ILMOITUSLIITE tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti ILMOITUSLIITE Joulukuu 2008 Lean management Parempaan tulokseen Tehokkaammalla toiminnalla Lean sopii suomalaisille Toimiston voimavarat Toimitusketjun tehostaminen Case Nordic Lights Ohjausjärjestelmät tehokkuuden välineinä Virtaviivainen toiminta ja turhan työn tunnistaminen miten Leanista voidaan hyötyä Suomessa? Toimistosta, samoin kuin tuotantolinjasta, voidaan optimoida toimiva kokonaisuus yksinkertaisilla ratkaisuilla. Toimitusketjun kokonaisvaltainen järkeistäminen avaa mahdollisuudet huomattaviin kustannussäästöihin. Miten Six Sigma -periaatteita hyödyntämällä voidaan saavuttaa todellista laatua kustannustehokkaasti? Tuotannon hallintaan tarvitaan hyviä toimintamalleja sekä vankkaa tietojärjestelmien tukea. Sivut 4 Sivut 7 Sivut 11 Sivu 12 Sivut 13
2 lean management ilmoitusliite Lean management kilpailukykyä toimintaprosessien tehostamiseen niukkuus ja puute toisen maailmansodan jälkeisessä Japanissa johti kokonaan uudenlaisen teollisen toimintamallin kehittymiseen. koska yrityksillä ei ollut varaa investoida koneisiin tai materiaalivarastoihin, osia ja lopputuotteita jouduttiin valmistamaan nopeasti ja joustavas ti asiakastilausten perusteella. Tämä alunperin Toyotalla kehittynyt malli vaikuttaa yhä edelleen 50 vuoden jälkeen voimakkaasti teollisten ja palveluyritysten toiminnan organisointiin ja kehittämiseen. Teknologiateollisuus ry toi Just in Time (JiT) tuotantoperiaatteet Suomeen jo 1980 luvulla. Parhaat tuotantoyrityksemme kuten kone oyj, neles ja Valmetin auto ja traktorivalmistus kehittivät näillä periaatteilla maailmanluokan osaamistaan. Lean toimintamalli jäi kuitenkin osittain unohduksiin, kunnes se koki 2000 luvulla uuden tulemisen. Lean Managementin re nessanssi perustuu moniin eri tekijöihin. Lean Managementia soveltavat yritykset olivat kiis tatta osoittaneet kilpailukykynsä, ja japanilaiset filosofiat olivat jalostuneet länsimaihin paremmin sopiviksi kehitysohjelmiksi. Monet kan sainväliset konsernit ovat valinneet Lean toi mintamallin keskeiseksi johtamis ja toiminta periaatteekseen. miten vähemmän voi olla enemmän? Ilkka Kouri vastaa FinnLean tutkimushankkeesta, jossa kehitetään suomalaiseen teollisuuteen soveltuvaa Lean-kehitysmallia. Tulokset. Ihmiset. Operational Excellence. Valitse kolme. Viime kuussa Japanissa vieraillessani muutama isäntämme kuvasi Toyota Production Systemin olevan veden puristamista kuivasta pyyhkees tä. Lean toimintaa voi hyvin luonnehtia ar vo ja materiaalivirran optimoimiseksi, jolloin hyvin pienellä panoksella voidaan saada aikai seksi suuri arvovirta. Lean toimintamallin te hokkuus perustuu muutamaan yksinkertaiseen periaatteeseen. kaiken toiminnan organisoinnin lähtökohtana on asiakasarvon maksimointi. Lean strategia korostaa asiakkaalle tarjottavan arvon tarkkaa määrittelyä. Tämän määrittelyn perusteella tuotteisto, valmistus, hankintaketju ja jakelutie suunnitellaan tuottamaan arvoa tehokkaasti. kun resurssit suunnataan tehokkaasti asiakasarvon tuottamiseen, saadaan lopulta vähemmällä enemmän aikaiseksi. Tuotannon organisointi ja oppimisen tehostaminen lean management On MEDIAPLAnETIn TuOTTAMA TEEMALEHTI, JOKA ILMESTyy KAuPPALEH- DEn LIITTEEnÄ 3.12.2008 TAVOITTAEn 193 000 LuKIJAA (KMT, SyKSy 2007/KEVÄT 2008). KAnnEn KuVA: STOcKxPERT päivälehden ulottuvuus ja ammattilehden keskittyneisyys Lean tuotanto ja toiminnanohjausperiaatteet saavat kirjallisuudessa runsaasti huomiota. Lean tuotannon keskeisenä piirteenä voi pitää hyvällä syyllä organisaation oppimisen tukemista. Materiaalivirtojen tehostaminen ja välivarastojen poistaminen tuovat esille nopeasti tuotantoprosessin ongelmat. henkilöstön on ratkaistava syntyneet ongelmat, minkä jälkeen voidaan edelleen tehostaa materiaalien virtausta. Lean toimintamallissa tuottavuuden kehittäminen perustuu tuotannon hukkatekijöiden poistamiseen kaikilla organisaatiotasoilla. hukkatekijät muodostuvat kaikista niistä toimenpiteistä ja tehtävistä, jotka eivät lisää asiakkaan saamaa arvoa. Virtautettu tuotantoprosessi, jonka materiaalivirta on ohut ja nopea, tuo esille virheiden ja ongelmien lisäksi erilaiset hukkatekijät. Lean Managementin tehokkuus perustuu näiden hukkatekijöiden poistamiseen: aika ja resurssit saadaan kohdennettua paremmin siihen, että asiakas saa lisäarvoa. Lean managementin rooli suomessa? Lean tuotanto on kehittynyt auto ja kulkuneuvoteollisuudessa, jossa tehdään suuria määriä massakustomoituja vakiotuotteita. Suomalainen laitevalmistus ja koneenrakennusteollisuus oli pitkään keskittynyt kapeille markkinaalueille, joille valmistetaan joustavasti erilaisia tuotteita. Suomalainen teollisuus on kuitenkin globaalin kilpailun ja omistajien kansainvälistymisen myötä siirtynyt yhä enemmän tuottamaan vakiotuotteita kansainvälisille markkinoille. Lean toimintamallin soveltaminen suomalaiseen teollisuuteen on tästä syystä aikaisempaa tärkeämpää. Tällä hetkellä seisomme juuri jonkin asteisen taantuman kynnyksellä. Taantuma tulee väistämättä johtamaan tilanteeseen, jossa todellinen kilpailukyky ja asiakasarvon tuottamisen tehokkuus punnitaan. Uskon, että moni yritys löytää juuri Lean Management toimintamallista niitä keinoja, joilla pystytään nostamaan liiketoiminta uuteen kukoistukseen laman hellittäessä. sisältö Lean Management sopii suomalaisille...4 operational Excellence luo toimintaympäristön Leanille...5 ketteryyttä kehitykseen...6 Työympäristömuutoksilla kustannustehokkuutta toimistoon...7 Räätälöity robotiikka maksimoi tuotantotehokkuuden... 10 Toimitusketjun hallinnalla lisää tulosta ja parempaa palvelua...11 kahden menetelmän fuusio...12 Rakentamisen uudet tuulet...12-13 kehitä ohjausta - keskity olennaiseen... 13 viestinnällä pääsee pitkälle strategian johtamisessa...14 Menestyksen timantti ja strateginen johtaminen...14-15 Juridisten riskien hallinta vähentää kitkaa liiketoiminnassa...14-15 vahva muutosjohtaja välttää muutosvastarinnan...15 Kaikki kolme tekijää ovat tärkeitä ja niiden on toimittava yhteen parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. BearingPoint, maailman johtava liikkeenjohdon & teknologian konsultointiyritys auttaa sinua saamaan liikkeelle ihmiset, jotka haluavat muutosta ja saavuttavat tulokset. Oivaltavaa ajattelua muuttuvassa maailmassa. Lue lisää osoitteessa bearingpoint.com 2008 BearingPoint, Inc. All rights reserved. AMSTERDAM BERLIINI BRATISLAvA BRYSSEL DuBLIN GENEvE helsinki hongkong kööpenhamina LoNToo MALMÖ MILANo NEW YoRk oslo RIIkA TALLINNA TukhoLMA varsova zürich www.mediaplanet.com PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ: Matti Heino, matti.heino@mediaplanet.com, 09-565 84 023 TOIMITTAJAT: Fredrik Eriksson, Päivi Piispa, Päivi Remes, Jussi Tiihonen TuOTAnTOPÄÄLLIKKÖ: Jarmo Perälä, jarmo.perala@mediaplanet.com, 09-565 84 032 TAITTO: Suvi Virta, suvi.virta@mediaplanet.com, Pirja Kärki, pirja.karki@mediaplanet.com, 09-565 84 010 JAETAAn KAuPPALEHDEn LIITTEEnÄ: 3.12.2008 LISÄTIETOJA SuOMI MEDIAPLAnET Oy:n TEEMALEHDISTÄ: Aslak de Silva, 09-565 84 025 Suomi Mediaplanet Oy, unioninkatu 18, 00130 Helsinki
ilmoitusliite lean management 3 Nykyisessä taloustilanteessa yritykset hakevat tehokkuutta ja säästöjä järjestelmillä, jotka maksavat itsensä takaisin nopeasti. Headstart on erikoistunut tuotteistettuihin SAP-ratkaisuihin, jotka siirtävät Lean Managementin periaatteet käytäntöön. Lean Management käytäntöön SAP-ratkaisuilla ratkaisumme ovat tehokkaita ja nopeasti käyttöönotettavia. Asiakkaiden vaatimukset sisältävät usein Lean Managementin mukaisia toiveita tai tarpeita, jotka käännämme ratkaisuiksi SAPmaailmaan, Headstartin toimitusjohtaja Heikki Kuusirati kertoo. Headstart on SAP-järjestelmien toimituksia sekä monipuolisia asiantuntija-, koulutus- ja kumppanuuspalveluita tarjoava yritys. Yrityksen palvelut perustuvat asiakkaan toiminta tapojen monimuotoiseen kehittämiseen. Tarjoamme joustavia ratkaisuja asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Pyrimme tarjoamaan Suomen parasta IT-palvelua, joka pohjautuu osaaviin henkilöihimme, Kuusirati sanoo. Toimintaa tehostavista Headstartin SAP-ratkaisuista Kuusirati mainitsee esimerkkinä kolme tuotetta: Optimivaraston, Ostolaskun ja Pelitilan. Tuotteita yhdistää raskaiden käytäntöjen keventäminen tietojärjestelmien avulla, Kuusirati sanoo. Optimivarasto parantaa tuotteiden saatavuutta Optimivarasto on SAPin laajennus, jolla saadaan pienennettyä varastoarvoa. Samalla tehostetaan toimintaa tuotteiden saatavuuden paranemisen kautta ja pienennetään varastoon sitoutunutta omaa pääomaa. Myös varaston ylläpitokulut laskevat. 