvän osaamisen puutteet ottaen huomion sen edellyttämä kurinalaisuus ja vaativuus toimintatapana 45

6 PILOTTIHANKKEET JA NIIDEN... 6.3 Kokemukset ja opetukset Yhteenvetona pilottihankkeiden työssään saamien kokemusten, käyttämiensä konsultointipäivien ja yhteistyöseminaarien pohjalta voidaan todeta, että onnistuneen hankkeen osatekijät ovat: Hyvä ja huolellinen suunnittelu Hanke vastaa ja etsii ratkaisuja kohderyhmien todellisiin ongelmiin Hankkeen eri osapuolet ovat sitoutuneita hankkeen toteuttamiseen Hankkeen lopulliset hyödynsaajat on selkeästi määritelty Organisaatiolla on riittävä kapasiteetti (resurssit ja osaaminen) hankkeen toteuttamiseksi Osaava ja motivoitunut hankeryhmä Tehokas hankkeen hallinto ja johto Viitekehyksen yhtenä ansiona katsottiin olevan se, että se auttaa näkemään substanssin lisäksi prosessit ja rakenteet. Hyödyllisinä käytännön työkaluina nähtiin myös kehyksen soveltamisen tueksi laaditut hankeanalyysi-, hankesuunnitelma- ja arviointimallipohjat. Rahoitusmarkkinaosaston kehittämistyö ja siitä saadut opetukset: Lähtökohtana osastolla identifioitu tarve projektiosaamisen lisäämiseen ml. käsityksen luominen projektityön periaatteista Projekti tapana toimia ero prosessiin Osaston projektitoiminnan suunnittelu ja eri projektityypeille ominainen projektiohjeistus kolmen eri toteutusvaihtoehdon mukaan (kevyt ohjeistus/toteutus, keskiraskas ohjeistus/toteutus ja raskas ohjeistus/toteutus Tukihenkilöstöä tulee entisestään kannustaa projektitoimintaan. Vastuullinen projektiassistentti tukihenkilöstöstä. 46

7 HANKETYÖN KEHITTÄMINEN MUISSA... 7 HANKETYÖN KEHITTÄMINEN MUISSA ORGANISAATIOISSA NÄHTYÄ JA KUULTUA Elisa Oyj Satoja hankkeita kurinalainen ohjeistus hanketyypeittäin Systemaattiseen hanketyön kehittämiseen kohdistettu suuria panostuksia Ensi vaiheessa johto identifioi tarpeen, kouluttautui ja sitoutui Toisessa vaiheessa vuosia kestävä pakollinen ja pitkäjännitteinen koulutusohjelma Kehittämishankkeeseen kytkettiin organisatorisia ratkaisuja tai erityisiä vastuita - projektijohtaja ja project office Koulutus kannattaa aloittaa johdosta jos johto ei tunne asian ydinelementtejä ja koe kehittämistarvetta konkreettisesti, se ei voi myöskään sitoutua, jolloin mikään ei muutu (Elisa) Ulkoasiainministeriön kehitysyhteistyöosasto (KYO) Tarve syntyi vaatimuksesta tehostaa kehitysyhteistyöhankkeiden toteutusta ja seurantaa (1980-90 l) n. 1000 hanketta käynnissä jatkuvasti rahoitussykli määrää hankeen keston UM:n KY-hankkeisiin liittyvä erityspiirre on hankkeiden toteutus kohdemaassa, mikä asettaa erityisiä vaatimuksia suunnittelulle, ohjaukselle ja välineille (esim. web). UM:n intranetissä käytössä Työkalupakki, joka käsittää ohjeistusta (hankesykli > vuokaavio > ohjeet). Intranetin tekninen kehittäminen on ulkoistettu konsulttiyritykselle. 47

