Liikenteen turvallisuusviraston Trafin toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti 1.0

Transkriptio

1 Raportti 1 (8) Liikenteen turvallisuusviraston Trafin toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti 1.0

2 Raportti 2 (8) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Teija Uusitalo Luonnos Teija Uusitalo Projektiryhmän kommenttien perusteella tehdyt muutokset Teija Uusitalo Ohjausryhmässä hyväksytty versio Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Tavoite ja sen toteutuminen Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen Aikataulu Työmäärä Kustannukset Projektihallinnon kuvaus Ohjausryhmä Projektiryhmä Asiantuntijaryhmät Laadunvarmistus Riskienhallinta Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet Projektikyselyn tulokset Projektikyselyn tulosten analysointi Projektin päättäminen ja arkistointi... 8

3 Raportti 3 (8) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin Tämä loppuraportti kuvaa Liikenteen turvallisuusviraston Trafin toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Asiakkaan toimialariippumattomien icttehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunnitelluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron suunnitellussa aikataulussa alittaen suunnitellut työmäärät ja kustannukset. Projektissa ennen vastuunvaihtoa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 4 pistettä asteikolla 5 (erinomainen) 1 (heikko). Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä uusimalla as is -vaiheen lopussa kysely.

4 Raportti 4 (8) 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe Alustava projektisuunnitelma Kartoitusvaihe Siirrettävät kohteet Määrittelyvaihe Siirtosopimus Siirtovaihe Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä Asiakas 64,3 60 Valtori 50,6 36 Yhteensä 114, Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus (420 / htp) Suunnitellut Toteutuneet kustannukset kustannukset

5 Raportti 5 (8) Valtorin henkilötyökustannus (719 / htp) Matkustuskustannukset - - Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut Yhteensä Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi ylijohtaja Mia Nykopp, Trafi. Ohjausryhmän jäsenet olivat Toni Pallaspuro, Trafi, vt. tietohallintojohtaja Marko Altonen, Trafi, yksikönpäällikkö Petri Lumijärvi, Trafi, HR-johtaja Timo Vuorela, Trafi, henkilöstön edustaja, saakka Timo Avellan, Trafi, henkilöstön edustaja, alkaen Tuomo Pigg, VM, neuvotteleva virkamies Sari-Anne Hannula, Valtori, kehitysjohtaja Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö 4.2 Projektiryhmä Ohjausryhmä kokoontui 5 kertaa: , , , ja Projektiryhmän puheenjohtajana toimi Valtorin nimeämä projektipäällikkö Teija Uusitalo. Projektiryhmän jäsenet olivat Marko Altonen, Trafi, projektipäällikkö Milla Palmroos, Trafi, viestintä Timo Vuorela, Trafi, henkilöstön edustaja, saakka Timo Avellan, Trafi, henkilöstön edustaja, alkaen Risto-Matti Helminen, Valtori, asiakkuudenhallinta

6 Raportti 6 (8) Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä Riitta Laihosola, Valtori, palveluryhmän vetäjä 4.3 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän jäsenet olivat Marko Altonen, Trafi, projektipäällikkö Timo Vuorela, Trafi, henkilöstön edustaja, saakka Timo Avellan, Trafi, henkilöstön edustaja, alkaen Ritva Kiiski, Trafi, HR Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä Palveluryhmä Palveluryhmän jäsenet olivat Riitta Laihosola, Valtori, palveluryhmän vetäjä Marko Altonen, Trafi, projektipäällikkö Risto Leskinen, Trafi, asiantuntija Virpi Kotala, Trafi, Tuotantopäällikkö Jaakko Julin, Trafi, johtava asiantuntija Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö 5 Laadunvarmistus Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä Toteutuminen: - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti - Ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman, DDkartoituksen, siirtosopimuksen ja siihen liittyvät muutospöytäkirjat, palvelusopimuksen sekä siihen liittyvän muutospöytäkirjan ja loppuraportin - Projekti on suorittanut projektisuunnitelman mukaiset tehtävät - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskukselle - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti

7 Raportti 7 (8) 6 Riskienhallinta Projektin alussa top 5 -riskit olivat 1) Projektin aikataulu ei pidä 2) Osapuolten päätökset viivästyvät 3) Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä 4) Valtorin palvelutuotannon laatu ei pysy siirron jälkeen samalla tasolla kuin aiemmin 5) Siirtyvien henkilöiden sitoutuminen Valtori-siirtoon Riskien todennäköisyys ja vakavuus arvioitiin asteikolla 1-5. Riski 1. Projektin aikataulu ei pidä Ohjausryhmä : Todennäköisyys 3, vakavuus 3 Ohjausryhmä : Todennäköisyys 4, vakavuus 3 Ohjausryhmä : Todennäköisyys 2, vakavuus 3 Riski 2. Osapuolten päätökset viivästyvät Ohjausryhmä : Todennäköisyys 3, vakavuus 4 Ei muutoksia projektin aikana Riski 3. Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä Ohjausryhmä : Todennäköisyys 3, vakavuus 3 Ohjausryhmä : Todennäköisyys 4, vakavuus 5 Riski 4. Valtorin palvelutuotannon laatu ei pysy siirron jälkeen samalla tasolla kuin aiemmin Ohjausryhmä : Todennäköisyys 2, vakavuus 5 Ei muutoksia projektin aikana Riski 5. Siirtyvien henkilöiden sitoutuminen Valtori-siirtoon Ohjausryhmä : Todennäköisyys 3, vakavuus 4 Ei muutoksia projektin aikana 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Marraskuussa 2014 vastuunvaihdon jälkeen tehtiin projektityytyväisyyskysely. Tyytyväisyyskysely lähetettiin kaikille projektin jäsenille (16 kpl). Vastaajia oli 6 eli vastausprosentti oli 37,5 %. Kyselyssä saatiin seuraavat tulokset asteikolla 5 (erinomainen) 1 (heikko): Ohjausryhmän työskentely, arvosana 4,0 Projektiryhmän työskentely, arvosana 4,0 Palveluryhmän työskentely, arvosana 3,33 Henkilöstöryhmän työskentely, arvosana 4,25

8 Raportti 8 (8) TORI-projektipäällikön työskentely, arvosana 3,88 Projektin läpivienti, arvosana 3,77 Projektin lopputulokset, arvosana 3,57 Projektin onnistuminen kokonaisuutena, arvosana 3, Projektikyselyn tulosten analysointi Kyselyn tuloksissa oli hajontaa siten, että yleisesti vastaukset olivat lähes jokaisessa osiossa 4 5, mutta yksi vastaus oli 1 2. Yleisesti projektin koettiin onnistuneen hyvin, mitä projektin tuotteistaminen on hyvin tukenut. Valtorilta kaivattiin selkeitä linjauksia erityisesti palveluryhmässä, jossa ero toimialariippuvien ja toimialariippumattomien palveluiden välillä oli epäselvä ja tarvittiin ratkaisua, onko jokin palvelu siirtymässä Valtoriin vai ei. Asiakkaan tietohallinnon toimintamallin kuvaaminen siirron jälkeiselle ajalle on asiakkaan tehtävä projektissa, mutta sitä helpottaisi, jos olisi valmiiksi kuvattu vaihtoehtoisia malleja, joita voisi hyödyntää toimintamallin pohdinnassa. Tiedottamisessa voitaisiin hyödyntää yhtenäisiä tiedotteita kaikissa projekteissa. Erityisesti tarvittaisiin tietoa siitä, mikä Valtorin rooli jatkossa on ja miten se tulee asiakkaalle vaikuttamaan. Projektin aikana Valtorin tuleva rooli jäi vielä epäselväksi. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu vyviin Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa