Ohjausryhmätyö verkkoprojekteissa Vierityspalkki.fi- aamiaisseminaari Bläk pe Isäntä: Sininen meteoriic
Ohjelma 8.30-9.00 Aamupala 9.00-9.10 Avauspuheenvuoro: Karoliina Luoto 9.10-9.25 Ohjausryhmätyön opit I TyC Hallavo, Sininen MeteoriiC 9.25-9.40 Ohjausryhmätyön opit II Minna Hämäläinen, Metsäteollisuus ry 9.40-9.55 Ohjausryhmätyön opit III Ari NuuQnen, Sofigate Tampere 9.55-10.10 Ohjausryhmätyön opit IV Tarja Hopeakangas, Itella Oyj 10.10-10.20 Tauko 10.20-10.50 Paneelikeskustelu: Miten ohjausryhmät saadaan toimimaan? kysymyksiä ja kommen?eja myös yleisöltä 10.50 Johtopäätökset 11.00 Tilaisuus päätyy
TyC Hallavo, Sininen meteoriic
Ohjausryhmätyö verkkoprojekteissa Vierityspalkin aamiaisseminaari Tytti Hallavo
Sininen Meteoriitti Verkkopalveluiden ja tietotyön asiantuntija Tavoitteenamme on olla Suomen paras SharePoint-osaaja Perustettu 2001 Työntekijöidensä omistama Liikevaihto 8,2M, voitollinen Lähes 100 työntekijää Toimipisteet Helsingissä ja Jyväskylässä Asiakastyytyväisyys huippuluokkaa Meteoriitin NSAT-tulos Microsoftin asiakastyytyväisyyskyselyssä 190 / 200 Konsultointiprojektien keskiarvo: 9.19 / 10.00
Ohjauksen jatkuvuus läpi elinkaaren Valmistelu, asettaminen Tavoitteet, ROI, Budjetointi, vastuut Asiakkaan hanke Käyttöönotto, ylläpito, jatkokehitys Projektitoimitus Toteutus Suunnittelu Käyttöönotto
Sudenkuopat Projekti luovutetaan hankinnan tehneiltä projektiryhmälle ilman jatkuvuutta Ohjausryhmässä ei (todellista) päätösvaltaa Ohjausryhmätyöstä lipsutaan kun projekti etenee hyvin (!) Ohjausryhmätyötä yritetään tehdä vain sisäisesti Projektinaikaisiin muutoksiin ja/tai jatkokehityksiin ei ole varauduttu Päädytään toteuttamaan susi tai rakentamaan Iisakin kirkkoa...
Sitoutuminen Tavoitteet ja reunaehdot sekä ohjauskulma kirkkaaksi ennen projektia; kriittiset menestystekijät. Mitä hyötyjä projektin tuotokselta odotetaan? Aikataulu / budjetti / laajuus&laatu Tuotoksesta vastaavat päättäjät ohjausryhmään alusta asti Sisäinen projekti = 3x ulkoinen projekti Viestintä, viestintä, viestintä Punainen lanka tavoittesiin Projekti osana isompaa road mapia; scope, aikataulu
Minna Hämäläinen, Metsäteollisuus ry
Ohjausryhmätyön opit Kehityspäällikkö Minna Hämäläinen Metsäteollisuus ry
11 Metsäteollisuus ry edustaa lähes sataa metsäteollisuutta harjoittavaa jäsenyritystä Paperin valmistus ja jatkojalostus Sellun valmistus Kartongin valmistus Metsäteollisuutta ja siihen liittyvää toimintaa Suomessa harjoittavien yritysten edunvalvontajärjestö Sahateollisuus Levyteollisuus Minna Hämäläinen Puusepänteollisuus ja muu puutuoteteollisuus
12 Johtotähtenä jäsenistön etu Suuryrityksiä ja PKT-yrityksiä Sekä maailman suurimpia alan yrityksiä että suuria paikallisia yrittäjiä Työvoima- ja pääomavaltaisempaa Sellu- ja paperiteollisuutta sekä puutuoteyrityksiä Minna Hämäläinen
13 Ohjausryhmä Mahdollistaa projektin Huolehtii, että se täyttää tehtävänsä Huolehtii sen jatkosta Minna Hämäläinen
14 Teesi 1: Oikeat henkilöt ohjausryhmään! Minna Hämäläinen Oikeat henkilöt takaavat Johdon tuen Resurssit Projektia ohjataan oikeaan suuntaan Ohjaus kohdistuu oikeaan asiaan Muutokset toteutetaan luonnollisesti Projekti ja sen lopputulokset kiinnostavat Ohjausryhmään Projektin sponsori Pari johtotason henkilöä Projektipäällikkö Ohjausryhmän virallisiksi jäseniksi vain asiakasorganisaation edustajia Toimittajalla ei ole päätösvaltaa asiakkaan rahoista tai strategiasta ohjausryhmän pitää pystyä päättämään niistä asioista kokouksissaan Toimittaja voidaan pyytää kokouksiin osaksi aikaa tarvittaessa
