KIRJASTOAUTOMAATIT JA TURVASUOJAPORTIT

1 (18) KIRJASTOAUTOMAATIT JA TURVASUOJAPORTIT HANKINNAN KOHDE Seutukeskus Oy Häme pyytää Hämeenlinnan kaupungin toimeksiannosta tarjoustanne kirjastoautomaateista ja turvasuojaporteista (hävikinestoporteista) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kirjastoautomaatit ja turvasuojaportit hankitaan Hämeenlinnan kaupunginkirjaston (www.hameenlinna.fi/kaupunginkirjasto/) käyttöön. Sopimustoimittajiksi valitaan yksi (1) toimittaja per osakokonaisuus. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankinnan kohteena on kolme (3) uutta kirjastoautomaattia Jukolan kirjastoon (ostaja päättää tilaushetkellä sen, mitkä automaatit valitun toimittajan/valittujen toimittajien valikoimasta tilataan) sekä optiona turvasuojaporttien ja muiden kirjastoautomaattien hankinta kahden (2) vuoden ajan. Tässä yhteydessä optiolla tarkoitetaan sitä, että ostajalla on oikeus hankkia kirjastoautomaatteja ja/tai turvasuojaportteja valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta ko. ajanjaksona ilman eri kilpailutusta, mutta ostajalla on oikeus niin halutessaan hankkia kirjastoautomaatteja ja/tai turvasuojaportteja ko. ajanjaksona myös muilta toimittajilta kuin valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta erikseen kilpailuttamalla. Tässä yhteydessä ostaja kuitenkin korostaa sitä, että mikäli valitun toimittajan/valittujen toimittajien hinnoittelu on kilpailukykyinen, kirjastoautomaatit/turvasuojaportit ovat toimivia ja laadukkaita sekä palvelu on korkealuokkaista, niin muutkin mahdolliset optiokaudella hankittavat kirjastoautomaatit/turvasuojaportit tullaan ensisijaisesti tilaamaan valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Hankinta on jaettu kahteen eri osakokonaisuuteen: Osakokonaisuus 1: lainaavat ja palauttavat automaatit sekä turvasuojaportit Osakokonaisuus 2: lajittelevat palautusautomaatit Lainaavien ja palauttavien automaattien tekniset ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Turvasuojaporttien tekniset ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Lajittelevien palautusautomaattien tekniset ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Kaikkien tuotteiden on oltava RoHS-direktiivin mukaisia (RoHS-direktiivi 2002/95/EC) ja niiden tulee olla mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavia. Lisäksi kaikkien tuotteiden tulee olla CE-merkittyjä. Pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta myös muita kuin tässä tarjouspyynnössä liitteineen eriteltyjä kirjastoautomaatteja ja turvasuojaportteja, kuten lapsille tarkoitettuja kirjastoautomaatteja, kuitenkin niin, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen

2 (18) perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason sekä ovat markkinahintoihin nähden kilpailukykyisiä. Pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta käytettyjä kirjastoautomaatteja ja turvasuojaportteja, kuitenkin niin, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason sekä ovat markkinahintoihin nähden kilpailukykyisiä. Tarjouksen liitteineen on koskettava ainoastaan uusia kirjastoautomaatteja ja uusia turvasuojaportteja. Kirjastoautomaattien hankkimisen leasingilla on oltava mahdollista. Rahoituksen järjestämisestä vastaa tarjoaja tai ostaja. Jos rahoituksen järjestämisestä vastaa tarjoaja, rahoituskerroin on sidottava 3-5 vuoden (tarkka leasingaika sovitaan tapauskohtaisesti erikseen) kiinteäkorkoiseen koronvaihtosopimukseen tai vastaavaan. Vuokrahinta pohjautuu automaatin ostohintaan ja vuokrahinta määräytyy tilaushetken korkotason mukaisesti. Jos rahoituksen järjestämisestä vastaa tarjoaja, tarjoajan tulee hyväksyttää sopimusehdot ostajalla kirjallisesti ennen niiden käyttämistä (mikäli tarjoaja kuitenkin pyytää allekirjoituksen hyväksyttämättömään rahoitussopimukseen, katsotaan sopimus pätemättömäksi ja mahdollisista vahingonkorvauksista rahoitusyhtiön suuntaan vastaa tarjoaja). HANKINTAMENETTELY ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 28.10.. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu (tarvittaessa osana tarjousvertailua järjestetään esittelytilaisuus, jossa tarjoaja esittelee tarjoamansa tuotteet) 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta.

Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 3 (18) Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta. HINNAT JA HINNOITTELU SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 6). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen). Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset, ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät sekä Jukolan kirjaston uusien kirjastoautomaattien osalta että ensimmäisen sopimusvuoden loppuun (kuitenkin korkeintaan 31.12.2012) saakka, minkä jälkeen hinnat ovat kiinteät sopimusvuoden kerrallaan. Hintavaraumia ei hyväksytä. Ehdotus seuraavan sopimusvuoden hinnoiksi on esitettävä toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen seuraavan sopimusvuoden alkua. Jos ensimmäinen sopimusvuosi päättyy myöhemmin kuin 31.12.2012, niin ehdotus hinnoiksi 1.1.2013 alkaen toisen sopimusvuoden loppuun saakka on esitettävä toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään 30.9.2012 mennessä. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutosta voi esittää sekä tarjoaja että ostaja. Ostajan esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Ostaja pyrkii käsittelemään tarjoajan esittämät hinnanmuutokset/muut muutokset viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa. Esittäessään hinnankorotusta tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitys voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa postitse tai sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Hämeenlinnan kaupungin kirjastotoimenjohtajan tai hänen esimiehensä kirjallisen hyväksymisen jälkeen. Ostaja pidättää oikeuden irtisanoa hankintasopimus päättymään toimittajan esittämän hylätyn hinnankorotuksen esitettynä voimaantulopäivänä tai esittämänsä hylätyn hinnanalennuksen esitettynä voimaantulopäivänä, ellei asiaa saada sopimusosapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

4 (18) LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN TOIMITUSAIKA TOIMITUSEHTO JA KÄYTTÖKOULUTUS HUOLTOPALVELU Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Tarjoaja ilmoittaa kirjastoautomaattien ja turvasuojaporttien toimitusajat (liite numero 6). Toimitusajat saavat olla korkeintaan kymmenen (10) viikkoa tilauksesta. Toimitusajat eivät saa olla välimyyntivarauksin. Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla, roskat pois kuljetettuina tilaajan jäteasemalle ja käyttökuntoon asennettuna. Kirjastoautomaatti on toimitettu vasta, kun se toimii siinä ympäristössä, johon se on asennettu ja sen toiminta on testattu. Myyjän tulee automaattia toimittaessaan selvittää asennusympäristö ja se, että automaatti toimii ko. ympäristössä ja että sen toiminta on testattu. Turvasuojaportit on toimitettu vasta, kun ne toimivat siinä ympäristössä, johon ne on asennettu ja niiden toiminta on testattu. Myyjän tulee turvasuojaportteja toimittaessaan selvittää asennusympäristö ja se, että turvasuojaportit toimivat ko. ympäristössä ja että niiden toiminta on testattu. Tarjottavien hintojen on kirjastoautomaattien osalta sisällettävä käyttökoulutusta per toimitettu ja asennettu kirjastoautomaatti vähintään kaksi (2) tuntia kirjaston henkilökunnalle. Tarjottavien hintojen on turvasuojaporttien osalta sisällettävä käyttökoulutusta per toimitettu ja asennettu turvasuojaporttikokonaisuus vähintään yhden (1) tunnin kirjaston henkilökunnalle. Valituksi tuleva toimittaja on velvollinen/valituiksi tulevat toimittajat ovat velvolliset huolehtimaan huoltopalvelun vasteaikojen seurannasta ja raportoinnista. Suoritettu huoltokäynti kuitataan hoidetuksi tilaajan allekirjoituksella (sekä vasteajan että toimintakuntoon saattamisen osalta). Huoltokäynti on suoritettu, kun automaatti/turvasuojaportti on toimintakunnossa. Kuittauslomakkeessa tulee näkyä huoltopyynnön aika, huoltomiehen saapumisaika, huollon hyväksymisaika (toimintakuntoinen automaatti/turvasuojaportti) ja huollon hyväksyjä. Huollon vasteajalla tarkoitetaan huoltomiehen saapumista automaatille/turvasuojaportille ja huoltotöiden aloittamista (huoltotöiden aloittamiseksi ei katsota sitä, että toimittajalta joku taho käy toteamassa paikanpäällä huoltotarpeen, vaan vasta se, kun tarjoaja tekee konkreettisia huoltotöitä automaatilla/turvasuojaportilla). Huollon kuntoonsaattamisajalla tarkoitetaan automaatin/turvasuojaportin saattamista toimintakuntoon (lainaavien ja palauttavien automaattien kohdalla tämän voi tarvittaessa toteuttaa toimittamalla tilalle uuden vastaavan automaatin). Huollon vasteaikaa ja kuntoonsaattamisaikaa ei voi lähtökohtaisesti kuitata etähuoltopalvelun avulla, vaan ne edellyttävät paikalla käymistä ja huoltotöiden aloittamista. Jos toimittaja on kuitenkin varma siitä, että laitteen saa kuntoon etähuoltopalvelun avulla, niin tällöin huollon vasteajan ja kuntoonsaattamisajan voi kuitata etähuoltopalvelun avulla (kunhan automaatti/turvasuojaportti on varmasti toimintakunnossa). Jos toimittaja kuittaa

