Excel taulukkolaskenta tutuksi JY Tietohallintokeskus hannele.rajaniemi@jyu.fi SISÄLTÖ: laskeminen kaavan kirjoittaminen ja peruslaskutoimitukset (+, -, *, /) helppoja funktioita (keskiarvo, maksimi, minimi, laske, jos) suhteellinen ja suora viittaus laskeminen useasta taulukosta taulukon muokkaaminen ja muotoileminen kaaviolla havainnollistaminen tietojen lajittelu ja suodatus ohjelmien yhteiskäyttö THK - HR 2
Taulukkolaskentaohjelma järjestä, laske ja analysoi tietoja laita Excel laskemaan puolestasi! esitä yhteenvetoja havainnollista tietoja kaaviolla esimerkkejä: kokonaismyynti: taulukko ja kaavio osallistujaluettelot (=> Word: tarrat) THK - HR 3 Työkirjan osat työkirja sisältää useita laskentataulukoita taulukonvalitsimet! laskentataulukossa on rivejä numeroin (max 65 536) sarakkeita kirjaimin (max 256) solu rivin ja sarakkeen leikkauskohta esim. A1, B5 (solunimi eli soluosoite) solualue esim. A1:C4 THK - HR 4
Tiedon syöttäminen 1. Kirjoita soluun tieto numero- tai tekstimuodossa 2. Hyväksy: Enter / nuolinäppäin / sarkainnäppäin / hiiren napsautus toisessa solussa / Kaavarivin Enter painike Korjaa solun sisältöä: Peruuta Kaavarivillä painike solussa (F2 näppäin) Lisää funktio - painike THK - HR 5 Tiedon syöttäminen Automaattinen täydennys kirjoitettaessa: Excel ehdottaa aiemmin kirjoittamaasi hyväksy Enterillä Desimaalierottimena: pilkku (10,25) 10.25 => Excel tulkitsee päivämääräksi Älä kirjoita desimaalinollia, vaan muotoile jälkikäteen THK - HR 6
Automaattinen täyttö Kirjoita tammikuu ja vedä solun täyttökahvasta viikonpäivät: ma, kuukaudet: tammi(kuu), päivämäärät: 1.5, vuodet: v.2005 tai 2005 myös: Tuote 1, kellonaika: 12:00 Täyttösarjat: 1. syötä kaksi ensimmäistä arvoa esim. 1 ja 2 kellonajat: 12:00 ja 12:15 2. valitse molemmat solut ja vedä täyttökahvasta THK - HR 7 * Liikkuminen taulukossa Enter Sarkain Nuolinäppäimet Ctrl + Home Ctrl + End Page Up / Down alaspäin oikealle nuolen mukaan seur. soluun Siirry taulukon 1. soluun (A1) Siirry taulukon viimeiseen soluun, jossa tietoa yksi näyttö ylös- tai alaspäin THK - HR 9
Kaavan kirjoittaminen Kaava alkaa = -merkillä. viittaa soluun suhteellinen viittaus eli kaavaa muuttuu kopioitaessa uusien solujen mukaan esim. =B5-B8 tai =SUMMA(B4:D4) laskutoimitukset: yhteenlasku: + / vähennyslasku: - jakolasku: / kertolasku: * kopioi kaavaa täyttökahvalla (vedä tai tuplaklikkaa) THK - HR 10 TÄRKEÄÄ: käytä kaavoissa soluviittauksia (EI numeroita!) esim. D2, E5 solun tyhjentäminen DEL => vain sisältö (!!) Muokkaa > Tyhjennä > Kaikki (sisältö ja muotoilut) THK - HR 11
Kaavan muokkaaminen napsauta solua ja kaava tulee näkyville kaavariville muokattavaksi (tai tuplaklikkaa tai F2 => voit muokata solussa) HUOM: kun muutat jonkin solun arvoa, muutos päivittyy automaattisesti koko taulukkoon THK - HR 12 Aluevalinnat Alue Alueet Rivi tai sarake Koko taulukko Valinnan peruminen vedä hiirellä solujen yli napsauta alueen viimeistä solua Vaihto näppäin pohjassa Ctrl pohjassa napsauta rivi- tai sarakenumeroa napsauta Valitse kaikki painiketta (vasen yläreuna) napsauta mitä tahansa solua THK - HR 13
Solujen siirto ja kopiointi 1(3) Leikepöydän avulla: painikkeet Ctrl+C (Kopioi), Ctrl+X (Leikkaa), Ctrl+V (Liitä) Liittämisasetukset painike: voit vaihtaa muotoilua Muokkaa > Liitä määräten! Kaavat Pelkät arvot Liitä linkki THK - HR 14 Solujen siirto ja kopiointi 2(3) Vedä ja pudota - tekniikalla Leikkaa: valitse solu(t) ja vedä hiirellä nelipäinen nuoli Kopioi: CTRL pohjassa! hiiren kakkospainikkeella vetäminen valitse pikavalikosta toiminto THK - HR 15
