TARJOUSPYYNTÖ 1(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 OULUNSALON KIRJASTON PALAUTUSAUTOMAATTI Hankinnan tausta ja tarkitus Oulun kaupunginkirjast-maakuntakirjast (hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjustanne lajittelevasta palautusautmaatista kalusteineen tämän tarjuspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Autmaatin sijituspaikka tulee lemaan Oulunsaln kirjast, Karhujantie 2, 90460 Oulunsal. Kirjastssa n Ab Axiell Kirjastt Oy:n Pallas-kirjastjärjestelmä. Aineist n tarritettu RFID-tunnistein ja/tai viivakditarrin. Tarjtun laitteen tulee lla yhteenspiva nykyisen kirjastjärjestelmän tai sitä vastaavan järjestelmän sekä kirjastssa käytössä levien RFID-tunnisteiden kanssa. Yleistä ja hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avinta menettelyä. Hankinnassa n kyseessä kansallisen kynnysarvn mahdllisesti ylittävä hankinta. Hankinnassa nudatetaan lakia julkisista hankinnista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjuksista yksikään ei vastaa tarjuspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka lsuhteet tarjuskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja vi hyödyntää tarjuskilpailun tulksia, tilaaja vi keskeyttää hankintamenettelyn sittain tai kknaan. Tarjuksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn sallistumisesta ei makseta tarjajille krvausta. Tarjusasiakirjat tulee esittää sumen kielellä. Tarjuspyyntö n julkaistu Oulun kaupungin internetsivuilla sitteessa www.uka.fi/tarjuspyynnt ja Hilma-palvelussa sitteessa www.hankintailmitukset.fi Hankinnan khde Viiteen Iajitteieva palautusautmaatti kalusteineen Laitteen tulee täyttää liitteessä 2 ilmitetut ehdttmat vaatimukset. Vastaukset ehdttmien vaatimusten täyttymisestä n annettava liitteenä levalla tarjuslmakkeella, jka tulee palauttaa tarjuksen yhteydessä. Tarjajan kelpisuus Mikäli tarjaaja tarjaa laitteesta eri malleja, kustakin laitemallista tulee antaa tarvittavat tiedt malla liitelmakkeella. Kaikkien mallien tulee täyttää tarjuspyynnön vaatimukset. Tarjajan tulee täyttää hankintayksikön asettamat tarjajaa kskevat kelpisuusvaatimukset Sivistys- ja kulttuuripalvelutjoulun kaupunginkirjast-maakunt akirjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki J Käyntisite: Kaarlenväylä 3 (Nrthern Scandinauia
TARJOUSPYYNTÖ 2(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 Tilaajavastuulain mukainen selvitys Tarjajan tulee timittaa hankintayksikölle tilaajavastuulain mukainen selvitys, jssa: a) selvitys siitä, nk yritys merkitty ennakkperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvnlisäverlain (1501/1993) mukaiseen arvnlisävervelvllisten rekisteriin; b) kaupparekisterite tai kaupparekisteristä muutin saadut kaupparekisteritetta vastaavat tiedt; c) tdistus verjen maksamisesta tai vervelkatdistus taikka selvitys siitä, että vervelkaa kskeva maksusuunnitelma n tehty; d) tdistukset eläkevakuutusten ttamisesta ja eläkevakuutusmaksujen surittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja kskeva maksuspimus n tehty; e) selvitys työhön svellettavasta työehtspimuksesta tai keskeisistä työehdista. Edellä mainitut tiedt, tdistukset ja selvitykset eivät saa lla klmea (3) kuukautta vanhempia laskettuna tarjuksen jättöpäivästä. Oulun kaupunki n ttanut käyttöön Tilaajavastuu.fi