SÄHKÖISEN LASKUTUSPROSESSIN TEHOSTAMINEN Medictes Oy Elisa Halonen Opinnäytetyö Elokuu 2014 Liiketalous
TIIVISTELMÄ Tampereen ammattikorkeakoulu Liiketalouden koulutusohjelma ELISA HALONEN: Sähköisen laskutusprosessin tehostaminen Medictes Oy Opinnäytetyö 41 sivua, joista liitteitä 0 sivua Elokuu 2014 Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli sähköisen laskutusprosessin tehostaminen toimeksiantaja Medictes Oy:lle. Tarkoituksena oli kartoittaa laskutusratkaisu, jolla laskutusprosessi nopeutuisi, tehostuisi ja olisi mahdollisesti edullisempaa kuin nykytilanteessa. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena. Teoriaosuudessa käsiteltiin sähköistä laskutusta. Työtä laatiessa otettiin huomioon työn tavoite, tarkoitus ja yksittäiset toimeksiantajakohtaiset tarpeet. Tutkimuksessa kartoitettiin eri laskutusohjelmistoja ja tilitoimistoja vaihtoehtoina laskutusprosessin tehostamiseksi. Tuloksissa kerrotaan kolmen tarkastellun ohjelmiston ominaisuudet ja kahden tilitoimiston palvelut. Selkeästi monipuolisin ohjelma oli Laskutusohjelma 3, joka yhdessä sertifioidun partnerin Tilitoimisto B:n kanssa tarjosi parhaimmat palvelut prosessin tehostamiseksi. Laskutusohjelma 3 oli tarkastelluista ohjelmista kallein vaihtoehto. Johtopäätöksenä oli sähköisen laskutusprosessin tehostaminen valitsemalla yrityksen laskutusohjelmistoksi Laskutusohjelma 3 ja tilitoimistoksi Tilitoimisto B. Näin laskutusprosessista saadaan entistä tehokkaampi ja nopeampi muun muassa manuaalisten työvaiheiden vähentyessä. Huomiona oli myös kustannusten väistämätön nousu prosessin tehostamiseksi. Pk-yrityksille ei ole tällä hetkellä tarjolla sellaisia edullisia laskutusohjelmia, jotka tarjoaisivat yhtä monipuoliset ominaisuudet kuin valitussa Laskutusohjelma 3:ssa. Pk-yrityksille tarvitaankin entistä enemmän sähköisten laskutusohjelmien tarjontaa. Osa työstä on luottamuksellista, mikä on poistettu työn julkisesta raportista toimeksiantajan pyynnöstä. Asiasanat: sähköinen laskutus, laskutusprosessi.
ABSTRACT Tampereen ammattikorkeakoulu Tampere University of Applied Sciences Business administration ELISA HALONEN: A More Effective Electronic Invoicing Process Medictes Oy Bachelor's thesis 41 pages, appendices 0 pages August 2014 The objective of this thesis was to improve the electronic invoicing process of the company which commissioned the work, Medictes Oy. The purpose of this thesis was to find an invoicing solution that would make the invoicing process faster, more effective and possibly more affordable. The thesis was conducted as a case study. The theoretical part deals with electronic invoicing. Different invoicing programs and accounting companies were compared for the study. In the results section, the features of three invoicing programs and the services of two accounting companies are presented. The results show that the most versatile and at the same time the most expensive program was Program 3. This program, used simultaneously with the services of Accounting Company B provided the best option for making the invoicing process more effective. The findings suggest that Medictes should choose Program 3 as their invoicing program and Accounting Company B as their accounting company in order to make their electronic invoicing process more effective. However, costs would inevitably increase as a result. It seems that more programs for electronic invoicing should be launched to meet the needs of small and medium-sized companies in a way that is user-friendly and affordable. For reasons of confidentiality, some parts of this thesis have been removed from the public version at the request of the commissioning company. Key words: electronic invoicing, invoicing process.
