Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittäminen Teemu Kaakinen Balentor Oy 30.6.2012
SISÄLTÖ 1. Johdanto... 3 2. Yritys-Suomi ja seudulliset yrityspalvelut... 4 2.1. Yritys-Suomi verkossa, puhelimitse, kasvokkain... 4 2.2. Seudulliset yrityspalvelut... 5 3. Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittämisen viitekehys... 7 3.1. Organisoituminen... 7 3.2. Yhteistyön vuosikello... 11 3.3. Toimintasuunnitelma... 12 3.4. Mittaristo ja mittaaminen... 14 4. Seurantakokonaisuuden hyödyntäminen... 16 LIITTEET... 18 2
1. Johdanto Tämä raportti pohjautuu TEM:n (työ- ja elinkeinoministeriön) ESR-projektin Seudullisten yrityspalvelujen tuki toimeksiantoon seudullisten yrityspalveluiden seurannan edelleen kehittämisessä. Seudullinen yrityspalvelu on koko maan kattava verkosto, joka palvelee asiakkaitaan laaja-alaisen neuvonnan, yritystoiminnan perustamisen ja aloittamisen sekä yrityksen liiketoiminnan kehittämisen kysymyksissä. Seudullinen yrityspalvelu perustuu valtion, kuntien ja muiden yrityspalveluorganisaatioiden väliseen sopimukselliseen kumppanuuteen. Keskeisiä toimijoita verkostossa ovat seudulliset kehittämisorganisaatiot, ELY-keskukset, TE-toimistot, Finnvera, Uusyrityskeskukset sekä ProAgria keskukset. Muita palvelun tuottajia ovat teknologiakeskukset, verotoimistot, yrityshautomot sekä muut yrityspalveluorganisaatiot ja kehittämishankkeet. Seudulliset yrityspalvelut ovat keskeinen osa Yritys-Suomen valtakunnallista henkilökohtaisen yrityspalvelun verkostoa. Keväällä 2009 käynnistynyt seudullisten yrityspalveluiden kehittämishanke (SeutuYp tukihanke) on keskittynyt seudullisten yrityspalveluiden toimintamallin kehittämiseen. Tavoitteena on ollut selkeyttää eri toimijoiden rooleja palveluverkostossa, työn- ja vastuunjakoa sekä toimintamallin kehittämisen seudullista koordinointi- ja vetovastuuta. Kehittämishankkeen rahoitus kanavoituu Manner-Suomen ESR-ohjelmasta. Tämän toimeksiannon tarkoituksena on ollut toteuttaa seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittämiseen tähtäävä konsulttityö. Konsulttityön lopputuotoksena on pyritty tuottamaan yksinkertainen seuduittain sovellettavissa oleva seurantakokonaisuus, jossa hyödynnetään verkoston toimijoilla jo käytössä olevia järjestelmiä. Malli on rakennettu siten, että sitä voidaan soveltaa yhteistyön eri kehitysvaiheessa olevilla seuduilla. Raportti sisältää myös ajatuksia asioista, jotka voisivat olla valtakunnan tasolla seudullisten yrityspalveluiden seurannan kohteena. Kehittämistyötä on tehty kevään 2012 aikana. Valmistelutyöhön ovat osallistuneet TEM:n, ELY:n, TEtoimistojen, Uusyrityskeskuksen, kehittämisyhtiöiden sekä ProAgrian edustajat. Työkaluja ja toimintamalleja on testattu ja työstetty pilottialueilla Lahden seudulla (Lahden alueen kehittämisyhtiö Oy - Lakes) ja Pirkanmaalla (Pirkanmaan ELY-keskus ja TE-toimistot). Raportin kappaleessa 3 on kuvattu tämän työn lopputuotoksena suosituksia toimintamalleista ja työkaluista, joita seudun toimijat voivat hyödyntää ja soveltaa seutukohtaisesti yhteistyönsä kehittämisessä. 3
2. Yritys-Suomi ja seudulliset yrityspalvelut 2.1. Yritys-Suomi verkossa, puhelimitse, kasvokkain Yritys-Suomi on palvelu yrityksille ja yrittämisestä kiinnostuneille. Se on julkisten yrityspalveluorganisaatioiden kokonaisuus, jota työ- ja elinkeinoministeriö koordinoi. Yritys-Suomi-palveluiden avulla yritys tai yrittäjäksi aikova löytää yhdestä paikasta tietoa ja voi asioida julkisissa yrityspalveluissa yhden luukun kautta sekä valtakunnallisesti että seudullisesti. Yritys-Suomi-palveluita tarjotaan monikanavaisesti: verkossa (yrityssuomi.fi), puhelimitse (Yritys-Suomipuhelinpalvelu) ja henkilökohtaisesti Yritys-Suomi-verkostossa mukana olevien toimijoiden palvelupisteissä. Yritys-Suomi-verkkopalveluun on koottu tietoa palveluista, rahoituksesta ja yhteystiedoista yrityksen tarvetta vastaavasti. Yritys-Suomi-verkkopalvelu on