Viestintäsuunnitelma 2015 Kaupunginhallitus 23.3.2015 www.ylojarvi.fi
Ylöjärven kaupunki / Kaupunginhallitus 23.3.2015 Viestintäsuunnitelma 2015 Viestintää yhteisin periaattein Ylöjärven kaupungin viestintää toteutetaan hajautetusti, mutta yhteisin periaattein. Yleisenä ohjeena on, että se tiedottaa, joka tietää asiasta parhaiten ja jonka vastuualueeseen se kuuluu. Kaupungin jokapäiväinen viestintä on osa jokaisen työntekijän ja luottamushenkilön perustehtävää kunkin toimenkuvan mukaisesti. Erityinen vastuu viestinnästä on kuitenkin aina johdolla ja esimiehillä. Kaupungin viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Tiedottaja työskentelee keskushallinnossa ja hänen tehtävänään on kaupungin viestinnän kokonaisvaltainen kehittäminen sekä yleinen koordinointi ja ohjaus. Tiedottaja myös toteuttaa viestintää käytännössä. Tämä viestintäsuunnitelma sisältää tärkeimmät viestinnän toimenpiteet ja hankkeet vuonna 2015. Suunnitelma on laadittu tiedottajan työn eli keskitetyn viestinnän näkökulmasta. Vuosittainen viestintäsuunnitelma on viestinnän periaatteita (KH 2.4.2012) toteuttava toimenpideohjelma, jonka laatii tiedottaja ja hyväksyy kaupunginhallitus. Suunnitelma pohjautuu kaupunkistrategiaan, kaupungin viestintää koskeviin ohjeistuksiin sekä viestinnästä saatuun palautteeseen. Vuonna 2015 PAINOPISTEENÄ VERKKOVIESTINTÄ - Sosiaalisen median käytön tehostaminen Toimialat ja yksiköt tehostavat nykyisten some-palvelujensa käyttöä ja ottavat harkinnan mukaan käyttöön uusia. Keskitettyä koulutusta toteutetaan tarpeiden ja resurssien mukaan. Somen hyödyntämisessä noudatetaan vuonna 2014 hyväksyttyä periaateohjetta. - Vuorovaikutteisen verkkoviestinnän kehittäminen Kaupungin kotisivuille avataan kaupunkilaisia osallistava talousarvio-ohjelma, joka havainnollistaa talousarvion kokonaisuutta ja konkretisoi talouden haasteita. Kaupungin kotisivuilla otetaan käyttöön pikagallup-työkalu, joka tarjoaa lisäkanavan ajankohtaisten asioiden esille nostamiseen ja kommentointiin. Kaupungin kotisivuista laaditaan kriisiviestintää ajatellen ns. kevyt versio, joka turvaa sivujen toimintaa tilanteissa, joissa niiden kävijämäärä kasvaa väliaikaisesti poikkeuksellisen suureksi. Kaupungin verkkoviestintäohje päivitetään. Ohje on tarkoitettu päivittäjien tueksi, mutta samalla se on julkinen asiakirja niistä periaatteista, joiden mukaan kaupunki harjoittaa verkkoviestintää. - Asiakirjojen sähköisen saatavuuden parantaminen Kaupungin verkkoviestintäryhmä vastaa osaltaan siitä, että keskeiset asiakirjat löytyvät verkosta ajantasaisina ja että sähköisten asiointilomakkeiden määrä ja käyttö lisääntyvät. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2015 1 (5)
TOIMENPITEET JA HANKKEET VIESTINNÄN ERI OSA-ALUEILLA > Strategian ja johtamisen tukeminen > Työyhteisöviestintä > Osallistaminen > Päätösviestintä > Palveluviestintä > Mediaviestintä > Markkinointiviestintä > Rekrytointiviestintä > Kriisiviestintä STRATEGIAN JA JOHTAMISEN TUKEMINEN - Viestinnän periaatteet asiakirja päivitetään vastaamaan toimintaympäristön muutoksia ja uutta kaupunkistrategiaa. - Tiedottaja tukee keskushallintoa, esimerkiksi henkilöstöhallintoa, työhyvinvointipalveluita, taloushallintoa ja tietohallintoa, työyhteisöviestinnässä. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Ylönetti Vastuuhenkilöt: tiedottaja ja koordinaatioryhmä - Koordinaatioryhmän jäsenet vastaavat omista sisältöosioistaan ja päivittävät sivuja aktiivisesti. - Sivuja kehitetään käyttäjiltä saadun palautteen mukaan. - Käyttötavoitteet: 1) kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus käyttää Ylönettiä, 2) kaikki esimiehet hyödyntävät Ylönettiä ja kannustavat alaisiaan sen käyttöön, 3) yhteissähköpostien määrä vähenee ja tiedotus siirtyy yhä enemmän Ylönettiin ja 4) uutispalstan käyttöaste lisääntyy nykyisestä. Siti-lehti Sisältö: tiedottaja / Ulkoasu: kulttuurituottaja - Lehti tehdään vuonna 2010 laaditun konseptin mukaisesti. - Perussisältö muodostuu henkilöjutuista sekä taustoittavista asia-artikkeleista ja uutisista. - Jakelu tapahtuu pääosin työpisteittäin, osin omalla nimellä; painosmäärä noin 625 kpl. - Lehti ilmestyy kolme kertaa: 8.4., 30.9. ja 2.12.2015. - Lehdestä tehdään e-julkaisu ja se julkaistaan Ylönetissä. - Lukijoilta pyydetään juttuideoita ja palautetta ja ne otetaan huomioon lehden teossa. Luottamushenkilöt - Kaupunginhallituksen ja -valtuuston jäsenillä on mahdollisuus käyttää Ylönettiä ja he saavat Sitilehden. Ajankohtaista - Esimerkiksi: hyvinvointisuunnitelman teemana arjen turvallisuus, henkilöstöstrategian päivittäminen, kaupunkikonsernin turvallisuussuunnitelman valmistuminen, ikäohjelman valmistuminen (2014), organisaatiomuutokset ja -selvitykset, sähköisen kalenterin ja Lync-järjestelmän käytön edistäminen, uuden seudullisen SharePoint-alustan käyttöönotto. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2015 2 (5)
OSALLISTAMINEN - Tiedottaja toteuttaa osaltaan osallistamistyöryhmän loppuraporttia 2014 ja siihen kirjattuja kehittämistoimia. - Tiedottaja osallistuu kaupunkilaisille suunnattujen, keskushallinnon tai asukaslautakunnan järjestämien keskustelu- ja asukastilaisuuksien tiedotukseen. - Ajankohtaista: mm. sosiaalisen median käytön tehostaminen, vuorovaikutteisen verkkoviestinnän kehittäminen, asiakirjojen sähköisen saatavuuden parantaminen, joukkoliikenneuudistus, eduskuntavaalit. PÄÄTÖSVIESTINTÄ - Virallisen tiedotuksen lisäksi kaupunginvaltuuston kokouksista laaditaan ennakkotiedote kaupungin kotisivuille. - Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen päätökset julkaistaan ns. plus-miinuslistana kotisivuilla kokouksen jälkeisenä päivänä. Merkittävistä päätöksistä laaditaan erillinen tiedote. - Luottamushenkilöiden tiedonsaantia kehitetään erillisen selvityksen mukaisesti. - Kaupunginvaltuutetut saavat tunnukset kaupunkiseudun extranet-palveluun. - Tiedottaja toimii kaupunkiseudun viestintäverkoston varapuheenjohtajana. Verkoston sisäisen työnjaon mukaan Ylöjärven edustaja seuraa infrapalvelujen työryhmän asioita ja tiedottaa niistä verkoston jäsenille. - Ajankohtaista: mm. rakennesuunnitelma 2040, maakuntakaava 2040, MAPSTO, talousarvio, joukkoliikenneuudistus, sote-uudistus. PALVELUVIESTINTÄ www.ylojarvi.fi Verkkoviestintäryhmä, muut päivittäjät sekä tiedottaja - Uudistuneen sivuston kehitystyö jatkuu edelleen (sivustouudistus 1.4.2014). - Sivustosta laaditaan kriisiviestintää ajatellen ns. kevyt versio, joka turvaa sivujen toimintaa tilanteissa, joissa niiden kävijämäärä kasvaa väliaikaisesti poikkeuksellisen suureksi. Lisäksi sivustolla otetaan käyttöön erityinen