4 SISÄLLYS 1 JOHDANTO... 7 1.1 Opinnäytetyön tavoite ja tarkoitus... 7 1.2 Opinnäytetyön rajaus ja tutkimusmenetelmät... 8 2 SÄHKÖINEN LASKUTUS... 10 2.1 Sähköiset laskut... 11 2.1.1 Verkkolasku... 12 2.1.2 EDI-lasku... 14 2.2 Sähköisen laskutuksen kanavat... 14 2.2.1 Verkkolaskuoperaattorit... 15 2.2.2 Eräsiirto... 15 2.2.3 Pankki- ja sähköpostilaskutus... 16 2.3 Sähköisen laskutuksen järjestäminen... 16 2.3.1 Olemassa olevan ohjelmiston täydentäminen... 17 2.3.2 Palvelun ulkoistaminen... 17 2.3.3 Uuden ohjelmiston hankinta... 18 2.4 Sähköisen laskutuksen käyttö yleisesti... 19 2.4.1 Tehokkuus... 19 2.4.2 Tulevaisuuden näkymät yritysten siirtyminen verkkolaskuihin... 20 3 MEDICTES OY:N ESITTELY... 23 3.1 Toiminta... 23 3.2 Laskutusprosessin nykytilanne... 23 4 LASKUTUSPROSESSIN TEHOSTAMISEN VAIHTOEHDOT... 25 4.1 Yrityskohtaiset tarpeet... 25 4.2 Ohjelmiston valitseminen... 26 4.2.1 Laskutusohjelma 1... 27 4.2.2 Laskutusohjelma 2... 29 4.2.3 Laskutusohjelma 3... 31 4.3 Tilitoimiston valitseminen... 33 4.3.1 Tilitoimisto A... 33 4.3.2 Tilitoimisto B... 34 5 TULOKSET... 35 6 JOHTOPÄÄTÖKSET JA POHDINTA... 37 LÄHTEET... 39
5 ERITYISSANASTO ASP EDI EDIFACT EDI-lasku Finvoice ipost-kirje SaaS Skannaus Application Service Provider, Application Service Provision Sovellusvuokrausta, jossa ulkopuolinen palveluntarjoaja omistaa ohjelmistot ja asiakas vuokraa ne käyttöönsä. Ohjelmistoa käytetään Internetin kautta. Electonic Data Interchange sähköinen tiedonsiirto, joka on kehitetty ennen verkkolaskua ja perustuu kahden organisaation välisten hankintasanomien sähköistämiseen ja niiden automaattiseen käyttöön. Vastaa suomenkielistä termiä OVT, organisaatioiden välinen siirto. EDI for Administration, Commerce and Transport - Suomessa yleisessä käytössä oleva EDI-standardi. Lyhennys EDIFACT-laskusta. EDI-lasku soveltuu tilanteisiin, joissa laskuttajan tuottamaa aineistoa joudutaan täydentämään tai muokkaamaan vastaanottajan tarpeisiin soveltuvaksi. EDI-laskua edeltää usein sähköinen tilaus. Suomalaisten pankkien määrittelemä verkkolaskun esittämistapa. Aikaisemmin käytettiin nimitystä e-kirje. Jos laskun vastaanottaja ei voi käsitellä verkkolaskuja, lasku voidaan lähettää sähköisesti ipost-kirjeenä ulkoiselle palveluntuottajalle, joka tulostaa laskun paperille ja toimittaa sen postitse laskun vastaanottajalle. Software as a Service Ohjelmistoja ei asenneta asiakkaan laitteistoihin, vaan ne toimivat palveluntarjoajan ylläpitämältä palvelimelta tietoverkon kautta Internet-selaimen avulla. Paperisten laskujen skannauksessa laskutiedot muutetaan sähköiseen muotoon. Manuaalisessa skannauksessa skannataan pelkästään laskun kuva, ja laskun tiedot, kuten laskun päivämäärä, eräpäivä, summa, viite ja toimittajan pankkiyhteydet, tallennetaan käsin. Automaattisessa skannauksessa paperilaskun tiedot voidaan poimia automaattisesti sähköiseen ostolaskujen käsittelyjärjestelmään.
6 Sähköinen lasku Verkkolasku Verkkolaskuosoite Verkkolaskustandardi XML Sähköisessä muodossa olevan laskun yleisnimitys, joka sisältää verkkolaskut, EDI-laskut ja sähköpostilaskut. Verkkolaskulla laskutustiedot siirtyvät sähköisesti myyjän taloushallinnon järjestelmästä ostajan taloushallinnon järjestelmään tai yksittäisen kuluttajan verkkopankkiin. Osoite, johon verkkolaskut toimitetaan, esimerkiksi OVTtunnus tai IBAN-tunnus. Verkkolaskun esittämistapa, kuten Finvoice, TEAPPSXML tai einvoice. extensible Markup language laajeneva merkkauskieli, jolla kuvataan tiedon rakenne ja joka toimii useiden standardien, kuten Finvoicen, perustana. Jotta kaksi xml-kyvykästä järjestelmää ymmärtäisivät toisiaan, tieto on kuvattava xml:n ohjeiden mukaan. Xml on vain piirustus, jonka mukaan on sovittava tarkemmin, kuinka järjestelmät keskustelevat keskenään. (Kurki, Lahtinen & Lindfors 2011.)