yksi julkisen hallinnon tarjoamista sähköisen asioinnin tukiportaaleista, joka tarjoaa keskitetyn paikan yritystoimintaan liittyvälle viranomaisasioinnille hallinnonalasta riippumatta. Ensimmäisiä sähköisiä palvelukokonaisuuksia rakennetaan parhaillaan yrityksen perustajille, työnantajille sekä kansainvälistyville yrityksille. Yritys-Suomi-puhelinpalvelu tarjoaa yleistä alkavan yrittäjän neuvontaa, tietoa julkisista yrityspalveluista sekä opastusta niihin liittyvissä sähköisissä palveluissa. Puhelinpalvelu ohjaa tarvittaessa eteenpäin muiden yrityspalvelutoimijoiden palveluiden piiriin. Kokoamalla palvelut yhteen helpotetaan palveluiden löydettävyyttä sekä tehostetaan asiakkaiden asiointia julkisissa yrityspalveluissa. Yritys-Suomi-tunnus toimii myös seuduilla annettavan henkilökohtaisen palvelun tunnuksena kautta maan. Kuva1: Monikanavainen Yritys-Suomi 4
2.2. Seudulliset yrityspalvelut Seudulliset yrityspalvelut on nimi yritysneuvontaa ja -palveluja tarjoavien toimijoiden verkostolle, jossa yhteisellä sopimuksella sitoudutaan valtakunnallisesti määritellyt vähimmäiskriteerit täyttävien palvelujen tarjoamiseen. Keskeisiä toimijoita ovat kuntien seudulliset kehittämisorganisaatiot, ELY-keskukset, TEtoimistot, Finnvera, Uusyrityskeskukset sekä ProAgria keskukset. Muita palvelutuottajia ovat teknologiakeskukset, verotoimistot, yrityshautomot, oppilaitokset sekä muut yrityspalveluorganisaatiot. Seudullinen yrityspalvelu tarjoaa neuvontaa yritystoiminnan käynnistämiseen, kehittämiseen sekä ohjausta erityisasiantuntijoiden palveluihin. Seudullinen yrityspalvelu on ensikontakti yrittäjyyteen sekä asiantunteva kumppani yrityksen kasvussa ja kehittymisessä. Eri yrityspalveluorganisaatiot voivat tarjota palveluja asiakkaalle samassa toimipisteessä tai hajautetusti eri toimijoiden verkostoyhteistyönä. Tärkeintä on, että palvelu on löydettävissä helposti ja läheltä, ja että asiakas voi luottaa saavansa korkeatasoista ja asiantuntevaa palvelua. TEM:n koordinoiman SeutuYp -tukihankkeen tavoitteena on ollut konkreettisilla yhteistyösopimuksilla saada kaikki julkiset yrityspalvelut osallistumaan verkostoon ja tarjoamaan sen avulla aiempaa kattavampia ja vaikuttavampia palvelukokonaisuuksia asiakkaalle. Tavoitteena on yrityspalvelujen kokoaminen seudullisesti, palvelutarjonnan päällekkäisyyksien poistaminen sekä toimijoiden yhteistyön kehittäminen palvelemaan entistä paremmin asiakkaita ja yhteistyökumppaneita. Seudulliset yrityspalvelut ovat keskeinen osa Yritys- Suomen valtakunnallista henkilökohtaisen palvelun verkostoa. Hanke perustuu TE-toimistouudistusta ja Yritys-Suomi-palvelujärjestelmää koskeviin linjauksiin. Seudullisten yrityspalvelujen kehittämisen tilanne Seudulliset yrityspalvelut -verkoston rakentaminen on alkanut jo vuonna 2002 käynnistyneellä TM:n, KTM:n ja Kuntaliiton yhteisellä projektilla. Suomalaisten yrityspalvelujen palvelutarjonnan selkiinnyttämiseksi käynnistettiin Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän uudistaminen valtioneuvoston periaatepäätöksellä 18.5.2006. Sen mukaisesti Seudulliset yrityspalvelut ovat merkittävä henkilökohtaisen yritysneuvonnan palvelukanava, jolla on keskeinen rooli asiakaskunnan ohjauksessa muihin palvelukokonaisuuksiin. Vuoden 2008 aikana TEM valmisteli Seudulliset yrityspalvelut -projektia uudelleen ja tarjouskilpailun kautta SEKES valikoitui SeutuYp -tukihankkeen toteuttajaksi. Tämä työ alkoi toukokuussa 2009. Ennen nykyistä hanketta seudullisia yrityspalveluja oli kehitetty vuosina 2002 2007. Hankkeen päätyttyä seudullisen yrityspalvelun valtakunnallisessa kehittämisessä oli lähes kaksi vuotta hiljaiseloa, jonka aikana usko toimintamalliin alkoi hiipua. Vuonna 2007 päättyneen hankkeen aikana solmitut sopimukset olivat yleisluonteisia ja sisälsivät vähän konkreettisia toimenpiteitä. Kun yhteistyöhön perustuvia toimintatapoja ei oltu pystytty viemään vielä osaksi organisaatioiden