JOHTAMISKORKEAKOULUN YLIOPPILAIDEN VIESTINTÄSUUNNITELMA 2012

Transkriptio

1 JOHTAMISKORKEAKOULUN YLIOPPILAIDEN VIESTINTÄSUUNNITELMA

2 SISÄLLYS: 1. Viestinnän tavoitteet ja periaatteet 2. JKY:n hallituksen viestinnälliset vastuualueet 3. JKY:n viestintäkanavat 4. Viestintäsuunnitelman toteutus ja seuranta 1. Viestinnän tavoitteet ja periaatteet 1.1 Viestintätavoitteet Tämä viestintäsuunnitelma sisältää Johtamiskorkeakoulun ylioppilaiden (tässä dokumentissa JKY) viestintää ohjaavat keskeiset periaatteet, menettelytavat ja viestintäkanavat. Viestintäsuunnitelman tarkoituksena on selkeyttää, yhdenmukaistaa ja tehostaa JKY:n viestintää. JKY.n toiminta hakee vielä monilta osin lopullista muotoaan, joten tässä viestintäsuunnitelmassa määriteltyjä viestintätapoja tullaan seuraamaan ja päivittämään tarpeen mukaan. 1.2 JKY:n viestinnän periaatteet 1. Avoimuus: Kaikki JKY:n viestintä pyritään toteuttamaan mahdollisimman läpinäkyvästi ja avoimesti. Jäsenistön vaikutusmahdollisuudet pyritään takaamaan kaikissa tilanteissa. 2. Osallisuus: Viestinnässä painotetaan vuorovaikutteisuutta ja helppokäyttöisyyttä. JKY:n viestintä pyritään tekemään mahdollisimman lähestyttäväksi. 3. Yhdenvertaisuus: Kaikille JKY:n jäsenjärjestöille ja JKY:n piiriin kuuluville opiskelijoille taataan yhdenmukaiset mahdollisuudet saada tietoa ja osallistua JKY:n toimintaan. Järjestöt ovat viestinnän osalta yhdenvertaisessa asemassa.

3 2. JKY:n hallituksen viestinnälliset vastuualueet 2.1 Puheenjohtaja: Ville Heinonen Puheenjohtaja vastaa viestinnän kokonaisvaltaisesta toimivuudesta ja viestintäsuunnitelman toteuttamisesta. Puheenjohtaja vastaa JKY:n viestinnästä tärkeimpien sidosryhmien suuntaan sekä Johtamiskorkeakoulun sisä- että ulkopuolella. JKK:ssa tärkeimpiä sidosryhmiä ovat JKY:n jäsenistön muodostavat ainejärjestöt. 1. JKY-kollegio on tärkein yhteinen viestintäkanava JKY:n jäsenjärjestöjen suuntaan. 2. JKY:n hallintojaosto, jonka jäseniä ovat ainejärjestöjen puheenjohtajat, kokoontuu säännöllisesti käsittelemään JKY:n sisäisiä kysymyksiä. 3. JKK:n johtokunta ja erityisesti yksikön johtaja. JKY:n puheenjohtaja hoitaa ensisijaisesti yhteenotot yksikön johtajaan ja johtokuntaan. Vaativimmissa kysymyksissä ensisijaisena viestintämuotona yksikön johdon kanssa ovat suorat tapaamiset. 4. Tutkimus- ja koulutuskeskus Synergos. JKY:n puheenjohtaja vastaa viestinnästä Synergosin kanssa. 5. Tampereen yliopiston ylioppilaskunta (Tamy) on opiskelijaedunvalvonnassa keskeinen JKY:n sidosryhmä. JKY:n puheenjohtaja hoitaa viralliset järjestön toimintaa ja hallintoa koskevat yhteydenotot Tamyyn. 6. Yksikön opiskelijoita edustavat ammattiliitot sekä niiden alaiset opiskelijaliitot ja paikallisyhdistykset, ovat JKY:lle tärkeä yliopiston ulkopuolinen sidosryhmä. JKY:n opiskelijoille tärkeimmät ovat Yhteiskunta-alan korkeakoulutettujen liitto (entinen SVAL), Suomen ekonomiliitto (SEFE), Ympäristöasiantuntijoiden keskusliitto (YKL), Pirkanmaan yhteiskunta- ja hallintotieteilijöiden opiskelijat (Hyppy ry), Pirkanmaan ekonomit. Näiden sidosryhmien kohdalla JKY hyödyntää jäsenjärjestöjensä aikaisempia kontakteja ja välttää päällekkäisyyttä jäsenjärjestöjen kytkösten kanssa. JKY:n hallitus pyrkii kuluvan hallituskauden aikana tapaamaan ammattiliittojen edustajat ja lisäämään JKY:n tunnettuutta kyseisten liittojen piirissä. 7. JKK:n alumnit JKY:n hallitus selvittää mahdollisuutta alumniyhteistyöhön. Yhdistyksen virallisista kannanotoista ja viestinnästä merkittävissä ongelmatilanteissa vastaa puheenjohtaja.

