Loppuraportti Hyvä Potku -hanke Kokkolan ja Kruunupyyn terveysasemilla 2014-2015

Loppuraportti Hyvä Potku -hanke Kokkolan ja Kruunupyyn terveysasemilla 2014-2015

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 1 KOKKOLA... 1 KRUUNUPYY... 3 2 HYVÄ POTKU -HANKE KOKKOLAN JA KRUUNUPYYN TERVEYSASEMILLA 5 LÄHTÖTILANNE... 5 HYVÄ POTKU TYÖRYHMÄ... 6 3 TAVOITTEET... 7 4 MITTAUKSET... 8 T3- MITTAUKSET... 8 BALANSSILASKURI... 8 5 TULOKSET... 10 6 MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN... 12 7 POHDINTA... 14 8 LIITTEET... 14

1 JOHDANTO KOKKOLA Alueen väestöpohja on vajaa 53 000, Kokkolassa 45 896 ja Kruunupyyssä 6 720. Pääterveysasema on Kokkolassa Mariankadulla. Sivutoimipisteitä on entisissä kunnissa ja Kruunupyyn eri osissa. Kruunupyy ostaa sosiaali- ja terveyspalvelut isäntäkuntamallilla Kokkolan kaupungilta. Kokkolan terveyskeskuksen toimipaikat Päätoimipiste, Mariankatu 28 Puheterapia Halkokarin neuvola A-Klinikka Kirkonmäen neuvola Mariankadun neuvola Koivuhaan terveysasema Torkinmäen terveysasema NUOTTA- Nuorten ja heidän omaistensa tuki- ja neuvontapiste Seniorineuvola Daalia Ullavan terveysasema Kälviän terveysasema Lohtajan terveysasema 1

Henkilöstö Lääkärin virkoja 34,5, joista vastaanotoilla noin 20. Ulkoistettu lääkäripalvelu 2,5 elokuun loppuun 2015 saakka. Lääkäreistä osa-aikatyössä vastaanotoilla 14. Hoitajia 45. Lääkärin vastaanotot Lääkäreiden vastaanotto on Kokkolan terveyskeskuksen alueella järjestetty tiimityömallilla. Pääterveysasemalla toimii 4 tiimiä, Koivuhaassa, Kälviällä, Lohtajalla ja Ullavalla jokaisessa oma tiiminsä. Kälviän vastaanottopalvelut ostetaan Coronaria Oy:lta. Ajanvarauksen ja puhelinneuvonnan yhteydessä potilaille tehdään hoidon tarpeen arviointi. Vastaanotot ovat avoinna arkisin klo 8-16. Lääkärin vastaanottojen tukena toimivat ravitsemussuunnittelija, diabeteshoitajat, sydänhoitaja, mielenterveyshoitajat, astmahoitaja, reumahoitaja sekä tiimien sairaanhoitajat omilla vastaanotoillaan. Vastaanoton lääkärit työskentelevät neuvoloissa sekä koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa. Geriatri vastaa muisti- ja seniorineuvolasta. Päivystys toimii keskussairaalan tiloissa, jossa virka-aikana päivystävät terveyskeskuksen omat lääkärit. Virka-ajan ulkopuolella lääkäripalvelut ostetaan yksityiseltä palveluntuottajalta. Lääkärit hoitavat päiväpäivystyksen ma-pe klo 8-16. Päivystyspotilaita hoidetaan päivittäin myös tiimien vastaanotoilla, noin 5 päivystysaikaa/tiimi/päivä. Sivuterveysasemat hoitavat pääsääntöisesti omien alueidensa päivystysasiakkaat. Vastaanotoilla toimivat päivystävät sairaanhoitajat lääkäreiden tukena. 2

