VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 1 85 Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus 86 Pöytäkirjantarkastajien valinta 87 Kiinteistöjohtokunnan pöytäkirja 3/2015 88 Nuorisosihteerin viran muuttaminen johtavaksi nuorisotyöntekijän viraksi/ruotsalainen seurakunta 89 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenen aloite/kiinteistöpäällikkö 90 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenen aloite/hautaustoimen päällikkö 91 Vaasan seurakuntayhtymän vuoden 2014 henkilöstötilinpäätös 92 Sairauslomat 93 Koulukatu 26 keittiön ja työpaikkaruokalan sulkeminen muutamaksi viikoksi kesällä 2015 94 Alskathemmet-leirikeskuksen peruskorjaus / urakkatarjoukset 95 Vähänkyrön seurakuntatalon peruskorjaus ja tilasuunnittelu 96 Tuloveroprosentin vahvistaminen vuodelle 97 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaohjeet 98 Tilintarkastajien ja varatilintarkastajien vaali vuosiksi 2015-2018 99 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus sekä kokouksen päättäminen 85 Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan lisäksi 11 jäsentä, ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Yhteisen kirkkoneuvoston kutsu kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään kolme päivää ennen kokousta. Tämän kokouksen kutsu ja esityslista on lähetetty yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille 13.5.2015. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Krister Koskela avasi kokouksen. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi. Kokous on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä. Puheenjohtaja totesi, että kokous oli päätösvaltainen. 86 Pöytäkirjantarkastajien valinta Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Vuorossa ovat Maj-Britt Anderssén ja Erkki Teppo. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Maj-Britt Anderssén ja Erkki Teppo.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 2 87 Kiinteistöjohtokunnan pöytäkirja 3/2015 Esitetään kiinteistöjohtokunnan pöytäkirja 3/12.5.2015 Merkitään tiedoksi, ei toimenpiteitä. Päätösehdotus hyväksyttiin. 88 Nuorisosihteerin viran muuttaminen johtavaksi nuorisotyöntekijän viraksi/ruotsalainen seurakunta Ruotsalaisen seurakunnan seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 7.4.2015 74 käsitellyt nuorisosihteerin viran virkanimikkeen muutosta. Johtosäännön muutosta valmistelemaan asetettiin työryhmä. Työryhmä on uudistanut vuodelta 1993 olevan nuorisosihteerin johtosäännön vastaamaan paremmin viran tehtäviä. Johtosäännön muutoksen yhteydessä todettiin, että virkanimikkeessä tulisi paremmin huomioida työalavastaavan tehtävät. Työryhmä ehdotti seurakuntaneuvostolle, että johtosäännön muuttamisen yhteydessä myös virkanimike muutettaisiin johtavaksi nuorisotyöntekijäksi. Viranhaltija johtaa nuorisotyötä ollen samalla nuorisotyöntekijä, jonka tehtävänä on toimia muiden nuorisotyöntekijöiden esimiehenä ja joka vastaa henkilöstöstä, taloudesta, toiminnasta ja hallinnosta omalla työalallaan. Kirkon työmarkkinalaitoksen mukaan tavallisin virkanimitys nuorisotyötä johtavalle viranhaltijalle on johtava nuorisotyöntekijä. Työryhmä ehdottaa, että viran palkkaus määräytyisi vaativuusryhmä 601 mukaan. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle ruotsalaisen seurakunnan nuorisosihteerin virkanimikkeen muutosta johtavaksi nuorisotyöntekijäksi. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle ruotsalaisen seurakunnan nuorisosihteerin virkanimikkeen muutosta johtavaksi nuorisotyöntekijäksi. Palkkaus vaativuusryhmän 503 mukaan. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, puh. 06 3261 211. 89 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenen aloite/kiinteistöpäällikkö Yhteisen kirkkoneuvoston jäsen Merja Piipponen jätti Erkki Tepon kannattaman aloitteen kiinteistöpäällikön ja hautaustoimen päällikön virkojen muuttamisesta kiinteistöjohtajan ja hautaustoimen johtajan viroiksi yhteisen kirkkoneuvoston
