Isännöintipalveluiden OSTO-OPAS



Samankaltaiset tiedostot
Isännöintipalveluiden OSTO-OPAS

Isännöinnin ostaminen ja sopimushallinta Kai Haarma Toiminnanjohtaja, OTK Kiinteistöliitto Uusimaa

Isännöintisopimus kuinka sopia ja pitää sopimus ajan tasalla

Isännöintikoulutusten ja tutkintojen lyhenteet tutuiksi.

ISÄNNÖITSIJÄN ASEMA, VALINTA JA ISÄNNÖINTISOPIMUKSEN ELINKAARI JURIDINEN NÄKÖKULMA

Isännöinnin laatu ja palveluntoimittajan valinnassa käytettävät työkalut. Laatua isännöintiin hallitusten osto-osaamisella

Isännöinnin laatu ja sen mittaaminen? - taloudellinen näkökulma

ISÄNNÖINTIPALVELUA OSTAMASSA TILAAJAN NÄKÖKULMA

Kun taloyhtiölle ollaan ostamassa isännöintipalvelua, on järkevää seurata seuraavaa kymmenen askeleen polkua:

Isännöinnin ostaminen

Isännöinnin laatu ja palveluntoimittajan valinnassa käytettävät työkalut. Laatua isännöintiin hallitusten osto-osaamisella

Kiinteistöhuollon ja siivouksen ostaminen Antti Niitynpää

ISA-AUKTORISOINNIN HYÖDYT ISÄNNÖINTIYRITYKSILLE

Isännöinnin ostaminen Kai Haarma Toiminnanjohtaja, OTK Kiinteistöliitto Uusimaa

Kilpailuttamiselle kannattaa varata tarpeeksi aikaa, sillä kiireessä tehdään usein vääriä ratkaisuja.

Näytesivut. Sopimus- ja asiakirjahallinto. 5.1 Sopimisesta yleensä

Kiinteistön hoito- ja ylläpitopalveluiden ostaminen

Fiksu hallitus valitsee isännöinnin huolella

Isännöintiyritys isännöitsijänä vaikutus vastuisiin

ISÄNNÖINNIN TARJOUSPYYNTÖ

SKH-ISÄNNÖINTI OY SOPIMUSEHDOT

Taloyhtiön tietosuojakäytännöt

Isännöinnin asiakastyytyväisyystutkimus

Palveluiden hankinnan hyvät käytännöt

Kiinteistöstrategia. Suunnitelmallinen kiinteistönpito turvaa kiinteistön arvon säilymisen YLIVIESKA

Miksi hallitustyöskentelyyn pitää ja kannattaa panostaa?

SISÄLLYS EDELLISEN PAINOKSEN ALKUSANAT 6

ISÄNNÖINNIN ASIAKASKUUNTELU - TUTKIMUS Yhteenveto toimialatuloksesta

1 Asunto-osakeyhtiö ja sen hallinto 15

Kiinteistömessut

ISA-auktorisoinnin taloyhtiöille tuomat hyödyt. Taloyhtiö tapahtuma Helsingin Messukeskus, Jarmo Asikainen asiamies, VT, MBA

HALLITUKSEN JA ISÄNNÖITSIJÄN VELVOLLISUUDET - AOYL ja hyvä hallintotapa. Lakimies, VT Sirkka Terho Suomen Kiinteistöliitto ry

A. Lastensuojelulain mukaista ympärivuorokautista laitoshoitoa, B. Perhekotihoitoa, C. Erityisyksikköhoitoa

BAFF -SEMINAARI. Asuinkiinteistön toimivuuden mittarit ja rakennusautomaatio

Suunnitelmallinen kiinteistönpito asunto-osakeyhtiössä. Taloyhtiö Helsingin Messukeskus Rakennusneuvos Erkki Laitinen

LIITE 1 (5) Otteita isännöitsijän tehtäväkuvasta

Hyvä hallintotapa - isännöitsijän ja puheenjohtajan yhteistyö

Isännöintipalkkiot 2017

Huoneistoremontit kohti toimivia käytäntöjä ja menettelytapoja

Kiinteistöpalveluiden kilpailuttaminen ja tilaajan vastuu

Parasta palvelua taloyhtiöllesi. Harri Järvinen. p

Isännöinnin laatu 2015

Suomen Kiinteistöliitto Isännöintipalkkiot 2010 kyselytutkimus Taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajat

Hallitustoiminnan kehittämisen edellytykset ja välineet Hallitusforum. Timo Tossavainen Kiinteistöliitto