Solujen siirto ja kopiointi 3(3) HUOM: Excel korvaa kohdealueen tiedot tietoja liitettäessä! Vetämällä: jos siirrät: Excel tarkistaa jos kopioit: tiedot korvautuvat suoraan! Solun lisääminen solujen väliin: Liitettäessä: valitse Lisää-valikosta Leikatut / Kopioidut Solut. THK - HR 16 * Officen leikepöytä Muokkaa > Officen leikepöytä (yhteinen eri ohjelmille!) huom. vain arvot, EI kopioi kaavoja! Liitä kaikki / Liitä yksitellen THK - HR 17
Taulukon muokkaaminen napsauta hiiren kakkospainikeella sarake- tai riviotsikkoa ja valitse pikavalikosta Lisää tai Poista rivi / sarake Piilota / Näytä Sarakkeen tai rivin leventäminen vedä hiirellä (kaksipäinen nuoli) tai kaksoisklikkaa sarake- tai riviotsikon päällä THK - HR 18 Lukujen muotoileminen Muotoile > Solut: Luokka! esim. Päivämäärä, Teksti, Erikoismuotoilu: Postinumero, Henkilötunnus Yhdistä ja keskitä painike valitse ensin yhdistettävät solut! Valuutta ( -merkki) Prosentti (kirjoita: 0,05 => 5 %) Erotinmuoto (= luvut pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella) Lisää / Vähennä desimaaleja THK - HR 19
Solujen muotoileminen Solun sisällön rivitys: useampi rivi samassa solussa: ALT + ENTER Tekstin kirjoitussuunta solussa: Muotoile > Solut ja Tasaus välilehti THK - HR 20 Taulukon muotoileminen Taulukon reunaviivat ja solun täyttövärit valitse ensin aktiiviseksi alue Muotoile > Automaattinen muotoilu valitse ensin alue ja sitten valmis malli THK - HR 21
Taulukkovalitsimet siirry työkirjassa eri taulukoihin käsittele taulukoita ryhmänä (usean valinta: Vaihto-näppäin) esim. luot samansisältöisiä taulukoita napsauta hiiren kakkospainikkeella Lisää uusia Nimeä Siirrä tai kopioi THK - HR 23 Laskeminen: SUORA VIITTAUS! soluviittaus pysyy samana, kun kaavaa kopioidaan toiseen soluun esim. alennus%, kokonaispistemäärä $ -merkki rivin kirjaimen ja sarakkeen eteen, esim. =D5/$H$7 kätevimmin: F4-näppäimellä! THK - HR 24
Laskeminen FUNKTIOILLA 1(4) funktio on valmis kaava napsauta työkaluriviltä Summa-painikkeen nuolta Summa Keskiarvo Laske (lukuja sisältävien solujen määrä) Maks (suurin luku) Min (pienin luku) THK - HR 25 Laskeminen funktioilla 2(4) yli 300 funktiota funktio vaatii erilaiset lähtötiedot eli argumentit napsauta kaavariviltä Lisää funktio painiketta Etsi funktio ja napsauta Siirry TAI: valitse funktioluokka (9): Tilasto: Keskiarvo Matemaattiset: SUMMA.JOS Rahoitus: Korko jne. THK - HR 26
Laskeminen funktioilla 3(4) napsauta kaavariviltä Lisää funktio painiketta 1. VALITSE FUNKTIO: kirjoita funktion nimi Etsi funktio kohtaan ja napsauta Siirry THK - HR 27 Laskeminen funktioilla 4(4) TAI: valitse funktioluokan (9) alta funktio: esim. Tilasto: Keskiarvo, Keskihajonta, Laske-funktiot Matemaattiset: SUMMA.JOS Rahoitus: KORKO, MAKSU jne. 2. Funktiolle on aina määriteltävä argumentit eli lähtötiedot / alue, joista lasketaan ja mahdolliset ehdot THK - HR 28
Virheilmoitukset 1(2) ###### liian kapea sarake #ARVO! #NIMI? #VIITTAUS! #JAKO/0! kaavassa väärä argumentti (esim. tekstiä arvon sijaan) kaavassa tekstiä, jota Excel ei tunnista kaava viittaa soluun, jota ei ole (esim. solu on poistettu) kaava yrittää jakaa nollalla THK - HR 29 Virheilmoitukset 2(2) vihreä kolmio solussa: yleensä kaavassa virhe Jäljitä virhe -painike THK - HR 30
