OFFICE 365 PIKAOHJE 14.01.2014

OFFICE 365 PIKAOHJE 14.01.2014

SISÄLTÖ 1. O365 AVAAMINEN 3 2. KIRJAUTUMINEN 3 3. SALASANAN VAIHTAMINEN 5 4. SÄHKÖPOSTIN KANSIO RAKENNE 6 5. POISSAOLOVIESTI 7 6. SÄHKÖPOSTIN ALLEKIRJOITUS 8 7. YHTEYSTIEDOT 10 8. RYHMIEN LUOMINEN OSOITEKIRJAAN 13 9. KALENTERI(UUDEN KALENTERIN LISÄYS) 15 14.01.2014 SEITE 2 VON 16

1. O365 AVAAMINEN Avaa selain ja siirry osoitteeseen https://o365.swissport.com Sivun oikeasta laidasta löydät käyttökelpoisia linkkejä esimerkiksi voit ladata tämän oppaan englannin kielisenä. 2. KIRJAUTUMINEN Avaa linkki: https://o365.swissport.com ja paina Login to my Mailbox. Syötä käyttäjänimesi ja salasanasi seuraavassa muodossa: Domain (spi) \1.kirjain etunimestäsi, 1. kirjain sukunimestäsi ja henkilönumerosi(9-alkava). 14.01.2014 SEITE 3 VON 16

Ensimmäisellä kirjautumiskerralla saat ponnasdusikkunan jossa tulee valita kieli ja aikavyöhyke. Valitse haluamasi kieli ja aikavyöhykkeeksi Helsinki. 14.01.2014 SEITE 4 VON 16

3. SALASANAN VAIHTAMINEN Oletuksena salasana pitää vaihtaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla. siirry osoitteeseen: https://o365.swissport.com ja paina Change my password. 1. syötä käyttäjänimesi (esim.. ab123456 ) 4. Syötä nykyinen salasanasi. 2. Syötä nykyinen salasanasi 5. Syötä uusi salasana (2x). 3. paina Log In 6. paina Change password Salasana tulee vaihtaa joka 3. kuukausi. Saat sähköpostiisi viestin kun salasanasi on vanhenemassa. Älä odota viimeiseen päivään vaihtamisen kanssa vaan vaihda se ensitilassa. Jos salasanasi vanhenee ole yhteydessä HP Service Desk (+41 43 815 01 11) tai pyydä joku työkaveri laittamaan sähköpostilla pyyntö tunnuksesi salasanan uusimisesta (4customers@hp.com). Seuraavat säännöt ovat voimassa kaikilla Swissportin käyttjätileillä: Salasana tulee vaihtaa 90 päivän välein. Salasanoissa huomioidaan kirjaisin koko. Huomio ISOT ja pienet kirjaimet. Salasanassa tulee olla vähintään 8 kirjainta, yksi Iso kirjain, yksi numero (esim. abcd0123). Viimeisimmät salasanat tallennetaan joten salasanaa vaihdettaessa ei voi käyttää aiempaa(10 viimeisintä säilytetään). 14.01.2014 SEITE 5 VON 16

4. SÄHKÖPOSTIN KANSIO RAKENNE Käytetyimmät kansiot voidaan säillöä Favorites valikon alle. Lisätäkseni kansion Favorites valikon alle klikkaa haluamaasi kansiota hiiren oikealla napilla ja valitse Move favorites. Kaikki vastaanotetut viestit varastoidaan kansioon Inbox Kaikki lähettämättömät viestit tai kesken olevat viestit säilötään Drafts -kansioon. Kaikki lähetetyt viestit säilötään Sent Items - kansioon. Muistiinpanoja voi luoda ja säilyttää Notes - kansiossa. Voit myös luoda uusia kansioita Inbox kansion alle hallitaksesi vietejä tehokkaammin. Uuden kansion voi luoda Inbox kansion alle klikaamalla Inbox kansion päällä hiiren oikeaa nappia ja valita avautuvasta valikosta Create New Folder ja antamalla sen jälkeen kansiolle halutun nimen. 14.01.2014 SEITE 6 VON 16