20 prosenttia varastoitavista tuotteista aiheuttaa yleensä 80 prosenttia yrityksen materiaalipuutteista. Tällaiset puutteet ovat Optimivaraston myötä historiaa, Kuusirati kertoo. Ostolasku ja Pelitila tuovat ajan ja rahan säästöä Ostolasku-tuote tehostaa nimensä mukaisesti ostolaskujen kierrätysprosesseja. Se sopii hyvin myös pieniin organisaatioihin ja sen saa nopeasti käyttöön palveluna ilman resursseja sitovia asennuksia. Web-käyttöliittymä on helppo ottaa käyttöön ja se helpottaa laskujen hyväksyntää ja käsittelyä. Skannatut laskut ovat organisaation jäsenten käytettävissä käyttöoikeuksien rajoissa. Toiminta tehostuu, sillä aikaa ei enää kulu paperilaskujen kopioiden lähettelyyn, Kuusirati sanoo. Pelitila on järjestelmäalusta, jonka avulla yritykset voivat joustavasti ja kustannustehokkaasti hallita ja skaalata liiketoimintasovellusten tarvitsemaa palvelinkapasiteettia. Pelitila tuo säästöä palvelintoiminnan optimoinnin ja ylläpidon edullisuuden kautta. Pelitilan avulla palvelimista otetaan kaikki irti, Kuusirati kertoo. Vahvista joukkuettasi valitse Headstart Tekniikantie 12, 02150 ESPOO, puh. 010 834 6000 www.headstart.fi Tekes on muutakin kuin teknologian kehittäjä. Tuotantokonseptit ohjelma vahvistaa suomalaista osaamista ja kannustaa yrittäjiä tehokkaampaan toimintaan, kertoo ohjelmakoordinaattori Ismo Mäkinen Consello Consulting Oy:stä. Lisätietoja ohjelmasta www.tekes.fi/ tuotantokonseptit Yhteistyöstä lisäarvoa tuotantoketjuihin Markkinoiden alati kiristyvät vaatimukset tuotantoyrityksille aiheuttavat kasvavan tarpeen kunnolliselle verkostoitumiselle. Vaaditaan hin- takilpailukykyä, virheetöntä laatua ja kestävän kehityksen mukaista toimintaa. Yritysten on tunnistettava asemansa arvoketjussa ja pystyttävä tuottamaan asiakkailleen lisä arvoa verkottuneella toimintatavalla. Oman tuotannon hiominen ei enää riitä, vaan pitää miettiä laajempaa tuotantokonseptia, jossa hyödynnetään myös ostettavia palveluita. Tämä aiheuttaa harmaita hiuksia monelle suomalaisyrittäjälle, sillä globaali pelikenttä voi usein tuntua liian suurelta. Paljon omaa, vähän vierasta Katseen siirtäminen yksinomaan halvemman tuotannon markkinoille saattaa estää yrittäjää näkemästä, että tarvittavia tuotteita tai palveluja voi saada yhtä hyvin lähempääkin. Tekesin Tuotantokonseptit-ohjelmalla pyritään auttaamaan suomalaisia valmistavia yhtiöitä kartoittamaan maamme tuottaja- ja palveluntarjoajapalettia. Tämän ensisijainen tarkoitus on säilyttää tuotantoa, työpaikkoja ja kehittyvää osaamista Suomessa. Tekes mielletään edelleen pelkkänä teknologian kehittäjänä. Tästä kuvasta halutaan päästää eroon, sillä toiminta on laajentunut palveluiden, liiketoiminnan ja viimeksi myös työympäristöjen kehittämiseen. Tuotantokonseptit on ohjelma, jossa mennään taloudelliset tarpeet edellä. Työkalut astuvat kuvaan vasta myöhemmin. Näin sanoo ohjelmakoordinaattori Ismo Mäkinen. Hän teroittaa, että Tuotantokonseptit -ohjelman kohderyhmänä on kaikkien toimialojen kotimaiset, valmistavat yritykset. Idea on siis edesauttaa näiden verkostoitumista ja kilpailukykyä. Valikoimalla ja keskittymällä tuloksiin Asiakaslähtöisyyttä emme voi liikaa korostaa. Tilanne on se, että lisäarvoa ostetaan ulko puolisilta toimijoilta parantamaan oman tuotteen arvoa sekä tarjonnan monipuolisuutta. Taustalla ovat kuitenkin aina asiakkaiden tarpeet. Tuotantokonseptit-ohjelma kannustaa suomalaisyrittäjiä myös keskittymään olennaiseen ja kitkemään omasta tarjonnasta turhat tekijät pois. Katsotaan omat tavoitteet ja kartoitetaan oman asiakaskunnan rakennetta. Valikoimalla ja keskittymällä päästään usein parempiin tuloksiin ja kasvuun, kuten taimia harvennettaessa. Ohjelmat ovat Tekesin strategisia työkaluja. Tuotantokonseptit-ohjelmalla halutaan lisätä tuotanto-osaamista konseptiajattelun kautta ja siten varmistaa alan yritysten ja työpaikkojen säilyminen Suomessa.
4 LEAN MANAGEMENT ILMOITUSLIITE kuva: BES kuva: Laatukeskus Lean Management Asiantuntijat Gregory Watson (vas.) ja Pekka O. Einistö kertovat Lean Managementin mahdollisuuksista suomalaisessa toimintaympäristössä. sopii suomalaisille Leanin avulla pyritään systemaattisesti tunnistamaan ja eliminoimaan hävikki ja kaksinkertainen työ sekä tekemään enemmän vähemmällä. Leanin teho saadaan maksimoitua hyvin toimivien verkostojen kautta. Teksti: Päivi Remes Lean Managementia voi Suomessa tarkastella vaikka asiakaspalvelukulttuurimme sekä tuotantotehokkuutemme kautta. On oleellista löytää toiminnan tehokkuuden ja palveluasteen välinen tasapaino. Tavaratalo tuottaa asiakkalle lisäarvoa henkilökohtaisen palvelun ja tuoteinformaation avulla. Samanaikaisesti tulee varmistaa, että vastaava tuote päätyy hyllyltä asiakkaan ostoskoriin mahdollisimman nopeasti. Tuotantomme, arkkitehtuurimme ja suomalaisen toimintatapamme tunnusmerkkejä ovat tehokas ja suoraviivainen toiminta. Lean Managementilla haetaan samoja toimintatapoja ohuen, kevyen johtamisorganisaation avulla. Lisäksi tehostamisen työlistalla ovat tiedonkulun nopeutuminen sekä mahdollisimman lyhyiden ja suorien tuotanto- ja toimitusketju Suomenkieliset LEAN SIX SIGMA -valmennukset Sibeliustalossa vuodesta 1999 Onnistuvatko kehitysprojektit? Black Belt -koulutusprojektien vuotuinen keskituotto 210 000 euroa/henkilö. Katso: www.sixsigma.fi Seuraavat suositut suomenkieliset Lean Six Sigma -valmennukset: Green Belt (8 pv), aloitus 24.3.2009 Black Belt (23 pv), aloitus 30.3.2009 jen saavuttaminen. Toiminnot tulisi tehostaa ja keskittää niin, että asiakkaalle tuotetaan kustannustehokkaasti mahdollisimman paljon lisäarvoa mahdollisimman nopeasti. Lean on systemaattinen lähestymistapa, jolla tunnistetaan ja eliminoidaan hukka ja kaksinkertainen työ. Lähtökohta-analyysin tuloksena edellä mainittuja salakavalasti aiheuttavia kustannusten lisääjiä löytyy huomattavan paljon toimialasta riippumatta lähes kaikista yrityksistä. Success story Toyota Leanin metodit tulivat suosituiksi Toyotan tavasta suunnitella, toteuttaa ja ohjata valmistuslinjoja taistellen hävikkiä, hukkaa ja hyödytöntä vastaan. Prosessi alkoi jo vuonna 1896 ompe lukoneista ja johti menestystarinaan. Toyotan kokonaissaavutus ei ollut kuitenkaan Valmennamme myös Lean filosofiaa ja laatutekniikoita sekä niihin liittyviä menetelmiä, kuten 5S, VSM, SPC, ISO, DoE jne. Tutustu myös Suomen suurimpaan Lean- ja laatukirjojen myymälään: www.laatutieto.fi. Lisätietoja: www.qk-karjalainen.fi tai www.sixsigma.fi tai 03-7804264 vain tehokkaaksi osoittautuneiden metodien ja työkalujen ansiota. Toyotalla oivallettiin laajasti kaikkien prosessien rutinoimisen merkitys auton istuimen asentamisesta uuden automallin suunnitteluun ja lanseeraukseen, tai kokonaisen tehtaan avaamiseen. Hävikin ja hukkatoimintojen tunnistaminen sekä poistaminen tapahtuu etulinjan tiimeissä toimintatapojen tarkkaan määrätyllä analysoinnilla. Tätä valvovat erikseen koulutetut asiantuntijat. Tuloksena on työhön käytetyn ajan lyheneminen siten, että tuottavuus lisääntyy jatkuvasti. Tähän tarvitaan jokaisen työntekijän yhteisöllistä yrittämistä, jotta systeemi saadaan tehokkaaksi, kertoo professori Gregory Watson Business Excellence Solutions lta. Ei mätiä hedelmiä Hukka on mitä tahansa toimintaa, joka kuluttaa resursseja tuottamatta lisäarvoa tuotteeseen, palveluun tai asiakkaan tarpeisiin. Yksi leanin tavoitteista on tehdä enemmän vähemmällä. Perusajatus Lean Managementissa on yksinkertainen: toimitusketjun tulee olla niin suoraviivainen ja nopea, ettei kaupan myyntitiskille päätyvässä hedelmälaatikossa ole mätiä hedelmiä. Liikuta ajoissa, niin tulee mahdollisimman vähän hävikkiä. Kun oikea toimenpideproseduuri löytyy, se tulee säilyttää. Lisäksi sitä tulee jatkuvasti kehittää tekemällä pieniä kokeita. Näin tehokkuuden lisäämisestä tulee automaattinen ajattelu- ja toimintatapa, Watson sanoo. Lean Six Sigma Lean Six Sigma on työkalupakki, jota käytetään toimintatapojen analysoinnissa ja toimintametodien muutoskehityksessä. Se on sekoitus japanilaisten ja amerikkalaisten kehittämiä metodeja. Lean-analysoinnin lopputuloksena voidaan päätyä tilanteeseen, jossa aiemmin ulkoistettuja asioita kannattaakin siirtyä valmistamaan yrityksen sisällä tai tilanteeseen, jossa työtehon nousun seurauksena lisälaiteinvestointeja ei tarvitakaan. Parhaimmillaan lopputuloksena on tuotantoprosessien yksinkertaistaminen ja nopeuttaminen sekä turhien varastojen eliminointi. Lean Six Sigman avulla määritellään lisäksi mm. työntekijöiden kokonaisvastuu ja vastaavasti heille kuuluva koulutus ja päätösvalta. Kun yksi työntekijä tekee virheen, kysymys on siitä hyväksytäänkö se ketjun seuraavassa vaiheessa. Jos näin tehdään, tapahtuu suurempi virhe. Tämän myötä kaikkien työ hidastuu ja työn tulos vähenee kymmenkertaisesti, jolloin kyseessä on jo todella suuri haittavaikutus, Watson kuvailee Leanin käsitteistöä ja logiikkaa. Kuinka Lean toimii Suomessa? Leikkaussalissa kirurgi operoi Suomessakin tehokkaasti, ilman turhia liikkeitä. Itse potilasvirran käsittelyssä sen sijaan olisi hurjasti tehostamisen varaa. Lean tekee vahvasti tuloa myös Suomeen. Teollisuuden prosesseissa Leania hyödynnetään jo meilläkin, mm. koneiden sijoittelussa ja tehtaan pohjaratkaisussa. Otetaanpa esimerkki: työntekijä suorittaa päivittäin kaksi työvaihetta, kävelee työvaiheiden välillä askelmittarin mukaan kaksitoista kilometriä päivässä armeijan marssivauhdilla eli kuusi kilometriä tunnissa. Tämä vastaa kahta työtuntia eli 25 prosenttia työajasta, konkretisoi vanhempi konsultti Pekka O. Einistö Laatukeskuksesta. Lean koko verkostoon Leanin todellinen teho saadaan moninkertaiseksi verkostojen kautta. Hyvin toimiva verkosto- tai alihankkijayhteistyö keskittää voimansa mahdollisimman suuren kokonaistuoton aikaansaamiseksi ja jättää keskinäisen kinastelun vähemmälle, Einistö toteaa. Yhteistyöverkostojen laaduttomuuskustannusten tunnistaminen ja yhteistyö kokonaisuuden kehittämiseksi on selkeä kilpailuvaltti, jota suomalaisten ei kannata jättää käyttämättä. Leanin periaatteita on sovellettava koko verkostoon. Asiakasta ei kiinnosta teemmekö asiat itse vai käytämmekö kumppaneita. Vain lopputulos ratkaisee. Ketju on niin hyvä kuin sen heikoin lenkki. Koko yrityksen verkosto, kaikki sen rajapinnat tulisi saada mukaan Leantoimintaan; silloin saavutetaan todellisia hyötyjä, Einistö korostaa. Lähteet: Gregory Watsonin ja Pekka O. Einistön haastattelut syyskuussa 2008. Steven J. Spear, Learning to lead at Toyota, Harvard Business Review,