5 (18) vasteajan/kuntoonsaattamisajan etähuoltopalvelun avulla, on asiasta toimitettava yksilöity tieto tilaajalle (pelkkä automaattivastaus/-viesti ei riitä) ja toimittajan velvollisuutena on näyttää asia toteen. Miehitetyissä kirjastoissa vaste- ja kuntoonsaattamisaikoja mitataan arkisin klo 8.00-16.00 välillä ja toimittaja on vastuussa asiakkaan väitteiden kumoamisesta. Tarjoaja sitoutuu suorittamaan huoltotoimenpiteet arkisin klo 8.00-16.00 välillä. Miehittämättömissä kirjastoissa vasteaikoja mitataan arkisin klo 8.00-20.00 välillä ja arkilauantaisin klo 10.00-16.00 välillä sekä kuntoonsaattamisaikoja mitataan arkisin klo 8.00-20.00 välillä, ja toimittaja on vastuussa asiakkaan väitteiden kumoamisesta. Tarjoaja sitoutuu suorittamaan huoltotoimenpiteet miehittämättömissä kirjastoissa arkisin klo 8.00-20.00 välillä. Mikäli huollon vasteaika ylittyy, toimittajaksi valittu tarjoaja korvaa ostajalle 25 euroa ( ), alv 0 %, kultakin alkavalta tunnilta (koskien myös miehittämättömiä kirjastoja), kuitenkin korkeintaan automaatin/turvasuojaportin ostohinnan verran. Mikäli kuntoonsaattamisaika ylittyy, toimittajaksi valittu tarjoaja korvaa ostajalle 50 euroa ( ), alv 0 %, kultakin alkavalta tunnilta (koskien myös miehittämättömiä kirjastoja), kuitenkin korkeintaan automaatin/turvasuojaportin ostohinnan verran. Kuntoonsaattamisajan ylittyessä kohtuuttomasti on ostajalla oikeus purkaa kauppa ilman kustannuksia. Kuntoonsaattamisajan sanktio juoksee myös siltä ajalta, kun automaatti/turvasuojaportti toimii vajaakäytössä. Mikäli automaatin/turvasuojaportin rikkoutuminen johtuu ainoastaan käyttäjävirheestä, ei sanktiomenettelyä noudateta. Kuntoonsaattamisaika ei saa kuitenkaan tässäkään tapauksessa ylittyä kohtuuttomasti, koska muuten ostajalla on oikeus purkaa kauppa ilman kustannuksia. Toimittaja on velvollinen ohjeistamaan ostajan siitä, miten ja milloin huoltokutsu tulee tehdä. Huoltokutsut tulee voida tehdä sekä puhelimitse että sähköpostitse. Toimittaja sitoutuu toimittamaan huolto-/huoltokutsuohjeet yhteyshenkilöineen ja -tietoineen jokaisen automaatin yhteyteen ostajan esittämällä tavalla. Lisäksi automaatin yhteyteen on liitettävä muovitaskussa dokumentti automaatin tiedoista. Turvasuojaporttien osalta toimittaja sitoutuu toimittamaan huolto-/huoltokutsuohjeet yhteyshenkilöineen ja -tietoineen sekä dokumentit turvasuojaporttien tiedoista kirjaston henkilökunnalle. Valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta edellytetään määräaikaishuoltoja valmistajan suositusten mukaisesti. Määräaikaishuoltojen ajankohta on kuitenkin aina sovittava asiakkaan kanssa etukäteen. Automaattien/turvasuojaporttien toimintakuntoisuus on toimittajan vastuulla koko automaatin/turvasuojaportin asiakkaalla oloajan. Toimittajan on esimerkiksi tarvittaessa ilman eri veloitusta lisättävä automaatteihin/turvasuojaportteihin muistia, mikäli automaattien/turvasuojaporttien muistikapasiteetti ei ole riittävä. Mikäli automaatti/turvasuojaportti on poissa toimintakunnosta (ei-toimintakunnossa) yhtäjaksoisesti yli kaksi (2) viikkoa tai kalenterivuoden aikana yhteensä yli 30 arkipäivää, seuraa siitä sopimussanktio, josta neuvotellaan erikseen. VIIVÄSTYSSANKTIO Toimituksen viivästyessä tarjoaja maksaa viivästyssanktiona kaksi (2) prosenttia (%) kirjastoautomaatin/turvasuojaporttikokonaisuuden kokonaishinnasta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Viivästyssanktio on korkeintaan 20 prosenttia (%)

