Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) HELSINGIN KÄRÄJÄOIKEUDEN PÄÄAULAN NÄYTTÖJEN JA ASIAKASOHJAUKSEEN LIITTYVÄN TEKNIIKAN HANKINTA Sopimuskausi Hankintapäätös Hankintasopimus Helsingin käräjäoikeus pyytää tarjousta asiakkaiden ohjaukseen liittyvästä tekniikasta sekä sen asennus- ja ohjelmointityöstä sekä mahdollisesta laajennetusta takuusta sisältäen: 1. Isot pääaulan rikos- ja riita-asia: Sähköiset käsittelylistanäytöt 2. Salikohtaiset juttulistanäytöt 3. Kerroskohtaiset info-kioskit (asiakasohjausnäytöt) Edellä mainittujen laitteiden toimitukseen tulee sisältyä asennus. Hankinnan tavoitteena on uusia pääaulan pääasiakasohjausnäytöt sekä parantaa yleisönohjausta webkioskein sekä lisäämällä sähköinen ajantasainen ja päivittyvä juttulista kaikkien käräjäoikeuden 36 pääkäsittelysalin ovenpieleen. Hankinta on kuvattu tarkemmin liitteellä 1. Tekninen järjestelmäkuvaus sijoituspaikkoineen on kuvattu liitteellä 6. Helsingin käräjäoikeuden tiloihin voi vapaasti käydä tutustumassa virastoaikaan arkisin klo 8-16.15. Helsingin käräjäoikeus tulee valitsemaan kilpailutuksen perusteella yhden toimittajan. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Sopimuksen arvioitu alkamisajankohta on lokakuussa 2014 ja se on voimassa toistaiseksi. Hankintapäätöksen tekee Helsingin käräjäoikeuden laamanni Eero Takkunen. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset.
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Hankintamenettely Tarjousten käsittely Tarjouksen hylkääminen Tarjoajien kelpoisuuden arviointi EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus HILMAtietokannassa. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. tarjousten vertailu Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite 2 tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjottujen tuotteiden ja/tai palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia.
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Tarjousten vertailu Tarjouksen hintatiedot Sopimusehdot Vertailuvaiheeseen pääsevät ainoastaan ne tarjoukset, jotka täyttävät kelpoisuusehdot. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus liitteen 2 (kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet) yksilöityjen vertailuperusteiden mukaisesti. Tarjoushinnat on ilmoitettava kiinteinä ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %) tarjouspyynnön liitteenä 5 olevalla tarjouslomakkeella. Hintalomakkeen rivikorkeutta voi tarvittaessa muuttaa, mutta hintalomaketta ei saa muuttaa millään muulla tavoin. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset. Muu kuin kiinteä hinta, esim. ehdollinen tarjoushinta, johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Hinnan tulee sisältää myös kaikki sivukulut kuten matka-, materiaali-, laskutus- ja toimistokulut. Tarjoushintojen on oltava kiinteinä voimassa 31.12.2015 asti, kuitenkin niin, että toimittajan on sallittua alentaa hintoja milloin tahansa. Mahdolliset hintoja alentavat muutokset otetaan välittömästi huomioon Asiakkaan hyväksi. Hintoina käytetään tilauksessa mainittua hintaa tai sitä edullisempaa toimitushetkellä voimassa olevaa hintaa. Hintaliitteen (liite 5) merkintöjä tulkitaan seuraavasti: Nollamerkintä (0) = Tuotetta tarjotaan nollahinnalla tai se sisältyy jollekin muulle hintariville. Täysin tyhjä kohta tai viiva (-) = Tuotetta/palvelua ei tarjota lainkaan. Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan kelpoisuusehdoissa. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Muut ehdot Maksu- ja toimitusehto Asiakirjojen julkisuus vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnoissa noudatetaan liitteenä olevien sopimusehtojen lisäksi täydentävin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT. Mainitut yleiset hankintaehdot ovat löydettävissä Internetistä osoitteesta: www.vm.fi Hankintayksikkö hankkii laitteet hyödyntäen Hansel Oy:n rahoitusleasing puitesopimusta. Helsingin käräjäoikeus sopii rahoitusjärjestelystä 3 Step IT:n kanssa. Toimittaja toimittaa ostettavat laitteet, HKO hyväksyy toimituksen (laitteet asennettuna). Tehtyä vastaanottokuittausta vastaan 3 Step IT Oy maksaa toimittajan laskun. Toimittajan laskun maksajana on 3 Step IT Oy. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Helsingin käräjäoikeuden hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT (http://www.vm.fi) Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Toimitusehto TOP Helsinki Finnterms 2001 (vapaasti perillä purettuna tilaajan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun, ei pientoimituslisiä, pakkausjätteet pois kuljetettuina). Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Tarjouksen voimassaoloaika julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajan pyydetään huomioimaan, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2014 saakka. Lisätiedot Hankinnasta järjestetään infotilaisuus, jolloin on nähtävissä laitteille kaavaillut laitetilat. Infotilaisuuteen osallistuminen ei ole edellytys tarjouksen jättämiselle. Infotilaisuus 23.9.2014 klo 9-10 Helsingin käräjäoikeus, kokoontumispaikka: ala-aula Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava 19.9.2014 mennessä osoitteeseen: prohankinta@gmail.com Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot, tarjouspyynnön numero ja viite: HKO asiakasohjaus. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa www.oikeus.fi/ko/helsinki --> tiedotteet viimeistään 24.9.2014. Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa internet-osoitteessa viimeistään 24.9.2014. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava sähköpostilla osoitteeseen: prohankinta@gmail.com
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimistoohjelmiston tai Adobe Acrobatin PDF-tiedostomuotoja. Excelmuodossa pyydetyt lomakkeet on toimitettava täytettynä sähköisesti Excel-muodossa. Mikäli tarjoaja haluaa jättää tarjouksen liitteenä paperisia tuoteesitteitä, voi ne toimittaa tai postittaa määräaikaan mennessä osoitteeseen: Helsingin käräjäoikeus / Asiakaspalvelu Porkkalankatu 13 00180 Helsinki Tuote-esitelähetyksen kuoreen tulee laittaa merkintä: Helsingin käräjäoikeus IT-osasto asiakasohjaus Tarjousten ja esitteiden on oltava perillä 03.10.2014 klo 14:00 mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Sähköpostin otsikkoon tulee laittaa merkintä: Helsingin käräjäoikeus asiakasohjaus. Viestissä on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, sähköposti). Kyseisille henkilöille lähetetään mahdolliset tarkentavat kysymykset ja tieto hankintapäätöksestä. Helsingissä Eero Takkunen, laamanni LIITTEET 1. Hankinnan kuvaus 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (Palautettava täytettynä tarjouksen mukana.) 3. Referenssilomake (Palautettava täytettynä tarjouksen mukana.) 4. Keskeiset sopimusehdot 5. Hintalomake (Palautettava täytettynä tarjouksen mukana.) 6. Järjestelmän kuvaus
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) MUUT TARJOUKSEN MUKANA TOIMITETTAVAT LIITTEET / SELVITYKSET: - Käyttökoulutussuunnitelma (ks. liite 1, kohta: Koulutus, sivu 6) - Selvitys takuuajan jatkosopimuksesta ja huolto- tai ylläpitopalvelusta (ks. liite 1, kohta: Hankintaoptio, sivu 3) - Esimerkki toteutetusta asennusaikataulusta (ks. liite 2, kohta: Laatu 4. sivu 5)