jokapäiväistä työskentelyä, johti valtakunnallisen tukitoiminnon päättyminen nopeasti siihen, että muutos kohti tiiviimpää yhteistyötä pysähtyi eivätkä yhteistoiminnan rakenteet ja toimintatavat kehittyneet. Yksikään organisaatio ei ottanut vastuuta asian edistämisestä. Vuonna 2009 käynnistetty uusi hanke otti tavoitteekseen toimijoiden sitoutumisen yhteisiin päämääriin ja yhteistyöhön perustuvan toimintamallin viemisen osaksi jokapäiväistä toimintaa asiakkaan näkökulmasta. Keinona nähtiin uudenlaiset sopimukset ja toimintasuunnitelmat, joissa kiinnitetään erityistä huomiota verkoston johtamiseen, yhteisiin asiakasprosesseihin, viestintään, seurantaan ja rooleihin. Hankkeen toimesta seudullisen yhteistyön kehittäminen on lähtenyt hyvin liikkeelle ja seudullisten yrityspalvelujen jatkokehittäminen ja yhteistyösopimusten uudistaminen on saatu vireille kaikilla seuduilla. Seudullinen yrityspalveluverkosto koostuu 68 sopimusseudusta ja kullakin seudulla toimivista vähintään kolmesta itsenäisestä organisaatiosta, joihin kaikkiin kenelläkään ei ole yksiselitteistä käskyvaltaa. Yhteistyötahoja seudullisissa prosesseissa on ollut mukana 400 500. Verkoston laajuus on muodostanut SeutuYp -tukihankkeelle oman erityispiirteensä, joka on edellyttänyt ja edellyttää tarkkaa hankkeen fokusointia. Eri organisaatioissa seudullisiin yrityspalveluihin osallistuminen ja hyödyt on nähty eri tavoin. Jokaisella organisaatiolla on omat linjauksensa, minkä takia seudullisen yhteistyön hyödyt on jouduttu perustelemaan erikseen kunkin organisaation näkökulmasta. Yritysneuvonnan seudullisen yhteistyön kehittäminen ei ole kaikkien mukana olevien organisaatioiden oman työn näkökulmasta ensisijaista, koska kehittämisen kohteena olevat toiminnot edustavat vain osaa koko organisaation toiminnasta. Hankkeen näkökulmasta 5
edellä mainittu on edellyttänyt verkostojohtamisen hallintaa. Keskeistä on toimintaympäristön tuntemukseen perustuva asiantuntemus ja sen avulla saavutettu toimijoiden luottamus. Kesäkuuhun 2012 mennessä 64 seutua (13 ELY-keskusaluetta kokonaisuudessaan) on solminut uuden yrityspalvelusopimuksen ja sitoutunut kehittämään yhteistyötä edelleen Yritys-Suomen toimintamallin mukaisesti ja yhteistä Yritys-Suomi -tunnusta hyödyntäen. Kuva 2: Seudullisen yrityspalvelun toimintamallin kehittäminen 6
3. Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittämisen viitekehys Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittäminen on jaettu neljään toisiinsa linkittyvään osa-alueeseen: 1. Seudullisten yrityspalveluiden organisoituminen 2. Yhteistyön vuosikello 3. Toimintasuunnitelman edelleen kehittäminen 4. Mittaustiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja seurannassa Kuva 3: Seudullisten yrityspalveluiden seurantamalli 3.1. Organisoituminen Organisoituminen on keskeinen osa seudullisten yrityspalveluiden yhteistyön kehittämistä ja seurantaa. Alueellista yhteistyötä, seudun toimijoiden rooleja ja palveluita tarkastelemalla, on mahdollisuus lähteä yhteistyössä suunnittelemaan uusia tapoja ja toimintamalleja, joiden kautta seudun yrityskehityspalveluita voidaan tuottaa entistä asiakaslähtöisemmin, vaikuttavammin ja kustannustehokkaammin. Monilla seuduilla on sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen käynnissä yhteistyön muotoutumisvaihe. Vaiheen aikana on tärkeää selkeyttää ja syventää yhteistä ajatusta mm. seuraavista asioista yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet ko. seudulla eri toimijoiden roolit ja tehtävät yhteistyöverkossa toimijoiden väliset yhteistyön rajapinnat ja yhteistyömallit. 7
