EU:n uusi hankintadirektiivi mikä muuttuu julkisissa hankinnoissa ensi vuonna? Muista ainakin nämä asiat ottaessasi osaa julkiseen hankintaan Vantaa 6.3.2015 Specialist Partner, AA, VT, KTM Mika Pohjonen Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy 1
EU:n uusi hankintadirektiivi 2
Hankkeen valmisteluun osallistuminen Jos ehdokas tai tarjoaja on antanut neuvoja hankintayksikölle tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun, hankintayksikön on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, ettei kyseisen ehdokkaan tai tarjoajan osallistuminen vääristä kilpailua Toimenpiteitä ovat mm. sellaisten tietojen toimittaminen muille ehdokkaille ja tarjoajille, jotka on vaihdettu ehdokkaan tai tarjoajan osallistuessa hankintamenettelyn valmisteluun tai jotka ovat tulosta tällaisesta osallistumisesta, sekä asianmukaisten määräaikojen vahvistaminen tarjousten vastaanottamiselle Asianomaisen ehdokkaan tai tarjoajan saa sulkea pois hankintamenettelystä vain, jos ei ole olemassa muita keinoja varmistaa yhdenvertaisen kohtelun periaatteen noudattamista 3
Tarjousperusteinen neuvottelumenettely Hankintayksiköt tarvitsevat huomattavasti lisää joustavuutta voidakseen valita hankintamenettelyn, joka mahdollistaa myös neuvottelut Tarjousperusteista neuvottelumenettelyä voidaan käyttää mm. seuraavissa tilanteissa Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää mukauttamalla olemassa olevia ratkaisuja Hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, tai Hankinnan luonne, monitahoisuus tai oikeudelliset ja rahoitukselliset erityiset syyt tai riskit edellyttävät neuvotteluja 4
Tarjousperusteinen neuvottelumenettely Käyttö mahdollista kaikissa muissa hankinnoissa paitsi tavanomaiset tuotteet Tarjouskilpailun vaiheet Hankintailmoitus ja osallistumishakemukset Tarjoajien valinta Kutsu / alustava tarjouspyyntö Alustavat tarjoukset, joiden pohjalta käydään neuvottelut niiden sisällön parantamiseksi Vähimmäisvaatimuksista ja tarjousten vertailuperusteista ei neuvotella Vaiheittaisuus ja tarjoajien karsinta mahdollinen Lopulliset tarjoukset Voittaja voidaan valita jo alustavienkin tarjousten perusteella, jos tästä on etukäteen ilmoitettu 5
Hankintojen jakaminen Hankintaviranomaiset voivat päättää tehdä hankintasopimuksen erillisinä osina ja määritellä kyseisten osien koon ja kohteen Hankintaviranomaisten on ilmoitettava pääasialliset syyt päätökselleen olla jakamatta hankintasopimusta osiin Hankintaviranomaisten on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai kiinnostuksen vahvistamispyynnössä, voiko tarjouksia jättää yhdestä, useammasta vai kaikista osista 6
Hankintojen jakaminen Silloinkin, kun tarjouksia voi jättää useammasta tai kaikista osista, hankintaviranomaiset voivat rajoittaa niiden osien määrää, joista hankintasopimus voidaan tehdä yhden tarjoajan kanssa, edellyttäen että osien enimmäismäärä tarjoajaa kohden ilmoitetaan hankintailmoituksessa tai kiinnostuksen vahvistamispyynnössä. Hankintaviranomaisten on ilmoitettava hankinta-asiakirjoissa puolueettomat ja syrjimättömät perusteet tai säännöt, joita ne aikovat soveltaa sen määrittämisessä, mistä osista hankintasopimus tehdään, jos hankintasopimuksen tekoperusteiden soveltaminen johtaisi siihen, että yhden tarjoajan kanssa tehdään hankintasopimus enimmäismäärää useammista osista. 7
Sähköiset menetelmät Tarjouspyynnöt ja muut asiakirjat on laadittava sähköisesti ja ne on julkaistava samaan aikaan hankintailmoituksen kanssa Esimerkiksi rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntö tulee julkaista jo samaan aikaan hankintailmoituksen kanssa. Kaikki tahot saavat myös tietoonsa tarjouspyynnön, vaikka tarjouskilpailuun myöhemmin valitaan vain tietyt tarjoajat Tarjoukset tulee jättää sähköisesti Siirtymäaika 18.10.2018 asti Hankintayksikölle ei kuitenkaan tule velvollisuutta käsitellä eikä arvioida tarjouksia sähköisesti 8