7 1 JOHDANTO 1.1 Opinnäytetyön tavoite ja tarkoitus Opinnäytetyö tehdään toimeksiantona oululaiselle pk-yritykselle Medictes Oy:lle, jonka liiketoimintaan kuuluvat terveydenhuollon tietojärjestelmiin integroituvat kommunikaatiotuotteet, sovellukset ja ratkaisut. Tämän lisäksi yrityksen palveluihin kuuluvat järjestelmäintegrointi-, konsultointi-, projekti- ja koulutuspalvelut. (Medictes: Yritys 2013.) Sen henkilömäärä on tällä hetkellä 7 työntekijää, jotka työskentelevät erilaisissa projekteissa joko Oulun toimipisteessä tai etätyönä muualla (Halonen 2014). Työn tavoitteena on tehostaa yrityksen sähköistä laskutusprosessia. Tarkoituksena on kartoittaa laskutusratkaisu, jolla laskutusprosessi nopeutuisi, tehostuisi ja olisi mahdollisesti edullisempaa kuin nykytilanteessa. Toimeksiantajalla on tällä hetkellä käytössään internetpohjainen ohjelmisto sähköiseen laskutukseen, joten laskutusprosessin tehostaminen lähtee liikkeelle nykytilanteen arvioimisesta ja sen parannusvaihtoehtojen kartoittamisesta (Halonen 2014). Idea toimeksiantoon syntyi alun perin, kun toimeksiantajayritys halusi ottaa käyttöönsä sähköisen ostolaskujen vastaanoton joko nykyisessä ohjelmistossaan tai jonkin muun vaihtoehdon kautta. Vähän tämän jälkeen se otettiin käyttöön nykyisessä ohjelmistossa. Tällä hetkellä siis sekä myynti- että ostolaskut käsitellään sähköisesti. Toimeksiantaja haluaa kuitenkin nyt selvittää, voisiko sen laskutusprosessia vielä entisestään tehostaa esimerkiksi tekemällä siitä edullisemman tai nopeamman. Lisäksi toimeksiantaja haluaisi sähköistää muun muassa matkalaskunsa, mikä ei ole mahdollista nykyisessä ohjelmistossa. Sähköisen laskutuksen käyttö on yleistynyt nykyaikana sekä yritysten välisessä että yritysten ja kuluttajien välisessä kaupankäynnissä. Kuitenkin pk-yrityksillä sen käyttö on ollut hieman suppeampaa, minkä vuoksi se on edelleen ajankohtainen aihe. Tässä työssä käsitellään sähköistä laskutusta toimeksiantajalle sopivassa muodossa, eli yritysten välistä kaupankäyntiä harjoittavan pk-yrityksen toiminnassa. (Helsingin seudun kauppakamarin tutkimus 2010, 42; Finanssialan Keskusliitto 2011.)
8 1.2 Opinnäytetyön rajaus ja tutkimusmenetelmät Tehtävä on rajattu tutkimaan ainoastaan sähköisen laskutuksen tehostamista. Sähköinen laskutus on osa sähköistä taloushallintoa. Sähköiseen taloushallintoon kuuluu muitakin osa-alueita, mutta laskutuksen tehostaminen on toimeksiantajalle tärkein prioriteetti, sillä se tekee laskutuksen itse. Laskutuksen tehokkuuteen vaikuttaa olennaisesti myös laskutusohjelman yhteensopivuus toimeksiantajan tilitoimiston järjestelmien kanssa, mistä tilataan yrityksen kirjanpitopalvelut. Työ rajataan käsittelemään sellaisia ratkaisuja, joissa manuaalisten vaiheiden määrä on mahdollisimman vähäinen ja laskutusprosessi olisi mahdollisimman sähköinen. Näin ollen esimerkiksi laskujen käsittely paperisena rajautuu vaihtoehtona pois. Tällä pyritään saamaan toimeksiantajan laskutukseen käyttämä työmäärä ja -aika mahdollisimman pieneksi. Myös sellaiset ratkaisut, jotka selvästi soveltuvat paremmin suurempikokoisille yrityksille tai eivät aidosti tehosta toimeksiantajan laskutusprosessia, rajataan pois käsittelystä. Työ toteutetaan tapaustutkimuksena. Moilanen, Ojasalo ja Ritalahti (2014) kuvaavat tapaustutkimusta lähestymistavaksi, jonka tehtävänä on tuottaa kehittämisehdotuksia ja ideoita. Tapaustutkimuksessa tuotetaan tietoa nykyajassa tapahtuvasta ilmiöstä, tässä tapauksessa sähköisestä laskutuksesta, sen todellisessa tilanteessa ja toimintaympäristössä. (Moilanen, Ojasalo & Ritalahti 2014, 52 53.) Saarela-Kinnunen ja Eskola (2007) puolestaan luonnehtivat tapaustutkimukselle ominaiseksi piirteeksi yksityiskohtaisen tiedon tuottamisen yksittäisestä tapauksesta. Tapaustutkimuksen aineistonkeruussa käytetään erilaisia tiedonkeruun ja analyysin tapoja. (Saarela-Kinnunen & Eskola 2007, 185.) Tutkimusmenetelminä käytetään haastattelua, havainnointia ja dokumenttianalyysiä. Moilasen ym. (2014) mukaan näitä tutkimusmenetelmiä käytetään kehittämistyössä. Haastattelun tehtävänä on muun muassa asioiden selventäminen tai syventäminen. Havainnointia he kuvaavat systemaattiseksi tarkkailuksi, joka on tärkeä ja hyödyllinen tutkimuksellisen kehittämistyön menetelmä. Dokumenttianalyysissä tehdään päätelmiä kirjallisesta aineistosta, kuten www-sivuista, lehtiartikkeleista ja raporteista. (Moilanen, Ojasalo & Ritalahti 2014, 104, 106, 114, 136.)