MUSEOKESKUS SEURASAARI: Iisalmen pappilan ja eteläisen siipirakennuksen arkkitehti- ja pääsuunnittelu ,. 2014

Isännöitsijän valinta taloyhtiössä

Hyvä tilitoimistotapa

Suomen Kiinteistöliitto ry. Korjausrakentamispalveluiden. taloyhtiössä. Suomen Kiinteistöliitto ry. TkT Jari Virta

PL 6000, Helsingin kaupunki. ja xxxxxxx (jäljempänä Palveluntuottaja) Osoite: xxxxxxxxxxxx y-tunnus

Pitkäjänteisen ja suunnitelmallisen ylläpidon hyötyjä

kunnonhallintatyökaluista

Hyvinkään Riihimäen Mäntsälän

Isännöinnin asiakastyytyväisyystutkimus 2012

Hyvä isännöintisopimus? Mistä ja miten sovitaan?

Riskienhallinta taloyhtiössä

Isännöinnin asiakastyytyväisyystutkimus 2012

Isännöinti ja omistaminen

KIINTEISTÖNHOIDON JA ISÄNNÖINNIN YLEISET SOPIMUSEHDOT 2000

KIINTEISTÖPALVELUT RY. Ratkaisut eduksesi, työnantaja.

Uusi asunto-osakeyhtiölaki

Taloyhtiöiden hallitusfoorum Huoneistoremontit ja muutostyörekisteri

Koulukuljetukset Yhteiskoulu-lukioon ja Lapijoen kouluille (linja-autokuljetukset) lukuvuodelle

Mauri Niemelä. Mauri Niemelä, Pohjois-Suomen Kiinteistö yhdistys ry.

TEKNISTEN PALVELUJEN KILPAILUTTAMISEN HAASTEET Markku Teppo Deveco Oy

suunnittelu 2.1 Hallitus valitaan yhtiökokouksessa

Sisäilmasto ja kiinteistöpalveluiden järjestäminen elinkaarihankkeissa

Global Custody Kilpailutus-Case VER. Tiina Tarma

SOPIMUS HELSINGIN KAUPUNGIN SOSIAALI- JA TERVEYSVIRASTON LAITOSHUOLLON JA SIIVOUSPALVELUJEN SIIRTÄMISESTÄ HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRILLE

Taloyhtiö 2006 korjausrakentaminen Ben Grass Rakennusneuvos, Varatuomari puh

ESPOON ASUNNOT OY:N KIINTEISTÖJEN HULEVESI-, PERUSVESI- JA JÄTEVESI- PUMPPAAMOJEN TYHJENNYS, PUHDISTUS, PESU JA HUOLTO

OSTO-OSAAMINEN JA SOPIMUSHALLINTA -KIERTUE PALVELUSOPIMUKSET

Julkiset hankinnat tutuksi - Hankintaneuvonta Uudellamaalla Lapinjärvi

Kemin kaupungin keskustassa Kauppatorilla järjestetään vuosittain perinteiset kevät- ja syysmarkkinat.

TALOYHTIÖN PERUSKORJAUKSET Mauri Niemelä

! LAATUKÄSIKIRJA 2015

Korjausrakentamisen asukasviestintä. Taloyhtiötapahtuma Riikka Laitala, Avara Suomi Oy

TARJOUSPYYNTÖ KIINTEISTÖ OY KESKIVÄLIN VUOKRA-ASUNTOJEN ISÄNNÖIN- NISTÄ JA VUOKRAVÄLITYKSESTÄ

Paikallinen Palveleva Vaikuttaja

Korjausrakentamisen juridiikka asunto-osakeyhtiössä. Samuli Koskela asianajaja, osakas

Oulun läänin Kiinteistöyhdistys Yhtiön johto

Isännöintialan näkymät ja osaamistarpeet. Heikki Kauranen Kehityspäällikkö Isännöintiliitto

Hallituksen Kunnossapitotarveselvitys Pakkalan Sali Pekka Luoto

Hankinnan kohteena on asiantuntijapalvelu uusiutuvan energian sähköisen markkinapaikan rakentamiseen, markkinointiin ja kehittämiseen.

TARJOUSPYYNTÖ. Kiinteistönhoito. Sammakkolammentie 2, Kuopio

SiSällyS Kirjoit tajat termistöä johdanto 1.1 Kilpailutuksen lähtökohdat 1.2 Osaava kilpailuttaja 1.3 Tavoitteiden selvittäminen

xxxxxxx (jäljempänä Palveluntuottaja) Osoite: xxxxxxxxxxxx y-tunnus Nimi,osoite, y-tunnus, tehtävä Nimi, osoite, y-tunnus, tehtävä

Hyvää ja ammattimaista hallitustyöskentelyä

Kiinteistönpidon laatujärjestelmä hallinnon näkökulmasta. Saarenmaa

Luotettavaa isännöintipalvelua Tapiolan Lämpö -konserni on arvostettu ja kokenut isännöintialan osaaja.