Eri seuduilta saadut kokemukset ovat osoittaneet, että alkuvaiheen organisoitumiseen saattaa liittyä mm. seuraavia haasteita: Sopimuksen allekirjoittaneiden organisaatioiden määrittämät henkilöt eivät ole ymmärtäneet omaa rooliaan tai heillä ei ole mahdollisuutta irrottaa aikaa seudulliseen yhteistoimintaan. Seudulliseen yhteistyöhön nimetyillä henkilöillä ei ole tarvittavaa tietopohjaa tai päätöksentekooikeutta oman organisaationsa edustajina. Seudulle ei ole vielä muotoutunut toimivaa mallia yhteistyön suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan. Seutukoordinaattorin roolin kantamisen haasteet varsinkin yhteistyön alkuvaiheessa vaaditaan seutukoordinaattorilta sekä ajallista panostusta että sitkeyttä, jotta uudet rutiinit seudulliseen yhteistyöhön saadaan arjessa hyvin toimimaan. Osana kehittämistyötä on Yritys-Suomen seudullisten yrityspalveluiden organisoitumiseen tunnistettu seuraavat tärkeät toimijat. Kuva 4: Seudullisten yrityspalveluiden toimijat Seututasolla rooleja ja organisoitumista mietittäessä kannattaa hyödyntää seudulle jo aiemmin muodostuneita yhteistyömalleja ja -ryhmiä. Joillain seuduilla on huomattu, että sieltä puuttuu esim. systemaattinen ohjausryhmä- tai työryhmätyö. Kyseisen yhteistyömallin käynnistäminen on auttanut seudullisten yrityspalveluiden edelleen kehittämisessä. 8
Taulukko 1: Seudullisten yrityspalveluiden toimijoiden roolit ja tehtävät Toimija TEM (valtakunnan taso) Keskeiset tehtävät Yritys-Suomi kokonaisuudesta vastaaminen ja sen kehittäminen Seudulliset yrityspalvelut osana Yritys-Suomi-kokonaisuutta vastuu ja kehittäminen Valtakunnan tason painopisteiden linjaaminen Valtakunnallisten kehityshankkeiden hallinta Valtakunnallisesti yhteisten työkalujen ja toimintamallien kehitys Valtakunnan tason mittaaminen: seuranta- ja palautetiedon keruu ELY:n Yritys-Suomi seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilö (ELY-aluetaso) Maakuntatason kokonaisuudesta vastaaminen TEM:n asiakkuusstrategian kytkentä seudullisiin yrityspalveluihin Valtakunnallisen, alueellisen ja seudullisen toiminnan välinen linkkihenkilö Tiedon tuoja TEM:istä alueelle ja sen seuduille Tiedon viejä seuduilta alueelle ja TEM:iin Seudullisten yrityspalveluiden koordinointi alueella Alueen vuosikello seutujen tueksi Seutujen suunnitelmien laadinnan, ohjausryhmätyön ja yhteistyön kehittymisen tuki ja seuranta Säännölliset tapaamiset seutujen koordinaattoreiden kanssa ja maakunnallisen yhteistyön tukeminen ELY-alueen yhteisten tilaisuuksien ja koulutusten järjestäminen yhteistyössä seutukoordinaattoreiden kanssa. TEM:n hallinnonalan toimijoiden hallussa olevan seuranta- ja mittaustiedon järjestäminen seututoimijoiden käyttöön. Alueella tapahtuvien yrityskehityshankkeiden kokonaistiedonhallinta (rahoittajilta tietoa kentän kehitystoimijoille) Seutukoordinaattori (Seututaso) Seudun yhteistyön toimivuuden ja kehityksen edistäminen Jatkuva aktiivinen yhteydenpito seudun eri toimijoihin Seututoiminnan systematiikasta vastaaminen Yhteistyön vuosikello Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamiset Seudun toimintasuunnitelman valmistelun, toteutuksen ja seurannan koordinointi Seuranta- ja mittaustiedon kokoamisen koordinointi 9
Rajapinnat myös muihin seudun keskeisiin toimijoihin, jotka eivät vielä ole sopimuksen piirissä Seudullinen viestintä (alueen seutujen Yritys-Suomi viestintä) Kehitysprojektien etenemisen seuranta Seudun yhteisten koulutustilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa. Yhteistyö ELY:n vastuuhenkilön kanssa Seudun ohjausryhmä Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien pohjaksi Toimintasuunnitelmien hyväksyntä Seudullisen mittaustiedon käsittely ja johtopäätökset Suunnitelman toteuman seuranta 2-3 krt/vuodessa Resurssien määrittely eri toimenpiteisiin Osallistujina seudullisten sopimusten allekirjoittaneiden organisaatioiden johdon edustajat sekä yritysten edustajia Ohjausryhmän puheenjohtaja mieluiten yritystaustainen henkilö, jolla on riittävä tuntemus julkisten yrityskehitysorganisaatioiden toiminnasta Seutukoordinaattori toimii ohjausryhmän sihteerinä Seudun työryhmä(t) Operatiivisesta toiminnasta vastaavat henkilöt Seudun koordinaattori puheenjohtajana / sihteerinä Toimintasuunnitelman luonnoksen laadinta ja budjettiehdotus Toimintasuunnitelman toteutus Kokoontuminen kuukausittain Seudulla voi olla yksi tai useampia työryhmiä yhteistyön kehittämisen painopisteistä ja tavoitteista riippuen. 10