ILMOITUSLIITE LEAN MANAGEMENT 5 Operational Excellence luo toimintaympäristön Leanille Yrityksiltä ja julkisilta organisaatioilta kuluu vuosittain valtavia summia hukkaan muutosprosesseissa, jotka eivät tuota toivottua tulosta. Yritysjohdon on kyettävä määrittelemään, mitä oma organisaatio tarvitsee menestyäkseen sekä miten yleiset toiminnan edellytykset ovat muuttumassa. Tämän pohjalta on kyettävä tekemään tarvittavat muutokset yrityksen toiminnassa. Operational Excellence luo yritykselle sisäisen toiminta ympäristön, joka mahdollistaa jatkuvan muutosten jalkauttamisen tarkasti, kohtuullisin kustannuksin ja nopein tuloksin. Teksti: Päivi Remes Yritysjohdon ja työntekijöiden välinen luottamus ja kunnioitus mahdollistaa organisaation parhaan mahdollisen toiminnan. Tällöin organisaatiossa voidaan helposti omaksua Operational Excellence -ajattelumalli: perustyön lisäksi koettavia muutosprosesseja ei tarvita lainkaan, jos itse päivittäinen työ on osa jatkuvaa kehitystyötä. Yrityksessä tulisi pyrkiä toimimaan samoilla parhaiksi havatuilla menettelytavoilla ja hyödyntää parhaita tekniikoita. Lisäksi johtamisjärjestelmän tulee tukea jatkuvan kehittämisen kulttuuria. Myös itse johtamisen tulee olla tehokasta. Lopputuloksena organisaatio toimii parhaalla mahdollisella tavalla. Tärkeintä, ja samalla hankalinta, on pystyä muuttamaan ihmisen toimintatapaa ja rakentaa tästä pysyvä ajattelumalli ja toimintakulttuuri, sanoo Timo Salminen BearingPointista. Johto avainasemassa Jotta voidaan päätellä, mistä parantamisen kohdat löytyvät, on ensin tutustuttava perinpohjaisesti nykyiseen toimintatapaan. Yrityksen johtohenkilöt ja johtamisjärjestelmä ovat tässä avainasemassa. Yrityksen johdon tulee kokea välttämättömäksi aikaansaada toimintatapojen yhtenäistäminen ja ottaa käyttöön parhaat toimintatavat. Johdon tulee tukea hanketta kaikin tavoin, jotta vältytään päälleliimatulta parannusprosessilta. Näin muutos pystytään viemään organisaatiossa läpi niin, että siitä tulee osa kaikkien normaalia elämää. Jatkuvan parantamisen kulttuuri tulee olla upotettu johtamisjärjestelmään, Salminen painottaa. Työntekijät on saatava omatoimisesti satsaamaan panoksensa oikeisiin asioihin organisaatiota hyödyttävällä tavalla. Tässä otetaan ensimmäiseksi käyttöön Lean lähestymistapa ja työkalut, joiden avulla pystytään laittamaan heikolla tolalla olevat perusasiat kuntoon. Kun perusprosessit ovat kunnossa, voidaan tehdä jatkokehitystä Six Sigman avulla, jolla saadaan prosessien vaihtelu hallintaan. Hyödyt selkeästi mitattavissa Kun muutosprosessiin ei lähdetä kustannusten leikkausmalli edellä, vaan keskitytään nykyisen toiminnan laadun kehittämiseen, voi lopputulos yllättää hyvinkin positiivisesti. Yritykset saavuttavat merkittävää taloudellista hyötyjä. Kaikkien Operational Excellence -projektien etenemistä ja saavutettavia tuloksia mitataan useammalla mittarilla. Keskimäärin Operational Jatkuvan parantamisen kulttuuri tulee olla upotettu johtamisjärjestelmään Excellence -hankkeen tulosta parantava vaikutus on luokkaa 5 15 prosenttia liikevaihdosta. Toimintaa ohjataan analyysiin perustuen panostamalla parannusalueisiin, joista saadaan eniten taloudellista vaikutusta. Aluksi keskitytään saavuttamaan nopeita voittoja. Kun ihmiset näkevät saavutetut tulokset, vauhdittuu muutos edelleen. Lukujen valossa kokonaistuloksista voi sanoa, että läpimenoajat lyhenevät 30 80 prosenttia. Varastoista ja keskeneräisestä tuotannosta vapautuu pääomaa 25 70 prosenttia. Lisäksi laatu-, materiaali- ja tuottavuuskustannusluvut parantuvat roimasti ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Lopputulos näkyy tuloksen viimeisellä rivillä, Salminen konkretisoi.
6 lean management ilmoitusliite KuVA: SEAn McDERMID ketteryyttä kehitykseen ohjelmistokehittämisen ketterät käytännöt varmistavat, että asiakas saa tarpeitansa vastaavan tuotteen. aivan liian harva it projekti onnistuu kaikilta osin. TeksTi: jussi Tiihonen Tilanne on monille liiankin tuttu. Tilaajan ja ohjelmistotuottajan aloittaessa yhteistä it projektia ensimmäinen askel on raskas kartoitusprosessi, jossa täytyisi saada kuvattua asiak kaan tarve mahdollisimman tarkkaan ja yksityiskohtaisesti. koska tarpeet ovat usein monimutkaisia, ei niitä aina osata kuvailla, eikä toimittaja osaa kysyä oikeita kysymyksiä. ohjelmistokehittämisessä sovellettavat ketterät käytännöt ovat osaltaan purkamassa jäykkiä toimintatapoja ja kiveen kirjoitettuja suunnitelmia. it projekteista aivan liian iso osa on ainakin osittain epäonnistuneita. Suuri tekijä tässä on vesiputousmallilla toteutetut projektit, jossa jo vääristä lähtökohdista alkavia työvaiheita ei osata korjata, kun raportointi asiakkaalle koostuu mitäänsanomattomista raporteista. ketterillä käytännöillä varmistetaan jatkuva, ajanmukainen kommunikaatio niin toimittajan ja asiakkaan välillä kuin kehitystiimien sisälläkin, kertoo Aki Antman, Sininen Meteoriitti oy:n toimitusjohtaja. jatkuvaa interaktiota ketterien käytäntöjen ajattelua seuraava projekti alkaa perinteistä huomattavasti kevyemmin. kokonaisuudesta kuvataan vain yhdessä määritetyt päälinjat, jolloin dokumentaatio on vähäisempää ja itse työhön päästään nopeammin käsiksi. Saattaisi kuvitella, että ohjelmistoprojektin alun keventäminen saattaa sekin johtaa kokonaisuuden heti väärään suuntaan. ketterien käytäntöjen ytimessä oleva jatkuvan kommunikaation periaate pitää työn kuitenkin entistä vahvemmin oikeassa suunnassa. Suunnan muutokset ovatkin huomattavasti kevyempiä kuin perinteisissä kehitysmalleissa. Jatkuva, ihmisten välinen interaktio on ratkaisevan tärkeää. käytännössä tämä tarkoittaa lyhyttä, päivittäistä tilannepalaveria kehitystiimin sisällä. kun jokaiselta kysytään säännöllisesti, mitä teit tänään ja mitä ongelmia työssäsi on, pysyy modulaarisen ja monimutkaisenkin järjestelmän kehittäminen hallinassa, antman selventää. Yhtä lailla tärkeitä ovat jatkuvat ja rehelliset tilannekatsaukset asiakkaan kanssa. kun projektitiimien välisen jatkuvan kommunikaation lisäksi projektin ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti puhumaan työn etenemisestä, pysytään samalla sivulla esimerkiksi asiakkaan muuttuneesta toimintaympäristöstä. asiakkaan toiminnasta on oltava ajanmukaista tietoa, jotta sovelluskehitys pystyisi reagoimaan muutoksiin. Muuten asiakas saa jo alkuunsa vanhentuneen tai jatkokehityskelvottoman tuotteen, antman tiivistää. ketterät käytännöt korostavat jokaisen yksilön vastuuta omasta työstään ja sitä kautta myös kokonaisuudesta. asiakkaan kannalta vaikutus näkyy esimerkiksi siinä, että se saa säännöllisesti järjestelmän osia näytille ja osatoimitukset ovat julkaisukelpoisia. asiakkaalle toimitetaan jotakin valmista, testattua ja dokumentoitua 2 6 viikon välein, alkaen järjestelmän vaikeimmista ja ratkaisevimmista osista. Jatkuvan kommunikaation kanssa tämä on paras tapa varmistaa, että lopputulos vastaa asiakkaan tarpeita, Antman sanoo. Kokemus kantaa Perigeum Oy on Helsingissä vuon- pausta näin ollen ole. Yhdistäviä teki- na 2002 perustettu, ulkoistettuun pro- jöitä ovat lähinnä pääkaupunkiseutu- jektinhallintaan sekä -valvontaan eri- keskeisyys, asiakasorganisaatioiden koistunut yhtiö. suuri koko sekä projektien pitkäkes- Projektinhallinnan lisäksi Perigeum toisuus. tarjoaa teknisen puolen asiantuntemus- Asiakasorganisaation ulkopuolel- ta, ennen kaikkea Oraclen tietokanta- ja ta tulevan projektipäällikön ajankäyt- Middleware -tuote ympäristössä sekä töä ei häiritse aiemmista projekteista Java-maailmassa. periytyvät työtehtävät, vaan työ voi- Yhtiön asiakkaita ovat suuret yhtiöt daan aina aloittaa puhtaalta pöydältä. ja julkisen hallinnon organisaatiot. Kokemus on osoittanut, että tämä on vahvuus, kun suunnitellaan ja toteute- itsenäistä projektinhallintaa taan projekteja, jotka usein vaihtelevat Perigeumin tavoitteena on tyydyttää luonteeltaan hyvinkin paljon toisistaan. asiakkaan tietohallintoon liittyvät tarpeet. Lähtökohtana on tarjota itse- Näin toteaa Perigeumin myyntijohtaja Raimo Mäensivu, ja jatkaa: Lähellä asiakasta näisesti pärjäävää projektinhallintaa ja Osaamisen, kokemuksen ja Kokeneet projektipäällikkömme ovat ovat niinikään pitkän kokemuksen Me näemme talouden tämänhet- -valvontaa sekä tarvittaessa teknistä yhteistyökyvyn vuorovaikutussuhde on toimineet monitoimittaja-ympäristöissä omaavia, alansa sertifiotuja osaajia. kiset myllerrykset mahdollisuutena kal- asiantuntemusta, jota tarjotaan myös Mäensivun mukaan ainoa tapa taata hankkeen vetäjinä ja mm. sopimustek- Offshore-ilmiöstä puhutaan laajas- taisellemme, pienelle ja kovan ammat- erillisinä palveluina. asiakkaalle, että sovitun työn laatu kes- nisissä asioissa asiakkaan etujen val- ti. Mäensivu suhtautuu asiaan tyynes- titaidon omaavalle tiimille. Asiakkaan Tyypillistä projektia ei Perigeumilla tää. Projektinhallinnassa ja -valvonnassa vojina. He pystyvät aloittamaan pro- ti toteamalla, että paikallisia tekijöitä, ei tarvitse miettiä omia raskaita henki- tunneta. Kaikki projektien vaiheet rää- Perigeumin työyhteisössä ei ole yhtä- jektin jo määrittelyvaiheessa, tai liit- jotka pystyvät toimimaan lähellä asi- löstöresursseja, vaan saa ulkopuolelta tälöidään valmiiksi aina suunnittelusta kään alle kymmenen vuoden työkoke- tymään projektiin sen myöhemmissä akkaan IT- ja business-toimintaa, tar- erittäin motivoituneen ja sitoutuneen toteutukseen, eikä kahta identtistä ta- muksen omaavaa toimijaa. vaiheissa. Tekniset asiantuntijamme vitaan vastaisuudessakin. ryhmän käyttöönsä. Perigeum Oy Insinöörinkatu 3 B 00880 Helsinki Puh. (09) 2511 7260 myynti@perigeum.fi www.perigeum.fi