9 Työn teoriaosuus koostuu sähköisestä laskutuksesta. Työtä laatiessa otetaan huomioon työn tavoite, tarkoitus ja yksittäiset toimeksiantajakohtaiset tarpeet, jotka esitellään seuraavissa luvuissa. Tutkimuksessa kartoitetaan erilaisten laskutusohjelmistojen ominaisuudet, kustannukset ja niiden yhteensopivuus toimeksiantajan toiveiden kanssa. Tiedot ohjelmistoista saadaan sekä Internetistä ohjelmistojen kotisivuilta että suoraan yrityksille lähetettyjen tarjouspyyntöjen kautta. Tämän lisäksi selvitetään sopivien tilitoimistojen palvelut ja hinnat tarjouspyynnöillä. Työssä käsitellään aluksi sähköistä laskutusta työn teoriaosuutena. Tämän jälkeen esitellään tarkemmin toimeksiantajayritys ja sen tarpeet ja käydään läpi mahdolliset vaihtoehdot sen sähköisen laskutusprosessin tehostamiseksi. Työn lopussa esitellään tulokset ja johtopäätökset.
10 2 SÄHKÖINEN LASKUTUS Kirjallisuudessa puhutaan käsitteistä sähköinen ja digitaalinen taloushallinto. Lahden ja Salmisen (2014, 19) mukaan digitaalisuuden käsitteellä tarkoitetaan sähköisessä muodossa olevan tiedon käsittelyä, siirtämistä, varastointia ja esittämistä. Toisena määritelmänä digitaaliselle taloushallinnolle on taloushallinnon kaikkien tietovirtojen ja käsittelyvaiheiden automatisointi ja käsittely digitaalisessa muodossa (Lahti & Salminen 2014, 24). Sähköisellä taloushallinnolla puolestaan tarkoitetaan sellaista digitaalisen taloushallinnon esiastetta, jossa joitakin työvaiheita joudutaan tekemään käsin. Tällainen tilanne on esimerkiksi laskutusprosessissa, jossa vastaanotetut paperiset ostolaskut joudutaan skannaamaan omalle tietokoneelle sähköiseen muotoon. (Lahti & Salminen 2014, 26.) Digitaalisen ja sähköisen taloushallinnon erona voidaan nähdä edellä mainitut asiat: siinä missä digitaalisessa taloushallinnossa kaikki käsitellään digitaalisessa muodossa, sähköisessä taloushallinnossa joitakin työvaiheita joudutaan tekemään manuaalisesti. Jaatisen (2009) mukaan sähköinen taloushallinto on laajempi käsite kuin digitaalinen taloushallinto, koska jälkimmäisessä tieto liikkuu digitaalisessa muodossa. Edellä mainitun esimerkin kaltaisesti myös paperilasku saadaan skannaamalla sähköiseen muotoon, jolloin siitä syntyy digikuva. Tällöin kuitenkin data on tallennettava erikseen, sillä tietokone ei kykene tunnistamaan kuvan dataa. (Jaatinen 2009, 32.) Sähköistä taloushallintoa on käytetty Suomessa hyväksi jo vuosien ajan. Erilaisia pankkiyhteyksiin liittyviä taloushallinnon toimintoja, kuten tiliotteiden, viitesiirtojen ja maksutiedostojen käsittelyjä, on hoidettu Suomessa sähköisesti. Lisäksi yritysten välisessä kaupankäynnissä on käytetty jo 1980-luvulta asti sähköistä tiedonsiirtoa, josta käytetään englanninkielistä nimitystä EDI eli electronic data interchange. Kuluttajillekin tutut verkkolaskut otettiin Suomessa käyttöön vuonna 1999. Niiden avulla laskut voidaan siirtää laskuttajan järjestelmästä suoraan laskun vastaanottajan taloushallinnon järjestelmään tai yksityishenkilön pankkiohjelmaan. (Koivumäki & Lindfors 2012, 20.) Sähköisen taloushallinnon ydin on verkkolasku, jonka lisäksi siihen kuuluu myös olennaisesti automatisoitu kirjanpito. Siinä myyntilaskut kirjautuvat kirjanpitoon ja myyntireskontraan niiden lähetyksen yhteydessä ja vastaavasti ostolaskut ostoreskontraan ja kierrätykseen verkkolaskun saapuessa. Automatisoidussa kirjanpidossa maksusuorituk-