KONSULTTIPALVELUIDEN PUITESOPIMUSLUONNOS

TALOYHTIÖ 2018 Kylpyhuoneiden riskit ja kunnossapitovastuut taloyhtiössä

Kiinteistöpalvelu TaloVarmA Oy Asukasläheistä isännöintiä

OSTO-OSAAMINEN JA SOPIMUSHALLINTA -KIERTUE PALVELUSOPIMUKSET

KYSYMYKSET JA VASTAUKSET KYSYMYKSIIN

Isännöitsijän rooli putkiremontissa Kiinteistöliitto Oulu Putkiremontti-iltapäivä

Hallituksen ja isännöitsijän välinen yhteistyö

TOIMIVIA TALOUSHALLINNON RATKAISUJA

1. Vastuullinen kumppani

TUUSULAN LIIKENNEMALLITARKASTELU

Transkriptio:

Isännöintipalveluiden OSTO-OPAS

2... Hallituksen pitää valvoa isännöitsijän vaihtoon liittyvien asiakirjojen siirtoa.... Sopimusneuvotteluissa tehtävät muutokset on aina syytä liittää asiakirjoihin.... Huolellisesti laadittu kiinteistöstrategia toimii myös isännöinnin toiminnan ohjaajana. [ Isännöinti palveluiden osto-opas ] Pirkanmaan kiinteistöyhdistyksen Koulutus & kehitysjaosto: Puheenjohtaja: toimitusjohtaja Ilkka Saarinen, Isännöinti Ilkka Saarinen Oy Sihteeri: toiminnanjohtaja Jorma Koutonen, Pirkanmaan kiinteistöyhdistys ry Jäsenet: vastaava isännöitsijä Tarja Ahovainio, YH Länsi Oy, isännöitsijä Antti Jaatinen, Pirmax Oy, toimitusjohtaja Markku Isotalo, Kiinteistöpalvelu Isotalo Oy, toimitusjohtaja Harri Järvenpää, Lännen Kiinteistöpalvelu Oy, toimitusjohtaja Juhani Kolehmainen, VTS Kiinteistöpalvelu Oy, yliopettaja Jouko Lähteenmäki, Tampereen Ammattikorkeakoulu, toimitusjohtaja Heikki Niemelä, Kaukajärviosuuskunta ja vastaava isännöitsijä Mikko Niskanen, Pirkan Isännöintikeskus Oy.

[ Isännöinti palveluiden osto-opas ] 3 Isännöintipalveluiden Osto-opas JOHDANTO Suomessa on noin 80.000 asunto-osakeyhtiötä. Taloyhtiöiden juoksevaa hallintoa hoitaa isännöitsijä, joka yhä yleisemmin on kiinteistöalan ammattilainen. Isännöitsijän rooli kiinteistöomaisuuden hoitajana on ratkaisevan tärkeä. Taloyhtiöiden hallitukset koostuvat pääsääntöisesti ns. maallikkojäsenistä. Tästä maallikkoudesta johtuen yksi hallituksen tärkeimmistä tehtävistä onkin taloyhtiön isännöinnin järjestäminen. Ammattitaitoinen ja osaava isännöitsijä helpottaa valtavasti hallituksen työtä. Samalla tavoin taitamaton isännöitsijä voi aiheuttaa hallitukselle harmaita hiuksia. Tämä Isännöintipalveluiden ostoopas on kohdennettu taloyhtiöiden hallituksen jäsenille. Oppaan tarkoituksena on lähinnä yleisesti esitellä isännöitsijän valintaprosessin eri vaiheita. Sen tekijät ovat myös halunneet korostaa asiakassuhteen kumppanuusajattelua sekä sellaisia seikkoja, joilla isännöintipalvelun laatua voidaan tuoda esille. Oppaan taustalla on huoli siitä, että liian usein isännöitsijä valitaan pelkän hinnan perusteella. Palvelun laatua ei osata ostaa, eikä sitä aina osata myydäkään. Valtaosaa asunto-osakeyhtiöistä hoitaa ammatti-isännöitsijä. Poikkeuksen muodostavat vain kaikkein pienimmät taloyhtiöt. Niissä isännöintipalvelun kysyntä ja tarjonta eivät aina kohtaa toisiaan. Ammattiisännöinti ei aina kiinnostu pienistä kohteista ja toisaalta pienissä taloyhtiöissä ei olla valmiita panostamaan ulkopuoliseen palveluun. Näin siitäkin huolimatta, että yhtiön hallituksen vastuu tehtävien hoitamisesta on kaikissa yhtiöissä samanlainen. Yhtiön koosta riippumatta yhtiön hallinnon, talouden ja kunnossapidon asianmukainen hoitokin on osakkeenomistajallekin aina yhtä tärkeää. Asunto-osakeyhtiölain muutos on tätä kirjoitettaessa vireillä. Uuteen lakiin tullee säännös, joka mahdollistaa isännöintiyhteisön nimeämisen taloyhtiön isännöitsijäksi. Tämä muutos luo isännöintipalveluiden tuottajille aivan uusia mahdollisuuksia kehittää palveluaan. Isännöintipalveluiden osto-oppaan on laatinut Pirkanmaan kiinteistöyhdistyksen hallituksen Koulutus & kehitysjaosto.