6 (18) MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO LASKUTUS kirjastoautomaatin/turvasuojaporttikokonaisuuden kokonaishinnasta, alv 0 %. Ostajalla on oikeus purkaa kauppa ilman kustannuksia, mikäli viivästys on enemmän kuin neljä (4) viikkoa. Viivästyssanktio koskee myös ajallaan toimitettua puutteellista toimitusta. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy ostajasta johtuvista syistä. Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta/palvelun hyväksytystä suorittamisesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Osto: hyväksytyn toimituksen jälkeen. Huolto- ja muut palvelut: palvelun hyväksytyn suorittamisen jälkeen. Huoltosopimus ja leasing: kuukausittain etukäteen. Laskutus Hämeenlinnan kaupunginkirjastolta mielellään verkkolaskutuksena. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei tilaajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVA- RAT). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä (sama tarjoaja ei voi tehdä kahta eri tarjousta samaan osakokonaisuuteen). (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKIN- NAN KOHDE -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Tarjoaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos tarjoaja valitaan kummankin osakokonaisuuden toimittajaksi. Tarjoaja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää ostajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohte-

7 (18) lua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus, ja päättyy viimeistään kahden (2) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti (kuitenkin korkeintaan kuusi kuukautta), kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen.

8 (18) Riitatilanteissa oikeuspaikkana on ostajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 5. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 8.11. klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset kirjastoautomaateista ja turvasuojaporteista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään (liite numero 6). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt.

9 (18) VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 22.11. klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITE PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Kirjastoautomaattien ja turvasuojaporttien tekniset dokumentit voivat kuitenkin olla englanninkielisiä. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous kirjastoautomaateista ja turvasuojaporteista ). sähköposti: Aapo.Korte@seutukeskus.fi Hämeenlinnassa 28.10. SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Jussi Oksa hankintajohtaja LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 Lainaavien ja palauttavien automaattien tekniset ja muut vaatimukset Turvasuojaporttien tekniset ja muut vaatimukset Lajittelevien palautusautomaattien tekniset ja muut vaatimukset Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

10 (18) LIITE 1 LAINAAVIEN JA PALAUTTAVIEN AUTOMAATTIEN TEKNISET JA MUUT VAATIMUKSET Kaikkien teknisten ja muiden vaatimusten on sisällyttävä tarjottaviin hintoihin. Perustieto Lisätieto Muu tieto Yhteensopivuus kirjastojärjestelmän kanssa Yhteensopivuus kirjastossa käytössä olevaan tuotesuojaukseen Yhteensopivuus viivakooditarrojen, magneettinauhojen ja RFID:n kanssa Yhteensopivuus kirjastossa käytössä oleviin kirjastokorttityyppeihin Yhteensopivuus turvasuojaporttien kanssa Suomenkieliset suunnitelmat, asennustiedot ja ohjeet Kosketusnäyttö Kuittitulostin Kirjaston asiakas voi valita käyttökieleksi suomen, ruotsin tai englannin Kaikkien kirjastoaineistolajien lainaaminen ja palauttaminen on mahdollista Etähallittava Selkeä ja helppokäyttöinen lainaus- ja palautusohjelmisto Tilastojen ja raporttien saaminen on mahdollista Origo-kirjastojärjestelmä Knogo-tuotesuojaus ja RFIDtuotesuojaus RFID:n osalta niiden vaihtelevasta sijainnista huolimatta Viivakoodilla varustetut kirjastokortit ja RFID-kirjastokortit Lainaavien ja palauttavien automaattien sekä turvasuojaporttien toimiminen keskenään moitteettomasti Toimitettava asennuksen yhteydessä tilaajalle vähintään paperimuodossa Kuittitekstien on oltava muokattavissa Fenolivapaiden kuittirullien on käytävä kuittitulostimeen Toimittaja saa automaattisesti etähallinnan kautta tiedon huoltotarpeesta yms. Kirjaston henkilökunta pääsee automaattiin käsiksi etäyhteyden avulla (selainpohjainen yhteys tai erillinen ohjelmisto) Automaatin asennuksen yhteydessä on voitava vaikuttaa tekstin kokoon Yhteensopivuus myös muihin Euroopassa yleisesti käytössä oleviin kirjastojärjestelmiin Yhteensopivuus myös muihin Pohjoismaiden kirjastoissa yleisesti käytössä oleviin tuotesuojauksiin Yhteensopivuus myös muihin Pohjoismaiden kirjastoissa yleisesti käytössä oleviin kirjastokorttityyppeihin Turvasuojaportit samaa osakokonaisuutta kuin lainaavat ja palauttavat automaatit Tarkemmat tiedot näytöstä, kuten sen koko, ilmoitetaan Kirjasto hankkii kuittirullat Tarkemmat tiedot saatavilla olevista tilastoista ja raporteista ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella

11 (18) Palautuksen jälkeen hälytyksen on mentävä päälle Automaatin takuu on vähintään 2 vuotta Huollon vasteaika on korkeintaan 8 tuntia Huollon vasteaika miehittämättömien kirjastojen osalta on korkeintaan 8 tuntia Automaatin kuntoonsaattamisaika on korkeintaan 24 tuntia Automaatin kuntoonsaattamisaika miehittämättömien kirjastojen osalta on korkeintaan 24 tuntia Varaosien saatavuustakuu automaattiin on vähintään 10 vuotta Palautettua aineistoa ei voi viedä pois kirjastosta ilman, että turvasuojaportit (tms. hälytys- /valvontajärjestelmä) hälyttävät Lasketaan automaatin asennusajankohdasta ja käyttöönotosta lukien Vasteaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-16.00 Vasteaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-20.00 ja arkilauantaisin klo 10.00-16.00 Kuntoonsaattamisaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-16.00 Kuntoonsaattamisaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-20.00 Lasketaan automaatin asennusajankohdasta ja käyttöönotosta lukien Automaatin takuu ilmoitetaan Huollon vasteaika ilmoitetaan Huollon vasteaika ilmoitetaan Automaatin kuntoonsaattamisaika ilmoitetaan tarjousja hinnoittelulomakkeella Automaatin kuntoonsaattamisaika ilmoitetaan tarjousja hinnoittelulomakkeella Varaosien saatavuustakuu ilmoitetaan

TURVASUOJAPORTTIEN TEKNISET JA MUUT VAATIMUKSET 12 (18) LIITE 2 Kaikkien teknisten ja muiden vaatimusten on sisällyttävä tarjottaviin hintoihin. Perustieto Lisätieto Muu tieto Yhteensopivuus kirjastossa käytössä olevaan RFIDtuotesuojaukseen ISO 15693 -standardin mukainen Yhteensopivuus lainaavien ja palauttavien automaattien kanssa Suomenkieliset suunnitelmat, asennustiedot ja ohjeet Jos lainaamatonta aineistoa yritetään viedä pois kirjastosta, aiheuttaa äänekkään hälytyksen Turvasuojaportit toimivat itsenäisesti ilman yhteyttä kirjastojärjestelmään Turvasuojaportin takuu on vähintään 2 vuotta Huollon vasteaika on korkeintaan 8 tuntia Huollon vasteaika miehittämättömien kirjastojen osalta on korkeintaan 8 tuntia Turvasuojaportin kuntoonsaattamisaika on korkeintaan 24 tuntia Turvasuojaportin kuntoonsaattamisaika miehittämättömien kirjastojen osalta on korkeintaan 24 tuntia Varaosien saatavuustakuu turvasuojaporttiin on vähintään 10 vuotta Turvasuojaporttien sekä lainaavien ja palauttavien automaattien toimiminen keskenään moitteettomasti Toimitettava asennuksen yhteydessä tilaajalle vähintään paperimuodossa Lasketaan turvasuojaportin asennusajankohdasta ja käyttöönotosta lukien Vasteaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-16.00 Vasteaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-20.00 ja arkilauantaisin klo 10.00-16.00 Kuntoonsaattamisaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-16.00 Kuntoonsaattamisaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-20.00 Lasketaan turvasuojaportin asennusajankohdasta ja käyttöönotosta lukien Lainaavat ja palauttavat automaatit samaa osakokonaisuutta kuin turvasuojaportit Suunniteltu siten, että virhehälytyksiä tulee mahdollisimman vähän Turvasuojaportin takuu ilmoitetaan Huollon vasteaika ilmoitetaan Huollon vasteaika ilmoitetaan Turvasuojaportin kuntoonsaattamisaika ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella Turvasuojaportin kuntoonsaattamisaika ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella Varaosien saatavuustakuu ilmoitetaan