11 sen tapahduttua myyntilasku kuittaantuu automaattisesti maksetuksi ja ostolasku poistuu automaattisesti reskontrasta maksun yhteydessä. Automatisoinnissa on tärkeää luoda tiliotteen kirjausselite ja sen mukainen tiliotetapahtuman automaattinen tiliöinti. (Yrittäjät.fi: Sähköinen taloushallinto 2013.) Tomperin (2012) lisäyksenä liiketapahtumien automatisoitu kirjaus edellyttää Internetiä hyödyntävää taloushallintoa ja perustililuettelon käyttöä. Lisäksi sillä saavutetaan merkittävä työn ja ajan säästö. (Tomperi 2012, 140.) 2.1 Sähköiset laskut Sähköistä laskua käytetään sähköisessä laskutuksessa, kun lasku lähetetään maksajalle paperisen laskun sijaan sähköisessä muodossa. TIEKEn määritelmän mukaan sähköisiin laskuihin kuuluvat verkkolaskut, EDI-laskut, sähköiset kirjeet eli e-kirjeet, sähköpostilaskut ja skannatut laskut (TIEKE: Verkkolaskusanasto 2013). Tässä työssä käsitellään verkkolaskuja ja EDI-laskuja, jotta laskutusprosessista saadaan aidosti sähköinen. Tomperin (2012, 143) mukaan sähköpostilaskujen tietoja ei voida käsitellä sähköisesti, jolloin automaation hyödyt jäävät saamatta. Sähköpostilaskujen käsittely on siis samankaltainen kuin paperisten laskujen käsittely. Myös skannatut laskut vaativat manuaalisen käsittelyn, joten prosessista ei tule kokonaan sähköinen. Sähköisiä laskuja voidaan yleensä lähettää, vaikka vastaanottajalla ei olisikaan valmiuksia vastaanottaa niitä. Tässä tilanteessa useimmat sähköisiä laskuja välittävät operaattorit ja pankit tulostavat laskun tarvittaessa paperille ja lähettävät sen vastaanottajalle postitse, mikäli asiasta on tehty sopimus. (Tomperi 2012, 141.) Tämä johtaa siis siihen, että sähköisestä laskusta tulee jälleen paperinen vastaanottajan päässä. Kuviossa (kuvio 1) on esiteltynä sähköisen myyntilaskun kulku sekä yritykseltä yritykselle että yritykseltä kuluttajalle. Kuviosta voidaan huomata, että sähköinen myyntilasku voidaan toimittaa sen vastaanottajalle monen reitin kautta. Suorin vaihtoehto on EDIlaskun käyttö. Kuten aiemmin todettiin, sähköinen lasku on mahdollista toimittaa myös paperilaskuna tulostuspalvelun kautta mikäli vastaanottavalla yrityksellä ei ole valmiuksia vastaanottaa niitä.
12 KUVIO 1. Digitaalinen myyntilaskutus (Lahti & Salminen 2014, 96). 2.1.1 Verkkolasku TIEKEn eli Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskuksen määritelmä verkkolaskusta on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Sen vastaanottaja voi olla joko organisaatio tai kuluttaja. Kun verkkolasku lähetetään organisaatiolta toiselle, se voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä laskun vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. (TIEKE: Verkkolaskusanasto 2013.) Verkkolaskujen lähettäminen vaatii taloushallinnon järjestelmän, jossa laskut voidaan muodostaa. Verkkolaskut muodostetaan tietyn standardin mukaisesti ja lähetetään operaattorin välityksellä vastaanottajalle. (Koivumäki & Lindfors 2012, 21.) Verkkolaskuja käytettäessä kaiken tiedon tulisi sisältyä laskuun, eikä liitteitä tulisi käyttää (Tomperi 2012, 143). Verkkolaskujen vallitsevat standardit eli esittämistavat ovat Finvoice, einvoice ja TEAPPSXML (TIEKE: Verkkolaskun tiedot ja verkkolaskutusratkaisun valinta
2013). Standardit välittävät laskun oleellisimmat tiedot, mutta eri standardit voivat myös tarjota erilaisia lisätietoja näiden lisäksi (Kurki, Lahtinen & Lindfors 2011, 10). 13 Finvoice-standardi on pankkien yhteistyössä kehittämä ja ylläpitämä verkkolaskuformaatti. Finvoice-muotoisen laskun välityksessä sekä verkkolaskun lähettäjän että vastaanottajan tulee tehdä sopimus oman pankin kanssa. Yritys voi myös valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston tai verkkolaskuoperaattorin lähettämään ja vastaanottamaan laskuaineistoja puolestaan. (TIEKE: Verkkolaskusanasto 2013.) einvoice on Pohjoismaisen verkkolaskukonsortion sopima standardi. TEAPPSXML taas on Tieto Oyj:n luoma verkkolaskustandardi. (TIEKE: Verkkolaskuformaatit 2013.) Kaikki