4 [ Isännöinti palveluiden osto-opas ] AIsännöintitehtävien siirtyminen uudelle isännöitsijälle Isännöitsijän tai isännöitsijätoimiston vaihdos tulee ajankohtaiseksi, kun rakenteilla oleva kohde on valmistumassa ja rakennusaikaisesta isännöinnistä huolehtinut rakennusliike tai rakennuttaja luovuttaa kohteen heti talon valmistuttua valitsemalleen isännöitsijälle tai silloin, kun yhtiön hallitus on päättänyt asumisaikana vaihtaa palveluntarjoajaa. Isännöitsijän vaihtoon liittyy aina kiinteistöä koskevan tiedon ja tuntemuksen hävikkiä sekä sopeutumista uuteen toimintatapaan ja kulttuuriin. Yleisimpiä ongelmatilanteita isännöitsijän vaihdon yhteydessä ovat mm. uuden isännöitsijän perehdyttämisen puute puutteet asiakirjojen luovutuksessa tai luovuttamisen hitaus kilpailutilanteen luoma jännite uuden ja vanhan isännöitsijän välillä palvelun toiminta vaihtohetkellä (jos sopimukset on esim. irtisanottu päättyväksi samalle päivälle, kun vaihdos tapahtuu) keskeneräiset tai kokonaan tekemättä jätetyt hallinnolliset sopimukset valmistuvan kohteen osalta (vakuutukset, kiinteistönhoitosopimukset, hissin huoltosopimukset yms.) Isännöitsijän vaihtuessa voidaan etukäteisvalmisteluilla vaikuttaa suuresti siihen, että vaihto tapahtuu hallitusti. Hyvä valmistelu lyhentää tehtävien siirtymäaikaa ja palvelukatkosta. Tehtävien siirtämisessä on tärkeää sopia luovuttamiseen liittyvistä tehtävistä jo sopimusta solmittaessa (esim. tilin- tai välitilinpäätöksen tekeminen, asiakirjojen luovutus ja listaus jne.) toimittaa uudelle isännöitsijälle riittävät perustiedot yhtiöstä hyvissä ajoin ennen kohteen luovutusta (esim. isännöitsijäntodistuslomake perusteellisesti täytettynä liitteineen) laatia luovutettavista asiapapereista selkeä luettelo, joka vahvistetaan allekirjoituksin perehdyttää uusi isännöitsijä tehtävään (mm. kohteen keskeneräisten asioiden läpikäynti hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan kanssa) laatia luettelo taloyhtiön sopimus- ja yhteistyökumppaneista Huomaa! Tavallisesti tehtävät siirtyvät palveluntuottajalta toiselle, siis isännöitsijätoimistolta uudelle toimistolle. Tällöin taloyhtiön hallituksen on syytä valvoa, että tehtävien hoidon, asiakirjojen ja käyttöoikeuksien siirto tapahtuu ajallaan ja asianmukaisesti.