3.2. Yhteistyön vuosikello Yhteistyön vuosikelloon suunnitellaan vuositasolla yhteiset tapaamiset sekä ohjausryhmälle että seudun työryhmille. Vuosikellon tarkoituksena on tuoda selkeyttä, suunnitelmallisuutta ja systemaattisuutta seudun toimijoiden yhteistyöhön. Ennakoiva aikataulun suunnittelu helpottaa myös yhteisen ajan löytämistä kaikkien kalentereista. Vuosikelloon voidaan myös kuvata yhteistyöverkoston eri asiakasryhmille kohdistamat yhteiset tapahtumat tai toimenpiteet. Kuva 5: Yhteistyön vuosikello Esimerkki alueen yhteistyön vuosikelloon liittyvistä tapaamisista. (LIITE 1) Taulukko 2: Yhteistyöfoorumit Ryhmä Ohjausryhmä Tapaamiset Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien pohjaksi (lokakuu) Toimintasuunnitelmien hyväksyntä ja resursointi (joulukuu) Seudun toimintasuunnitelman toteutumisen ja mittareiden seuranta, aikatauluna esim. tammikuu-toukokuu-syyskuu tai esim. maaliskuukesäkuu-lokakuu Työryhmä(t) Toimintasuunnitelman ehdotuksen valmistelu seuraavalle vuodelle (syyslokakuu) Toimintasuunnitelman tarkentaminen ohjausryhmän antamien kommenttien pohjalta (marras-joulukuu) Kuukausittaiset tapaamiset toimintasuunnitelman toteuttamisen seurantaan ja kehitystyöhön (tapaamiset on hyvä sopia 6-12kk ajanjaksolle eteenpäin) 11
ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilön ja seutujen koordinaattoreiden yhteistyötapaamiset Alueen kokonaisuuden tarkastelu Yhteisten linjausten eteneminen eri seuduilla (linkitys valtakunnan tasoon) Tapaamiset 6-12 krt vuodessa Kahdenkeskiset keskustelut seudun koordinaattorin kanssa Osallistuminen seudun ohjausryhmän / työryhmän työhön ELY:n vastuuhenkilön ja alueen seutukoordinaattoreiden yhteiset tapaamiset ELY-alueen seutujen yhteiset ajankohtaispäivät Yhteisen ymmärryksen ja sitoutumisen vahvistaminen Kaikille seudullisten yrityspalveluiden sopimuksen osapuolille ja tärkeille verkostotoimijoille Ajankohtaiset keskustelun aiheet alueen kehittämisessä esim. ennakointitiedon käsittely, strategisten painopisteiden kommentointi, hyvien käytäntöjen jakaminen, seudun yrityskehityshankkeista keskustelu 2-4 krt vuodessa Ajankohtaispäivien järjestäminen on ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilön tehtävänä Seutujen yhteisten koulutus- ja osaamisenkehittämisen tilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa TEM:n valtakunnalliset tapaamiset Valtakunnan tason tulevaisuus ja palaute kokemuksista Vertaisoppiminen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen Valtakunnan tason ajankohtaiset asiat 1-2 krt vuodessa 3.3. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelma on yksi keskeisimmistä yhteistyön seurannan työkaluista. Seudullisten yrityspalveluiden yhteistä toimintasuunnitelmapohjaa on edelleen kehitetty kevään 2012 aikana. Uudessa suunnitelmapohjassa on aiempaa selkeämmin näkyvillä toiminnalle asetettavat tavoitteet, vastuut, aikataulu sekä etenemisen seuranta. Toinen selkeä muutos toimintasuunnitelman laadinnassa on yhteistyön kehittämisen lisäksi se, että verkostotoimijat voivat yhdessä asettaa tavoitteita ja suunnitella toimenpiteitä eri asiakasryhmille. Suunnitelmapohjassa asiakasryhmittely mukailee TEM:n asiakassegmentointimallia. (LIITE 4) Toimintasuunnitelmadokumentti jakautuu kahteen osaan: 1. Perustietosivu, jonka tarkoituksena on yhdellä A4-sivulla selkeyttää kokonaiskuva kyseisen seudun toimijoista ja tärkeimmistä kehittämisen painopisteistä 12
