Viestintäsuunnitelma 2016

Transkriptio

1 Viestintäsuunnitelma 2016 Kaupunginhallitus

2 Ylöjärven kaupunki / Kaupunginhallitus Viestintäsuunnitelma 2016 Viestintää yhteisin periaattein Ylöjärven kaupungin viestintää toteutetaan hajautetusti, mutta yhteisin periaattein. Yleisenä ohjeena on, että se tiedottaa, joka tietää asiasta parhaiten ja jonka vastuulle tiedotus kuuluu. Kaupungin jokapäiväinen viestintä on osa jokaisen työntekijän ja luottamushenkilön perustehtävää kunkin toimenkuvan mukaisesti. Erityinen vastuu viestinnästä on kuitenkin aina johdolla ja esimiehillä. Kaupungin viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Tiedottaja työskentelee keskushallinnossa ja hänen tehtävänään on kaupungin viestinnän kokonaisvaltainen kehittäminen sekä yleinen koordinointi ja ohjaus. Tiedottaja myös toteuttaa viestintää käytännössä. Tämä viestintäsuunnitelma sisältää tärkeimmät viestinnän toimenpiteet ja hankkeet vuonna Suunnitelma on laadittu tiedottajan työn eli keskitetyn viestinnän näkökulmasta. Vuosittainen viestintäsuunnitelma on viestinnän periaatteita (KH ) toteuttava toimenpideohjelma, jonka laatii tiedottaja ja hyväksyy kaupunginhallitus. Suunnitelma pohjautuu kaupunkistrategiaan, kaupungin viestintää koskeviin ohjeistuksiin sekä viestinnästä saatuun palautteeseen. Vuonna 2016 PAINOPISTEENÄ VERKKOVIESTINTÄ DigiYlöjärvi-hankkeen tukeminen viestinnällisesti Tiedottaja kuuluu ohjausryhmään ja toteuttaa hankeviestintää sekä tukee palveluyksiköitä näiden digihankkeiden viestinnässä. Ideoita kehitetään ja hankkeita toteutetaan asiakkaita ja kuntalaisia osallistaen. Keskitetty viestintä painottuu sähköisiin kanaviin. Sosiaalisen median käytön tehostaminen Kaupungin Facebook- ja Twitter-sivujen näkyvyyttä parannetaan ja kaupungille perustetaan Instagram-tili. Twitterin käyttöä asiantuntijaviestinnässä lisätään. Toimialat ja yksiköt tehostavat nykyisten some-palvelujensa käyttöä ja ottavat harkinnan mukaan käyttöön uusia. Valmistautuminen intranetin (Ylönetin) uudistamiseen Tiedottaja kokoaa projektiryhmän valmistelemaan Ylönetin uudistamista. Tavoitteena on päättää julkaisualustasta sekä arvioida uudistuksen budjetti vuoden 2017 talousarviota varten. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

