OULAISTEN KAUPUNKI 22.11.2012 TARJOUSPYYNTÖ PESULAPALVELUISTA JA TEKSTIILIEN VUOKRAUKSESTA Oulaisten kaupungin perusturvalautakunta pyytää tarjousta pesulapalveluista ja tekstiilien vuokrauksesta ajalle 1.1.2013.- 31.12.2014 sekä optiona ajalle 1.1. 31.12.2015. Tilaaja päättää option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen tarjousajan päättymistä. Tilaaja: Oulaisten kaupunki / Perusturvalautakunta Oulaisten kaupunki pyytää tarjoustanne Oulaisten kaupungin perusturvan Rantakartanon palvelutalon, terveyskeskuksen eri yksiköiden (vuodeosastojen, lääkärin vastaanoton, hammashuollon, neuvolan ja fysioterapian) pesulapalveluista. Hankinta tapahtuu kahteen pesulapalvelutyyppiin: Tilaajan omien tekstiilien pesulapalveluihin sekä vuokratekstiili palveluihin. 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Tarjouspyyntö koskee tilaajan omien tekstiilien pesua ja viimeistelyä sekä vuokrattavia potilas- ja liinavaatteita sekä henkilöstön suojavaatteita. Tarjousta pyydetään: a) potilas- ja liinavaatteiden pesusta, vuokrauksesta ja huollosta Pyykkiä on Rantakartanon palvelutalossa yhteensä noin 14 000 kg vuodessa, terveyskeskuksen eri yksiköissä yhteensä noin 8000kg vuodessa. Terveyskeskuksen pyykin määrä vaihtelee jonkin verran akuuttiosaston runsaan potilasvaihdon vuoksi. Määrät perustuvat nykyiseen terveyskeskuksen toimintaan ja ovat näin toteuma-arvioita. Ostaja pidättää ilmoitettuun pestävään ja vuokrattavaan pyykin määrään ja valikoimaan muutosoikeuden sopimuksen voimassaoloaikana, koska toiminta voi muuttua ostajan etsiessä vaihtoehtoisia toimintatapoja. Rantakartanossa asuu 90 vanhusta, joilla on omat vaatteet. Terveyskeskuksessa hoivaosastolla (20ss) potilailla on omat vaatteet ja akuuttiosastolla (25ss) on potilaiden liina- ja potilasvaatteet vuokralla. Rantakartanossa on henkilökuntaa noin 80. Terveyskeskuksessa henkilökuntaa on noin 100. Pyydämme tarjoamaan liina- ja potilasvaatteita vuokralle terveyskeskuksen tarvitseman määrän. Vuokrattavat liina- ja potilasvaatteet omistaa pesula. Arvioitu määrä selviää liitteestä nro 5. Potilaat ovat yleensä iäkkäitä, liikuntarajoitteisia sekä paljon vuoteeseen hoidettavia. Toivomme, että potilasvaatteissa otetaan ko. seikat huomioon hoidon helpottamiseksi ja potilaiden viihtyisyyden parantamiseksi. Palvelun tilaaja hyväksyy mallit ennen sopimuksen allekirjoittamista.
b) henkilöstön työ- ja suojavaatteiden pesusta, vuokrauksesta ja huollosta Pyydämme tarjoamaan työasuja vuokralle terveyskeskuksen tarvitseman määrän. Vuokrattavat työasut omistaa pesula. Vuokratyöasun tulee soveltua sekä naisille että miehille. Henkilökuntaan kuuluu noin 10% miehiä, mutta lääkäreistä on vaihtelevasti miehiä ja naisia. Vuokratyövaatteita tarvitaan noin 50:lle työntekijälle. Lääkärin takkeja (valkoinen, eri kokoja) 30-40 kpl. Housupukuja (eri kokoja, mallit sovitaan erikseen, värillisiä); jakkuja ja housuja noin 150 kpl c) muiden tekstiilien ( mm. pöytäliinojen, verhojen, tyynyjen, peittojen, asukkaiden omien tekstiilien, mattojen ) pesusta. 2. Pyykin kuljetus ja tilaus Pestävän pyykin nouto ja puhtaan pyykin palautus Rantakartanoon ja terveyskeskukseen tulee tehdä kolmena päivänä viikossa; maanantaina, keskiviikkona ja perjantaina sekä tarvittaessa juhlapyhien aattona. Puhdas pyykki toimitetaan Rantakartanoon säkeissä tai laatikoissa ja terveyskeskukseen rullakoissa lajiteltuina ostajan osoittamiin toimipisteisiin (liite nro 4.). Ostaja edellyttää atk pohjaista tilausjärjestelmää terveyskeskukseen pyykin tilaamiseen. 3. Tarjoushinnat Tarjoushinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina tarjouslomakkeella (liite nro 1. ) Laskutuslisää ei hyväksytä. Tilaaja edellyttää vain yhtä toimijaa. Osatarjouksia ja alihankintaa tilaaja ei hyväksy. Tarjoaja vastaa toiminnan varajärjestelmästä eli siitä, että pesulapalvelut toimivat lomien ja sairastapausten aikana tai auton rikkoontuessa. 4. Hankintamenettely Hankinta toteutetaan avoimena EU-kynnysarvot ylittävänä palveluhankintana. Hankinnasta on julkaistu hakuilmoitus sähköisessä palvelukanavassa HILMA:ssa ja Oulaisten kaupungin nettisivuilla www.oulainen.fi. 5. Laatuvaatimukset Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset, Liite nro 6. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee palvelun tuottajan korvata tästä aiheutuneet taloudelliset vahingot. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että palvelu tuotetaan aikataulun mukaisesti ja sisällöllisesti sopimuksen mukaisesti ja palvelun tuottamiseen käytetään tehtävään soveltuvaa ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan ammattitaidolla ja huolella.