kriisiviestintätyökalu. - Kaupunkistrategian ja siitä johdettujen toimintasuunnitelmien mukaisesti verkkoviestinnässä a) painotetaan vuorovaikutteisuutta ja b) kiinnitetään erityistä huomiota asiakirjojen sähköiseen saatavuuteen. o Kaupungin kotisivuille avataan osallistava talousarvio-ohjelma, joka havainnollistaa talousarvion kokonaisuutta ja konkretisoi talouden haasteita. o Sivuilla otetaan käyttöön pikagallup-työkalu, joka tarjoaa lisäkanavan ajankohtaisten asioiden esille nostamiseen ja kommentointiin. o Verkkoviestintäryhmän jäsenet vastaavat osaltaan siitä, että kaupungin keskeiset asiakirjat löytyvät verkosta ajantasaisina ja että sähköisten lomakkeiden määrä ja käyttö lisääntyvät. - Sähköistä asiointia edistetään (mm. eterveys). - Kaupungin verkkoviestintäohje päivitetään vastaamaan uutta sivustoa (toteutunut 2.2.2015). Ohje on tarkoitettu päivittäjien tueksi, mutta samalla se on julkinen asiakirja niistä periaatteista, joiden mukaan kaupunki harjoittaa verkkoviestintää. - Pääpäivittäjien muodostama verkkoviestintäryhmä kokoontuu vähintään kahdesti; lisäksi yhteyttä pidetään sähköpostitse. Verkkoviestintäryhmällä on oma SharePoint-työtila. Sosiaalinen media Toimialat ja yksiköt sekä tiedottaja - Toimialat ja yksiköt tehostavat nykyisten some-palvelujensa käyttöä ja ottavat harkinnan mukaan käyttöön uusia. Kaupungin Facebook-sivu avataan ja sen ylläpito linjataan (toteutunut 13.1.2015). Vuodenvaihteessa 2014-2015 avattiin myös seuraavat Facebook-sivut: joukkoliikenneuudistus, varhaiskasvatus, kehitysvammatyö ja perhetyö. Twitter-palvelua hyödynnetään harkinnan mukaan. - Keskitettyä koulutusta toteutetaan tarpeiden ja resurssien mukaan. - Somen hyödyntämisessä noudatetaan vuonna 2014 hyväksyttyä periaateohjetta. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2015 3 (5)
Ylöjärvi-lehti - Lehti toteutetaan vuonna 2013 laaditun konseptin mukaisesti. - Lehti ilmestyy kaksi kertaa: 11.2. ja 9.9.2015. - Sisällönsuunnittelusta vastaa tiedottaja, toteutuksesta Ylöjärven Uutiset Oy. - Lehti jaetaan ilmaisjakeluna ylöjärveläistalouksiin, jaossa myös kirjastoissa. - Lehdestä tehdään e-julkaisu ja se julkaistaan kaupungin kotisivuilla. Esitteet - Tilastoesite 2015 (tiedottaja) - Ikäihmisten palveluesite (vanhustyö + JS Suomi) ja ikäihmisten palveluopas (vanhustyö) Ajankohtaista - Palvelut ja hankkeet: mm. kävelyn ja pyöräilyn kehittämisohjelma, musiikkiopistojen yhdistyminen, perhetyön uudet muodot, terveyskeskuksen toimintamuutokset, geriatrian poliklinikka, eterveyspalvelun käyttöönotto, MAPSTO, Siivikkalan koulukokonaisuus (valmistuminen ja vihkiäiset), Metsäkylän koulun laajennus, projektinhallinnan avoimuuden lisääminen. MEDIAVIESTINTÄ Mediatiedotus - Hallintokunnat (osastot/yksiköt) laativat tiedotteita ja välittävät juttuvinkkejä tiedotusvälineille; tiedottaja vastaa yleisistä, keskushallintolähtöisistä tiedotteista; tiedotustilaisuuksia järjestetään tarvittaessa. - Tiedottaja seuraa Ylöjärvi-aiheista sisältöä mediassa. Lehti-ilmoitukset Lehti-ilmoittelussa noudatetaan valtuuston linjausta kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta. Kaupungin ilmoituslehti on Ylöjärven Uutiset. Hämeenkyrön Sanomissa ja Kurun Lehdessä voidaan hallintokunnan päätöksellä julkaista nimenomaan Viljakkalaa ja Kurua koskevien