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 3 kokouksessa 9.4.2015 74. Isännöitsijän virka on perustettu yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä. Yhteinen kirkkovaltuusto lakkautti isännöitsijän viran ja perusti kiinteistöpäällikön viran 1993. Kiinteistöpäällikön tehtävät ovat muuttuneet vaativammiksi ja kiinteistömäärä on kasvanut. Kiinteistöpäällikkö vastaa koko seurakuntayhtymän kiinteistötoimesta. Kiinteistötoimella on hoidettavanaan 5 kirkkoa, 5 seurakuntataloa ja 13 muuta toimitilaa. Vakituisia viranhaltijoita/työntekijöitä kiinteistötoimessa on 32. Kiinteistöpäällikkö valmistelee tehtäväalueeseensa kuuluvat hankinnat ja urakat kirkkoneuvoston päätösten mukaisesti. Hän laatii kiinteistötointa koskevan talousarvioehdotuksen ja valvoo talousarvion toteutumista. Kiinteistöpäällikön virka ehdotetaan muutettavaksi kiinteistöjohtajan viraksi. Viran palkkaus pysyy vaativuusryhmä 603 mukaisena. Kiinteistöjohtajan kelpoisuusehtona ovat virkaan soveltuva teknillisessä korkeakoulussa tai yliopistossa suoritettu diplomi-insinöörin tutkinto tai ammattikorkeakoulussa suoritettu insinöörin tutkinto ja hyvä perehtyneisyys rakennustekniikkaan ja riittäväksi katsottava kaavoitus- ja maankäyttöasioiden sekä rakennuttamistehtävien tuntemus. kiinteistöjohtajalla tulee olla toisen kotimaisen kielen erinomainen kirjallinen ja suullinen taito sekä toisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito. Esitetään uudistettu johtosääntö. Aloite merkitään tiedoksi ja yhteinen kirkkoneuvosto antaa seurakuntarakenneuudistusta seuraavan työryhmän tehtäväksi valmistella ehdotus yhteiselle kirkkoneuvostolle. Asia liittyy suurempaan kokonaisuuteen missä käsitellään yhtymän johtavien virkojen järjestelyt tulevaisuutta silmällä pitäen. Päätösehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, puh. 06 3261 211. 90 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenen aloite/hautaustoimen päällikkö Yhteisen kirkkoneuvoston jäsen Merja Piipponen jätti Erkki Tepon kannattaman aloitteen kiinteistöpäällikön ja hautaustoimen päällikön virkojen muuttamisesta kiinteistöjohtajan ja hautaustoimen johtajan viroiksi yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 9.4.2015 74. Ylipuutarhurin virka on perustettu yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä. Virka muutettiin yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä puistopäällikön viraksi.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 4 Yhteinen kirkkovaltuusto lakkautti puistopäällikön viran ja perusti hautaustoimen päällikön viran 2004. Hautaustoimen päällikkö vastaa seurakuntayhtymän hautaustoimesta ja hautausmaiden pitkäjänteisestä suunnittelusta ja tekee niitä koskevia aloitteita ja esityksiä. Hautaustoimen päällikkö vastaa hautainhoitorahaston piiriin kuuluvien noin 10.000 yksityisen haudan sopimushoidoista ja toimii hautaustoimen henkilökunnan esimiehenä. Henkilötyövuosia hautaustoimessa on 35 ja hautausmaiden pinta-ala noin 25 hehtaaria. Hautaustoimen päällikkö laati hautaustointa koskevan talousarvioehdotuksen ja valvoo talousarvion toteutumista. Hautaustoimen päällikön virka ehdotetaan muutettavaksi hautaustoimen johtajan viraksi. Viran palkkaus pysyy vaativuusryhmä 603 mukaisena. Hautaustoimen johtajan kelpoisuusehtona ovat virkaan soveltuva ylempi korkeakoulututkinto tai ammattikorkeakoulussa suoritettu tutkinto ja hyvä perehtyneisyys hallinnollisiin ja taloudellisiin asioihin sekä riittäväksi katsottava kaavoitus- ja maankäyttöasioiden tuntemus. Hautaustoimen johtajalla tulee olla toisen kotimaisen kielen erinomainen kirjallinen ja suullinen taito sekä toisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito. Esitetään uudistettu johtosääntö. Aloite merkitään tiedoksi ja yhteinen kirkkoneuvosto antaa seurakuntarakenneuudistusta seuraavan työryhmän tehtäväksi valmistella ehdotus yhteiselle kirkkoneuvostolle. Asia liittyy suurempaan kokonaisuuteen missä käsitellään yhtymän johtavien virkojen järjestelyt tulevaisuutta silmällä pitäen. Päätösehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, puh. 06 3261 211. 