Tilannetietoisuus läpinäkyvyys antaa välineet parempaan palveluun

Transkriptio

1 Tilannetietoisuus läpinäkyvyys antaa välineet parempaan palveluun l Yrityksen kumppanien yhteydenpidon lisääminen Janne Ohtonen, Enterprise Architect, Affecto Finland Oy

2 Yit Yrityksen kumppaniverkosto k Perinteinen Verkosto Alihankkija Alihankkijat Toimittaja Yritys Oy Toimittajat Asiakkaat Asiakas Nykyään ei voida puhua enää yksittäisistä kumppaneista, vaan kokonaisista kumppaniverkostoista. Silti monet yritykset toimivat edelleen perinteisin keinoin.

3 Perinteinen i tilannetietoisuus t i Projektin johto-, ohjausryhmä ja projektipäälliköt tietävät projektin tilanteen yleisellä tasolla. Tuotanto tietää kuitenkin projektin yksityiskohtaisen tilanteen, eikä viesti aina välity projektin vetäjille. Seurantajakso (esim. projektipalaverit) vaikuttavat ohjaavien toimenpiteiden tekemisen ajoitukseen. Hitaat ja suuret dokumenttikirjastot, joissa paljon tietoa (vaikea päivittää ja löytää asioita). Yrityksen kumppaneilla ei ole yhteyttä toisiinsa.

4 Uusi tilannetietoisuus t i Tieto jatkuvasti ajan tasalla ja saatavissa. Helpot välineet tiedon tulkitsemiseen ja ymmärtämiseen. Läpinäkyvyys edesauttaa todellisen tilanteen hahmottamista. Dokumentaatio on aina kaikkien saatavilla nopeasti ja sitä on helppo käsitellä Ei verkkolevyjä ja ohjeistoja, j vaan prosessikarttoja ja tilakone - tyyppistä toimintaa. Kumppaniverkosto osallistuu yrityksen toimintaan ja tuottaa sitä kautta lisäarvoa yritykselle.

5 Yhteydenpito perinteisin i i keinoin i Sovitut yhteyshenkilöt Sovitut yhteydenottotavat ja ajat Viestintä formaalista ja monesti hieman tilanteesta jäljessä Viestinnässä ei ole läpinäkyvyyttä epäselvyyksiä Yrityksen kumppanit eivät ole välttämättä tietoisia toisistaan. Epävarmuus viestinnässä voi heijastua monenlaisina ongelmina projekteihin.

6 Yhteisöllinen tapa viestiä liiketoiminnassa i i Viestinnästä tulee interaktiivista, osallistuvaa niin että jokainen voi antaa oman panoksensa yhteisen päämäärän puolesta. Käyttäjät otetaan mukaan tietojärjestelmän kehittämiseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Läpinäkyvyys sekä reaaliaikaisuus ovat mukana viestinnässä kokonaisvaltaisesti. Tavoitteena tiedonjakaminen ja helppo ymmärrettävyys helpottaa projektien toimintaa Tieto ja viestintä voidaan jakaa pienempiin osiin, jolloin vältytään suurilta väärinkäsityksiltä ja asian vierestä keskustelemiselta

7 Keinoja yhteydenpidon lisäämiseen i Portaalit kokoavat tiedon yhteen paikkaan. Keskustelupalstat mahdollistavat keskustelun tietystä aiheesta, tietyssä paikassa. Wikit eli itsemuokattavat tietokirjastot: Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Wikipedia Dynaaminen dokumenttienhallinta suoraan käyttäjän koneelta (HTML muodossa) Pikaviestintä, ruudunjakaminen, telekonferenssit

8 Läpinäkyvä äk ä tehtävienjako Tehtävillä on työmäärä, aikataulu sekä vastuulliset henkilöt. Tehtävien suunnitelmallinen pilkkominen ja joustavat työlistat tarkoittavat nopeaa reagointimahdollisuutta. Tarpeen mukaan voidaan muokata, poistaa ja luoda tehtäviä, vaihtaa vastuuhenkilöitä ja päivittää kaikkia tehtävään ää liittyviä iä tietoja. t Linkitys tehtävienjaon ja tietopääoman välillä. Prosessit tukevat tietopääoman kasvattamista tehtävien ohella. Asiakas tietää koko ajan on-line missä vaiheessa toimittajalla ollaan.

9 Projektihallinnan näkymät Aikataulut Resurssit 01/ 02/ 03/0 04/ 8 05/ 06/ 07/ / 09/ 10/0 11/ 8 12/ 700h Toteutunut kuormitus 600h Määritte ly 500h 400h infratyöt infratyö t testausi Tilanne Määrittely- 300h TILAUS h työ h projektinhallinta Riskit Tiedolla itsellään ei ole arvoa ilman mahdollisuutta sen tulkintaan ja sitä kautta ymmärtämiseen.

10 Tuotantoprosessin näkymät Määrittely Dokumentaatio Suunnittelu Toteutus Testaus Affecto 2007 Tilannetieto jatkuvasti saatavissa on-line.

11 Läpinäkyvyys antaa välineet parempaan palveluun Push-tiedosta ON-LINE Pull-tietoon

12 Keskustelua, kysymyksiä k ja kommentteja kiitos! janne.ohtonen@affecto.com