Valtuustoaloite paperittomaan kokouskäytäntöön siirtymisestä / Maarit Pekkola ym.

Transkriptio

1 Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Valtuustoaloite paperittomaan kokouskäytäntöön siirtymisestä / Maarit Pekkola ym. 1525/ /2012 Kval Khal Valtuutettu Maarit Pekkola antoi puheenjohtajalle otsikossa mainitun val tuus to aloit teen, joka päätettiin lähettää kaupunginhallituksen valmis tel ta vak si. Aloite pöytäkirjan liitteenä 6. Aloite esityslistan liitteenä 8. Vs. kaupunginjohtaja (TR): Kaupunginhallitus päättää antaa aloit teen konsernihallinnon valmisteltavaksi. Hyväksyttiin. Jakelu: Kopio konsernihallinto Khal Heinolan kaupunginvaltuuston hyväksymän työ jär jes tyksen 20 mukaan valtuutetuilla on oikeus tehdä kirjallisia aloit tei ta kun nan toimintaa ja hallintoa koskevista asioista. Val tuus to aloit teeseen on kaupunginhallituksen vastattava pää sään töi ses ti puolen vuo den kuluessa. Vastauksesta voidaan kes kus tel la ja tehdä pää tös. Kaupunginvaltuusto on merkinnyt tiedokseen paperittoman ko kouskäy tän nön suunnitelman kokouksessaan Kau pungin hal li tus on siirtynyt paperittomaan ko kous käy tän töön hel mi kuun 2015 ai ka na. Esityslistan liitteenä 9 valtuuston kokouksessa jätetty valtuus to aloi te. Va. kaupunginjohtaja (JT): Kaupunginhallitus päättää vastata jä tet tyyn valtuustoaloitteeseen, että paperittoman ko kouskäy tän nön suunnitelma on saatettu kaupunginvaltuuston tie dok si ja esittää, että kau pun gin val tuus to toteaa 1) vastauksen riittäväksi ja

2 2) asian aloitteena loppuun käsitellyksi. Jatkokäsittely: Kval kaupunginvaltuusto Esityslistan liitteenä 5 valtuuston kokouksessa jätetty valtuus to aloi te. Kaupunginhallitus: Kaupunginvaltuusto päättää todeta 1) vastauksen riittäväksi ja 2) asian aloitteena loppuun käsitellyksi. Valtuutettu Tuomo Vesikko esitti mm. valtuutettu Veikko Väisäsen kan nat ta ma na, että kaupunginvaltuusto päättää, että kau pun gin hal litus tuo valtuuston pää tet tä väk si seuraavaan kaupunginvaltuuston ko kouk seen ehdotuksen pa pe rit to maan päätöksentekoon siir ty mises tä kustannuksineen ja ai ka tau lui neen. Puheenjohtaja totesi, että asiasta käydyn keskustelun kuluessa valtuu tet tu Vesikko on tehnyt kaupunginhallituksen ehdotuksesta poikkea van kannatetun esityksen, joten asiasta on äänestettävä. Puheen joh ta ja esitti, että tarvittava äänestys toimitetaan koneellisesti niin, että ne, jotka kannattavat kaupunginhallituksen ehdotusta, äänes tä vät Jaa, ja ne, jotka kannattavat valtuutettu Vesikon tekemää esi tys tä, äänestävät Ei. Äänestysmenettelyehdotus hyväksyttiin yk simie li ses ti. Suoritetussa äänestyksessä annettiin 9 Jaa-ääntä, ja 32 Ei-ääntä 1 Ei äänestänyt Äänestysluettelo on pöytäkirjan liitteenä 3. Khal Puheenjohtaja totesi kaupunginvaltuuston äänin 32 vastaan 9 hy väksy neen valtuutettu Tuomo Vesikon ehdotuksen asiassa. Kaupunginhallituksen hyväksymässä suunnitelmassa tode taan paperittoman kokouskäytännön edellyttämistä lai te kus tannuk sis ta seuraavaa: - Toimielinten varsinaisia jäseniä on tällä hetkellä 76 kpl - Kannettavien koneiden keskihinta tällä hetkellä 580, joten kus tannus 76*580= Tablettien keskihinta tällä hetkellä n. 350, joten kustannus