BEnnen tarjouspyynnön lähettämistä [ Isännöinti palveluiden osto-opas ] Asunto-osakeyhtiölain mukaan asuntoosakeyhtiön hallitus ottaa ja erottaa isännöitsijän. Hallituksen tulee valvoa ja arvioida isännöitsijän toimintaa ja palvelua. Hallituksella tulee koko ajan olla selkeä käsitys isännöitsijän tehtävistä, ostetun palvelun laadusta ja hinnasta. Mikäli sopimus ei joltain osin toimi, sitä voidaan neuvotteluteitse päivittää ja muuttaa. Jos sopimuksen uudistaminen tai neuvottelut eivät johda tilaajan toivomaan tulokseen, tulee isännöitsijän vaihto ajankohtaiseksi. Tarjouspyyntöä laadittaessa tulee määrittää selkeät isännöitsijän valintakriteerit. Näiden kriteerien tulee käydä ilmi tarjouspyynnöstä. Tilaajalle tärkeitä isännöitsijän valintakriteereitä ovat yleisesti olleet luotettavuus, osaaminen ja kokemus. Tarjouspyynnöt kannattaa lähettää vain sellaisille isännöintiyrityksille, joilla on riittävä taloudellinen ja teknillinen suorituskyky, palveluosaamista sekä riittävä laadunhallinnan taso suhteessa sopimuskohteen vaativuuteen. Pääsääntö on, että yhteistyökumppaniksi otetaan vain kyvykäs ja luotettava palvelutuottaja, tähän edellyttää myös hallituksen vastuu osakaskunnalle kiinteistön arvon ylläpidosta. 5 CTarjouksen tekijöiden etsintä Kyvykäs ja luotettava isännöintiyritys toimii vastuullisesti ja palveluhenkisesti, pyrkii pitkäjänteisen kumppanuussuhteen luomiseen ja vastaa tekemisistään myös sopimussuhteen päättyessä. Aina on syytä varmistua siitä, että isännöintiyrityksen toiminta on kestävällä pohjalla. Luotettava yritys on tunnettu alallaan tai tilaajalle ennestään tunnettu. Tämä käy esimerkiksi tarkistamalla referenssit ja tutustumalla yrityksen toimintamalliin. Huomionarvoista on myös se, että sopimuskumppani käyttää kyvykkäitä ja osaavia työntekijöitä ja alihankkijoita, alan vastuullisia ja kehityskykyisiä ammattilaisia. Osa isännöintiyrityksistä ja isännöitsijöistä on järjestäytyneitä, eli Suomen Isännöintiliitto ry:n jäseniä (www.isannointiliitto.fi). Monet isännöintiyritykset ovat lisäksi osoittaneet vapaaehtoisesti toimintansa laadukkuutta hakeutumalla Isännöitsijöiden Auktorisointiyhdistys ISA ry:n auditointimenettelyyn (www.isa-yhdistys.org). Hankintaa suorittavan on hyvä ottaa huomioon isännöintiyrityksen toimintakonsepti voidakseen varmistua, että toimittajakandidaatti on sopiva juuri kyseessä olevan kiinteistön palvelutoimittajaksi ja tilaajan yhteistyökumppaniksi.

6 [ Isännöinti palveluiden osto-opas ] Isännöintiyritykseltä voi saada kuvauksen yrityksen tavasta toimia tai jopa tarjouksen kohteena olevaa kiinteistöä koskevan laatusuunnitelman. Laaduntuottokyky ja laatujärjestelmän olemassaolo tai puuttuminen ei kuitenkaan aina käy yksiin. Tarjouksen pyytäjän on syytä arvioida yrityksen ja sen henkilöstön palveluhenkisyys, laaduntuottokyky ja yhteistyövalmiudet. Samalla arvioidaan, onko ehdokkaalla edellytyksiä ja kykyä hoitaa kohdetta niin, että voidaan odottaa syntyvän pitkäkestoinen, kehittyvä kumppanuussuhde. Usein toistuva isännöintiyrityksen vaihto tulee kalliiksi sekä hankintakustannusten muodossa että uuden palveluntoimittajan sisäänajo- ja laatukustannuksina. Tilaajana toimivan taloyhtiön hallituksen kannattaa varata aikaa vähintään kerran vuodessa ja ainakin sopimuskauden alkuvaiheessa pidettäviin kehityspalavereihin. Tilaajalle on tärkeää, että isännöintiyrityksellä on käytössään nykyaikaiset sähköiset apuvälineet palvelujen tuottamisessa. Tämä tarkoittaa sähköistä laskutusta ja rahaliikenteen hallintaa, ajantasaista kirjanpito- ja kiinteistöhallinto-ohjelmistoa, sekä kyky tuottaa, käyttää ja ylläpitää kiinteistöhuollon ohjauksen sähköisiä apuvälineitä, sähköisiä huoltokirjoja ja internetin sivustoja. Tämän päivän vaatimuksiin kuuluu myös se, että isännöintiyritys pystyy järjestämään kiinteistön energiankulutuksen ja säästön seurannan ja hallinnan. Merkityksellisiä seikkoja ovat myös isännöintiyrityksen laadunvarmistustoimenpiteet ja asiakaspalautteen keräämistapa ja toimintamalli. Isännöintipalvelussa on yhä keskeisemmäksi osaksi muodostunut kiinteistöjen ylläpidon ja korjaustoiminnan suunnitelmallisuus. Tätä varten isännöitsijällä tulisi olla osaamista ja kokemusta toiminnassaan hyödyntää kiinteistönomistajan kannalta tärkeitä työkaluja, mm. kiinteistöstrategiaa, PTS-suunnitelmaa, viestintäsuunnitelmaa ja hyvää hallintotapaa. Palvelun tilaajan näkökulmasta korostuu isännöintiyrityksen kyky oikeasti ohjata kiinteistön elinkaaren aikaista arvonsäilyttämistä järjestelmällisellä etukäteen suunnitellulla, dokumentoidulla ja asianmukaiseen kuntoarviointiin perustuvalla korjaus- ja saneeraustoiminnalla. Isännöintiyrityksellä voi olla tarjottavana myös korjausrakentamiseen liittyviä erillishinnoiteltuja lisäpalveluita. Tilaajan on tällöin hyvä tietää, missä määrin isännöintiyrityksellä on käytettävissään omaa osaamista ja asiantuntemusta ja kuinka paljon ulkopuolisia alihankintapalveluita käytetään. Palvelun tarjoajan edellytyksiä toteuttaa isännöintipalvelu taloyhtiön tarvitsemalla tavalla: henkilökunta, sen koulutus ja osaamisen ylläpito sitoutuminen palvelun kehittämiseen, järjestäytyminen