Lutettava Kumppani -palvelun. Mikäli myös tarjaaja n liittynyt kyseiseen palveluun, tulee tarjajan ilmittaa asiasta tarjuksessaan. Tällöin hankintayksikkö tulstaa itse tarjajaa kskevan yritysraprtin palvelusta, eikä edellä mainittuja tilaajavastuulain mukaisia tdistuksia tarvitse erikseen timittaa tarjuksen mukana. Oulun kaupunki kehttaa tarjajia liittymään Tilaajavastuu.fi -palveluun. Tarjajan pissulkeminen Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjajan tarjuskilpailun ulkpulelle, js tarjaaja ei täytä tarjaajalle tarjuspyynnössä asetettuja kelpisuusvaatimuksia. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjajan tarjuskilpailun ulkpulelle, js hankintayksikön tiedssa n, että tarjaaja taikka sen jhthenkilö tai edustus-, päätöstai valvntavaltaa käyttävä henkilö n riksrekisteristä ilmeneväliä lainvimaisella tumilla jstakin hankintalain 53 :ssä mainitusta rikksesta. Hankintayksikkö vi myös harkinnanvaraisesti päätöksellään sulkea tarjuskilpailun ulkpulelle tarjajan hankintalain 54 :n mukaisten edellytysten täyttyessä. Tarjusten hylkääminen Tarjus hylätään, js tarjuspyyntöasiakirjissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai js tarjus ei muilta sin vastaa tarjuspyyntöä tai js tarjus saapuu myöhästyneenä. Lisäksi tarjus hylätään, js tarjushinta n ilmitettu varsinaisessa tarjusasia kirjassa. Hankintayksikkö vi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden pikkeuksellisen alhaisen tarjuksen siten kuin hankintalain 63 :ssä säädetään. Sivistys- ja kulttuuripalvelut/oulun kaupunginki rjast-maa kuntakirjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki 1 Käyntisite: Kaarlenväylä 3 (Nrthern Scandinavia
TARJOUSPYYNTÖ 3(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 Spimuskausi Takuu Spimuskausi alkaa spimuksen allekirjittamisesta ja n vimassa, kunnes spimusvelvitteet n suritettu. Kyseessä n kertasts. Laitteistlla n ltava vähintään 36 kuukauden takuuaika ja varasien saatavuuden n ltava vähintään 15 vutta. Takuuajat tulee ilmittaa tarjuslmakkeessa. Takuuehdt ja takuun piiriin kuuluvat sat n ilmitettava selvästi rajituksineen. Ylläpit ja hult Hinnat Tarjuksessa tulee kuvata se, kuinka laitteen ylläpit ja hult hidetaan. Palautusautmaatin hankintahinta sekä täyshulln hinta vusille 2015-2019 n esitettävä erillisellä tarjuslmakkeella. Hinnan tulee sisältää autmaatin hinta laite paikilleen ja käyttökuntn asennettuna erikseen kaikista tarjtuista vaihtehdista. Tarjushinnat n esitettävä arvnlisäverttmina (alv 0 %) kiinteinä eurmääräisinä netthintina, jista kaikki myönnettävät alennukset n vähennetty. Hintjen tulee sisältää kaikki timituksista aiheutuvat kustannukset. Hinnat n ilmitettava tarjuspyynnön liitteen 4 mukaisella hintaliitteellä. jka n timitettava tarjuksen yhteydessä erillisessä suljetussa kirjekuressa. jka avataan muiden päätöksentekn vaikuttavien tekijöiden arviinnin jälkeen. Muulla tavin esitettyjä hintja ei humiida tarjusvertailussa. Hankinta tehdään määrärahjen puitteissa. Timitusehdt Timituseht n vapaasti asiakkaalla, Oulunsaln kirjast, Karhujantie 2, 90460 Oulunsal. (Finnterms 2001). Edellytämme, että tutteet timitetaan paikilleen ja käyttökuntn asennettuina ja pakkausmateriaalit pis vietynä. Timitusaika Timitusaika n krkeintaan kahdeksan (8) viikka tilauksesta. Autmaatin