13 (18) LIITE 3 LAJITTELEVIEN PALAUTUSAUTOMAATTIEN TEKNISET JA MUUT VAATIMUKSET Kaikkien teknisten ja muiden vaatimusten on sisällyttävä tarjottaviin hintoihin. Perustieto Lisätieto Muu tieto Yhteensopivuus kirjastojärjestelmän kanssa Yhteensopivuus kirjastossa käytössä olevaan tuotesuojaukseen Yhteensopivuus viivakooditarrojen, magneettinauhojen ja RFID:n kanssa Yhteensopivuus kaikkien kirjastoaineistolajien käsittelyssä Suomenkieliset suunnitelmat, asennustiedot ja ohjeet Kosketusnäyttö Kuittitulostin Kirjaston asiakas voi valita käyttökieleksi suomen, ruotsin tai englannin Kaikkien kirjastoaineistolajien palauttaminen on mahdollista Etähallittava Selkeä ja helppokäyttöinen palautusohjelmisto Tilastojen ja raporttien saaminen on mahdollista Automaatin aiheuttama melutaso käytön aikana työskentelyalueella on korkeintaan 70 db Origo-kirjastojärjestelmä Knogo-tuotesuojaus ja RFIDtuotesuojaus RFID:n osalta niiden vaihtelevasta sijainnista huolimatta Toimitettava asennuksen yhteydessä tilaajalle vähintään paperimuodossa Kuittitekstien on oltava muokattavissa Fenolivapaiden kuittirullien on käytävä kuittitulostimeen Toimittaja saa automaattisesti etähallinnan kautta tiedon huoltotarpeesta yms. Kirjaston henkilökunta pääsee automaattiin käsiksi etäyhteyden avulla (selainpohjainen yhteys tai erillinen ohjelmisto) Automaatin asennuksen yhteydessä on voitava vaikuttaa tekstin kokoon Yhteensopivuus myös muihin Euroopassa yleisesti käytössä oleviin kirjastojärjestelmiin Yhteensopivuus myös muihin Pohjoismaiden kirjastoissa yleisesti käytössä oleviin tuotesuojauksiin Tarkemmat tiedot näytöstä, kuten sen koko, ilmoitetaan Kirjasto hankkii kuittirullat Tarkemmat tiedot saatavilla olevista tilastoista ja raporteista ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella

14 (18) Palautuksen jälkeen hälytyksen on mentävä päälle Automaatin takuu on vähintään 2 vuotta Huollon vasteaika on korkeintaan 8 tuntia Huollon vasteaika miehittämättömien kirjastojen osalta on korkeintaan 8 tuntia Automaatin kuntoonsaattamisaika on korkeintaan 24 tuntia Automaatin kuntoonsaattamisaika miehittämättömien kirjastojen osalta on korkeintaan 24 tuntia Varaosien saatavuustakuu automaattiin on vähintään 10 vuotta Palautuslaatikoiden/kirjavaunujen on oltava itsellään säätyviä (esimerkiksi jousitus tai elektroninen säätö) sekä niissä on oltava pyörät/rullat 2-lajittelevassa lajittelu kahteen palautuslaatikkoon/kirjavaunuun 3-lajittelevassa lajittelu kolmeen palautuslaatikkoon/kirjavaunuun 4-lajittelevassa lajittelu neljään palautuslaatikkoon/kirjavaunuun 5-lajittelevassa lajittelu viiteen palautuslaatikkoon/kirjavaunuun 6-lajittelevassa lajittelu kuuteen palautuslaatikkoon/kirjavaunuun 7-lajittelevassa lajittelu seitsemään palautuslaatikkoon/kirjavaunuun Palautettua aineistoa ei voi viedä pois kirjastosta ilman, että turvasuojaportit (tms. hälytys- /valvontajärjestelmä) hälyttävät Lasketaan automaatin asennusajankohdasta ja käyttöönotosta lukien Vasteaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-16.00 Vasteaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-20.00 ja arkilauantaisin klo 10.00-16.00 Kuntoonsaattamisaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-16.00 Kuntoonsaattamisaikaa lasketaan arkisin klo 8.00-20.00 Lasketaan automaatin asennusajankohdasta ja käyttöönotosta lukien Palautuslaatikon/kirjavaunun pohja ensin ylempänä, ja kun aineiston määrä laatikossa/vaunussa kasvaa, niin pohja laskeutuu vähitellen aineiston määrän kasvaessa Aineisto ei saa rikkoutua liian korkean pudotuksen takia 2-lajittelevassa vähintään yksi syöttöluukku 3-lajittelevassa vähintään yksi syöttöluukku 4-lajittelevassa vähintään yksi syöttöluukku 5-lajittelevassa vähintään yksi syöttöluukku 6-lajittelevassa vähintään kaksi syöttöluukkua 7-lajittelevassa vähintään kaksi syöttöluukkua Automaatin takuu ilmoitetaan Huollon vasteaika ilmoitetaan Huollon vasteaika ilmoitetaan Automaatin kuntoonsaattamisaika ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella Automaatin kuntoonsaattamisaika ilmoitetaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeella Varaosien saatavuustakuu ilmoitetaan Kirjaston henkilökunnan kannalta hyvä ergonomia Tarjottava joko 2-lajitteleva tai 3-lajitteleva automaatti Tarjottava joko 2-lajitteleva tai 3-lajitteleva automaatti Tarjottava joko 4-lajitteleva tai 5-lajitteleva automaatti Tarjottava joko 4-lajitteleva tai 5-lajitteleva automaatti Tarjottava joko 6-lajitteleva tai 7-lajitteleva automaatti Tarjottava joko 6-lajitteleva tai 7-lajitteleva automaatti

SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 15 (18) LIITE 4 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton on oltava positiivinen. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. 5. Tarjoajalla on toimintaan nähden riittävät vastuu- ja muut vakuutukset. Tarjouksen liitteenä on toimitettava vakuutusyhtiön todistus, josta ilmenee tarjoajayrityksen voimassa olevan vastuuvakuutuksen suuruus. 6. Tarjoajalla on käytössään laatujärjestelmä/-menetelmä toimintansa laadun varmistamiseksi. 7. Tarjoaja ottaa toiminnassaan huomioon ympäristöasiat ja edistää kestävää kehitystä. 8. Tarjoajan palvelu annetaan sujuvalla suomen kielellä. 9. Tarjoajalla tai sen alihankkijalla (tiedot alihankkijasta on löydyttävä tarjous- ja hinnoittelulomakkeesta) on vuosilta 2008 vähintään kolme (3) vastaavanlaista referenssiä. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohteet ja referenssikohteiden yhteyshenkilöt suorine yhteystietoineen. - Osakokonaisuudessa 1 vastaavanlaiseksi referenssiksi katsotaan vähintään yhden (1) lainaavan ja palauttavan automaatin sekä vähintään yhden (1) turvasuojaporttikokonaisuuden toimittaminen samaan kirjastoon siten, että lainaava ja palauttava automaatti sekä turvasuojaporttikokonaisuus ovat olleet kyseisessä kirjastossa käytössä vähintään yhden (1) vuoden ajan. - Osakokonaisuudessa 2 vastaavanlaiseksi referenssiksi katsotaan vähintään yhden (1) lajittelevan palautusautomaatin (2-, 3-, 4-, 5-, 6- tai 7-lajitteleva) toimittaminen kirjastoon siten, että lajitteleva palautusautomaatti on ollut kyseisessä kirjastossa käytössä vähintään yhden (1) vuoden ajan. 10. Tarjoajalla tai sen alihankkijalla (tiedot alihankkijasta on löydyttävä tarjous- ja hinnoittelulomakkeesta) on kirjastoautomaatteihin (ja osakokonaisuudessa 1 myös turvasuojaportteihin) erikoistunut huolto-organisaatio, jolla on riittävä määrä kokopäiväisiä huoltomiehiä. Huolto-organisaation on oltava kirjastoautomaattien valmistajan tai maahantuojan valtuuttama huolto-organisaatio (ja osakokonaisuudessa 1 myös turvasuojaporttien valmistajan tai maahantuojan valtuuttama huolto-organisaatio). Huolto-organisaation koulutuksen on oltava säännöllistä. Huolto-organisaatiolla on oltava päivystysjärjestelmä tms., joka mahdollistaa asetettuihin vaatimuksiin pääsemisen myös miehittämättömien kirjastojen osalta. Huoltokutsut on voitava tehdä suomen kielellä. Tarjouksessa on ilmoitettava puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joihin huoltokutsut tehdään arkipäivisin klo 8.00-16.00, sekä puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joihin huoltokutsut tehdään muina päivinä ja muina aikoina. 11. Tarjoajalla tai sen alihankkijalla (tiedot alihankkijasta on löydyttävä tarjous- ja hinnoittelulomakkeesta) on kirjastoautomaatteihin (ja osakokonaisuudessa 1 myös turvasuojaportteihin) erikoistunut suomenkielinen tekninen tuki, joka on tavoitettavissa ainakin arkipäivisin klo 8.00-16.00. Tarjouksessa on ilmoitettava teknisen tuen puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 12. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.

HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET 16 (18) LIITE 5 Hankintapäätösperusteena kummassakin osakokonaisuudessa on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Peruste Painoarvo Pistemäärä Hinta 45 % 0 45 pistettä Käytettävyys ja toimivuus 20 % 0 20 pistettä Tuotekehitys 10 % 0 10 pistettä Toimitusajat 5 % 0 5 pistettä Takuut 5 % 0 5 pistettä Huollon vasteaika 5 % 0 5 pistettä Kuntoonsaattamisaika 5 % 0 5 pistettä Varaosien saatavuustakuut 5 % 0 5 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0 100 pistettä Hinta Edullisin hinta saa vertailussa 45 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 45 pistettä. Käytettävyys ja toimivuus Käytettävyyden ja toimivuuden osalta arvioidaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoitettuja asioita. Tarvittaessa osana tarjousvertailua järjestetään esittelytilaisuus, jossa tarjoaja esittelee tarjoamansa tuotteet käytettävyydessä ja toimivuudessa arvioitavien asioiden osalta (esittelytilaisuuteen ei tarvitse tuoda fyysisiä kirjastoautomaatteja ja turvasuojaportteja, lukuun ottamatta lajittelevien palautusautomaattien palautuslaatikkoa/kirjavaunua). Käytettävyys ja toimivuus on jaettu alakohtiin, joista jokaisen maksimipistemäärä on ilmoitettu tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa. Kussakin kohdassa parhaaksi arvioitu tarjous saa ilmoitetun maksimipistemäärän ja muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tarjoukseen. Käytettävyyden ja toimivuuden eri alakohdista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla viisi (5), jolloin maksimipistemäärä käytettävyydestä ja toimivuudesta on 20 pistettä. Tuotekehitys Tuotekehityksen osalta arvioidaan tarjoajan kirjastoautomaattien tuotekehitysresurssia (henkilömäärää sekä henkilöiden osaamista ja kokemusta). Parhaaksi arvioitu tuotekehitys saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tuotekehitykseen. Tuotekehitysresurssi katsotaan tärkeäksi tekijäksi, koska kirjastoympäristö kehittyy koko ajan ja toimittajan toivotaan tuotteillaan vastaavan tähän kehitykseen. Toimitusajat Tarjoajan ilmoittamista tuotekohtaisista toimitusajoista lasketaan keskiarvo. Pienin keskiarvo saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin keskiarvo / vertailukeskiarvo) * 5 pistettä.

17 (18) Takuut Huollon vasteaika Tarjoajan ilmoittamista tuotekohtaisista takuuajoista lasketaan keskiarvo. Suurin keskiarvo saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailukeskiarvo / suurin keskiarvo) * 5 pistettä. Lyhin huollon vasteaika (huollon vasteaikojen keskiarvo) saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (lyhin vasteaika / vertailuvasteaika) * 5 pistettä. Kuntoonsaattamisaika Lyhin kuntoonsaattamisaika (kuntoonsaattamisaikojen keskiarvo) saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (lyhin kuntoonsaattamisaika / vertailukuntoonsaattamisaika) * 5 pistettä. Varaosien saatavuustakuut Tarjoajan ilmoittamista tuotekohtaisista varaosien saatavuustakuuajoista lasketaan keskiarvo. Suurin keskiarvo saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailukeskiarvo / suurin keskiarvo) * 5 pistettä. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 18 (18) LIITE 6 Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/