Viestintäsuunnitelma 2014

Transkriptio

1 Viestintäsuunnitelma 2014 Kaupunginhallitus

2 Ylöjärven kaupunki / Kaupunginhallitus Viestintäsuunnitelma 2014 Viestintää yhteisin periaattein Ylöjärven kaupungin viestintää toteutetaan hajautetusti, mutta yhteisin periaattein. Yleisenä ohjeena on, että se tiedottaa, joka tietää asiasta parhaiten ja jonka vastuualueeseen se kuuluu. Kaupungin jokapäiväinen viestintä on osa jokaisen työntekijän ja luottamushenkilön perustehtävää kunkin toimenkuvan mukaisesti. Erityinen vastuu viestinnästä on kuitenkin aina johdolla ja esimiehillä. Kaupungin viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Tiedotustoimittaja työskentelee keskushallinnossa ja hänen tehtävänään on kaupungin viestinnän kokonaisvaltainen kehittäminen sekä yleinen koordinointi ja ohjaus. Tiedotustoimittaja myös toteuttaa viestintää käytännössä. Tämä viestintäsuunnitelma sisältää tärkeimmät viestinnän toimenpiteet ja hankkeet vuonna Suunnitelma on laadittu tiedotustoimittajan työn eli keskitetyn viestinnän näkökulmasta. Vuosittainen viestintäsuunnitelma on viestinnän periaatteita (KH ) toteuttava toimenpideohjelma, jonka laatii tiedotustoimittaja ja hyväksyy kaupunginhallitus. Suunnitelma pohjautuu kaupungin viestintää koskeviin ohjeistuksiin sekä viestinnästä saatuun palautteeseen. Vuonna 2014 PAINOPISTE Verkkoviestintä - Kotisivut uudistuvat Kaupungin kotisivujen uudistustyö käynnistyi vuonna 2013 ja uusi sivusto julkaistiin Sisällöllinen ja toiminnallinen kehitystyö jatkuu julkistamisen jälkeen. Käyttäjiltä pyydetään palautetta kehitystyön tueksi. Uudesta julkaisujärjestelmästä järjestetään koulutusta verkkoviestintäryhmän ulkopuolisille päivittäjille. Kaupungin verkkoviestintäohje päivitetään, samoin päivittäjien tueksi laaditut käytännön ohjeet. - Sosiaalisen median käyttö tehostuu Ohje sosiaalisen median hyödyntämisestä kaupungin viestinnässä valmistuu. Aiheesta järjestetään koulutusta. Tavoitteena on tehostaa nykyisten some-palvelujen käyttöä ja ottaa harkinnan mukaan käyttöön uusia. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

3 TOIMENPITEET JA HANKKEET VIESTINNÄN ERI OSA-ALUEILLA > Strategian ja johtamisen tukeminen > Työyhteisöviestintä > Osallistaminen > Päätösviestintä > Palveluviestintä > Mediaviestintä > Markkinointiviestintä > Rekrytointiviestintä > Kriisiviestintä STRATEGIAN JA JOHTAMISEN TUKEMINEN - Tiedotustoimittaja osallistuu kaupunkistrategian uudistusprosessiin. Viestinnän periaatteet asiakirja päivitetään vastaamaan uutta kaupunkistrategiaa. - Tiedotustoimittaja tukee keskushallintoa, esimerkiksi henkilöstöhallintoa, työhyvinvointipalveluita, taloushallintoa ja tietohallintoa, työyhteisöviestinnässä. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Ylönetti Vastuuhenkilöt: tiedotustoimittaja ja koordinaatioryhmä - Koordinaatioryhmän jäsenet vastaavat omista sisältöosioistaan ja päivittävät sivuja aktiivisesti. - Sivuja kehitetään käyttäjiltä saadun palautteen mukaan. - Käyttötavoitteet: 1) noin 1400 yksilöityä kävijää kuukausittain, 2) kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus käyttää Ylönettiä, 3) kaikki esimiehet hyödyntävät Ylönettiä ja kannustavat alaisiaan sen käyttöön, 4) yhteissähköpostien määrä vähenee ja tiedotus siirtyy yhä enemmän Ylönettiin. - Sisällölliset kehityskohteet: vuorovaikutuksellisten osien, kuten blogien ja ilmoitustaulun, käytön lisääminen. - Koordinaatioryhmä kokoontuu säännöllisesti. Siti-lehti Sisältö: tiedotustoimittaja / Ulkoasu: kulttuurituottaja - Lehti tehdään vuonna 2010 laaditun konseptin mukaisesti. - Perussisältö muodostuu henkilöjutuista sekä taustoittavista asia-artikkeleista ja uutisista. - Jakelu tapahtuu pääosin työpisteittäin, osin omalla nimellä; painosmäärä noin 625 kpl. - Lehti ilmestyy kolme kertaa: 9.4., ja Lehdestä tehdään e-julkaisu ja se julkaistaan Ylönetissä. - Lukijoilta pyydetään juttuideoita ja palautetta ja ne otetaan huomioon lehden teossa. Luottamushenkilöt - Kaupunginhallituksen ja -valtuuston jäsenillä on mahdollisuus käyttää Ylönettiä ja he saavat Sitilehden. Ajankohtaista - Hyvinvointisuunnitelman teemana liikunta ja ravitsemus, ikäohjelma valmistuu, varhaiskasvatus siirtyy perusturvaosastolta sivistysosastolle , perusturvaosaston organisaatiomuutokset, talouden tasapainotus, sähköisen kalenterin ja pikaviestijärjestelmän käytön edistäminen, seudun tietohallinto: uuden seudullisen SharePoint-alustan ja työtilapalvelun suunnittelu Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