15 Teesi 2: Ohjausryhmä seuraa tavoitteiden toteutumista! Projektin tavoitteet määräävät Projektin toimenpiteet Projektin ohjausryhmässä seurattavat asiat ja sen myötä ohjausryhmän kokousten sisällön Eri ryhmien tehtävät Operatiivinen toiminta projektiryhmälle tai vastaavalle Ohjaaminen ja suuntaaminen ohjausryhmälle Minna Hämäläinen
16 Ohjausryhmätyön opit 1. Oikeat henkilöt ohjausryhmään 2. Ohjausryhmä seuraa ja ohjaa sovittujen tavoitteiden pohjalta Minna Hämäläinen
Tarja Hopeakangas, Itella
Ohjausryhmätyö verkkoprojekteissa -seminaari Tarja Hopeakangas 19 Internal
Itella lyhyesti Palvelut Päivittäiset postipalvelut Taloushallinnon prosessit Palvelulogistiikan ratkaisut Liikevaihto / liiketoimintaryhmä Liikevaihto 1 900 milj. euroa Toimintaa 12 maassa Kansainvälisen liikevaihdon osuus 33 % 28 % 58 % 14 % Viestinvälitys Informaatio Logistiikka Henkilöstö 27 500 20 Internal
Ohjausryhmätyön opit IV Ohjausryhmätyöskentelyn haasteita Projektit ovat entistä monimutkaisempia Scope tavoitteet, tuotokset, rajaukset ja vaatimukset liittymät muihin projekteihin liittymät ulkoisiin toimijoihin esim. palvelun tuleva ylläpito kustannusten jako riskit todennäköisyys ja vaikutus varautuminen muutostenhallinta Monitoimittajaprojektit vastuunjako Moniprojektit, hankkeet ja ohjelmat ohjausryhmien keskinäiset roolit 21 Internal
Ohjausryhmätyön opit IV Ohjausryhmätyöskentelyn haasteita Uudet, ketterät menetelmät vähän kokemusta toimittajilla ja omalla organisaatiolla vanhat toimintamallit sopivat huonosti Projektien läpimenoaikojen lyhentäminen projektien pilkkominen ja vaiheistaminen kokonaiskuvan hallinta 22 Internal
Ohjausryhmätyön opit IV Onnistumisen edellytyksiä Tuki projektipäälliköille Itellassa Projektit on luokiteltu vaativuustason mukaan A (erittäin haastava) B (normaali) C (kevyt) Projektinhallintamalli yhteinen tapa tehdä projekteja dokumenttipohjat projektipäällikön muistilista esiselvitys, suunnittelu, toteutus, arviointi ja päättäminen Muuta projektityöskentelyn verkkokurssi 23 Internal
Ohjausryhmätyön opit IV Onnistumisen edellytyksiä Ohjausryhmän puheenjohtaja projektin omistaja aktiivinen projektipäällikön tuki ja projektin onnistumisen edellytysten varmistaja Ohjausryhmän jäsenet sitoutuminen projektiin resurssien nimeäminen: projektiorganisaatio tiedottaminen Ohjausryhmän kokoukset kokousten varaaminen hyvissä ajoin etukäteen vakioagenda kokousten valmistelu etukäteen vakioraportti projektin edistymisestä sisältää mm. tehdyt päätökset 24 Internal
Ohjausryhmätyön opit IV Onnistumisen edellytyksiä Toimiva ohjausryhmä koostuu henkilöistä, jotka ovat hankkeen sisältöjen ja tavoitteiden kannalta olennaisia joille projektin toteuttaminen on tärkeää, ei ylimääräinen velvollisuus jossa yhdistyy mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus, osaaminen ja verkosto ottaa kantaa hankkeen toteutukseen sekä esittää parannusehdotuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin hyväksyy projektisuunnitelman ja päättää muutoksista, valvoo projektin toteuttamista, hyväksyy projektin tuotokset 25 Internal