2. Suunnitelmasivu, jolla verkostotoimijat yhdessä määrittelevät yhteiset tavoitteet ja niiden saavuttamisen kannalta keskeiset toimenpiteet a. Yhteistyön käynnistäminen ja edelleen kehittäminen b. Valituille segmenteille yhteistyössä kohdennettavat toimenpiteet (Yrityksen perustajat, paikalliset pienyritykset, kotimarkkinoille keskittyvät pk-yritykset, kansainvälistymällä kasvua hakevat pk-yritykset, suuryritykset) Toimintasuunnitelmaa voidaan täydentää tarkoituksenmukaisilla liitteillä esim. jos yksittäinen toimenpidekokonaisuus on laaja, niin siitä kannattaa kirjoittaa erillinen toimenpide- tai projektisuunnitelma. PERUSTIETOSIVU (LIITE 2) Yhteistyön missio ja visio Sopimusosapuolet Sopimuksen allekirjoittaneet organisaatiot Koordinaattori Koordinaattori organisaatio, henkilö ja hänen yhteystiedot Ohjausryhmä ohjausryhmätyön tarkoitus puheenjohtaja jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Työryhmä(t) työryhmän tarkoitus puheenjohtaja jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Vuosikello ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut ja teemat Painopisteet v. 201x 1. 2. 3. 4. 5. 6. Budjetti 201x Yhteistyön missio ja visio Valtakunnallisesti seudullisilla yrityspalveluilla on yhteinen missio ja visio, seutu voi tarvittaessa syventää tätä määritelmää oman seudun toimijoiden yhteisiä päämääriä kuvaavaksi. Sopimusosapuolet Kuvaus organisaatioista, jotka ovat seudulla allekirjoittaneet seudullisen yrityspalvelusopimuksen. Seutukoordinaattori Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden koordinaattorina toimiva organisaatio ja kyseisen organisaation nimeämä henkilö sekä hänen yhteystietonsa Ohjausryhmä Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden ohjauksesta vastaavan ryhmän rooli, puheenjohtaja ja jäsenet Työryhmä(t) Seudulla olevat työryhmät ja niiden toiminnan tarkoitus sekä puheenjohtajat ja jäsenet Vuosikello Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut. Vuosikello voi olla myös kuvattuna suunnitelman liitteenä. Painopisteet v. 201x Kyseisen vuoden tärkeät kehittämisen painopisteet, jotka on tarkemmin purettu auki toimintasuunnitelmassa Budjetti 201x Jos seututoimijoiden yhteistyön kehittäminen tai asiakastyö vaatii määrärahoja myös nämä tarvittavat tai käytettävissä olevat resurssit on hyvä vuosittain määritellä 13
TOIMENPIDESIVU (LIITE 2) Tavoite Mitkä ovat yhdessä asetettavat tavoitteet? Toimenpiteet Mitkä ovat yhteistyössä tehtävät toimenpiteet, joilla tavoite aiotaan saavuttaa? Mittari Millä onnistumista arvioidaan? Mittarina voi myös olla asioiden toteutumisen seurannan mittaaminen esim. onko sovitut asiat tehty vai ei? Vastuu Kuka sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta vastaa? Jos toteutusvastuu jakautuu useammalle eri taholle, on hyvä sopia kuka toimii koordinointivastuussa. Vastuukohdassa on myös hyvä pohtia tarvittavia resursseja ja niiden saatavuutta, onko esim. vastuutaholla mahdollisuus kohdentaa tehtävään tarvittava työaika. Aikataulu Mikä on toteutusaikataulu, sovitaanko asialle väliseurantapisteitä? Toteuma Toteumariviä täytetään seurattaessa asioiden etenemistä. 3.4. Mittaristo ja mittaaminen Lähtökohtana seudullisten yrityspalveluiden mittaamisessa on hyödyntää seudun eri toimijoilla käytössä olevaa mittaustietoa. Raporttiin koostetut mittariesimerkit ovat vaihtoehtoja, joita seututoimijoiden käytöstä löytyy. Liitteenä olevista esimerkeistä kukin seutu voi valita omaa toimintaansa parhaiten tukevat mittarit sekä täydentää niitä oman seudun muulla mittaustiedolla. Ohjausryhmässä on hyvä täsmentää seudun käyttämät mittarit, mittaustiedon koostamisvastuut, tiedon jakamisen periaatteet ja käytänteet. Mittaustiedon käsittely ja yhteinen tulkinta tuo hyvän pohjan tärkeiden yhteistyön painopisteiden valinnalle ja yhteistyön edelleen kehittämiselle. Mittaustiedon käsittelyssä tärkeää on tiedon tulkinta ja mahdollisen mittaustietoon liittyvän vääristymän tiedostaminen. Mittaustietoa käsiteltäessä on usein hyvä trendien ja kehityssuuntien tunnistaminen sekä niissä ilmenevien poikkeamien tulkintaa. Tässä raportissa mittaaminen on jaettu kahteen eri luokkaan: 1. Seudun toimijoiden yhteistyötä kuvaaviin mittareihin, joiden kautta pyritään saamaan tietoa siitä kuinka hyvin seudun toimijoiden välinen yhteistyö toimii 2. Seudun kehityssuuntia kuvaaviin mittareihin, jotka toimivat ennen kaikkea seudun kehityssuuntien ja kehittämistarpeiden tunnistamisen tukena. Ne ovat mittareita, joiden kautta voidaan ainakin välillisesti arvioida tehtyjen toimenpiteiden asiakasvaikuttavuutta. 14