4 OSALLISTAMINEN - Tiedotustoimittaja on sihteerinä työryhmässä, jonka tavoitteena on edistää kaupunkilaisten osallistumista nykyistä laajemmin ja aktiivisemmin kaupungin palvelujen kehittämiseen. - Tiedotustoimittaja osallistuu kaupunkilaisille suunnattujen, keskushallinnon tai asukaslautakunnan järjestämien keskustelu- ja asukastilaisuuksien tiedotukseen. - Ajankohtaista: kunta- ja sote-uudistus, kaupunkistrategian uudistaminen, sosiaalisen median käytön tehostaminen, sitoutuminen seudulliseen tietohallinto-ohjelmaan. PÄÄTÖSVIESTINTÄ - Kotisivujen Päätöksenteko-osio laajeni osana sivustouudistusta. - Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen päätökset julkaistaan ns. plus-miinuslistana kotisivuilla kokouksen jälkeisenä päivänä. Merkittävistä päätöksistä laaditaan erillinen tiedote. - Valtuustokokousten videoinnin mahdollisuus selvitetään. - Kaupunki otti vuoden alussa käyttöön Kansalaisen asiointitilin asianhallintajärjestelmä Dynastyn yhteyteen. Kaupunki voi lähettää suoraan henkilön Asiointitilille kokous- ja viranhaltijapäätöksiä sekä vastaanottaa asiointiviestejä liitetiedostoineen. - Tiedotustoimittaja toimii kaupunkiseudun viestintäverkoston varapuheenjohtajana. Verkoston sisäisen työnjaon mukaan Ylöjärven edustaja seuraa infrapalvelujen työryhmän asioita ja tiedottaa niistä verkoston jäsenille. - Ajankohtaista: EU-vaalit, kunta- ja sote-uudistus, maakuntakaava 2040, rakennesuunnitelma 2040, kaupunkistrategian uudistaminen, talouden tasapainotus, kaavoitushankkeet (mm. keskustan osayleiskaava), uusi rakennusjärjestys, Ympäristön tila raportti. PALVELUVIESTINTÄ Verkkoviestintäryhmä, muut päivittäjät sekä tiedotustoimittaja - Uudistuneet kotisivut julkaistiin Uudistusprosessissa käytiin läpi sivuston tekniikka (responsiivisuus), rakenne, sisältö ja ulkoasu. Julkaisujärjestelmä päivitettiin avoimen lähdekoodin ohjelmaan (ProcessWire). Teknisenä yhteistyökumppanina jatkoi Aldone. - Sivustouudistuksessa hyödynnettiin käyttäjätutkimuksen 2011 sekä kyselyn 2013 tuloksia sekä suosituksia, jotka ohjaavat julkisia verkkopalveluita (mm. JHS 183). Sivujen julkaisun jälkeen sivustolla avattiin uusi palautekysely. Uudistusprosessin asiakaslähtöisyys arvioidaan osana hallinto- ja talousosastolle asetettuja strategiatavoitteita. - Sisällöllinen ja toiminnallinen kehitystyö jatkuu uuden sivuston julkistamisen jälkeen. Sähköistä asiointia edistetään (mm. eterveys). - Verkkoviestintäryhmän ulkopuolisille päivittäjille järjestetään koulutusta uudesta julkaisujärjestelmästä. - Kaupungin verkkoviestintäohje päivitetään, samoin päivittäjien tueksi laaditut käytännön ohjeet. - Pääpäivittäjien muodostama verkkoviestintäryhmä kokoontuu vuoden aikana tavallista useammin eli 3-4 kertaa; lisäksi tiedotustoimittaja pitää heihin yhteyttä sähköpostitse. Verkkoviestintäryhmällä on oma SharePoint-työtila. Sosiaalinen media - Ohje sosiaalisen median hyödyntämisestä kaupungin viestinnästä valmistuu ja otetaan käyttöön. Ohjetta on valmisteltu kaupunkiseudun kuntien viestintävastaavien verkostossa. Kukin kunta tarkentaa tarvittaessa yhdessä laadittua pohjaa omilla ohjeillaan. - Kaupungin nykyiset sosiaalisen median kanavat ja palvelut kartoitetaan. - Sosiaalisen median hyödyntämisestä järjestetään koulutusta sekä palveluja työssään jo käyttäville että niiden käyttöönottoa harkitseville. - Otetaan harkinnan mukaan käyttöön uusia kanavia ja palveluja. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