kolme standardia ovat tekniseltä muodoltaan joko XML- tai ASCII-muotoa (Lahti ym. 2014, 95). XML:ää eli Extensible Markup Languagea voidaan kuvata kielenä, jonka muodostama teksti koostuu tekstistä ja merkinnöistä. Sillä on mahdollista kuvata dokumenttien sisältöä ja myös määrätä eri merkintöjen järjestys. Näin voidaan luoda itselle sopiva dokumentti vakiomuotoisen dokumentin sijaan. (TIEKE: Verkkolaskusanasto 2013.) ASCII eli American Standard Code for Information Interchange taas on amerikkalainen koodijärjestelmä (TIEKE: Sähköisen laskutuksen käsitteistöä 2013). Verkkolaskut toimitetaan alkuperäisessä muodossaan ainoastaan, jos asiakkaan osoitetiedoissa on ilmoitettu tämän verkkolaskuosoite. Osoitteena käytetään yrityksen OVTtunnusta tai IBAN-tunnusta. Verkkolaskuosoitteiden hankkimista ja tietojen päivittämistä varten yritys voi tiedustella osoitetta asiakkaalta suoraan tai hyödyntää TIEKEn ylläpitämää verkkolaskuosoitteistoa, joka löytyy Internetistä. Laskutusohjelma lähettää laskun paperisena toimitettavana ipost-kirjeenä sellaisille asiakkaille, joiden verkkolaskuosoitetta ei löydy ohjelman osoitetiedoista. (Kurki ym. 2011, 23.) Myös ostolaskujen sähköinen käsittely edellyttää yritykseltä toimenpiteitä. Kuten verkkolaskuina lähetettävien myyntilaskujen kohdalla, ostolaskujen vastaanottamiseen tarvitaan verkkolaskuoperaattori tai pankki. Yritys saa operaattorilta verkkolaskuosoitteen, jonka se ilmoittaa sitä laskuttaville tahoille. (Koivumäki & Lindfors 2012, 23.) Verkkolaskutuksesta saataviin hyötyihin kuuluu myös sähköinen arkistointi. Laskut voidaan säilyttää sähköisessä arkistossa, josta niitä voi tarpeen mukaan helposti etsiä. (Tomperi 2012, 143.) Lahti ja Salminen (2014, 200) lisäävät, että sähköisen arkistoinnin
14 hyötyjä ovat esimerkiksi mahdollisuus käyttää arkiston sisältöä milloin ja missä tahansa, nopea tiedonhaku, sähköisen tiedon hyödynnettävyys erilaisia raportteja varten ja tilansäästäminen, kun yrityksen ei enää tarvitse varata tiloja paperiarkistoille. 2.1.2 EDI-lasku Kuten sähköisen laskutuksen luvussa mainittiin, EDI-laskutus on ollut käytössä yritysten välisessä kaupankäynnissä jo 1980-luvulta lähtien. EDI:llä tarkoitetaan sähköistä, määrämuotoista ja automaattista tiedonsiirtoa yritysten ja julkishallinnon tietojärjestelmien välillä (TIEKE: EDI-OVT 2013). EDI-laskuissa siirrettävä aineisto voi olla esimerkiksi EDIFACT- tai XML-muotoinen, eikä laskun kuvaa välitetä ollenkaan. EDI- FACT tarkoittaa sanomakuvausta, joka kuvaa muun muassa tilaus-toimitusketjun sanomat. (Lahti & Salminen 2014, 65.) Verkkolaskutukseen verrattuna EDI-laskutuksen käyttöönotto vie yritykseltä enemmän aikaa ja rahaa. EDI-laskua voidaan käyttää sellaisissa tilanteissa, joissa laskun lähettäjän tuottamaa aineistoa joudutaan täydentämään tai muokkaamaan vastaanottajan tarpeisiin soveltuvaksi. Erilaiset räätälöinnit onnistuvat siinä paremmin kuin verkkolaskua käytettäessä. (Itella: Verkkolaskutuksen ja EDI-laskutuksen erot 2013.) Lahti ja Salminen (2014, 65) kuvaavat EDI-toteutusta kalliiksi kahden yrityksen väliseksi järjestelmäprojektiksi, minkä vuoksi pk-yritykset ovat rajautuneet sen ulkopuolelle. Kurki ym. (2011, 10) puolestaan linjaavat, että pk-yritysten ulkopuolelle rajautuminen johtuisi vaikeuksista liittää EDI-laskutus yritysten taloushallinnon ohjelmiin. 2.2 Sähköisen laskutuksen kanavat Verkkolaskujen lähettämiseen on olemassa muutamia eri kanavia. Se, mitä reittiä pitkin verkkolasku lähetetään, vaihtelee laskutusohjelmittain. Seuraavissa luvuissa käsitellään laskutusta, jossa käytetään hyväksi verkkolaskuoperaattoreita, eräsiirtoa pankkiyhteysohjelmalla ja pankki- ja sähköpostilaskutusta.