YHTEISTYÖTÄ KUVAAVAT MITTARIT (LIITE 3) B. Ohjausryhmä ja työryhmätyö, ohjausryhmän itsearviointilomake. (LIITE 5) Seudun kehityssuuntia kuvaavat mittarit (toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon tueksi) Mittari Mittayksikkö Mittaustiedon lähde Alue A. Alueen / seudun yritysten kehitys kpl ELY Seutu / aluetaso Perustettujen yritysten määrä Eur Tekes Lopettaneiden yritysten määrä PRH Trendien seuranta Tunnistettujen kasvuyritysten määrä Kasvuyritysten liikevaihdon kehitys B. Yrityskehitysrahoitus Alueen yrityskehitysrahoituksen määrä ja sen jakauma eri segmentteihin C. Neuvontatapahtumien määrä eri segmentteihin Eur / segmentti Seurattavat toimenpiteet kpl / segmentti D. Alueen innovaatioherkkyys Tuoteväylän mittarit Alueen omat tutkimukset E. Alueen yritysten investointiaktiivisuus Investointirahoituksen määrä ja jakautuminen eri segmentteihin ELY Tekes Verkoston toimijat Toimijoiden crm järjestelmät Innovaatioasiamiehet Alueen toimijat ELY Tekes Finnvera Seutu / aluetaso Suunnitelma / toteuma Seutu Trendien seuranta Mittaustieto osin päällekkäistä ja vajavaista Aluetaso Aluetaso F. Työvoiman kehitys Kpl & % TE toimisto Seutu / alue / valtakunta Työttömien määrä Työttömyysaste trendien tulkinta Avoimet työpaikat Yt neuvottelujen piirissä olleet G. Alueen tai seudun omat tutkimukset Esim. Seudun toimijat Seutu / alue Alueellinen innovaatiotutkimus ELY:n aluekatsaus, ennakointiraportti, yritysharava Suomen yrittäjien tutkimukset H. Toimijoiden muu seuranta ja mittaustieto Valtakunnan tasolla mahdollisia mittauksen kohteita voisivat olla mm. Onko kaikilla seuduilla laadittuna ajantasainen toimintasuunnitelma ja kuinka sen toteutuksessa on onnistuttu? Verkoston yhteistyökysely kuinka eri seutujen toimijat kokevat yhteistyön toimivuuden ja kehittymisen? Laadullinen asiakastutkimus - kuinka hyvin eri asiakasryhmät tuntevat seudulliset yrityspalvelut, kuinka sujuvasti oman seudun yrityspalveluiden yhteistyö toimii asiakkaan kokemana? 15
4. Seurantakokonaisuuden hyödyntäminen Tähän raporttiin on koottu seudullisten yrityspalvelujen seurannan kehittämisen keskeisimpiä toimintamalleja ja työkaluja, joista kukin seutu voi ottaa käyttöönsä oman seutunsa kehitystilanteeseen ja tavoitteisiin parhaiten soveltuvat kokonaisuudet. SeutuYp tukihanke ja hankkeen projektipäällikkö tukee seutuja seurantakokonaisuuden hyödyntämisessä. Seudullisten yrityspalvelujen tuki -projekti jatkaa ESR-rahoituksella seutujen yrityspalvelujen kehittämistyön tukemista ja edistämistä vuoden 2013 loppuun. 16
Lisätietoja seudullisten yrityspalvelujen kehittämiseen antavat: Tuija Groop, TEM tuija.groop@tem.fi + 358 29 504 9246 Anne Kuoppala, TEM anne.kuoppala@tem.fi +358 29 506 2087 Sari Maaskola, Sekes ry sari.maaskola@sekes.fi + 358 50 408 4998 Tähän raporttiin liittyen lisätietoja antaa: Teemu Kaakinen, Balentor Oy teemu.kaakinen@balentor.fi +358 50 591 2830 Lisätietoja Yritys-Suomi-palvelujärjestelmään liittyen antavat: Yritys-Suomi-palvelujärjestelmän kokonaisuus Jaana Lappi, TEM jaana.lappi@tem.fi +358 29 506 2658 Yritys-Suomi-palveluiden visuuaalinen ilme Hanna Heikkinen, TEM hanna.heikkinen@tem.fi + 358 29 506 3250 Yritys-Suomi-verkkopalvelu Merja Heinonen, AHTi-yksikkö/ELY-keskus merja.heinonen@ely-keskus.fi + 358 29 502 0175 Yritys-Suomi-puhelinpalvelu Marjo Öhmann, TE-asiakaspalvelukeskus marjo.ohmann@ely-keskus.fi + 358 29 502 4253 17
LIITTEET LIITE 1 VUOSIKELLO