7 HANKETYÖN KEHITTÄMINEN MUISSA... Koulutuksesta UM:ssä vastaavat pääasiassa talon omat hanketyöasiantuntijat. Ulkopuolisia konsultteja käytettiin lähinnä kehittämisvaiheen aikana. SITRA Panostettu hanketyön kehittämiseen asiantuntijaorganisaatiossa, jossa hankkeita pääosin ulkoistetaan (suunnittelu ja seuranta korostuvat) Hankkeiden perusteelliseen suunnitteluun käytetään paljon aikaa (tyypillisesti 2 kk) Tärkeänä motiivina oman organisaation edun varmistaminen, jossa keskeistä on osaamispääoman kasvattaminen hankkeiden kautta (haastavaa) Projektityöskentelyn jäntevöittämiseksi laadittu käsikirja, jota päivitetään jatkuvasti ei yksityiskohtaisia ohjeita Jatkuva ja säännöllinen hanketyökoulutus koko organisaatiolle Asiantuntijaorganisaatiossa hanketyötavan ylläpito vaatii jatkuvaa huoltoa, koska asiantuntijaorganisaatio on kuin varpusparvi Sitra 48

LIITE LIITE 1 PILOTTIHANKEKUVAUS: Laskutusdirektiivin implementointi 12.5.2002 Laskutusdirektiivin implementointi Pilottihankekuvaus Hanke: Laskutusdirektiivi ja sen implementointi, joka toteutetaan hallituksen esityksen valmisteluna laiksi arvonlisäverolain muuttamisesta. Laajemmassa mielessä hanke käynnistyi jo Suomen osallistuessa vuosina 2000 2001 direktiiviehdotuksen valmisteluun ja työstämiseen komission ja neuvoston työryhmissä. Hankkeen vastuuhenkilönä toimii lainsäädäntöneuvos Suvi Anttila vero-osaston arvonlisäveroyksiköstä. Hanke on valmisteltu ja toteutettu jo ennen hanketyön kehittämisprojektia ja hanketyön viitekehyksen olemassaoloa.tässä muistiossa hankkeen lähtökohdat, valmistelu ja toteutus kuvataan hanketyön viitekehyksen rakennetta mukaillen. Kytkentä hallitusohjelmaan, VM:n/osaston strategiaan, EU:n puiteohjelmaan: Hanke liittyy EU:n SLIM ohjelman l. sisämarkkinoiden yksinkertaistamishankkeen II vaiheeseen; laskutusdirektiivin taustalla on elinkeinonharjoittajien komissiolle esittämä toivomus eri jäsenvaltioiden laskutuskäytäntöjen yhdenmukaistamisesta ja yksinkertaistamisesta. Asian on nostettu esiin myös ecofin-neuvoston ja tele- ja viestintäministerineuvoston toimesta sähköiseen kaupankäyntiin liittyen. Asia on esillä myös EU:n E-Europe ohjelmassa. Hanke on olennainen osa komission arvonlisäverotuksen kehittämisstrategiaa, jonka avulla pyritään edistämään yhteisön arvonlisäverojärjestelmän yksinkertaistamista, yhdenmukaistamista ja ajanmukaistamista lyhyellä aikavälillä. Hanke sisältyi myös osaston ja VM:n EU-strategiaan. Hankkeen luonne: Kyseessä on EU-direktiivin implementointi, joka toteutetaan hallituksen esityksen valmisteluna. Kysymyksessä on siten lain valmisteluhanke. Hankkeen alkuosassa kyse oli Suomen osuudesta EU-direktiivin säätämisessä. 49

