Viisas Kemi -toimenpide-ehdotukset 2016-2017 Sivistyspalvelukeskus/Koulutusosasto 1. Kuntalaisten palvelutuotantoon liittyvät hakemukset ja asiakirjat muutetaan kattavasti sähköisiksi ja sähköisesti lähetettäviksi lomakkeiksi = hyödynnetään olemassa olevien ohjelmien mahdollisuudet perusopetukseen ilmoittautuminen, kevät 2017 tiedonsiirto varhaiskasvatus > esiopetus > perusopetus iltapäivätoimintaan haku/paikan irtisanominen, laskutus, syksy 2016 2. Asiakaspalvelun palveluohjaus sähköisten hakemusten laadinta: informoidaan varhaiskasvatuksen asiakkaita hakemusten täytöstä kaupungin www-sivuilla vahvistetaan asiakaspalvelupisteen henkilöstön osaamista ohjausasiassa 1-2 vastuuhenkilö tal sihteeri Henna Kortelainen Sisäiset toimintaprosessit: 1. Sähköiset kokousprosessit kokousasiakirjat jaetaan sähköisinä, luovutaan paperisista, kevät 2016 2. Työvuorolistojen suunnitteluun työväline titania ohjelma varhaiskasvatuksen käyttöön 1 vastuuhenkilö hallintosihteeri x 2 vastuuhenkilö päivähoidon johtaja Kaisa Rauvala Kehittämistoimenpiteet: lähiesimiesten mukaanotto prosessien johtamiseen ja tuottavuuden kehittämiseen sitoutuminen tavoitteisiin kaikilla tasoilla (lh > ylin johto > lähiesimiehet > henkilökunta) annetaan lähiesimiehille oikeus johtaa prosesseja kuullaan henkilöstöä muutoksista, otetaan mukaan muutoksen valmisteluun kun linja valittu, pysytään sen suunnassa vastuuhenkilöt ktj Anu-Liisa Kosonen ja pvh joht Kaisa Rauvala
Sivistyspalvelukeskus/Kulttuuriosasto 1. Asiakaspalvelupisteen toiminnan kehittäminen ja palvelutarjonnan monipuolistaminen kulttuurikeskuksessa (Osa kaupungintalon Aspan toiminnoista siirtyy kulttuurikeskukseen) (Tulosyksiköiden päälliköt) Sisäiset toimintaprosessit: 1. Sähköiset kokousprosessit -Kulttuuriosaston kaikissa kokouksissa siirrytään sähköisyyteen perustuviin kokousprosesseihin 2016 (Kati Korkeamaa) Kehittämistoimenpiteet: Luodaan toimiva malli säännöllisen käyttäjä/kuntalaispalautteen keräämiseen sähköisesti ja sen pohjalta tapahtuvaan palvelumuotoiluun ja palvelujen kehittämiseen 2016 (Hilkka Heikkinen/Marja Kynsijärvi) Luodaan ohjeistus palautteiden hyödyntämiseen palveluiden kehittämiseksi 2016
Tekninen palvelukeskus 1. Sisäiset toimintaprosessit Siirrytään asteittain entistä enemmän sähköisyyteen pohjautuvaan kokousprosessiin ja luovutaan paperisten kokousasiakirjojen jakamisesta vuonna 2016. Tekninen lautakunta teki päätöksen kokouksessaan 15.9.2015 että teknisen lautakunnan kokousasiakirjat jaetaan sähköisesti 1.1.2016 alkaen. Vastuuhenkilö Mika Grönvall. 2. Kehittämistoimenpiteet Laaditaan hallintokuntien poikki ulottuva toimitilaohjelma, jonka tavoitteena on tilankäytöntehokkuuden kasvattaminen, uusien innovatiivisten työtapojen ja niiden vaatimien tilaratkaisujen käyttöönotto ja säästöt tilakustannuksittain. Vastuuhenkilö Kaisa-Mari Immonen. Otetaan käyttöön tilapalvelun palvelupyynnöt sähköisen järjestelmän kautta sekä sähköinen järjestelmä kiinteistöjen korjausten dokumentointia varten. Vastuuhenkilö Kaisa-Mari Immonen. Tuntikorttiprosessien sähköistäminen. Nyt tuntikorttien teko tapahtuu kolmessa eri vaiheessa. Sähköistämisellä voidaan mm. pienentää kustannuksia, poistaa päällekkäisiä työvaiheita ja fyysistä liikkumista (paperit/työntekijät) ja myös virheiden mahdollisuus pienenee sähköisessä prosessissa. Vastuuhenkilö Marja Kynsijärvi. Tehtäväkuvien uudelleenjärjestelyt ja moniosaamisen hyödyntäminen. Tämä on osa tekpan organisaatiouudistusta. Vastuuhenkilö Mika Grönvall. Ennakoiva kunnossapito kiinteistön hoidossa. Vastuuhenkilö Kaisa-Mari Immonen. Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Kuntalaisten palvelut / sähköinen terveyden edistäminen: 1. Sähköisen terveystarkastuksen käyttöönotto 2016 2. VIRTU - palvelupiste Kemin kaupungin matalan kynnyksen palvelupisteeseen 3. Informaationäyttöjen käyttömahdollisuuden selvittäminen, vastuuhenkilöt: Outi Kääriäinen ja Arto Alajärvi, 31.12.2016 mennessä Kehittämistoimenpiteet / uusi toimintamalli: Päihde- ja mielenterveystyön prosessin kehittäminen (ydinprosessi), vastuuhenkilöt: Liisa Niiranen ja Outi Kääriäinen, 31.3.2016 mennessä Työryhmien kartoittaminen > tavoitteena kokousten määrän vähentäminen, vastuuhenkilö: Taina Alajärvi 30.4.2016 mennessä
Keskusvirasto 1. Luodaan toimiva malli säännöllisen käyttäjä/kuntalaispalautteen keräämiseen ja sen pohjalta tapahtuvaan palvelumuotoiluun ja palvelujen kehittämiseen vuonna 2016. Esim mobiilipohjainen palautekysely ja Happy or not (Marja Kynsijärvi) 2. Tehdään yhteistyössä ammattikorkeakoulun kanssa projekti sähköisten palveluiden kartoituksesta ja lisäämismahdollisuuksista Kemin palvelutuotannossa vuonna 2016 (Eija Kantola) 3. Kuntalaisten palvelutuotantoon liittyvät hakemukset ja asiakirjat muutetaan kattavasti sähköisiksi ja sähköisesti lähetettäviksi lomakkeiksi, toteutus 2017 (Eija Kantola) Sisäiset toimintaprosessit (toteutus 2016): 1. Sähköinen työajanseuranta otetaan kattavasti käyttöön koko kaupungissa ja samalla tarkastellaan ja arvioidaan tuottavan ja tehokkaan palvelutuotannon kannalta tehokkain mahdollinen työaikamuoto (Katri Heberg) 2. Palkkausjärjestelmän uusiminen mahdollistamaan korvaus mahdollisesti työjakamisen myötä lisääntyvistä vaatimustasoltaan samankaltaisista työtehtävistä (Katri Heberg) 3. Toimenkuvien tarkastelu mahdollistamaan moniosaaminen toimipisteissä (Katri Heberg) Kehittämistoimenpiteet / uusi toimintamalli (v. 2016): otetaan tarkasteluun palvelualueilla vuosittain 1-2 ydinprosessia. Pyritään vakioimaan toimintatapa ja selvitetään mitä työvaiheita voidaan jättää pois tai digitalisoida ja onko prosessi kokonaisuudessaan mahdollista tehdä toisin (Keskusvirasto) sähköinen kokous Maisema Dashboard selvitetään mahdollisuus luopua kaksinkertaisesta työsopimuksen tekemisestä sijaisuuksien osalta (Dynastia / web-tallennus) (Katri Heberg) Koulutustarve (v. 2016): luodaan toimiva malli ohjelmistojen hankintaan ja käyttöönotolle sekä varataan riittävät resurssit hankintavaiheessa tapahtuvaan koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen sekä ylläpitämiseen ohjelmiston elinkaaren aikana (Reijo Konu) Investoinnit uuteen tekniikkaan ja ohjelmistoihin: vuonna 2016 Web-tallennuksen kehittäminen raporttien, matkalaskujen, lomailmoitusten ja monen muun ominaisuuden osalta (Katri Heberg)
Laajempia muutostarpeita / kokonaisuuksia (v. 2016): 1. Henkilöstön palkitsemisjärjestelmää kehitetään siten, että se palkitsee esim. uusia innovatiivisia ja tuottavia palveluntuotantomalleja tai työyksikön tuottavuutta parantaneita prosesseja kehittäneitä työyksiköitä ja esimiehiä (Katri Heberg) 2. Tietohallinnon roolin muuttaminen teknisestä palvelun tarjoajasta strategiseksi kumppaniksi, joka vastaa entistä laajemmin ja koordinoidummin kehittämisestä ja osaamisen ylläpidosta ja niiden mahdollistamasta tuottavuuden noususta. ICT-jaoston / työryhmän perustaminen? Digitalisaatiohjelman laatiminen? (Reijo Konu ja Jukka Vilen)