LIITE 2 TOIMINTASUUNNITELMA YRITYS-SUOMI SEUTU Yhteistyön missio ja visio Sopimusosapuolet Sopimuksen allekirjoittaneet organisaatiot Koordinaattori Koordinaattori organisaatio, henkilö ja hänen yhteystiedot Ohjausryhmä ohjausryhmätyön tarkoitus puheenjohtaja jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Työryhmä(t) työryhmän tarkoitus puheenjohtaja jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot Vuosikello ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut ja teemat Painopisteet v. 201x 1. 2. 3. 4. 5. 6. Budjetti 201x 19
TOIMENPITEET 1. YHTEISTYÖN KÄYNNISTÄMINEN JA EDELLEEN KEHITTÄMINEN Palveluprosessien ja osaamisen kehittäminen: sähköiset työkalut, yhteistyötä tukevat prosessit ja tiedonvaihto Yhteinen seudullinen viestintä osana Yritys-Suomi viestintää Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma 2. SEUDULLISEN YRITYSPALVELUVERKOSTON YHTEISET TOIMENPITEET ERI SEGMENTEILLE YRITYKSEN PERUSTAJAT Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma PAIKALLISET PIENYRITYKSET Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma KOTIMARKKINOILLE KESKITTYVÄT PK-YRITYKSET Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma KANSAINVÄLITYSTYMÄLLÄ KASVUA HAKEVAT PK-YRITYKSET Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma SUURYRITYKSET Tavoite Toimenpiteet Mittari Vastuu Aikataulu Toteuma 20
LIITE 3 SEUDULLISTEN YRITYSPALVELUIDEN SEURANTA JA MITTAAMINEN 1. Yhteistyötä kuvaavat mittarit Mittarit Mittayksikkö Mittaustiedon lähde Alue A. Toimintasuunnitelma Ajantasainen suunnitelma laadittu vuosikellon mukaan (kyllä / ei) Seutukoordinaattori Seutu / Alue / Valtakunta 1 krt vuodessa Kuinka suuri osa suunnitelmaan asetetuista tavoitteista saavutettiin tai toimenpiteistä toteutettiin B. Ohjausryhmä- ja työryhmätyö Tapaamisaktiivisuus Ohjausryhmän itsearviointilomake Seutukoordinaattori Seutu / Alue / Valtakunta 1 krt vuodessa C. Verkoston yhteistyökysely Kysely verkoston jäsenille ja sidosryhmille Erilliskysely Seutu / Alue / Valtakunta D. Laadullinen asiakaskysely Kysely yrittäjille seudullisten yrityspalveluiden tunnettuudesta ja/tai palvelukokemuksista Erilliskysely Asiaa selvittäviä kysymyksiä voidaan liittää myös toimijoiden nykyisiin asiakastutkimuksiin E. Toimijalta toiselle siirrot Tehtyjen siirtojen määrä Toimijoiden omat crm järjestelmät F. Yritys-Suomen sähköisten ja puhelinpalveluiden käyttö 1 krt vuodessa / joka toinen vuosi Seutu / Alue / Valtakunta Seutu Edellyttää muokkausta toimijoiden crm järjestelmiin, ei tukkimiehen kirjanpito mahdollista kaikille toimijoille Käyttäjämäärät Yritys-Suomi Seutu / Alue / Valtakunta 2. Seudun kehityssuuntia kuvaavat mittarit toiminnan suunnittelun ja ohjausryhmän päätöksenteon tueksi 21
Mittari Mittayksikkö Mittaustiedon lähde Alue A. Alueen / seudun yritysten kehitys kpl ELY Seutu / aluetaso Perustettujen yritysten määrä Eur Tekes Lopettaneiden yritysten määrä PRH Trendien seuranta Tunnistettujen kasvuyritysten määrä Kasvuyritysten liikevaihdon kehitys B. Yrityskehitysrahoitus Alueen yrityskehitysrahoituksen määrä ja sen jakauma eri segmentteihin C. Neuvontatapahtumien määrä eri segmentteihin Eur / segmentti Seurattavat toimenpiteet kpl / segmentti D. Alueen innovaatioherkkyys Tuoteväylän mittarit Alueen omat tutkimukset E. Alueen yritysten Investointirahoituksen määrä ja jakautuminen investointiaktiivisuus eri segmentteihin ELY Tekes Verkoston toimijat Toimijoiden crm järjestelmät Innovaatioasiamiehet Alueen toimijat ELY Tekes Finnvera Seutu / aluetaso Suunnitelma / toteuma Seutu Trendien seuranta Mittaustieto osin päällekkäistä ja vajavaista Aluetaso Aluetaso F. Työvoiman kehitys Työttömien määrä Työttömyysaste Avoimet työpaikat Yt-neuvottelujen piirissä olleet G. Alueen tai seudun omat tutkimukset H. Toimijoiden muu seuranta- ja mittaustieto Kpl & % TE-toimisto Seutu / alue / valtakunta Esim. Alueellinen innovaatiotutkimus ELY:n aluekatsaus, ennakointiraportti, yritysharava Suomen yrittäjien tutkimukset Seudun toimijat trendien tulkinta Seutu / alue 22