ILMOITUSLIITE LEAN MANAGEMENT 7 Työympäristömuutoksilla kustannustehokkuutta toimistoon Työympäristön ja toimitilojen oikealla yhdistämisellä voidaan vähentää merkittävästi kustannuksia. Samalla lisätään työntekijöiden motivaatiota ja tehostetaan asiakaspalvelua. kuva: Lajos Répási Teksti: Päivi Remes Toimistoympäristö on tietotekniikan kehittymisen myötä kokenut viime vuosikymmenenä melko suuren mullistuksen. Kun asiakas tänä päivänä soittaa yrityksen Helsingin osoitteessa sijaitsevaan pääkonttoriin, puheluun saatetaan vastata Kalifornian rannikolta. Silti asiakas saa kysymykseensä vastauksen ja sähköisessä muodossa lisätietoa muutamassa minuutissa. Asiointi asiakkaan ja yrityksen edustajan välillä käydään yhä harvemmin toimistopöydän äärellä. Lisäksi yhä harvemmalla työntekijällä on toimistossa omaa, erillistä työhuonetta tai edes työpistettä. Näin toimistotilojen koko ja kiinteä kalustus sekä toimistolaitteiston määrä voidaan pitää minimissä. Liikkuvat työntekijät ovat langattomasti yhteydessä palvelimeen ja sitä kautta yrityksen tietokantaan. Tällaisella optimoinnilla voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä toimistoympäristössä. Lisäksi laitteiston päivittäminen on mahdollista toteuttaa lyhyemmillä aikaväleillä, koska siihen tehtävät investoinnit voidaan tehdä suurelta osin henkilötasolla. Työntekijöiden kannalta joustavuus parantaa elämänlaatua ja esimerkiksi myynnin kannalta ihmiset ovat oikeassa paikassa eli asiakkaiden luona, kertoo Jyrki Yläoutinen Workspace Oy:stä. Tuottava työympäristö Työympäristö on käsitteenä laajempi kuin pelkkä toimitila. Tuottava työympäristö on yrityksen liiketoimintatavoitteiden ja työntekijöiden näkökulmasta luotu paras mahdollinen tila- ja ICT-ratkaisu, joka mahdollistaa joustavan ja tehokkaan työnteon ajasta ja paikasta riippumatta. Tuottavan työympäristön ratkaisua suunniteltaessa pitää huomioida tasapainoisesti keskeiset liiketoiminnan näkökulmat: talous, asiakkaat, prosessit ja ihmiset. Tämän lisäksi tulee huomioida nykyaikaisen työnteon ympäristöt eli itse toimiston lisäksi etätyöpaikat ja virtuaaliset tilat, Yläoutinen kertoo. Työntekijän liikkuminen tuo yritykselle selkeitä hyötyjä. Toiminnallisesti hyvin suunniteltu työympäristö säästää aikaa työnteon esteiden vähennyttyä. Kun työmotivaatio nousee, kasvaa myös tuottavuus, Yläoutinen sanoo. Avo- ja virtuaalitilat Avoimet tilaratkaisut mahdollistavat aktiivisen vuorovaikutuksen, joka tehostaa tiedon kulkua ja jalostumista. Sisäisten kokousten määrä vähenee ja toiminta on suunnaltaan yhä enemmän sama. Tämän lisäksi virtuaalikokoukset säästävät matkakuluja ja aikaa. Yritykset pyrkivät välttämään kiinteitä kuluja. Nykyaikaiset monitilaratkaisut mahdollistavat aiempaa paremman jouston sekä toiminnan kasvattamisen tai supistumisen tilanteen mukaan. Uudet työvälineet ja ratkaisut mahdollistavat myös kevyemmän liikkeellelähdön esimerkiksi uuden markkina-alueen tunnusteluvaiheessa. Asiakirjahallintaa voidaan tehostaa tulostusratkaisuja järkeistämällä. Nykytekniikkaa käyttäen on helppo välttää tulostamisesta syntyviä tietoturva-aukkoja. Tulostimet ja monitoimilaitteet voidaan ohjelmoida toimimaan käyttäjätunnistusperiaatteella. Monitoimilaitteet voivat olla yhteydessä keskenään. Paperit tulostuvat sinne, missä käyttäjä on, kertoo Vilja Kolehmainen Lexmark Oy:stä. Organisaatiorajat ylittävä toimistokulttuuri Tuottavuutta syntyy, kun oikeat asiat tehdään tehokkaasti. Avain on oikea tasapaino yksin ja yhdessä tekemisen välillä. Avoimesti sparraavaan tiimityökulttuuriin siirtyminen on selkeä trendi. Tuottavuutta edistää myös hyvä yhteistyö verkostokumppaneiden kanssa. Kaiken osaamisen ei aina tarvitse sijaita omassa organisaatiossa, Yläoutinen muistuttaa.
8 LEAN MANAGEMENT ILMOITUSLIITE Tuottavuus kasvuun Canonin ADOS-dokumentinhallintajärjes Tieto on yrityksen suurin yksittäinen voimavara, mutta sitä ei päästä hyödyntämään ilman tehokasta tiedonhallinta järjestelmää. Tutkimusten mukaan tiedon määrä kaksin kertaistuu joka vuosi.* Lisääntyvien paperidokumenttien, sähköpostien ja digitaalisten tiedostojen hallinta on ratkaiseva haaste jokaiselle yritykselle. Informaatiotulvasta on yhä vaikeampaa löytää nopeasti oman toiminnan kannalta kriittistä tietoa työntekijän ajasta jopa puolet saattaa kulua tiedon hakuun.** Canonin ADOS-dokumentinhallintajärjestelmä saattaa yrityksen eri paikoissa ja eri formaateissa olevan tiedon yhteen sähköiseen arkistoon, jolloin tiedonhallinnasta saadaan tehokasta. Yhteinen, luotettava tietovarasto vähentää ratkaisevasti tiedonhakuun kuluvaa aikaa, jolloin työstä tulee mielekkäämpää ja tuottavampaa. Työnkulkujen mutkat suoriksi Perinteiset työnkulut ovat pitkälti manuaalista työtä. Tietoa on vielä runsaasti paperimuodossa, ja sitä liikutellaan ihmiseltä toiselle. Työprosessit kestävät kuitenkin kohtuuttoman pitkään, kun tietoa siirrellään edestakaisin esimerkiksi sähköposti liitteinä. Yrityksessä saattaa kiertää samasta dokumentista useita eri versioita, mikä kasvattaa virheiden mahdollisuutta. Työ ei ole mielekästä, kun välttämättömiin rutiinitöihin tiedonhakuun, oikeiden ihmisten tavoittamiseen, virheiden korjaamiseen kuluu yhä suurempi osa ajasta. Samalla kärsii nykypäivän edellyttämä tehokkuus. ADOSin avulla voidaan järkeistää työnkulkuja automatisoimalla monia työvaiheita. Tiedonhallinta helpottuu ratkaisevasti, kun kaikki dokumentit ovat yhdessä järjestelmässä, ja ihmiset saavat tarvitsemansa tiedon omalle työasemalleen. Arkistointi- ja hakuominaisuuksien lisäksi ADOS-järjestelmällä varmistetaan tehtävien onnistunut loppuunsaattaminen. Järkevä tiedonhallinta alkaa jo tiedon tallennuksesta Työn tuottavuuden kasvu on tutkitusti pienentymässä.*** Tämän kehityssuunnan kääntämiseksi yritykset tarvitsevat keinoja hyödyntää teknologiaa mahdollisimman tehokkaasti. Siirtyminen sähköiseen dokumentinhallintaan saattaa vaikuttaa raskaalta urakalta, jos yrityksellä on mappikaapeittain asiakirjoja siirtyykö sama sekasorto vain sähköiseen muotoon? ADOS-järjestelmän avulla voidaan järkeistää tiedonhallintaa jo paperidokumenttien älykkäästä skannauksesta lähtien. Esimerkiksi asiakaspalautteiden käsittely nopeutuu, kun järjestelmään kytketään Canon-monitoimilaite. Tällöin jo skannausvaiheessa dokumentille määritellään oikeat metatiedot, joilla dokumentti arkistoituu oikeaan paikkaan ja siihen liittyvä työnkulku käynnistyy automaattisesti. Näin esimerkiksi asiakaspalvelu paranee, kun asiakkaiden palautteisiin voidaan reagoida entistä nopeammin. Kun työnkulut saadaan ADOS-järjestelmällä automatisoitua, katoaa työstä informaatioähkyn aiheuttamaa ylimääräistä rasitetta. Näin työntekijöille jää enemmän aikaa yrityksen kannalta ratkaisevan, luovan työn tekemiseen. Tietoturvaa ja muutoksenhallintaa Lait ja viranomaissäännökset ohjaavat yritysten toimintaa entistä enemmän ja vaativat yritysten tiedonhallinnalta yhä tarkempaa kontrollia. ADOS-järjestelmään jää aina jälki dokumentin versiohistoriasta ja se leimaa dokumentit digitaalisesti, jolloin niiden autenttisuus voidaan varmistaa. Tämä parantaa yritysten tietoturvaa, samoin kuin järjestelmään kirjatut yksilöidyt käyttäjäoikeudet. Esimerkiksi tietyt henkilöt ja ryhmät pääsevät käsiksi sopimuksiin, mutta eivät tuotekehitykseen liittyviin dokumentteihin. Dokumenttien eheys varmistetaan tallentamalla ne automaattisesti sidostiedostoina. Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams) Adosin avulla saadaan dokumentit elinkaarihallinnnan piiriin siten, että säilytysajat liittyvät autenttisesti tallennettaviin dokumentteihin. Ados ehdottaa vastuuhenkilölle automaattisesti määräajoin, mitkä dokumentit ovat elinkaarensa lopussa ja voidaan poistaa. Poistuminen voidaan myös automatisoida. ADOS joustaa myös yrityksen toiminnan tai tarpeiden muuttuessa, sillä se skaalautuu ilman mittavia lisäinvestointeja uusiin perusjärjestelmiin. ADOS-järjestelmän hyöty heijastelee myös yrityksen ulkopuolelle kun tiedon jakaminen kumppaniverkoston ja asiakkaiden kanssa helpottuu selainpohjaisen käyttöliittymän avulla. Tuottavuutta tutuilla työkaluilla ADOS järkeistää yrityksen käytäntöjä, jolloin työn tuottavuus kasvaa kaikki dokumenttien etsimisestä tai vaikkapa siitä johtuva laskutuksen viivästymisestä säästetty aika on rahanarvoista. Lisäksi käyttö- ja ylläpitokulut vähenevät, kun tiedonhallinta on keskitettyä ja tehokasta. ADOS-järjestelmän käyttöönotto on helppoa eikä vaadi välttämättä henkilöstöltä kokonaan uuden järjestelmän opettelua. ADOSin valmismodulit mahdollistavat integroitumisen olemassa oleviin järjestelmiin, tuoden ADOSin yhteiseksi, strategiseksi tietovarastoksi. Tutut käyttöliittymät, vaikkapa MS Office, MOSS, Dynamics NAV tai SAP, eivät muutu, vaan uusien dokumenttien tallentaminen ja hakeminen onnistuu näidenkin ohjelmistojen kautta. Erilliset järjestelmät saavat ADOS on kustannustehokas: se maksaa usein itsensä takaisin alle 6 kuukaudessa. perustakseen keskitetyn tiedonhallintajärjestelmän, johon kaikki liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot varastoituvat luotettavasti ja josta ne löytyvät helposti. Käyttöönoton helppous Koska ADOS-järjestelmän tarkoituksena on tukea ja tehostaa käyttäjän omaa toimintaa, lähtee sen käyttöönotto liikkeelle aina asiakasorganisaation omasta tekemisestä. Ennen järjestelmän käyttöönottoa on tärkeää tuntea oman yrityksen tiedonhallinnan tila, kartoitetaan se sitten yksin tai Canonin asiantuntijan kanssa. ADOS ei vaadi erillistä ohjelmointia tai muita raskaita toimenpiteitä. Sen varsinainen käyttöönotto koulutuksineen käy helposti alle viikossakin. Väärin arkistoidun tiedon hakemiseen käytetty työaika on on kallista kaikenkokoisissa yrityksissä, muistuttaa tuotemarkkinointipäällikkö Kai Aittomäki Canonilta. Paperittomuudesta ympäristövastuullisuuteen Täysin paperitonta toimistoa ei ole näköpiirissä. Itse asiassa paperin kysynnän maailmanlaajuinen kasvu on arvioitu 40 prosentiksi vuosina 1997-2010.****