LIITE Hankkeen tavoite: Hankkeen jälkimmäisen osan yleistavoitteena on saattaa EU:n laskutusdirektiivi voimaan kansallisesti arvonlisäverolakia muuttamalla elinkeinoelämän ja verohallinnon kannalta mahdollisimman yksinkertaisella, selkeällä ja joustavalla tavalla. Samassa yhteydessä suoritetaan kaikkien arvonlisäverolainsäädännön vähennysoikeuksien käyttämiseen, tositteisiin ja kirjanpitoon liittyvien säännösten kokonaistarkastelu. Kokonaisuudessaan hankkeen yleistavoitteena on sisämarkkinoiden toiminnan sekä sähköisen laskutuksen ja kaupan edistäminen. Direktiivissä säädetään laskunantovelvollisuudesta, alihankinta- ja itselaskutuksen sallimisesta, pakollisesta laskujen tietosisällöstä, sähköisen laskutuksen edellytyksistä sekä laskujen tallentamispaikasta ja tavasta. Suomen pyrkimykset kunkin osa-alueen osalta ovat korostaneet yritysten hallinnollisten kustannusten pienentämistä ja siten yritysten kilpailukyvyn edistämistä. Esimerkiksi sähköisen laskutuksen edellytysten osalta Suomi katsoi, että direktiiviehdotus saattaisi toimia sähköisen laskutuksen edistämistä vastaan (mm. edellyttämällä sähköisen laskutuksen infrastruktuurin uusimista Suomessa), ja Suomen osatavoitteena oli ehdotuksen väljentäminen siten, että se antaisi jäsenvaltioille mahdollisuuden soveltaa joustavampaa lähestymistapaa. Tämä ja muutkin Suomen tavoitteet saavutettiin, ja ne on tarkoitus toteuttaa lopullisesti direktiiviä implementoitaessa. Vaiheistus ja aikataulutus: Hankkeen tunnistaminen/1.vaiheen toteutus(direktiiviiehdotuksen työryhmävalmistelu): Komissio teetti asiasta vuonna 1999 valmistuneen tutkimuksen (konsulttitoimeksianto), joka toimitettiin laajalle joukolle elinkeinonharjoittajia erityisesti komission Internet-sivuston kautta. Tutkimusraporttia käsiteltiin vuoden 2000 alussa jäsenvaltion edustajista koostuvassa komission työryhmässä. Suomessa tutkimus annettiin kommentoitavaksi tietyille etujärjestöjen, ministeriöiden ja verohallituksen edustajille. Komissio antoi asiasta direktiiviehdotuksen vuoden 2000 lopussa. Asian valmistelu jatkui komission tekemän direktiiviehdotuksen pohjalta vuoden 2001 aikana neuvoston työryhmässä (10 kokousta), jossa Suomi toi esiin omia kantojaan. Etukäteen on vaikeaa tietää, kuinka kauan direktiiviehdotuksen käsittely kestää neuvoston työryhmävaiheessa. Tämän vuoksi tässä vaiheessa on siten vaikeaa arvioida kansallisen lainsäädännön voimaantulon aikataulua. VM:öön hanke tuli annettuna edellä viitattuun komission käynnistämään hankkeeseen ja sen tuloksena syntyneeseen tutkimukseen ja direktiiviehdotukseen liittyen. Tämä on tyypillinen hankkeen käynnistymismuoto EU-lähtöisissä hankkeissa. Hankkeen 50

