Khall liite 1 Kh

Transkriptio

1 1 Khall liite 1 Kh Luonnos SUOMUSSALMEN KUNNAN SOSIAALISEN MEDIAN OHJEET Tämä ohje sisältää Suomussalmen kunnan ja kuntakonsernin yhteisöjen toimintaperiaatteet sosiaalisen median käytössä ja ohjaa henkilöstöä toimimaan sosiaalisessa mediassa siten, että edistetään kuntalaisten tiedonsaanti-, vuorovaikutus- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Ohjeen avulla pyritään välttämään mahdolliset sosiaalisen median käytön riskit. Ohje täydentää Suomussalmen kunnan viestintäohjetta, jota on noudatettava myös sosiaalisessa mediassa viestitettäessä. 1. Mitä on sosiaalinen media (some) Sosiaalinen media on tietoverkoissa tapahtuvaa sosiaalista toimintaa. Sillä tarkoitetaan verkkoviestintäjärjestelmiä, joissa jokaisella käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on mahdollisuus olla aktiivinen viestijä ja sisällöntuottaja sen lisäksi, että vastaanottaa tietoa. Viestintä tapahtuu monelta monelle. Tyypillistä sosiaalisen median järjestelmille on, että osallistujat voivat tuottaa sisältöjä, muokata niitä, kommentoida, keskustella, jakaa aineistoja ja verkottua keskenään. Julkaisukynnys sosiaalisessa mediassa on erittäin matala, sisältö leviää viiveettä ja ilman ulkopuolisen tahon etukäteisvalvontaa. Sosiaaliseen mediaan kuuluvat esimerkiksi Facebook, YouTube, blogit, Wikipedia, LinkedIn, Twitter. Lakisääteisesti salassa pidettävää tietoa ei saa lainkaan käsitellä sosiaalisessa mediassa. Organisaatiokäytössä sosiaalinen media on vain julkisen tiedon julkaisukanava.

2 2 Sosiaalisessa mediassa on lukuisia palveluja kuten sosiaalisen median maisemakuvasta näkyy. 2. Miten kunta voi hyödyntää sosiaalista mediaa Sosiaalisen median palvelut otetaan käyttöön silloin, kun niillä voidaan tukea kunnan viestintää perinteisten kanavien rinnalla. Sosiaalinen media on erinomainen väline tavoittamaan erilaisia kohderyhmiä. Sosiaalista mediaa voidaan käyttää esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin *ulkoinen viestintä ja markkinointi *tiedonjakaminen *palvelujen tunnetuksi tekeminen *palautteen saaminen *aloitteiden vastaanottaminen *asiakaspalvelu ja neuvonta *osallisuuden ja yhteisöllisyyden edistäminen *kansalaismielipiteen selvittäminen *palvelun tuottaminen *työntekijöiden ammatillinen verkostoituminen sekä työn ja osaamisen kehittäminen *yhteistyökumppaneiden välinen työskentely

3 3 3. Palvelujen käyttöönotto Sosiaalisen median hyödyntäminen edellyttää suunnittelua ja sen tulee tukea kunnan strategiaa. Sosiaalisen median palvelun käyttöönotosta päättää kunnanjohtaja tai vastuualuejohtaja, nimeää vastuuhenkilöt sekä ohjeistaa, mitä palvelulla tavoitellaan. Hallintopalvelujen ICT sihteeri pitää yllä listaa kunnan käytössä olevista julkisista some -palveluista ja niistä vastaavista henkilöistä päivitysoikeuksineen. Häneltä saa opastusta sosiaalisen mediaan liittyvissä asioissa. Työntekijällä ja viranhaltijalla on oltava esimiehen valtuutus toimiakseen kunnan edustajana sosiaalisessa mediassa. 4. Osallistumisen periaatteet Kun sosiaalista mediaa otetaan käyttöön, määritellään selkeästi, ketkä palvelua ylläpitävät ja kuinka paljon he käyttävät siihen työaikaa. Vastuuhenkilö ja ylläpitäjä voi olla sama henkilö. Palvelusta tulee käydä ilmi ylläpitävän palveluyksikön nimi (esim. kirjastopalvelut) ja että kyse on Suomussalmen kunnan virallisesta palvelusta. Palvelu linkitetään myös kunnan kotisivuille ja siitä tiedotetaan muissa tarpeellisissa välineissä. Palvelua ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti. Palveluyksikkö vastaa sisällöstä. Koska sosiaalisessa mediassa on kyse vuorovaikutteisesta palvelusta, kunnalle tuleviin viesteihin ja keskusteluihin tulee vastata ja osallistua aktiivisesti ja nopeasti. Julkista palvelua tulee seurata säännöllisesti ja myös loma-aikojen ylläpidosta on sovittava. Kuntalaisten kysymyksiin vastataan kuten muuhunkin palautteeseen. 5. Turvallisesti sosiaalisessa mediassa Sosiaalinen media on aina vähintään puolijulkinen foorumi. Siksi on syytä harkita, mitä asioita julkaisee. Nyrkkisääntö: Kun laitat jotakin verkkoon, se ei siitä hetkestä lähtien ole enää pelkästään sinun hallinnassasi, etkä saa sinne laittamiasi sisältöjä koskaan kokonaan pois!