KRUUNUPYY Kruunupyyllä on oma budjetti ja henkilökunta. Tavoitteena on yhdenmukaistaa toimintakäytäntöjä Kokkolan kanssa, esimerkiksi kuntoutuksessa, suun terveydenhuollossa ja koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa on yhteiset esimiehet. Kruunupyyn toimipaikat Kruunupyy Alaveteli Teerijärvi Henkilöstö 3,6 lääkäriresurssi. 4,8 sairaanhoitajaresurssi (sisältäen diabeteshoitaja, sydänhoitaja, astmahoitaja). 1,0 lähihoitaja. 1,5 tk avustaja. Lääkärin vastaanotot Kruunupyyn lääkärinvastaanotot ulkoistettiin 1.9.2008 Attendo Terveyspalvelu Oy:lle. Ajanvarauksen ja puhelinneuvonnan yhteydessä tehdään hoidon tarpeen arviointi. Vastaanotot ovat avoinna arkisin klo 8-16. Vastaanotot hoitavat myös päivystyspotilaita. Virka-ajan ulkopuolella päivystys toimii Kokkolan yhteispäivystyksessä. Vastaanoton lääkärit työskentelevät myös kotisairaanhoidossa, neuvolassa sekä kouluja opiskeluterveydenhuollossa. Koti- ja laitoshoito on Kokkolan vanhuspalveluiden alaisuudessa, lääkäriresurssi Attendolta. 3

Lääkärin vastaanottojen tukena toimivat myös mielenterveyshoitajat, terveydenhoitajat, kotisairaanhoitajat ja vastaanottojen sairaanhoitajat. 4

2 HYVÄ POTKU -HANKE KOKKOLAN JA KRUUNUPYYN TERVEYSASEMILLA LÄHTÖTILANNE Kokkola Hyvä potku-hanke käynnistyi syyskuussa 2014. Kehityshankkeeseen lähdettiin terveyspalvelujen johtajan Ilkka Luoman suosituksesta. Kokkolasta ja Kruunupyystä samalle Hyvä potku-kierrokselle osallistuivat Kokkolan pääterveysaseman vastaanotto ja Kruunupyyn vastaanotot. Tärkeimmiksi ongelmiksemme koimme aikojen riittämättömyyden, resurssipulan etenkin lääkäreiden osalta ja hoidon tarpeen arvion puutteellisuuden. Yhteistyö lääkäreiden ja hoitajien välillä oli haasteellista ja toiminnan suunnitelmallisuudessa oli puutteita. Lääkäriaikojen riittämättömyys kuormitti hoitajia lisääntyneellä vastaanottokäynneillä ja puhelinliikenteellä. Tämä aiheutti sen, että hoitajat joutuivat kantamaan liian suurta vastuuta, joka näkyi hoitajien väsymisenä ja tyytymättömyytenä. Lääkäreiden potilastyö häiriintyi hoitajien lisääntyneiden konsultaatioiden vuoksi. Toiminnan suunnitelmallisuudesta puuttui muun muassa varautuminen äkillisiin poissaoloihin. Lääkäriresursseja kului paljon päivystykseen, neuvoloihin, koulu- ja opiskelijaterveydenhuoltoon. Ajanvarausvastaanottoon ei jäänyt riittävästi resursseja. Resurssit eri terveysasemien kesken olivat myös epätasapainossa. Kruunupyy Tärkeimmiksi ongelmiksemme koimme, että toiminnan suunnitelmallisuudessa oli puutteita. T3 oli mitattavissa, tilaajan ja Attendon hyväksymä, alle 21 päivää. 5

Seuraavan kuukauden ajanvarauskirjat avattiin kuukauden viimeisellä viikolla. Ongelmana oli, ettei aikoja ollut annettavissa loppukuukaudesta ja potilaat joutuivat ottamaan uudestaan yhteyttä vastaanotolle. Kysyntä koettiin liian suureksi ja resursointi liian pieneksi. HYVÄ POTKU TYÖRYHMÄ Työryhmä osallistui neljään seminaariin 10.9.2014 13.5.2015 välisenä aikana. Kolme ensimmäistä seminaaria järjestettiin Pikku-Syötteellä Pudasjärvellä. Seminaarit olivat kaksipäiväisiä. Päätösseminaari oli päivän mittainen ja järjestettiin Oulussa. Terveyskeskuslääkäri Markku Vähähyyppä toimi työryhmän coachina. Hän on toiminut yhdyshenkilönä johdon ja työyhteisön välillä hankkeen aikana, esitellyt hanketta ja tuloksia sosiaali- ja terveyslautakunnassa sekä talon johtoryhmässä. Koko työryhmä on esitellyt hanketta ja sen etenemistä terveyskeskuksen henkilöstölle Kokkolassa ja Kruunupyyssä. Työryhmän jäsenet Kokkola Markku Vähähyyppä, terveyskeskuslääkäri (coach) Paula Lukkarila, osastonhoitaja Marjo Piiparinen, terveyskeskuslääkäri Hanna Takalo-Kippola, sairaanhoitaja Margareta Pohjoismäki, järjestelysihteeri Kruunupyy Finnholm Margareta, terveyskeskuslääkäri Kainberg Carina, sairaanhoitaja 6