LIITE tunnistamisvaihe toteutui siten alkuun komission osalta tehdyn tutkimustoimeksiannon kautta sekä edelleen direktiiviä valmistelleiden komission ja neuvoston työryhmien työn aikana, jossa Suomi oli mukana. EU-hankkeiden osalta voidaan yleisesti todeta, että niihin liittyy potentiaalisia sosiaalis-kulttuurisia ongelmia, jotka voivat olla merkityksellisiä hankkeen toteuttamiselle (vrt. ongelma-analyysi). Tästä voi konkreettisena esimerkkinä mainita lainsäädäntöperinteen, joka on Suomessa ja pohjoismaissa yleisluontoisempi ja joustavampi (vrt. anglosaksiset maat, jossa perinne päinvastainen ja yksityiskohtiin menevä). VM:n osalta hankkeen tunnistamisvaiheen aktiivisin osa käynnistyi komission direktiiviehdotuksen analysoinnilla ja Suomen kantojen valmistelulla. VM/VO/S. Anttila lähetti komission direktiiviehdotuksen kommentoitavaksi määritellyille sidosryhmille (vrt. sidosryhmäanalyysi). Komission tekemän direktiiviehdotuksen pohjalta VO:lla tehty ongelma-analyysi osoitti, että esimerkiksi sähköistä laskutusta koskevien komission ehdotusten toteutuminen merkitsisi todella merkittäviä kustannuslisäyksiä suomalaisten yritysten kannalta. Useilta muiltakin direktiiviehdotuksen osilta Suomella oli liberaalimpia näkemyksiä. Tämän vuoksi Suomi panosti paljon näkökantojensa ajamiseen. Valmistelun kuluessa oltiin monin tavoin yhteydessä eri sidosryhmiin. Direktiiviehdotuksen sähköistä laskutusta koskevien kohtien käsittelyä varten hankkeen toteuttaja (S. Anttila) perusti epävirallisen tausta-asiantuntijaryhmän, jossa olivat edustettuina maan parhaat lähinnä elinkeinoelämää edustavat asiantuntijat laskutuksen, taloushallinnon ja tietotekniikan (laskutusjärjestelmät) alueilta. Asiantuntijaryhmän yhteydenpito perustui kokousten lisäksi pääosin sähköpostiin, jossa vaihdettiin kysymyksiä ja kommentteja. VO/S. Anttila jakoi informaatiota asian valmistelusta avoimesti. Hänellä oli myös suoria yhteyksiä komission ja eri jäsenvaltion edustajien kanssa. Komission ja neuvoston työryhmän puheenjohtajajäsenvaltion edustajat tulivat neuvotteluun vero-osastolle Suomen näkökantojen huomioimiseksi. Anttila on käsittelyn kuluessa ollut yhteydessä verohallitukseen sekä tietyiltä osin mm. LVM:öön, KTM:öön, OM:öön ja SM:öön. European e-business Tax Groupin edustajat kävivät Suomessa keskustelemassa direktiiviehdotuksesta. Anttila osallistui myös Barcelonassa järjestettyyn direktiiviehdotusta koskevaan konferenssiin, johon osallistui eri maiden elinkeinoelämän ja hallinnon edustajia. Asiantuntijaverkoston ylläpito ja huolto vie paljon aikaa, mutta tässä tapauksessa sen hyödyt olivat selkeät. Verkosto voi myös tuoda mahdollisia hyötyjä pidemmällä aikavälillä ja ne voivat realisoitua jonkun toisen teeman yhteydessä. Tässä mielessä verkoston luominen on eräänlainen investointi. Toisaalta jokainen hanke vaatii usein käytännössä juuri sen hankkeen erityisvaatimukset täyttävän verkoston. 51