4 2.2 Varapuheenjohtaja vastuualueet: koulutuspolitiikka ja viestintä Koulutuspoliittinen vastaava on vastuussa viestinnästä JKK:n ja yliopiston koulutuspolitiikasta vastaaville tahoille. 1. Opintokoordinaattorit, opsiryhmät, erilliset kopo-työryhmät (mm. rekrytoinnit) 2. JKY:n koulutuspoliittinen jaosto kokoontuu säännöllisesti käsittelemään JKK:n opiskelijoiden kopo-kysymyksiä. Kopo-jaoston ensisijaisia jäseniä ovat JKY:n jäsenjärjestöjen kopovastaavat. Koulutuspoliittinen vastaava on kopo-jaoston koollekutsuja. 3. JKY-kollegiossa käsitellään ajankohtaisia JKK:n opiskelijoita koskevia kopo-kysymyksiä. Kollegiossa kopo-vastaava toimii asian valmistelijana ja esittelijänä. 4. Tamyn hallituksen kopo-vastaavat, koposihteeri ja kopo-valiokunta. Koulutuspoliittinen vastaava on vastuussa viestinnästä Tamyn koulutuspolitiikasta vastaaviin tahoihin. 5. Yksikön ja yliopiston keskeiset kopo-tapahtumat. Koulutuspoliittinen vastaava tiedottaa muuta hallitusta JKK:n kopolinjauksista ja huolehtii, että JKY:stä on edustus kaikissa keskeisissä kopo-tapahtumissa. Koulutuspoliittisiin tapahtumiin osallistuvat hallituksen jäsenet laativat lyhyen koonnin tapahtumien sisällöstä. Tiedot päivitetään JKY:n nettisivuille ja Facebook-sivuille. 2.3 Sihteeri Liisa Varumo yhteisöllisyys, viestintä, kv-tutorointi Sihteeri vastaa JKY:n toimintaan liittyvien dokumenttien koonnista, päivittämisestä ja arkistoinnista. Sihteeri vastaa JKY:n tietohallinnon toimivuudesta ja JKY:n asiakirjojen saatavuudesta. Sihteeri laatii yhdistyksen kokouspöytäkirjat ja päivittää ne JKY:n nettisivuille. Sihteeri vastaa JKY:n hallituksen sisäisten viestintäkanavien toiminnasta