[ Isännöinti palveluiden osto-opas ] johtamisjärjestelmä, laatujärjestelmä, ISA auktorisointi kumppanit ja palvelutarjoajaverkostot Tilaajalle on hyvin suuri merkitys, miten isännöintiyrityksessä hoidetaan taloyhtiön hallinto ja kirjanpito osakkaiden ja asiakkaiden asiakaspalvelu ja tiedottaminen kiinteistön ylläpito, korjaus- ja kunnossapito Isännöintisopimuksen onnistumisen ja isännöintipalvelun laadun mittarit hallituksen tyytyväisyys osakkaiden ja asukkaiden tyytyväisyys 7 DTarjouspyyntö Tarjouspyynnöllä on erittäin suuri merkitys kilpailuttamisen ja koko sopimussuhteen määrittelijänä ja ohjaajana. Tarjouspyynnössä kuvataan mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti isännöintisopimukseen sisältyvät tehtävät ja toimenpiteet, joista tarjousta pyydetään. Käytännössä tämä tarkoittaa isännöinnin palvelukuvauksen läpikäyntiä kohta kohdalta. Tärkeä tarjouspyyntöä koskeva periaate on se, että tarjoajia kohdellaan tasavertaisesti kaikille tarjoajille annetaan sama tieto ja samanlainen mahdollisuus tehdä tarjous. Hyvä ja selkeä tarjouspyyntö mahdollistaa tarjousten vertailun. Isännöintipalvelussa on totuttu tehtävät jakamaan kiinteään palkkioon ja erilliskorvaukseen kuuluviin tehtäviin. Tarjousten vertailukelpoisuuden kannalta tarjouspyynnöstä on yksiselitteisesti käytävä ilmi, kummalla veloitusperusteella tehtävä suoritetaan. Isännöintipalvelun tarjouspyynnössä kannattaa hyödyntää olemassa olevia Isännöinnin eettisiä ohjeita ja Isännöinnin yleisiä sopimusehtoja ISE 2007:ää. Nämä luovat hyvän pohjan isännöintisopimussuhteelle. Tarjouspyyntö on aina syytä laatia kirjallisena. Hyvän tarjouspyynnön liitteenä on yhtiöjärjestys, viimeksi vahvistettu tilinpäätös, isännöitsijäntodistus, korjaustoimintaa koskeva pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) sekä isännöintitehtävien määrittelyt.