3 TOIMENPITEET JA HANKKEET VIESTINNÄN ERI OSA-ALUEILLA > Strategian ja johtamisen tukeminen > Työyhteisöviestintä > Osallistaminen > Päätösviestintä > Palveluviestintä > Mediaviestintä > Markkinointiviestintä > Rekrytointiviestintä > Kriisiviestintä STRATEGIAN JA JOHTAMISEN TUKEMINEN - Vuosittainen viestintäsuunnitelma pohjautuu kaupunkistrategiaan. - Tiedottaja tukee keskushallintoa, esimerkiksi henkilöstöhallintoa, työhyvinvointipalveluita, taloushallintoa ja tietohallintoa, työyhteisöviestinnässä. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Ylönetti Vastuuhenkilöt: tiedottaja ja koordinaatioryhmä - Tiedottaja kokoaa projektiryhmän valmistelemaan Ylönetin uudistamista. Tavoitteena on päättää teknisestä perusratkaisusta (julkaisualustasta) sekä arvioida uudistuksen budjetti vuoden 2017 talousarviota varten. Nykyinen sivusto on vuodelta 2010 eikä julkaisualustaa enää kehitetä teknisesti. - Nykyistä sivustoa päivitetään edelleen aktiivisesti ja henkilöstöä kannustetaan sen käyttöön. Siti-lehti Sisältö: tiedottaja / Ulkoasu: kulttuurituottaja - Lehti ilmestyy kaksi kertaa: kevätnumero ja syysnumero Lukijoilta pyydetään juttuideoita. Perussisältö muodostuu henkilöjutuista sekä taustoittavista asiaartikkeleista ja uutisista. - Jakelu tapahtuu pääosin työpisteittäin, osin omalla nimellä; painosmäärä on noin 625 kpl. Lehdestä tehdään e-julkaisu ja se julkaistaan Ylönetissä. Luottamushenkilöt - Kaupunginhallituksen ja -valtuuston jäsenillä on mahdollisuus käyttää Ylönettiä ja he saavat Sitilehden. Päätettäessä Ylönetin julkaisualustasta otetaan huomioon luottamushenkilöiden tarpeet. Valtuutetuille on järjestetty mahdollisuus perehtyä asianhallintajärjestelmä Dynastyssa oleviin asiakirjoihin kaupungintalon atk-luokassa. Ajankohtaista - Puhelin- ja tietotekniikkapalveluiden toimittajien vaihtuminen, liikelaitosselvitykset, tehostussuunnitelmien laatiminen, henkilöstöohjelman laatiminen, tasa-arvosuunnitelman ja yhdenvertaisuussuunnitelman päivittäminen, hyvinvointisuunnitelman toteuttaminen (painopisteenä hyvä arki), seudullisen SharePoint-alusta Virran käyttöönotto Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

4 OSALLISTAMINEN - Tiedottaja toteuttaa osaltaan asukaslautakunnan hyväksymiä toimenpiteitä osallistamisen kehittämiseksi; tiedottajan työn painopisteitä ovat sähköisten palautekanavien kehittäminen sekä sosiaalisen median käytön tehostaminen. - Tiedottaja osallistuu kaupunkilaisille suunnattujen, keskushallinnon tai asukaslautakunnan järjestämien keskustelu- ja asukastilaisuuksien tiedotukseen. - DigiYlöjärvi-hanke: Tiedottaja tukee palveluyksiköitä näiden digihankkeiden viestinnässä. Ideoita kehitetään ja hankkeita toteutetaan asiakkaita ja kuntalaisia osallistaen. PÄÄTÖSVIESTINTÄ - Virallisen tiedotuksen lisäksi kaupunginvaltuuston kokouksista laaditaan ennakkotiedote kaupungin kotisivuille ja sosiaalisen median kanaviin. - Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen kokousten päätöslistat julkaistaan kotisivuilla kokouksen jälkeisenä päivänä. Merkittävistä päätöksistä laaditaan erillinen tiedote. - Tiedottaja kuuluu työryhmään, joka laatii valmisteluohjeen toimielinten esittelijöille ja asioiden valmistelijoille; ohjeen tavoitteena on kehittää valmisteluprosessia ja parantaa päätöstekstien käytettävyyttä. - Tiedottaja toimii kaupunkiseudun viestintäverkoston varapuheenjohtajana. Verkoston sisäisen työnjaon mukaan Ylöjärven edustaja seuraa infrapalvelujen työryhmän asioita ja tiedottaa niistä verkoston jäsenille. - Ajankohtaista: kaupunkilaisten osallistaminen talousarvion valmisteluun, MAPSTO, Kaupunkiseudun kuntayhtymä 10 vuotta, uusi MAL-sopimus, seutustrategian päivitys, maakuntakaava 2040, sote- ja aluehallintouudistus PALVELUVIESTINTÄ Verkkoviestintäryhmä, muut päivittäjät sekä tiedottaja Kaupungin kotisivuilla - jatketaan pikagallupien sekä erilaisten asiakas- ja kuntalaiskyselyjen julkaisua - yhtenäistetään palautelomakejärjestelmää - otetaan käyttöön karttapohjaisia palautejärjestelmiä (toteutusvastuu yhdyskuntatekniikka/tekniikkaja ympäristöosasto): 1) tarjotaan informaatiota liikuntareittien ja -alueiden kunnossapidosta ja 2) tarjotaan kanava katujen, teiden, liikunta- ym. alueiden epäkohdista ilmoittamista varten - edistetään sähköistä asiointia (DigiYlöjärvi) - julkaisujärjestelmä versiopäivitetään. Sosiaalinen media Toimialat ja yksiköt sekä tiedottaja - Kaupungin Facebook- ja Twitter-sivujen näkyvyyttä parannetaan: päivitykset nostetaan upotuksina kotisivujen etusivulle ja välineiden ominaisuuksia hyödynnetään nykyistä laajemmin. Järjestetään henkilöstölle koulutus Twitterin hyödyntämisestä asiantuntijaviestinnässä. Kaupungille avataan Instagram-tili, joka ainakin aluksi painottuu imago- ja matkailumarkkinointiin. - Toimialat ja yksiköt tehostavat nykyisten some-palvelujensa käyttöä ja ottavat harkinnan mukaan käyttöön uusia. DigiYlöjärvi-hanke - Tiedottaja kuuluu ohjausryhmään ja toteuttaa hankeviestintää sekä tukee palveluyksiköitä näiden digihankkeiden viestinnässä. Keskitetty viestintä painottuu sähköisiin kanaviin. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

