Kunnallistekninen suunnittelu 17.12.2007 Tie-, katu- ja aluetekniikan asiantuntijapalveluiden puitesopimus 2008-2009 Ylöjärven kaupungin Tekninen osasto pyytää tarjoustanne Tie-, katu- ja aluetekniikan suunnitteluun liittyvistä asiantuntijapalveluista. Puitesopimus on voimassa vuoden sopimuksen allekirjoituspäivämäärästä ja mahdollisesti yhden erikseen sovittavan lisävuoden. Ylöjärven kaupungilla on ollut suunnitteluun liittyvistä asiantuntijapalveluiden hankinnasta puitesopimuksia jo aikaisemminkin. Näiden sopimusten päättyessä tullaan asiantuntijapalveluiden hankinnasta järjestämään uusi tarjouskilpailu. Puitesopimuksen piiriin valitaan vähintään yksi ensisijainen ja 1 2 toissijaista puitesopimuskumppania. Hankintojen suuruus on käyttänyt tie-, katu- ja aluetekniikkaan suunnitteluun liittyvien puitesopimusten mukaisiin asiantuntijapalveluiden hankintoihin viime vuosina noin 30 000 euroa vuodessa. Yksittäisten projektien suunnittelukustannus on vaihdellut tavallisesti 1 000 15 000 euron välillä. Hankintojen arvo sopimuskaudelta on arviolta enintään 60 000 (optiovuosi 2009 mukana) Hankinnat puitesopimuskaudella 2008-2009 Puitesopimuksen piirissä hankinnat tehdään pääsääntöisesti neuvottelumenettelyllä tai suorahankintana ensisijaiseksi valittavalta sopimuskumppanilta. Tapauskohtaisesti voidaan kysyä tarjousta myös muilta kuin ensisijaiselta puitesopimuskumppanilta. Hankinta perustuu tarjouspyyntöön, tarjoukseen ja tilaukseen. Ylöjärven kaupungin palveluksessa oleva ja riittävät tilausvaltuudet omaava henkilö voi tehdä suullisen tai kirjallisen tarjouspyynnön, josta konsultti toimittaa tilaajalle aina hankinnan kustannusarvion sisältävän kirjallisen tarjouksen. Tilaaja vahvistaa hyväksytyn tarjouksen joko suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Yksittäisen hankinnan arvon ylittäessä 5000, tekee tilaaja hankinnasta aina kirjallisen hankintapäätöksen. Hankintapäätöksessä mainitaan työn laskutuskelpoisuus. Mikäli ensisijaisesti valittava sopimuskumppani ei voi suorittaa tai henkilöstöresurssit eivät sovellu tehtävään, tarjotaan sitä seuraavaksi kokonaisedullisimman tarjouksen tehneelle tarjoajalle.
Tehtävän sisältö Puitesopimuksen piirissä ovat kadut, tiet ja aluetekniikka. Keskeisimmät suunnittelukohteet on mainittu ao. listauksessa: - Ylöjärven kaupungin suunnitteluttamat teiden ja katujen yleis-, katu-/tie- ja rakennussuunnitelmat - Kunnallisteknisten järjestelmien selvitykset ja suunnitelmat - Kevyenliikenteen väylien yleis- ja rakennussuunnitelmat - Yleisten alueiden selvitykset, yleis- ja rakennussuunnitelmat Edellä mainitut päätehtävät voivat sisältää osavaiheena myös muiden toimialojen asiantuntijatehtäviä. Niitä voivat olla Suunnittelu- ja konsulttitoimistojen liitto ry:n toimialanimikkeistön mukaan esimerkiksi: - geotekniikka (GEO) - kalliotekniikka (KAT) - maisemasuunnittelu (MAS) - siltatekniikka (SIT) - vesihuolto- ja tutkimus (VHT) - projektiin liittyvät valvonta- ja tarkastustehtävät (VAT) - ympäristösuunnittelu (YMP). Tehtävän sisältö määritetään hankekohtaisesti. Valmiista suunnitelmista tarjoaja toimittaa tilaajalle aina vähintään yhden tai projektin alussa erikseen sovitun määrän valmiita suunnitelmaasiakirjasarjoja paperilla ja/tai muoveilla sekä aina kaikki projektin aikana syntyneet ja luodut aineistot sähköiseen muotoon tallennettuna. Tarjoajaa pyydetään liittämään projektiasiakirjojen tulostuksessa käyttämänsä kopiohinnasto tämän tarjouspyynnön liitteeksi. Tilaaja toimittaa veloituksetta konsultin käyttöön: - Tilaajan hallussa olevan lähtötieto- ja suunnitteluaineiston - Pohjakartan dwg-formaatissa - Maastomallit, jos tilaajalla saatavilla - Pohjatutkimukset TEKLA-formaatissa, jos tilaajalla saatavilla - Maankäytön suunnitelmat - Nykyiset ja vanhat kartat - Järjestävät tarvittaessa kokoustilat Yhteistoiminta Tilaajan edustajana sopimusteknisissä asioissa on työpäällikkö Hannu Myllynen. Yksittäistä toimeksiantoa ohjaa ja valvoo hankintapäätöksessä tai tilauksessa mainittu vastuuhenkilö. Sopimuksen rajaus Puitesopimuksen piiriin kuuluvat yksittäiset, pienet kokonaishinnaltaan alle 15 000 euron (0% alv.) toimeksiannot. Kustannukseltaan tätä suuremmat hankinnat kilpailutetaan erikseen, ellei muulle menettelylle ole erityisiä ja laillisia perusteita. Myös alle 15 000 euron toimeksiannot voidaan tarvittaessa erikseen kilpailuttaa.