ILMOITUSLIITE LEAN MANAGEMENT 9 Ratkaisu telmällä Tiedon arkistointi järjestelmistä ERP, CRM ADOSjärjestelmä Haku työasemalta Tarvittavat työnkulut Oikea tieto käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta Ennen Ennen Piirustukset CADsovelluksessa Ostolaskut järjestelmässä Paperidokumenttien skannaus Palomuuri Asiakkaiden tietojenhaku selainliittymällä Palkkatiedot HR Tiedon hakija Matin sähköpostit Ratkaisu Myyntilaskut taloushallinnossa Sopimukset mapeissa Timon tarjoukset Yrityksissä tiedon lisääntyminen merkitsee kasvavia tulostuskustannuksia ja ongelmia paperidokumenttien säilyttämisessä. Yritykset eivät ehkä koskaan pääse eroon paperin käsittelystä, mutta ADOSjärjestelmän avulla ne voivat tehokkaasti pitää huolta siitä, että ainoastaan tarvittavat dokumentit tulostetaan. Kun esimerkiksi työn versiointi tapahtuu täysin sähköisesti, voidaan tulostaa ainoastaan lopullinen, hyväksytty versio kymmenen luonnoksen sijaan. Näin yrityksen ympäristökuormitus pienenee yhdessä tulostuskustannusten kanssa. Työ mielekkäämmäksi Tiedonhallinnan tehokkuus, työnkulkujen virtaviivaistuminen ja turhan työn väheneminen ovat rahassa mitattavia etuja. Monille Canonin asiakkaille ADOS-järjestelmän käyttöönoton ensisijainen hyöty on kuitenkin toisaalla. On huomionarvoista, että asiakkaamme ovat niin paljon korostaneet muitakin hyötyjä kuin pelkkää taloudellista. Asiakaspalvelu nopeutuu ja tärkeäksi koetaan varsinkin työn viihtyvyyteen ja mielekkyyteen liittyvät tekijät, huomauttaa Aittomäki. Henkilökunnan hyvinvointi on nykymaailmassa yhä tärkeämpi tekijä, ja vaikuttaa työn tuottavuuteen. Kun sähköisesti arkistoitu tieto löytyy järkevästi ja yksiselitteisenä, säästyy niin aikaa kuin hermojakin. Canonin ADOS avaa liiketoiminta mahdollisuuksia Hyvänä esimerkkinä ADOSin tuomista hyödyistä on Ecovis Finland Oy, joka on taloushallinnon ratkaisuja tarjoava yritys. Sähköisellä arkistointijärjestelmällä aiemmin postitse kulkeneet laskut saatiin kirjattua välittömästi. Yrityksen tietoturvallisuus ja asiakaspalvelu paranivat niin paljon, että Ecovis tarjoaa asiakkailleen nykyisin sähköistä arkistointia myös yhtenä palvelunaan. Ecovis sai ADOS-järjestelmästä itselleen uuden bisneksentekovälineen, tiivistää Kai Aittomäki. * IDC * IDC: The expanding digital universe 2007 ** IDC, January 2005 ***- Kansantaloustieteen professori Matti Pohjola, Helsingin Kauppakorkeakoulu **** - Jaakko Pöyry Consulting 2007
10 lean management ilmoitusliite Suuri ongelma projektiluonteisessa rakennustuotannossa on toimitusketjujen pirstaloituminen, jolloin tieto ei kulje ja aikaa kuluu turhaan. Usein kaikki tehdyt sopimukset ovat kahdenvälisiä, ja suuressa projektissa niitä saattaa olla satoja. Tällöin vasen käsi ei tiedä, mitä oiräätälöity robotiikka maksimoi tuotantotehokkuuden sa Lindell oy:ssä on käyty läpi laaja muutosprosessi toiminnan tehostamiseksi robotiikan ja automaation avulla. Saavutetut hyödyt ovat olleet huikeita. TeksTi: päivi remes Suomalainen perheyritys Lindell oy on lähtenyt rohkeasti näyttämään suuntaa toiminnan tehostamisessa uusimman teknologian aallonharjalla. Vuonna 1890 perustetun, toimistotarvikeratkaisuja toimittavan Lindell oy:n visio on olla alan osaavin ja innovatiivisin palveluorganisaatio. Tämä visio on jalkautunut tehokkaaksi toteutukseksi siinä määrin vahvasti, että on syytä kysellä tarkemmin tehdyistä ratkaisuista ja saavutetuista tuloksista Lindellin logistiikkapäälliköltä Jorma Hållfastilta. huomattavia hyötyjä välittömästi Lindellin logistiikkakeskukseen investoinnin takaisinmaksu alkoi välittömästi, kun roboteilla varustettu automatisoitu keräilyjärjestelmä saatiin kokonaisuudessaan otettua käyttöön. henkilökustannukset pienenivät rajusti ja tuotantotehokkuus lisääntyi samalla huomattavasti. Robottien avustamana keräily to teutuu aiempaa nopeammin ja vä hemmällä työvoimalla.virheitä esiintyy vähemmän ja toimitusajat ovat lyhyemmät, hållfast listaa hyötyjä. näyttöjen työnohjaus on helppoa ja uusi työntekijä oppii työn varttitunnissa. aikaisemmin manuaalivarastossa oli yli 40 varastotyöntekijää, nyt 24 ja hekin kahdessa työvuorossa. Työnte kijöille jäänyt työ on ergonomisesti miellyttä vämpää. aikaisemmin tarvittiin yli kymmenen trukkia, nyt pärjätään kahdella. Pienkeräilyssä robotti suorittaa tunnissa 200 250 keräilyä, kun ihminen ei pysty samaan koko työvuoron aikana, hållfast vertailee. huolto pelaa Pienkeräilyssä robotti suorittaa tunnissa 200-250 keräilyä, kun ihminen ei pysty samaan koko työvuoron aikana. automaation ja robotiikan toimintavarmuus on niinikään maksimoitu. Sähkökatkoksiin varautuminen on sikäli korkeimmalla mahdollisella tasolla, että vieressämme sijaitsee valtavia pakastamoita, jotka ovat riippuvaisia jatkuvasta sähköntuotannosta. oleme saaneet tarvittaessa Ruotsista varaosatoimituksia asentajineen suuriin kraanoihin muutamas tunnissa. Suomesta toimitettujen kerääjärobottien huoltotoimenpiteet suoritetaan öisin ja viikonloppuisin ja niiden päivystyshuolto ja tekninen tuki toimii 24/7 pohjalta. jatkuvaa lisä kehitystä kotimainen robottitoimittaja räätälöi kerääjäratkaisun Lindellin toiveiden ja tarpeiden mukaisesti. Moitteettomasti toimineista roboteista on pystytty puristamaan vielä lisätehoja lisäämällä kerääjärobotille tuplatarttuja. Tämän kehitystoimenpiteen myötä saavutettu toimintokohtainen neljän sekunnin lisähyöty näkyy mukavina tuottoluvun kasvuina, koska vuorokaudessa käsitellään yli tuhat tilausta, hållfast myhäilee. Logistiikan automatisoinnin lisäksi Lindellillä on kehitetty web pohjaista palveluportaalia, elektronista rapor mistä muutosprosessi lähti liikkeelle? Vanha vuokrasopimuksemme Vantaalla raukesi. Rakennutimme uuden logistiikkakeskuksemme Tuusulaan, sillä sieltä saimme rakennusluvan 25 metriä korkealle varastollemme. Samassa yhteydessä päätimme lähteä hyödyntämään uusinta saatavilla olevaa automaatiotekniikkaa ja robotiikkaa. Mallia löysimme mm. elintarvikealalta, mutta meille toteutettu ratkaisu on eurooppalaisellakin tasolla mitattuna ainutlaatuinen, hållfast kertaa neljän vuoden takaisia tapahtumia. Muutosprosessin taustalla olivat lisäksi varastotyövoiman saantivaikeudet ja kustannustehokkuuden parantamishalukkuus. Fyysisesti raskaan, samoja sarjoja toistavan varastotyön tekeminen luontuu parhaiten roboteilta. korkeat nostokraanat mahdollistavat lisäksi sen, että rakennustehokkuus voidaan maksimoida, kun rakennuksen korkeutta voidaan kasvattaa. Muun muassa elintarviketeollisuudesta mallia ottaneella robotiikka-automaatioratkaisulla saavutetaan rajuja kustannussäästöjä ja huomattavaa parannusta tuotantotehokkuuteen. rakentamisen uudet tuulet Lean construction laajentaa Lean Managementin periaatteet rakennusalalle. TeksTi: jussi Tiihonen Lean Management yhdistetään käsitteenä useimmiten valmistavaan teollisuuteen tai tuotesuunnitteluun. Prosessien järkeistäminen ja kokonaisuuksien hallinta saattaa vaikuttaa helpommalta, kun toimitus ja tuotantoputki pysyy aina pääpiirteissään samana. Lean ajattelua ei siis ehkä heti mielletä luontevaksi lähestymistavaksi valtaosin projektiluonteiseen tuotantoon keskittyvässä rakennusteollisuudessa. ei ole kuitenkaan mitään syytä, miksi Leanin perusfilosofia ei voisi olla hyödyksi myös siellä. Usein törmää ajatteluun, että Lean Construction edellyttää tiettyä urakkamuotoa. Lean ajattelu lähtee yksinkertaisesti hukan minimoinnista ja arvon maksimoinnista asiakkaalle, muistuttaa Lean Construction institute Finlandin asiantuntija Lauri Merikallio. kuten Lean Managementissa yleensäkin, Lean Construction ajattelu pyrkii virtaviivaistamaan prosesseja, jotka huonontavat rakennustoiminnan laatua, kustannuksia tai aikaraameja. Vaikka perusfilosofia on sama, on Lean ajattelun soveltamisen otettava huomioon rakennusalan omat erityispiirteet ja haasteet. Toimitusketjut palvelemaan kokonaisuutta