5 Ylöjärvi-lehti - Lehti toteutetaan vuonna 2013 laaditun konseptin mukaisesti. - Lehti ilmestyy kaksi kertaa: ja Sisällönsuunnittelusta vastaa tiedotustoimittaja, toteutuksesta Ylöjärven Uutiset Oy. - Lehti jaetaan ilmaisjakeluna ylöjärveläistalouksiin, jaossa myös kirjastoissa. - Lehdestä tehdään e-julkaisu ja se julkaistaan kaupungin kotisivuilla. Esitteet - Tilastoesitteen päivittäminen vuodelle Yhteistyössä JS-Suomen kanssa opas uudelle ylöjärveläiselle (vastuuhenkilö tiedotustoimittaja), Virkisty metsissä ja vesillä esite (ympäristötoimi) sekä esitteet terveysliikunnasta ja Urheilutalosta (liikuntapalvelut). Ajankohtaista - Palvelut: mm. liittyminen potilastiedon arkistoon, eterveys-palvelun käyttöönotto, hyvinvointikertomuksen teemana liikunta ja ravitsemus, seudullinen päivähoitohaku, varhaiskasvatuksen siirtyminen perusturvaosastolta sivistysosastolle, paikkatiedon hyödyntäminen, kävelyn ja pyöräilyn kehittämisohjelma, tie- ja liittymäjärjestelyt (ELY), muutokset seudullisessa joukkoliikenteessä. - Merkittävät rakennushankkeet: Urheilutalo, Siivikkalan päiväkoti, Siivikkalan koulukokonaisuus. MEDIAVIESTINTÄ Mediatiedotus - Hallintokunnat (osastot/yksiköt) laativat tiedotteita ja välittävät juttuvinkkejä tiedotusvälineille; tiedotustoimittaja vastaa yleisistä, keskushallintolähtöisistä tiedotteista; tiedotustilaisuuksia järjestetään tarvittaessa. - Tiedotustoimittaja seuraa Ylöjärvi-aiheista sisältöä mediassa. Lehti-ilmoitukset Lehti-ilmoittelussa noudatetaan valtuuston linjausta kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta. Kaupungin ilmoituslehti on Ylöjärven Uutiset. Hämeenkyrön Sanomissa ja Kurun Lehdessä voidaan hallintokunnan päätöksellä julkaista nimenomaan Viljakkalaa ja Kurua koskevien asioiden ilmoituksia. Valtuuston kokouskutsujen ja vaali-ilmoitusten julkaisemisesta on omat tarkemmat ohjeensa. - Tiedotustoimittaja koordinoi viralliset ilmoitukset. - Rekrytointi-ilmoituksissa noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta. MARKKINOINTIVIESTINTÄ - Ks. em. kohdat soveltuvin osin. - Tiedotustoimittaja konsultoi tarvittaessa osastoja ja yksiköitä näiden markkinointitoimissa. - Kulttuurituottaja vastaa kaupungin kotisivujen tapahtumakalenterista ja siihen perustuvasta kaupungin tapahtumamarkkinoinnista. - Ylöjärven Yrityspalvelu Oy vastaa kaupungin elinkeino- ja matkailumarkkinoinnista. - Tiedotustoimittaja tekee yhteistyötä Yrityspalvelun kanssa ja osallistuu mm. matkailuesitteen suunnitteluun; Yrityspalvelun julkaisema esite ilmestyi huhtikuussa Kaupungin keskusta-alueen palvelukartta (A4) päivitetään, vastuutahot kaupunki ja Yrityspalvelu. - Muuttajan paketti: vuonna 2011 aloitettua käytäntöä jatketaan, vastuutahot kaupunki ja Yrityspalvelu. Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)