5. POISSAOLOVIESTI Työntekijät jotka ovat poissa työpaikalta enemmän kuin 3 päivää heidän suositellaan käyttämään poissaolo viestiä. Poissaoloviesti tiedoittaa muille työntekijöille, että vastaanottaja ei pysty vastaamaan posteihin välittömästi. Paina Settings ikonia (rattaan kuval) ja valitse set automatic replies 14.01.2014 SEITE 7 VON 16

Kirjoita haluamasi teksti molempiin viesti kenttiin(katso pohja alla). Ylempi teksti kenttä on poissaoloviesti yrityksen sisältä tuleviin viesteihin ja alempi yrityksen ulkopuolelta tuleviin viesteihin. Mieti huolella mitä kirjoitat viestiin ja varmista että viestin lähetys toimii halutulla tavalla. Pyydä asetuksen jälkeen työkaveria lähettämään viesti postiisi ja katso onko vastaus halutunlainen. 6. SÄHKÖPOSTIN ALLEKIRJOITUS Lähettäjän allekirjoitus on sähköinen käyntikortti joka jokaisen tulee asettaa manuaalisesti ja lisätä kaikkii sähköposteihin. 14.01.2014 SEITE 8 VON 16

Paina settings ikonia (rattaan kuva) ja valitse Options. Valitse Settings. Nyt voit kopioda haluasmi tekstin teksti laatikkoon tai kirjoitta sen sinne suoraan. Voit käyttää alla olevaa tekstiä pohjana omaan allekirjoitukseesi. <nimesi> Swissport Finland Oy Phone +358<puhelinnumerosi ilman ensimmäistä nollaa> Mobile +358<puhelinnumerosi ilman ensimmäistä nollaa> 14.01.2014 SEITE 9 VON 16

Muutettuasi allekirjoitukseen omat tietosi ruksaa kohta Automatically include my signature on messages I send. Paina Save oikeasta alakulmasta tallentaakseni valinnat/muutokset. 7. YHTEYSTIEDOT kirjoitettaessa uutta sähköpostia ja aloittaessasi kirjoittamaan vastaanottajan sukunimeä To -kentään, Office265 antaa sinulle valikon josta voi valita oikean henkilön. 14.01.2014 SEITE 10 VON 16

Muutoin voit kirjoittaa To kenttään vastaanottajan sukunimen ja search for recipients : Yhteystietosi jotka täsmäävät hakuusi näytetään pudotusvalikko listassa: 14.01.2014 SEITE 11 VON 16

Vaihtoehtoisesti voit myös painaa osoitekirjan (People) ja etsiä vastaanottajan: 14.01.2014 SEITE 12 VON 16

8. RYHMIEN LUOMINEN OSOITEKIRJAAN Voit luoda uusia ryhmiiä osoitekirjaan jotka on näkyvissä myös muille käyttäjille.voit myös itse nähdä muiden luomia ryhmiä. Katsellaksesi, lisätäksesi tai liittyäksesi uuteen ryhmään sinun täytyy olla näkyvissä osoitekirjassa(people). Paina New: Valitset Create Group. 14.01.2014 SEITE 13 VON 16

Uudelleen nimeä ryhmä ja lisää halutut kontaktit. Lisätäksesi uuden kontaktin voit käyttää samaa tapaa kuin lisätäksesi uuden vastaanottajan viestiin. Tallentaaksesi uuden ryhmän paina Save. 14.01.2014 SEITE 14 VON 16

9. KALENTERI(UUDEN KALENTERIN LISÄYS) Voit laittaa kalenterisi näkymään muilla käyttäjillä. Katsoaksesi kalenteriasi paina Calendar kuvaketta valinta palkissa. Jakaaksesi kalenterisi sinun pitää painaa hiiren oikeaa nappia My Calendars kohdan päällä ja valita Share Calendar. paina hiiren oikeaa nappia My Calendars kohdan päällä. 14.01.2014 SEITE 15 VON 16

kirjoita kontaktin nimi kenen kanssa haluat jakaa kalenterisi Hyväksyäksesi kalenterin jakamisen sinun tulee painaa Send 14.01.2014 SEITE 16 VON 16