LYHENNELMÄ ESITYKSESTÄ: JULKISTEN HANKINTOJEN TILAISUUS 2.2.2011 Tapio Lahtinen, PTCServices Oy PTCServices Oy Yrityksemme on perustettu vuonna 2004 Päätoimialamme on julkiset hankinnat ja sopimusoikeus Hankintayksiköille tarjoamme apua kilpailuttamisen virheettömään läpivientiin ja hyvän hankintasopimuksen tekemiseen Yrityksille tarjoamme julkissektorin myyntityön koulutusta ja tarjouskilpailujen asiantuntijapalveluita, esim. tarjouksen tarkastamista Sopimusjuridiikka ja sopimusoikeuden koulutus 4 1
Hankintasääntelyn soveltamisala Hankintalain mukaisia hankintayksikköjä ovat: Valtion viranomaiset Kunnat, kuntayhtymät Ev.lut. kirkko, ortodoksinen kirkko ja seurakunnat Valtion liikelaitokset Julkisoikeudelliset laitokset, Perustettu yleisen edun tarpeeseen, ei teollista tai kaupallista luonnetta Rahoitusta yli 50 % tai valvonta 1-4 kohdan hankintayksiköllä tai johdon nimitysvalta HY:llä Hankinnan tekijä, joka saa tukea hankintaan yli 50 % em. hankintayksiköltä Yksiköt, joiden toimialaan kuuluu vesihuolto, energiahuolto, liikenteen harjoittaminen tai postipalvelutoiminta kuuluvat erityisalojen hankintalain soveltamisalaan Soveltamisalan rajauksia Institutionaalisia rajauksia Yhteishankintayksiköltä tehtävät hankinnat (Hansel, KL Kuntahankinnat) Sidosyksiköltä tehtävät hankinnat (in house-hankinnat) Hankintakohtaisia rajauksia Salassa pidettävät hankinnat Sotilaalliseen käyttöön tarkoitetut hankinnat Kansainvälisen sopimuksen perusteella tehtävät hankinnat Maan ja rakennusten vuokrasopimukset Arvopapereiden ja rahoitusvälineiden liikkeeseenlaskuun, ostoon, myyntiin tai siirtoon liittyvät rahoituspalvelut Työsopimukset Yhteisrahoituksella toteutettavat tutkimus- ja kehittämispalvelut, jos hanke hyödyntää avoimesta laajempaa joukkoa kuin pelkkää hankintayksikköä 2
Keskushallinnon yksiköt (ohjeellinen) OIKEUSKANSLERINVIRASTO LIIKENNE- JA VIESTINTÄMINISTERIÖ Liikennevirasto, Liikenteen turvallisuusvirasto, Ilmatieteen laitos,viestintävirasto MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Geodeettinen laitos Elintarviketurvallisuusvirasto, Eläinlääkintävahinkojen arviolautakunta, Maanmittauslaitos, Maaseutuvirasto, Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus, Metsäntutkimuslaitos, Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos, Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus, Maaseutuelinkeinojen valituslautakunta OIKEUSMINISTERIÖ Tuomioistuimet Korkein oikeus, Korkein hallinto-oikeus, Hallinto-oikeudet, Hovioikeudet, Käräjäoikeudet, Markkinaoikeus, Työtuomioistuin, Vakuutusoikeus HEUNI - Yhdistyneiden Kansakuntien yhteydessä toimiva Euroopan kriminaalipolitiikan instituutti, Konkurssiasiamiehen toimisto, Kuluttajariitalautakunta, Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus, Oikeuspoliittinen tutkimuslaitos (Optula), Oikeusrekisterikeskus, Onnettomuustutkintakeskus, Rikosseuraamusalan koulutuskeskus, Rikoksentorjuntaneuvosto, Saamelaiskäräjät, Tietosuojavaltuutetun toimisto, Valtakunnansyyttäjänvirasto, Rikosseuraamuslaitos,Valtakunnanvoudinvirasto OPETUSMINISTERIÖ Opetushallitus, Valtion elokuvatarkastamo PUOLUSTUSMINISTERIÖ Puolustusvoimat SISÄASIAINMINISTERIÖ Poliisihallitus, Keskusrikospoliisi, Suojelupoliisi, Liikkuva poliisi, Poliisiammattikorkeakoulu,Poliisin tekniikkakeskus, Pelastusopisto, Hätäkeskuslaitos, Maahanmuuttovirasto,Turvapaikanhakijoiden vastaanottokeskukset, Rajavartiolaitos, Vähemmistövaltuutetun toimisto, Syrjintälautakunta, Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK 5 Keskushallinnon yksiköt SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus, Fimea, Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto, Valvira, Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta, Säteilyturvakeskus Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta TYÖ JA ELINKEINOMINISTERIÖ Energiamarkkinavirasto, Geologian tutkimuskeskus, Huoltovarmuuskeskus, Kilpailuvirasto, Kuluttajatutkimuskeskus, Kuluttajavirasto, Matkailun edistämiskeskus (MEK), Mittatekniikan keskus (MIKES), Patentti- ja rekisterihallitus, Tekes - teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus, Turvatekniikan keskus (TUKES), Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT) Valtakunnansovittelijan toimisto, Työneuvosto ULKOASIAINMINISTERIÖ VALTIONEUVOSTON KANSLIA VALTIOVARAINMINISTERIÖ Tilastokeskus, Tullilaitos, Valtiokonttori, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus Väestörekisterikeskus YMPÄRISTÖMINISTERIÖ Suomen ympäristökeskus, Asumisen rahoitus- ja kehityskeskus MUUT VIRANOMAISET Valtiontalouden tarkastusvirasto, Finanssivalvonta 6 3
H a n k i n t a l a k i Hankintojen jaottelu Eu hankinnat yli EU kynnysarvon (Direktiivi) Laki julkisista hankinnoista Asetus julksista hankinnoista Yleiset periaatteet Julkisuuslaki Kansalliset hankinnat yli kansallisen kynnysarvon Laki julkisista hankinnoista Asetus julksista hankinnoista Yleiset periaatteet Julkisuuslaki Pienhankinnat alle kansallisen kynnysarvon Julkisuuslaki Hankintayksikön omat ohjeet Yleiset periaatteet Hankintaoikaisu 7 Kansalliset ja EU-hankinnat - erot Kansalliset hankinnat - Ilmoitusvelvoite Hilmassa - Ei vähimmäismääräaikoja - Samat hankintamenettelyt kuin EU- hankinnoissa - Neuvottelumenettelyn käyttö mahdollista joustavammin - Ei pakollista odotusaikaa ennen sopimuksen solmimista (lukuun ottamatta EU-ka ylittäviä liitteen B toissijaisia palveluita) - Ei jälki-ilmoitusvelvoitetta (lukuun ottamatta EU-ka ylittäviä liitteen B palveluita) EU-hankinnat - EU-laajuinen ilmoittaminen Hilman välityksin - Säädetty lukuisia vähimmäismääräaikoja tarjousten tekemiseen liittyen - Vertailuperusteiden painoarvot pakolliset - Pakollinen odotusaika 21 päivää (+7 pv postitusaika) ennen sopimuksen solmimista - Jälki-ilmoitusvelvoite kaikista hankinnoista 4
EU-kynnysarvot 1.1.2010 EU-kynnysarvot hankintalain soveltamisalalla: tavara- ja palveluhankinnat: 125.000 / 193.000 euroa rakennusurakat: 4.845.000 euroa EU-kynnysarvot erityisaloilla tavara- ja palveluhankinnat: 387.000 euroa rakennusurakat: 4.845.000 euroa Uudet kansalliset kynnysarvot Tavarat ja tavanomaiset palvelut 30.000 Sosiaali- ja terveyspalvelut 100.000 Liitteen B koulutus palvelut, joita hankintaan julkisesta työvoimapalvelusta annetun lain (1295/2002) 6 luvun 3 :n mukaisesti 100.000 Rakennusurakat 150.000 5
Uudet kansalliset kynnysarvot Sosiaali- ja terveyspalvelut 100.000 Liitteen B koulutus palvelut, joita hankintaan julkisesta työvoimapalvelusta annetun lain (1295/2002) 6 luvun 3 :n mukaisesti yhteishankintana työnantajan kanssa 100.000 Hotelli- ja ravintolapalvelut Rautatiekuljetuspalvelut Vesikuljetuspalvelut Tuki- ja avustavat kuljetuspalvelut Oikeudelliset palvelut Työnvälitysja henkilöstönhankintapalvelut, paitsi työsopimukset Tutkinta- ja turvallisuuspalvelut, paitsi panssariautopalvelut Koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Virkistys- kulttuuri- ja urheilupalvelut Muut palvelut, paitsi radio- ja televisiotoiminnan harjoittajien ostoa, kehittämistä, tuotantoa tai yhteistuotantoa koskevat sopimukset sekä radio- ja televisiolähetysaikaa koskevat sopimukset Hankintamenettelyt 6
Menettelyn valinta Avoin menettely Menettely suoraviivaisin Mukaan voidaan saada suuria ja pieniä tarjoajia Vaatimustason oikea mitoittaminen voi olla hankalaa Kaikki täyttävät vaatimukset => hintakisa Suuri osa ei täytä kaikkia (pakollisia) vaatimuksia 13 Menettelyn valinta Rajoitettu menettely Oikeaan osunut ehdokasvalinta tuo lisäarvoa Ehdokasvalinnan objektiiviset ja syrjimättömät perusteet Jos kyseessä on tavanomainen tuote tai palvelu, kriteerit helposti ovat määrällisiä => Suuret yritykset ovat etulyöntiasemassa Kapean sektorin erikoisosaamisessa mukaan tulee helpommin myös pieniä yrityksiä 14 7