5 Ylöjärvi-lehti - Lehden formaatti muuttuu eurotabloidista tabloidiksi ja ulkoasua päivitetään tämän mukaisesti. - Lehti ilmestyy kaksi kertaa: ja Sisällönsuunnittelusta vastaa tiedottaja, toteutuksesta Ylöjärven Uutiset Oy. - Lehti jaetaan ilmaisjakeluna ylöjärveläistalouksiin, jaossa myös kirjastoissa. Lehdestä tehdään e- julkaisu ja se julkaistaan kaupungin kotisivuilla. Esitteet - Uusia julkaisuja: Ehkäisevät ja korjaavat hyvinvointipalvelut (yhteistyössä JS-Suomi), Varhaiskasvatus (yhteistyössä JS-Suomi), Ikäihmisten palveluopas (vanhustyö) - Luovutaan painetusta tilastoesitteestä, mutta tuotetaan esitteen keskeiset kaaviot sähköisesti. Ajankohtaista - Palvelut: DigiYlöjärvi, joukkoliikenneuudistus, esi- ja perusopetuksen uudet opetussuunnitelmat, työllisyyspalveluiden uudistukset, perustoimeentulotuen myöntämisen siirtyminen Kelalle 2017, Lupapiste.fi-palvelun käyttöönotto rakennusvalvonnassa, rakennusjärjestyksen uusiminen, Metsäkylän koulun laajennus, Moision koulun saneeraus, Kolme helmeä -projekti ympäristötoimessa MEDIAVIESTINTÄ Mediatiedotus - Toimialat ja yksiköt laativat tiedotteita ja välittävät juttuvinkkejä tiedotusvälineille; tiedottaja vastaa yleisistä, keskushallintolähtöisistä tiedotteista; tiedotustilaisuuksia järjestetään tarvittaessa. - Tiedottaja seuraa Ylöjärvi-aiheista sisältöä mediassa. Lehti-ilmoitukset Lehti-ilmoittelussa noudatetaan kaupunginvaltuuston linjausta kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta (KH > KV 2016). - Tiedottaja koordinoi viralliset ilmoitukset. Rekrytointi-ilmoituksissa noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta. MARKKINOINTIVIESTINTÄ - Tiedottaja konsultoi tarvittaessa osastoja ja yksiköitä näiden markkinointitoimissa. - Kulttuurituottaja vastaa kaupungin kotisivujen tapahtumakalenterista ja siihen liittyvästä kaupungin tapahtumamarkkinoinnista. - Ylöjärven Yrityspalvelu Oy vastaa kaupungin elinkeino- ja matkailumarkkinoinnista ja julkaisee vuosittain kaupungin matkailuesitteen. - Yrityspalvelu hallinnoi Olipa kerran Vihreä Sydän -tarinallistamishanketta; hankkeen myötä Ylöjärven matkailusivut uudistetaan. Yrityspalvelu uudistaa yritystontteja markkinoivat verkkosivunsa. - Kaupunki julkaisee toimituksellisen, tapahtumamarkkinointiin keskittyvän teema-aukeaman Ylöjärven Uutisten kesälehdessä (jakelu myös kesäasukkaille). - Kaupunki uusii markkinointihenkisen yleisesitteensä, esite on kaksikielinen (suomi+englanti). - Kaupunki avaa Instagram-tilin. - Muuttajan paketti: Vuonna 2011 aloitettua käytäntöä jatketaan, vastuutahot kaupunki ja Yrityspalvelu. - Kannatusilmoitukset ja liikelahjat: Kaupungin kannustusilmoituksista ja liikelahjojen hankinnasta päättää hallinto- ja talousosaston hallintopäällikkö. Liikelahjojen hankintaa koordinoi johdon sihteeri. - Ajankohtaisia tapahtumia ja hankkeita: tarinallistamishanke, KuruFest 10 vuotta, valmistautuminen Suomi 100 vuotta -teemavuoteen, Ylöjärven Markkinat Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