15 2.2.1 Verkkolaskuoperaattorit Lähettääkseen verkkolaskuja yrityksen tulee kytkeytyä johonkin markkinoilla toimivista operaattoreista. Operaattorilla tarkoitetaan palveluntarjoajaa, joka välittää ja konvertoi verkkolaskuja ja tämän lisäksi valvoo maksuliikennettä. (Lahti & Salminen 2014, 93.) Suomessa verkkolaskuja välittäviä organisaatioita ovat verkkolaskuoperaattorit ja pankit (TIEKE: Verkkolaskusanasto 2013). Verkkolaskuoperaattoreita ovat muun muassa Itella Information Oyj, Basware Oyj, TeliaSonera Finland Oyj ja Tieto Oyj (Tomperi 2012, 142). Verkkolaskuoperaattorin tehtävänä on laskujen välittäminen ostajan ja myyjän välillä. Suomessa toimivat operaattorit muodostavat yhdessä sanomanvälitysverkoston, jonka kautta laskujen lähettäminen tapahtuu (Verkkolasku.fi 2009). Lahti ja Salminen (2014) nimeävät verkkolaskuoperaattorin tehtäviksi myös erilaisten lisäarvopalveluiden tuottamisen, kuten arkistointi- ja tulostuspalvelut. Tulostuspalveluja tarvitaan, mikäli vastaanottaja ei pysty vastaanottamaan laskuja sähköisessä muodossa. (Lahti & Salminen 2014, 93.) Tällaisen palvelun tarjoajia Suomessa ovat muun muassa Itella ja Enfo (Lahti & Salminen 2008, 85). Hyvän operaattorin tunnusmerkki on laskun muokkaaminen kullekin vastaanottajalle sopivaksi. Lähettäjän ei siis tarvitsisi sopia jokaisen vastaanottajan kanssa erikseen, millaisessa standardissa laskut lähetetään. Kuitenkin jotkut pankit vaativat laskujen vastaanottajia eli verkkolaskuja lähettävän yrityksen asiakkaita tekemään erillisen sopimuksen, jotta he voivat vastaanottaa verkkolaskuja. (Kurki ym. 2011, 10.) Tomperi (2012) linjaa, ettei laskuja lähettävän tai vastaanottavan yrityksen tarvitse perehtyä eri verkkolaskustandardeihin ja niiden tekniikkaan juuri operaattoreiden vuoksi. Hän kuvaa tätä tilaisuutta yhden luukun periaatteeksi, koska eri muodoissa olevat laskut voidaan muuntaa yhdenmukaisiksi verkkolaskuiksi tai myös halutessa EDIFACT-laskuiksi. (Tomperi 2012, 142.) 2.2.2 Eräsiirto Yritys voi lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja myös pankin kautta eräsiirtona pankkiyhteysohjelmalla. Laskun muodostaja lähettää verkkolaskut pankille välitettäväksi.
16 Laskun vastaanottaja puolestaan noutaa verkkolaskut pankkiyhteysohjelmistojen tai muiden taloushallinnon sovellusten avulla. Tätä kautta haettuna aineisto on integroitavissa maksatusjärjestelmiin, reskontraan ja kirjanpitoon. Eräsiirtona toteutettu laskutusaineisto on myös mahdollista kierrättää tarkastettavana ja hyväksyttävänä sähköisesti, jonka jälkeen lasku on mahdollista siirtää elektroniseen aineistoon. (Tomperi 2012, 142 143.) Nordean nettisivuilta saatavan tiedon mukaan eräsiirtotiedostojen lähetyksen ja noudon voi tarvittaessa automatisoida ja ajastaa suoraan yrityksen taloushallinnon järjestelmästä. Tiedostot lähtevät näin automatisoidusti eteenpäin ilman että toimenpiteeseen sisältyisi manuaalista vaihetta. Yrityksen tulee aina tehdä sopimus pankin kanssa maksuaineistojen välittämisestä. (Nordea: Eräsiirto 2013.) 2.2.3 Pankki- ja sähköpostilaskutus Verkkolaskuja voidaan lähettää ja vastaanottaa myös suoraan verkkopankin välityksellä. Palvelun käyttö ei edellytä laskuttajalta tai vastaanottajalta erillistä ohjelmaa ja palveluun saapuneet laskut voidaan hyväksyä ja maksaa verkossa. Laskun kierrätys ja siirtäminen taloushallinnon järjestelmään automaattista reskontran hoitoa ja kirjanpitoa varten ei ole kuitenkaan mahdollista. Lisäksi verkkopankkiin saapuvat ostolaskut joudutaan tulostamaan tai arkistoimaan konekielisinä. (Tomperi 2012, 143.) Sähköpostitse lähetettävät laskut käsitellään samalla tavalla kuin postitse saapuneet paperiset laskut. Tällä toimenpiteellä sähköistetään ainoastaan laskujen toimitus. (Tomperi 2012, 143.) Sähköisestä taloushallinnosta saatavat hyödyt jäävät siis tässä vaihtoehdossa vähäisiksi. Lisäksi sähköpostitse lähetettävien laskujen tietoturva on huonompi kuin operaattoreiden tai pankkien välittämissä verkkolaskuissa (Tomperi 2012, 143). 2.3 Sähköisen laskutuksen järjestäminen Sähköisen laskutuksen järjestämiseen on olemassa monta vaihtoehtoa. Vaihtoehtoina tässä työssä käsitellään olemassa olevan ohjelmiston täydentämistä, uuden ohjelmiston hankintaa ja palvelun ulkoistamista. Lahti ja Salminen (2014) toteavat, että sopivan jär-