3 TAVOITTEET - Nykyiset lääkäreiden virkapohjat täyteen Kokkolan ja Kruunupyyn vastaanotoilla. - Resurssitarpeiden selvittäminen lääkäreiden ja hoitajien osalta. - Vastaanottoaikojen saatavuuden parantaminen, tavoite T3 (3.vapaa aika) lääkärin vastaanotoille 15 päivää 12.2.2015 mennessä ja 7 päivää 13.5.2015 mennessä. - Työtyytyväisyyden ja asiakastyytyväisyyden paraneminen. Kokkolassa otetaan käyttöön lokakuun 2014 alusta viikottainen työtyytyväisyyskysely. Attendo Kruunupyyssä käytössä lämpömittari 3 x vuosi, oma kysely otetaan käyttöön viikottain lokakuun 2014 alusta. KEHITTÄMISKOHTEET 1. Konsulttilääkäritoiminnan aloittaminen Kokkolassa 2. Hoitosuunnitelman laatiminen pitkäaikaissairaille ja paljon palveluja käyttäville 3. Hoidon tarpeen arvion päivittäminen 4. Ajanvarauskirjojen muokkaus kysyntää vastaaviksi 5. Varautuminen poikkeustilanteisiin kuten vuosilomat, koulutukset ja äkilliset poissaolot 6. Yhteistyön kehittäminen terveyskeskuksen fysioterapeuttien kanssa Kokkolassa ja sosiaalihoitajan kanssa Kruunupyyssä. 7. Pikapolitoiminnan aloittaminen Kruunupyyssä 7

4 MITTAUKSET T3- MITTAUKSET Ensimmäisen Hyvä Potku- seminaarin jälkeen alettiin mittaamaan lääkäreiden kiireettömien vastaanottoaikojen saatavuutta T3-laskurilla Kokkolan ja Kruunupyyn terveysasemilla. Mittausta jatkettiin koko hankkeen ajan ja jatketaan edelleen. T3-tulos on otettu yhdeksi toiminnan tunnusluvuista talousarvioon. TASAPAINOLASKURI Lääkärit Työajanseurannassa selvisi, että vastaanottotyön osuus oli lääkärin työajasta vain noin 20-30%. Jos jokaisessa tiimissä olisi 4 lääkäriä ja jokainen tekisi päivässä 2 tuntia vastaanottotyötä niin tämä riittäisi vastaanottopalveluiden kysynnän tyydyttämiseen. Viikoilla 40 ja 41 sekä viikolla 8 tehdyssä seurannassa keskimäärin 20 potilasta/ tiimi jäi ilman vastaanottoaikaa vastaten tiimeittäin yhden lääkärin työpanosta. 8

