PÖYTÄKIRJA 2.1.2003 1/2003 PYKÄLÄ RY:N HALLITUKSEN KOKOUS Aika: Torstai 2.1.2003 Paikka: Läsnä: Yhdistyksen huoneisto Särkiniementie 7 Mikko Heinonkoski, puheenjohtaja Suvi Knaapila, sihteeri Salla Lamberg Juhana Luoto Olli Norros Kaisa Kauranen Emilia Kaikkonen Panu Penttilä 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Heinonkoski avasi kokouksen kello 17.18 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 3. Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Esityslista hyväksyttiin muutoksitta (Liite 1) 4. Ilmoitusasiat Ilmoitusasioita ei ollut. 5. Postin jako Päätettiin, että tiedotusvastaava Luoto hakee postin toimistolta ennen kokouksia ja jakaa sen lokerikkoihin. Lauttasaareen tulleen postin jakaa taloudenhoitaja Lamberg. 6. Hallituksen järjestäytyminen 6.1 Hallituksen varapuheenjohtajan valinta
Valittiin hallituksen varapuheenjohtajaksi taloudenhoitaja Lamberg 6.2 Nimenkirjoitusoikeuden toteaminen Todettiin nimenkirjoitusoikeuden määräytyvän yhdistyksen sääntöjen 23 :n ja hallinto-ohjesäännön 9 :n mukaisesti. Sääntöjen 23 :n tarkoittamaksi, hallituksen keskuudestaan valitsemaksi jäseneksi, valittiin yleisvastaava Kaikkonen. 6.3 Valiokuntien toiminnasta vastaavien hallituksen jäsenten nimeäminen Hallinto-ohjesäännön 10 :n mukaisesti nimettiin OVK:n toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi opintovastaava Norros, UAV:n toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi ulkoasiainvastaava Kauranen, YVK:n toiminnasta vastaaviksi hallituksen jäseniksi yleisvastaavat Kaikkonen ja Penttilä ja OAVK:n toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi puheenjohtaja Heinonkoski sekä taloustoimikunnan toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi taloudenhoitaja Lamberg. Tiedotustoiminnasta vastaa tiedotusvastaava Luoto. 6.4 Myöhästymis-, poissaolo- ja matkapuhelinhäiriösakko Myöhästymissakoksi päätettiin 5 ja poissaolosakoksi 7. Sakolta välttyy, mikäli ilmoittaa myöhästymisestään tai poissaolosta viimeistään kaksi tuntia ennen kokouksen alkua ja syy poissaoloon on erittäin hyvä. Syyn pätevyydestä päättää hallitus kussakin tapauksessa erikseen. Matkapuhelinhäiriösakko on 8. Mikäli matkapuhelimeen vastaa, on sakko kaksinkertainen. Häiriönä pidetään puhelimen soimisen ohella myös muunlaista siitä tai sen käsittelystä johtuvaa kokoukselle häiriötä aiheuttavaa toimintaa. 7. Virkailijoiden ja muiden luottamushenkilöiden nimeäminen 7.1 Valiokuntien puheenjohtajat OVK, Kirill Tervo UAV, Saara Lapiolahti YVK, Sami Leinonen OAVK, Johanna Komonen OVK, UAV ja YVK ovat valinneet koostumuksensa vaaleilla 7.2 Julkaisujen toimittajat Bulletinia toimittaa tiedotusvastaava Luoto Inter Vivoksen päätoimittajaksi nimitettiin Mia Koro (Hakemus, liite 2) 7.3 Vuosijuhlatoimikunta Vuosijuhlatoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin sihteeri Knaapila. Muut jäsenet nimetään myöhemmin