ILMOITUSLIITE LEAN MANAGEMENT 11 tointia, asiakastietojärjestelmää sekä myymälöiden uudistamista. Kun kokonaispalveluratkaisuja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa, saavutetaan suurimmat hyödyt. Näin voimme tuottaa parasta mahdollista palvelua seitsemänä päivänä viikossa vuorokauden ympäri. kea tekee, ja eri sopimusten intressit saattavat olla toisilleen jopa täysin vastakkaisia. Avainasemassa on saada koko toimitusketju pitkäjänteiseen yhteistyöhön. Lean-ajattelun avulla kaikki osapuolet saadaan keskittymään itse tuotantoprosessiin, Merikallio tiivistää. Lean Construction mahdollistaa rakennusalan kehittymisen informaatiovirtojen hallitsemisessa. Tuotannon johtamisen kehittämiseen ei ole panostettu samalla tavalla kuin menetelmien kehittämiseen. Rakennusalalla hinnoittelu perustuu pääsääntöisesti kustannukset plus kate -ajatteluun, jossa intressit kiinnittyvät enemmän katteisiin. Ei siis riittävästi pyritä hiomaan omia ja yhteisiä prosesseja ja toimintatapoja kustannusten alentamiseksi koko tilaus-toimitusketjussa. On tärkeää, että taloa tai kauppakeskusta suunnitellessa keskitytään asiakkaan toiveisiin ja eri osapuolten koordinointiin. Itse tuotantoprosessiakin päästään näin suunnittelemaan heti alusta lähtien, Merikallio huomauttaa. Jos yritys A osaa ostaa hyvin, maksaako yritys B kustannukset? kuvat: Reijo Ruponen Lean Construction on hyvä keino tarkentaa ja tehostaa varsinkin monimutkaisten rakennusprojektien hallintaa ja läpivientiä. Maailmalla on jo paljon esimerkkejä suurista, läpiviedyistä Lean Construction -metodeja hyödyntäneistä projekteista, ja Suomessa kiinnostus sitä kohtaan on heräämässä. Vaikka termi on uusi, ovat useat suomalaisetkin yritykset pyrkineet panostamaan Leanin mukaisiin toimintatapoihin, kuten läpimenoaikojen nopeuttamiseen ja toimitusvarmuuden parempaan hallintaan. Lean-toiminnan myötä esimerkiksi suhdanneherkkänä alana pidetty asuntorakentaminen saa toimintaansa uutta varmuutta huonojen aikojen edellä. Yritykset, jotka ovat pisimmällä Lean Construction -ajattelussa, selviävät parhaiten suhdannevaihteluista. Vaikka Suomessa ollaan joskus skeptisiä Lean-ajattelun sopivuudesta rakennusalalle, on tutkimisen arvoista, kuinka joku valmistavan teollisuuden toimija on saanut pienennettyä tuotteen läpimenoajan 70 päivästä viiteen päivään, Merikallio muistuttaa. Toimitusketjun hallinnalla lisää tulosta parempaa palvelua Toimitusketjun hallintaa voidaan parantaa lisäämällä kustannustehokkuutta. Samalla yrityksen reagointiketteryys ja asiakaspalvelu kohenevat. Teksti: Päivi Remes Talouden globalisaation myötä toimitusketjut ovat pidentyneet ja monimutkaistuneet. Samaan aikaan toimitusketjun hallinnan strateginen merkitys on kasvanut. Hankinta-alueet ovat yhä kauempana ja toimitusketjut yhä pidempiä, kun koko maapallo on logistiikkakenttänä. Tämä merkitsee riskien kasvua ja toisaalta kasvavaa työmäärää ja bisnestä. Reagointivalmius tulee yrityksissä olla aktivoituna vuorokauden ympäri ja tavaravirran kulkea niin, että kokonaistilanne on jatkuvasti hallinnassa, alustaa Suomen Ostoja Logistiikkayhdistys LOGY ry:n toimitusjohtaja Mikko Melasniemi. Toimitusketjun hallinta tulee sitoa yrityksen ylimmän johdon strategiasuunnitteluun. Toimitusketjun hyvä hallinta parantaa tehokkuutta ja tuo kilpailuetua sekä uusilla että olemassa olevilla markkinoilla. Ajantasaisiin faktoihin perustuva toimitusketjun johtaminen tehostaa parhaimmillaan toimitusketjun eri osapuolten - toimittajien, jakelijoiden, alihankkijoiden ja liikepartnereiden - yhdistämistä ja koko ketjun tehokasta hallinnointia. Kun pystytään lisäämään ja yhtenäistämään kaikkien osapuolten välistä kommunikointia, kustannukset laskevat, myynti lisääntyy ja asiakaspalvelu tehostuu. Myynnin toinen puoli on ostaminen. Hankintatoimelle pitää asettaa samanlaiset tavoitteet, mittarit ja suoritepalkkausjärjestelmät kuin myynnillekin. Kehittämällä ostotoimintaa faktoihin perustuen yrityksen tulos kasvaa huimasti, sanoo toimitusjohtaja Pekka Räisänen Logisticar Oy:stä. Tietotekniikan avulla huipputyökalut Toimitusketjun hallinnan kehittäminen tulisi yrityksissä jo automaattisesti yhdistää tietojärjestelmien kehittämisprojekteihin, jotta johto ja työntekijät saavat kunnon työkalut. Meillä aletaan ymmärtää toimitusketjun hallinnan merkitys sekä yrityksissä että oppilaitoksissa, mutta kokonaisvaltaisia tutkimuksia sen merkityksestä esimerkiksi kansantalouteemme puuttuu, Melasniemi sanoo. Kunnon ohjausraportointi-työkalut ja Ostoprosessin tehostamisella minimoidaan tilauksen ja toimituksen välinen viive ja nopeutetaan tuotekehitystä. riittävä käyttökoulutus ovat sekä myyntiettä ostotyöntekijälle välttämättömät. Ilman niitä on turha vaatia huipputuloksia. Meillä on aivan liian vähän osaamista ostopuolella, Räisänen toteaa. Palapelin hallinnan tehostusta Perinteinen kolmikanta-määrittely logistiikan osalta ei ole muuttunut: tarvitaan raaka-ainetta, joka toimitetaan tuotantolaitokseen. Valmis tuote ohjataan loppumarkkinalle. Kysymys kuuluukin, kuinka pitkän matkan valmistukseen tarvittavat eri osat kannattaa kuljettaa yhteen valmistusyksikköön. Toinen kysymys on, miten kaukana valmistusyksikkö voi sijaita loppumarkkinasta. On totta, että jossain määrin ollaan palattu lähituotantoon sekä erilaisiin koontiyksiköihin. Oleellista on kokonaisuuden hallinta. Mitä tulee tietää, missä muodossa tämän tiedon tulisi olla, jotta voidaan maksimoida toimitusketjun ohjaus? Yrityksissä joudutaan myös pohtimaan työvoiman saatavuutta ja sitä, mille markkinaalueille logistiikkapanostuksia kannattaa suunnata. Vihreän logistiikan haasteet EU:n hiilidioksipäästöjen vähennysvaatimuksia koskevat päätökset asettavat kovat haasteet logistiikalle. Vihreä logistiikka kulkee onneksi käsi kädessä kustannustehokkuuden kanssa. Yhteistoiminnan kehittäminen eri sidosryhmien välillä lisää kustannustehokkuutta ja rasittaa vähemmän luontoa. Yksi oleellinen yhtälö olisi katkaistava. BKT:n kasvu on kulkenut käsi kädessä kuljetussuoritteen kasvun kanssa. Päästötavoitteisiin pääseminen edellyttää toimenpiteitä logistiikan lisäksi monilta muiltakin osapuolilta ja toimitusketjun hallinnalta. Logistiikan perustavoite eli minimiresursseilla maksimitehokkuuteen, on kuitenkin nyt todella suurennuslasin alla. Läpinäkyvyyttä varaston hallintaan Tavaraa tulee kuljetella minimaalisesti. Sen tulee olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan ilman, että se seisoo väli- tai varmuusvarastossa. Oleellista on saada nopeasti ja helposti ajantasaista tietoa varastotilanteesta, keskihinnasta ja tavarantoimittajista. Jos kuivin jaloin haluaa taantumasta selvitä, niin rahaa tehdään hyvin hallitulla ostohankinnalla, Räisänen vinkkaa. Hankintatoimen osaamista kannattaa kehittää yhdessä kaikkien toimitusketjun osapuolten kanssa, Melasniemi lisää.
12 lean management ilmoitusliite Suurten asiakkaiden antama vinkki lähteä mukaan Six Sigma ajatteluun teki yrityksestä luonnollisen, integroidun osan suurempaa tuotantoketjua. Miten nordic Lights suhtautuu omien alihankkijoidensa tilanteeseen? onko vinkkejä valutettu alaspäin? kyllä. Tavoitkahden menetelmän fuusio KuVAT: nordic LIGHTS TeksTi: Fredrik eriksson Six Sigma on laadunvalvontaohjelma, jonka juuret löytyvät tilastotieteen maailmasta. karkeasti ottaen se voidaan kuvailla tilastotieteellisenä menetelmänä mitata sitä, millä kohtaa tuotantoprosessia virheitä syntyy. näin eliminoidaan ongelmat ja niiden syyt. Tämä luo vuorostaan tehokkaampia prosesseja, alempia kustannuksia ja tyytyväisempiä asiakkaita. ajatuksena on pienentää ensivirheiden lukumäärää ja vähentää inhimillisiä virheitä tavaroiden ja palveluiden kehityksessä. hyötyä muodostuu säästöistä, joita kertyy kun virheet pystytään korjaamaan varhaisessa vaiheessa. Six Sigma on kansainvälisesti tunnustettu parannusmenetelmä, joka soveltuu kaikkiin toimintoihin perinteisestä teollisuudesta ja palveluntuotannosta aina puhtaisiin hallinnollisiin prosesseihin. hierarkia kamppailulajeista käsite Six Sigma syntyi 1980 luvulla, Motorolan patentoidessa oman Six Sigma mallinsa asiaankuuluvine sertifikointeineen. Six Sigma laadunvalvontaohjelmassa kouluttautunut yksilö voi saada keltaisen, vihreän, ruskean tai mustan vyön. Muitakin asteita löytyy, mutta keskeistä menetelmässä on se, että koulutetuilla on kohtalaisen voimakas hierarkinen rakenne. Japanilaisista kamppailulajeista omaksuttu arvomääritys tulee Six Sigman historiallisesta taustasta, joka juontuu Japanin ii maailmansodan jälkeiseen teolllisuuteen. nimi Six Sigma tulee kreikan kirjaimesta, jota käytetetään kuvaamaan hajonnan keskipoikkeamaa, joita menetelmään on valittu kuusi (six). Viime aikoina on käyty yhä tiivimpää keskustelua Lean Managementin ja Six Sigman yhdistämisestä. Suuryrityksillä usein erinomaisesti toimiva Six Sigma saattaa olla liian jäykkä soveltuakseen pienempiin yrityksiin. kritiikkiä on herättänyt myös sen ongelmallinen istuttaminen jo vakiintuneisiin organisaatiokulttuureihin. Tästä johtuen moni yritys valitsee nykyään eräänlaisen Lean tuotannon ja Six Sigman fuusion. kotimainen esimerkki Hyötyä muodostuu säästöistä, joita kertyy, kun virheet pystytään korjaamaan varhaisessa vaiheessa. Tasaisen hyvää kasvua viime vuodet tehnyt teollisuusvalaisinten tuottaja herrman oy ab:n nordic Lights kuuluu suomalaisiin yrityksiin, jotka ovat omaksuneet Six Sigman yhdistäen sen Leantuotantoon. Yhtiön it Manager ja Six Sigma Black Beltin haltija, Patrik Haga, kertoo hankkeen taustoista: Toimimme alihankkijana suuremmille yhtiöille, joilta tuli aloite. Me olimme muutama vuosi sitten vielä pieni, kasvava yritys vailla kunnollista strategiaa. Ymmärsimme tuolloin, että olisi hyvä aika ajaa nordic Lights Six Sigma ajatteluun. hagan mukaan edut, kuten parantunut tuotanto, virheiden väheneminen ja tehostettu toiminta, olivat pian selkeät. eräs asia on kuitenkin kohonnut yli muiden: Yhteinen kieli suurimpien asiakkaidemme kanssa on suurin yksittäinen etu. nyt pystymme mittaamaan tiettyjä olennaisia lukuja samanaikaisesti. puhumme samoista asioista Fast Connection auttaa organisaatiotasi kehittymään suhteessa aikaan, laatuun ja kustannuksiin. LEAN-MENETELMäN AvuLLA asiakas saa oikean määrän oikeanlaatuisia tuotteita oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan. Lean-prosessitutkimus kestää tyyppillisesti kaksi viikkoa, jonka aikana kuvaamme prosessin nykytilanteen ja teemme ehdotuksen prosessin kehittämisestä tulevaisuudessa. Miten Sinun organisaatiosi prosessit jaksavat? Soita tai meilaa minulle, niin kerron Sinulle Lean-kehittämisestä lisää. Paavo Helin, p. 040-5010566 paavo.helin@fastcon.fi teenamme on saada alihankkijat mukaan prosessiin. Jonkin verran olemme jo panostaneet omia resurssejammekin, mikäli olemme havainneet selkeitä virheitä alihankkijan tuotannossa. Toistaiseksi suurimmat panostukset tehdään kuitenkin vielä oman talon sisällä. olemme itsekin edelleen oppimisvaiheessa.