tulee lla paikilleen asennettuna valmiina käyttöön viimeistään 5.12.2014. Tarkempi timitusaika n svittava tilaajan edustajan kanssa etukäteen. Viivästyssankti Timituksen viivästyessä tarjaaja maksaa viivästyssanktita tilaajalle tarjuksen arvnlisäverttmasta kknaishinnasta 5 %jkaiselta aikavalta viivästyneeltä viiklta. Viivästyssankti n krkeintaan 30% tarjuksen arvnlisäverttmasta kknaishinnasta. Tilaajalla n ikeus purkaa spimus kknaan, mikäli viivästys n enemmän kuin neljä viikka. Viivästyssankti kskee myös laitteen puutteellista timintaa ja näissä tapauksissa viivästyssanktita aletaan sveltaa jkaiselta aikavalta viiklta, sen jälkeen kun tilaaja n ilmittanut timittajalle, että laite timii puutteellisesti. Laskutus Lasku n timitettava verkklaskuna. Operaattrina timii Basware Oyj. Laskutus-, timitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksxtä. Sivistys- ja kulttuuripalvelut/oulun kaupunginkirjast-maakuntaki rjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki 1 Käyntisite: Kaarlenväylä 3 (Nrthem Scandinauia
TARJOUSPYYNTÖ 4(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 Laskun maksamisen edellytyksenä n, että timitus n hyväksyttävästi ja spimuksenmukaisesti suritettu, laitteen käyttööntttarkastus tehty ja tilaaja n vastaanttanut laskun. Laitteen tilaaja ja timittaja pitävät yhteisen käyttööntttarkastuksen, jsta tehdään mlempien sapulten hyväksymä kirjallinen raprtti. Käyttööntttarkastus pidetään aikaisintaan viikn kuluttua laitteen käyttööntsta. Maksuehdt Viivästyskrk Alihankkijat 30 päivää nett laskun saapumisesta Mahdllinen viivästyskrkeht tulee mainita tarjuksessa ja rajittaa Sumen Pankin ilmittamaan viivästyskrkn. Tarjaaja vi hankkia määrittämänsä san tutteesta alihankintana. Tarjaaja vastaa alihankkijan työstä kuin mastaan. Alihankkijiden käyttö tulee kuvata tarjuksessa ja alihankkijita kskevat samat vaatimukset kuin tarjajaa. Tilaaja vi perustelluista syistä kieltää tarjajan käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Osatarjukset ja vaihtehtiset tarjukset Osatarjukset eivät le sallittuja. Vaihtehtisia tarjuksia ei teta humin. Ympäristöystävällisyys Oulun kaupunki n situtunut kestävän kehityksen hjelmaan. Tarjuksen tekijän tulee ttaa timinnassaan humin tutteiden elinkaaren aikainen mahdllisimman vähäinen ympäristökurmitus. Hankintaspimukseen svellettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä Hankintaspimuksen sisältö määräytyy seuraavien tisiaan täydentävien asiakirjjen perusteella. Js asiakirjat vat keskenään ristiriidassa, niitä svelletaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. Hankintaspimus 2. Tarjuspyyntö (22.8.2014) 3. Julkisten hankintjen yleiset spimusehdt tavarahankinnissa (JYSE 20014 - Tavarat) 4. Tarjus liitteineen Tarjusten käsittely Menettelyn vaiheet vat seuraavat 1. Tarjusten avaaminen. 2. Tarjajan kelpisuuden tarkistaminen. 3. Tarjusten tarjuspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjusten vertailu. 5. Hankintapäätöksen tek ja päätöksestä ilmittaminen. 6. Hankintaspimusten slmiminen. Hankintaspimus syntyy vasta kirjallisen spimuksen allekirjittamisella. Sivistys- ja kulttuuripalvelutjoulun kau punginkirjast-maakuntakirjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki 1 Käyntisite: Kaarlenväylä 3 (Nrthern Scandinavia
