Verkkolaskujen arkistointi Palvelun kuvaus sivu 1/7
Tiedon asiakirjat: tekijänoikeudet Tämän asiakirjan sisältöä tai mitään sen osaa ei saa jäljentää yrityksenne ulkopuolella ilman Tiedolta etukäteen saatua kirjallista suostumusta. Kaikki tähän palvelunkuvaukseen ja palveluun liittyvät oikeudet kuuluvat Tiedolle tai kolmannelle osapuolelle. Tätä asiakirjaa ja sen sisältöä sekä palvelun ominaisuuksia kehitetään jatkuvasti, ja Tieto saattaa tehdä niihin muutoksia oman harkintansa mukaisesti. Kaikista olennaisista muutoksista keskustellaan teidän kanssanne sovellettavan sopimuksen mukaisesti. sivu 2/7
Sisällysluettelo 1 Palvelun yleiskuvaus...4 2 Toiminnallisuus...4 3 Palveluelementit...6 4 Lisäarvopalvelut...7 5 Palvelun saatavuus ja hallinta...7 6 Tietoyhteys palveluun...7 7 Palvelukuvauksen muutokset...7 sivu 3/7
Verkkolaskujen arkistointi 1 Palvelun yleiskuvaus Tämä lisäpalvelu on tarkoitettu yrityksille, jotka ovat ostaneet Tiedolta myyntija/tai ostolaskupalvelun. Laskut tallennetaan arkistoon ennalta määritetyillä metatiedoilla, mikä mahdollistaa tehokkaamman haun. Palvelun avulla lähetetyt myyntilaskut tai saapuneet ostolaskut voidaan arkistoida eri formaateissa ja liitteiden kera. Asiakkaat voivat määrittää arkistointiajan. Asiakirjat ovat saatavilla online-web-sovellusrajapinnan kautta. Onlinesovelluksen ansiosta laskut voidaan näyttää ihmisen luettavissa olevassa muodossa. Erilaiset liitteet ja hahmonnukset voidaan ladata käyttäjäympäristöön. Ihmisen luettavissa oleva muoto muodostetaan palvelun sisäisestä esitysmuodosta. Asiakkaat voivat käyttää arkistointipalvelua myös tulostettujen laskujen arkistointiin. Online-web-sovelluksessa on yleiskäyttöinen ulkoasu eikä sitä räätälöidä asiakkaille. Laskut ladataan Palveluun erämuodossa, joka mahdollistaa suurten laskumäärien käsittelyn tehokkaasti. 2 Toiminnallisuus Arkistoinnin perustoiminnallisuuteen kuuluu: Myyntilaskujen arkistointi turvallisessa ja laatusertifioidussa konesalissa. Ennalta määritetyt metatiedot, jotka luodaan vakiolaskuista, eikä lisätiedostoja tarvita. Mahdollisten liitteiden arkistointi yhdessä laskutietojen kanssa Online-käyttö web-sovellusrajapinnan kautta, jolla pääsee tarkastelemaan arkistoituja laskuja ihmisen luettavissa olevassa muodossa ja suorittamaan muita toimintoja, esim. tulostus ja lataus omalle koneelle. sivu 4/7
Säädettävä arkistointiaika. Arkistoitujen asiakirjojen lataus. Tarkastuskäyttäjän oikeuksilla on mahdollisuus tarkastella laskuja useilta asiakkailta. Asiakirjojen tietoja ei voi muuttaa sen jälkeen, kun ne on arkistoitu. Tuetut esitystavat ovat: o Lähettäjän aineisto o Vastaanottajalle toimitettu aineisto o Välimuodon mukainen esitystapa o Allekirjoitetun dokumentin tallennus o Allekirjoituksen tarkistuksen raportti o Esilläpidon mukainen dokumentti o Laskun kuva tai liite Arkistoiduilla asiakirjoilla on seuraava elinkaari: Arkistoitu o Asiakirja tallennetaan palvelimelle Säilytysaika o Arkistoidu asiakirjan säilytysaika päättyy sovitun aikajakson jälkeen Poistettu o Säilytysajan ylittäneet asiakirjat poistetaan tallennuspalvelimelta Arkistointipalvelu on saatavilla 24/7. Asiakkaiden ei tarvitse hankkia mitään ohjelmistokomponentteja tai lisenssejä. Palvelu tuotetaan yhdestä keskittymästä. Nykyisessä palvelussa on seuraavat rajoitukset: 1. Keskitetty tallennus arkistoiduille asiakirjoille. Palvelu ei tue paikallista maakohtaista tallennusta. 