Free and Focus co-energy. Strategisesti johdettu prosessien kehittäminen Kai Laamanen 23.05.2013 Laatupäivät 2013 www.innotiimi.com 1 Ainoa pysyvä kilpailuetu on organisaation kyky parantaa ja oppia nopeammin kuin kilpailijat EFQM - Itsearviointi auttaa tunnistamaan strategisia kyvykkyyksiä Johtajuus on priorisointia ja muutosten aikaansaamista Kohti parempaa arvon luontia www.innotiimi.com 2
Strategia on valinta Visio Epäjatkuvuuskohta Tarkasteluajankohta www.innotiimi.com 3 Kilpailuetu ja menestystekijät selviksi Tuote/ palvelu Vertailu ja valinta Kilpailija/ vaihtoehto Kilpailuetu Prosessi/ toiminta Resurssit/ osaaminen Menestystekijä www.innotiimi.com 4
Suunta ja vauhti EFQM-itsearviointi auttaa tunnistamaan kyvykkyyksiä KLASSINEN STRATEGIA Investoinnit Ydinosaaminen Kapasiteetti Tuotevalikoima Jakelukanavat... Strateginen uudelleen asemointi Benchmark, World Class KILPAILUKYKY Oikeat asiat Jatkuva kehittäminen KYVYKKYYSSTRATEGIA Yleisten toimintavalmiuksien kehittäminen: laatu, tuottavuus, nopeus, joustavuus, oppimiskyky Asiat oikein www.innotiimi.com 5 Tärkein valinta liittyy siihen, mitä ylläpitää, mitä muuttaa Kehittäminen, toimenpiteet Visio Muutostavoitteet Muutosohjelmat Kehitysprojektit Arvot Menestystekijät Prosessi Tulokset Kilpailuedut Missio Ylläpitotavoitteet Toimintaperiaatteet Toimintasuunnitelmat Ylläpito, toiminta www.innotiimi.com 6
Miten parannamme suorituskykyämme? Mihin arvon luonti perustuu? Millaisia prosesseja tarvitsemme arvon luontiin? Prosessien avulla parempia tuloksia Miten pidämme huolta prosessiemme toimivuudesta? Mikä on kriittistä toimintaa arvon luonnissa? www.innotiimi.com 7 Tulokseen vaikuttaminen Tulos Autetaan asiakasta tiedostamaan uusia tarpeita Otetaan huomioon asiakastarpeet Nykytaso Huolehditaan laadun nykytasosta Ei tehdä mitään Aika www.innotiimi.com 8
Arvon muodostuminen ja tavoitteiden asettaminen Strategioiden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta Hyöty Tavoite Tulos Prosessiajattelun perususkomukset On olemassa tietty toimintojen ketju, jonka kautta syntyy arvoa asiakkaalle. Organisaation operatiivinen tulos on seurausta yhteistyöstä prosessissa Mikä on johtamiseen liittyvä johtopäätös? www.innotiimi.com 9 Kohti parempaa arvon luontia Resurssit Tilat Ympäristö Syöte Tieto Strategioiden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta Hyöty Tavoite Tulos Tuotos Palvelu Tuote Suorituskyky Tavoite Dialogi Analyysi Ennakointi Suunnittelu Riskianalyysi Ihmiset Ymmärrys Osaaminen Tietämys Arviointi Työkalut korjaavat toimenpiteet Tietojärjestelmät parannusprojektit Pohjat, lomakkeet Tekemällä oppii Gemba www.innotiimi.com 10
Toimintajärjestelmien kehittämisen parantamisstrategiat Paras maailmassa Luo uutta arvoa Integroiva Ennakoi Innovoiva Toistaa Reagoi Herkkästi Mittaava Analysoiva Kaaos Mallintava www.innotiimi.com 11 Millä tasolla sinun organisaatiosi on? Kypsyystaso Tunnuspiirre Epäjärjestys Toistuva Herkästi reagoiva Asiakkaita ja heidän tarpeitansa ei ole määritelty Kriisit käynnistävät parantamisen Ei yhdensuuntaisuutta (Random Kaizen) Henkilöriippuvainen Asiakkaat ja heidän tarpeensa on määritelty ja palautejärjestelmät luotu Poikkeamat ja ongelmat käynnistävät kehityksen, paljon ohjeita Jonkin verran