91 Vaasan seurakuntayhtymän vuoden 2014 henkilöstötilinpäätös Vaasan seurakuntayhtymässä on laadittu henkilöstötilinpäätös 2014 Kirkkohallituksen suosituksen mukaisesti. Siihen on koottu henkilöstön rakennetta ja toimintaa kuvaavia tietoja sekä arvioitu lukuja ja tilastoja. Henkilöstötilinpäätöksen liitteenä on henkilöstöliite, jossa on lueteltu kaikki vähintään yhden viikon Vaasan seurakuntayhtymän palveluksessa olleet henkilöt. Seurakuntatyö on työvoimavaltaista minkä vuoksi henkilöstöä koskevan tiedon kokoaminen on tärkeätä. Henkilöstötilinpäätöksen tarkoituksena on kehittää henkilöstöraportointia ja järjestelmiä päätöksenteon ja esimiestyön tukemiseksi.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 5 Yhteistyötoimikunta on kokouksessaan 8.5.2015 käsitellyt henkilöstötilinpäätöksen ja hyväksyi sen omalta osaltaan esitettäväksi yhteiselle kirkkoneuvostolle. Esitetään vuoden 2014 henkilöstötilinpäätös (liite 1/91). Yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa liitteenä 1/91 olevan taloustoimiston laatiman Vaasan seurakuntayhtymän vuoden 2014 henkilöstötilinpäätöksen. Päätösehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa toimistopäällikkö Anneli Dahlbäck puh. 06-3261 211. 92 Sairauslomat Vaasan seurakuntayhtymän johtoryhmä on neuvotellut työterveyshuollon kanssa lyhyistä sairauslomista. Johtava työterveyslääkäri ehdotti omailmoituksen käyttöönottoa lyhyissä sairauslomissa. Tämän perusteella päätettiin, että esimies voi myöntää virka-/työvapaata lääkärintodistusta vaatimatta enintään kolme päivää kolme kertaa vuodessa samalle henkilölle, jos työkyvyttömyys johtuu flunssasta, vatsataudista, migreenistä. Käytännössä työntekijä ilmoittaa välittömästi sairastuttuaan esimiehelleen olevansa sairas. Esimies joko hyväksyy ilmoituksen tai kehottaa käymään työterveyshoitajan tai lääkärin vastaanotolle. Palattuaan töihin työntekijä täyttää Kipan akkunan kautta poissaoloilmoituksen ja lähettää sen esimiehelle. Samalla hän täyttää palkkatoimistoa varten paperisen poissaoloilmoituksen. Yhteistyötoimikunta käsitteli asiaa kokouksessaan 8.5.2015 16 ja hyväksyi sen esitettäväksi yhteiselle kirkkoneuvostolle vahvistettavaksi. Päätösehdotus.: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että Vaasan seurakuntayhtymässä otetaan käyttöön ns. omailmoitus lyhyissä maksimissaan kolmen päivän sairauslomissa enintään kolme kertaa kalenterivuodessa samalle henkilölle. Päätösehdotus hyväksyttiin. Esimiehen Kipan akkunassa tekemä päätös on riittävä, muita hallinnollisia päätöksiä ei tarvita. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa toimistopäällikkö Anneli Dahlbäck puh. 06-3261 211.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 6 93 Koulukatu 26 keittiön ja työpaikkaruokalan sulkeminen muutamaksi viikoksi kesällä 2015 Koulukatu 26 keittiö ja työpaikkaruokala tavataan pitää suljettuna muutama viikko hiljaisimpana aikana kesällä. Koulukatu 26 keittiön ja työpaikkaruokalan ollessa suljettuna kesällä seurakuntien henkilökunnalle järjestetään mahdollisuus syödä lähellä sijaitsevassa ruokalassa, esim. Loftetissa. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että Koulukatu 26 keittiö ja työpaikkaruokala pidetään suljettuna 22.6. - 9.8.2015 välisenä aikana ja että henkilökunnan ruokailu järjestetään yllä olevan mukaisesti. Henkilökunnalta peritään korvaus ruoasta luontaisetuperiaatteiden mukaisesti. Päätösehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa toimistopäällikkö Anneli Dahlbäck puh. 06-3261 211. 94 Alskathemmet-leirikeskuksen peruskorjaus / urakkatarjoukset Vaasan seurakuntayhtymän v. 2015-2016 investointisuunnitelmassa on osoitettu yhteensä 1.600.000 euron investointimääräraha Alskathemmet leirikeskuksen peruskorjaukseen siten, että vuodelle 2015 on varattu 800.000 euroa ja vuodelle 2016 on varattu 800.000 euroa. Alskathemmet-leirikeskuksen peruskorjauksessa uusitaan tilajärjestelyiltään ja sisustukseltaan kiinteistön keittiö-, ruokasali, takka / aula, sakraali- ja opetustilat sekä saniteettitilat. Vastaanotto- ja toimistotilat järjestetään uudelleen, mm. leirikeskuksen isännälle toteutetaan oma toimisto. Pääsalitilojen ikkunoita