Menettelyn valinta Neuvottelumenettelyt Ehdokasvalinnassa samat ominaispiirteet kuin rajoitetussa Menettelyjen käyttöä on hankintalaissa rajoitettu Menettelyt voivat olla työläitä 15 Neuvottelumenettely kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa Neuvottelumenettelyä voi käyttää kaikissa alle 50 000 euron tavara- ja palveluhankinnoissa sekä alle 500 000 euron rakennusurakoissa. Lisäksi käytettävissä seuraavien erityisedellytysten täyttyessä: Tarjouspyynnön laatiminen vaikeaa tai epätarkoituksenmukaista Hankinnan luonne tai riskit eivät salli etukäteistä kokonaishinnoittelua Tutkimus-, selvitys-, arviointi- ja koulutushankinnoissa, jotka edellyttävät palveluntarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia Palveluja koskevat käyttöoikeussopimukset ja käyttöoikeusurakat 8
Neuvottelumenettelyn käytön erityistilanteet jatkuu Julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyöjärjestelyt sekä kehitysluonteiset pitkäkestoiset hankinnat Valtakunnallisesti tai alueellisesti keskitettävissä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa Moniammatillista erityisosaamista edellyttävät palveluhankinnat erityisesti sosiaali- ja terveydenhuolto sekä työvoimapalvelut Poikkeuksellisen kiireelliset hankinnat Rakennusurakat, joissa rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä taloudellisen hyödyn saamiseksi tai tutkimus- tai kehittämispalvelujen korvaamiseksi Puitejärjestely Normaali kilpailutus Kilpailutus Tilaus Puitejärjestelyn kilpailutus Kilpailutus Puitesopimus työkaluista Tilaaja Toimittaja Oy Puitejärjestelyn toimintamalli 18 9
Puitejärjestely Puitejärjestelyn käyttötilanteita ovat toistuvat tavara- ja palveluhankinnat ja rakennusurakat Sopimus tiettynä ajanjaksona tehtävistä hankinnoista Kilpailuttaminen avointa, rajoitettua tai neuvottelu menettelyä (jos edellytykset täyttyvät) käyttäen Puitejärjestelyn enimmäispituus pääsääntöisesti 4 vuotta Puitejärjestelyn toteutusvaihtoehdot Puitejärjestely on yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät Yksi toimittaja Kaikki ehdot määritelty Ostetaan suoraan Kaikkia ehtoja ei ole määritelty Tarjouksen täydennys Kolme tai useampia toimittajia Kaikki ehdot määritelty Valitaan määritellyillä perusteilla, Kaikkia ehtoja ei ole määritelty Kevennetty kilpailutus 20 10
Suorahankintaperusteita 1. Ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia ja alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta Toimittajan on täytettävä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa esitetyt vaatimukset 2. Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan Poikkeuksellisen uusi tekninen ratkaisu, kohteen edellyttämä tietty käsityötaito Hankintayksikön pystyttävä osoittamaan, ettei ole olemassa vastaavaa tuotetta tai palvelua Suorahankinta äärimmäinen kiire 3. Hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton äärimmäinen kiire ja hankinnan tekeminen on välttämätöntä Äkillinen luonnonilmiö tai onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen korvaaminen tai toiminnoille kriittisen laitteen rikkoutuminen Oikeustapaukset C-24/91 komissio vs. Espanja säännökseen vetoaminen ei katsottu oikeutetuksi kun kysymyksessä oli yliopiston lisärakennuksen rakennusurakkaa koskeva hankinta, jonka toteuttamiselle tuli kiire yliopiston opiskelijamäärän kasvun ja lukuvuoden alkamisen johdosta. C-107/92 komissio vs. Italia kiireen ei katsottu olevan kysymyksessä maanvyöryesteen rakentamista koskevassa hankinnassa alueella, jolla maanvyöryjen uhka oli yleinen ja pysyväisluontoinen. 11