TARJOUSPYYNTÖ 5(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 Erimielisyyksien ratkaiseminen Spimuksesta jhtuvat erimielisyydet, jita ei saada svittua spijapulten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäikeus. Tarjuksen vimassal Tarjuksen n ltava vimassa 90 päivää tarjusten viimeisestä vastaanttpäivästä. Tarjuksen sisältö Tarjuksen tulee lla mudltaan ja sisällöltään tämän tarjuspyynnön mukainen. Tarjus n tehtävä sumen kielellä. Päätöksentekperusteet Hyväksyttävistä tarjuksista valitaan kknaistaludellisesti edullisin seuraavien vertailuperusteiden ja pisteiden perusteella. Tarjus vi saada enintään 100 pistettä. Kknaistaludellisen edullisuuden vertailuperusteet HINTA: Laitteen hankintahinta ja viiden vuden täyshultspimuksen hinta yhteensä. painarv 50% (pisteitä enintään 50) Kknaishinta, 1-50 pistettä Halvimman hinnan tarjnnut saa lpulliseen vertailuun 50 pistettä. Muiden tarjajien hinnat suhteutetaan halvimpaan niin, että edullisin vertailuhinta jaetaan tarjatulla hinnalla ja kerrtaan 50:11ä. LAATU: Autmaatin käytettävyys. painarv yhteensä 50 % (enintään 50 pistettä) Autmaatin sveltuminen sitettuun tilaan, enintään 10 pistettä. Tilaaja arvii autmaatin esteettistä ja timinnallista sveltumista käytettävissä levaan kirjasttilaan. Tarj ~ kseen liitetyistä piirrksista n käytävä ilmi, miten laite vidaan sijittaa käytettävissä levaan tilaan. erinmainen sijittelu ja tilankäyttö 10 pistettä khtalainen sijittelu ja tilankäyttö 5 pistettä ei vastaa kirjastn tavitteita 0 pistettä Laitteen käytettävyys asiakkaiden kannalta, enintään 10 pistettä Käytettävyyttä arviidaan mm. sen mukaan, millaista aineista ja miten autmaatilla vidaan palauttaa. Tilaaja arvii autmaatin mallikuvien, sanallisten kuvausten ja eri kirjastista saatujen kkemusten perusteella. erinmainen käytettävyys ja sveltuvuus 10 pistettä khtalainen käytettävyys ja sveltuvuus 5 pistettä ei vastaa kirjastn tavitteita 0 pistettä Sivistys- ja kulttuuripalvelut/oulun kau punginkirjast-maakuntakirjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki 1 Käyntisite: Kaarlenväylä 3 fnrthern Scandinauia
TARJOUSPYYNTÖ 6(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 Laitteen käytettävyys henkilökunnan kannalta, enintään 15 pistettä Arviinnissa painttuvat laitteen käyttömukavuus ja ergnmisuus jkapäiväisessä työskentelyssä sekä ylläpit- ja hulttimenpiteissä. Käytettävyyttä arviidaan autmaatin mallikuvien, sanallisten kuvausten ja eri kirjastista saatujen kkemusten perusteella. erinmainen käytettävyys ja sveltuvuus 15 pistettä khtalainen käytettävyys ja sveltuvuus 8 pistettä ei vastaa kirjastn tavitteita 0 pistettä Kirjavaunujen liikuteltavuus ja ergnmisuus, enintään 15 pistettä. Tilaaja arvii liikuteltavuutta ja ergnmisuutta kkemusten perusteella ja/tai testaamalla eri timittajien vaunuja. erinmainen liikuteltavuus ja ergnmia 15 pistettä khtalainen liikuteltavuus ja ergnmia 8 pistettä hun liikuteltavuus j a ergnmia 0 pistettä Oulun kaupunki pidättää ikeuden lla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjuksista. Mikäli mikään tarjus ei täytä kaikkia tarjuspyynnössä esitettyjä ehdttmia vaatimuksia, Oulun kaupunki pidättää itselleen ikeuden hyväksyä parhaaksi valittu tarjus. Sähköinen tiedksiant Hankintalain 75 :n 1 mmentin mukaan hankintayksikkö vi antaa päätöksen