Noudatettavat asiakirjat Puitesopimuksen mukaan tehtävissä toimeksiannoissa noudatettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä ovat: - Lait ja asetukset sekä niihin verrattavat viranomaispäätökset, - Hankintasopimus, - Projektikohtainen tilauspäätös tai tilaus, - Projektikohtainen tarjouspyyntö, - Projektikohtainen tarjous, - Ylöjärven kaupungin hankintaohje, - KSE 95 - Tämä tarjouspyyntö - Puitesopimustarjous - Alan suunnitteluohjeet Aikataulu Tilaaja pyrkii tiedottamaan puitesopimuksen piirissä hankittavat palvelut mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Puitesopimuksen piirissä olevat hankinnat voivat kuitenkin olla myös luonteeltaan ennalta arvaamattomia ja kiireellisiä. Henkilöstö Sopimuksen mukaisissa hankinnoissa tehtävään osoitetaan työn vaativuuden ja luonteen mukaan sopivin henkilöstö. Asiantuntijahenkilöstön määrittelyssä käytetään SKOL ry:n käyttämiä määrittelyjä. Konsultilla tulee olla riittävän monipuolinen henkilöstö tehtävän vaativuuden mukaan. Puitesopimuksen piirissä olevat työt ovat pääosin konsulttipalkkioltaan pienehköjä, mutta niissä voidaan vaatia erittäin hyvää asiantuntijakokemusta. Puitesopimuksen piirissä olevilla projekteilla tulee olla aina tehtävän vaativuuteen nähden pätevä vastuullinen pääsuunnittelija tai asiantuntija. Pääsuunnittelijan pätevyys on soveltuvin osin SKOL 01-03 tai helpoissa kohteissa myös 04. Projektityöhön voi hänen lisäkseen ja ohjauksessa osallistua henkilöitä kaikista henkilöluokista. Laskutus Aikaveloitusperusteiset puitesopimuksen mukaiset projektit voidaan laskuttaa kuukausittain tehdyn työn kustannusten perusteella tai kokonaishintaisissa hankkeissa sovittujen maksupostien mukaisesti. Laskuissa tulee olla aina vähintään hankekohtainen erittely hankkeen sisältämistä töistä, projektin laskutustilanne ja viitetietona hankintapäätöksen hanketunnus sekä tieto hankintapäätöksen tehneestä tahosta. Tuntilaskutusperusteisissa hankkeissa laskutus tulee eritellä henkilöittäin. Mikäli laskulle tai laskun osalle ei löydy luotettavaa perustetta, tilaaja pidättäytyy sen maksamisesta. Maksuehto on vähintään 21 päivää netto.