7.4 Ansiomerkkitoimikunta Hallinto-ohjesäännön 36 :n 5 kohdan mukaan ansiomerkkitoimikunnan puheenjohtajaksi nimettiin inspehtori Kangas ja jäseniksi yhdistyksen puheenjohtaja Pätiälä sekä hallituksen puheenjohtaja Heinonkoski. Kolme muuta jäsentä nimetään myöhemmin. 7.5 Pykäläviikkotoimikunta Pykäläviikkotoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin YVK:n puheenjohtaja Sami Leinonen. Muut jäsenet nimetään myöhemmin. 7.6 Kv-viikkotoimikunta Kv-viikkotoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin ulkoasiainvastaava Kauranen. Muut jäsenet nimetään myöhemmin. 7.7 Taloustoimikunta Taloustoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin yhdistyksen puheenjohtaja Pätiälä ja sihteeriksi taloudenhoitaja Lamberg. Muiden jäsenten nimitykset edelliseltä vuodelta jäävät voimaan. 8. Edustajien ja edustajaehdokkaitten nimeäminen tiedekunnan elimiin Todettiin, ettei virkoja ole avoinna. 9. Edustajien ja edustajaehdokkaitten nimeäminen Suomen Lakimiesliiton elimiin 9.1 Suomen Lakimiesliiton opiskelijavaliokuntaan nimitettiin Jalmari Sasi ja Mikko Heinonkoski. Sasin varajäseneksi nimettiin Juhana Luoto ja Heinonkosken varajäseneksi Panu Penttilä. 9.2 Suomen Lakimiesliiton koulutuspoliittisen valiokunnan jäseneksi valittiin Olli Norros. 10. Talous Kokoustauko alkoi klo.18.49. Kokousta jatkettiin klo.18.57. 10.1 Taloudenhoitajan valtuudet hyväksyä laskuja Taloudenhoitaja Lambergilla ei ole valtuutta hyväksyä epäselviä laskuja. Hänellä on valtuus hyväksyä selviä laskuja 1700 asti sekä valtuus hyväksyä kurssilaskuja 17.000 asti. 10.2 Taloudenhoitajan tilinkäyttöoikeudet Oikeutettiin Salla Lamberg ja samalla poistettiin oikeudet Sanna Syrjälältä käyttää seuraavia tilejä ja tallelokeroa
Nordea Fredrikintori: 127930-508503 127930-508511 127924-30688 101430-217444 022000000005117536 APK 3100013635722 Nordea tallelokero 1795 Valtuutettiin yleisvastaava Kaikkonen käyttämään yhdistyksen tiliä 127930-508503. Samalla poistettiin edellä mainittu valtuutus Sanna Hämäläiseltä. Helsingin arvopaperikeskuksen tiliä koskevat toimet vaativat kuitenkin aina hallituksen päätöksen. Valtuutettiin Salla Lamberg lakkauttamaan vanhoja tilejä ja avaamaan uusia. Valtuutettiin taloudenhoitaja Lamberg käyttämään tallelokeroa, lakkauttamaan tallelokero sekä hankkimaan uusi tallelokero. 10.3 Yhdistyksen pankkikorttien käyttöoikeus Valtuutettiin taloudenhoitaja Lamberg käyttämään yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessaan. Samoin valtuutettiin yleisvastaava Kaikkonen käyttämään yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessaan korkeintaan 260 päivässä. Samalla edellä mainittu valtuutus poistettiin Sanna Hämäläiseltä. Keskusteltiin pankkikortin hankkimisesta myös yleisvastaava Penttilälle. Asia jätettiin myöhempään harkintaan. 10.4 Taloudenhoitajan palkkio Päätettiin taloudenhoitajan palkkioksi 2600 vuodessa. Taloudenhoitaja Lamberg ei osallistunut asian käsittelyyn. 10.5 Hallituksen ja valiokuntien pullarahat Päätettiin OVK:n, ja UAV:n pullarahan olevan 14, hallituksen 15 ja YVK:n 17 kokousta kohden. 10.6 Muut talousasiat Keskusteltiin tilankäyttöanomuksista Virve Ropposelle ei myönnetty tilankäyttöoikeutta 18.1.