* Kaavat: virheiden jäljitys Näytä > Työkalurivit > Kaavan tarkistaminen Jäljitä edeltäjät, josta aktiivisen solun kaava hakee arvot sininen jäljitysnuoli edeltäjistä aktiiviseen soluun Jäljitä seuraajat siniset nuolet aktiivisesta solusta niihin soluihin, joissa käytetään sen arvoa Poista nuolet -painike THK - HR 31 Laskeminen useasta taulukosta =Jyväskylä!B6+Tampere!B6+Helsinki!B6 1. Yhteenveto-taulukossa: napsauta solua (esim. B6) ja aloita kaavan kirjoittaminen = -merkillä. 2. Napsauta ensin taulukkovalitsinta (Jyväskylä) ja napsauta sitten solua. Lisää kaavaan + -merkki. Toista. 3. Lopuksi hyväksy kaava enterillä. (tai: Summafunktiolla: valitse 1. taulukon solu ja SHIFT pohjassa muut taulukonvalitsimet) THK - HR 32
Taulukon viimeistely Tiedosto > Sivun asetukset ja Ylä- tai alatunniste OMA tunniste esim. tekijän nimi, päiväys, sivunumero Esikatsele! Sivunvaihtojen esikatselu -painike voit vetää vaihdon hiirellä uuteen kohtaan TAI: Lisää > Sivunvaihto THK - HR 33 Suuren taulukon selaaminen voit selata taulukkoa siten, että otsikko-rivi ja/tai vasemmasta reunasta otsikko-sarake on koko ajan näytöllä esillä 1. Valitse solu, jonka yläpuolella olevat rivit ja vasemmalla puolella olevat sarakkeet haluat kiinnittää. 2. Valitse Ikkuna-valikosta Kiinnitä ruudut THK - HR 34
Tulostaminen 1(2) Tiedosto > Sivun asetukset ja Sivu - välilehti: Pysty tai vaaka Suurenna tai Pienennä / Sovita sivulle Taulukko välilehti: Tulostusotsikot: Ylhäällä toistettavat rivit Tulosta ruudukko (solujen reunat) THK - HR 35 Tulostaminen 2(2) Vain aktiivinen taulukko tulostetaan oletuksena valinta / valitut taulukot / koko työkirja Jos tulostat vain osan taulukosta: 1. Valitse alue (osa / kaavio) 2. Tiedosto > Tulosta > Tulostetaan valinta THK - HR 36
Kaavion teko napsauta Lisää kaavio painiketta 4-vaiheinen ohjattu kaavio - prosessi: 1. Valitse kaaviolaji. 2. (Valitse lähdetiedot) 3. Kirjoita kaaviolle otsikko sekä y- ja x-akseleille selitteet. 4. Sijoita kaavio: Uuteen taulukkoon tai objektina. THK - HR 37 Kaavion teko tarkemmin 1(2) valitse ensin taulukosta solualue maalaamalla otsikot mukaan! napsauta Lisää kaavio painiketta 4-vaiheinen ohjattu kaavion luominen: 1. Valitse kaaviolaji. esim. pylväs ja vaihtoehto: esim. 3-ulotteinen vinkki: voit esikatsella: Kaaviomalli painikkeella (pidä hiiri pohjassa) THK - HR 38
Kaavion teko 2(2) 2. Näet kertauksena lähdetiedot. voit halutessasi vaihtaa sarjat riveiltä tai sarakkeilta 3. Kirjoita kaaviolle otsikko sekä y- ja x-akseleille selitteet. 4. Sijoita kaavio: Uuteen taulukkoon (=> isokokoinen: ilmestyy uusi taulukkovalitsin) tai objektina (yleisempi: osaksi taulukkoa). THK - HR 39 Kaavion muokkaaminen 1(3) valitse ensin kaavio napsauttamalla aktiivisen kaavion ympärille ilmestyvät mustat valintaruudut muokkaa Kaavio työkalurivin avulla TAI: napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella THK - HR 40
Kaavion muokkaaminen 2(3) hiiren kakkospainikkeella saat pikavalikon voit muokata esim. Kaavion asetukset esim. piirakassa arvo tai % esille Muotoile kaavion alue vaihda väri pylväisiin tai fontti lisää Täytön tehosteet > Kuvio (esim. viivoitus) Kaaviolaji voit vaihtaa pylväät palkkidiagrammiksi THK - HR 41 Kaavion muokkaaminen työkalurivillä 3(3) Vaihda kaaviolajia Sarjat riveittäin/ sarakkeittain Näytä / Piilota Selite tai Arvotaulukko Valitse alue Muotoile aluetta fontti, väri, ominaisuudet Arvo- tai luokkaotsikoiden tekstit THK - HR 42
