Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta. Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Transkriptio

1 Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu

2 Mikkelin ammattikorkeakoulu toimijana

3 Mikkelin Ammattikorkeakoulu Mikkeli on historiallisen tiedonhallinnan keskittymä: Elka, Kansalliskirjasto, Maakunta-arkisto Mikkelissä tehdään merkittävää sähköisen tiedonhallinnan ja digitoinnin tuotantoa ja kehittämistä: Mamk, Kansalliskirjasto, Kuntien Tiera Mamk on toiminut sähköisen tiedonhallinnan, arkistoinnin kehittämistoiminnassa 1990-luvun lopulta Mamk:n palvelutoiminta: Disec Oy, terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelut Darcmedia (ST-laitoksen yksikkö), sähköinen arkistointi ja tiedonhallinta, digitointi ja mediatuotannot

4 MAMK Palvelut Säilytyspalvelut Sähköinen arkistopalvelu Räätälöidyt palvelut Konsultointi

5 Säilytys Luotettavat enterprise tason tallennusympäristöt Turvallinen infrastruktuuri Klusteroidut palvelut 24/7 päivystys

6

7 Sähköinen arkistopalvelu Jatkuva suunnittelu ja kehitystyö. Uudet ominaisuudet automaattisesti asiakkaiden käytössä. Subjektiriippumaton tiedon(tietoentiteettien) tallennus (asiakirjat, valokuvat, videot, äänitteet, luokitukset, kertymätasot) Laaja metatietomalli (pohj. sähke1, jhs143, dublin core) Sähköisen aineiston, analogisen aineiston ja tiedon hallintaan. Asiakirjojen sisällön indeksointi haku sisällöstä ja metatiedoista Web services rajapinnat, eräajo rajapinnat (XML), metadatan tallennus XML-muodossa

8 Tuki useille aineistolajeille

9 Asiakaskohtaisesti konfiguroitavissa

10

11 Räätälöidyt ratkaisut

12

13 Nykytila MAMK:ssa Yrityksen tiedon säilytykseen, hallintaan ja jakeluun on jo palvelut olemassa Arkistoinnin työkaluissa on kehitystarpeita. Verkkolevyjen ja tietokantojen tietosisältöjen arkistointi ja migraatio. Paremmat työkalut päivittäiseen työhön. Rajapinnat aktiivijärjestelmiin. Paikkatiedon, suunnitteluaineistojen ja kolmiulotteisten aineistojen hallinnan kehitys

14 Tiedonhallinnan ja tiedon arkistoinnin merkitys yritykselle

15 Miksi arkistoidaan? Selustan turvaaminen suunnitteludokumentaatiot, sopimukset jne. Tiedon parempi saavutettavuus ja päivittäisen toiminnan tukeminen Tieto organisaation johtamisen tukena Tulevan ennakointi vaatii menneisyyden ymmärtämistä Heikot ja vahvat signaalit organisaation sisältä ja ulkoa Organisaation toiminnan tarkastelu pitkällä aikavälillä Mikä on organisaation toiminnan kannalta oleellista tietoa? Organisaation historian tallentaminen tuleville sukupolville Uuden tiedon(arvon) löytäminen vanhaa tietoa jalostamalla

16 Ongelmat yrityksen sähköisessä arkistopalvelussa Arkiston kompleksisuus piilotettava peruskäyttäjältä Arkistointi saatava luonnolliseksi osaksi työskentelyä Aineiston järjestäminen ja vienti arkistoon on hankalaa Verkkolevyt (Kirjavia sisällöltään, vaatii seulontaa ja migraatioita) Tietokannat (Tietomallien kartoitus ja yhteismitallistaminen työlästä) Aktiivijärjestelmät (Rajapintojen teko kallista, ei standardeja) Tiedonhallinnan suunnitelmat puuttuvat

17 Arkistointi on tärkeä osa yrityksen tiedonhallintaa Tietotyöläisten aikana tietopääoma on organisaation arvokkainta pääomaa (sidosryhmäsuhteet, osaaminen, brandi, maine, teknologiat, organisaation toiminta, projektit, prosessit, ulkoiset ja sisäiset signaalit) Arkistointi ja tiedon pitkäaikaissäilytys on tärkeä osa organisaation tiedonhallinnan strategiaa Tiedonhallinta ja arkistointi on laajempi käsite kuin dokumenttien tallentaminen ja hallinnointi Organisaation oleellisimman tiedon tunnistaminen vaatii prosessien auki purkamista Missä tieto syntyy? Missä tieto sijaitsee? Kuka tiedon omistaa? Mihin tietoa käytetään? Mikä on tiedon suhde muuhun tietoon? Mikä on johtamisen tai toiminnan kannalta arvokasta tietoa nyt ja tulevaisuudessa?

