Kuntayhtymähallitus 157 27.10.2009 Kuntayhtymähallitus 166 16.11.2010 Osallistuminen Asiakkaan sähköisten palvelujen kehittämishankkeeseen (ns. KEKSI-hanke) 171/0/041/2009 Yhall 157 KEKSI -hanke on Kaakkois-Suomen, Itä-Savon ja Etelä-Savon alueella toimiva yhteisprojekti, jonka tavoitteena on mahdollistaa yhteismitallinen kansalaisen monikanavainen asiointi terveyden- ja sosiaalihuollon asiakkaille, organisaatiorajoista riippumatta, potilaan suostumuksella ja tietosuojanäkökohdat huomioiden. Hankkeessa rakennetaan yksi toimiva sähköisen asioinnin alusta, joka mahdollistaa koko alueelle yhdenmukaiset tieto- ja viestintäjärjestelmät organisaatioiden tarpeiden mukaan. Tämä mahdollistaa kansalaisille yhteismitallisen monikanavaisen asiointimallin sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Hankkeessa on mukana neljä sairaanhoitopiiriä, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri, Kymenlaakson sairaanhoitopiiri, Itä-Savon sosiaali- ja terveyspiiri sekä Etelä-Savon sairaanhoitopiiri. Väestöpohja alueella on yli 470 000 asukasta. Terveyskeskuksia alueella on yli 35, sairaaloita viisi (5) ja aluesairaaloita yksi (1). Lisäksi Keski-Suomen sairaanhoitopiiri ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiri ovat ilmoittaneet miettivänsä osallistumista hankkeeseen. Hankkeen tavoitteena on rakentaa yhteinen toimintamalli ja kanava sähköiseen asiointiin kansalaisten ja ammattilaisten käytettäväksi. Sähköisten palveluiden kokonaisuus voidaan jakaa kahteen osaan. Toinen kokonaisuus liittyy pitkävaikutteisiin tavoitteisiin kansalaisen terveydentilan kohentamiseksi ja toinen kokonaisuus terveydenhuollon toimintaprosessien välittömään tehostamiseen. Yksi tavoitteista on tuoda uusia mahdollisuuksia ennakoivaan hoitoon, jälkihoitoon ja hoidon seurantaan. Hankkeessa pyritään myös osallistuttamaan kansalaiset terveytensä hoitamiseen entistä enemmän. Terveydenhuollon organisaatioiden tehokkuutta pyritään tehostamaan muun muassa suoraviivaistamalla ajanvaraukseen liittyvää prosessia tarjoamalla kansalaiselle sopivat kanavat ja työvälineet ajanvarauksen hoitamiseksi. Tavoitteena on, että terveydenhuollon asiakkaat voivat asioida tai olla yhteydessä palveluntarjoajan kanssa ajasta ja paikasta riippumatta sovituin yhteydenpitomuodoin kustannustehokkaasti. Hankkeessa luodaan myös työvälineitä ja menetelmiä, jotka mahdollistavat ammattilaisten sujuvan työnteon ja yhteydenpidon alan muihin toimijoihin, sekä helpottavat kokonaisuuden hallintaa ja saumattomia toimintaketjuja. Ensimmäisenä kokeiltavaksi ajateltuja toiminnallisuuksia ovat: sähköinen ajanvaraus esitietolomakkeet laboratoriotulosten näyttö suostumukset kansalaisen portaali hoito-ohjeet Myöhemmässä vaiheessa mukaan tulevat mahdollisesti erilaiset kahden suuntaiset palvelut, kansallisten palveluiden integraatiot sekä ammattilaisen toimintaa helpottavat ja avustavat toiminnot, kuten sähköiset muistutteet ja potilaan tilanseuranta. Tietojenvaihto Effica -potilastietojärjestelmän kanssa on hankkeessa edellytyksenä. Hanke on jaettu kahteen osahankkeeseen:
