Tietojärjestelmän kehittäminen syksy 2003 Ryhmä C2 <tjkc2@tuug.fi> Korjattu väliraportti 2-31.10. Päivi Laiterla Tomas Windahl Toni Nikkanen Antti Lehto
Sisällysluettelo Rich Picture...3 Rich Picturen selitystä... 4 Käsitemalli... 5 P-tason arviointia... 7 Mittarit...8 Projektiaikataulu... 9 2
Rich Picture 3
Rich Picturen selitystä Rich Pictureen on lisätty yhteys SAM:in ja AE:n välille. AE osallistuu myös käynnissä olevaan projektiin, eikä pelkästään tee alustavia projektitarjouksia asiakkaille. ACE:a ja Experience Databasea käytetään tarjottavan projektiaikataulun suunnitteluun. ACE:a ei käytetä suoraan, vaan ACE-tiimin asiantuntijat toimivat AE:n ja SAM:n apuna Samoin käytetään paperiarkistoissa olevia projektitietoja, koska näitä ei ole siirretty tietokoneelle kokonaan. Tietojen saatavuudessa ja käytettävyydessä on ongelmia. Asiakkaalle tarjotaan alustavaa projektitarjousta. Tarjouksen antaminen voi joskus projektinhallinnan ongelmien vuoksi viivästyä, jolloin asiakas saatetaan menettää. Kommunikaatio firmassa toimii e-mailin välityksellä ja kaikkien toimijoiden (AE, SAM, osastojen työntekijät) välillä koetaan olevan kommunikaatiovaikeuksia. 4
Käsitemalli AE Contact customer Determine requirements Get time estimate from ACE team Customer does not accept cost and time estimate Generate cost and time estimates, research plan Client Sell project C Asiakas A AE T Alustava projektisuunnitelma W Suunnitelman tulee olla tarkka ja valmistua nopeasti O Survey Inc. E Suunnitelman hyväksyminen & toteutuminen Account Executive tekee asiakkaalle alustavan projektisuunnitelman, jonka tarkkuuden tulisi olla mahdollisimman hyvä. Onnistuminen parantaa Survey Inc:in mahdollisuuksia saada projekti myydyksi ja toteutetuksi suunnitellulla tavalla. 5
SAM Create job schedules Assign staff to jobs Reschedule jobs if requirements change Departments Monitor and manage the progress of the project C Osastot A SAM T Töiden aikataulutus W Aikataulussa pitää pysyä O Survey Inc. E Business SAM tekee osastoille aikataulut, joita jokaisen osaston tulee pystyä noudattamaan. Aikatauluissa pysyminen on tärkeää, jotta Survey Inc. menestyisi liiketoiminnassaan. Aikatauluja voidaan joutua myöhemmin muuttamaan. 6
P-tason arviointia Survey Inc:in mukaan toivottavia kehityskohteita ovat projektin hallinnan tuottavuuden ja kirjanpidon parantaminen, tiedon siirrettävyyden ja työtapojen yhteensopivuuden parantaminen, sekä nykyisten tietojärjestelmien tehokkuuden maksimointia. Lisäksi toivotaan uuden teknologian mahdollisuuksien selvittämistä. Survey Inc kirjaa päämäärikseen tavoitteen, tuloksen ja hyvän mielen. Nämä avaintavoitteet toimivat taustalla p-tasolla havaittujen parannusehdotusten merkitsevyyttä arvioitaessa. Projektisuunnitelmia tehtäessä vanhojen projektien suorittamiseen liittyvää informaatiota ei yrityksessä koeta saatavan riittävän tehokkaasti käyttöön. Ongelmia on sekä tietokantojen ja järjestelmien (Experience Database, ACE) toimivuudessa sekä paperiarkistojen hyödyntämisessä. Projektitarjousten tekemiseen tarvitaan kokeneiden työntekijöiden asiantuntemusta, joka on yrityksessä luonnollisesti korvaamaton voimavara. Toisaalta projektitarjousten