Kuva 1 Kuva 2 Kuva 3 9

5 TULOKSET Konsulttilääkäritoiminta on selkeyttänyt ja nopeuttanut potilaiden hoitamista, säästänyt vastaanottoaikoja tiimeissä ja päiväpäivystyksessä. Päivittäin lääkärillä on ollut 30-35 konsultointia. Potilaan asia on saatu hoidettua valmiiksi samana päivänä. Hoitajat ja lääkärit ovat olleet tyytyväisiä konsulttilääkäritoimintaan. Ajanvarauskirjoja muokattiin kysyntää vastaaviksi ja neuvoloita siirrettiin maanantaipäiviltä viikon muille päiville. Äly-excel ohjelma otettiin käyttöön ajanvarauskirjojen suunnittelussa joulukuussa 2014. Kruunupyyn vastaanotoilla ajanvarauskirjat pidetään auki neljä viikkoa. Potilaat kokevat tämän hyväksi. Hoitajien ajanvarauskirjat suunniteltiin myös uusiksi. Hyvä Potku -hankkeen aikana Kruunupyyssä sairaanhoitajaresurssia on lisätty noin 0,4 työpanoksella. Neuvottelut työnantajan Attendo Terveyspalvelut Oy:n kanssa on tehnyt tämän mahdolliseksi. Hoitajille pidettiin hoidontarpeen arvion kertauskoulutusta alkuvuodesta 2015 Kokkolassa ja Kruunupyyssä ja sitä jatketaan säännöllisesti. Paljon palveluita käyttävälle ja pitkäaikaissairaille potilaille on tavoitteena laatia hoitosuunnitelma. Vuonna 2014 oli Kokkolassa yli 8 kertaa lääkärin vastaanotolla käyneitä 275 henkilöä. Huhtikuussa 2015 järjestettiin koulutusta hoitosuunnitelman laadinnasta, jossa käytiin läpi myös omahoito-lomake. Pitkäaikaissairaiden ja paljon palveluja käyttävien tunnistaminen on aloitettu. Kevään 2015 aikana Kruunupyyssä kokeiltiin pikapolitoimintaa. Pikapolin nimikkeen alla on tarkoitus hoitaa ilman ajanvarausta lievempiä vaivoja hoitajan ja lääkärin yhteistyönä. Toimintaa on tarkoitus jatkaa syksyllä 2015. 10

Vastaanottokäyntien kehittyminen Kokkolassa ja Kruunupyyssä. Vastaanottotoiminta näyttää kehittyvän huolestuttavan paljon hoitajavetoiseksi. Tavoitteena on yhtä paljon lääkäri/hoitaja vastaanottokäyntejä. Kokkola Vuosi Lääkärit Hoitajat 2010 47976 42830 2011 51681 49020 2012 34550 57704 2013 30086 68972 2014 36326 85599 Kruunupyy Vuosi Lääkärit Hoitajat 2011 12704 17751 2012 13803 16466 2013 10132 17487 2014 10002 18344 11

6 MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN KOKKOLA Hoitajien vastaanottoaikojen kysyntää mitattiin helmikuussa 2015 viikoilla 6 ja 7. Mittauksissa selvisi, että nykyiset hoitajien vastaanottoajat eivät riitä vastaamaan kysyntään. Hoitajien tasapainolaskurista saadut tulokset käytiin läpi ja tiimikohtaisesti suunnitellaan hoitajien ajanvarauskirjat. Tavoitteena on kehittää hoitajien ajanvarauskirjoja yhteneväisemmäksi lääkäreiden työajan kanssa, parantaa työn hallittavuutta ja lisätä vastaanottoaikoja vastaamaan kysyntää. Tiimi 1 aloitti uusien ajanvarauskirjojen kokeilun viikolla 26. Pitkäaikaissairaille ja paljon palveluja käyttäville potilaille laaditaan hoitosuunnitelma. Hoitajien ajanvarauskirjojen kehittämisen yhteydessä luodaan ajanvarauskirjoille 1-1,5h hoitosuunnitelma-aika. Potilaiden ohjattuun omahoitoon panostetaan ja potilaiden vastuuta omasta terveydestään korostetaan. Sähköinen asiointi laajenee koskemaan asiantuntijahoitajia. Lääkärin vastaanottoaikojen kysynnän mittaaminen uusitaan syksyllä vkolla 41. Jatkossa pyritään varautumaan äkillisiin poissaoloihin miettimällä erilaisia keinoja, esimerkiksi puskurilääkäri, toinen konsulttilääkäri tai pikapoli. T3-arvoa seurataan edelleen viikottain ja työhyvinvointia kerran kuussa. Syksyllä 2015 pidämme vastaanottojen kehittämisiltapäivän, jossa muun muassa perehdytään syvällisemmin pitkäaikaissairaiden hoitosuunnitelmien laadintaan. Yhteistyötä fysioterapeuttien kanssa kehitetään akuuttivastaanoton tiimoilta. Lääkäreiden ja hoitajien työnjakoa ja yhteistyötä parannetaan ja kehitetään edelleen potilaan eduksi. Tiedottamisen parantamiseen on panostettava, Kokkola-lehteen toivotaan viikottaista omaa palstaa ja myös aulojen info-tv:tä on hyödynnettävä paremmin. 12