17 jestelmän kartoittaminen riippuu yrityksen tilanteista ja tarpeista. Yrityksen koon lisäksi sen toimiala vaikuttaa sille parhaiten soveltuvan järjestelmän etsimiseen. (Lahti & Salminen 2014, 36.) Tämän työn toimeksiantajayritys myy pääasiassa palveluita eikä esimerkiksi tuotteiden valmistukseen tarvittavia materiaaliostoja synny. Lahti ja Salminen (2014) jatkavat, että pienen yrityksen tarpeisiin soveltuu standardikirjanpito-ohjelma, joita on olemassa suuri määrä Suomen ohjelmistomarkkinoilla. Yleensä myös ohjelmasta käytetään vain joitakin ominaisuuksia, jolloin loput taloushallinnon palvelut voidaan ostaa ulkopuoliselta tilitoimistolta. (Lahti & Salminen 2014, 37.) Kurjen ym. (2011, 36) mukaan tällä hetkellä pk-yrityksille on olemassa suuri määrä tarjontaa verkkolaskupalvelujen saralla. 2.3.1 Olemassa olevan ohjelmiston täydentäminen Yritys voi tarvittaessa täydentää olemassa olevaa taloushallinnon ohjelmistoaan tarvittavilla toiminnoilla. Tämä tilanne on edessä, kun yritys ei ole vielä aloittanut ollenkaan sähköistä laskutusta yritystoiminnassaan tai on esimerkiksi ottanut käyttöön vain sähköisen myyntilaskutuksen ja haluaa seuraavaksi myös vastaanottaa ostolaskuja. Kurki ym. (2011, 33) linjaavat, että pk-yrityksille on tarjolla paljon integroituja valmisohjelmistoja, joihin sisältyy tai joihin voidaan liittää verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen vaadittavat osiot. 2.3.2 Palvelun ulkoistaminen Sähköinen laskutus voidaan myös ulkoistaa, mikäli yrityksen käyttämässä laskutusohjelmassa ei pystytä muodostamaan verkkolaskuja (Koivumäki & Lindfors 2012, 22). Kurjen ym. (2011) mukaan tämä onnistuu muun muassa operaattorin välityksellä. Niiden tarjoamassa palvelussa operaattorit muuntavat laskut verkkolaskuiksi. Tämän lisäksi operaattoreiden tarjoamia palveluja ovat esimerkiksi verkkolaskuosoitteiden ylläpito ja ostolaskujen skannaus ja sähköinen kierrätys. (Kurki ym. 2011, 36.) Palvelun ulkoistaminen voidaan toteuttaa myös ostamalla palvelu yrityksen käyttämän tilitoimiston kautta. Ne voivat tarjota asiakkailleen mahdollisuuden käyttää ohjelmisto-
18 jaan sekä verkkolaskujen lähettämiseen että ostolaskujen sähköiseen kierrätykseen. Asiakas maksaa ainoastaan ohjelmistojen käytöstä eikä investointikustannuksia synny (Kurki ym. 2011, 36.) Koivumäki ja Lindfors (2012, 22) lisäävät, että tilitoimistojen välityksellä laskutus hoituu esimerkiksi myös lähettämällä laskutusaineisto tilitoimiston edelleen lähetettäväksi. 2.3.3 Uuden ohjelmiston hankinta Uuden ohjelmiston hankinnassa vaihtoehtoina ovat ohjelmiston ostaminen ja sen vuokraus pilvipalveluna (Kurki ym. 2011, 35). Helanto ym. (2013) kuvaavat pilvipalvelua internetiin ulkoistetuksi tietojenkäsittelyksi. Pilvipalveluja voidaan nimittää myös SaaStermillä, joka muodostuu englanninkielen sanoista Software as a Service. Palvelusta maksetaan yleensä kuukausittainen maksu, joten esimerkiksi ylläpitomaksut jäävät yritykseltä pois. Ohjelmistoja ja tietokantoja ei tarvitse asentaa omalle tietokoneelle vaan niiden käyttö tapahtuu internet-selaimen välityksellä. (Helanto ym. 2013, 35.) Helanto ym. (2013, 35) jatkavat, että pilvipalveluina hankittavat ohjelmistot ovat yleistyneet yritysten keskuudessa viime vuosien aikana hyvin nopeasti. Lahti ja Salminen (2014, 46) lisäävät, että tutkimusten mukaan pilvipalvelun käyttäminen voi olla jopa 50 80 prosenttia edullisempi vaihtoehto verrattuna itselle ostettuun ja asennettuun lisenssivaihtoehtoon. Näyttäisikin siltä, että varsinkin pk-yrityksen näkökulmasta tällainen palvelu on kannattava sen helppouden ja edullisuuden vuoksi. Yhtenä vaihtoehtona sähköiseen laskutukseen on ASP-sovellusvuokraus, joka eroaa hieman edellä mainitusta SaaS-palvelusta. ASP-palvelussa yritys vuokraa käyttöönsä ohjelmat tai niiden tarjoamat palvelut ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Tämä tarjoaa merkittävän kustannussäästön pienelle yritykselle, sillä suurten kertainvestointien sijaan ohjelmiston käyttäjä maksaa vain käyttömaksun. (Kurki ym. 2011, 35.) Käyttäjän ei näin ollen tarvitse huolehtia laitehankinnoista, palvelimen tai ohjelmiston ylläpidosta, varmuuskopioinnista eikä päivityksistä (Tomperi 2012, 140).