Sami Leinoselle myönnettiin siivoussitoumuksella 23.1.2003 tilankäyttöoikeus tuutoroinnin kaatajaisia varten (Liite 3). Sami Martolalle myönnetty tilankäyttöoikeus 1.2.2003 80 :lla vakioehdoin (Liite 4) Kalle Kärkkäiselle myönnetty tilankäyttöoikeus 15.-16.2.2003 250 :lla vakioehdoin (Liite 5). Seminaaritoimikunnalle ei myönnetty tilankäyttöoikeutta 4.3.2003. 6.3.2003 tilankäyttöoikeus hyväksyttiin siivoussitoumuksella (Liite 6). Kokoustauko alkoi klo. 19.02. Kokousta jatkettiin klo. 19.12. Pokerinaamoille myönnetty tilankäyttöoikeus joka kuukauden ensimmäisenä keskiviikkona. 11. Opintoasiat 12. Ulkoasiat Keskusteltiin opiskelijoiden aktivoimisesta projektin suunnitteluryhmiin. Opintovastaava Norros perehtyy asiaan tarkemmin. Päätettiin pitää Lakimiesliiton kurssien vapaapaikkakriteerit entisellään. Keskusteltiin tutkintovaatimuspalautteesta. Asiaa hoitaa OVK 2002. Tiedotusvastaava Luoto alkaa ideoimaan hakemuslomaketta Lakimiesliiton kursseille. Keskusteltiin tenttivastausten saatavuudesta ja arvostelusta. Hallitus pyrkii edistämään yleisen käytännön luomista. 12.1 Kirjeet sisarjärjestöille ja muille yhteistyökumppaneille Velvoitettiin ulkoasiainvastaaava Kauranen lähettämään kirjeet ja niiden mukana lähetettävät kuvat sisarjärjestöjemme ohella myös Kannunvalajille, HELPryhmittymän jäsenjärjestöille ja Nordiska Sekreteriatille. Tiedotusvastaava Luoto velvoitettiin huolehtimaan valokuvauksesta. 12.2 Kevään kv-viikot Vastaanotettu kutsu Bergenin kv-viikolle, joka järjestetään viikolla viisi. Århusin kv-viikko järjestetään viikolla kuusi ja Reykjavik mitä ilmeisimmin viikolla seitsemän. Muista kv-viikoista ei ole vielä tietoja. 12.3 Vuosijuhlaedustamisen korvaaminen
Myönnetään 1-2 lippua osallistujamäärän mukaan. Sisarjärjestöjen vuosijuhliin voidaan hallituksen harkinnan mukaan myöntää enemmänkin. 12.4 Matka-avustukset kv-viikoille Myönnetään 80% matkan hinnasta kahdelle (2) hengelle halvimman matkustustavan mukaan, käytännöllisyys huomioon ottaen. 12.5 Muut asiat Keskusteltiin kutsusta Teologian Ylioppilaiden Tiedekuntayhdistyksen vuosijuhlaan. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Kauranen ottamaan vastuulleen Pykälä ry:n kummilapsen. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Kauranen ottamaan yhteyttä KY:n hallitukseen hukkaputken osalta. 13. Tiedotusasiat 13.1 Bulletin Tiedotusvastaava Luoto toteuttaa Pykälän internetsivuille listan kaikista Pykälän kirjaston kirjoista ja tiedustelee ATK-pohjaisesta lainausrekisteristä. Keskusteltiin ehdotuksesta perustaa Pykälän internetsivujen alaisuuteen keskusteluforum. Toimenpiteisiin ei toistaiseksi ryhdytä. Keskusteltiin ehdotuksesta perustaa hallituksen jäsenille viran puolesta erilliset sähköpostiosoitteet, esim. tiedotus@pykala.fi. Ehdotus jätetään harkintaan. Tiedotusvastaava Luoto perehtyy asiaan tarkemmin. Keskusteltiin Pykälän toimiston kuormituksesta. Bulletinin toimittamisesta huolehtii tiedotusvastaava Luoto. Päätettiin, että Bulletin tulee ilmestymään vain sähköisessä muodossa joka toinen viikko perjantaisin, Ylioppilaslehden kanssa vuoroviikoin. Sen deadline on aina ilmestymistä edeltävä torstai. 13.2 Virkailijaluettelo Tiedotusvastaava Luoto kerää virkailijaluettelon tiedot ja toteuttaa uuden version. Kokoustauko alkoi 20.10. Kokousta jatkettiin 20.21. 13.3 HYY:n kalenteri Velvoitettiin tiedotusvastaava Luoto toimittamaan tiedot kalenterin lisäksi myös opinto-oppaaseen.