Suorahankintaperusteita 4. Hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai tuotekehitystä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehittämiskustannusten kattamiseksi (tavara) Ei massatuotantoon Vain yksittäiskappaleita tilaajalle 5. Hankinta koskee raaka-ainemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita (uusi laki) Polttoaineiden hankkiminen raaka-ainemarkkinoilta 6. Tavarat hankitaan erityisen edullisesti joko liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä, maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena (uusi laki) 7. Suunnittelukilpailun perusteella tehtävä palveluhankinta Lisähankinnat tavarat 8. Tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytykset: Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisten materiaalien hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa Voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti olla yli 3 vuotta Esim. MAO: 207/09 oppilashallintojärjestelmän laajentamisesta kuntaliitoksessa 12
Lisähankinnat palvelut ja urakat 9. Alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu tai lisäurakka, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun tai urakan toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty. Edellytykset: lisäpalveluja tai lisäurakkaa ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa, tai vaikka lisäpalvelu tai lisäurakka voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätöntä alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Lisäpalvelu tai lisäurakka saa olla enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta Optio pidennysehto 10. Alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi rakennusurakkasopimus tai palveluhankintasopimus, joka vastaa aikaisemmin tarjouskilpailun perusteella tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Edellytykset: Alkuperäistä hankintaa koskevan tarjouskilpailun yhteydessä on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Voidaan tehdä enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä Oikeuskäytännön mukaan option kesto on ilmoitettava 13
Suorahankintaperusteita EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa sekä toissijaisissa palveluhankinnoissa yksittäistapauksissa 11. Sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen hankinnoissa jos tarjouskilpailun järjestäminen ja palveluntarjoajan vaihtaminen olisi asiakkaan hoito- tai asiakassuhteen kannalta tai muun vastaavan syyn vuoksi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista Henkilön elämäntilanne tai muista henkilökohtaisista syistä erityinen merkitys Lastensuojelullisen perustein lapsen sijoituspaikka tai iäkkään vanhuksen palveluasuminen Hankinnoista ilmoittaminen ja hankintailmoitusten seuranta 14
Ilmoitusten seuraaminen www.hankintailmoitukset.fi HILMA http://ted.europa.eu/ vastuuhenkilö, joka seuraa jatkuvasti ilmoitusportaaleita ja tiedottaa tarjouskilpailuista Maksullisten hakupalveluiden käyttäminen 36 30 15
Hankintailmoituksen pääkohdat Hankintayksikön yhteystiedot Hankinnan kohde Hankintamenettely (avoin, rajoitettu jne) Osatarjousten ja vaihtoehtojen salliminen Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuusvaatimukset Soveltuvuutta koskevat vaatimukset Vaadittavat selvitykset Ehdokkaiden vähimmäismäärä ja, jos aiheellista, enimmäismäärä Objektiiviset perusteet sille, miksi ehdokkaita valitaan rajoitettu määrä Perusteet tarjoajien valinnalle, jos määrää rajoitetaan Tarjouksen valintaperusteet 31 Tarjoajia koskevat vaatimukset 16