Tarjouksen sisältö Tarjous tehdään vapaamuotoisesti A4 paperikokoon. Tarjouksessa tulee yksilöidä hankkeissa Ylöjärven kaupungin suuntaan pääsääntöisesti työstä vastaava projektipäällikkö, sekä suunnittelutyöstä vastaavat pääsuunnittelijat. Jos sama henkilö toimii molemmissa tehtävissä, tulee tarjouksessa selvittää millä veloitushinnalla hän toimii eri tehtävissä. Tarjouksen mukana tulee toimittaa puitesopimukseen esitettyjen henkilöiden henkilöesite, jossa esitellään ko. henkilöiden toimialaryhmää koskevat enintään 10 tärkeintä referenssiä kolmen viimeisen vuoden ajalta ja henkilöiden tehtävät hankkeissa. Lisäksi henkilöistä tulee esittää heille myönnetyt pätevyydet ja koulutus. Tarjouksessa on esitettävä henkilöiden aikapalkkioperusteet, SKOL:n henkilöryhmäluokittelun mukaisesti, ja muut veloitusperusteet (esim. jos henkilö tekee vaativuudeltaan alemman luokituksen mukaista asiantuntijatyötä). Tarjouksessa tulee esittää enintään 5 sivun laajuinen palvelukuvaus, joka on periaatteellinen ehdotus siitä, miten konsultti huolehtii projektien onnistumisesta tilaajan tarpeiden mukaisesti. Palvelukuvauksessa voidaan esittää myös asioita, joita tilaajalta odotetaan, jotta projektit voidaan toteuttaa kokonaistaloudellisesti edullisesti. Tarjouksessa on esitettävä myös KSE 95 mukaisten kulujen ja erityisten korvausten laskentaperusteet. Tarjouksesta tulee selvitä millaisia matka- ja matka-aikakustannuksia muodostuu lähtötietojen hankinnasta Ylöjärven kaupungin alueelta sekä kokouksiin osallistumisesta Ylöjärvellä. Tarjouksessa esitettyjen matkakustannusten tulee sisältää matka-ajan palkan ja muut matkustamisen aiheuttamat kustannukset. Tarjoukseen tulee liittää SKOL:n luokituksen mukainen listaus eri veloitusluokkien aikaveloitushinnoista. Esitettyjä henkilöryhmittäisiä aikaveloitushintoja käytetään sopimuksen yksikköhintoina. Tie- katu- ja aluesuunnittelun lähtötietoina tarvitaan usein mittaus- ja pohjatutkimustöiden tuloksia. Edellisen vuoksi tarjoukseen tulee liittää esitys siitä, miten tarjoaja järjestää em. lähtötietojen hankinnan sekä hinnaston, josta selviävät suunnitelmien laatimiseen liittyvien mittaus- ja pohjatutkimustöiden yksikköhinnat. Esitettyjä hintoja käytetään lisä- ja muutostöiden yksikköhintoina, jos tilaaja muuttaa suunnitelmia ja lähtötietotarve lisääntyy. Tarjoajaa pyydetään esittämään edellä mainitut kustannusasiat erikseen myös Viljakkalan ja Kurun alueiden osalle, jos hinnat poikkeavat Ylöjärven kaupungin alueella toimimisen hinnoista. Tarjouksen mukana tulee toimittaa myös verovelkatodistus, todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta (vakuutusyhtiön tai yhtiöiden) sekä ilmoitus arvonlisäverovelvolliseksi merkinnästä. Valittavien puitesopimuskumppaneiden tulee olla ennakkoperintärekisterissä. Taustaorganisaatiosta tulee toimittaa tarpeelliset tiedot laadunvarmistusmenettelyistä, sisäises-
Optio tä koulutuksesta ja työmenetelmistä. Jos tarjoaja käyttää oman organisaationsa ulkopuolisia toimijoita tulee heistä ilmoittaa tarjouksessa. Hankintasopimusta voidaan jatkaa erillisen sopimuksen mukaisesti vuodelle 2009. Toimeksiannon kieli Tässä hankinnassa käytettävä kieli on suomi. Tarjouksen valintaperusteet Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset, mikäli tarjoushinnat ovat liian kalliita. Puitesopimuksen piiriin valitaan vähintään yksi pääasiallinen ja 1 2 toissijaista sopimuskumppania. Tarjousten valintaperusteena on toimeksiannon kokonaistaloudellinen edullisuus. Se määritetään yksikköhintojen, puitesopimuksen piiriin esitetyn henkilöstön ammattitaidon ja palvelukuvauksen perusteella. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnin pisterajat ja painoarvot ovat: Pisteet Luokka Tarjoushinta 0-45 hinta Henkilöstön ammattitaito 0-40 laatu Palvelukuvaus 0-15 laatu Vertailuhinta määritellään tarjouksessa esittävien henkilöiden yksikköhintojen ja eri tehtävissä toimivien henkilöiden SKOL:n mukaisten henkilöryhmäluokittelun perusteella sekä lisäksi millaisia matka- ja matkaaikakustannuksia sekä muita kustannuksia muodostuu lähtötietojen hankinnasta ja kokouksiin osallistumisesta Ylöjärvellä. Vertailuhinta lasketaan seuraavin olettamuksin: Projektin kokonaisajankäyttö 100 tuntia, jota käytetään vain tämän tarjouspyynnön laskentaperusteena. Ajankäytön jakaantuminen hankkeissa: 10 h projektipäällikkö SKOL 02-03 56 h suunnittelutyön tekevä henkilöstö SKOL 03-04 10 h lähtötietojen hankinta SKOL 05 06, 8 h / 1 mittaustyövuoro 12 h / 1,5 pohjatutkimustyövuoroa 2 kokousta hankkeen aikana Ylöjärvellä (a 2h) Tarjouksen laadinnassa tulee käyttää tarjouksessa Ylöjärven kaupungin suuntaan toimiviksi esitettyjen henkilöiden veloitushintoja. Henkilöstön osalta arvioidaan tehtäväryhmittäin tarjouksessa esitetty projekteista vastaava projektipäällikkö ja pääsuunnittelijat. Pääpaino arvioin-
nissa on henkilöstön ammattikokemus tehtäväluokan mukaisissa projekteissa. Pätevyyden arvioinnissa otetaan huomioon vain ne referenssit, joissa henkilön tehtävä on määritelty. Tilaaja pitää ehdottomana vaatimuksena, että nimetyt henkilöt osallistuvat puitesopimuksen piirissä olevien hankkeiden käytännön toteuttamiseen, suunnitteluun ja kokouksiin tarpeen mukaan. Konsultin ei tule esittää sellaisia henkilöitä, jotka eivät työtilanteen tai muun todennäköisen syyn takia osallistu projektien toteuttamiseen. Palvelukuvauksen osalta arvioidaan: tilaajan tarpeiden selvittäminen projekteissa sopimuskauden aikana projektin organisointitavat tarjoajan mahdollisuus toimittaa työt kokonaispalveluna tarvittaessa nopea aikataulu niin suunnitelman laatimisessa kuin kokoustyöskentelyssäkin laadunvarmistus ja henkilöstön osaamisen kehittäminen sidosryhmätyöskentely Arvioinneissa saa hinnan osalta halvimman tarjouksen tehnyt tarjoaja 45 pistettä ja kalleimman 0 pistettä. Henkilöstön ammattitaidon osalta saa SKOL henkilöryhmittelyn avulla tehtävän luokituksen mukaan ammattitaitoisimman henkilöstön omaava tarjoaja 40 pistettä ja heikoimman ammattitaidon omaava tarjoaja 0 pistettä. Palvelukuvauksen osalta parhaan palvelun tarjoava tarjoaja saa 15 pistettä ja heikoimman palvelun tarjoaja 0 pistettä. Väliarvot interpoloidaan suhteessa alimpaan hintaan, ammattitaitoisimpaan henkilöstöön ja tilaajan tarpeiden kannalta parhaaseen palvelukuvaukseen. Tarjousten julkisuus Tähän hankintaan ja sitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevia sekä kuntalain ja Ylöjärven hankintaohjeen säännöksiä. Mikäli tarjoukseen sisältyy salassa pidettäviä tietoja, on salaiseksi luokiteltavat asiat korostetusti merkittävä salaisiksi ja salaiset asiat tulee esittää erillisessä liitteessä. Salassa pidettäviä asioita eivät voi olla tarjousten keskinäisessä vertailussa käytettävät tiedot. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjoukset ovat antajaansa sitovia, kunnes tarjoajien kanssa on allekirjoitettu puitesopimukset, kuitenkin enintään 60 vuorokautta tarjouksen jättämiselle asetetun määräajan yli. Tarjouksen jättäminen Tarjous toimitetaan suljetussa kirjekuoressa 15.01.2008 klo 12:00 mennessä osoitteeseen: Tekninen osasto Räikäntie 3, 33471 Ylöjärvi
Tarjouskuoreen tulee merkitä selvästi: YLEISTEN ALUEIDEN SUUNNITTELUN PUITESOPIMUS 2008 Tilaaja hylkää määräajan jälkeen toimitetut tarjoukset. Hylätty tarjous palautetaan lähettäjälle avaamattomana viimeistään silloin, kun mahdollinen hankintapäätös on tehty ja oikaisuvaatimusaika kulunut umpeen. Tarjousten avaus Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan jälkeen. Tarjousten avaus on määrämuotoinen. Tarjousten tekijät eivät saa olla läsnä. Sopimuksen voimaantulo Puitesopimus tulee voimaan vasta kaupungin virallisen edustajan ja sopimuskumppanin allekirjoitettua virallisen puitesopimuksen. Lisätietoja Lisätietoja voi tiedustella sähköpostitse: Projekti-insinööri Mirko Harjula mirko.harjula@ylojarvi.fi. Kysymykset tulee lähettää viimeistään 31.12.2007 mennessä. Kysymykset ja vastaukset kysymyksiin julkaistaan viimeistään 6.1.2008 mennessä sähköpostitse kaikille niille tahoille, joille tarjous on lähetetty tai jotka ovat tämän tarjousasiakirjan pyytäneet. Ylöjärvellä 17.12.2007 Mirko Harjula Projekti-insinööri