prosessien mittaamista Yhteistyö yli yksikkörajojen ja roolit on määritelty Palautejärjestelmät ja mittaaminen kytketty korjaavien toimenpiteiden järj. Trendit ja ennusteet käynnistävät kehityksen Prosesseille asetetaan tavoitteita ja niitä mitataan Prosessien toimintaa tukevat tiimit perustetaan ja toimitaan selkeiden roolien perusteella Ennakoiva Integraatio and strategian toteutus keskeistä, It-järjestelmät auttavat analyysissä Korrelaatiot ja menestystekijöiden ymmärtäminen käynnistävät kehityksen Tasapainotetut tehokkuus mittarit (sisäinen ja ulkoinen, panostus ja tulos) Verkottuminen edistää oppimista ja tietämyksen jakamista Innovatiivinen Innovaatio avainstrategiana, järjestelmä ja työmenetelmät Ulkoinen informaatio ja uudet mahdollisuudet käynnistävät kehityksen Ulkoisen informaation laaja hyödyntäminen Ulkoinen verkottuminen edistää oppimista ja tietämyksen jakamista www.innotiimi.com 12
Erilaiset haasteet vaativat erilaista parantamisen johtamista Kehittämistapa Haasteen luonne Johtamisen konsepti ja työkaluja 1. Muutosohjelma Strategisen kyvykkyyden kehittäminen jatkuvan parantamisen kulttuuri Innostunut, aktiivinen ja hyvinvoiva työyhteisö asiakassuuntautunut toimintapa Tuotteesta palveluihin 2. Läpimurtohanke Uuden teknologian käyttöönotto uutta tietotekniikkaa sosiaalinen median hyödyntäminen uutta tuotantoteknologiaa 3. Kehittämisprojekti Prosessin suorituskyvyn parantaminen nopeampi läpimenoaika vähemmän kustannuksia parempi asiakaspalaute 4. Kehittämistoimenpiteet Käytännön ongelmien poistaminen poikkeamiin reagointi tiedon välittämisen varmistaminen taitojen parantaminen Muutosjohtaminen (Change Management) vision luonti tiekartta projektiportofolion hallinta viestintä ja vaikuttaminen Innovaatiojohtaminen (Break through innovation management) innovaatiotyöpajat valintamenettelyt skenaariot Suorituskyvyn johtaminen (Performance management) tilastollisen menetelmät ongelmanratkaisu Six Sigma Kevyt toimintatapa (Lean management) 5 S laatutarina OPERA www.innotiimi.com 13 Miten valita oikea lähestymistapa muutokseen Luova ongelman ratkaisu Toimitukset myöhässä Liikaa kustannuksia Kompleksinen Organisaation laajuinen Muutosjohtaminen Uudenlasista tapaa ajatella tai asennetta tarvitaan Lean filosofia Kulttuurinen siirtymä Yksinkertainen Paikallinen Korjaava toimenpide Laite rikki Laitteen käyttö oikealla tavalla Asiat, tekninen Koutsaus, fasilitointi ja valmentaminen Uusia taitoja tarvitaan myyntitaito Henkilökohtainen uusi tapa toimia Ihmiset, sosiaalinen 14 www.innotiimi.com 14
Mikä sinun uudistumishankkeessa ajankohtaista juuri nyt? Avainihmisten kutsuminen Innostava visio Osaaminen muutoksessa Oikeudenmukaisuus muutoksessa Luottamus muutoksessa Muutosjohtajuus Johtajuus muutoksessa Muutoksessa suunnistaminen Käsitteet ja konseptit Uskomusten muokkaaminen Mielen mallit Ymmärtäminen Muutosviestintä Erilaisuus muutoksessa Innostus ja sitoutuminen Arvostaminen ja palaute Johtajuus tiimissä Innostus ja motivaatio tiimissä Ihmisen innostus, motivaatio ja sitoutuminen Muutos ryhmässä Innostava uudistuminen - Kestävä kasvu Muutoksen fasilitointi Muutosta tukeva arkkitehtuuri Muutosprosessin hallinta Sosialliset systeemit Rytmi ja ajoitus Nopea kehittäminen 7 askeleen