Visma Econet Pro Factoring laskutus Finvoice muodossa Oppaan päiväys: 27.4.2012. Asiakasneuvonta: Helpdesk: kirjautuminen Visma Econet infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta Visma Econet Pro: 0600-39-7261 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2012 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Factoring aineisto... 3 1.1 Asetukset... 3 1.1.1 Yleistä... 3 1.1.2 Asetukset... 4 1.1.3 Asiakasrekisterin optio... 5 1.1.4 Laskun optio... 6 1.2 Käyttö... 6 1.2.1 Laskut verkkolaskuina (Finvoice) asiakkaalle ja rahoitus... 6 1.2.2 Laskut paperilaskuina asiakkaalle ja rahoitus... 9-2
Tässä oppaassa kuvataan Visma Econet Pro ohjelmiston Factoring aineiston perustiedot ja toiminnot. Factoring aineisto muodostetaan Finvoice muotoisena ja toimitetaan pankki-ohjelmalla pankin välityksellä tai Maventa palvelun kautta rahoitusyhtiölle. Factoring aineistoon voidaan kerätä myös laskut, jotka on toimitettu asiakkaalle paperilaskuina. Aloita käyttö kokeilemalla pienellä määrällä laskuja. 1 Factoring aineisto 1.1 Asetukset 1.1.1 Yleistä Visma Econet Pro ohjelmaan on lisätty laskutukseen uusi ominaisuus, jolla rahoitusyhtiölle voidaan toimittaa rahoitettujen laskujen aineisto (laskujen kopiot/ factoring aineisto) Finvoice aineistona pankin välityksellä. Ohjelmasta pitää olla vähintään versio 6.88. Aineiston Finvoice versionumero on 1.3 tarkista käytössä olevien kolmansien osapuolien kanssa, että kaikki välittävät tätä versiomuotoa. Tämä ominaisuus vaatii lisenssilaajennuksen Factoring aineistoon voidaan kerätä laskut, jotka on toimitettu asiakkaalle seuraavissa muodoissa: paperitulosteet, operaattorin kautta toimitetut ja Finvoicena toimitetut laskut. Ohjelma kerää laskutuksen edetessä aineistoa rahoitusyhtiötä varten. Kun laskut on toimitettu asiakkaille valittua kanavaa pitkin, muodostetaan rahoitusyhtiöaineisto yhtenä tiedostona Finvoice muotoon ja lähetetään pankkiohjelmalla rahoitusyhtiölle. Huomioi, että pankkiohjelman lähetystiedostonimi voi olla sama kuin asiakkaillekin toimitettavassa Finvoice laskuaineistossa (jos esim. käytetään samaa pankkitiliä molempien aineistojen lähettämiseen), joten asiakaskappaleet Finvoice muotoisista laskuista pitää lähettää ensin pankkiin ja muodostaa vasta sen jälkeen aineisto rahoitusyhtiötä varten. Ohjelma muodostaa siirtoraportin aina kun erä luodaan lähetystä varten. Ennen ominaisuuden käyttöönottoa varmista, että kaikki keskeneräiset laskut on toimitettu asiakkaille. - 3
1.1.2 Asetukset Asetukset Myynnin asetukset Optiot Lisäoptiot Rahoitusyhtiölaskutus Aktivoi Rahoitusyhtiölaskutus käyttöön: Kun tämä optio on aktivoitu, alkaa rahoitusyhtiöaineiston kerääminen välittömästi seuraavasta laskutetusta laskusta. Oletuksena on, että kaikille asiakkaille menevät laskut rahoitetaan. Kts. ohjeen kohta asiakasrekisteristä ja laskutuksesta, joista selviää, miten asiakas- ja/tai laskukohtaisesti rahoitus voidaan ohittaa/estää. Määrittele käyttämäsi rahoitusyhtiön sopimustiedot: Asetukset Myynnin asetukset Rahoitusyhtiölaskutus: Rahoitusyhtiö Rahoitusyhtiön koodi Rahoitussopimusnumero Sopimuksenne numero Rahoitusyhtiön Y-tunnus Rahoitusyhtiön Y-tunnus Rahoitusyhtiön nimi Rahoitusyhtiön virallinen nimi Rahoitusyhtiön verkkolaskuosoite Rahoitusyhtiön antama osoite Oletus Rahoitusyhtiösopimuksia voi olla useampia. Merkitse ennen laskujen luontia haluttu sopimus oletukseksi, jolle laskuaineisto tullaan lähettämään. Valitse Avaa valitun rahoitusyhtiön asetukset Uusi Luo uuden rahoitusyhtiösopimuksen Poista Poistaa valitun sopimuksen - 4
Uusi painike avaa rahoitusyhtiösopimuksen tietojen määrityslomakkeen. Anna tiedot tekemäsi sopimuksen mukaisesti, esim. siirtolauseke siten kuin rahoitusyhtiönne on sen antanut käyttöönne. (Varmennus ehto, oletuksena F, muuta vain jos rahoitusyhtiö ohjeistaa toisin): Rahoitusyhtiöaineiston polkumääritykseen ja tiedostonimeen annetaan käyttämänne pankkiohjelman polku ja tiedostonimi (Finvoice -laskujen lähetys). 1.1.3 Asiakasrekisterin optio Rekisterit Asiakkaat Asiakkaat Valitse/Uusi Lisätiedot Ei rahoitusyhtiölaskuja Laskuttavan yrityksen tietokannassa voi olla asiakkaita, joiden laskuja ei toimiteta koskaan rahoitusyhtiölle, vaan laskuttava yritys lähettää laskun, jossa on yrityksen oma maksutili (ei rahoitusyhtiön). Määrittele tällaisten asiakkaiden tietoihin Rahoitusyhtiölaskutuksen esto päälle. Vaikka rekisterissä toiminto estetään, se voidaan yksittäisellä laskulla tarvittaessa purkaa. Asiakastietoihin on mahdollista ajaa massamuutos rahoitusyhtiölaskutuksen osalta. Rekisterit Asiakkaat Asiakkaat Muutokset Lisätiedot -välilehti: - 5
1.1.4 Laskun optio Laskukohtaisesti voidaan muuttaa määritystä siitä kuuluko ko. lasku rahoitettavien laskujen joukkoon. Optio laskulla löytyy laskunäytön yläosasta (kts.kuva). Jos asiakkaalle on rekisteritietoihin määritelty esto päälle, näkyy se myös asiakkaan laskuilla (luotu ominaisuuden käyttöönoton jälkeen) oletuksena. 1.2 Käyttö 1.2.1 Laskut verkkolaskuina (Finvoice) asiakkaalle ja rahoitus Asiakkaat, joilla on verkkolaskuosoitteet määriteltynä asiakasrekisterissä ja ovat mukana rahoitusyhtiöaineistossa. Laskut luodaan normaalisti ja ne jäävät laskutusvalmis tilaan. Kun laskut halutaan lähettää asiakkaille, mennään Laskutus Laskut Finvoice Rahoitusyhtiö - 6
Kuten kuvasta näkyy, yrityksen suoralaskutettavia Finvoice laskuja ei ole listalla eli kaikki Finvoice laskut ovat rahoitusyhtiölaskutuksen takana. Jos laskun rahoitusyhtiö käsittely estetään, se jää yllä olevaan tauluun aineisto luodaan Laskuta painikkeella. Tällöin asiakkaalle toimitettavassa Finvoice laskussa on lähettävän yrityksen maksutilitiedot. Laskut rahoitusyhtiöön taulussa näkyvät tehdyt ja vielä lähettämättömät Finvoice verkkolaskut ja ne ovat tilassa Laskutusvalmis. Taulun tietueet: Erä: tauluun voidaan kutsua jo lähetetty erä uudelleen esim. uudelleenläehtystä varten Valinta: ko. rivi on valittu lähetettävien joukkoon Laskunro: laskun numero Econet järjestelmässä Asiakkaan nimi Asiakasnro: asiakkaan numero Econet järjestelmässä Summa: laskun kokonaissumma Valuutta: laskulle valittu valuutta Eräpäivä: laskun eräpäivä Laskun tila: laskun tila Econet järjestelmässä Asiakasainesto erä / Factoring aineisto erä: lähetysaineistojen juokseva eränumerointi Valittu: lähetettäväksi valittujen laskujen yhteislukumäärä Yhteensä: valittujen laskujen kokonaissumma Kaikki: merkitsee kaikki listan laskut valituksi Pois kaikilta: vapauttaa kaikki valitut laskut listalta Asetukset: avaa Factoring laskutuksen asetusmääritykset. - 7