ja aukotuksia suurennetaan ja tilaa jakavia oviratkaisuja uusitaan. Kiinteistön koko LVIAS-tekniikka uusitaan / saneerataan. Katolle rakennetaan uusi IV-konehuone, lämmitys järjestelmäksi toteutetaan ilma-vesilämpöpumppu, öljylämmityksen jäädessä käytännössä huippujen tasaajaksi. Myös turvallisuus-, valaistus- ja äänentoistojärjestelmät uusitaan. Esteettömyys- ja induktiosilmukka tekniikka on huomioitu. Tilamuutoksia on suunniteltu myös majoitusrakennukseen. Piha-alueen liikennettä parantavat ratkaisut sisältyvät suunnitelmiin. Alskathemmet leirikeskuksen pääsuunnittelusta on vastannut arkkitehtitoimisto Nurminen - Antila, rakennesuunnittelusta ins. tsto Polyplan Oy ja LVIASsuunnittelusta ins. tsto Granlund Oy. Suunnittelutyö on tehty hankesuunnitelman mukaisesti yhteistyössä
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 7 seurakuntien kanssa ja peruskorjaustyöstä on informoitu hyvissä ajoin seurakunnille. Seurakunnat ovat ottaneet huomioon leirivarauksissaan, että Alskathemmet-leirikeskus on suljettuna peruskorjauksen ajan. Peruskorjaus on suunniteltu alkavaksi elokuussa 2015 ja valmistuvaksi v. 2016 toukokuun loppuun mennessä. Suunnitelmat on esitelty Vaasan seurakuntien toimintamuodoille ja hallinnolle yhteisesti ja erikseen. Kiinteistöjohtokunta on kokouksessaan 16.12.2014 hyväksynyt Alskathemmet leirikeskuksen peruskorjaussuunnitelmat. Kiinteistöpäällikkö on pyytänyt peruskorjausurakasta kirjalliset tarjoukset. Tarjousten viimeinen palautuspäivä on ollut 5.5.2015. Tarjousten avaamistilaisuus on pidetty 6.5.2015. Määräaikaan 5.5.2015 klo 16.00 mennessä kirjallisen urakkatarjouksen jättivät seuraavat urakoitsija: Rakennusurakka - WasaCon Oy - Rakennus Oy MTM-Vaasa - Oy Tom Knip Ab - Vaasan Rakennuskorjaus Oy - Oy Rakennuskultti - Oy SanCon Finland Ab - Oy Rakennuspalvelu G. West Putkiurakka - Are - Ähtärin Vesi ja Lämpö - Vismar Ilmanvaihtourakka - Are - Vaasan ilmastointi Oy - LVI-Leinolat Oy - Länsirannikon Ilmastointi Oy - Suupohjan Ilmastointi ja Pelti Oy Sähköurakka - Caverion - Oy Kontaktor Ab - Sähkötyö Haapala Oy - Asentaja Group Ab Oy - JAP-Sähkö Oy - Are - Pohjanmaan SA-Sähkö Electrics Ltd Oy
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 8 - Vaasan Sähköasennus Oy Rakennusautomaatiourakka - Säätöpiste Oy Keittiön koneet ja laitteet - Metos Oy Ab - Dieta Oy Peruskorjausurakan kokonaiskustannukset huomioiden varsinaiset urakat yhteensä 1,3 milj. euroa, keittiölaitteet 0,1 milj. euroa, rakennuttaminen, lisätyökustannukset sekä tilaajan hankinnat (kalusteet, äänentoistotekn.) muodostunevat kustannukset n. 1.800.000 euroon. Keittiölaite hankinnasta on saatu urakkatarjoukset. Tilaaja on pyytänyt laitetoimittajia täydentämään tarjoustaan asiakirjalla joka koskee teknistä laitevertailua. Tilaajahankintaan kuuluva päätös tältä osin tehdään myöhemmin. K.p.:n päätösehdotus: Kiinteistöjohtokunta toteaa urakkakilpailun tarjousten olleen kilpailukykyinen ja ajankohdallisesti hyvä. Kiinteistöjohtokunta päättää esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että yhteinen kirkkoneuvosto 1. Myöntää aloitusluvan Alskathemmet-leirikeskuksen peruskorjaukselle v. 2015. 2. Hyväksyy halvimman urakkatarjouksen tehneet seuraavat urakoitsijat Alskathemmet-leirikeskuksen peruskorjauksen suunnittelijaksi: -Rakennusurakka (pääurakka) Oy Tom Knip Ab 624.766,56 (alv 24 %) -Putkiurakka Vismar 268.460,00 (alv 24 %) -Ilmanvaihtourakka Vaasan Ilmastointi Oy 137.764,00 (alv 24 %) -Sähköurakka Are 234.360,00 (alv 24 %) -Automaatiourakka Säätöpiste Oy 20.832,00 (alv 24 %) Kiinteistöjohtokunta on kokouksessa 12.5.2015 esittelyn sekä käydyn keskustelun jälkeen yksimielisesti päättänyt hyväksyä päätösehdotuksen ja esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi kohdat 1 ja 2. Asia merkitään tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto keskustelee asiasta ja hyväksyy Alskathemmetin urakkatarjoukset ja antaa rakennusurakalle aloittamisluvan. Asia merkitään tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa keskustelun jälkeen yksimielisesti, että kustannukset pysyvät budjetin 1.6 milj. euron rajoissa. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa kiinteistöpäällikkö Mikko Päällysaho, puh. 06 3261 211.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 9 95 Vähänkyrön seurakuntatalon peruskorjaus ja tilasuunnittelu Vaasan seurakuntayhtymän talousarvion investointiohjelmassa on v. 2015 osoitettu 140.000 euron määräraha v. 2013 kuntokartoituksessa todetun pahoin vesivaurioituneen (vaurio tapahtunut v. 2003 ja jatkunut v. 2013 saakka) Vähänkyrön seurakuntatalon kokoontumis- ja palvelutilojen uudelleen suunnittelemiseksi. Aiempina vuosina 2013 ja 2014 ei valtuuston hyväksymissä talousarvioissa em. kohteeseen ole osoitettu suunnittelu- tai rakentamismäärärahaa. Hankesuunnittelu aloitettiin kun kesällä 2014 Vähänkyrön seurakunnan työntekijöiltä saatiin alustava tilatarveselvitys. Hankesuunnittelua on jatkettu Vähänkyrön seurakunnan nykyisten olemassa olevien keskusta-alueen kiinteistöjen kokonaistarkastelulla toimintaympäristöineen; nykyinen srk-talo sekä pappila. Kokonaistarkastelulla (toiminta-, käyttöaste-, investointi- sekä käyttömenot) pyritään selvittämään ja löytämään perusteet suunnittelu- ja toteutusvaihtoehdoiksi. Seurakunnan toimitilojen uudelleen järjestelemiseksi on laadittu neljä vaihtoehtoa, joista yksi on toteutukseltaan vuokratila ratkaisu. VE1. Peruskorjataan nykyinen srk-keskus koko laajuudessaan. Investointikustannus 3.098.117 euroa. VE2. Peruskorjataan nykyinen virasto-osa. Vaurioitunut rakennusosa sekä siipirakennus puretaan ja näiden tilalle rakennetaan uusi aiempaa pienempi srksali jakelukeittiöineen ja kokoontumistiloineen (päiväkerho, diakonia ja nuorisotyö). Investointikustannus 3.393.637 euroa. VE3. Em. toimenpiteet, mutta uudisrakennusosat toteutetaan vuokratilaratkaisuna. Investointikustannus 2.688.649 euroa. VE4. Nykyinen virasto-osa säilytetään ja peruskorjataan (tilamuutoksia). Sen yhteyteen rakennetaan uudet päiväkerhotilat sekä monitoimitilaa, jota voidaan käyttää sekä pk.- että diakonia- ja nuorisotyössä. Seurakuntasali remontoidaan Vähänkyrön pappilaan. Investointikustannus 2.406.637 euroa. Hankesuunnittelun vaihtoehtoratkaisumallit ovat liitteenä, samoin asemakaavaote (LIITE 2/19). Hankesuunnittelun vaihtoehtotarkastelujen suunnittelukonsulttina on toiminut arkkitehti Hilkka-Maija Antila. Kustannusvertailun (investointi / käyttömenot) on laatinut ins. tsto Contria Oy (LIITE 3/19) Edellä esitetyistä vaihtoehdoista VE2 ja VE 4 voidaan todeta seuraavaa:
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 10 VE2 vaihtoehdon hyviä puolia ovat: a. Tuttu sijainti ja hyvät liikenneyhteydet b. Yhdistämällä seurakuntatalo, päiväkerhotilat sekä ns. monitoimitilat saman katon alle, saadaan seurakuntalaisia monipuolisesti palveleva talo, joka joustaa aina kulloisenkin tilanteen mukaan. c. Sijoittamalla seurakuntatalo viraston yhteyteen pystytään hyödyntämään siellä olevia työhuoneita sekä kokoushuoneita monipuolisemmin koko henkilöstöä ajatellen d. Seurakuntatalon tilankäyttö on tehokkaampaa kuin nykyisin. VE4 vaihtoehdon hyviä puolia ovat: a. Pappilan pitäminen seurakunnan aktiivisessa käytössä sekä sen läheinen sijainti hautausmaahan nähden. b. Seurakunnan arkipäivisin antamien palvelujen sijoittuminen samaan rakennukseen. Myös tässä vaihtoehdossa pystytään hyödyntämään virastossa olevia työhuoneita sekä kokoushuoneita monipuolisemmin koko henkilöstöä ajatellen. c. Antaa mahdollisuuden erityyppisten tilaisuuksien järjestämiseen samanaikaisesti Pappilassa järjestettävät tilaisuudessa eivät häiritse muuta toimintaa ja päinvastoin. d. Pitkällä tähtäimellä seurakunnan kokonaistilankäytön tehostuminen uudisrakentamista tarvitaan n. 280 m2 vähemmän. Kokonaistilaratkaisuja on tarkasteltu vahvasti hallinnossa valmistelu- ja käsittelyvaiheessa olevaan kiinteistöstrategiasuunnitelmaan ja tavoitteisiin tukeutuen. Olemassa olevia käyttöasteeltaan alhaisia toimitiloja tulee arvioida avoimesti ja välttää mitoitukseltaan ylisuuria tilainvestointeja. Toteutus täytyy suhteuttaa oikein tilatarpeeseen. Voidaan todeta, että kaikki esitetyt