kehitä ohjausta - keskity olennaiseen TeksTi: Fredrik eriksson ilmoitusliite lean management 13 Lean ajattelu mielletään usein yksinomaan tuhlauksen minimoivaksi malliksi, joka yhdistetään kustannustehokkuutta parantaviin leikkauksiin. Tämä näkemys on liian mustavalkoinen. Lean ei edusta ainoastaan laihdutuskuuria, vaan pyrkimystä toteuttaa parhaalla mahdollisella tavalla koko tuotantoketju. Lean mallin tavoitteena on kaiken turhan eliminointi ja tuotannon läpimenoaikojen nopeuttaminen. Jokaisen tuotantovaiheen jokaisen aktiviteetin on tuotettava lisäarvoa. keskeistä Lean tuotantomallissa on Just in Time, jolla tarkoitetaan oikeiden raaka aineiden, osien ja komponenttien saatavuutta koko tuotantoketjussa oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Yhä enemmän yksilöllisyyteen perustuva kysyntä on ajanut valmistajat toimittamaan alati kasvavan määrän tuotevariaatioita. Tämän myötä tuotannon monimuotoisuus kasvaa ja eräkoot pienenevät mikä lisää joustavuuden tarvetta. Samanaikaisesti kasvavat vaatimukset virheettömyydestä ja nopeudesta. on myös huomioitava kysynnän muutokset markkinoilla, eli signaalit asiakkailta toimittajille. vaatimusten palapeli KuVA: KIMMO BRAnDT Tuotannon monimuotoisuus kasvaa ja eräkoot pienenevät mikä lisää yritysten joustavuuden tarvetta. Tietojärjestelmäpalveluiden toimittaja voi tuoda tullessaan tietojärjestelmien lisäksi myös hyviä toimintatapakäytäntöjä, sanoo Bodil Granskog. Toiminnanohjauksen tietojärjestelmän tuleekin tukea useaa ohjaustapaa palvellakseen koko käyttäjäorganisaatiota, toteaa vanhempi konsultti Olli Kanerva. Toimintamalleja ja prosesseja tulee kehittää tehokkaan markkinoiden vaatimusten mukaisesti. kustannustehokkuuden, joustavuuden ja asiakaskeskeisyyden optimaaliseen hallintaan tarvitaan hyviä toimintamalleja sekä vankkaa tietojärjestelmien tukea. Yrityksen kannalta turhan järeän tietojärjestelmän rakentaminen ja ylläpito on raskasta sekä talouden että henkisten resurssien käytön kannalta. Unohdettuaan toimintatapojen jatkuvan kehittämisen voi valmistaja löytää itsensä tilanteesta, jossa markkinoiden kysyntä vaihtelee voimakkaasti, mutta tuotanto muistuttaa jäykkyydessään T Fordin ajoista. Yhä useampi yritys päättää nykyään kehittää toimintaprosessejaan yhdessä uuden tuotannonohjauksen tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin kanssa. Tietoenatorin Bodil Granskogin kokemuksen mukaan ongelmat alkavat kasaantua, kun perusasiat eivät ole kunnossa. Toiminta oikkuilee, jos yrityksessä tietojärjestelmien käytön hallintatavat ovat liian jäykkiä. Silloin tilanteesta on otettava jämäkkä ote, katsottava koko prosessi uudestaan alusta loppuun, ja luotava kattava kokonaiskuva. Tämän jälkeen voidaan suorittaa tarvittavat toimenpiteet. ohjausmallit tilanteen mukaan Yritykset ovat yksilöitä. kahta samanlaista ei ole. kuitenkin suomalaisia tuottajia yhdistävät usein pienet tuotantovolyymit ja laaja variaatioiden määrä, ja sitä kautta tarve ketteryyteen. Pitää elää hetkessä ja kyetä reagoimaan muutoksiin markkinoilla. Lean malli puhdasoppisesti toteutettuna sopii parhaiten toistuvaan tuotantoon. Lisäksi yritykset pyrkivät soveltamaan agilityajattelua, joka tuo Lean malliin tarvittavaa joustavuutta. Tyypillistä on myös, että yhdessä yrityksessä on tarve hallita monella tavalla toimivia toimitusprosesseja. Tilanne KuVA: MAuRI RATILAInEn pyritään hallitsemaan ns. moniohjauksella, jossa erityyppisesti käyttäytyviä tuotteita varten suunnitellaan eri ohjausmallit. Toiminnanohjauksen tietojärjestelmän käyttöönotto on investointi, jolle on syytä asettaa selkeät tavoitteet. ensimmäiset mitattavat taloudelliset tulokset näkyvät tyypillisesti muutaman kuukauden kuluttua käyttöönotosta. Toiminnan kehittämisen tulisi olla jatkuva prosessi, johon sisältyy määräajoin tarvittavaa koulutusta, toimintatapojen uudelleensuunnittelua ja toimintatapojen muutosten toteuttamista. Toiminnanohjauksen tietojärjestelmän pitää tukea toiminnan jatkuvaa kehitystä, eikä jarruttaa sitä. HAnnu LuKIn REMy 2002 PaRas hyöty JuRIdIIkasta saadaan tiiviillä yhteistyöllä Juha Regelinin mielestä paras hyöty asianajotoimiston työstä saadaan, kun juridiikka on lähellä asiakasyrityksen ydintoimintaa ja strategiaa. ASIANAjOTOImISTO RegelIN & SIpONeN Oy:n tavoitteena on, että asiakasyrityksen sisään viedään osaamista, jota siellä ei ole aikaisemmin ollutkaan. Voisi jopa puhua ulkoistamisen vastakohtana sisäistämisestä. Keskeiseksi kysymykseksi tällöin nousee asianajotoimiston asema yrityksen arvoketjussa. perustasolla asianajotoimiston rooli on ottaa huomioon pakottava lainsäädäntö ja vakioida tyypilliset menettelytavat. Tällöin tiedostetaan merkittävimmät oikeudelliset riskit. Seuraava taso on suunnitelmallinen kehittäminen, jossa juridiikan rooli ymmärretään laajemmin liiketoiminnan osaksi: oikeudellisia riskejä tunnistetaan ja hallitaan aktiivisesti ja yrityksen avainhenkilöiden tietotaitoa kasvatetaan. Regelin & Siposella toivotaan, että tästä noustaisiin vielä askel ylöspäin asianajotoimiston ja asiakkaan yhteistyössä. Kun juridiikka tulee osaksi yrityksen strategiaa, sillä pyritään hakemaan liiketoiminnallisia etuja ja hyödynnetään aktiivisesti oikeudellisia seikkoja. Seurataan jatkuvasti lainsäädäntöä ja omalla liiketoiminta- alueella tapahtuvia muutoksia ja pyritään vaikuttamaan näihin muutoksiin. Näin voidaan käyttää hyväksi oikeudellisia epäjatkumokohtia ja lainsäädännön tarjoamia mahdollisuuksia esimerkiksi verotuksessa tai sopimustilanteissa, toimitusjohtaja juha Regelin kertoo. tuotteistettuja palveluita Uudella ja innovatiivisella tavalla yritystoimintaan suhtautuva asianajotoimisto haluaa tuoda oman ydinosaamisensa, juridiikan, lähelle asiakkaan liiketoimintaa. Heillä on vahva kokemus sekä asianajotyöstä että muustakin yritystoiminnasta. Tarjoamme uusia tapoja käyttää juridiikkaa hyväksi ja hallita sekä käyttää hyväksi liiketoimintaan liittyviä oikeudellisia riskejä. Olemme tuotteistaneet palveluitamme. Kykenemme näin myös antamaan asiakkaalle kilpailukykyisen ennakkoarvion sekä palvelun kestosta että hinnasta, Regelin kertoo. Yrityksissä on usein suppea käsitys siitä, mitä juristit tekevät. Heidät nähdään vain riitatilanteiden ratkaisijoina. Kuitenkin Asianajotoimisto Regelin & Siposenkin tuotevalikoimassa riitojenratkaisu on vain pieni osa kokonaisuutta: riskienhallinta, velkojien suoja, juridinen kumppanuus ja lisäarvopalvelut sekä juridiikka strategian tukena -liiketoiminta - alueet ovat vähintään yhtä tärkeitä. Kaikilla osa-alueilla asiakkaan strategian pitäisi toimia pohjana juridiselle työlle. meidän pitää ymmärtää asiakkaan strateginen ajattelu, jotta juridisesta palvelusta saadaan irti paras mahdollinen hyöty. mitä lähempänä olemme asiakasta, sitä paremmin pystymme palvelemaan ja sitä suuremman hyödyn asiakas saa, Regelin toteaa. www.rslaw.fi
14 LEAN MANAGEMENT ILMOITUSLIITE Viestinnällä pääsee pitkälle strategian johtamisessa kuva: Elina Katajamäk Jos työntekijät pääsevät osallistumaan strategian tekemiseen, he sitoutuvat siihen ja strategian toteutus on jo puolivälissä, toteaa organisaatiovalmentaja Seppo Mattila. strategia on organisaatiolle erittäin vaativa. Lean-toimintamallia käyttävä yritys on äärimmäisen tehokas, eikä virhemarginaaleja juurikaan ole. Siksi yrityksen täytyy tunnistaa liiketoimintansa eri prosessit ja käydä läpi, miten kunkin prosessin tulisi toimia, jotta strategia toteutuisi. Strategia pilkotaan käytännöksi jokaisen prosessissa toimivan henkilön näkökulmasta, organisaatiovalmentaja ja toimitusjohtaja Seppo Mattila QL Laatutoiminta Oy:stä kertoo. Prosessien kuvaamisen myötä työntekijöille tulee ymmärrys siitä, miksi oma työ on merkityksellinen strategian kannalta ja miten eri prosessit liittyvät toisiinsa. Kaksisuuntaiseen johtamisdialogiin kuuluu myös se, että johto saa työntekijöiltä palautetta siitä, oliko strategia työntekijän kannalta toimiva. Kun henkilöstö otetaan mukaan strategiatyöhön sekä rakennetaan ymmärrystä, tuetaan pärjäämistä ja itsetunnon kehitystä ja johtaminen alkaa viedä asioita oikeaan suuntaan. Johtajien pitäisi käskemällä johtamisen sijaan kysyä henkilöstöltä, mitä johtaja voisi tehdä parempien työolosuhteiden eteen ja miten hän voisi ratkoa ongelmia, jotta työtehtävien tuloksellinen suorittaminen onnistuisi, Mattila kertoo. Kompastuskivenä valtapeli Menestyksen ja strateginen johtaminen Strateginen johtaminen on vakiintunut käsite liiketoiminnan johtamisen ja kehittämisen tarkasteluissa. Käsite saa kuitenkin hyvin monenlaisia sisältöjä riippuen käyttäjänsä taustoista, kokemuksista ja tarkoitusperistä. Eräs käyttökelpoinen tapa pureutua liiketoiminnan keskeisiin kysymyksiin strategisesta näkökulmasta on tarkastella liiketoimintaa menestyksen timanttina. Timantin pääsärmät ovat strategia, johtaminen, osaaminen ja vuorovaikutus. Nämä tekijät ja niiden välinen vuorovaikutus ratkaisevat liiketoiminnan menestyksen pitkällä tähtäyksellä. Strategian avulla yritys hallitsee ulkoisia ja sisäisiä tekijöitä sekä näiden välisiä vuorovaikutussuhteita siten, että liiketoiminnalle asetetut kannattavuus-, jatkuvuus- ja kehittämistavoitteet saavutetaan. Lähtökohtana on ympäristön hallinta: on sopeuduttava ympäristöön, on muokattava ympäristöä ja on vaalittava ympäristöä. On kuitenkin olennaista myös sovittaa oikealla tavalla ulkoiset ja sisäiset tekijät toisiinsa, vuorovaikutus on saatava toimimaan oikealla tavalla. Menestysstrategian saavuttamisessa on kolme haastetta: on pystyttävä luomaan menestysstrategia, on pystyttävä toteut tamaan se erinomaisesti ja on pystyttävä uudistamaan strategia ajoissa. Monet yritysihmiset valittavat vain toteuttamisen, jalkauttamisen vaikeutta. Tässä tapauksessa menestyksen timantin muut särmät, johtaminen, osaaminen ja vuorovaikutus, ovat tylsiä. Ammattimainen strategiatyöskentely ja -prosessi ratkaisevat strategian sisällön laadun sekä organisaation kyvyn, halun ja rohkeuden