Kehittämistyö jatkuu ja Hyvä Potku-työryhmä kokoontuu säännöllisesti. KRUUNUPYY Kysynnän ja tarjonnan tasapainottamiseksi valittiin kehittämiskohteina ajanvarauskirjojen suunnittelu, hoidon tarpeen arvioinnin koulutus, resurssien lisääminen sairaanhoitajien vastaanottotoimintaan, pikapolitoiminnan aloittaminen, hoitosuunnitelman laatiminen pitkäaikaissairaille. Hoitosuunnitelman laatiminen pitkäaikaissairaille on kehitteillä ja suunniteltu ottaa käyttöön syksyllä 2015. T3- arvoissa ei ole juurikaan tapahtunut muutoksia. Korjaustoimenpiteillä on ollut myönteisiä vaikutuksia vastaanottotoimintaan. Pienellä terveysasemalla tehdään muutokset askel askeleelta. T3-arvoa ja työhyvinvointia seurataan edelleen viikottain. Lämpömittarikyselyt jatkuvat kolme kertaa vuodessa Attendon toimesta. Hyvä Potku hankkeeseen osallistuminen on tuonut toimintaan uusia työkaluja ja näkökulmia. Jatkossa yritetään tietoisesti kehittää toimintaa ja pyritään tarjoamaan kuntalaisille laadukasta hoitoa oikealla hoitoportaalla. 13

7 POHDINTA Keskustelua vastaanoton palveluista yleisellä tasolla työyhteisössä on saatu aikaan. Tiedottaminen Hyvä Potku-hankkeesta tulee olla jatkuvaa ja riittävän laajaa. Koko vastaanoton henkilökunta otetaan mukaan kehittämistyöhön. Hoidontarpeen arvion laadun kehittämisen tärkeys tuli esiin hankkeen aikana. Käynnit hoitajien vastaanotoilla ovat lisääntyneet rajusti. On tärkeää, että pitkäaikaissairaat pääsevät myös lääkärin vastaanotolle ja heille tehdään hoitosuunnitelma. Hoitajien ja lääkäreiden työnjakoa tulisi tarkastella ja kehittää. Tavoitteena on, että lääkäreiden ja hoitajien käyntejä on yhtä paljon. Perusvastaanoton turvaaminen on tärkeää ja riittävät resurssit on turvattava. Resurssit kohdistetaan kysynnän mukaan. Nykyisellä lääkäreiden virkapohjamäärällä on vaikea päästä tavoitteeksi määriteltyyn T3 aikaan (7 päivää). Hankkeen aikana on saatu vinkkejä ja kokemuksia muista terveyskeskuksista ja niitä pyritään hyödyntämään soveltuvin osin. Kehittämistyön jatkuvuuden takaamiseksi tarvitaan riittävästi aikaa. Työnantaja on suhtautunut Hyvä Potku- hankkeeseen kannustavasti ja kehittämistyöhön on saatu aikaa. Olemme kokeneet hankkeen mielekkääksi, innostavaksi ja perustyöhön työkaluja tuovaksi. Kehittämistyöhön Hyvä Potku-periaatteella varataan jatkossakin aikaa säännöllisesti, vähintään kaksi tuntia kuukaudessa. VAIKKA HANKE ON LOPPUNUT, KEHITTÄMISTYÖ JATKUU HYVÄ POTKU- PERIAATTEELLA! 14

8 LIITTEET 15