13.4 Lehtitilaukset Tällä hetkellä ei ole voimassa olevia lehtitilauksia. Katsottiin, että lehtiä ei ole tarpeellista tilata jatkossakaan. 13.5 Pöytäkirjojen julkisuus Todettiin hallituksen pöytäkirjojen olevan julkisia. Velvoitettiin sihteeri Knaapila toimittamaan hallituksen pöytäkirjat ilmoitustauluille Särkiniementielle, Mannerheimintien toimistoon ja Porthanian V kerrokseen, sekä Hallituksen pöytäkirjat kansioon. 13.6 Sähköposti Velvoitettiin tiedotusvastaava Luoto siirtämään hallituksen pöytäkirjat nettisivuille. Hallitus on liitetty pykala-ry sähköpostilistalle. 13.7 Kotisivut internetissä 14. Yleisasiat Velvoitettiin tiedotusvastaava Luoto poistamaan virheellisyydet kotisivuilla sekä päivittämään kotisivut. Velvoitettiin tiedotusvastaava Luoto vaihtamaan sivujen englanninkielisen version linkissä oleva USA:n lippu Iso-Britannian lipuksi. Keskusteltiin kv-viikosta mahdollisesti Pykälän sivuille laitettavasta informaatiosta. Asiaa ideoidaan. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Kauranen päivittämään sivujen Pykälä ry:n englanninkielisen esittelyn sekä ruotsinkielisen Nordiska vecka tiivistelmän. Tiedotusvastaava Luoto velvoitettiin ilmoittamaan kotisivuilla hallituksen seuraavan kokouksen ajasta ja paikasta sekä jäsenistön läsnäolo-oikeudesta. 14.1 Virvoitusjuomavastaava 14.2 Avaimet Nimettiin virvoitusjuomavastaavaksi yleisvastaava Kaikkonen. Nimettiin tiedotusvastaava Luoto vastaamaan ovikorteista. 14.3 Huoneiston vaatimat toimenpiteet ja hankinnat Keskusteltiin siivoustalkoista, jotka järjestetään 12.1.2003.
Todettiin seinissä ja saunan ovessa olevan reikiä sekä ison salin takaseinän olevan maalauksen tarpeessa. Ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Todettiin baarijakkaroiden, sohvien päällysteiden ja useiden kurssipöytien olevan huonossa kunnossa. Yleisvastaavat Kaikkonen ja Penttilä tekevät hintavertailuja eri toimintavaihtoehdoista. Todettiin siivouskoneen olevan rikki. Yleisvastaavat Kaikkonen ja Penttilä sekä tiedotusvastaava Luoto tekevät hintavertailuja mahdollisista hankinnoista. Videotykin audiokaapeleiden kunto tutkitaan siivoustalkoiden yhteydessä. Julistettiin sauna aina sekä hallituksen huone kokouksien aikana savuttomaksi. 14.4 Huoneiston käyttöoikeus Kurssit ovat huoneiston käytössä ensisijalla. Yksittäisillä jäsenillä tai kerhoilla ei ole lupaa järjestää maksullista toimintaa ilman lupaa tai Pykälä ry:n nimissä. Kerhoilla, joiden toimintasuunnitelma on vahvistettu, on oikeus varata tiloja käyttöönsä. Lupa tilaisuuden pitämiseen tarvitaan aina jos mukana on yhdistyksen ulkopuolisia henkilöitä. Lupa tarvitaan myös aina jos tilaisuudella on yli 10 osanottajaa. Kokoukseen ei kuitenkaan tarvita lupaa, vain tilavaraus. Vuokraa peritään pääsääntöisesti ulkopuolisilta, joille on myönnetty tilankäyttöoikeus. Kun tiloissa järjestetään juhlia tai muita tilaisuuksia, vaaditaan järjestäviltä kerhoilta tai yksityisiltä pääsääntöisesti 5.000 omavekseli vahinkojen varalle. Hallitus päättää vekselistä ja vuokrasta tapauskohtaisesti. 14.5 Muut asiat Sauna on pääsääntöisesti auki. Tilaisuuksien aikana saunan aukioloa valvotaan. Vaihtokaronkka järjestetään Pykälässä 13.1 kello 19 Kevätkauden avajaiset järjestetään Ravintola On The Rocksissa keskiviikkona 22.1.2003. Esiintyjänä Karo. Tilaisuutta juontaa Maria Guzenina. Sisäänpääsy ilmainen. Keskusteltiin bilevastuuvuoroista. Asia jätettiin myöhempään harkintaan. Kevätkiljava on varattu viikolla 15. Velvoitettiin yleisvastaava Kaikkonen varaamaan syyskiljava viikolle 40.