toteuttaa ja uudistaa strategiaa. Liiketoiminnan johtaminen tarkoittaa teknologian, talouden ja ihmisten johtamista. Viime vuosien johtamiskeskustelujen pohjanoteerauksia ovat olleet väittämät, että ainoastaan ihmisten johtaminen on johtamista. Liike toiminta koostuu aina teknologiasta, taloudesta ja Lean Managementin mukainen strategia on organisaatiolle erittäin vaativa. Sen käytännöksi johtamisessa prosessien kuvaaminen ja viestintä ovat avainasemassa. Teksti: Päivi Piispa Yhden miehen tai naisen yrityksessä strategia on yleensä yrittäjän päässä. Kun hän ottaa toisen henkilön töihin, työntekijän täytyy jotenkin ymmärtää, mitkä tavoitteet ovat ja millä keinoilla päämääriin päästään. ainoa keino on käydä keskustelua tai tehdä strategia ymmärrettäväksi esimerkiksi ohjeiden avulla. Kun siirrytään mikroyrityksistä isompiin yrityksiin, viestinnällinen ongelma kasvaa. Usein työntekijöillä voi olla eri näkemys siitä, mikä yhteisen tavoitteen pitäisi olla tai miten siihen päästään. Jos työntekijät pääsisivät osallistumaan strategian tekemiseen, he sitoutuisivat siihen ja strategian toteutus olisi jo puolivälissä. Lean Managementin mukainen Laadun vaihtelunhallinta on Lean-ajattelussa elintärkeää. Ihmisten ajattelussa ja toiminnassa vaihtelu on suurempaa kuin vaikkapa sarjatuotannossa. Siksi työntekijöiden päämäärätietoisen ajattelun kehittäminen ja motivointi on tärkeää. Kompastuskivinä strategian johtamisessa ovat usein inhimilliset tekijät, kuten heikko itsetunto ja valtapelit. Jos työntekijät kokevat, etteivät he tiedä tarpeeksi tai kykene tehtäviinsä, se vaikuttaa heidän itsetuntoonsa. Usein ihmiset kuitenkin haluavat päteä jossain asioissa, ja he voivat alkaa pönkittää asemaansa esimerkiksi salaamalla tietoa tai käyttämällä kyynärpäätaktiikkaa. Nämä ovat todellisia ongelmia siinä, miksei loppujen lopuksi niin yksinkertainen asia kuten strategian toteuttaminen toimi, Mattila toteaa. Juridisten riskien vähentää kitkaa liiketoiminnassa
ILMOITUSLIITE LEAN MANAGEMENT 15 timantti Juridiset riskit on helpointa hallita silloin, kun juridiikka on mukana sopimusprosesseissa alusta alkaen. Tämä tuo tehokkuutta sopimusprosessiin ja kitkat tomuutta solmittuihin yhteistyö suhteisiin. hallinta ihmisistä, minkä vuoksi myös johtaminen on teknologian, talouden ja ihmisten johtamista ja erityisesti näiden välisten vuorovaikutusten johtamista. Väärinkäsitysten lähtökohta on usein semanttinen: kun management käännetään johtamiseksi ja johtaminen on monelle synonyymi ihmisten johtamisen kanssa, on sekaannusten keitto valmis. Teksti: Päivi Piispa kuva: talentum Osaaminen on kaiken liiketoiminnan menestyksen takana. Osaamisella on monta ulottuvuutta, minkä vuoksi osaamista on lähestyttävä useasta näkökulmasta: 1) Tiedot, taidot, näkemys, halu ja rohkeus, 2) Teknis-taloudellissosiaalinen osaaminen, 3) Osaamisen taso ja kehitys; muutososaaminen, 4) Yksilö ja joukkueosaaminen, 5) Ydinosaaminen ja 6) Vuorovaikutusosaaminen. Organisaation strategisen osaamisen kehittäminen edellyttää kaikkien näiden kuuden ulottuvuuden ymmärtämistä sekä kovaa työntekoa näiden osaamisten kehittämisessä. Oikeudelliset riskit sisältyvät lähes kaikkiin asioihin yritystoiminnassa: henkilöstöön, omistajien keskinäisiin suhteisiin, hallintoon, viranomaissuhteisiin, tuotteisiin ja palveluihin, myyntitilanteeseen ja niin edelleen. Juridiikan näkökulmasta ne riskit, joihin voidaan itse vaikuttaa, ovat helpoiten hallittavissa - toisin sanoen sopimukset ja viranomaissuhteet. Viranomaissuhteiden hoitaminen on suhteellisen itsestään selvää monelle organisaatiolle: tehdään, kuten laki määrää, niin riskit pienenevät. Riskejä voidaan kuitenkin aidosti muokata ja hallita myös sellaisissa tilanteissa, joissa vaikutetaan sopimussuhteessa. Yleensä sopimustilanteessa juristi yhdessä asiakkaan kanssa analysoi tilanteen, luokittelee sopimustyypit ja rakentaa toimintamallin. Tehokkainta riskienhallinta on silloin, jos juristi on mukana sopimusneuvotteluissa ja tarjousten teossa jo alusta asti. Kun sopimussuhteen läpikäyntiin uhrataan aikaa ennen kuin kumpikaan osapuoli on sitoutunut sopimukseen, päästään hyviin tuloksiin riskienhallinnassa. Näin saadaan molempien osapuolien tahtotila kuvattua paremmin ja molemmat ymmärtävät sopimussuhteen tavoitteet. Tämä vähentää kitkaa juoksevassa liiketoiminnassa ja lisää tehokkuutta, asianajotoimisto Regelin & Siponen Oy:n toimitusjohtaja Juha Regelin sanoo. Pitkäaikaisissa sopimuksissa eniten hyötyä Vuorovaikutus on timantin särmistä uusin, mutta sen merkityksen kasvu on kaikkein nopeinta. Yhä monimutkaistuva ja nopeasti muuttuva ympäristö korostaa verkostojen, suhteiden ja vuorovaikutuksen merkitystä. Verkostot ja suhteet ovat tärkeitä lähtökohtia ja resursseja, mutta vuorovaikutus on se toiminta, joka ratkaisee, realisoituvatko verkostot ja suhteet oikeisiin asioihin oikealla tavalla. Vuorovaikutuksella tarkoitetaan perinteisesti ihmisten välisiä vuorovaikutussuhteita, mutta vuorovaikutus on nähtävä laajemmin myös ihmisten ja asioiden sekä asioiden välisinä riippuvuus- ja vuorovaikutussuhteina. Koska liiketoiminta rakentuu kolmen Y:n ympärille, yritys, ympäristö ja yksilö, muodostuu vuorovaikutuksille 5 perusakselistoa: 1) Yrityksen ja ympäristön välillä, 2) Yrityksen ja yksilön välillä, 3) Yksilön ja ympäristön välillä, 4) Yrityksen sisällä ja 5) Ympäristön sisällä. Lisäksi kuudentena ulottuvuutena korostuu perinteinen vuorovaikutuskäsite: yksilön vuorovaikutustaidot. Globalisoituvassa ja polarisoituneessa maailmassa yksilön vuorovaikutustaidot kohtaavat yhä kovempia vaatimuksia. Vaikka uusi teknologia on tuonut vuorovaikutuksille ennen näkemättömät ulottuvuudet, ei teknologia voi koskaan korvata ihmisten keskinäisen kanssakäymisen kommunikointi- ja vuorovaikutustaitoja. Lopullinen koetinkivi menestyksen timantin loistolle on organisaation kyky saada strategia, johtaminen, osaaminen ja vuorovaikutus vahvistamaan toisiaan. Ennen kaikkea vuorovaikutuksen tulisi olla se päädraiveri, liikkeelle paneva voima, joka saa yrityksen timantin loistamaan kilpailijoita kirkkaammin. Mika Kamensky KTM, LJK Kamensky on tehnyt liiketoiminnan, organisaation ja henkilöstön kehittämistyötä lähes 40 vuotta, joista viimeiset 30 vuotta itsenäisenä yrittäjänä. kuva: Asif Akbar Parhaiten sopimusprosessiin panostamisen edut tulevat näkyviin kesto- tai puitesopimuksissa, joissa toimitaan pitkä ajanjakso tietyn sopimuskehikon sisällä. Yksittäisissä tavara- ja palveluhankinnassa se ehkäisee mahdollisia myöhempiä riitoja. Jos yksittäisestä sopimuksesta syntyy pitkäaikainen asiakkuus, toisen sopijaosapuolen tavoitteiden ymmärtämisestä on hyötyä. Yksittäisessä sopimusprosessissa tehokkuus löytyy siitä, että juridiikka otetaan mukaan alusta alkaen. Juristin pitäisi osata kääntää bisnesajattelu sopimuskonseptiksi, Regelin sanoo. Juristin rooli voi ulottua myös siihen, että hän huolehtii sopimuksessa sovittujen asioiden viemisestä käytäntöön asti yrityksen eri tasoilla. Ylimmällä tasolla autetaan toimitusjohtajaa esittelemään asia hallitukselle, johtoryhmätasolla selkeytetään vastuualueet ja tarvittaessa tarkastetaan, että organisaatio on tehnyt ja toteuttanut edellytetyt toimenpiteet, Regelin kertoo. Vahva muutosjohtaja välttää muutosvastarinnan Muutosprosessissa johdon tulee olla määrätietoisesti muutoksen eturintamassa ja aktiivisesti ohjata prosessia. Lisäksi tarvitaan selkeät, mitattavat tavoitteet ja kyvykkäimmät henkilöt avaintehtäviin. Teksti: Päivi Remes Muutoshankkeiden koetaan usein tuovan ylimääräistä kuormaa johdolle ja lisää jännitteitä organisaation sisälle. Vaikka muutoksen läpiviemisen perusperiaatteet ovat yksinkertaiset, ne jäävät siitä huolimatta usein tekemättä. Siksi monet muutosyritykset epäonnistuvat. Laajempi muutosvastarinta on merkki siitä, että joissakin muutosjohtamisen tärkeimmissä käytännöissä on tingitty. Järjestelmällisellä lähestymistavalla ja vahvalla johtamisella muutosvastarinta on ennaltaehkäistävissä, sanoo Tuomas Rinne Boston Consulting Groupista Muutos alkaa ylimmästä johdosta Onnistunut muutoksenhallinta lähtee ylimmän johdon halusta ja määrätietoisesta päätöksestä tehdä muutos. Ensimmäinen askel on määrittää mitattavat, huolelliseen tilanneanalyysiin perustuvat tavoitteet. Usein tavoitteet eivät ole riittävän konkreettisia ja ylin johto toimii turhan etäällä päivittäisistä muutoshaasteista, Rinne toteaa. Avainhenkilöt on tunnistettava ja sitoutettava heti alusta pitäen. Kyvykkäimmät ja muutokselle valmiit henkilöt tulee nimetä keskeisiin tehtäviin ja heille tulee antaa riittävästi vastuuta. Ylimmällä johdolla on tarvittaessa jo muutoksen alkumetreillä oltava valmiudet myös muuttaa ydinporukan kokoonpanoa. Päätöksissä on oltava rohkeutta nostaa uusia nimiä vanhojen ohitse. Liian usein kipeitä päätöksia vältellään ja päädytään toimimaan aikaisempien kaavojen mukaisesti. Hallittavan kokoisina osina kuva: mark daniel Muutoshanke kannattaa jäsentää hallittavan kokoisiin osiin. Näiden suunnitteluun tulee ottaa organisaatiota laajasti mukaan. Kun ratkaisut rakennetaan yhdessä, luodaan toimintaympäristö, jossa muutosvastarinnan syntyminen voidaan ennaltaehkäistä. Tavoitteita on usein syytä tarkentaa sen jälkeen, kun ratkaisut on ensin yhdessä konkretisoitu. Tämä ei missään nimessä tarkoita alkuperäisistä tavoitteista lipsumista vaan pikemminkin päinvastoin. Tarkemmat tavoitteet kohdistavat huomion vieläkin paremmin muutoksen pääseikkoihin, Rinne korostaa. Säännöllinen seuranta ja väliaikatiedot ovat tärkeitä muutoksen toteutuksessa. Avainhenkilöt vastaavat, että yhdessä sovitut toimenpiteet tehdään ja ne tuottavat tavoitellut tulokset. Muutosta on seurattava säännöllisesti mittareiden avulla. Tämä luo johdolle työkalut tehdä korjaavia päätöksiä. Nopeat ensimmäiset tulokset ja jatkuva viestintä vahvistavat organisaation uskoa ja sitoutumista muutoksen aikaansaamiseen.
16 lean management ilmoitusliite