Muuta tarvittavat kohdat ennen lähetystä, esim. siirtoluettelon numerotieto Poista: poistaa valitun laskun listalta ja sitä ei lähetetä rahoitusyhtiölle Luo asiakasaineisto: luo tiedoston valituista laskuista laskuilla olevien asiakastietojen perusteella. Lähetä luotu tiedosto pankkiohjelmalla asiakkaille. Luo factoring: luo tiedoston rahoitusyhtiötä varten. Lähetä tiedosto pankkiohjelmalla rahoitusyhtiölle. Avusta: ohjelman sisäinen ohje (ei vielä julkaistu) Peruuta: sulkee taulun lähettämättä sinne kertynyttä aineistoa Optio Lähetys Maventan kautta lähettää laskujen asiakaskappaleet sekä rahoitusyhtiöaineiston vastaanottajille Maventa palvelun kautta. Valituista laskuista muodostetaan ensin asiakasaineisto ja näin luotu tiedosto lähetetään pankkiohjelmalla asiakkaille. On mahdollista käyttää myös Maventaa välittävänä operaattorina. Näissä Finvoice laskuissa on laskujen maksutilinä rahoitusyhtiön asetuksiin määritelty pankkitili sekä muut factoring laskutukseen liittyvät pakolliset tiedot. Kun tiedosto on luotu, palaa ohjelma Finvoice laskujen tauluun, josta valitaan uudelleen Rahoitusyhtiö toiminto. Nyt laskulista on päivittynyt lähettyjen laskujen tilan osalta laskutusvalmiista Laskutettu tilaan sekä Asiakasaineisto on saanut eränumeron. Kun asiakasaineisto on välitetty pankkiin (tai Maventa palveluun), voidaan luoda rahoitusyhtiötä varten oma aineisto, joka myös välitetään rahoitusyhtiölle pankkiohjelmalla (tai Maventa palvelun kautta). Kun rahoitusyhtiöaineiston luonnin jälkeen palataan Laskut rahoitusyhtiöön tauluun, Factoring aineisto on saanut eränumeronsa, lista on tyhjä ja uusien laskujen keräily voi alkaa. Tarvittaessa aineisto voidaan kutsua erätiedon perusteella uudelleen lähetystä varten joko asiakkaille tai rahoitusyhtiöön: - 8
Mikäli erällä tauluun kutsuttua aineistoa ei haluta lähettää uudelleen, se häviää kun taulun sulkee Peruuta painikkeella. 1.2.2 Laskut paperilaskuina asiakkaalle ja rahoitus Visma Econet Pron Factoring laskutukseen voidaan kerätä myös paperilla asiakkaille toimitettuja laskuja. Valitse tällöin käyttöön sopiva laskulomake Econetin mallistosta (sis. rahoitusyhtiön lauseketiedot ja pankkiyhteystiedot). Laskut luodaan normaalisti ja ne jäävät laskutusvalmis tilaan. Kun laskut halutaan lähettää asiakkaille, ne tulostetaan, jolloin laskun tilaksi muuttuu Laskutettu. Kun laskut halutaan lähettää rahoitusyhtiöön, mennään Laskutus Laskut Finvoice Rahoitusyhtiö ja aineisto luodaan Luo factoring painikkeella lähetettäväksi pankkiohjelmalla rahoitusyhtiölle. Jos yritetään lähettää laskua asiakkaalle Luo asiakasaineisto toiminnon kautta ja asiakkaalla ei ole tarvittavia sähköisen laskutuksen tietoja, siirtoraportti ilmoittaa siitä: - 9
Lähetetty erä saa eränumeron Factoring aineistosta, mutta ei asiakasaineistosta: Kun käyttöönotossa on testattu molempien aineistojen siirtyminen rahoitusyhtiöön jatkokäsittelyä varten, voidaan laskuja lähettää asiakkaille rinnan sekä paperisena että sähköisessä muodossa. Laskut rahoitusyhtiöön alustalle kertyvää aineistoa voi järjestää napauttamalla haluttua otsikkoa. Esim. Laskun tilalla järjestäen näkee helposti, mitkä laskut ovat jo laskutettu tilassa ja mistä pitää vielä lähettää asiakasaineisto ennen factoring aineiston luontia. Ohjelmassa on mahdollista esikatsella lähetettävää Factoring laskua ennen aineiston muodostamista Näytä -painikkeella. Toimintopainike avaa laskun selaimeen. Historia painikkeen takaa voidaan listanäkymässä tarkastella lähetettyjä aineistopaketteja. Historiatiedoissa näytetään eränumero, lähetyserän laatu (asiakaskappaleet vai factoring yhtiön aineisto), lähetyspäivä, rahoitusyhtiö, rahoitusyhtiön sopimusnumero ja Y-tunnus, rahoitusyhtiön virallinen nimi, aineistopaketin euromäärä sekä laskujen kappalemäärä. - 10