LIITE Hankkeen 2. vaiheen toteutus (neuvoston vahvistaman direktiivin toimeenpano): Hankkeen jälkimmäinen toteutusvaihe eli neuvoston vahvistaman laskutusdirektiivin implementointi oli aktiivisessa vaiheessa lähinnä vuoden 2002 syksyllä. Direktiivin tulee olla implementoituna kansalliseen lainsäädäntöön eli arvonlisäverolakiin viimeistään vuoden 2004 alusta lukien. Tavoitteena oli antaa hallituksen esitys eduskunnalle vuoden 2002 syyskaudella, jotta yritykset saisivat riittävän siirtymäajan laskutusjärjestelmiensä muuttamiseen. Toteutusvaiheessa VM:n/VO:n ohella mukana olevia toimijoita olivat verohallitus ja KTM (mahd. muutokset kirjanpitolakiin). Lisäksi teemasta käytiin keskustelemassa erilaisilla foorumeilla (mm. TT:n verotyöryhmä). Valmistelun aikana oltiin yhteydessä myös joidenkin EU-kollegoiden kanssa, joilla myös implementointi valmistelussa (mm. Saksa, Englanti). Lisäksi Suomi tulee osallistumaan laskutusdirektiiviä käsittelevään EU:n jäsenvaltioiden virkamiehille järjestetämään seminaariin ja pitämään siellä esityksen implementoinnistaan. Direktiiviin sisältyvän yhden option osalta on direktiivin vaatimuksen mukaisesti konsultoitu komission alv-komiteaa. Hallituksen esitysluonnos lähetettiin ennen esittelyä lausuntokierrokselle 30 eri sidosryhmälle. Epävirallinen tausta-asiantuntijaverkosto ei toimi enää tässä vaiheessa aktiivisesti. Hankkeen toteutuksen loppuvaiheeseen sisältyi vaihe, jossa sisällöllisesti valmis hallituksen esitys käännetään ja taitetaan määritellyn mallin mukaisesti. Hanke kulminoitui tässä vaiheessa 20.12.2002 eduskunnalle annettuun hallituksen esitykseen arvonlisäverolain ja kirjanpitolain 2 luvun 9 :n muuttamisesta (HE 266/ 2002). Eduskunta on hyväksynyt lait niin, että ne tulevat voimaan vuoden 2004 alusta (325/2003 ja 326/2003). Eduskunta hyväksyi lait muutoin esityksen mukaisina paitsi että nosti vähäisen laskun rajan 200 eurosta 1000 euroon. (Komission kannan mukaan 1000 euron raja on liian korkeana direktiivin vastainen). Hankkeen kolmannen vaiheen toteutus tarkoittaa eduskunnan vahvistaman lain toimeenpanoa ja soveltamista. Anttila on käynyt puhumassa laskutusta koskevista muutoksista erilaisissa verohallinnon ja yksityisten yritysten järjestämissä koulutustilaisuuksissa. Verohallitus on laatimassa asiasta ohjetta ja pyytänyt luonnoksesta VM:n kommentteja. 52

LIITE Hankkeen arviointi: Hankkeen 1. ja 2. vaiheelle asetetut tavoitteet voidaan katsoa saavutetun (perustuen pääosin valmistelijan itse suorittamaan arviointiin, jossa huomioitu myös eri tahoilta tullut palaute). Hankkeen tuloksena valmistuvan hallituksen esityksen mukainen lainmuutos tulee voimaan vasta 2004 vuoden alusta. Lainmuutoksen vaikutusten ex postarviointi olisi mahdollisesti relevanttia vasta tuon ajankohdan jälkeen, kun laki ja sen edellyttämät käytännöt ovat olleet jonkin aikaa voimassa. Arviointia voi tehdä jälkikäteisarvioinnin ohella myös etukäteen, mistä tässä hankkeessa on esimerkkinä tunnistamisvaiheessa tehty arviointi komission direktiiviehdotuksen vaikutuksista. Tämä arviointi oli Suomen kantojen ja strategian määrittelyn pohjana, mikä puolestaan johti Suomen tekemään mittavaan panostukseen neuvoston työryhmässä. Hankkeen toteutustapa: Hanke on toteutettu tunnistamisvaiheessa aluksi komission työryhmän toimesta ja sitten neuvoston työryhmässä, joissa molemmissa Suomi mukana (Suvi Anttila jäsenenä). Kansallisessa valmistelussa hankkeessa ei ole ollut ohjaus- tai hankeryhmää vaan hanke on toteutettu yksilötyönä. Toteutuksesta on vastannut lainsäädäntöneuvos Suvi Anttila (vero-osaston arvolisäveroyksikkö). Hankkeesta on keskusteltu säännöllisesti alv-yksikön yksikön päällikön kanssa. Hankkeen EU-kokouksia on seurannut myös Tiina Maisala samasta yksiköstä. Suvi Anttila ollut valmistelun kuluessa monin tavoin yhteydessä eri sidosryhmiin mm. organisoimalla valmisteluprosessiin epävirallisen tausta-asiantuntijaryhmän, jossa maan parasta osaamista sähköisen laskutuksen osalta. Sidosryhmät: Koko elinkeinoelämän eri sektorit, koska laskutusdirektiivi koskee kaikkea arvolisäverotuksen alaista yritysten välistä kauppaa. Yritykset ja etujärjestöt ovat hankkeen välittömiä sidosryhmiä (mm. Teollisuuden ja Palvelualojen työnantajaliitot, Keskuskauppakamari, HTM- ja KHT-yhdistykset, Tietotekniikan kehittämiskeskus, European e- business Tax Group).Verohallinto. Komission, neuvoston ja eri jäsenvaltioiden valtiovarainministeriöiden edustajat. Tietyiltä osin HKO, KTM, LVM, OM, SM ja valtiokonttori. 53