Kansalaisen asiointi Ammattilaisen toiminta Hankkeen kahden kokonaisuuden sisällä ovat nimettyinä seuraavat projektit: toimintamallit palvelut tekniikka Toimintamallit -projekti keskittyy nimensä mukaisesti organisaatioiden toimintamallien muutoksenhallintaan, määrittelyyn ja kuvaamiseen. Tekniikka -projektin tehtävänä on luoda laajennettavissa oleva yhteinen järjestelmäalusta sähköisille palveluille sosiaali- ja terveydenhuoltoalan tarpeisiin. Palvelut -projekti määrittelee, kilpailuttaa ja toteuttaa valittuja palvelu-komponentteja yhteiselle asiointialustalle Toimintamallit -projektin aikataulujen ja tavoitteiden mukaisesti. Hanke on teknisen järjestelmän osalta vaiheistettu kehitysprojektiin ja käyttöönottoprojektiin. Kehitysprojekti sisältää kehitysympäristössä kansalaisilla tehtävän pilotoinnin. Molemmat vaiheet sisältävät useita tarkistuspisteitä ja hanke voidaan keskeyttää missä tahansa tarkistuspisteessä Ensimmäinen tarkistuspiste on kehitysprojekti 1:n lopussa pilotin hyväksynnän yhteydessä. Mikäli järjestelmä todetaan pilotin jälkeen soveltumattomaksi, hankinta päättyy pilotointivaiheeseen eikä palvelusopimusta tehdä. Koska mukana olevat organisaatiot ovat sähköisen asioinnin osalta hyvin eri vaiheissa, ne voivat käyttöönottovaiheessa hankkia toisistaan eriäviä palvelukokonaisuuksia ja tehdä palvelusopimuksia riippuen siitä, mitä sähköisiä palveluita on tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön. Hankkeen toteuttaminen vaatii Itä-Savon sairaanhoitopiiriltä yhden projektin vetäjän, joka toimii ko. tehtävässä muun työnsä ohessa sekä muiden ammattialojen asiantuntijoiden palveluita/aikaa, joiden kustannukset on laskettu hankkeen resursseihin mukaan. KEKSI -hankkeella tavoitellaan sairaanhoitopiirissämme huomattavia toimintaprosessimuutoksia, jotka vaikuttavat eri henkilöstöryhmien toimintaan ja työn sisältöön. Esim. ajanvarauksia käsittelevien henkilöiden (n. 70 kpl.) ajankäyttöön liittyvien muutosten vaikutukset ovat vuodessa jo n. 362.000. Näin olleen jo näiden muutosten perusteella KEKSI -hanke maksaa investointikustannukset takaisin ensimmäisen täyden tuotantovuoden aikana, mikäli prosessimuutokset ovat toteutuneet. Yhteensä KEKSI -hankkeen ideaan liittyvänä, mutta jo ns. nopeana lähtönä tehtynä, on otettu käyttöön hammashuollon tekstiviestipalvelu, jossa asiakasta muistutetaan tekstiviestillä vuorokautta ennen hammashuollossa olevasta ajanvarauksesta. Tämän palvelun käyttöönotto on alentanut hammashuollon peruuttamatta jääneiden aikojen määrä jo 49 % puolen vuoden käytön kuluessa. Saman tyyppisiä palveluja sisältyy useita KEKSI -hankkeen kokonaisuuteen. Hankkeen hallinnoijana toimii Medi - IT Oy, joka toimii myös hankerahoituksen hakijana. Rahoitusta haetaan Tekesiltä. Hankkeen toteuttamisaika on 2009-2011 ja kokonaiskustannukset ovat 4 130 000 euroa, josta Tekesin avustuksen osuus on 50 %. Alla olevasta taulukosta näkyy eri sairaanhoitopiirien kustannukset, kun Tekesin mahdollinen avustus on huomioitu.