suunnitteluun kuluu paljon työntekijöiden aikaa ja panos on poissa jostain muusta työtehtävästä. Työn tehokkuus ja tuottavuus saattaa kärsiä. Lisäksi firman kommunikaatiovaikeudet vaikuttavat myös suunnitteluprosessin sujuvuuteen. Tarjouksia pyritään tekemään mahdollisimman nopeasti ja tarkasti, viivästyminen ja epätarkkuus vaikuttaa kielteisesti asiakastyytyväisyyteen. Yrityksessä koetaan, että asiakkaan kanssa ei aina ehditä myöskään kommunikoimaan tarpeeksi. Vanhojen projektitietojen saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen nopeuttaisi suunnitteluprosessia ja vapauttaisi työntekijöitä muihin tehtäviin. Kommunikaatio yrityksessä toimii pääasiassa e-mailin varassa. Kommunikaatiossa koetaan olevan puutteita eri toimijoiden välillä, jolloin työskentely ei aina ole tehokasta ja tieto ei siirry riittävän nopeasti. Myös työtavoissa on havaittu yhteensopivuusongelmia ja koordinointi ei aina onnistu. Tämä heikentää osaltaan projektinhallinnan tuottavuutta ja heijastuu projektien tehokkaaseen ja luotettavaan suorittamiseen sekä asiakastyytyväisyyteen. Tiedonkulun parantaminen ja työtapojen harmonisointi helpottaisi projektinhallintaa ja työskentelyä firmassa yleensä. Vanhojen tietojärjestelmien ja konekannan hyödyn maksimointi säästäisi yrityksen täysin uusien järjestelmien ja laitteistojen hankintojen aiheuttamilta investointikustannuksilta. Toisaalta vanhojen järjestelmien uudistaminen voi olla hankalaa, eikä tavoiteltua tehokkuutta pystytä saavuttamaan tai se vaatii kalliita muutoksia. Pitkän aikavälin tähtäimellä tutkitaan myös uuden tietotekniikan tarjoamia mahdollisuuksia yritykselle erityisesti kilpailukyvyn parantamisen näkökulmasta. 7
Mittarit Mittarit on suunniteltu yhdessä asiakkaan kanssa ja niistä vallitsee tällä hetkellä hyvä yhteisymmärrys. Tarjouksen teon tehostuminen (ACE-tiimin toiminnan tehostaminen) Aika, joka ACE-tiimiltä kuluu uutta tarjousta tehtäessä tarvittavien tietojen hankkimiseen tietokannoista ja muokkaamiseen AE:n käyttöön sopiviksi. Aika, joka AE:lta kuluu lopullisen tarjouksen tekoon hänen saatuaan haluamansa tiedot ACE-tiimiltä. Aikataulujen laadinnan ja muokkaamisen tehostuminen Aika joka kuluu SAM:lta uuden projektin aikataulun luomiseen. Työmäärä, joka vaaditaan jos aikataulut projektin kuluessa muuttuvat. Perusteluja: Mitä nopeammin tarjous saadaan tehtyä, sitä enemmän aikaa itse projektin tekoon jää. --> Survey Inc:in kate paranee Jos tarjouksen tekeminen kestää kauan, asiakas on jo saattanut saada tarjouksen toisesta yrityksestä ja hyväksyä sen. --> Kilpailuetu sekä asiakastyytyväisyyden paraneminen Aikataulujen nopeampi ja laadukkaampi toteutus\muokkaus säästää työtunteja ja aikaa. --> Kate, asiakastyytyväisyys ja sisäinen ilmapiiri paranee. 8
Projektiaikataulu Tehtävä arv. työmäärä Aloitusaika Valmis% Tot. työmäärä Valmistumisaika Esitutkimus 50 6.10.2003 80,00% 40 31.10.03 Projektinhallinta 20 14.10.2003 20,00% 5 28.3.2004 Vaatimusmäärittely 10 17.10.2003 30,00% 3 31.10.03 Suunnittelu 60 24.10.2003 0 % 29.11.2003 Dokumentaatio 50 6.10.2003 0 % 30.1.2004 Implementaatio 200 29.11.2003 0 % 30.1.2004 Testaus 50 30.1.2004 0 % 28.2.2004 Käyttöönotto 50 28.2.2004 0 % 28.3.2004 9