4 4 Joko harkinta tai tekniikka voi kuitenkin pettää, jolloin salaisiksi tarkoitettuja asioita voi lipsahtaa julkisiksi. Hölmöilyn ja huolimattomuuden seuraukset voivat olla vakavia. Työkäytössä ja työhön liittyvissä asioissa tulee sen vuoksi käyttää erityistä harkintaa. Salassapidettäviä tietoja ei saa lainkaan käsitellä sosiaalisessa mediassa! Sosiaaliseen mediaan liittyy paitsi yksilön tietosuojaa koskevia riskejä, myös teknisluonteisia tietoturvariskejä. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen allekirjoitettuaan Suomussalmen kunnan palveluksessa oleva henkilö sitoutuu noudattamaan salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen periaatteita sekä kaikkia Kainuun sote -kuntayhtymän tietoturvallisuusohjeita. Sitoumuksessa on myös ohje tilanteisiin, joissa sääntöjä ja periaatteita ei ole noudatettu. 6. Henkilöstö sosiaalisen median käyttäjänä Sosiaalista mediaa käytetään Suomussalmen kunnassa harkitusti työvälineenä. Työaikana sosiaalisen median palveluja saa käyttää työtehtävien hoitamisen tueksi kunnan verkosta ja tietokoneilta. Työaikaa ei saa käyttää sosiaalisen median palveluihin, ellei se kuulu työtehtäviin tai työtehtävät vaadi tiedonhankintaa näistä palveluista. Työaikana ei päivitetä tai kommentoida esim. Facebook -sivustoja, jos niiden ylläpito ei kuulu työtehtäviin. Työaikana ja työnantajan välineitä käyttäessään sosiaaliseen mediaan kirjautunut työntekijä toimii työnantajan edustajana eli työ-/virkaroolissaan. Jos esiintyy sosiaalisessa mediassa vapaa-aikana yksityishenkilönä, on käytettävä aina omia käyttäjätunnuksia. Henkilöstöä velvoittavat sosiaalisessa mediassa toimiessaankin työlainsäädäntö sekä henkilötietolaki. Tiedon ja materiaalin turvallisessa käytössä on muistettava, että työasiat eivät saa levitä asiaankuulumattomille vaikutat mielikuvaan kunnasta ei-julkista tietoa ei saa koskaan julkaista sosiaalisen median palveluissa kenellekään tekijänoikeuksin suojattua tai aiheeseen liittymätöntä materiaalia ei saa välittää ja jakaa kuvien, videoiden ym. käyttö- ja tekijänoikeuksia tulee noudattaa julkaistua sisältöä ei saa välttämättä pois verkosta, joten tutustu ja ymmärrä käyttöön otetun palvelun ehdot

5 5 7. Suomussalmen kunnan sosiaalisen median välineet Sosiaalisessa mediassa on lukuisia erilaisia välineitä, joista Suomussalmen kunnalla on tällä hetkellä käytössä muutama. Uusia otetaan käyttöön tarpeen mukaan. Internetsivut *virallinen ja tärkein sähköinen viestintäkanava *sisältää sosiaalisen median *palaute- ja aloitelomakkeet *vastuu sivuista palveluyksiköillä Facebook * virallinen sivu kaikkien palveluyksiköiden käytössä * viestintä ja markkinointi * vastuu hallintopalveluissa * palveluyksiköt vastaavat omista sivuistaan Instagram *kuvallinen yhteisöpalvelu *kunnan markkinointi *kunnan tili henkilöstön käytössä YouTube *videopalvelu *kunnan markkinointi *palvelutiedottaminen *kunnan kanava henkilöstön käytössä Lähteet - Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaalisen median käyttöpolitiikka; Eri kaupunkien ja kuntien sosiaalisen median ohjeet (esim. Tampere, Nurmijärvi) - Liikenne- ja viestintäministeriö: Sosiaalisen median ohjeet 4/ Kunnan ohjeita: Suomussalmen kunnan vaakunan käyttöohje/kunnanhallitus Suomussalmen kunnan markkinointitunnuksen/logon käyttöohje/kunnanhallitus Markkinointisuunnitelma Kriisiviestintäohje Ohje aloitteiden käsittelystä/kunnanhallitus