LIITE Resurssit: Hankkeen resurssit koostuvat työajasta (pääosin Suvi Anttila), matkakuluista (Bryssel; neuvosto korvannut lentoliput), hallituksen esityksen toimitus- ja painatuskuluista. Dokumentointi ja tiedotus: Kaikki dokumentit on viety Eurodociin (mm. neuvoston työryhmän pöytäkirjat ja lausunnot) ja kokousraportit myös Valdoon. Direktiivi, hallituksen esitys ja lait ovat virallisesti julkaistavia ja painettavia asiakirjoja. Valmistelun aikana syntyneet työpaperit ovat valmistelijan hallussa. VM antanut direktiivin hyväksymisestä ja hallituksen esityksestä lehdistötiedotteet, jotka olleet saatavilla myös Internetissä. Verohallituksen ohje tulee verohallituksen nettisivuille. Ohjaus ja raportointi: Hankkeesta on keskusteltu säännöllisesti arvolisäverotusyksikön päällikön kanssa, jolle on raportoitu hankkeen etenemisestä. Suomen kantojen valmistelusta on informoitu yleisten periaatteiden mukaisesti EU-valmistelujaostoa ja eduskuntaa. Keskeisiä sidosryhmiä on informoitu erityisesti direktiiviehdotuksen käsittelyvaiheessa aktiivisesti. Sidosryhmiä informoitu myös hallituksen esityksen valmisteluvaiheessa (mm. TT:n verotyöryhmä). 54

LIITE 2 VUODEN 2003 AIKANA AIEMMIN SARJASSA ILMESTYNEET JULKAISUT 1/2003 Ammattimaiseen johtamiseen valtionhallinnossa Johdon kehittämisen strategia 2002-2012 2/2003 Parempaan tilivelvollisuuteen Valtion tilinpäätösuudistuksen periaatteet 3/2003 Tilastolain kehittämistyöryhmän muistio 4/2003 Keskenään kilpailevat säästötuotteet SIVA-työryhmän väliraportti 5/2003 Laatua verkkoon 6/2003 Valtionhallinnon johdon kehittämisen strategia 2002-2012 -selvitysosa 7/2003 Valtion palveluksessa olevien terveydenhuolto ulkomailla 8/2003 Haasteena tuleva osaaminen 9/2003 Tulosohjauksen terävöittäminen 10/2003 Julkisoikeudellisen palkkasaatavan viivästyskorko 11/2003 Suomen Pankkia koskevan lainsäädännön tarkistaminen 12/2003 Yhdessä parempaan työyhteisöön 13/2003 Parempaan yhteistoimintaan valtionhallinnossa - Selvitysosa työryhmämuistioon 12/2003 14/2003 Selvitys ja tilannearvio valtion sopimusalojen uusien palkkausjärjestelmien valmistelutilanteesta 15/2003 Valtion määräaikaiset palvelussuhteet - Määräaikaisten palvelussuhteiden käyttöä valtionhallinnossa selvittäneen työryhmän loppuraportti 16/2003 Hallinnon sisäisten tietoluovutusten hinnoittelu 55

56