vaihtoehdot ovat toteutuskustannuksiltaan nykyisessä taloustilanteessa kalliita. Vaihtoehtoa 4 voitaneen kuitenkin pitää kokonaistaloudellisesti järkevimpänä jatkosuunnitteluperustana. On huomioitava, että kaikki esitetyt suunnitteluvaihtoehdot ovat verrannollisia luonnoksia varsinaiselle suunnitteluratkaisulle ja suunnalle. Kaikissa VEesityksissä nykyisistä vuokratiloista luovutaan. Vähänkyrön seurakuntatalon tilasuunnitelmien vaihtoehtoiset ratkaisut on myös esitelty kirkkohallituksen yliarkkitehti Antti Pihkalalle. Antti Pihkala pitää em. vaihtoehto nro 4 ehdottomasti parhaana suunnitteluratkaisuna sekä kiinteistöstrategisesti että kokonaistaloudellisesti arvioituna. Pihkala katsoo myös, että pappilan muutostyölle ei ole asemakaavallisia esteitä. Kiinteistöjohtokunta päätti kokouksessa 12.5.2015 esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle em. vaihtoehto nro 2 (VE2) hyväksymistä seurakuntatalon jatkosuunnittelun pohjaksi sekä samassa yhteydessä nykyisen pappilan
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 11 myyntiä. Asia merkitään tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto keskustelee asiasta ja pyytää Vähänkyrön seurakunnalta lausuntoa. Päätösehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa kiinteistöpäällikkö Mikko Päällysaho, puh. 06 3261 211. 96 Tuloveroprosentin vahvistaminen vuodelle 2016 Kirkkolain mukaan tuloveroprosentin vahvistaa yhteinen kirkkovaltuusto. Veroprosentti tulee ilmoittaa verohallitukselle viimeistään verovuotta edeltävän marraskuun 17. päivänä. Vaasan seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelman mukaan on tuloveroprosentti 1,25 koko suunnitelmakauden 2013 2015. Tuloveroprosentti 1,25 on ollut voimassa jo yli 40 vuotta. Verotulojen suunta on ollut laskeva ja vuonna 2016 odotetaan yhteisöveron poistuttua uuden valtionkorvauksen jakamista niin, että Vaasan seurakuntayhtymä menettää n. 800.000 euroa. Vuoden 2016 tuloveroprosentti käsiteltiin yhteisen kirkkoneuvoston suunnitteluryhmän kokouksessa 15.4.2015. Ottaen huomioon odotukset kehityksen jatkumisesta Vaasassa nykyisen taloudellisen tilanteen jälkeen, seurakuntayhtymän talouden tila ja laskelmat vuoden 2014 tuloista ja menoista, suunnitteluryhmä esittää kuitenkin tuloveroprosentiksi 1,25. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että vuoden 2016 tuloveroprosentiksi vahvistetaan 1,25. Päätösehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa talousjohtaja Nils-Eric Sahlström puh. 06-3261211. 97 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaohjeet Kirkkojärjestyksen 15. luvun 2-3 :ien mukaan jokaista varainhoitovuotta varten on seurakunnalle tai seurakuntayhtymälle viimeistään edellisen vuoden joulukuussa hyväksyttävä talousarvio. Varainhoitovuotena on kalenterivuosi. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä kirkkovaltuuston on hyväksyttävä myös vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on toiminta- ja taloussuunnitelmassa sen ensimmäinen vuosi.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 12 Talousarviossa sekä toiminta- ja taloussuunnitelmassa määritellään seurakunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvio sekä toimintaja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset seurakunnan tehtävien hoitamiseen turvataan. Vaasan seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmaan vuosille 2015-2017 on kirjattu suunnitelmakauden tavoitteet ja arvioitu tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat määrärahat. Vuosien 2016 ja 2017 tavoitteet ja määrärahat on nyt tarkistettava sekä laadittava suunnitelma tavoitteineen ja määräraha-arvioineen vuotta 2018 varten. Vaikka vuoden 2014 lopputulos oli positiivinen, vuosikate ei täysin riittänyt poistojen peittämiseen. Silloin satunnaiset tuotot vaikuttivat positiivisesti tulokseen. Voidaan kuitenkin Vaasan alueella odottaa, että v. 2015 odotettu varovainen kasvu tuo mukanaan lievästi positiivisia kehityskäyriä. Jos budjetoituja varoja säästyy edelleenkin, ja verotulot kääntyvät kasvuun voidaan kuluvalta vuodelta odottaa