6. Tarjouksen tekeminen Tarjoukset tulee tehdä tarjouslomake asiakirjaan (liite 1). Tarjoukset joita ei ole laadittu em. lomakkeeseen hylätään. Tarjouksen tulee sisältää pyydetyt tiedot ja selvitykset. Tarjous ei saa sisältää tarjoajan omia ehtoja. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään. Tarjoukset tulee jättää määräaikaan mennessä tullakseen huomioiduksi. Sähköpostilla tai faxilla lähetettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on tehtävä suomenkielellä. Tilaaja ei korvaa laadituista tarjousasiakirjoista mitään kustannuksia. 7. Laskutus ja maksuehdot Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu on suoritettu sopimuksen mukaan. Maksuehto 21 pvä netto ja laskutus kuukausittain jälkikäteen yhdellä laskulla. Laskutuslisää tai muita toimisto- yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen 8. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa 07.12. 2012 klo: 14.00 mennessä osoitteella Oulaisten kaupunki, Rantakartano, Valonkuja 1, 86300 Oulainen. Kuoreen merkintä Tarjous pyykkipalveluista Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjousajan jälkeen. 9. Valintaperusteet: Sopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen yrittäjän mukaan. Tarjousten valintaperusteet/ pisteytys on esitelty liitteessä nro 2. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. 10. Hankintapäätös- ja sopimus Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus (liite nro 3.), kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus syntyy ja tulee sitovaksi kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimusta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle. EY- kynnysarvon ylittävistä hankinnoista hankintasopimus voidaan tehdä ja panna käytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi. Tämä tarjouspyyntö tullaan liittämään sopimukseen.
Lisätietoja Lisätietoja antaa johtava hoitaja Elsa Pyy, elsa.pyy@oulaistentk.fi Mahdolliset lisäkysymykset on esitettävä ainoastaan sähköisesti 30.11.2012 klo 12.00 mennessä. Kaikille kysymyksiä esittäneille vastataan yhdellä kertaa sähköisesti Oulainen 21.11.2012 OULAISTEN KAUPUNGIN Rainer Kolppanen perusturvajohtaja Tarjouspyynnön liitteet: Nro 1 Tarjouslomake Nro 2 pesulapalvelujen pisteytys Nro 3 Hankintasopimus Nro 4 Toimipaikkaluettelo ja toimitusaikataulu Nro 5 Vuokrattavat vaatteet Nro 6 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Nro 7 Tilaajavastuulain 5 mukainen luettelo
Liite nro 1. OULAISTEN KAUPUNGIN Rantakartanon johtaja 22.11.2012 TARJOUS Pyykkipalvelut Tarjouspyyntöönne viitaten tarjoamme Teille seuraavasti: Tarjouksen tekijä: Pyykkipalvelun potilasvaatteet kilohinta kg/vuosi Rantakartano 14000 Terveyskeskus 8000 euro/kg euroa/vuosi vuokravaatteet: vuokrahinta euro/kpl euro/vuosi kpl pyjaman takki 4000 - - housu 4500 alushousu 500 t paita 300 hygieniahaalari 100 aamutakki 350 sukka 200 kylpypyyhe 2000 kasvopyyhe 2500 tyynyliina 4000 vuodesuoja 500 liukulakana 1500 pussilakana 1500 aluslakana 2000 nostovaate 200 froteepeite 300 mikrokuitu tasopyyhe 350 mikrokuitu lattiapyyhe 350 Suojavaatteet vuokrahinta kpl euro/kpl euro/vuosi Jakku 3500 kpl Housu 3500 kpl Lääkärintakki 40 kpl Tarjous yhteensä
Kilohinnat Matot Verhot Pöytäliinat Päiväpeitteet Täkit Tyynyt Yrittäjän koulutus ja työkokemus ( selvitykset liitteeksi) Pyykin toimituskerrat/viikko Yritys voi taata pyykin hakemisen ja puhtaan pyykin palautuksen kolme kertaa viikossa (maanantaina, keskiviikkona ja perjantaina) sekä sopimuksen mukaan arkipyhäviikoilla ilman erillisiä kustannuksia: Kolme kertaa viikossa Alle kolme kertaa viikossa Laadunvalvontajärjestelmä (selvitykset liitteeksi) Onko yrityksellä virallinen laadunvalvontajärjestelmä, esim. VTT, Kyllä Mikä? Yhteyshenkilömme puh: Paikka aika. 2012 Allekirjoitus Tarjouksen tekijän allekirjoitus ja nimenselvennös