15. Valiokuntien puheenjohtajien, IV:n päätoimittajan, kurssipäälliköiden ja virkailijoiden kutsuminen Valiokuntien puheenjohtajat, Inter Vivoksen päätoimittaja, kurssipäälliköt ja virkailijat kutsutaan hallituksen seuraavaan kokoukseen. 16. Yhdistyksen kevätkokous Järjestetään maaliskuussa. Tarkemmasta ajankohdasta päätetään myöhemmin. 17. Muut esille tulevat asiat 17.1 Dekaanin illallinen Dekaanin illallinen järjestetään helmikuussa. Tarkemmasta ajankohdasta sovitaan myöhemmin. 17.2 Inspehtorin illallinen Inspehtorin illallinen järjestetään 24.1.2003 kello 19 17.3 Yhdistyksen puheenjohtajan tapaaminen Puheenjohtaja Heinonkoski sopii tapaamisen ajankohdasta. 17.4 Luottokortit Sihteeri Knaapila velvoitettiin selvittämään luottokorttiasiaa. 17.5 Hallituksen pullavuorot Päätettiin hallituksen pullavuorojen kulkevan myötäpäivään. Seuraava pullavuoro on yleisvastaava Kaikkosella. 17.6 Käyntikortit 17.7 Arkisto Tiedotusvastaava Luoto hoitaa käyntikorttien hankkimisen ja painajien kilpailuttamisen. Päätettiin tilata käyntikortteja seuraavasti: Hallituksen puheenjohtaja 100 kpl Hallituksen muut jäsenet 50 kpl Kurssipäällikkö Sanni Puikkonen 50 kpl Yrityssuhdevastaava Riikka Aarikka 50 kpl Velvoitettiin tiedotusvastaava Luoto vastaamaan arkistoinnista. Pyritään saamaan aikaan sähköinen arkisto.
17.8 Muut asiat Keskusteltiin Yleisvastaavasymposiumista, joka pyritään järjestämään maaliskuussa. Sovittiin soittoringistä hallituksen kesken. Keskusteltiin tutustumisesta Codexin hallitukseen. Päivämääräksi ehdotettiin 28.1. Tiedotusvastaava Luoto velvoitettiin ottamaan yhteyttä Codexiin. Valiokuntasitzit päätettiin järjestää myöhemmin sovittavana ajankohtana. Keskusteltiin Kannun kossuillasta. Sen ajankohdaksi ehdotettiin helmi- ja maaliskuun vaihdetta. 18. Seuraava kokous Seuraava kokous on tiistaina 14.1.2003 kello 18 alkaen Lauttasaaressa hallituksen huoneessa 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Heinonkoski päätti kokouksen kello 22.04. Pöytäkirjan vakuudeksi Mikko Heinonkoski hallituksen puheenjohtaja Suvi Knaapila sihteeri