Tietojen lajittelu järjestät taulukon rivit halutun lajittelukriteerin mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen 1. valitse yksi sarakkeen solu, jonka mukaan lajittelet 2. napsauta Lajittele nousevasti / laskevasti painiketta THK - HR 43 Tietojen lajittelu, jos usea ehto voit lajitella usean tekijän mukaan kaksi vaihtoehtoista tapaa: A. Painikkeiden avulla: aloita lajittelu vähiten tärkeästä sarakkeesta tai: B. Tiedot > Lajittele valinta-ikkunassa: valitse 1., 2. ja 3. lajitteluperuste THK - HR 44
* Lajittelu usean tekijän mukaan Esim. hakijat yliopistojen mukaan ja yliopiston sisällä hakijat aakkosjärjestykseen A: painikkeet: ensin hakijat (sukunimi) ja sitten yliopistot (hyväksytyt) B: valinta-ikkunassa: 1. lajitteluperuste: yliopistot 2. lajitteluperuste: hakijat THK - HR 45 Tietojen suodatus 1(4) haet luettelosta esille vain ne tiedot, jotka täyttävät ehdot => muut hetkeksi piiloon, mutta tiedot eivät häviä! 1. Valitse yksi solu luettelosta 2. Tiedot > Suodata > Pikasuodata => nuolet sarakeotsikoihin THK - HR 46
Tietojen suodatus 2(4) 3. Napsauta nuolipainiketta ja tee valinta valitse sarakkeen tiedoista yksi arvo (esim. paikkakunnan nimi) THK - HR 47 Tietojen suodatus 3(4) Ehdot: Oma pikasuodatus ikkuna: esim. Ehto-kenttä: On suurempi tai yhtä suuri kuin Arvo-kenttä: 100 * Vinkki: myös jos sarakkeessa useita suodatusehtoja: esim. Jyväskylä TAI Tampere THK - HR 48
Tietojen suodatus 4(4) sininen nuoli: sarakkeessa on suodatus päällä Kaikki => poistat sarakkeesta suodatuskriteerit ja saat kaikki tiedot näkyville Suodatuksen poistaminen kerralla kaikista sarakkeista yhdellä kertaa: Tiedot > Suodata > Näytä kaikki Lopetus: Tiedot > Suodata > Pikasuodata valinta pois THK - HR 49 Vinkkejä suodatuksen jälkeen Tulostaminen: kun suodatus on päällä, tiedostosta voi tulostaa listan suodatetuista tiedoista Tallentaminen: jos tallennat tiedoston suodatuksen, valinta jää päälle/säilyy ellet erikseen pura suodatusta THK - HR 50
Vinkkejä: Lisää > Kommentti merkiksi soluun punainen kolmio lue kommentti: vie osoitin kolmion päälle Taulukon kopiointi toiseen työkirjaan napsauta taulukkovalitsimen kohdalla kakkospainiketta ja valitse Kopioi valitse alasvetovalikosta joko uusi työkirja (tai valitse aiemmin avaamasi työkirja) THK - HR 51 Ohjelmien yhteiskäyttö: Excel => Wordiin 1(2) 1. Excelissä: kopioi taulukko tai kaavio 2. Wordissa: Liitä (=> kuten Wordin taulukko) Tai: Muokkaa > Liitä määräten: Excel objektina (=> voit jälkikäteen muokata Excelin työkaluilla) Kuvana Liitä linkki (=> muutokset päivittyvät) THK - HR 52
Ohjelmien yhteiskäyttö: Excel => Wordiin 2(2) Liitä kaavio => oletus: kuvana VAIHTOEHTO: Muokkaa > Liitä määräten: Liitä linkki: muutokset Exceltiedostossa päivittyvät automaattisesti (kevein tiedosto!) Excel-objektina: voit muokata jälkikäteen kaavion numeerisia tietoja Excel-työkaluilla Word-ohjelmassa THK - HR 53 Ohjelmien yhteiskäyttö: Word => Exceliin 1. Kopioi tiedot Wordissä: kopioi leikepöydälle tietoa taulukkomuodossa (tai erottele sarkaimella tiedot) 2. Excelissä: Liitä * Vinkki: Wordissa: Taulukko > Muunna> Teksti taulukoksi THK - HR 54
Ohjelmien yhteiskäyttö: Excel => Powerpointiin 1. Kopioi taulukko/kaavio Excelissä. 2. Siirry PP:iin: Liitä => kuten PP:ssa tehty taulukko vinkki: muuta heti fonttikoko isommaksi! jos kaavio => Excel kaavio objektina (oletus) tai Muokkaa: Liitä määräten: Kuva tai Liitä linkkinä THK - HR 55 HARJOITUKSIA O-asema >Visible2Everyone > Tietohallintokeskus kouluttaa > Excel perusteet TAI: users.jyu.fi/~hara/excel THK - HR 56