18 Tiedonhallinnan ja arkistoinnin suunnittelun vaiheet Tärkeän tiedon tunnistaminen Tietojärjestelmien kartoitus Prosessien tunnistaminen Tiedon keräyksen suunnittelu Tiedon keräyksen integrointi prosesseihin Tiedon keräystä, säilytystä ja hyödyntämistä tukevan käsite- ja tietomallin suunnittelu

19 Tiedon tunnistaminen ja mallintaminen Tietoentiteettien erittely esim. toimija projekti tuote toimitus tapahtuma tehtävä dokumentti kertymä yksikkö

20 Tärkeän tiedon tunnistaminen Esimerkki käytännön ongelmasta tiedonhallinnassa CASE teollisuusyritys X Satoja asiakasprojekteja vuodessa Samoja ongelmia ratkaistaan toistuvasti projekteissa Oikealla tiedonhallinnalla voitaisiin välttyä keksimästä pyörää uudelleen useita kertoja vuodessa.

21 Tallentaminen vs. Tietoa tallennetaan organisaatioissa monenlaisiin järjestelmiin CRM,PLM, PDM, ERP, XRM, DMS, PMS ja erilaisia käyttötarkoituksia varten. Järjestelmien elinkaari on 3-10v. Tiedon on tarkoitus palvella organisaation päätehtävää lyhyellä aikavälillä Tiedon elinkaari on muutamista kuukausista muutamiin vuosiin

22 Nykytila usein PDM ERP CRM PLM CRM PM XYZ.. PDM ERP XYZ..

23 Tiedon pitkäaikaissäilytys Tieto tallennetaan pitkäaikaissäilytys -järjestelmään Tiedon on tarkoitus palvella organisaation päätehtävää lyhyellä ja pitkällä aikavälillä Tiedon elinkaari on muutamista kuukausista vuosikymmeniin Pitkäaikaissäilytys vaatii suunnitelmallisuutta ja on erotettava aktiivijärjestelmistä Pitkäaikaissäilytys palvelee aktiivijärjestelmiä Kaiken organisaation tuottaman tiedon säilyttäminen yhdessä paikassa

24 Arkisto (pitkäaikaissäilytys -järjestelmä) ei ole yksittäinen järjestelmä vaan jatkuvasti muuttuva suunnitelma tiedon säilyttämisen ja käytettävyyden turvaamiseksi ja kehittämiseksi Objektit Teknologia Käyttöehdot Politiikat Toiminnot Vaatimusten määrittely Testataan vaihtoehdot Arvioidaan tulokset Tietämysvarasto Valvonta -vaatimukset - teknologia -ympäristö Pitkäaikaissäilytyksen järjestelmän toteutus yksittäisen yrityksen mittakaavassa vie huomattavasti resursseja perustehtävältä Säilytysjärjestelmä Suositus Koostetaan suunnitelma Suunnitelma

25 Ideaalitilanne yritys x Historiallinen näkymä Dokumenttiarkistonäkymä Liiketoiminnan ohjaus Johtamisen järjestelmät Rajapinta Sähköinen arkisto Rajapinta Tulkkikerros PDM CRM PM ERP PDM PLM XYZ..

26 Lopuksi Lähdetään liikkeelle olemassa olevien dokumenttien ja helposti dokumentoitavissa olevan tiedon hallinnasta ja arkistoinnista. Seuraavassa vaiheessa pyritään tallentamaan kokemusperäistä vaikeasti dokumentoitavissa olevaa tietoa Pitkäaikaissäilytys on sukupolvelta toiselle siirtyvä tehtävä. Tiedon säilyttäminen on yrityksen kannalta tulevaisuudessa yhä tärkeämpää. Tiedon keskitetty saatavuus mahdollistaa uudet ennalta määrittelemättömät näkökulmat tietoon. Kyse on ymmärtämisestä, kiinnostuksesta ja riittävistä resursseista Tiedonhallinnan ja pitkäaikaissäilytyksen hyötyjä ja merkitys tuotava esille paremmin Helpommin sanottu kuin tehty.

27 Kiitos! Janne Strömberg Mikkelin ammattikorkeakoulu Oy janne.stromberg(at)mamk.fi