Yritys: rekisteritiedot ja taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Hankintayksikkö voi pyytää muun muassa seuraavia selvityksiä: Pankin tai luottolaitoksen lausunto taikka selvitys ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksesta Tuloslaskelma, tase, toimintakertomus muut tilinpäätösasiakirjat sekä konsernitilinpäätös, jos julkaistava tarjoajan sijoittumismaassa Todistus yrityksen kokonaisliikevaihdosta ja liikevaihdosta hankintasopimuksen kohteena olevalta toimialalta max 3 vuodelta Jos ehdokas ei perustellusta syystä voi esittää vaadittuja asiakirjoja, se voi osoittaa tiedot muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla 37 Yritys: Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys 1/2 Hankintayksikkö voi EU kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa pyytää seuraavia asiakirjoja: 1. Koulutus ja ammatillinen pätevyys 2. Referenssit viimeisen viiden vuoden aikana toteutetuista rakennusurakoista 3. Referenssit viimeisen kolmen vuoden aikana toteutetuista tavarantoimituksista ja palveluista 4. Selvitys teknisistä asiantuntijoista tai teknisistä laitoksista 5. Tavara- ja palveluhankinnoissa laadunvarmistuksessa käytettävät tekniset välineet ja tutkimus- ja kokeilujärjestelmät 38 17
Yritys: Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys 2/2 6. Todistus toimivaltaisen virallisen laitoksen suorittamasta tuotantokapasiteettia tai palveluntarjoajan teknistä suorituskykyä, tutkimus- ja kokeilujärjestelmiä tai laadunvalvontaa koskevasta tarkastuksesta 7. Selvitys palveluntarjoajan tai urakoitsijan keskimääräisestä vuotuisesta työvoimasta ja johtohenkilöiden lukumäärästä kolmelta viimeiseltä vuodelta 8. Työvälineistä, kalustosta ja teknisistä laitteista 9. Selvitys siitä, miltä osin aiotaan käyttää alihankkijoita 10. Tavaraa koskevat näytteet, kuvaukset, valokuvat sekä virallisen laadunvalvontaelimen tai toimivaltaiseksi tunnustetun laitoksen todistukset, jotka osoittavat tavaroiden olevan teknisten eritelmien tai standardien mukaisia 11. Ammattitaidosta, tehokkuudesta, kokemuksesta tai luotettavuudesta sijoittamis- tai asennuspalveluja edellyttävissä hankinnoissa 39 Tarjoajien valinta muissa kuin avoimessa menettelyssä Tarjoajat valitaan osallistumishakemuksen jättäneistä yrityksistä Hankintailmoituksessa on ilmoitettava tarjoajien valinnassa käytettävät objektiiviset ja syrjimättömät perusteet Hankintayksikkö voi asettaa vähimmäisvaatimuksia mikäli vähimmäisvaatimukset eivät täyty tarjous hylätään Tarjoajien valintaa koskeva päätös: hankintayksikkö päättää missä vaiheessa antaa tiedoksi 42 18
Pakolliset poissulkemisperusteet Hankintayksikön on suljettava pois eräisiin rikoksiin syyllistyneet tarjoajat Yritys tai sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisterin perusteella saanut lainvoimaisen tuomion seuraavista: Osallistuminen järjestäytyneen rikollisjärjestön toimintaan Lahjuksen antaminen tai lahjominen elinkeinotoiminnassa Veropetos tai avustuspetos Rahanpesu Kiskonnantapainen työsyrjintä Voidaan poiketa yleistä etua koskevasta pakottavasta syystä Harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet Hankintayksikkö voi sulkea pois eräisiin rikoksiin tai lainvastaisuuksiin syyllistyneet tarjoajat, esim.: Yritys on konkurssissa tai purettavana taikka sille on vahvistettu velkajärjestely- tai velkasaneerausohjelma Tarjoaja tai yrityksen johtohenkilö on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion Tarjoaja tai yrityksen johtohenkilö on syyllistynyt ammattitoiminnassaan vakavaan virheeseen, jonka HY voi näyttää toteen Tarjoaja on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa veroja tai sosiaaliturvamaksuja Tarjoaja on syyllistynyt väärien tietojen antamiseen tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen. 19