8 [ Isännöinti palveluiden osto-opas ] ETarjousten vertailu Yhteismitallisista tarjouksista on yleensä helppo tehdä hintavertailu. Sen sijaan laadullinen vertailu onkin jo ongelmallisempaa. Palvelutuotteen laadun esille tuominen on vaikeaa. Isännöinnin laaduksi ymmärretään useimmiten mm. ammattitaito ja osaaminen, sopimuksenmukainen tehtävien hoito, luotettavuus, saavutettavuus, nopeus, uskottavuus jne. Kirjalliseen muotoon tehdystä tarjouksesta voi käydä ilmi referenssikohteita tai isännöintiyrityksen asiakastyytyväisyystutkimuksen tuloksia, joista voi saada tietoa palvelun laadusta. Tarjousvaiheessa tapahtunut isännöitsijän haastattelu antaa myös isännöitsijästä ja isännöintiyrityksestä papereita selkeämmän kuvan. Laatua voidaan tuoda esille myös isännöitsijän ammatillisen osaamisen, koulutuksen, auktorisoinnin, kokemuksen, asiakaspysyvyyden tai järjestötoiminnan kautta. Palvelun hintaa voi arvioida suhteuttamalla kuukausittaista palkkiota aikaan, joka tehtävien hoitamiseen arvioidaan kuluvan. Hintavertailussa voi käyttää myös apuna tuoreita hoitokulutilastoja, mutta tällainen vertailu ei luonnollisesti huomioi kiinteistökohtaisia erityispiirteitä. FSopimusneuvottelut ja sopimus Panosta sopimusneuvotteluihin! Sopimusneuvotteluilla varmistetaan, että sopijapuolet ovat ymmärtäneet sopimuksen ehdot samalla tavalla. Sopimusneuvottelu ei ole hintaneuvottelu. Puutteellinen tai tulkinnanvarainen tarjouspyyntö tai tarjous voi johtaa virheellisiin käsityksiin. Sopimusneuvotteluiden tarkoituksena on välttää epäselvyydet asiakirjoissa. Sopimusneuvotteluissa on syytä läpikäydä myös siirtymävaiheen asiat, kuten esimerkiksi aikataulutus, tarvittavat palaverit, tiedottaminen ja materiaalin luovutus. Mikäli sopimusneuvotteluita ei käydä, mahdolliset tulkintaerimielisyydet voivat tulla esille sopimusaikana. Erimielisyys johtaa yleensä aina vähintäänkin taloudellisiin seuraamuksiin. Sopimusneuvotteluissa tehdyt muutokset ja täsmennykset tulee aina kirjata tai liittää sopimusasiakirjoihin. Sopimuksen pohjaksi kannattaa ottaa Isännöinnin eettiset ohjeet sekä Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE 2007. Koska näiden työkalujen käyttö kuuluu vakiintuneeseen sopimuskäytäntöön, on niistä poikkeamista syytä harkita.

[ Isännöinti palveluiden osto-opas ] GSopimuksen aikainen toiminta ja laaduntarkkailu Taloyhtiön hyvä hoito on sujuvaa yhteistyötä osakkaiden, asukkaiden, hallituksen, isännöitsijän ja kiinteistönhoitohenkilöstön välillä. Tämän yhteistyön ylläpitäjänä isännöitsijän rooli on keskeinen. Yhtiön hallituksen tehtävänä on ottaa ja erottaa isännöitsijä sekä valvoa tämän toimintaa. Valvonta perustuu yhteistyöhön ja luottamukseen. Kun yhtiön tekemän isännöintisopimuksen mukainen palvelu on käynnistynyt, on hallituksen jatkuvasti arvioitava palvelun sopimuksenmukaisuutta ja laatua. Tätä arviointia varten on olemassa monia työkaluja, joita esitellään seuraavaksi. 9 Raportointi Taloyhtiön talousseurantaa varten isännöitsijä ja hallitus voivat sopia välitilinpäätösten laatimisesta esimerkiksi 1-2 kertaa tilikauden aikana. Yhtiön hallitus tarvitsee raportointia myös yhtiön maksuvalmiudesta, vastikereskontrasta ja perinnästä sekä kulutustilastoinnista (lämpö, vesi, sähkö). Myös kiinteistön teknis-taloudellisen PTS-korjaussuunnitelman päivittämisen raportointi on syytä järjestää. Raportointi voidaan hoitaa esimerkiksi hallituksen kokouksissa. Kätevää ja edullista on järjestää raportointi myös sähköisin järjestelmin.