3 76*350= Tietoliikenne 3G/4G 76*11,90 = /valtuustokausi (~ /v) - Kokonaiskustannus valtuustokaudelta Jos kaik ki varajäsenet mukana, niin kustannus reilusti kaksinkertainen - Paperi- ja postituskulut valtuustokaudelta n (~ /v), jossa ei ole huomioitu työkustannuksia Kaupunginhallituksen jäsenille tänä vuonna hankitun ipad'n hinta oheis lait tei neen oli 741,10 kappaleelta. Mikäli vuonna 2015 hankitaan kaikille kaupunginvaltuuston ja lau takun tien jäsenille ja varajäsenille tabletit (noin 130 henkilöä), kus tannus ta kertyy noin edellä arvioidulla tabletin keskihinnalla, kau pun gin hal li tuk sen valitseman laitekokoonpanon vaihtoehdossa Toimielinten talousarvioissa ei liene tähän varauduttu, mutta hankinta ei kuitenkaan aiheuttane kohtuutonta mää rä ra ha yli tys tä. Tietoliikennekustannukset kaikkien luottamushenkilöiden tab le teil le ovat yhteensä noin vuodessa. Jotta ICT-palvelut kykenee laitteiden hankinnan ja asetukset hoi tamaan muun työnsä ohella 130 laitteelle, on tarpeen porrastaa hankin taa loppukesän ja syksyn kuukausille. Kaupunginhallituksen käyttöön ottamalla tavalla kutsu ja esityslista lä he te tään sähköpostitse ja kaupungin extranet-sivuilla julkaistaan esi tys lis ta liitteineen. Vain mittavammat asiakirjat (mm. talousarvio, ti lin pää tös) tulostetaan paperiversioiksi. Khal Vs. kaupunginjohtaja (SM): Kaupunginhallitus päättää jättää asian jat ko val mis te luun seuraavaan kokoukseen, mutta tekee ehdotuksen kau pun gin val tuus tol le kokoukseen. Valmistelija: hallinto- ja kehitysjohtaja Sinikka Malin, puh , etunimi.sukunimi@heinola.fi Kuntaliiton laatimasta tietotekniikkaselvityksestä 2013 ilmenee, et tä Hei no lan kokoluokan kunnista ( asukasta) 75 %:ssa hal li tuk sen ja valtuuston jäsenet saavat esityslistat liit tei neen pel kästään sähköisesti. Edelleen tämänkokoisista kun nis ta 50 % on hank kinut valtuutetuilleen tietokoneet tai mo bii li lait teet. Esimerkiksi Hollolassa on saamamme tiedon mukaan kunta hank kinut kannettavat tietokoneet kaikille varsinaisille lau ta kun tien jäsenille lea sing-ra hoi tuk sel la. Varavaltuutetuille tai va ra jä se nil le ei kunta ole hank ki nut laitteita, paperisia esityslistoja ei lähetetä lainkaan. Lah-

4 des sa luottamushenkilö voi valita joko kan net ta van tai tabletin. Va rajä se niä varten on olemassa pari va ra ko net ta, jotka voi tarvittaessa saa da käyttöönsä kokouksen ajak si. Kuntaliitto on yleiskirjeellään v 2012 todennut luot ta mus hen ki löi den toi min nan edellytyksistä: "On huolehdittava, että luot ta mus hen ki löil lä on mahdollisuus hyödyntää ainakin sähköpostia ja internetiä omas sa työssään, esim. hankkimalla tietokoneita luot ta mus hen ki löi den käyttöön tai tarjoamalla kunnan säh kö pos ti pal ve lua. Tietotekniikan käyttö kou lu tuk seen tulee olla myös mahdollisuus." Kun käytäntö ainakin lähikunnissa on ollut, että tietokoneita on hankit tu vain varsinaisille jäsenille, eikä Kuntaliittokaan ole asi aan tarkem min ottanut kantaa, voidaan tulkita, että Hei no las sa kin riittää laittei den hankkiminen varsinaisille jäsenille. Kau pun gin val tuus ton esitys lis tat on valtuusto päättänyt lähetettäväksi myös val tuus to ryh mien ensimmäisille varavaltuutetuille, yh del le/ryh män alkava viisi val tuutet tua. Perusteltua lienee hankkia tie to tek niik ka vä li neet myös näil le useammin val tuus to työs ken te lyyn osallistuville va ra val tuu te tuil le. Edellä esitetyllä rajauksella hankittavien tablettien ko ko nais kus tannus muodostuu :ksi hankittavasta lai te ko koon panos ta riippuen ja tietoliikennekustannus noin :ksi vuodessa. Va. kaupunginjohtaja (JT): Kaupunginhallitus päättää esittää kaupun gin val tuus tol le, että se 1) antaa kaupungin toimielimille ohjeen hankkia varsinaisten jä senten sä käyt töön tabletit ja tietoliikenneyhteydet kaupungin ICT-pal velut -yk si kön kans sa sovittavalla aikataululla ja muuttaa tarvittaessa pää tös tään ko kous ten koollekutsumistavasta siten, että kutsu ja esitys lis ta lä he te tään vain sähköisesti; esityslista säh kö pos tin liitteenä ja lii te tie dos tot extranetissä julkaisten, 2) päättää, että kaupunginvaltuuston jäsenille ja kunkin ryhmän va raval tuu te tuis ta ensimmäisille (1 varavaltuutettu / ryhmän koon al ka va 5 jäsentä) hankitaan tablet-tietokoneet ja tie to lii ken ne yh tey det, ja kokous kut sut toimitetaan syyskuun 2015 ko kouk ses ta alkaen vain sähkö pos tit se, ja 3) toteaa asian aloitteena loppuunkäsitellyksi. Jatkokäsittely: Kval 38 kaupunginvaltuusto

5 Kaupunginhallitus: Kaupunginvaltuusto päättää 1) antaa kaupungin toimielimille ohjeen hankkia varsinaisten jä senten sä käyttöön tabletit ja tietoliikenneyhteydet kaupungin ICT-pal velut -yksikön kanssa sovittavalla aikataululla ja muuttaa tarvittaessa pää tös tään kokousten koollekutsumistavasta siten, että kutsu ja esitys lis ta lähetetään vain sähköisesti; esityslista sähköpostin liitteenä ja liitetiedostot extranetissä julkaisten, 2) että kaupunginvaltuuston jäsenille ja kunkin ryhmän va ra val tuu tetuis ta ensimmäisille (1 varavaltuutettu / ryhmän koon al ka va 5 jä sentä) hankitaan tablet-tietokoneet ja tietoliikenneyhteydet, ja ko kouskut sut toimitetaan syyskuun 2015 kokouksesta alkaen vain säh köpos tit se, ja 3) todeta asian aloitteena loppuunkäsitellyksi. Tiedoksianto: Koneote aloitteen tekijä Kopio lautakunnat ICT-palvelut