6 REKRYTOINTIVIESTINTÄ - Rekrytointiviestinnässä noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta. - Graafisen ohjeiston mukaiset rekrytointi-ilmoitukset kulkevat tiedottajan kautta. - Keskeisistä rekrytoinneista laaditaan tiedote sekä prosessin alkaessa että päättyessä. - Ajankohtaista: Kaupungin sähköinen rekrytointiohjelma vaihtuu vuonna 2017; uusi ohjelma on valtakunnallinen kunta-alan työnhakupalvelu Kuntarekry.fi. KRIISIVIESTINTÄ - Tiedottaja toimii kriisiviestintäohjeen mukaisena kaupungin kriisiviestintävastaavana ja kuuluu kaupungin valmiusjohtoryhmään. Tiedottaja vastaa siitä, että kaupungin kriisiviestintäohje on ajan tasalla, samoin Ylönetin Kriisiviestintä-osio. - Ajankohtaista: Kaupungin turvallisuussuunnitelma valmistuu. HENKILÖSTÖKOULUTUKSET - Ymmärrettävä virkakieli - kapulakielestä selväkieleen, Twitterin hyödyntäminen asiantuntijaviestinnässä, kevät 2016 VIESTINTÄOHJEET Viestintää koskevat ohjeet löytyvät Ylönetistä (Viestintä > Ohjeet ja suunnitelmat), osa myös kotisivuilta. Kaupungin graafinen ohjeisto päivitetään vuonna Viestinnän periaatteet - Graafinen ohjeisto - Kriisiviestinnän ohje - Sähköpostiviestinnän ohje - Sosiaalisen media ohje - Verkkoviestintäohje - Seutuviestinnän hyvä käytäntö VIESTINTÄRYHMÄ Viestinnän yleisenä tuki- ja idearyhmänä toimii Viestinnän periaatteet asiakirjaan kirjattu, kaupunginjohtajan nimittämä viestintäryhmä. Viestintäryhmä : kulttuurituottaja Sini Kallio, elinkeinosihteeri Tiina Rinne-Järvensivu, henkilöstöpäällikkö Arja Järvinen, vapaa-aikajohtaja Sami Yli-Pihlaja, opetuspäällikkö Leena Pöntynen, ylilääkäri Teija Lahti, hoito- ja kuntoutumispalvelujen johtaja Anu Kallio, kehitysjohtaja Riku Siren, tilapalvelupäällikkö Ulla Siuko, käyttöpäällikkö Jari Virtanen ja ryhmän vetäjä, tiedottaja Tiina Helminen. LISÄTIETOJA Tiedottaja Tiina Helminen p , tiina.helminen@ylojarvi.fi Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)