malli Muutosdialogi Roolit Tiimin kypsyys Perustyökalut Fasilitaattorin rooli Työpajan suunnittelu Projektin suunnittelu Transformaation yhdessä luonti www.innotiimi.com 15 Poikkeamien korjaamisesta kohti arvon luontia Vaikutus suorituskykyyn Organisaation laajuinen Useita prosesseja Strategia Arvonluonti (Prosessit) Prosessi Tavoite Paikallinen Poikkeama Kehitys toimenpiteiden toteutus Kehitysprojektin + salkun + johtaminen Projekti- Muutos- + toteutus hallinta Kehitystyön johtamisen luonne www.innotiimi.com 16
Jatkuva parantaminen Menettely Miten on sovittu toimittavaksi? Soveltaminen Miten sovitut menettelyt toteutuvat? Parantaminen Miten arvioidaan parannetaan? Tulokset Miten suorituskyky on kehittynyt? www.innotiimi.com 17 Arviointi mahdollistaa parantamisen 1. Seuranta => korjaava toimenpide Tarkoitus on selvittää, miten tavoitteet toteutuvat ja onko tarvetta joihinkin välittömiin toimenpiteisiin? 2. Auditointi => korjaava toimenpide, kehitysprojekti Tarkoitus on selvittää miten prosessi toimii käytännössä ja miten hyödyllisiä menettelyt ja työkalut ovat käytännön kannalta. 3. Katselmointi => korjaava toimenpide, kehitysprojekti Tarkoitus on selvittää saavutetaanko haluttuja tuloksia ja edistytäänkö toiminnassa toivotulla tavalla. Peilaus strategiaan. Kohdistuu usein prosessin tai organisaatio tuloksiin ja kehittämisprojekteihin. Katselmointia tehdään sekä yksittäisen prosessin että koko organisaation tasolla 4. (Itse)Arviointi => kehitysprojekti, muutosohjelma Tarkoitus on selvittää syy-seuraussuhteita ja tarkastella joko prosessin tai organisaation rakenteellisia tekijöitä. Kohdistuu sekä usein sekä toimintaan että tuloksiin Arviointia tehdään sekä yksittäisen prosessin että koko organisaation tasolla www.innotiimi.com 18
Päämääristä käytäntöön Tarkoitus Strategia Päämäärät Prosessi Tavoite Tulos Hyöty Kriittiset vaiheet www.innotiimi.com 19 Strategisesti johdettu jatkuva parantaminen Palaute suunnittelusta Toiminnan suunnittelu Poikkeama Prosessin arviointi Nopeat parannukset Kehitysprojektit Toistumisen ehkäisy Yhteenvedot ja analyysit www.innotiimi.com 20
Yleisiä prosessin kehittämisperiaatteita 1. Lisätään jalostusarvoa asiakkaiden tarpeiden järjestelmällisen huomioonottamisen avulla. 2. Vähennetään ei-jalostavien töiden osuutta ja ulkoistetaan ne työt, joita ei välttämättä tarvita ydinliiketoiminnassa. 3. Mitataan prosessin suorituskykyä ja vähennetään prosessin hajontaa. 4. Lyhennetään läpimenoaikaa: odotusaika, valmistautumisaika ja suoritusaika. 5. Yksinkertaistetaan: minimoidaan osien, vaiheiden ja kytkentöjen lukumäärää. www.innotiimi.com 21 jatkuu Yleisiä prosessin kehittämisperiaatteita 6. Lisätään joustavuutta: mahdollisimman suuret vastuukokonaisuudet, monitaitoisuus ja osaamisen kehittäminen, tiimit. 7. Lisätään prosessin havainnoitavuutta. 8. Ohjataan kokonaisia prosesseja asiakkaalta asiakkaalle. 9. Hyödynnetään innovaatioiden ja tekniikan tuomia uusia mahdollisuuksia, erityisesti tietotekniikka 10. Etsitään paras käytössä oleva ratkaisu ja sovelletaan sitä (benchmarking). 11. Innostetaan kehittämään jatkuvasti ja annetaan palautetta hyvistä suorituksista. Periaatteet soveltuvat sekä kokonaisprosessien että sen osaprosessien tarkasteluun. www.innotiimi.com 22