5 2.4. Talous ja viestintävastaava Antti Koponen viestintä, tutorointi Talous- ja viestintävastaava on vastuussa JKY:n viestintäkanavien toiminnasta sekä JKY:n talouteen liittyvästä viestinnästä erityisesti yhdistyksen kokousten yhteydessä. Tällä sektorilla on vastuualueena vuonna 2012 JKY.n nettisivujen uudistaminen. Nettisivuista laaditaan JKY:n ilmeen mukaiset, helposti lähestyttävät ja informatiiviset. Tässä yhteydessä luodaan JKY:lle yhteinen visuaalinen ilme mm. yhteisen logon ja haalarimerkin avulla. 1. JKY:n nettisivujen ja Facebook-sivun päivittäminen. 2. JKY-sähköpostilistan valvonta Tutorvastaava Ossi Luoma Tutorvastaava vastaa tutorointiin liittyvästä viestinnästä. 1. JKK:n tuutoroinnista vastaava henkilökunta 2. JKY:n tutor-jaosto on JKY:n yhteisen tutor-toiminnan kannalta keskeinen. Tutorvastaava toimii tutorjaoston koollekutsujana. 3. Tamyn tuutoroinnista vastaavat tahot 2.6. Yhteisöllisyysvastaava Sanna Nurmi Yhteisöllisyysvastaava on vastuussa JKY:n yhteisöllisyyteen liittyvästä viestinnästä. Tämä jakautuu opiskelijoiden järjestämiin tapahtumiin ja opiskelijoiden ja yksikön henkilökunnan välisen yhteisöllisyyden edistämiseen. 1. Ainejärjestöjen tapahtumavastaavat 2. JKK:n yhteisöllisyystyöryhmä 3. Tamyn tapahtumavastaavat 4. Yliopiston ulkopuoliset tapahtumajärjestäjät

6 2.7. KV-tutorointivastaava Johanna Kiviranta Kansainvälinen-tutorvastaava on vastuussa JKY:n kv-opiskelijoihin ja kv-tutorointiin liittyvästä viestinnästä. 1. JKK:n kv-tuutorointivastaavat 2. JKK:n kv-tuutorit 4. JKK:n kv-opiskelijat 3. JKY:n viestintäkanavat JKY:n viestinnän pääsääntönä on, että keskeisimmät päätösasiat ja JKK:n johdon kanssa esiin nousevat kysymykset hoidetaan suorilla yhteydenotoilla ja tapaamisilla. Tällä kohdin jokainen hallitusvastaava on vastuussa oman sektorinsa viestinnästä. JKY:n jäsenviestinnässä painotetaan sähköisiä viestintäkanavia. Näihin lukeutuvat nettisivut, sähköpostilistat ja sosiaalinen media. Lisäksi JKY:llä on yliopistolla käytössään ilmoitustaulu. Myös kaikki JKY:n järjestämät tapahtumat ja kokoontumiset lukeutuvat viestintään. Tältä osin huolehditaan siitä, että viestintä on ilmeeltään ja sisällöltään yhdenmukaista. 3.1 JKY:n yhteiset viestintäkanavat 1. JKY:n nettisivut: 2. JKY:n yhteinen sähköpostilista: JKY-listan sisältö varataan vain JKY:n opiskelijoita koskevaan tiedottamiseen, jottei listaa ylikuormiteta ja listan viestit saavuttavat riittävästi huomiota. JKY:n tiedostusvastaava huomauttaa tarvittaessa listan virheellisestä käytöstä. 3. JKY:n Facebook-sivu: JKY hyödyntää viestinnässään sosiaalista mediaa helposti lähestyttävänä ja nopeana viestintäkanavana. Facebook-sivua päivitetään samanaikaisesti nettisivujen kanssa. 4. JKY:n ilmoitustaulu ilmoitustaululle päivitetään JKY:n yhteystiedot ja informaatiota tulevista tapahtumista.

7 3.2 JKY:n hallituksen sisäiset viestintäkanavat JKY:n hallituksen sisäisestä viestinnästä vastaa JKY:n sihteeri. JKY:n hallituksen sisäisessä viestinnässä tärkeimmät viestintäkanavat ovat: 1. JKY:n hallituksen sähköpostilista: 2. JKY:n hallituksen Facebook-ryhmä 3. JKY:n hallituksen dropbox 4. Viestintäsuunnitelman toteutus ja seuranta Viestintäsuunnitelman toteuttamisesta ja seurannasta vastaa JKY:n puheenjohtaja. Viestintäsuunnitelmaa päivitetään hallituksen toimesta ja JKY- kollegion päätöksellä. JKY:n hallitus voi täydentää suunnitelmaa niiltä osin kuin se nähdään tarpeelliseksi. Viestintäsuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa uuden hallituksen aloittaessa työskentelynsä.