Liite 2 PYYKKIPALVELUJEN PISTEYTYS Tuottajan valinta tehdään seuraavin perustein: Tarjouksen vertailupisteen ovat: Hinta, yrittäjän koulutus ja kokemus alalta, tuottajan laadunvalvontajärjestelmä sekä pyykin toimituskerrat. Tarjoushinta Max 70 pistettä - Maksimipisteet saa halvin tarjous. - Muiden pisteet määräytyvät siten, että halvimman tarjouksen ja muun tarjouksen suhdeluvulla kerrotaan maksimipistemäärä. Yrittäjän peruskoulutus ja kokemus Alalle sopiva koulutus Max 10 pistettä Vähintään viiden vuoden työkokemus alalta 5 pistettä Alle viiden vuoden työkokemus alalta 3 pistettä varsinaista koulutusta alalle 0 pistettä Laadunvalvontajärjestelmä Mikä? Max 10 pistettä laadunvalvontajärjestelmää 0 pistettä Pyykin toimituskerrat: Kolme kertaa/vko alle 3 kertaa/vko 10 pistettä 5 pistettä
Liite 3 - SOPIMUS PESULAPALVELUJEN JA VUOKRAVAATTEIDEN HANKINNASTA RANTAKARTANOON JA TERVEYSKESKUKSEEN 1. Sopimuksen osapuolet TILAAJA: Oulaisten kaupunki perusturvalautakunta TUOTTAJA: 2. Sopimuksen kohde Tämä sopimus perustuu Oulaisten kaupungin pp.kk.2012 tekemään tarjouspyyntöön ja ( xxx:n pp.kk 2012 ( Perusturvalautakunnan) tekemään päätökseen Oulaisten kaupungin Rantakartanon palvelutalon ja terveyskeskukse eri yksiköiden pesulapalveluista ja vaatteiden vuokrauksesta. 3. Sopimuksen sisältö ---------------------------- sitoutuu Oulaisten kaupungin Rantakartanon palvelutalon ja terveyskeskuksen eri yksiköiden ( liite nro 4.) pesulapalveluiden hoitamiseen sekä vaatteiden vuokraukseen( liite nro 5. ) ----------------Sitoutuu tuomaan pyykin kolme kertaa viikossa (maanantaina, keskiviikkona ja perjantaina) erikseen sovittuihin paikkoihin( liite nro 4.). Juhlapyhien pesulapalvelut sovitaan erikseen. Tarjouspyyntö liitetään sopimukseen. 4. Osapuolten vastuut Palvelun tuottaja takaa, että hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset (liite nro 6) täyttyvät. Palvelun tuottaja takaa tarjouksessa olevien laatuvaatimusten täyttymisen. Palvelun tuottaja takaa, että kuljetukset sujuvat myös lomien aikana. 5. Korvaukset ja niiden laskutus
Tilaaja suorittaa korvauksen tämän sopimuksen ja tarjouspyynnön mukaisesta pyykkipalveluista ja vaatteiden vuokraamisesta. Tuottaja laskuttaa kustannukset kuukausittain jälkikäteen. Maksuehto on 21 /vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Tarjoushinnan tulee olla kiinteä 31.12.2013. Hinnan tarkastuspiste on 1.1. Hintaa voidaan tarkistaa ensimmäisen kerran 1.1.2014 31.12.2014 syyskuun 2012 kuluttajahintaindeksiä vastaavalla tavalla. 6. Sopimuksen voimassaolo Sopimus on voimassa ajalla 1.1.2013 31.12.2014 sekä mahdollinen optio ajalle 1.1.2015 31.12.2015 (1 ) vuosi. Tilaaja päättää mahdollisen option käytöstä kolme ( 3 ) kuukautta ennen varsinaisen sopimuksen loppua. Sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on kaksi (2) kuukautta Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. 7. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisissä neuvotteluissa. Oulaisissa. päivänä 2012 Tarjoaja Oulaisten kaupungin perusturvalautakunta Rainer Kolppanen perusturvajohtaja
Liite 4 TOIMIPAIKKALUETTELO JA TOIMITUSAIKATAULU Rantakartano Terveyskeskus Valonkuja 1 Reservikomppaniankatu 7-9 86300 Oulainen 86300 Oulainen puh. 08-4796 700 Vuodeosasto 1 puh. 044-4793 600 Vuodeosasto 2 puh. 044-4793 624 liinavaatevarasto puh. 044-4793 600 Pyykit viedään ja haetaan kolme kertaa viikossa; maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin klo 8.00 15.00 välisenä aikana.