hyväksytystä budjetista poiketen ylijäämäistä tilinpäätöstä vaikka kirkollisveron prosenttiluku pysyy vielä muuttumattomana. Seurakuntayhtymän on kuitenkin syytä edelleenkin pidättäytyä lisäämästä virkoja ja toimia sekä muita pysyviä menojaan. Yhteisöveron muutokset vaikuttavat hyvin negatiivisesti lopputulokseen vuonna 2016. Vuoden 2016 toimintamäärärahakehykset käsiteltiin yhteisen kirkkoneuvoston suunnitteluryhmän kokouksessa 15.4.2015. Yhteiselle kirkkoneuvostolle esitetään, että toimintavuoden 2016 määrärahakehykset pysyvät viime vuoden tasolla. Investointisuunnitelmaan ei tule esittää muita hankkeita kuin kiinteistöjen kunnon säilymisen tai käyttötarpeen perusteella välttämättömät hankkeet ja suunnitteluhankkeet. Talousarvion kehykset ja muut ohjeet on esitetty tarkemmin talousarvion laadintaohjeessa. Liite 2/97. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 1. antaa seurakuntaneuvostoille sekä yhtymän johto- ja toimikunnille tehtäväksi laatia vuotta 2016 koskevat talousarvioehdotukset 14.9.2015 mennessä laadintaohjeen (liite 2/97) mukaisesti. Samalla kehotetaan tarkistamaan vuotta 2017 koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma ja laatimaan vuotta 2018 koskeva suunnitelma laadintaohjeiden mukaisesti. 2. antaa suunnitteluryhmälle tehtäväksi valmistella yhteiselle kirkkoneuvostolle edellisessä kohdassa tarkoitettujen ehdotusten pohjalta ehdotuksensa talousarvioksi ja toiminta- ja taloussuunnitelmaksi vuosille 2016 2018. Päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, puh. 06 3261 211.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 13 98 Tilintarkastajien ja varatilintarkastajien vaali vuosiksi 2015-2018 Vaasan seurakuntayhtymän taloussäännön 29 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten vähintään kaksi tilintarkastajaa ja yhtä monta varatilintarkastajaa kirkkojärjestyksen määräysten mukaisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto määrää yhden heistä puheenjohtajaksi. Vähintään yhden tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla KHT- tai JHTT-tilintarkastaja tai vastaava tilintarkastusyhteisö. Yksi tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja voivat olla muun seurakunnan jäseniä. (Yht. kv. 3.11.2005 30) Käytännön syistä on yhteisen kirkkovaltuuston tarkoituksenmukaista valita yksi taloussäännön määräyksen mukaisen pätevyyden omaava tilintarkastusyhteisö tarjouskilpailun perusteella ja yksi muu tarkastaja (ja yksi varatilintarkastaja) henkilövaalina ilman tarjouskilpailua. Nyt järjestetty tarjouskilpailu ei rajoita taloussäännön edellyttämän yhden muun tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valintaa. Mikäli yhdeksi tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö, ei yhteisölle valita varatilintarkastajaa. Seurakuntien tilintarkastusta koskeva kirkkojärjestyksen 15. luvun 7 pykälän mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen ja yhden varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Seurakuntavaaleissa 2014 valittu kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai näiden sijasta tilintarkastusyhteisön valtuustokauden ajaksi. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja taikka JHTT-, KHT- tai HTM- tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. Yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa 27.1.2015 hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston ehdotus, että 1. seurakuntayhtymän vuosien 2015-2018 tilintarkastusta hoitamaan valitaan kilpailutuksen jälkeen tilintarkastusyhteisö kirkkojärjestyksen 15:7 :n mukaisesti 2. yhteiselle kirkkoneuvostolle annetaan tehtäväksi järjestää tarjouskilpailu siten, että yhteinen kirkkovaltuusto voi päättää tilintarkastusyhteisön valitsemisesta kevään 2015 kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti asettaa työryhmän, jonka tehtävänä on