Tarjouspyyntö ja tarjouksen tekeminen Tarjouspyyntö Tarjoajan soveltuvuus -kuka tarjoaa Tarjouspyyntö Hankinnan kohde/vaatimukset -mitä tarjoaa Valinta ja vertailuperusteet -kuka/mikä valitaan Sopimusehdot -miten/millä ehdoilla toimitetaan 40 20
Tarjouspyynnön analysointi Vaatimukset Pakolliset (minimivaatimukset) Pisteytettävät Jos tarjouspyyntö on hyvin tehty vaatimukset selviävät helposti/selkeästi, jos ei: Taulukoi itse kaikki vaatimukset Tee täsmentävä kysymys tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla sähköpostilla puhelimitse Varmistu, että tiedät mitä vaaditaan ja että hankintayksikkö on itsekin selvillä oman prosessinsa rakenteesta ja hankinnan tavoitteista Tarjouksen analysointi Tarjouspyyntö, olkoon se miten sekava hyvänsä, kannattaa käsitellä niin, kuin asiat, olisi harkittu viimeisen päälle on oltava pyydetään vaaditaan pitäisi jne. kohtiin kaikkiin vastataan Tarjouksella voi pyrkiä korjaamaan tarjouspyyntöä jäsentää asiat oikein (huom ei muuttamaan vaatimuksia) Huom! Älyttömiinkin kysymyksiin on vastattava Vaikka olisitte toimittaneet hankintayksikölle joitakin asiakirjoja juuri aikaisemmin on ne toimitettava uudestaan Tarjouspyynnön vaatimus Vastaus Liite 21
Hankinnan kohteen määrittely /vaatimukset Vaadintaanko Tiettyä ratkaisua (esim levytilaa 200 Gb on line) Lopputulosta (tietojen tallentamista) Minimivaatimus Ylittämisestä ei saa etua Vertailtava/pisteytettävä vaatimus Pisteen hinta? Onko vaatimus riittävästi, useita tms. 43 Hankinnan kohteen määrittely /vaatimukset Kuvataan ratkaisu Kuvataan ratkaisu ja lopputulos Kuvataan lopputulos Lopputulos Lopputulos Ratkaisu Ratkaisu Lopputulos Lopputulos Ratkaisu Lopputulos Lopputulos Ratkaisu Ratkaisu Lopputulos Lopputulos Lopputulos Ratkaisu 44 22
Hankinnan kohteen määrittely /vaatimukset Vaadintaanko vaatimuksen täyttymisestä selvitys Tuo asiat selkeästi esiin, varsinkin ne jotka on mainittu vertailuperusteiksi Hyvä selvitys ei välttämättä ole pitkä vaan sisältää oleelliset asiat 45 Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet Tarjouksen valintaperuste Hinnaltaan halvin Kokonaistaloudellisesti edullisin Jos tarjouspyynnössä ei ole mainittu valintaperustetta niin valintaperusteena on käytettävä halvinta hintaa 46 23
Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet ja pakolliset vaatimukset Hinnaltaan halvin Vertaillaan vain hintaa, ei muita tekijöitä Käyttökelpoinen ja hyvä jos haluttu laatutaso pystytään määrittämään etukäteen Kiinnitä huomiota pakollisiin vaatimuksiin. 47 Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet ja pakolliset vaatimukset Kokonaistaloudellisesti edullisin Laatu Hinta Tekniset ansiot Esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet Ympäristöystävällisyys Käyttökustannukset Kustannustehokkuus Myynnin jälkeiset palvelut ja tekninen tuki Huoltopalvelut Toimituspäivä Toimitus- ja toteutusaika Elinkaarikustannukset 48 24
Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet ja pakolliset vaatimukset Perusteiden tulee Ilmetä tarjouspyynnöstä tai hankintailmoituksesta Liittyä hankinnan kohteeseen (ei tarjoajaan liittyvä asia) Mitata tarjouksen edullisuutta (ei tarjoajaan liittyvä asia) Olla objektiivisia (ei syrjivä, mielivaltaisia eikä rajoittamattoman vapauden antava) Perusteet ilmoitettava tai muuten vertailtava hintaa Käytettävä kaikkia perusteita/ muita ei saa käyttää Perusteita ei saa laajentaa vertailussa Painoarvo (tai vaihteluväli) kokonaistaloudellisuuden kriteereille ilmoitettava EU-hankinnoissa, tärkeysjärjestys muissa hankinnoissa 49 Painoarvojen ja pisteytysten ilmoittaminen ja soveltaminen Painoarvot tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä Myös alapainoarvot/pisteytys jos niitä käytetään Voidaan ilmaista myös ilmoittamalla suhteellinen vaihteluväli Poikkeuksellisesti tärkeysjärjestyksessä 50 25