Puitejärjestelyt Puitejärjestelyssä mukana olevat hankintayksiköt on selvästi yksilöitävä tarjouspyynnössä 9
Tarjoajien soveltuvuuden selvittäminen Tarjoajan oma ilmoitus Todistukset ja selvitykset tarkastetaan ainoastaan voittajalta Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä voidaan tarkastaa jo aikaisemmassa vaiheessa, jos tarjoajien määrää vähennetään Hankintayksiköiden ei tule pyytää sellaisia asiakirjoja, jotka niillä jo on hallussaan 10
Liikevaihtovaatimus Hankintayksikkö saa käyttää soveltuvuusvaatimuksena liikevaihtovaatimusta siten, että vuotuinen vähimmäisliikevaihtovaatimus on enintään kaksinkertainen hankinnan ennakoituun arvoon suhteutettuna. Erityisillä perusteilla liikevaihtovaatimus voi olla korkeampi 11
Aikaisemmat huonot kokemukset Hankintayksikkö voi sulkea ehdokkaan tai tarjoajan pois tarjouskilpailusta, jos sen toiminnassa on esiintynyt merkittäviä tai toistuvia puutteita aikaisemman hankintasopimuksen, hankintayksikön kanssa tehdyn aikaisemman sopimuksen tai aikaisemman käyttöoikeussopimuksen jonkin keskeisen vaatimuksen toteuttamisessa ja ne ovat johtaneet kyseisen aikaisemman sopimuksen ennenaikaiseen irtisanomiseen, vahingonkorvauksiin tai muihin vastaaviin rangaistuksiin 12
Tarjousten täydentäminen Jos tarjoajilta edellytettävät tiedot tai asiakirjat ovat epätäydellisiä tai virheellisiä tai vaikuttavat sellaisilta taikka jos jotkut asiakirjat puuttuvat, hankintaviranomaiset voivat ellei kansallisessa lainsäädännössä, jolla tämä direktiivi pannaan täytäntöön, toisin säädetä pyytää asianomaisia tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään asiaankuuluvia tietoja tai asiakirjoja asianmukaisessa määräajassa, edellyttäen että pyyntöjen esittämisessä noudatetaan täysin yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden periaatteita Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? 13
Hankintasopimuksen tekoperusteet Hankintaviranomaisten on käytettävä hankintasopimusten tekoperusteena kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perustetta 14
Hankintasopimuksen tekoperusteet Hankintasopimuksen tekoperusteilla ei saa olla sellaista vaikutusta, että hankintaviranomaisella on rajoittamaton valinnanvapaus. Niillä on varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus ja niihin on liitettävä eritelmiä, jotka mahdollistavat tarjoajien antamien tietojen tosiasiallisen tarkistamisen sen arvioimiseksi, miten hyvin tarjoukset täyttävät hankintasopimuksen tekoperusteet. Epäselvissä tapauksissa hankintaviranomaisten on tosiasiallisesti tarkistettava tarjoajien antamien tietojen ja näytön paikkansapitävyys. 15
Sopimusmuutokset hankintakaudella Sopimusehtojen muutokselle hankintakaudella tulee olla selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset tarkistuslausekkeet Lisähankinnat, joita ei voida taloudellisista tai teknisistä syistä hankkia muualta (max. 50 %), ilmoitusvelvollisuus Olosuhdemuutokset, joita ei voinut ennakoida (max. 50 %), ilmoitusvelvollisuus Hankintasopimuksia voidaan muuttaa ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksen arvo on molempia seuraavia arvoja alempi EU-kynnysarvot 10 prosenttia alkuperäisen palvelu- tai tavarahankintasopimuksen arvosta ja 15 prosenttia alkuperäisen rakennusurakkasopimuksen arvosta 16
Valvontaviranomainen Kansalaisten, jotka eivät voi käyttää oikeussuojadirektiivin mukaisia muutoksenhakumenettelyjä, oikeutetun edun mukaista veronmaksajina on kuitenkin, että hankintamenettelyt ovat asianmukaiset Sen vuoksi niille olisi annettava mahdollisuus ilmoittaa hankintalainsäädännön rikkomisesta toimivaltaiselle viranomaiselle Jäsenvaltioiden on varmistettava, että julkisia hankintoja koskevien sääntöjen soveltamista valvotaan 17
Muuta Kansalliset kynnysarvot ja kansalliset menettelyt Sidosyksikköhankinnat Arvio: Uusi hankintalaki voimaan Suomessa keväällä 2016 18
Muista ainakin nämä asiat 19