PIIRIKOHTAISET KULUT vakituisien erikoissairaanhoidon hoitohenkilökunnan määrän mukaan PIIRI yhteensä 2 009 2 010 2 011 Kymshp 546 876 96 488 230 011 220 376 Esshp 425 789 72 210 174 353 179 226 Isshp 306 369 52 905 135 838 117 627 Eksote 503 328 84 544 213 404 205 380 Itä-Savon sairaanhoitopiirin osuus on siis vuosina 2009-2011 306 369. Mikäli Tekes ei hyväksy hanketta rahoitusohjelmaansa, hanke on keskeytettävä ja suunniteltava uudelleen uudesta lähtökohdasta. Keksi hankkeen "Sähköinen asiointi ja toimintamallit" esittelymateriaali toimitetaan päätöksentekijöille esityslistan oheismateriaalina. Asiantuntijana kokouksessa kuullaan tietohallintopäällikkö Ari Pätsiä. Päätösehdotus: Hallitus hyväksyy Itä-Savon sairaanhoitopiirin osallistumisen neljän sairaanhoitopiirin yhteiseen vuosina 2009-2011 toteutettavaan KEKSI -hankkeeseen esitetyillä omarahoitusosuuksilla, mikäli Tekes hyväksyy hankkeen rahoitettavaksi. Toteutuksen aikana, on oltava eri vaiheissa mahdollisuus keskeyttää hanke Itä-Savon sairaanhoitopiirin osalta, jos jatkaminen ei ole teknisen järjestelmän tms. vastaavan syyn perusteella tarkoituksenmukaista. Hankinnan rahoitus sisällytetään sairaanhoitopiirin olemassa olevaan 3 StepIT Oy:n leasing -rahoitukseen. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin keskustelun jälkeen yksimielisesti. Tiedoksi MEDI-IT tietohallintopäällikkö Ari Pätsi Lisätietoja antaa asian valmistelija, tietohallintopäällikkö Ari Pätsi, puh. 050 370 6839 ja esittelijä, sairaanhoitopiirin johtaja Hemmo Pirhonen, puh. 015 527 7190. Yhall 166 MEDI-IT
tietohallintopäällikkö Ari Pätsi Lisätietoja an taa asian valmistelija, tietohallintopäällikkö Ari Pät si, puh. 050 370 6839 ja esit te li jä, sai raan hoi to pii rin joh taja Hem mo Pir ho nen, puh. 015 527 7190. Yhall Tekes - teknologia ja innovaatioiden kehittämiskeskus on 17.2.2010 käsitellyt rahoitushakemuksemme KEKSI-hanke, Säh köinen asiointi sosiaali- ja terveydenhuollossa. Käsittelyssä on päädytty ratkaisuun, että rahoitusta ei myönnetä. Pää tök sen pe ruste lui na on esitetty seuraavaa: "Tarvittavaan Te kesin ra hoi tuk seen ver rat tuna projek tin uu tuus arvo ja haasta vuus on pieni. Pro jekti suunni telma ei ole riit tä vän yksi tyis kohtai nen ra hoi tus päätök sen ja sen seuran nan tueksi." Hanketta on edelleen valmisteltu yhdessä Etelä-Savon sairaan hoi topiirin kanssa ja rahoitusta on haettu Etelä-Savon maakunta liitol ta. Etelä-Savon maakuntahallitus on tehnyt myönteisen päätöksen ra hoi tuksesta 20.9.2010 180: "Myönnettävä tuki on enintään 210.000 euroa. Hakemukseen perustuvat, hyväksyttävät kustan nukset tä män rahoituspäätöksen tarkoittamalla ajanjaksolla ovat 300.000 euroa. Tuen osuus hankkeen kokonaiskustannuksista on 70 %. Hankkeen hyväksytty kesto on 1.8.2010-31.12.2012." Maakuntaliiton hankerahoitus pitää sisällään työ- ja siihen liittyvät kustannukset, poislukien teknologia- ja lisenssikus tannukset. Laskelma Aikaisemman päätöksen mukaan Itä-Savon sairaanhoitopiirille tu le va kustannusvai kutus olisi ollut 306.000. Nyt uuden rahoitusmal lin mukaan kus tan nus vai ku tus vuo sil le 2010-2012 on yh teen sä 222.000. Päätösehdotus: Kuntayhtymähallitus päättää hyväksyä Itä-Savon sairaanhoitopii rin osallistumisen neljän sairaanhoitopiirin yhteiseen, vuosina 2010-2012 toteutettavaan KEKSI -hankkeeseen esitetyillä omara hoitusosuuksilla. Toteutuksen aikana on oltava eri vaiheissa mahdollisuus kes keyt tää hanke Itä-Savon sairaanhoitopiirin osalta, jos jatkaminen ei ole teknisen järjestelmän tai muun vastaavan syyn perusteella tar koi tuk senmukaista. Hankinnan rahoitus sisällytetään tarvittaessa sairaanhoitopiirin ole mas sa ole vaan leasing -rahoitukseen.
Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin keskus telun jälkeen yksimieli ses ti. Tiedoksi MEDI-IT, kehityspäällikkö Jani Kariniemi Etelä-Savon sairaanhoitopiiri, projektipäällikkö Maija Paukkala tietohallintopäällikkö Ari Pätsi Lisätietoja an taa asian valmistelija Ari Pät si, puh. 050 370 6839 ja esittelijä, sairaanhoitopiirin joh taja Hem mo Pir ho nen, puh. 015 527 7190.