tiedksi myös sähköisesti. Mikäli tarjaaja hyväksyy sähköisen tiedksiannn, n tarjajan ilmitettava tarjuslmakkeella, liite 1, sille varatussa khdassa sähköpstisite, jta käyttäen päätös vidaan antaa sähköisesti tiedksi. Tarjusasiakirjjen julkisuus Hankinta-asiakirjjen julkisuutta säätelee laki viranmaisen timinnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan sallistuvan yrityksen timittamat tarjusasiakirjat ja tiedt tulevat pää_sääntöisesti julkisiksi hankintaspimuksen allekirjittamisen yhteydessä. Tarjusasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianasaisille eli tisille tarjajille, kun hankintaa kskeva päätös n tehty. Tarjukset n pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Js liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjukseen n välttämätöntä, n ne lueteltava erillisellä, "salainen" -tsikidulla liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee tapauskhtaisesti, vatk liikesalaisuudeksi ilmitetut tiedt lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdllisesta salassapidsta. Tarjuksen kknaishinta ei kuitenkaan vi lla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjusten avaustilaisuus ei le julkinen. Tarjusten avaamisesta laaditaan pöytä kirja. Kysymykset ja vastaukset Tarjuspyyntöä kskevat kysymykset n timitettava sumen kielellä sähköpstitse sitteeseen maija.saraste@uka.fi. Kysymysten n ltava perillä 1.9.2014 kl 16 Sivistys- ja kulttuuripalvelutjoulun kaupunginkirjast-maakuntakirjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki 1 Käyntisite: Kaarlenväylä 3 O,,h,..,lin f\q CCQ A1 (\ 1 r::~t.,r; f)q CC7 11 C7 fnrthern
TARJOUSPYYNTÖ 7(7) 22.8.2014 Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014 mennessä. Viesti tsikidaan "Kysymys Oulunsaln kirjastn autmaateista, Dnr OU KA/7126/02.08.00/2014. Vastauksetjulkaistaan viimeistään 4.9.2014 sitteessa www.uka.fi/tarjuspyynnt. Tarjajan tulee käydä katsmassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdllisesti täsmennettyjä tietja tarjusta antaessaan. Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Tarjuksen timittaminen Hankintayksikölle sitetut sumenkieliset tarjukset tulee timittaa paperisena versina suljetussa kirjekuressa. Hintalmake palautetaan muiden lmakkeiden hessa massa suljetussa kirjekuressa. Tarjushinta n esitettävä vain hintalmakkeessa. Tarjukset tulee timittaa viimeistään t 18.9.2014 kl 16 alla levaan sitteeseen. Tarjuskuressa tulee lla merkittynä tarjajan tiedt ja tunnus "Oulunsaln kirjastn palautusautmaatti, Dnr OUKA/7126/02.08.00/2014. "' Määräajan jälkeen saapuneita tarjuksia ei teta humin. Pstisite: Oulun kaupunki Oulun Knttri/Kirjaam PL 27 90015 Oulun kaupunki Käynti site: Trikatu 10 A 1. krs. 90100 Oulu Avinna ma-pe kl 8-16 SIVISTYS- JA KULTTUURIPALVELUT ' OULUN KAUPUNGIN KIRJASTO-MAAKUNTAKIRJASTO Liitteet: Tarjuslmakkeet (palautettavat) Liite 1: Timittajan yhteystiedt Liite 2: Palautusautmaattia kskevat ehdttmat vaatimukset Liite 3; Muut tarjuspyynnön khdat Liite 4: Hintaliite, jka palautetaan tarjuksen yhteydessä erillisessä suljetussa kirjekuressa Muut liitteet: 1 kpl phjapiirrs Sivistys- ja kulttuuripalvelut/oulun kaupunginkirjast-maakuntakirjast Pstisite: PL 15, 90015 Oulun kaupunki 1 Käyntisite: Kaarlenväylä 3 Ph>lin OR c;c;r Lll 0 1 ~~lr~i OR c;c;7?1 c;7 (Nrthern c;mnrlinnllin