Tarjoajana Tarjouspyynnön läpikäynti heti sen saavuttua: Kysymis- ja lisätietojen pyyntö määräajassa Kirjallisessa tarjouksessa ja sen liitteissä kaikki tiedot, jotka voidaan ottaa huomioon tarjouskilpailun ratkaisussa Täysin uusi ja tarjouspyynnön mukainen tarjous, vaikka hankintayksikkö olisi vanha asiakas ja vaikka tarjoaja ja hankintayksikkö tuntisivat toistensa toiminnan ja tuotteet Tarjouksessa tulee antaa vastaus ja selvitys jokaiseen tarjouspyynnössä ilmoitettuun kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteeseen Tarjoukseen ei tule sisällyttää omia varaumia tarjouspyynnöstä 20
Tarjoajana Tarjouksen ehdot on suositeltavaa kopioida suoraan tarjouspyynnöstä (esim. maksuehto, toimitusehto) Tarjouksen ehdot on suositeltavaa laatia samassa järjestyksessä kuin tarjouspyyntö Tarjouksessa on suositeltavaa käyttää samoja termejä kuin tarjouspyynnössä Tarjousten vertailuperusteisiin on suositeltavaa vastata samojen otsikoiden (kriteerien) alla ja samassa järjestyksessä kuin tarjouspyynnössä Tarjousten vertailuperusteisiin on suositeltavaa vastata hyvin konkreettisesti ja yksityiskohtaisesti 21
Tarjoajana Vaikka ei kykenisi tekemään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, tarjouksen tekeminen voi olla tarkoituksenmukaista joissakin tilanteissa, koska jos mikään saaduista tarjouksista ei ole tarjouspyynnön mukainen, hankinnassa voidaan siirtyä neuvottelumenettelyyn Neuvottelumenettelyyn pääsevät vain ne, jotka ovat tehneet tarjouksen 22
Tarjoajana Tarjouspyynnön virheellisinäkään pitämiään tietoja ei tule lähteä omatoimisesti itse muuttamaan tarjouksessa Kyseisistä tiedoista tulee esittää kysymys, tai Tarjous tulee tehdä niiden mukaisesti Tarjoaja on lähtökohtaisesti juridisesti oikeassa, kun tarjoaja toimii tarjouspyynnön mukaisesti 23
Tarjoajana TEEMME TARJOUSPYYNNÖN NÄKÖISIÄ TARJOUKSIA 24
Uudet JYSE 2014 TAVARAT ja PALVELUT -ehdot Valtiovarainministeriö julkaisi 2.7.2014 uudet JYSE 2014 TAVARAT ja JYSE 2014 PALVELUT ehdot Keskeiset muutokset koskevat mm. hinnan muutosta sopimuskaudella ja vahingonkorvausta 25
Uudet JYSE 2014 TAVARAT ja PALVELUT -ehdot Hinta on kiinteä 12 kuukautta sopimuskauden alusta lähtien, ellei toisin ole sovittu Toimittajalla on oikeus sopimuskauden aikana muuttaa hintaa tuotteen / palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Toimittajan on toimitettava hinnanmuutosehdotus kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hinnanmuutos voi tulla voimaan aikaisintaan 12 kuukauden kuluttua sopimuskauden alusta tai edellisestä toimittajan aloitteesta tehdystä hinnanmuutoksesta. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen ja perusteltu selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. 26
Uudet JYSE 2014 TAVARAT ja PALVELUT -ehdot Tilaajalla on oikeus sopimuskauden aikana ehdottaa hinnanmuutosta tuotteen / palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Tilaajan on toimitettava hinnanmuutosehdotus kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hinnanmuutos voi tulla voimaan aikaisintaan 12 kuukauden kuluttua sopimuskauden alusta tai edellisestä tilaajan aloitteesta tehdystä hinnanmuutoksesta. Tilaajan on pyydettäessä esitettävä asianmukainen ja perusteltu selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä 27
Uudet JYSE 2014 TAVARAT ja PALVELUT -ehdot Jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, sopijapuolilla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Irtisanomisaikana noudatetaan hintoja, jotka olivat voimassa ennen hinnanmuutosehdotuksen tekemistä 28
Lopuksi EU:n uusi hankintadirektiivi, johdanto 94 kappale: Koska hinta-laatusuhdetta voidaan arvioida aineellisten edellytysten perusteella lukuisin eri tavoin, olisi vältettävä arvontaa ainoana keinona tehdä hankintasopimus 29
Mika Pohjonen Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy Eteläesplanadi 20 / PL 333 00131 Helsinki Puh. 09 2288 4454 GSM 0400 735 742 Email mika.pohjonen@hannessnellman.fi www.hannessnellman.com 30
KIITOS! 31