asioiden ilmoituksia. Valtuuston kokouskutsujen ja vaali-ilmoitusten julkaisemisesta on omat tarkemmat ohjeensa. - Tiedottaja koordinoi viralliset ilmoitukset. - Rekrytointi-ilmoituksissa noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta. MARKKINOINTIVIESTINTÄ - Tiedottaja konsultoi tarvittaessa osastoja ja yksiköitä näiden markkinointitoimissa. - Kulttuurituottaja vastaa kaupungin kotisivujen tapahtumakalenterista ja siihen perustuvasta kaupungin tapahtumamarkkinoinnista. - Ylöjärven Yrityspalvelu Oy vastaa kaupungin elinkeino- ja matkailumarkkinoinnista ja julkaisee vuosittain kaupungin matkailuesitteen. - Ylöjärven Yrityspalvelu tukee Ylöjärvi Info -yrityshakemiston 2015-2016 toteuttamista; kaupunki ostaa julkaisusta tilaa keskeisille yhteystiedoilleen ja kartoilleen. - Kaupunki julkaisee toimituksellisen, tapahtumamarkkinointiin keskittyvän teema-aukeaman Ylöjärven Uutisten kesälehdessä (jakelu myös kesäasukkaille). - Kaupungin markkinointihenkinen yleisesite uusitaan, esite käännetään englanniksi, vastuutaho kaupunki. - Kaupungin keskusta-alueen palvelukartta (A4) päivitetään, vastuutahot Yrityspalvelu ja kaupunki. - Muuttajan paketti: vuonna 2011 aloitettua käytäntöä jatketaan, vastuutahot kaupunki ja Yrityspalvelu. - Kannatusilmoitukset ja liikelahjat: kaupungin kannustusilmoituksista ja liikelahjojen hankinnasta päättää hallinto- ja talousosaston hallintopäällikkö. Liikelahjojen hankintaa koordinoi johdon sihteeri. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2015 4 (5)
REKRYTOINTIVIESTINTÄ - Kaupungin rekrytointiohje päivitetään. Tiedottaja toimii päivitysryhmän vetäjänä. - Graafisen ohjeiston mukaiset rekrytointi-ilmoitukset kulkevat tiedottajan kautta. - Keskeisistä rekrytoinneista laaditaan tiedote sekä prosessin alkaessa että päättyessä. - Koululaisten kesätyöhausta laaditaan tiedote. KRIISIVIESTINTÄ - Tiedottaja toimii kriisiviestintäohjeen mukaisena kaupungin kriisiviestintävastaavana ja kuuluu kaupungin valmiusjohtoryhmään. - Tiedottaja vastaa siitä, että kaupungin kriisiviestintäohje on ajan tasalla, samoin Ylönetin Kriisiviestintä-osio. - Kaupungin kotisivujen toimintavarmuutta kriisiviestintätilanteissa parannetaan (ks. Palveluviestintä). - Ajankohtaista: Kaupunkikonsernin turvallisuussuunnitelma valmistuu. VIESTINTÄOHJEET Viestintää koskevat ohjeet löytyvät Ylönetistä (Viestintä > Ohjeet ja suunnitelmat), osa myös kotisivuilta: - Viestinnän periaatteet - Graafinen ohjeisto - Kriisiviestinnän ohje - Sähköpostiviestinnän ohje - Sosiaalisen media ohje - Verkkoviestintäohje - Seutuviestinnän hyvä käytäntö VIESTINTÄRYHMÄ Viestinnän yleisenä tuki- ja idearyhmänä toimii Viestinnän periaatteet asiakirjaan kirjattu, kaupunginjohtajan nimittämä viestintäryhmä. Viestintäryhmä 2015-2016: kulttuurituottaja Sini Kallio, elinkeinosihteeri Tiina Rinne-Järvensivu, henkilöstöpäällikkö Arja Järvinen, vapaa-aikajohtaja Sami Yli-Pihlaja, opetuspäällikkö Leena Pöntynen, ylilääkäri Teija Lahti, hoito- ja kuntoutumispalvelujen johtaja Anu Kallio, kehitysjohtaja Riku Siren, tilapalvelupäällikkö Ulla Siuko, käyttöpäällikkö Jari Virtanen ja ryhmän vetäjä, tiedottaja Tiina Helminen LISÄTIETOJA Tiedottaja Tiina Helminen p. 050 437 1247, tiina.helminen@ylojarvi.fi Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2015 5 (5)