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 14 tarjouskilpailun kautta valmistella ja tehdä esitys yhteiselle kirkkoneuvostolle tilintarkastajayhteisön valinnasta. Työryhmään valittiin yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Tuulikki Kouhi, varapuheenjohtaja Göran Stenlund, Tauno Tuomisto ja talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, joka toimii koollekutsujana Kirkon jäsenmäärän ja verotulojen kertymisen kehitys ennakoivat talouden tiukentumista useimmissa seurakuntatalouksissa. Seurakunta ja koko kirkko tarvitsevat oikeaa tietoa toiminnan määrästä ja kustannuksista priorisoidakseen voimavarat kirkkolain mukaiseen toimintaan. Taloussäännön mukaisen tutkinnon suorittaneen tilintarkastajan valintaa varten on pyydetty tarjoukset seuraavilta tilintarkastusyhteisöiltä: BDO- Audiator Oy, Ernst & Young Julkispalvelut Oy, KPMG-Kunta Oy ja PwC Julkistarkastus Oy. Hankintamenettely on rajoitettu hankintamenettely. Määräajassa tarjouksia jättivät BDO-Audiator, Ernst & Young, KPMG-Kunta ja PWC-Julkistarkastus. Kokonaistaloudellisessa vertailussa on arviointikriteerit pisteytetty antamalla kullekin kriteerille pisteitä. Eniten pisteitä saava tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Esitetään työryhmän raportti. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee tilintarkastusta koskevan tarjouskilpailun asiakirjat ja esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää 1. käsitellä tilintarkastuskilpailun tarjousasiakirjat, 2. tarjousasiakirjojen perusteella valita vuosiksi 2015 2018 yhdeksi hallinnon ja talouden tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö, joka on antanut kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen sekä 3. valita vaalilla toisen hallinnon ja talouden tilintarkastajan ja varatilintarkastajan Päätösehdotuksen kohdat 1,2 ja 3 hyväksyttiin. Päätöksestä antaa lisätietoja talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, puhelin 06-3261211. 99 Vähänkyrön kirkonseudun asemakaavamuutos (kaava nro 1048) Vähänkyrön seurakunnan seurakuntaneuvosto on käsitellyt kokouksessaan 29.4.2015 38 Vähänkyrön hautausmaan ympäristön asemakaavaa ja siihen liittyvää muutosta. Seurakuntaneuvosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Vaasan seurakuntayhtymä aloittaa viipymättä omistamansa osayleiskaavassa jo hautausmaa-alueeksi varatun alueen, kiinteistötunnus
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.5.2015 klo 16.30 Sivu 15 905-440-4-87, eli hautausmaan itäpuolella sijaitsevan alueen asemakaavoittamistoimenpiteet hautausmaan hauta-alueeksi, niin että voidaan turvata hautapaikkojen riittävyys Vähänkyrön hautausmaalla. Yhteiselle kirkkoneuvostolle on annettu tiedoksi 19.2.2015 pidetyssä kokouksessa 41 Vähänkyrön kirkonseudun asemakaavamuutosta koskevat asiakirjat: - Lausunto koskien vt. kaavoitusjohtajan lausuntoa Vähänkyrön hautausmaan asemakaavasta 11.9.2014 Vaasan kaupungin rakennus- ja ympäristölautakunnalle - Lausunto koskien Vähänkyrön kirkonseudun asemakaavan muutosta ja laajentamista (kaava nro 1048) Hiiripellontien ja Haarajoentien liikennealueet ja niiden viereiset kortteli-, puisto-, hautausmaa- ja katualueet - Vaasan seurakuntayhtymän muutosesitys (karttaliite) - Hiiripellontien ja Haarajoentien asemakaavamuutos Seurakuntayhtymän Vaasan kaupungille laatimassa kaavamuutosesityksessä (karttaliite) on huomioitu Vähänkyrön seurakuntaneuvosto esille tuoma osayleiskaavassa huomioitu kaavoitusratkaisu. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee Vähänkyrön seurakuntaneuvoston asiaa koskevan esityksen tiedoksi ja käy asiasta keskustelun ja päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Merkitään tiedoksi. Hautaustoimen päällikkö Pekka Mäkiselle annettiin tehtäväksi käydä alustavat neuvottelut Vaasan kaupungin kanssa asemakaavan saamiseksi EH-alueelle osayleiskaavan mukaisesti. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa hautaustoimen päällikkö Pekka Mäkinen, puh. 06 3261 211. 100 Ilmoitusasioita Kirkkoherra Krister Koskela ilmoitti, että Vaasan suomalaisessa seurakunnassa ja yhtymässä suoritetaan piispantarkastus 6 9.10.2016. Merkitään tiedoksi. 101 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus sekä kokouksen päättäminen Yhteinen kirkkoneuvosto antaa muutoksenhakuosoitukset, liite 3/101.