Tarjouksen tekemisessä huomioitavat asiat Näyttö vaatimuksen täyttymisestä Pääsääntöisesti tarjous, joka ei vastaa esitettyä vaatimusta pitää hylätä Poikkeus Tekninen eritelmä on kuvattu viittaamalla standardiin HY ei voi hylätä tarjousta sillä perusteella, että tuote tai palvelu ei vastaa määrittelyjä, jos tarjoaja näyttää että sen tarjoama ratkaisu täyttää vastaavasti hankintayksikön asettamat vaatimukset Näyttönä: valmistajan tekniset asiakirjat tai tunnustetun toimielimen tekninen raportti 26
Tarjouksen tekemisessä huomioitavaa Mikäli tarjouspyyntö on epäselvä tai puutteellinen, ota yhteyttä hankintayksikköön ja pyydä lisäselvitystä Tarjoa sitä mitä on pyydetty, vaikka sinulla olisikin parempi ehdotus Anna vertailuun vaikuttavista seikoista riittävästi ja selkeästi tietoa Mikäli tarjouspyynnön liitteenä on tarjouslomakkeita, joita pyydetään / vaaditaan käytettäviksi, käytä niitä Muista, että tarjoajalla on vastuu siitä, että tarjous on tarjouspyynnön mukainen! 53 Tarjouksen tekemisessä huomioitavaa Simuloi hinta ja laatupisteytyksen vaikutusta eri vaihtoehdoilla (minimi laatu ja hinta, keskivertolaatu ja keskihinta, paras laatu) Projektoi suuremman tarjouksen teko Jätä tarjous päivää ennen viimeistä jättöpäivää 54 27
Sopimusehdot tarjouspyynnössä Hankintalaki edellyttää, että tärkeimmät sopimusehdot ovat jo tarjouspyynnössä Tärkeimpiä ovat ainakin kaikki hinnoitteluun vaikuttavat seikat Suositeltavaa on, että tarjouspyynnön liitteenä olisi jo sopimusluonnos, joka tarjoajien tulee hyväksyä Jos mitään sopimusehtoja ei ole määritelty, yritys voi vedota omiin sopimusehtoihin Voidaan käyttää lisäksi yleisiä sopimusehtoja, esim. JYSE 2009, JIT 2007 Varmistu, ettei tarjous sisällä ristiriitaisia ehtoja Tarpeen mukaan voidaan käyttää turvallisuus- ja salassapitosopimuksia Sopimusehdot tarjouspyynnössä Tarjouspyynnössä voi olla että sopimusehdot on hyväksyttävä Sellaisenaan Omien ehtojen tai varaumien esittäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen Neuvottelujen pohjaksi Yleensä ei kannata laskea (hinnoitella) sen varaan että sopimusehdoista poiketaan oleellisesti 28
Yleisimmät virheet tarjouksissa Hintavaraumat Omat sopimusehdot, varaumat ehdoissa Puutteelliset liitteet Tarjouksen myöhästyminen Tarjous on osatarjous tai vaihto-ehtoinen tarjous eikä niitä ole ilmoitettu hyväksyttäviksi 57 Tarjousten vertailu -reunaehdot Perusteiden tulee Ilmetä tarjouspyynnöstä tai hankintailmoituksesta Liittyä hankinnan kohteeseen (ei tarjoajaan liittyvä asia) Mitata tarjouksen edullisuutta (ei tarjoajaan liittyvä asia) Olla objektiivisia (ei syrjivä, mielivaltaisia eikä rajoittamattoman vapauden antava) Perusteet ilmoitettava tai muuten vertailtava hintaa Käytettävä kaikkia perusteita/ muita ei saa käyttää Perusteita ei saa laajentaa vertailussa Painoarvo (tai vaihteluväli) kokonaistaloudellisuuden kriteereille ilmoitettava EU-hankinnoissa, tärkeysjärjestys muissa hankinnoissa 29
Tarjousvertailun suorittaminen Tarjousvertailuun vain tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset Vain tarjouksista ilmenevät seikat voidaan ottaa huomioon Pisteytystä tehdään siten kuin tarjouspyynnössä on kuvattu ja samalla tasolla (ei karkeammalla eikä tarkemmalla) Sanallisten perustelujen tulee ilmetä päätöksestä 59 Hankintapäätöksen perusteleminen Mikä tarjous on ollut kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin Miten tarjoukset ovat sijoittautuneet eri arviointiperusteiden suhteen: pisteet Miten arviointi ja mahdollinen pisteytys on tehty Miksi kukin tarjoaja on saanut tietyn pistemäärän Mistä piste-erot johtuvat Miksi hankinta on keskeytetty 30
Hankintapäätös Päätös Perustelut Valitusosoitus ja oikaisuohje KIITOS! Tapio Lahtinen PTCServices Oy 050-4904424 tapio.lahtinen@ptcs.fi 31