2. Toistaiseksi palvelu ei tue ilmoituksia asiakkaille asiakirjojen umpeutumisesta. sivu 5/7
3 Palveluelementit Arkistointipalvelussa on neljä pääelementtiä: 1. Latauskomponentti, joka yhdistää arkistointipalvelun peruslaskutapahtumakäsittelyyn. Se luo arkistointipalveluun tarvittavat metatiedot ja siirtää arkistoidut asiakirjat asiakirjanhallintajärjestelmään. 2. Alan parhaisiin teknologioihin perustuva asiakirjanhallintajärjestelmä, joka tarjoaa sisäänrakennetun toiminnallisuuden luotettavaa ja joustavaa asiakirjanhallintaa, seurantaa, tietojen kirjausta ym. varten. 3. Online-käyttö, joka perustuu web-pohjaiseen sovellusrajapintaan. Sen avulla asiakkaat voivat etsiä ja hakea arkistoituja asiakirjoja. 4. Asetustenhallintatyökalut, joiden avulla palveluntarjoaja voi määrittää asiakkaita, käyttäjiä ja käytettyjä asiakirjanhallintaominaisuuksia. Metatietojen sisältö on olennainen tekijä asiakirjojen etsimisessä ja noutamisessa arkistosta. Tällä hetkellä palvelussa on metatiedoissa seuraavat tiedot: Laskun lähettäjän tunnistetiedot Laskun numero/tunnistetiedot Laskun lähettäjän nimi Laskun päivämäärä Laskun eräpäivä Laskun kokonaissumma. Laskun tyyppi Lähettäjän viite Web-rajapinnan kautta tapahtuvaan online-käyttötoiminnallisuuteen kuuluu: Laskujen lähettäjät pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään lähettämiään laskuja. Laskujen vastaanottajat pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään saapuneita laskujaan. Tarkastajat pääsevät tarkastelemaan laskuja laskun lähettäjän tai vastaanottajan puolesta. Tarkastajarajapinnan kautta ei pääse tarkastelemaan umpeutuneita asiakirjoja. sivu 6/7
4 Lisäarvopalvelut Tieto voi tarjota seuraavat lisäarvopalvelut: Tuen erityisille asiakirjahahmonnuksille, kuten digitaalisesti allekirjoitetuille arkistoiduille asiakirjoille. Sovellustasoisia rajapintoja, joiden avulla voi etsiä ja hakea asiakirjoja, esim. SAP Archive Link, WebServices Link. 5 Palvelun saatavuus ja hallinta Palvelu on käytettävissä 24/7. Palvelun hallinta ja tuki ovat Tiedon tavanomaisen tuen ja ylläpitopalvelun mukaisia. 6 Tietoyhteys palveluun Yleensä asiakkailla on jo valmiiksi myyntilaskuyhteys Tietoon, eikä arkistointipalveluun tarvita muita tietoyhteyksiä. Jos palveluun kuuluu tulostettujen laskujen käsittelyyn liittyviä erityisjärjestelyjä, nämä yhteydet voidaan järjestää tarpeen mukaan. Asiakkaiden ja palvelun välinen tietoyhteys voidaan perustaa seuraavien kuljetuskerros- / turvaprotokollien avulla: SFTP (VPN) MQ over SSL AS2 7 Palvelukuvauksen muutokset Tieto pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän palvelukuvaukseen. sivu 7/7