6 Ajankohtaista - Yrityspalvelun järjestämän matkamuistokilpailun annin hyödyntäminen; kilpailun tulokset julkistettiin Yrityspalvelu ja kaupunki osallistuvat yhdessä Ylöjärven markkinoille Yrityspalvelu järjestää tapahtuman kesäasukkaille, kaupunki mukana, Kaupunki julkaisee toimituksellisen, tapahtumamarkkinointiin keskittyvän teema-aukeaman Ylöjärven Uutisten kesälehdessä (jakelu myös kesäasukkaille). REKRYTOINTIVIESTINTÄ - Rekrytoinnissa noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta; ohje sisältää muun muassa rekrytointiilmoitusten mallit. - Uuden graafisen ohjeiston mukaiset rekrytointi-ilmoitukset kulkevat tiedotustoimittajan kautta. - Keskeisistä rekrytoinneista laaditaan tiedote sekä prosessin alkaessa että päättyessä. - Koululaisten kesätyöhausta laaditaan tiedote. KRIISIVIESTINTÄ - Tiedotustoimittaja toimii kriisiviestintäohjeen mukaisena kaupungin kriisiviestintävastaavana ja osallistuu tässä roolissa asiaa käsitteleviin työryhmiin. - Tiedotustoimittaja vastaa siitä, että kaupungin kriisiviestintäohje on ajan tasalla, samoin Ylönetin Kriisiviestintä-osio. - Ajankohtaista: PIRKKA14-valmiusharjoitus (koulutukset sekä itse harjoitus ). KOULUTUS - Sosiaalinen media: osa toteutetaan henkilöstökoulutuksena (vastuuhenkilö henkilöstösihteeri), osa viestintäkoulutuksena (vastuuhenkilö tiedotustoimittaja). - Verkkopalvelun uusi julkaisujärjestelmä: koulutusta päivittäjille. Vastuuhenkilöt tiedotustoimittaja ja hallintopalveluiden palvelusihteeri. - Ajankohtaisten viestintäasioiden esittelyä ja palautekeskustelua osastoittain/työyksiköittäin. Vastuuhenkilö tiedotustoimittaja. VIESTINTÄRYHMÄ Viestinnän yleisenä tuki- ja idearyhmänä toimii Viestinnän periaatteet asiakirjaan kirjattu, kaupunginjohtajan nimittämä viestintäryhmä. Ryhmän kokoonpano vuosina on seuraava: kulttuurituottaja Sini Kallio, vapaa-aikajohtaja Sami Yli-Pihlaja, opetuspäällikkö Leena Pöntynen, johtava ylilääkäri Jussi Saarnisto, varhaiskasvatuksen suunnittelija Merja Hietikko, tilapalvelupäällikkö Ulla Siuko, käyttöpäällikkö Jari Virtanen, kehitysjohtaja Riku Siren, henkilöstösihteeri Marjo Soutolahti ja elinkeinosihteeri Tiina Rinne-Järvensivu sekä tiedotustoimittaja Tiina Helminen (vetäjä). LISÄTIETOJA Tiedotustoimittaja Tiina Helminen p , tiina.helminen@ylojarvi.fi Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma (5)