1 0 Laatupalaverit [ Isännöinti palveluiden osto-opas ] Taloyhtiön hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan on hyvä varautua vähintään kerran vuodessa keskustelemaan isännöintisopimuksen toimivuudesta. Tässä keskustelussa varmistetaan hallituksen tietoisuus sopimuksen sisällöstä sekä sopimuksen mukaisesta toiminnasta. Samalla kartoitetaan mahdolliset palvelutarpeen muutokset. Tällainen palvelun laatua ja sisältöä koskeva palaveri voidaan sisällyttää hallituksen kokouksen asialistalle. Kiinteistöstrategia Hyvin harvalla taloyhtiöllä on olemassa kiinteistöstrategia. Huolellisesti laadittu kiinteistöstrategia toimii myös osaltaan isännöinnin toiminnan ohjaajana. Asiakastyytyväisyystutkimus Useilla isännöintiyrityksillä on käytäntö, jossa isännöinnin laatua seurataan asiakastyytyväisyystutkimusten tulosten perusteella. Laaduntarkkailun kannalta on merkityksellistä, jos tätä tutkimustietoa voidaan käsitellä asiakaskiinteistön hallituksen kanssa ainakin kyseessä olevan kiinteistön osalta. Näin pystytään selvittämään asiakkaiden käsitykset ja mielikuvat palvelun onnistumisista ja kehittämistarpeista. Asiakastyytyväisyystutkimus tehdään yleensä muutaman vuoden välein. Hallituksen itsearviointi Toimiva ja hyvä sopimussuhde perustuu sopijapuolten vahvaan kumppanuuteen ja keskinäiseen luottamukseen. Taloyhtiön hallituksen on aiheellista aika ajoin arvioida myös omaa toimintaansa sopimuskumppanina. Hallituksen tekemä itsearviointi auttaa hallitusta ymmärtämään rooliaan ja toimintaansa suhteessa sopimuskumppaneihinsa. Itsearviointi sopii hyvin tehtäväksi hallituksen kokouksen yhteydessä.

[ Isännöinti palveluiden osto-opas ] Asunto Oy Mallitalo Hallituksen vuosikello 1 1 Esimerkki hallituksen tehtävien aikatauluttamisesta. Hallituksen toiminnan vuosikello Isännöitsijä hoitaa käytännössä lähes kaikki hallitukselle lain ja säännösten mukaan kuuluvat tehtävät. Hallitus vastaa kuitenkin siitä, että nämä tehtävät tulevat hoidetuiksi oikein ja ajallaan. Tässä sopimuksenaikaisessa valvonnassa hallitus voi käyttää apunaan ns. hallituksen toiminnan vuosikelloa, jossa on määritelty tavanomaisimmat taloyhtiön toimintaan kuuluvat tehtävät. Hallituksen apuna voi myös olla ns. check-lista, jonka avulla hallitus voi selvittää yhtiön eri asiakokonaisuuksien hoidon tilan. nin. Nämä yrityksen kuuluvat auditoinnin piiriin. Sopimuksenaikaiseen laadunvarmistukseen voidaan näin liittää asiakaskiinteistöjen hallitusten informointi auditoinnista. ISAauditointi Osa isännöintiyrityksistä on hakenut itselleen ISA-auktorisoin-

[ Isännöinti palveluiden osto-opas ] Työkaluja Isännöintiä koskevia säännöksiä: Asunto-osakeyhtiölaki 17.5.1991/809 Asunto-osakeyhtiöasetus 17.5.1991/811 Sopimuksen pohjaksi: Isännöinnin eettiset ohjeet (www.isa-yhdistys.org) Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE 2007 (www.taloyhtio.net/hallinto/isannoitsija) Sopimukset: Asunto-osakeyhtiön Isännöintitehtäväluettelo (Kiinteistöalan Kustannus Oy, 2005) Vuokratalon Isännöintitehtäväluettelo (Kiinteistöalan Kustannus Oy) Sopimuslomakkeet; tarjouspyyntö, tarjous, sopimus (Kiinteistöalan Kustannus Oy) KH-kortisto, sopimuslomakkeet (Rakennustieto Oy) Sopimushallinnan työkalut, (Suomen Kiinteistöliitto, www.kliitto.fi/sopimushallinta) Isännöitsijän työsuhteen pelisäännöt (Suomen Isännöintiliitto ry), ohjeistus rekrytoinnista, isännöitsijän työsuhteen eettiset pelisäännöt, isännöitsijän työsuhteessa sovittavia asioita (www.isannointiliitto.fi/materiaalit/oppaat) Kirjallisuutta: Grass-Heino-Kaivanto-Kulomäki: Hyvä hallintotapa taloyhtiössä Ingman-Haarma: Tehokas Isännöitsijä Kaari-Kaivanto-Kanerva-Kuhanen: Kiinteistön Asiakirjaopas Muuta: Taloyhtiön hallituksen jäsenen check-lista (www.taloyhtio.net) Pirkanmaan kiinteistöyhdistys ry. Hallituskatu 11 C, 33200 Tampre P. (03) 3125 0200