Liite 5 VUOKRATTAVAT POTILAS- JA LIINAVAATTEET Pyjaman takki Pyjaman housuja Alushousuja T-paitoja Hygieniahaalareita Aamutakkeja Sukkia 4.000 kpl/vuosi 4.500 kpl/vuosi 500 kpl/vuosi 300 kpl/vuosi 100 kpl/vuosi 350 kpl/vuosi 200 kpl/vuosi Kylpypyyhkeitä Kasvopyyhkeitä Tyynyliinoja Vuodesuojia Liukulakanoita Pussilakanoita Aluslakanoita Nostovaatteita 2.000 kpl/vuosi 2.500 kpl/vuosi 4.000 kpl/vuosi 500 kpl/vuosi 1.500 kpl/vuosi 1.500 kpl/vuosi 2.000kpl/vuosi 200 kpl/vuosi Froteepeite 300 kpl/vuosi Mikrokuitu tasopyyhe 350 Mikrokuitu lattiapyyhe 350 Suojavaatteet: Jakku Housut Lääkärin takki 3.500 kpl/vuosi 3.500 kpl/vuosi 40 kpl/vuosi
Perusturvajohtaja Liite 6 HANKINNAN KOHDETTA JA TARJOUSTA KOSKEVAT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Tarjoajan nimi: OHJEET Tarjoajan on vastattava seuraaviin kysymyksiin ja liitettävä erikseen pyydetyt selvitykset tarjouksensa liitteeksi. Tarjoajan on merkittävä lomakkeeseen täyttyykö kyseinen vaatimus. Vaatimuksiin tulee vastata Kyllä tai tarjous suljetaan tarjouskilpailusta. Joissakin kohdissa edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Kaikki tällä liitteellä palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset sisältyvät hintaan. Lomakkeen sisältöä ei saa muuttaa. 1. HANKINNAN KOHTEEN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET VAATIMUS 1.1 Huolletut tekstiilit on toimitettava jälkikäsiteltyinä (mankeloitu, tunneli-viimeistelty) tekstiilien käyttötarkoitukseen sopivalla tavalla. 1.2 Tekstiilien huollossa ja pesussa tulee aina noudattaa käsiteltävien tekstiilien materiaalien ja käyttötarkoitukseen soveltuvia menetelmiä. 1.3 Kuljetuskaluston tulee täyttää viranomaisten määräykset, sillä on lainsäädännön edellyttämät luvat ja se soveltuu tekstiilien kuljetukseen. Tarjoaja huolehtii kuljetuskaluston puhtaudesta. 1.4 Tarjoajalla tulee olla epidemia-aikoina valmius tartuntavaarallisen pyykin käsittelyyn. SOPIMUSEHDOT Tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön liitteenä 3 olevan sopimuksen. VASTAUS JA SELVITYKSET Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Sopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut) siltä osin, kuin ne eivät ole ristiriidassa sopimusmallin kanssa. Yleiset ehdot on esitetty Oulaisten kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: www.oulainen.fi Kaupungin hankinnat avoimet tarjouspyynnöt. Edellä mainittujen sopimusehtojen vastaiset varaumat johtavat todennäköisesti tarjouksen hylkäämiseen. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjous on sitovana voimassa saakka. Kyllä
Rantakartanon johtaja Liite 7 TILAAJAVASTUULAIN MUKAINEN LUETTELO 1. Selvitys siitä, onko yrityksenne merkitty ennakkoperintälaine (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (150/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. 2. Kaupparekisteriote, alle kolme kuukautta vanha. 3. Todistus verojen maksamisesta tai verotodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Alle kolme kuukautta vanha. 4. Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty. Alle kolme kuukautta vanha. 5. Selvitys työhön sovellettavasta työsopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 6. Todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta OULAISTEN KAUPUNGIN Rainer Kolppanen perusturvajohtaja